This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Job Description of Access to Records & Freedom of Information Officers'.


 
 
JOB DESCRIPTION 
 
Job Title:   
 
Access to Records Clerk 
 
 
Reporting to (title):
Public Information Manager 
 
 
 
 
Professionally 
Public Information Manager 
Accountable to (title): 
 

 
Responsible for  
N/A 
Supervising (if 
appropriate): 
 
 
Department & 
Corporate Services 
Directorate: 
 
 
 
 
JOB SUMMARY 
 
The Access to Records Clerks are responsible for delivering the complete 
Access to Records Service in accordance with the legal requirements as 
defined in the Data Protection Act 1998. 
 
In addition to individual patients they provide medical records to Courts, 
Review Panels, Solicitors, Police, Local Authorities and other Trusts when 
appropriate and legal to do so. 
 
The Access to Records Clerks are responsible for managing all requests in 
their entirety, identifying problems or issues with requests, managing these 
where appropriate and escalating to the Public Information Manager if 
necessary. 
 
OVERVIEW OF RESPONSIBILITIES 
 
•  To provide a complete Access to Records function for patients, 
external agencies and appropriate Trust staff in accordance with the 
Data Protection Act, Trust policy and the standards set out in the 
Information Governance Toolkit 
•  To communicate effectively with patients and multiple external 
agencies (Police, Solicitors, Local Authorities, Coroners Offices etc) in 
relation to sensitive and confidential information 
•  To manage and co-ordinate the reproduction of extremely sensitive, 
confidential information on a Trustwide basis including photographs 
which at times can be distressing 
September 2016 

•  To maintain patient and staff confidentiality at all times ensuring that all 
requests are managed appropriately and according to the Data 
Protection Act 
•  To ensure all payments are billed, received and banked appropriately 
and in a timely manner 
•  To provide ordered, photocopied records and print copies from a wide 
variety of sources including internal and external clinical systems, PAS 
and microfilm etc as required 
 
SPECIFIC RESPONSIBILITIES 
 
•  To deal with own workload and to work within the Access to Records 
team in order to achieve the required level of service 
•  To work on own initiative and as part of the team when required 
•  To effectively analyse patient information to ensure all information is 
correct / relevant, copied appropriately, distributed to the required 
standard and resolved / managed any discrepancies when necessary 
•  To manage all requests using the dedicated Infoflex system, whereby 
all requests are logged, all correspondence is recorded and all other 
activity (email / file note / telephone etc) related to that request is 
logged and linked where appropriate 
•  To ensure all records (to include but not limited to case notes, x-rays, 
photographs, images, papers – computerised / scanned or microfilmed) 
are retrieved, tracked and processed using all relevant Trust internal 
electronic systems within the set timescales.  This will often require 
staff to make sense of information in medical records and tie up with 
what other systems may contain records that need to be retrieved ie if 
a patient has had a cardiac episode information from the Tomcat 
system may be required to be fully downloaded.  It is expected that all 
systems will be cross referenced and notes deciphered in order that a 
full record is provided 
•  To be able to apply direct knowledge of the relevant legislation when 
dealing with the release of medical records to an individual.  Contacting 
patients’ consultants or psychotherapy as necessary and liaising with 
manager to ensure safe release 
•  To maintain knowledge and continually keep on top of any changes 
relating to the format of patient records, filing systems, retrieval and 
destruction of records (case notes, x-rays, accident and emergency 
cards, physiotherapy cards, old St Andrews microfilm information etc) 
•  To locate and differentiate between correct radiology images and 
download these onto DVD using encryption software 
•  To deal with complex, sensitive, confidential and distressing patient 
documentation 
•  To log the daily receipt of post manually and electronically, sending 
acknowledgement letters and payment requests where necessary. 
•  To undertake frequent telephone calls of a difficult and sensitive nature 
with patients and relatives who are often distressed due to 
bereavement or illness 
September 2016 

