This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'IT Enquiries'.



 
 
 
 
 
Title: 
IT Strategy  
 
 

 
 
 
Unique Identifier: 
SGY014 
Document Type: 
Strategy 
 
 
 
 
 
 
 
Version Number: 
3.0 
Status: 
Approved 
 
 
 
 
Responsible Director: 
Director of Strategy and Planning  
 
 

 
Author: 
Simon Adams, Associate Director of IM&T 
 
 

 
Scope: 
Trust Wide 
 
 

 
Replaces: 
Information Management and Technology (IM&T) Strategy 
 
 

 
To be Read in Conjunction with 
 
the Following Documents: 
(list related policies) 
 
 

 
Keywords: 
Information, Management, Technology, IM&T 
 
 
 
 
 
Considered By Executive Owner: 
Kerry Robinson, 
Date Endorsed: 
23/05/2018 
Director of Strategy 
and Planning  
 
 
 
 
Endorsed By: 
IM&T Steering Group  
Date Approved: 
26/07/2018 
 
 
 
 
 
Approved By: 
Trust Board 
Date Approved: 
26/07/2018 
 
 
 
 
Issue Date: 
01/09/2018 
Review Date:  
01/09/2023 
 
 

 
Security Level: 
Open Access                       Restricted                     Confidential 
 
           
 
 
Version 3.0 
IT Strategy 
Page 1 of 1 
Approved 
Current version held on the Intranet 
26/07/2018 
Check with Intranet that this printed copy is the latest issue 
 



 
Page | 1 
 

link to page 4 link to page 4 link to page 5 link to page 6 link to page 6 link to page 8 link to page 8 link to page 8 link to page 10 link to page 10 link to page 12 link to page 12 link to page 12 link to page 13 link to page 14 link to page 14 link to page 15 link to page 15 link to page 16 link to page 16 link to page 17 link to page 17 link to page 18 link to page 18 link to page 20
 
IM&T Project Management .................................................................. 15 
Contents 
Finance ...................................................................................................... 16 
Strategic Context ......................................................................................... 3 
Benefits ..................................................... Error! Bookmark not defined. 
Summary ..................................................................................................... 3 
Core Principals .......................................... Error! Bookmark not defined. 
Introduction ................................................................................................ 4 
Risks ...................................................................................................... 16 
Baseline, Current position ........................................................................... 5 
Governance & Monitoring Progress ......................................................... 17 
Drivers for IT ............................................................................................... 5 
Timetable .................................................................................................. 17 
IT Strategic Objectives ................................................................................ 7 
Conclusion ................................................................................................. 19 
Consuming Data .......................................................................................... 7 
 
Securing the Data: Empowering the Patient, Enabling the Clinician .......... 7 
 
Shared Working across organisational boundaries. ................................... 9 
Systems and Applications ....................................................................... 9 
 
Access to data -  Using Business Intel igence (BI) ..................................... 11 
 
Good Analytics ...................................................................................... 11 
 
Empowering the Users .......................................................................... 11 
 
Dashboards ............................................... Error! Bookmark not defined. 
Approach to Design ............................................................................... 12 
 
Digital Citizens and Patients ...................................................................... 13 
 
Artificial Intelligence ................................................................................. 13 
 
Digital Champions – Staff at the Centre .................................................... 14 
Wearable Technology ........................................................................... 14 
Local Infrastructure ............................................................................... 15 
Page | 2 
 


 
Strategic Context 
Summary 
Information Management, Governance and Technology (IM&T) plays a 
At RJAH the Trust vision is aspiring  to deliver World  Class Patient Care. 
pivotal role in supporting the achievement of strategic change in the way 
The Trust recognise the need to provide the best systems and processes 
health and social care services are delivered. It is essential that 
to enable their staff to excel, and for patients to receive the best possible 
informatics investments are driven by service plans in order that 
outcomes. 
information and technology is successful y exploited. This document 
outlines the IM&T Strategy for the Robert Jones and Agnes Hunt 
Our IT systems and applications support the Trust and patients together 
Orthopaedic Foundation Trust (the Trust) 2018 –  2023. It provides an 
with the wider health economy in driving better healthcare and outcomes 
overview of the Trust’s position with a local and national focus, 
for al  and must continue to do so. 
highlighting the organisations IM&T work programme which will facilitate 
This strategy focuses on the delivery of optimum services within our 
delivery against national and local targets. The strategy describes the 
hospital and community settings, supporting the development of an 
range and complexity of the Trust’s IM&T work agenda for the next five 
integrated musculoskeletal pathway  and as such recognises the 
years and beyond. 
important role that IM&T will play in driving better care. 
This IM&T strategy has been developed in response to local and national 
It is recognised that there are many challenges in the provisioning of 
policy initiatives and is fully aligned with the Trust Corporate Strategy 
services.  We must ensure that data is kept secure, enabling standard 
This strategy supports and underpins the organisational strategy. These 
driven pathways and integrated systems which are accessible to both 
are prioritised into 4 key areas: 
clinicians and the public in whichever care setting they choose. 

