This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Obligations under Education Act 1994 wrt Students' Union'.

 
 
 
 
 
 
 

The Students’ Union 
Queen Margaret University 
Constitution 
2015 
 
(Updated June 2015) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
[1] 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
[2] 
 

Overview 
(Schedule 1) 
[3] 
 

1. Name 
 
1.1 
The  Students’  Union,  Queen  Margaret  University  is  the  Students’  Union  of  Queen  Margaret 
University, Edinburgh (the “Students’ Union”). 
 
1.2  
The  Students’  Union  is a  registered  Scottish charity and  VAT  Registered  organisation.  (Charity 
number: SC012608; VAT Registration number: 398 1180 26). 
 
2. Objectives 
 
2.1  
To enhance the student experience by providing representation, advice, activities and services 
to all matriculated students 
 
2.2  
To stimulate the expression of student opinion within the University on all matters affecting the 
life  and  education  of  students  and  to  be  the  recognised  body  representing  the  students  views  both 
within the University and to external organisations. 
 
2.3  
To promote co – operation amongst the students in order to further their educational, cultural, 
social,  athletic  and  recreational  interests,  recognising  the  diversity  of  the  student  population  and 
ensuring equal opportunities are available to all. 
 
2.4  
Provision of representation, advice, activities and services shall be made available to students at 
all campuses. 
 
3. Membership 
 
3.1  
The Students’ Union shall have the following categories of membership: 
 
3.1.1   Full membership - All matriculated students of the University shall be full members of 
the Students’ Union, unless he/she has exercised her/his right not to be a full member. 
 
3.1.2   Associate membership – Former members of the Students’ Union, students who have 
exercised their right not to be a full member of the Students’ Union, employees of the Students’ Union 
and members of University staff may become Associate members of the Students’ Union. A fee may be 
levied for associate membership at the discretion of the Officers Committee. 
 
3.1.3   Honorary  membership  –  Honorary  membership  may  be  granted  for  outstanding 
services to the Students’ Union by means of a resolution passed by the Officers Committee. 
 
3.1.4   Temporary membership - Temporary membership shall be granted to any member of a 
constituent  member  of  National  Union  of  Students,  or  any  members  of  another  Students’ 
Union/Association  at  the  discretion  of  the  Officers’  Committee.  Individuals  granted  temporary 
membership  shall  be  entitled  to  use  the  facilities  of  the  Students’  Union  in  accordance  with 
arrangements determined by the Officers Committee from time to time. 
 
3.2  
Any  student  who  does  not  wish  to  be  a  full  member,  or  who  decides  to  withdraw  from 
membership  of  the  Students’  Union,  shall  send  to  the  Student  President  and  the  Secretary  to  the 
University  Court  a  written  notice  of  her/his  decision  in  accordance  with  the  requirements  of  the 
Education Act 1994 Opt-out Policy. 
 
[4] 
 

3.3  
Associate, Honorary and Temporary members of the Students’ Union may enjoy the facilities of 
the  Students’  Union  and  take  part  in  its  social,  sporting  and  cultural  activities,  but  not  in  the 
government or policy making of the Students’ Union. 
 
3.4  
All  members  of  the  Students’  Union  are  expected  to  conduct  themselves  in  a  manner  which 
ensures  a  safe  environment,  and  respect  for  all  individuals  and  property,  in  accordance  with  the 
Students’ Union Equal Opportunities Policy (Appendix A). 
 
3.5  
All  members  of  the  Students’  Union  are  obliged  to  uphold  Student  Union  policy  when 
representing the Students’ Union or whilst on Students’ Union property. 
 
3.6  
All members of the Students’ Union shall abide by the Constitution, supporting Schedules and 
Policies  of  the  Students’  Union  when  representing  the  Students’  Union  or  whilst  on  Students’  Union 
property. 
 
3.7  
Any member of the Students’ Union found to be acting in breach of the Constitution, supporting 
Schedules and Policies of the Students’ Union may be subject to Disciplinary action in accordance with 
the Disciplinary Regulations. (Schedule 10.) 
 
4. Union Democracy 
 
4.1  
The  Representation  Groups  of  the  Students’  Union  shall  be  the  Academic  Council,  Sport  and 
Society Forum, Equality and Diversity Forum and Campus Life Forum all together. The four groups are 
therefore responsible for furthering the democracy and ethos of the Students Union. In addition there 
shall be an Annual General Meeting, which shall be open to all full members. 
 