•  To carry out difficult and frequent telephone calls from solicitors, police, 
social services and other external agencies who are seeking copies of 
notes and to provide resolution to issues and discrepancies 
•  To deal with applicants who are not conversant with the law and have 
unrealistic or inappropriate expectations about the Access to Records 
Function.   
•  To provide reassuring advice and exercising judgement when talking to 
users of the service on non-clinical issues 
•  To organise and put together patient documentation within the required 
timeframe including pulling and requesting notes which are not in the 
library which requires negotiation when records are urgently required 
and are in use in a clinical area 
•  To provide a supervisory role when patients and relatives are viewing 
notes and be able to signpost and assist with the layout of the notes 
•  To provide support on occasion to patients and relatives viewing notes 
who find the information difficult to deal with 
•  To have access to and search clinical systems to check whether 
patients have records stored at the Trust which are required to be 
printed or scanned 
•  To re-prioritise work at very short notice if urgent requests from 
coroners for notes to accompany deceased patients are received 
•  To manage the process of invoicing, receiving and forward dealing of 
patient cheques, cash and BACs payments (via Finance) and providing 
advice to patients on levels of payment required to receive copies of 
record 
•  To ensure the confidentiality and safe keeping of records, including in 
transit, is adhered to at all times. 
•  To ensure records are appropriately tracked to their actual location at 
all times 
•  To operate the Trust IEP system which enables PACS images to be 
sent electronically from/supplied to other healthcare providers 
•  To maintain and order equipment and stationery as required by the 
team 
•  To monitor the levels of staff requirement within the Access to Records 
team and facilitate the provision of bank assistance when required.   
•  To attend mandatory training sessions and training sessions relevant to 
the role and the department 
•  To actively contribute to the development of the Department’s policies, 
processes and procedures as necessary 
 
This job profile is not a definitive or exhaustive list of responsibilities but 
identifies the key responsibilities and tasks of the postholder.  The specific 
objectives of the postholder will be subject to review as part of the Appraisal 
and Development Plan process. 
 
The following 5 paragraphs must be included in all job descriptions 
 
•  Prevention and control of healthcare associated infections: 
September 2016 

The post holder is accountable and responsible for the prevention and 
control of healthcare associated infections and must comply with the 
standards set by the Health Act 2006: Code of practice for the prevention 
and control of Healthcare Associated infections 
(Revised January 2008) 
 
•  Decontamination 
Each member of staff  is responsible for maintaining a safe environment for 
all  patients, visitors and other staff members.  This includes ensuring that all 
instrumentation and equipment is adequately decontaminated before use 
and  the patient environment is clean and safe.   Also that hands are 
appropriately cleaned between each patient. 
 
 
Safeguarding Children and Young People:  
All staff are responsible for ensuring that they are familiar with and adhere to 
Mid Essex Hospital Services Trust (MEHT) Safeguarding procedures and 
guidelines, in conjunction with the Essex Safeguarding Children policies and 
Southend, Essex and Thurrock (SET) procedures. All healthcare workers who 
come into contact with children, parents and carers in the course of their work 
have a responsibility to safeguard and promote the welfare of children and 
young people up to the age of 18 years as directed by the Children’s Act 
1989/2004.  All Health professionals have a responsibility even when the 
health professional does not work directly with a child but may be seeing their 
parent, carer or other significant adult 
 
All staff are required to attend Safeguarding awareness training for Children, 
Young People and Vulnerable Adults. Some staff groups will be required to 
attend additional safeguarding training relevant to their role.  
This is in line with the Guidance outlined in the Intercollegiate Document ( 
2014) Safeguarding Children and Young People: Roles and Competencies for 
Health Care Staff.  This post will require that the individual has a minimum of 
Level 3 competencies in both Safeguarding Children and Safeguarding Adults 
and in addition has completed multi-agency relevant training delivered 
through Safeguarding Boards 
 
•  Safeguarding Adults  
All staff are responsible for complying with MEHT Trust policies on adult 
safeguarding in conjunction with the guidelines established by the Essex 
Safeguarding Adult Board and SET (Southend,  Essex and Thurrock) SAF 
procedures. All staff are responsible for identifying potential abuse of adults 
and reporting it accordingly. 
 
All staff are required to attend Safeguarding awareness training for Children, 
Young People and Vulnerable Adults. Some staff groups will be required to 
attend additional safeguarding training relevant to their role.  
September 2016 

This is in line with the Guidance outlined in the Intercollegiate document 
(April 2006) Safeguarding Children and Young People: Roles and 
Competencies for Health Care Staff.  
 