RJAH wil  ensure that investment is used wisely; developing partnerships 
  Operational Excellence. 

with other organisations, procuring systems and technology that will 
  Local Musculoskeletal Services. 

improve and enhance us as a specialist provider of integrated 
  Specialist Services. 
orthopaedic services. 
•  Culture and Leadership. 
This will enable RJAH to drive safe capture of data, enabling good decision 
The Trust is committed to harnessing information and new technologies 
making through the use of business intel igence, improving outcomes for 
to achieve higher quality care and improve outcomes for patients and 
our patients and driving operational efficiencies that ultimately lead to an 
service users alike. 
excellent service. 
Page | 3 
 


 
Introduction 
g.  High quality Information Governance owned by the staff 
The Trust is committed to the development of robust and sustainable 
operating within the Trust. 
IM&T to support the delivery of the best possible care for patients. 
This will take a timescale beyond the life of this strategy to achieve, 
This strategy supports the long-term goal of developing and 
however the steps taken in this strategy wil  move the Trust significantly 
implementing integrated care pathways and informatics enabled decision 
nearer this state. 
support. Acknowledging that this is best approached incremental y, the 
This strategy commits to supporting the Trust, its staff and patients by: 
medium and short-term goals are to improve information systems 
functionality along with the underlying infrastructure access, 
•  Developing and maintaining solid, robust and reliable systems 
performance and reliability. Fundamental to the success of this strategy is 
infrastructure. 
maximum participation by our staff to overcome any barriers that might 
•  Placing greater emphasis on information systems improving patient 
prevent us from using technology to the ful . The strategy wil  help to 
care and supporting clinical processes. 
establish a modern performance focused environment keeping the Trust 
•  Facilitating the enhancement of an electronic patient record. 
at the forefront of the provision of clinical care, education and training. 
•  Providing clinicians with on-line and mobile access to patient records 
Our overall IM&T enabled healthcare vision encompasses: 
and results, online booking, ordering and administrative services. 
•  Enhancing management information to facilitate the most  effective 
a.  Radically improved informatics solutions to support clinicians and 
use of NHS resources. 
clinical practice including the procurement of a new Patient 
•  Aligning and integrating clinical and business information systems to 
Administration System and enhanced electronic patients 
enable informed organisational decisions to be made. 
recorded solution. 
•  Migrating the Trust towards an electronic communications 
b.  Provision of a reporting  solution to enable real time, cost and 
environment to reduce reliance on paper records and documents. 
activity analysis across a wide spectrum. 
•  Ensuring that there is a robust workforce plan which addresses any 
c.  Paper-light working across the Trust and community settings with 
potential skill mix issues ensuring IM&T staff resources are fit for 
wide scale electronic access to personal records. 
purpose. 
d.  Seamless patient care supported by exchange of electronic 
•  Establishing operational and security policies enabling staff to work 
patient centred information between the Trust and other 
effectively and confidently with person identifiable data including 
providers/ partners across the health sector as a whole. 
anonymisation and pseudonymisation. 
e.  Improved handover arrangements for medical and nursing staff. 
•  Providing customer focused service for all aspects of IM&T. 
f.  Effective knowledge management. 
Page | 4 
 


 
It is recognised that technology changes and expands at a significant rate, 
Adoption of electronic pre-op techniques has begun, with the next stage 
resources, over and above those committed at present wil  be required to 
seeking to manage low risk patients at home prior to surgery negating the 
deliver this strategy. 
need to attend a site visit and carrying out much of the consultation and 
data gathering remotely. 
Baseline, Current position  
The Trust have a large number of end user devices available which 
The Robert Jones and Agnes Hunt (RJAH) has progressed towards an 
compare favourably with its peers, and is a sign of the investment that 
integrated digital record.  It has been possible since the late 1990’s to 
the Trust has committed to over the last 3 years. 
record information electronically and to view the record within the 
Over the next five years the Trust wil  continue to invest in staff, systems, 
hospital environment. As time has moved on the record has developed, 
application and infrastructure with the main focus dealing with migrating 
however the technology used to develop the record has altered over 
to a new electronic patient record, incorporating improved structure 
time, and the need to look at a “whole system approach” needs to be 
clinical noting, introduction of a full order and reporting communications 
adopted, not just with Trust systems, but wider. 
system with  electronic workflow with access and integration to wider 
Traditionally the  Trust has used a number of differing systems, with 
health systems for both staff and patients. 
partial levels of integration, which whilst this permits a view of the 
patient record it is not always effective from a user perspective due to 
Drivers for IT 
the additional complexities of identifying all the relevant information 
when viewing the patient record in context. 
The NHS has had ambitions for many years to create an electronic record, 
allowing patients to access key information, and for other clinicians, 
The Trust has commenced removing the traditional paper record ensuring 
regardless of care setting to also be able to access relevant information to 
that the historical note has been scanned and available through secure 
enable them to treat the patient safely and in a timely fashion improving 
electronic medium. Electronic observation systems have been 
patient outcomes. A change in culture and mind-set will be required, in 
implemented and now automatically file within the electronic patient 
which our health and care professionals, partners and systems recognise 
record upon discharge of the patient. 
that information in care records is fundamentally about the patient so it 
becomes normal for patients to access their own records easily. 
Theatre resource and stock management are managed electronical y, 
allowing the utilisation of individual stock items to be recorded and assist 
RJAH have recognised that it needs to enhance and replace some of its 
in the process of reordering. 
systems if it is to continue to flourish and share information safely and 
Page | 5 
 