4.2  
The administration of the Students’ Union, its finances and staffing shall be the responsibility of 
the Trustee Board. 
 
4.3  
The  running  of  student  focussed  activities  throughout  the  academic  year  shall  be  the 
responsibility of the Officers’ Committee. 
 
4.4  
The Officers’ Committee may delegate any of its powers to any subcommittee consisting of one 
or more members of the Officers’ Committee and such other persons (if any) as the Officers’ Committee 
may determine; it may also delegate to any member of the Officers’ Committee, or the Trustee Board or 
to the senior management of the Students’ Union (or the holder of any other post) such of its powers as 
it may consider appropriate. 
 
4.5  
Any  delegation  of  powers  under  paragraph  4.3  of  Schedule  1  may  be  made  subject  to  such 
conditions as the Officers’ Committee may impose and may be revoked or altered. 
 
4.6  
Notwithstanding any delegation of powers under paragraph 4.3 of this Schedule 1, the Officers’ 
Committee shall remain accountable to the student body for the actions/ inactions of those to whom it 
has delegated powers under paragraph 4.3 of this Schedule 1. 
 
4.7  
The  Students’  Union  committee  structure,  policy  setting  and  decision  making  systems  shall 
operate in accordance with the Democratic Structure (Schedule 2). 
 
5. Union Publications 
 
5.1  
The  Students’  Union  shall  produce  a  range  of  publications.  The  Officers’  Committee  shall  be 
entitled to delegate to the Vice President editorial responsibility for all publications. The production and 
[5] 
 

distribution  of  all  Students’  Union  publications  shall  operate  in  accordance  with  the  Students’  Union 
Media Regulations (Schedule 4). 
 
6. Clubs and Societies 
 
6.1  
Clubs  and  Societies  which  operate  in  accordance  with  the  Clubs  and  Societies  Regulations 
(Schedule 5) shall be recognised by the Officers’ Committee. 
 
 
7. Finance 
 
7.1  
Students’  Union  funds  shall  be  spent  solely  in  furtherance  of  the  core  objectives  of  the 
Students’ Union. 
 
7.2  
The proposed annual budget for each financial year of the Students’ Union shall be submitted 
by the Trustee Board to the Senior Management Group of the University during May of the immediately 
preceding financial year to which the proposed budget relates. 
 
7.3  
The proposed annual budget shall form the basis of the Students’ Union’s request for a Block 
Grant, which shall be submitted to the University Court for approval. 
 
7.4  
In the event of a budget proposal/block grant application being refused by the University Court, 
the  Trustee  Board  shall  revise  the  application  in  light  of  comments  from  the  University  Court  and 
resubmit  the  application for approval. This process will continue  until  agreement is reached between 
the Students’ Union and the University Court. 
 
7.5  
An  Annual  Statement  of  Accounts  shall  be  prepared  by  a  fully  qualified  and  practising 
accountant, appointed by the Students’ Union Trustee Board. The Annual Statement of Accounts shall 
be prepared in accordance with standard accounting principles and the relevant Charities Statement of 
Recommended Practice (SORP). 
 
7.6  
The  Trustee  Board  shall, in respect  of each Financial Year,  publish an  Annual  Financial Report 
and Statement  of Accounts as soon  as reasonably  practicable following the end of that financial year 
and,  in  any  event,  shall  ensure  that  the  Annual  Financial  Report  and  Statement  of  Accounts  is  made 
available to all students not less than 14 days prior to the first Annual General Meeting of the Students’ 
Union held after the end of the financial year to which the report and accounts relate. 
 
7.7  
The Annual Financial Report and Statement of Accounts for each financial year of the Students’ 
Union  shall  be  submitted  to  the  Annual  General  Meeting  and  to  the  University  Court  as  soon  as 
reasonably practicable following the end of that financial year. 
 
7.8  
Details of financial responsibility and the Students’ Union financial systems are contained in the 
Finance Procedures (Appendix E). 
 
8. Affiliations 
 
8.1  
The Students’ Union may (by means of a decision of the Officers’ Committee or a resolution of 
the full members passed at an Annual General Meeting) affiliate to any external organisation or body 
whose  objectives  are  in  accordance  with  the  objectives  of  the  Students’  Union  and  whose  policies, 
activities and operations do not contravene the Constitution and Policies of the Students’ Union. 
 