 
•  Information Governance 
All staff must be familiar with and comply with the contents of the Information 
Governance Handbook, a personal copy will be provided at Induction to all 
staff 
 
All staff are required to maintain confidentiality of patient and trust 
information as    set out in the Trust’s Confidentiality Policy 
 
All staff are required to read and comply with all policies that are issued 
relating to the electronic security of Trust information  
  
All staff who create, access, transfer, modify sensitive trust records have a 
responsibility to be both accurate and timely and ensure that all the 
information that they record either on paper or electronically is complete 
 
 
(The following paragraphs should be selected according to the needs of the post – statements 
not relevant should be removed and the document reformatted accordingly -         including 
this sentence) 

 
For all clinical posts 
 

•  Ensure 100% compliance with hand hygiene and high impact intervention 
protocols.   
•  Demonstrate effective leadership by ensuring all clinical staff, whoever they 
may be, are aware of their responsibilities in relations to infection prevention 
and control.   
•  Be responsible for ensuring the highest possible standards of cleanliness 
within the ward/clinical area and ensure all staff are familiar with escalation 
procedures for additional cleaning. 
•  All staff involved in bed allocation are required to undertake an IPC risk 
assessment for each patient, documenting their assessment on ExtraMed 
 
 
For all posts requiring professional registration 
 
You are required by law to maintain professional registration for the duration 
of your employment and cannot be lawfully employed should registration 
lapse.  Lapsing may render you subject to disciplinary action. You are also 
required to abide by the codes of professional practice as detailed by the 
professional body (Nursing and Midwifery Council, General Medical Council, 
Health & Care Professions Council etc) 
September 2016 

 
For all posts that have line manager or supervisory responsbilities 
 
You are responsible for managing the staff who report into this position in a 
fair and non discriminatory manner.  All staff that report to this position must 
have an appraisal once a year as a minimum. 
 
You are responsible for ensuring that all staff for which you assume 
manager or supervisory responsibilities are aware of, and comply with all 
Trust policies and procedures that relate to electronic security.  This will 
include: 

Auditing practice against the most recent policy or instruction 
and adapting work patterns accordingly. 

Ensuring staff compliance with all security related instructions 
relating to equipment held. 
 
For all posts with General Manager, Chief Nurse and Heads of Nursing 
 
You will be responsible and accountable for complaints performance.   
 
Chief Executive Duties:  
 
To ensure that the necessary systems and processes  are implemented 
across the organisation to ensure the Trust provides a safe, effective and 
efficient service for children and young people in alignment with Statutory 
Guidance: Children’s Act 2004, “Working Together to Safeguard Children 
“Every Child Matters –Change for Children, 2006.   
 
Director of Patient Safety/Medical Director Safeguarding Duties  
To act as Executive lead for Safeguarding Children and Young People, and 
Adults and to ensure the Trust provides a safe, effective and efficient service 
for  children and young people in alignment with Statutory Guidance: 
Children’s Act 2004, “Working Together to Safeguard Children “Every Child 
Matters  –Change for Children, 2006. In conjunction with the named Doctor 
for Safeguarding Children and Young Adults, provide advice and assurance 
and to the Trust Board on Safeguarding matters, included areas of risk and 
compliance with national and statutory guidance.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
September 2016 

Staff Member (Name): 
 
 
Staff Member (Signature): 
 
 
Date: 
 
 
 
 
Manager (Name): 
 
 
Manager (Signature): 
 
 
Date: 
 
 
 
 
 
September 2016 

Terms of Employment 
 

Band: 
 
 
3  
 
 
Superannuation:   
Membership of the scheme is voluntary.  You will 
automatically join the NHS Pension Scheme, but it is 
possible to opt out and make your own private 
pension arrangements. Unless notified otherwise all 
staff will be brought into the scheme, therefore a 
contribution of 5% to 14.5% of gross salary is 
payable. The percentage contribution is based on 
Annual Pensionable Pay. 
 
 
Hours of duty: 
 
37.5 hours per week 
 
 
Annual leave: 
 
27 days per leave year (less than 5 years NHS 
Service), 29 days per leave year (more than 5 years 
service but less than 10 years NHS Service), 33 
days per leave year (more than 10 years NHS 
Service).  This is exclusive of Public Holidays.  The 
NHS leave year runs from 1 April - 31 March 
 
 
Terms and Conditions  
NHS Staff Council 
of Service: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
September 2016 


 
September 2016 

Document Outline