 
securely across the community as it works with its partners to develop 
•  The “Five Year Forward View” gives insight into new models of 
new models of care. 
care, and starts to close the circle on Health and Social Care so it 
acts as one united entity. 
Data must be made available to relevant parties, including citizens and 
•  Lord Carter of Coles report “Operation Productivity and 
patients enabling them to make informed choices over their care. By 
Performance in English NHS acute hospitals: Unwarranted 
publishing and making relevant information available in easily understood 
variations”  looks at efficiencies and how organisations can 
formats will maximise benefit to all. 
improve. 
 
•  Dame Fiona Caldicott published the report “Review of data 
security, consent and opt-outs“ which addresses concerns 
patients and  citizens may have with how their data is handled 
Secure & 
and used and ensure protocols are in place to enable providers to 
Integrated 
give the best possible care and ensure patients confidentiality is 
maintained. 
•  Professor Wachter and the National Information Board published 
a report, “Using information technology to improve the NHS” 
Capture 
IT 
which analysed how the NHS can improve their use of technology 
Information 
Enables 
Supports 
at Point of 
Transformation 
Change 
and to look at how investment is used to maximise benefit. 
Care 
RJAH are already working closely with our neighbouring Trusts and GP’s in 
how we deliver care through the delivery of the Sustainable 
Transformation Partnerships  and the development of a local  digital 
Delivers 
roadmap, ensuring that it is safe and delivers an excellent outcome to the 
Safety & 
Quality 
patient. 
  The IT Digital Strategy supports the Trust aims and vision. 
There are a numerous  reports that have been published that share a 
vision for how the NHS needs to change and adapt for the future.  
Page | 6 
 


 
IT Strategic Objectives 
use a phone to contact companies and had only just began to use email 
The Trust requires consistent and quality digitised health records that can 
to contact organisations. Very few people had considered ordering their 
be made visible to all involved in the delivery of patient care without the 
grocery shop online let alone set up repeat orders. 
need for duplication. 
 
It is now expected that all organisations will have a website -  email is 
The high level objectives and aims are to support the Trust  
already considered “old” by the under thirties who will use social media 
 
to contact friends and organisations. Websites can no longer just be static 
1.  Remove the need for the citizen, patient or staff member to 
information;  they need to provide a portal to the organisation. Social 
duplicate information. 
media routes need to enhance and enable safer two way interaction 
 
2.
between RJAH and patients if desired. 
  Provide a single source of information, for both clinical records 
and performance information, for them to fulfil their role 
Organisations have had to adapt and the NHS is no different. RJAH will 
effectively; 
 
ensure that patients and citizens have the opportunity to interact with 
3.  Ensure data is available in real or very near real time in order to 
the Trust via a safe and secure channel of their choosing. 
take effective and proactive decisions prior to “crisis” points 
being reached. 
RJAH wil  enable enhanced  communication routes, with video 
 
conferencing and messaging facilities made available to enable patients 
4.  Provide access to that information securely and quickly at the 
to interact with professional and clinical staff where safe to do so. 
point of care for both clinicians and citizens. 
 
It is essential that the systems we use are secure,  enabling citizens, 
Securing the Data: Empowering the Patient, 
patients and staff to know that information stored is only available to 
Enabling the Clinician 
those that are authorised to view. It should be possible to enter data into 
Data must be protected ensuring that it is safe and secure from malicious 
the systems in a structured format the enables audit and workflow to 
parties that may wish to intercept the data for their own ends. 
take place seamlessly. 
RJAH recognise the importance of ensuring that data remains protected 
and puts this at the heart of its strategy -  the need to ensure that 
Consuming Data 
personal information remains that, personal. 
The way that IT and data is consumed by citizens has altered dramatically 
over the past 20 years. Google had barely been heard of, people would 
Cyber criminals continue to pose a risk and increased awareness shows 
that attacks on bodies such as the NHS may become increasingly 
Page | 7 
 