[6] 
 

8.2  
Notice of a proposed new affiliation must  be  advertised to all students  no less than five days 
prior to a meeting of the Officers’ Committee meeting or Annual General Meeting, as appropriate. Such 
notice  must  specify  the  name  of  the  organisation  to  which  it  is  proposed  that  the  Students’  Union 
affiliate,  an  outline  of  the  aims  and  activities  of  the  organisation,  together  with  details  of  any 
subscription or similar fee to be paid in respect of the affiliation (specifying whether this fee is a one-off 
fee, an annual fee or otherwise). 
 
8.3  
Following  the advertisement  of the proposed new affiliation in terms of  paragraph 8.2 of this 
Schedule  1,  the  Officers’  Committee  or  full  members  present  at  the  Annual  General  Meeting  (as 
appropriate)  shall  be  entitled  to  vote  at  the  meeting  held  immediately  after  such  advertisement  on 
whether or not to proceed with the affiliation. 
 
8.4  
In the event that a petition objecting to an affiliation (either existing or proposed) signed by at 
least 5% of the full membership is submitted to the Officers’ Committee, a referendum shall be held (by 
means of secret ballot) on question of whether or not to maintain an affiliation, or to proceed with a 
proposed  affiliation.  The  referendum  shall  be  conducted  in  accordance  with  the  Students’  Union 
Democratic Structure (Schedule 2). 
 
9. Complaints Procedure 
 
9.1  
Any complaint about any member of the Students’ Union shall be heard in accordance with the 
Complaints Procedure (Schedule 9). 
 
10. Discipline 
 
10.1  
The Disciplinary Committee elected by the Board of Trustees shall have the power to suspend 
from  active  membership  of  the  Students’  Union  any  member  accused  of  conduct  prejudicial  to  the 
Students’ Union, its members or their interests pending investigation of the conduct, in accordance with 
the procedures specified in the Disciplinary Procedure(Schedule 10). 
 
10.2  
A Trustee, Elected Officer or Representative of the Students’ Union can be removed from their 
position in the circumstances, and according to the procedures, specified in Schedule 8. 
 
11. Interpretation 
 
11.1  
Responsibility  for  interpretation  of  the  Constitution  lies  with  the  Student  President  of  the 
Students’ Union. In the absence of the Student President this responsibility shall reside with the Student 
Vice-President. 
 
11.2  
If, within 5 (five) days of making a ruling on the interpretation of the Constitution, the ruling is 
challenged  in writing  by  25  full members of  the  Students’  Union,  the  matter shall  be  remitted to  the 
Officers’ Committee for determination. 
 
11.3  
When implementing any ruling on interpretation of the Constitution, due regard shall be given 
by the Student President to precedent and consideration shall be given in appropriate circumstances to 
seeking professional advice. 
 
12. Amendment 
 
12.1  
Subject  to  paragraphs  12.2  and  12.3,  the  Officers’  Committee  has  the  power  to  alter  or 
supplement the Students’ Union Constitution. Any change shall be approved by a vote at the AGM or by 
referendum. 
[7] 
 

 
12.2  
Any alteration or supplement to the Constitution or Schedules must be in accordance with the 
requirements  of  the  Charities  and  Trustee  Investment  (Scotland)  Act  2005,  as  the  same  may  be 
amended or re-enacted from time to time. 
 
12.3  
Any  alteration  or  supplement  to  the  Constitution  or  Schedules  approved  by  the  Officers 
Committee under paragraph 12.1 of this Schedule 1 must also be approved by the University Court; the 
alteration  or  supplement  shall  become  effective  and  be  incorporated  within  the  Constitution  and 
Schedules of the Students’ Union on the date that the University Court issues its approval. 
 
12.4  
This Constitution is subject to review by the University Court at intervals of not more than five 
years. Following each such review, the University Court shall provide recommendations to the Officers 
Committee as regards altering or supplementing the Constitution and Schedules. 
[8] 
 

 
 
 
Democratic Structure 
(Schedule 2) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
[9] 
 

Democratic Structure (Schedule 2) 
 
1. 
General Meetings 
 
1.1 
General Meetings may be called by the Officers Committee at any time of the year. 
 
1.2 
General Meetings may meet and make a decision on: 
1.2.1  A change to the Constitution 
1.2.2  Removal of an officer or trustee as result of a disciplinary procedure (Schedule 8) 
 
1.3 
An  Annual    General    Meeting    (AGM)    shall    be    held    at  the  end  of  each  academic  year 
before  May  1st.  The  AGM  shall  be  chaired  by  the  Student  President.  In  the  event  of  the 
Student President not being present or willing to act as chair of the AGM, the Vice President shall,  if 
present  and  willing,  act  as  chair  of  the  AGM.  If  neither  the  Student  President  nor  the  Vice 
President is present and  willing  to  act as chair, the full members present shall elect a full member 
present at the AGM to act as chair of the AGM. 
1.3.1  The AGM shall receive the (draft) annual budget and accounts, 
1.3.2  The  AGM  be  notified  to  the  membership  at  least  ten  (10)  days  before  the  meeting 
takes place. 
 
1.4 
The quorum for General Meetings and the AGM shall be 50 full members or 1% of the total 
membership whichever is the lower 
 
1.4 
All full members of the Students’ Union shall be entitled to attend and vote at the General 
Meetings and AGM in accordance with the Meeting Regulations set out in Schedule 3. 
 
1.5 
In  the  event  of  a  General  Meeting  or  AGM  not  being  quorate,  the  meeting  shall  be  re–
convened. In the  event  that  the  re- convened meeting does not achieve the figure specified as 
the  quorum  in  paragraph  1.4  of  this  Schedule  2,  the  chair  shall  be  entitled  to proceed  with  the 
business of the meeting, and decisions of the meeting, shall be as valid as if the meeting had been 
quorate. 
 
2. 
Representative Groups 
 
2.1 
There shall be 4 representative groups for students to feed directly into specific areas of the 
Students’ Union’s work, each led by members of the Officer’s Committee. Each group shall meet four 
times  a  year  to  discuss  relevant  arising  campus  issues,  advice  on  the  general  student  opinion  and 
make  suggestions  to  the  Officers’  Committee.    The  Chair  of  each  group  shall  feed  back  on  any 
relevant  work  carried  by  the  Officers’  Committee  since  the  last  meeting.  All  groups  shall  have  a 
relevant  staff member,  or when  necessary  an  officer,  present  to  take minutes. After  each meeting, 
the Officers in attendance shall take the discussions to the Officers’ Committee Meetings to influence 
the Students Union activities, campaigns and decision making. 
2.2  
Sports & Societies Committee 
2.2.1  The Chair of the Sport & Society Committee shall be the Vice President 
 
2.2.2    The  Deputy  Chair  of  the  Sport  &Society  Committee  shall  be  the  Sports  &  Societies 
Officer 
 
[10] 
 

2.2.3    The  Sport  and  Society  Committee  membership  shall  be  made  up  of  6  members  of 
sports teams, and 6 members of societies. 
 
2.2.4 The Sport and Society Committee shall discuss issues affecting Sport and Societies clubs 
 
2.2.5 Each member of the committee shall liaise and consult with a group of Sport Teams or 
Societies allocated to them and ensure their views are heard. 
 
2.3 Academic Council 
 
2.3.1 The Chair of the Academic Council shall be the Student President 
 
 
2.3.2 The Deputy Chair of the Academic Council shall be the Postgraduate Officer 
 
 
2.3.3 The Academic Council membership shall be made up of all Class Representatives 
 
 
2.3.4 The Academic Council shall discuss academic issues affecting their course 
 
 2.3.5  Each  member  of  the  council  shall  liaise  with  students  on  their  course  on  any  issues 
discussed at the Academic Council and bring issues raised by student son their course to the 
council 
 
2.4 Equality and Diversity Forum 
 
2.4.1 The Chair of the Equality and Diversity Forum shall be the Student President 
 
 2.4.2  The  Deputy  Chairs  of  the  Equality  and  Diversity  Forum  shall  be  the  Equality  and 
Diversity Officer and the Welfare Officer 
 
2.4.3 The Equality and Diversity Forum membership shall be made up of all QMU students 
with an interest in Equality and Diversity 
 
2.4.4  The  Equality  and  Diversity  Forum  shall  discuss  and  campaign  on  any  Equality  and 
Diversity related matters  
 