 
common. The fact that networks are under threat and need to be 
protected is clear, what the NHS and RJAH seek is to be one step ahead 
Unlocking the Data
and ensure that vulnerabilities are managed and data remains safe. 
RJAH will continue to invest, ensuring that staff are trained in both the 
Other 
NHS 
Bodies
technical ability to protect information, and that all staff understand the 
need for confidentiality and that they must be trained to be able to 
interpret human vectors, such as phishing emails, and to respond 
Secure 
GP
Trust
appropriately. 
Data
Dame Fiona Caldicott in her latest report stresses the need to ensure that 
data is protected and that only authorised staff can access the 
Other 
Care 
Providers
information. 
RJAH are committed to ensuring data remains secure and will ensure it 
 
services meet the  CyberCERT standards as set out by Dame Fiona 
Secure Hosting of Applications: There are a number of accredited data 
Caldicott. 
centre suppliers which have the ability to provide or host systems on 
As part of any system replacement RJAH will embed the principals of 
behalf of RJAH. Some of these service agreements are commonly called 
Caldicott within the terms of the contract with 3rd parties ensuring that 
“hardware as”, “software as”  service contracts. They can be taken out for 
consent where required can flow from system to system and is fully 
short durations or longer terms and enables the Trust to migrate from 
auditable. Patients will be in control of who can access their record when 
existing hardware on site to a secure facility should the need arise. 
it crosses organisational boundaries. When they consent, the consent will 
There is clear benefit in terms of security in relation to this type of facility. 
flow through the system, reducing the need to repeat information 
The service providers are dedicated and invest time and money in their 
gathering and enabling clinicians to make informed decisions based on 
facility and staff ensuring that it meets the highest standards. It will be 
good quality data and ultimately lead to better outcomes. 
audited on a regular basis ensuring it meets ISO accreditation  or other 
appropriate security standards. It removes single point of failures and can 
provide access to data securely from multiple locations without the need 
to reinvest in additional infrastructure. 
Page | 8 
 


 
The facilities are architected to ensure that should elements of the 
to the end user device being critical to the successful delivery of clinical 
system fail due to the design architecture the system and applications will 
data. 
continue to function, essential when delivering healthcare with further 
reliance being places on IT for the delivery of services. 
Data will need to be stored in such a format that allows systems to easily 
access but remain secure. Vendor neutral archives will be considered in 
RJAH intend to migrate services to secure cloud based technology where 
the future so that data can be stored in standardised formats without the 
the business case supports the change. 
need to migrate to different storage formats when systems are replaced. 
Single points of failure within the current infrastructure must be 
Shared Working across organisational boundaries. 
analysed, risk assessed and where appropriate provide alternate methods 
Traditionally data tends to reside within the organisation, but as systems 
of connectivity as we migrate to electronic delivery of information for 
need replacing it is appropriate to review location and also who should 
patient care. 
manage the data. 
Systems and Applications 
Collaboration with other organisations in the future will be key and 
Currently RJAH have over 200 applications and systems in use. Some of 
working with other NHS organisations is essential. Sharing how systems 
these may range from having over 500 users, to just one. As we migrate 
are developed and implemented enables efficiencies at all sites ensuring 
to electronic delivery of information from paper based, we need to 
good models of care and effective use of resources. 
ensure that systems and applications are fit for purpose and can be 
supported and are appropriately managed. 
Utilising the same systems across organisational boundaries and sharing 
the infrastructure makes sense from al  perspectives; patient, employee, 
RJAH will work to rationalise the list of applications, ensuring that a 
quality, and financial. 
standard  list of supported applications exists for users, enabling a 
standardised set of support measures to be defined. 
Infrastructure must be capable of delivering data to the end user device 
with speed. Traditional hardwired devices are already transitioning to 
Investment in technology enables new models for delivery of care.  It 
wireless connectivity methods placing an increased demand upon the 
enable new models of care to be developed, standardising pathways and 
wireless network which will need to be considered for future 
facilitating more “remote” access to services, be it the clinical member of 
infrastructure. 
staff attending a remote clinic, having full access to the hospital systems, 
or a patient having access to the hospital via different interfaces, such as 
Fibre backbones, the roads on which the data travels, must not be a 
video consultation for follow up. 
bottleneck with speed between the server and application environments 
Page | 9 
 