2.4.5  When  appropriate,  the  Equality  and  Diversity  Forum  shall  create  and  support  sub 
groups  that  represent  Liberations  groups,  as  defined  by  NUS,  or  any  other  minority  and 
under represented groups within the University 
 
2.5 Campus Life Forum 
2.5.1 The Chair of Campus Life Forum shall be the Vice President 
 
2.5.2 The Deputy Chairs of Campus Life Forum shall be the Environment and Ethics Officer, 
the Events Officer and the Marketing and Communications Officer 
 
2.5.3  The  Campus  Life  Forum  members  shall  be  made  up  of  all  QMU  students  with  an 
interest in Campus Life 
[11] 
 

 
2.5.4  The  Campus  Life  Forum  shall  discuss  and  campaign  on  any  campus  facilities  and 
activities related matters 
 
2.5.5  Members  of  the  Campus  Life  Forum  shall  liaise  with  students  living  in  the  University 
Halls of Residence 
 
 
3. The Trustee Board 
3.1 The Trustee Board of The Students’ Union Queen Margaret University (QMU), Edinburgh shall be 
responsible  for  overseeing  and  co-ordinating  the  management  and  administration  of  Students’ 
Union  business  and  shall  ensure  that  financial  and  operational  activity  is  in  accordance  with  the 
charitable legislation. 
 
3.2 The Trustee Board is accountable for The Students’ Union QMU, Edinburgh and shall act in the 
interest of the Union. 
 
3.3 The Trustee Board of the Union shall be made up of 10 members: 

2 sabbatical officers (Student President and Student Vice President) Ex-Officio trustees, 

1 part-time officer nominated by the Officers’ Committee ,  

3  students  appointed  by  a  selection  committee  and  passed  at  a  meeting  of  Officers 
Committee 

3 external trustees (one of which is nominated by the University Court) appointed by the 
selection committee and passed at a meeting of Officers Committee 
 
3.3.1 The selection Committee is made up of three trustees in post nominated as agreed by 
the Board of Trustees.  
 
3.3.2 The selection shall be made in accordance with the expertise needs identified by the 
Board of Trustees 
 
3.4 The trustees will serve for: 
3.4.1     1 year if Elected Officers/Students (Officers are elected on a yearly basis) renewable 
once 
 
3.4.2  1 to 3 years if External Trustees renewable once 
 
3.5 
The Trustee Board Chair shall be the Student President and shall hold the deciding vote.  The 
Vice President shall deputize in the Presidents’ absence. 
 
3.6 
The role of the Trustee Board shall be to: 
3.6.1  Ensure  the  Students’  Union  resources,  structures,  and  activity  are  arranged  to 
deliver  the  objectives  of  the  Union  and  that  the  decisions  made  by  the  Officers’ 
Committee  or  referendum  don’t  jeopardise  the  students’  union  in  the  following 
areas:  1)  Financial  considerations,  2)  Charity  or  education  law  or  other  legal 
requirements, 3) Reputation of the Union. The Board of Trustee is empowered to ask 
a decision to be reconsidered. 
[12] 
 

 
3.6.2  Ensure  that  the  Students’  Union  finances  operate  efficiently  and  effectively  and 
remain solvent. 
 
3.6.3  Approve  or  revise  the  proposed  annual  budget  for  the  Students’  Union  QMU, 
Edinburgh and to approve the annual accounts subject to the approval of the Annual 
General Meeting. 
 
3.6.4  Prepare the Students’ Union annual report detailing the activities of the Union, the 
Union  finances,  including  any  donations  made  to  external  organizations,  and  any 
other information required under current legislation. 
 
3.6.5  Submit the Union budget, annual report and any other information required under 
current  legislation  to  the  Office  of  the  Scottish  Charity  Regulator  (OSCR)  for 
approval. 
 
3.6.6  Consider any legal and compliance aspects relating to the Union. 
 
3.6.7  Ensure the implementation of the Students’ Union strategic plan. 
 
3.6.8 
Oversee  the  work  of  and  ratify  the  decisions  of  the  Officers’  Committee.  Policies 
adopted by the Officers Committee shall be noted by the Board of Trustees and any 
change to the Constitution shall be approved by the Board of Trustee. 
 
3.6.9  Yearly monitoring and evaluating of the strategic plan. 
 
3.7 
The Trustee Board shall meet at least 4 times a year and shall be called by the Chair. Further 
meetings  may  be  called  by  a  written  request  of  a  majority  of  committee  members  to  the  trustee 
board secretary. 
 