 
Over the next five years the Trust are seeking to acquire a new fit for 
available (such as Child Protection Information Services) and accessible to 
purpose integrated Electronic Patient Record, enabling greater cross 
support frontline care, individual self-management, planning and 
boundary working to deliver the sustainability and transformation 
research. 
programme within the area, a move to a digital platform is required to 
allow improved patient flow and access to information. 
It is essential that the systems we use are secure, enabling citizens, 
patients and staff to know that information stored is only available to 
The Trust requires consistent and accurate digitised health records visible 
those that are authorised to view. It should be possible to enter data into 
to those involved in the delivery of patient care.  This will include the 
the systems in a structured format the enables audit and workflow to 
ability to digitally add  (and not just scan information) to the clinical 
take place seamlessly. 
record using digital assessments, forms and clinic notes, stopping the 
paper management life cycle.   
In order to enable greater cross working within the STP a move to a 
digital platform is required to facilitate the capture of information to 
1.  Provide colleagues with a single “digital” source of information, 
enable both improved patient flows and enable clinicians at the point of 
for both clinical records and performance information, for them 
care to have a view of the citizen / patient. 
to fulfil their role effectively; 
2.
The overarching aim of the will be to provide as solution that enables: 
  Ensure digital data is available in real or very near real-time in 
order to take effective and proactive decisions prior to “crisis” 
•  Single patient record. 
points being reached. 
•  Improved quality and safety within  the Trust through enhanced 
3.  Provide access to that information securely and quickly at the 
decision support and secure systems. 
point of care for both clinicians and citizens. 
•  Improve  the workflow management to speed up the patient 
4.  Remove the need for the citizen, patient or staff member to 
pathway, resulting in improved efficiencies in staff time, allowing 
duplicate information. 
a single context patient view. 
5.  Improve workflow within the organisation, enhancing the 
•  Improve recording of outcomes and subsequent monitoring in 
pathway and experience for the staff and patient. 
order to demonstrate clinical benefits. 
The aim is to allow other service delivery partners to interact with, and 
•  Interoperability with other providers of care to allow a real-time 
share, information within a patient’s journey, where the patient has 
view of the citizen in different settings in  a secure manner. 
permitted with more emphasis on access and update to shared care 
•  Improve the Trusts and the local health economy ability to plan 
records.  Giving a prominent role to the implementation of the shared 
for future demand and growth. 
care record will provide a vehicle to make information more widely 
Page | 10 
 


 
Data from patient monitoring equipment should be enabled to al ow the 
Good Analytics  
data to feed the patient record without the need to duplicate and re-
The most effective way to deliver BI  is to surround the data warehouse 
enter that data, be it from blood pressure to data from anaesthetic 
(DW) with tools that allow analysis of the data directly, these tools can 
monitors. 
range from a simple excel spreadsheet linked to a data source to a fully 
integrated online analytical processing (OLAP) linked through dashboards. 
Secure and adequate bandwidth to provide appropriate speed to cloud 
based application is essential ensuring that data is readily accessible for 
A reporting solution, is currently in the process of being implemented and 
clinicians and patients. 
is scheduled to complete over the next 12 - 24 months to help improve 
the reporting throughout the Trust. This wil  provide one place to view 
Investment in technology enables new models for delivery of care.  It 
reports and consistency for users. It will also help to highlight data quality 
enable new models of care to be developed, standardising pathways and 
issues throughout the systems to enable quick resolutions. 
facilitating more “remote” access to services, be it the clinical member of 
staff attending a remote clinic, having full access to the hospital systems, 
Empowering the Users 
or a patient having access to the hospital via different interfaces, such as 
BI will  empower discovery, operational reporting, ad-hoc queries, 
video consultation for follow up. 
visualisations (Dashboards), data-mining, and true analytics such as 
The end user devices already deployed can be reviewed at the 
predictive model. The need to understand the requirements from service 
appropriate point in the lifecycle and are already capable of working with 
users wil  be paramount in the design of the model, enabling  users to 
the integrated systems. Improved interfaces to devices enable new ways 
carry out extensive analysis of data. 
of working, such as voice activation / dictation etc. 
The Trust will consider new and emerging trends in the how data is 
managed, for example data lake as it continues to develop. 
Access to data - Using Business Intelligence (BI) 
The  Trust wil  need to develop properly designed data models  for the 
The implementation of a  new  data warehouse and the replacement of 
end-users.  We would also want to provide data dictionaries, metadata, 
legacy systems is key to providing a platform for delivering good quality, 
and common business definitions. Data will be derived from a variety of 
timely and relevant information to managers and clinicians.  The Trusts 
sources, including but not limited to systems such as the electronic staff 
data warehouse has been designed to support Business Intel igence (BI). 
record (ESR), outcome information, pharmacy etc.  In additional to 
internal sources of data information from external sources will need to be 
reflected without our management data ( e.g. . GIRFT) 
Page | 11 
 



 
 