3.8 
The  quorum  for  the  meeting  shall  be  five  members  and  must  always  comprise  of  more 
students than external trustees. 
 
3.9 
The General Manager will act as the Board of Trustees secretary and will attend the Trustee 
Board meetings as an observer with no voting rights.  
 
3.10 
Trustees will be provided with an induction and ongoing support. 
 
3.11 
Trustees will not receive any remuneration but will be reimbursed for their travel expenses 
to  Board meetings  and  any  other official  business  as  agreed  by the  Board,  and  made  available on 
request to the Officers Committee. 
 
3.12       Trustees may be excluded from the Board and cease to be a Trustee by: 
 
3.11.2  in the case of breach of duties or a general lack of trust from the board, a vote of no-
confidence  passed  by  a  two-thirds  (2/3) majority  vote  at  a  meeting  of  the  Trustee 
Board.  
 
3.11.3  failing to attend two consecutive meetings of the Trustee Board (without presenting 
proper apologies) and a two-thirds (2/3) majority vote at a subsequent meeting of the 
Trustee Board 
[13] 
 

 
3.11.4  in  the  case  of  Student  Trustees, Ceasing  to  be  a  student  at  the  University,  including 
through choice or as a result of exclusion from the University. 
 
4. 
The Officers’ Committee  
 
4.1 
Composition of Officers’ Committee  
The Officers’ Committee will be made up of 2 Sabbatical Officers (President and Vice President) and 
7 part time Officers: 
4.1.1   Student President (Sabbatical) 
 
4.1.2   Student Vice-President (Sabbatical) 
 
4.1.3   Environmental & Ethics Officer 
 
4.1.4   Equalities and Diversity Officer 
 
4.1.5   Events Officer 
 
4.1.6    Marketing & Communications Officer 
 
4.1.7   Postgraduate Officer 
 
4.1.8  Sports & Societies Officer 
 
4.1.9  Welfare Officer  
 
4.1.10    The  Officers’  Committee    may  from  time  to  time  invite  other  persons  to  attend 
Officers’ Committee  meetings for an item, for a meeting or for a period.   Such a 
person  shall  not  have  voting  rights  and  shall  not  be  counted  in  determining 
whether a quorum is present. 
 
4.2 
Functions and Duties of Officers’ Committee  
 
4.2.1    The  Officers’  Committee    shall  be  the  representative  body  of  the  Students  Union 
and: 
 
4.2.1.1 
Represent   the   views,   opinions   and   requirements   of   the   student 
members  to  the  University  and  other  decision  makers  and  partner 
organizations and to carry out mandates as requested by the student 
body  
 
4.2.1.2  
Engage  students,  and  be  held  accountable,  through  two  channels: 
Representative  Groups,  and  direct  engagement  of  the  wider  student 
body. 
 
4.2.1.3 
Run Get Out And Listen sessions on campus at least once a month, to 
get  student  views  on  issues  and  promote  SU  Activities  such  as 
campaigns or events 
 
[14] 
 

4.2.1.4 
Run  campaign  and  implement  policies  based  on  consultation  with 
students  
 
4.2.1.5 
When  appropriate,  make  use  of  online  polls  and  forums  to  gather 
students views and influence the Officers’ Committee decision making 
 
4.2.1.5 
Be   responsible   for  overseeing   and   co-ordinating   Students’   Union 
activities with reference to each individual officer’s remit and role as 
well  as  collective  entertainments  and  practical  business  in 
accordance with the Students Union policies. 
 
4.2.1.6 
Develop,  in  consultation  with  students,  additions  and  amendments 
to  the  Students’  Union  Constitution and Schedules in accordance to 
the  rules  and  regulations  of  the  Office  of  the  Scottish  Charity 
Regulator  (OSCR)  and  the  requirements  imposed  by  virtue  of  the 
Charities and Trustee Investment (Scotland) Act 2005. 
 
4.2.1.7 
Approve  policies,  which  shall  be  binding  on  all  members  and 
Officers. 
 
4.3 
Quorum and Frequency of Officers’ Committee  Meetings 
 
4.3.1    The  Officers’  Committee    shall  meet  no  less  than  twice  a  month  during  the 
Academic Year. 
 
4.3.2    The    quorum    for    meetings    of    the    Officers’    Committee   shall    be    four    (4) 
Members or fifty (50) percent which ever is fewer; including one Sabbatical. 
 