The development of the data warehouse wil  enable the trust to define 
complex data models which enable the trust to run simulations of 
different case scenarios. 
The data schema to support this requirement is already in place within 
the DW for some services/teams and will be further developed to support 
other Trust services.   
The Trust are standardising approach to dashboard design based on 
Microsoft SQL Server Reporting Services (SSRS) . 
Approach to Design 
In order to encourage dashboard usability by staff and patients, we need 
to start with the basics: what they have now, what they would need to 
shift to a new system, and what they ultimately want. Staff and patients 
 
should also participate in the development, testing, deployment and 
Training programs will be created to enable staff to perform and execute 
training phases of dashboards. 
reports enabling them to analyse the data and extract meaning. 
The dashboard development wil  require an  iterative design approach 
Self-service users will need to have confidence in the data quality and will 
that involves getting the requirements, prototyping the design (with the 
need be informed when new data sets/ uploads are available. 
data), getting user feedback, refining the design and then possibly doing 
it al  over again. This process wil  take time but the longer term benefits 
Dashboards have become the default performance management 
will include reduced demands on the Information team. 
applications and are increasingly used to report information to users 
without the need to request. 
Developing a dashboard that doesn't have the data which the user is 
looking for is worthless. While the dashboard is being developed it’s 
Integrated dashboard design that provides discovery, operational 
important to make sure resource is identified to focus on getting the data 
reporting, ad-hoc queries, visualisations (dashboards),  data-mining, and 
and data quality issues resolved. 
true analytics are key.  There is opportunity to gain greater business 
insight through the analysis of information provided in a consumable 
It’s important that the Trust define the relevant key performance 
fashion. 
indicators (KPIs). We must ensure that we get the level of detail needed 
Page | 12 
 


 
to define the KPIs and ensure that those metrics are validated. If the 
Remote check in for clinics at RJAH can be improved allowing check in via 
Trusts dashboard is to be relevant, it will need to be a consistent, single 
smart phones. 
version of the truth.   
Access to coded discharge information readily available in the future so 
Users  will often want to drill into the details beyond the data to 
that patients know their GP’s have  received  them  without the need to 
determine what action is called for. A report or graph displaying trends 
visit. 
should be the focal point within the dashboard supported with dril  into 
the detail functions. 
Artificial Intelligence 
The dashboard wil  need to help users take action. The dashboard wil  
Artificial Intelligence (AI ) is a term used to define machine learning.  It is 
only be an information source, the action that produces the results that is 
recognised that the power of AI within the NHS can offer immense 
most important. 
benefits to patients, potentially assisting in the early identification and 
diagnosis of ailments. 
Digital Citizens and Patients 
Whilst the NHS is not at the stage of being able to realise the ful  benefits 
As we move to an integrated system patients wil  be able to get greater 
at this time and RJAH understands the need to capture the initial data is 
access to their record, either via the GP or through a portal that enables a 
crucial if we are to leverage the power from this technology. 
“wider” view, for example, reducing the need to review medication lists 
when arriving at hospital. 
In order for the NHS to benefit from such progressive use of data it must 
ensure that it captures data consistently so that when the data is 
In the future the patient wil  be able to grant who has access to the 
analysed it can be mapped and understood. 
record, keeping them in control and at the same time ensuring that they 
can get the best possible care and outcome from the system. 
There is a high level of scrutiny in this area from both the public and 
media, and the Trust will ensure it maintains the highest standards. 
Citizens will be able to view data from the Trust that  enables them to 
make informed choices over their care, from viewing a video of what a 
Whenever RJAH undertakes any sharing of data with 3rd parties it will be 
procedure may encompass, to completing outcome forms that enable a 
conducted in a transparent fashion, abiding by the standards set out by 
clinician to inform a treatment plan. 
the Information Commissioners  Office. Consent for the sharing of  any 
personal information must be obtained before sharing can commence, 
Future appointments will be able to be booked or rearranged via a simple 
and where data is being shared anonymously be aware of what data is 
to use interface, either via text or from a website. 
being shared and why, ensuring that trust is maintained. 
Page | 13 
 


 
The true power of AI is in the future but we must start now if we are to 
RJAH are committed to investing in staff and ensuring that they are fully 
realise it benefits. 
trained on the applications they use. Whilst we train our staff in the use 
of the applications, we wil  also keep them up to date to ensure that they 
know how to keep the data safe. 
Digital Champions – Staff at the Centre 
If staff are not effectively engaged in systems and applications the Trust 
As we develop and migrate to an integrated system approach, staff will 
will struggle to implement and get any system to work effectively.  The 
be able to access the data and manage patients without the need to 
Trust will ensure that we engage and get staff to lead technological 
consult back to paper records –  with all relevant data being available 
developments, with IT assistance, and ensure that technology is not seen 
through the one interface. 
as the answer but as the enabler for change. 
The types of devices made available to staff must be appropriate; it is 
The Trust has introduced the role of a Chief Clinical Information Officer to 
recognised that “one size” will not fit all and it will be necessary to 
work alongside IT. Whilst this is currently fulfilled by one individual, the 
provide a variety of devices depending upon the setting – laptop, tablet, 
Trust recognises the need that this position wil  need to grow and adapt 
desktop smartphone. In the future it could be glasses –  whilst this 
and may require to have more than one and from different disciplines. 
technology is new today in five years it could be common place in the 
future. 
A programme will be established to engage with users and encourage 
their development in order to create “digital  champions”  within the 
Key to the use of al  of the systems is the need to keep the data “real 
workforce. 
time” wherever possible. Staff involvement in the implementation and 
management of systems is actively encouraged as we move forward to 
Through participation in events staff  will  be encouraged  to assist in IT 
ensure that the best possible workflows for systems can be incorporated. 
style projects to actively help develop and foster new ways of working 
across the organisation,  encouraging their  colleagues to develop and 
Wearable Technology 
adopt new processes to maximise use of systems and applications. Ensure 
The use of technology will lead to different care models and this includes 
that staff help design the workflows maximises the opportunity of success 
patients using technology to either monitor their own conditions, or to 
with new systems and ensures we don’t just replicate what happened on 
assist the clinician in monitoring the effectiveness of a treatment. 
paper. 
Technology  already exists to monitor orthotic wearable “supports”, the 
At RJAH we realise to get the best from applications users need to 
data can be analysed to ensuring that the patient is getting the best use 
understand and want to use the system. 
from the device. 
Page | 14 
 


 
Technology in this area is moving at pace and RJAH seek to be at the 
IM&T Project Management 
forefront and working with patients and suppliers to ensure that data is 
The procurement and implementation of computerised informatics 
captured safely and securely and available to the clinician to improve the 
systems and technology is often complex involving not just the resolution 
outcomes for the patient. 
of technical matters but also fundamental changes to business processes 
and working practises in the departments concerned. It is essential that 
Secure follow up video consultations will be available to those patients 
such projects are properly controlled and that roles and responsibilities 
which may benefit, reducing the need to travel to site, having any tests 
within them are appropriately defined in order that implementation is 
locally and reviewed by a consultant at RJAH prior to the fol ow up. 
effective and that the expected benefits are achieved. 
Local Infrastructure 
Key features include: 
Network 
As equipment reaches end of life, provision of new infrastructure needs 
•  Effective change management through integrated planning and 
to be planned. Priority areas for investment will be the replacement of 
implementation. 
the network with a resilient core and edge network including digital voice 
•  A focus on the business change objectives rather than system 
(voice over internet protocol – VOIP), with a manged service wrapper to 
implementation, with a clear path to move from current to future 
ensure the equipment is maintained to the highest standard. 
business operations. 
 
•   Effective method of controlling a complex range of activities by 
Security and Malware Protection 
clearly defining roles and responsibilities for managing the 
These will be reviewed annually and a report submitted to the Audit 
project portfolio and realising the benefits expected from the 
Committee giving an overview of the current threat to the organisation. 
project. 
This will be in a restricted session to maintain security of patient data. 
•  Achievement of business benefits through a formal process of 
 
benefit identification, management, realisation and 
Email 
measurement. 
Migration to cloud based services will occur in 2018. This will enable the 
sending of secure personal data to patients where required and the 
Before a project can be started a project proposal must be submitted to 
introduction of video conferencing for both internal and external use as 
the IM&T steering group for review. Projects are only considered if they 
standard. 
have clear senior stakeholder ownership and are able to demonstrate 
both criticality and viability as part of a project eligibility and prioritisation 
assessment in order to deliver the organisational strategy. 
Page | 15 
 


 
Finance 
 
Typically RJAH have invested around 1.5% of its overall budget on IT 
•  Risk 2: Change Management –  The Trust need to ensure clinical 
through revenue and capital models. 
ownership of projects and then accept the ongoing business change 
following implementation and help adapt the systems as we move 
Running the IT services within a small hospital does not necessarily 
forward and requirements change. 
equate to the same ratio as a large hospital  as  the same backbone 
o  Mitigation  –  Introduction of the role of Chief Clinical 
infrastructure is still required along with similar systems and therefore 
Information Officer/Digital Champions  and adopting a 
1.5% of £100m will not necessarily equate to being able to deliver  a 
standard approach to projects and acknowledging that some 
similar proportion. In the future it is essential that investment is targeted 
projects should be stopped to enable others to succeed. 
and prioritised to ensure that infrastructure is capable of delivering the 
 
data to clinicians and patients wherever they need to access it. 
•  Risk  3:  System Flexibility –  Ensuring that systems we procure are 
Collaborating with partner organisations on infrastructure  and systems 
capable of flex as future requirements and needs are identified we 
enables not only economy of scale,  but opens up new methods of 
need to ensure that systems can be modified to reflect changes in a 
delivering care. 
timely and cost effective manner. 
o  Mitigation  –  Ensuring  that supplier contracts enable change 
The Trust are already active within the Sustainable Transformation 
and that timelines are relevant. 
Partnership for Shropshire and are also linking in with neighbouring NHS 
 
organisations in how we deliver care in the future, looking for economies 
•  Risk 4: Security  –  one of the top risks for any organisation and 
of scale and reducing the need for duplicate purchases of software. 
patient. It is essential that the Trust invest and ensure that security 
meets approved standards. 
Risks 
o  Mitigation – Ensure RJAH has CyberCERT accreditation and all 
The current top 5 risks in the delivery of this strategy have been identified 
3rd parties hold appropriate security accreditation. 
and must be revisited on a regular basis. 
 