4.3.3    In  the  event  of  a  member  of  the  Officers’  Committee    failing  to  attend  three 
consecutive  meetings  of  the  Officers’  Committee    without  presenting  proper 
apologies,  he/she  may  be  removed  from  office  as  a  member  of  the  Officers’ 
Committee    by  a  simple  majority  vote  at  a  quorate  meeting  of  the  Officers’ 
Committee . 
An  appeal  against  such  a  decision  may  be  made  in  accordance 
with [section 2 of Schedule 9.] 
 
4.3.4    During  the  summer  vacation  period  the  Student  President  and  Student  Vice- 
President  shall  have  the  authority  to  approve  items  of  emergency  business  on 
behalf  of  the  Officers’  Committee  .  Any  emergency  business  so  conducted 
shall  be  reported  to  the  first  meeting  of  the  Officers’ Committee    at  the  start  of 
the first Semester for ratification. 
 
 
5. 
Duties of Officers 
 
5.1 
Student President. 
 
The  Student  President  is  the  chief  representative  of  the  students’  union  and  is  responsible  for 
representing  the  needs  and  aspirations  of  the  student  members  to  decision    makers    within    the  
University  and  the  wider  community.  The  Student President will also take the lead in working 
with  and  developing  academic  representation  within  the  University,  making  sure  that 
[15] 
 

representatives at all levels receive the support they need. The Student President will liaise with the 
General  Manager  to  ensure  that  the  decisions  and  policies  of  the  Officers’  Committee    are 
communicated  to  and  acted  upon  by  Students’  Union  staff.  In  particular  the  Student  President 
shall: 
 
5.1.1 Be the principal representative of the views of student members to senior members 
of  the  University  and  University  committees  on  which  the  students  are 
represented. 
 
5.1.2 
Represent the views of student members  to the National Union of Students and 
to  ensure  that information from  the  National  Union  of  Students  is  distributed  to 
student officers and students. 
 
5.1.3 
Represent  the  views  of  student  members  to  the  Press  and  the  wider  community 
and shall act as the sole official spokesperson of the Students’ Union. 
 
5.1.4 Be responsible for the continued development of the Students’   Union 
 
5.1.5  Co-ordinate  and guide  the work of the  Board  of  trustees  as Chair of the Board  and 
Co-ordinate and guide the work of the Officers’ Committee . 
 
5.1.6  Have  overall  responsibility  for  the  operation  of  the  Students’  Union  democratic 
systems,  including  overseeing  the  running  of  elections  and  convening  the 
Elections Committee (unless the Student President is running for re-election). 
 
5.1.7 Develop systems for gathering students’ opinions on the quality of their courses and 
support services  and contribute to the improvement  of  students’  educational 
experience  and  develop  effective  communication  channels  with  academic 
representatives. 
 
5.1.8  Work  to  develop  procedures  and  good  practice  within  the  University,  which 
contribute to students’ academic welfare. 
 
5.1.9  Assist    with    the    operations    and    development    of    the    Student    Parliament, 
including liaising with departments on the election and induction of MSPs and the 
delivery of training for MSPs. 
 
5.1.10  Work  in  conjunction  with  the  Officers’  Committee  on  campaigns  related  to 
student conditions and issues of concern to students. 
 
5.1.11 Be  aware  of  the procedures  involved  in  Academic  Appeals,  complaints  against the 
University  and  its  disciplinary  procedures,  and  from  time-to-time  take  part  in 
associated panels and represent students. 
 
5.1.12 Manage  responsibility  on  behalf  of  the  Trustee Board  for  the  Students’ Union’s 
finances  including  supervision  of  the  drafting  of  the  Students’  Union’s  annual 
budget  and  the  presentation  of  the  annual  audited  accounts  to  the  University 
Court. 
 
5.1.13 Provide  line  management  support  for  the  General  Manager  and  liaise  with 
her/him on the implementation of policy initiatives and staffing matters. 
[16] 
 

 
5.1.14 Provide guidance and support to the Advice, Support and Equalities Officer and the 
Environment and Ethics Officer. 
 