  Risk 5: Resources and Prioritisation – Manged conflicts on resources 
  Risk 1:  Financial  –  Whilst the Trust has invested in IT the amounts 
required to move to an integrated system and ensure a successful 
o  Mitigation – standardised approach to projects and effective 
programme management. 
implementation will be large approx. £1m per year for systems is 
required, with additional resources required during any transition. 
o  Mitigation – Review access to funding via national schemes. 
Page | 16 
 


 
Governance & Monitoring Progress 
Timetable 
It is essential that as the Trust and the NHS migrate into a true digital age 
To support the introduction of new application and enhancement of 
whereby  data is held securely at all times, and that adequate risk 
existing infrastructure it is necessary to develop business cases  that 
assessments are carried out and reviewed, and where necessary verified 
support the investment; clearly defining the benefits that will be 
by 3rd party audit. 
provided, broken into direct cash releasing benefit, efficiency benefits, 
quality, safety, wider health economy efficiencies and patient benefits. 
Without patients and staff having confidence that their data remains 
secure it will be impossible to deliver a useful digital record. 
During the first 12 months various cases will need to be established - 
work will concentrate on preparation of both outline and detailed models 
RJAH will build on the current governance model, incorporating the IM&T 
of an integrated approach to the provision of clinical systems, comparing 
Steering Group and Information Governance Group  that  reports and 
the as is model with different variants. 
monitors progress which enables the Trust Board to be fully aware and 
assured of the progress towards a digital record and ensuring that the 
Alongside this work wil  continue with our STP and other interested 
data remains secure so patients and staff can be assured. 
parties, as to how we collaborate in delivering systems and provide 
benefits across the whole economy. 
RJAH will continue to invest in staff and ensure that the board receive 
reports from both the Chief Clinical Information Officer (CCIO) and Chief 
Detailed planning wil  need to be undertaken in which system to 
Information Officer on a regular basis. The two roles will work side by side 
transition and when, however one possible scenario will be to look at 
to ensure that systems are implemented and then managed effectively, 
replacing system which give greatest benefit, either from a cash or 
maximising the benefits and ensuring that data is manged safely and 
quality/efficiency perspective. 
securely. 
Typically it would be expected to replace the Patient Administration 
Clinical ownership of the delivery is key in successful project 
System initially, and bring online and order communications systems at 
implementation and by introducing the role of CCIO this facilitate. 
the early phase of implementation, and would envisage this being 
complete within the first two years. 
As plans develop in month 6 of the year a more detailed plan for the next 
18 month wil  be updated and presented. 
 
Page | 17 
 







 
IT Digital Strategy: 2018 - 2023
Year 1
Year 2
Year 3
Year 4
Year 5
Communication
Video Conference and Messaging
Digital Chanpions
Remote Access
Local Area Network  Upgrade
Technologies
Continuous  
Standardised Applications
Accreditation
Continuous  
Secure Cloud Services 
Security
Clinical Outcome Recording
EPR
Electronic EPR
Continuous  
Wearable Technology
Integrated Monitoring of Patient Data
Business Intel igence 
Dashboard/ 
Reporting
BI Self Service
BI Dashboards
 
 
Page | 18 
 



 
Conclusion 
improve the efficiency and quality of the services it delivers to patients 
The strategy concentrates on the need to deliver an effective IM&T 
and enhance the working environment for staff. 
service that meets the needs of the Trust. The Trust regards IM&T as a 
 
key enabler of change, it should be exploited to deliver and perpetuate 
efficiency initiatives through re-investment of resources. This will serve 
 
both the immediate future and longer-term processes redesign required 
for the changing health and social care models. 
The changes to the National Programme for Information Technology 
offerings has brought the Trust to a position where open market solutions 
need to be considered, this will have a bearing on both functionality and 
cost perspectives. Whilst the Trust works actively to highlight an 
appropriate solution set, it is essential to ensure that the existing 
solutions and infrastructures are as robust as they possibly can be in 
order to form a solid foundation on which to build. 
Given the ambitions, new systems must be implemented during the 
lifetime of this strategy. We will take an incremental approach towards 
implementing an enhanced integrated electronic patient record. This will 
 
include the deployment of a modern PAS  with full clinical noting.  The 
clinical systems interfacing will be re-engineered in order to make 
systems more tightly coupled with seamless integration. The Trust wil  
become much more ‘paper light’ and the vast majority of clinical 
information will start to be available electronically. The services that are 
to be established and run in community settings will have far superior 
access to informatics systems making for far greater service potential. 
The delivery of these key systems and the improvements they wil  enable, 
are important factors in ensuring that the Trust is able to continuingly 
Page | 19 
 

Document Outline