5.1.15  Work  with  the  Welfare  and  Representation  Coordinator  to  oversee  the  Class 
Representatives  system  and  liaise  with  relevant  University  Departments  and 
external  agencies  on  arising  matters  to  ensure  continual  enhancement  of 
structures 
 
5.1.16 Chair the Academic Council of Class Representatives and the Equality and Diversity 
Forum  
 
5.2 
Student Vice President. 
 
The  Student  Vice  President  has  overall  responsibility  for  student  activities  and  for  all  aspects  of 
communication  with  the membership. This  includes  editorial  responsibility for  all  Students’  Union 
publications making sure they comply with Students’ Union policies, co-ordinating the distribution 
of those publications, as well as responsibility for effectively publicising the activities and services of 
the Students’ Union and for generating and auditing feedback from students to inform the decision 
making processes and development of the Students’ Union. The Student Vice President shall: 
 
5.2.1    Have  overall  responsibility  for  student  activities  and  development,  including  the 
development and funding of the Students’ Union’s Clubs and Societies, working in 
conjunction with the relevant Officers, volunteers and Students’ Union staff. 
 
5.2.2    Have  overall  responsibility  for  the  development  and  promotion  of  the  Students’ 
Unions  entertainments,  trading  and  fundraising  activities  working  in  conjunction 
with the appropriate Officer(s) and Students’ Union staff. 
 
5.2.3   Be  responsible  for  communicating  with  the  membership  and  for  the  promotion 
of the Students’ Union through a range of media. 
 
5.2.4 
Provide  support  and  training  to  the  team  of  writers,  reviewers  and  other 
contributors  to  Students’  Union  publications.  Have  overall  responsibility  for 
ensuring  the  production  and  distribution  of  all  Students’  Union  publications  and 
adherence to their budgets, including targets for advertising income. 
 
5.2.5   Be  responsible  for  ensuring  the  development  of  volunteer  opportunities  within 
the Students’ Union, and for the support and training of volunteers. 
 
5.2.6   Represent the Students’ Union on appropriate University committees. 
 
5.2.7   Deputise on behalf of the Student President as and when required. 
 
5.2.8   Provide    guidance    and    support    to    the    Events    Officer.  Marketing  & 
Communications Officer  and  the  Sports  and Societies Officer. 
 
5.2.9   Chair the Sports & Societies Committee and Campus Life Forum 
 
 
 
[17] 
 

5.3  
Environment & Ethics Officer 
 
The  Environment  &  Ethics  Officer  is  responsible  for  making  recommendations  to  the  Officers 
Committee  on  environmental  and  ethical  issues  and  campaigns.  He/she  is  also  responsible  for 
raising awareness around environmental issues throughout the membership. 
 
The Environment & Ethics Officer shall: 
 
5.3.1    Be  responsible  for  the  co-ordination  of  the  Students’  Union’s  environmental 
work, as directed by the Environmental Committee. 
 
5.3.2   Undertake  research  and  make  use  of  available  information  to  keep  up  to  date on 
environmental issues that affect the lives of students. 
 
5.3.3  Maintain contacts with a range of external agencies and attend briefing and training 
events as appropriate. 
 
5.3.4  Make use of all available media to keep students informed of environmental issues. 
 
5.3.5    Publicise  the  Students’  Union  environmental  campaigns  through  a  range  of 
communication channels to ensure maximum awareness. 
 
5.3.6   Review  and  monitor  the  effectiveness  of   the  environmental  policies  of  the 
Students’ Union and the University. 
 
5.3.7   Attend University meetings relating to environmental issues 
 
5.3.8  Attend  Campus  Life  Forum  and  deputise  to  the  Vice  President  as  the  chair  of  the 
Campus Life Forum as necessary. 
 
5.4 
Equalities and Diversity Officer (from June 2016) 
 
The Equality and Diversity Officer is responsible for ensuring equal opportunities for all students 
throughout  the  University.  They  shall  represent  all  Liberation  Groups,  as  defined  by  NUS,  and 
minorities and under represented groups in the University. 
 
5.4.1 
Liaise with other agencies involved in equality & diversity, work.  Maintain networks 
including  other  educational  institutions  and  the  National  Union  of  Students,  which  may 
include attending meetings and training on behalf of the Students’ Union 
5.4.2 
 Help under represented groups maintain links with the relevant National Union of 
Students’ liberation campaigns and other support/campaigning groups as well as making sure 
relevant materials are distributed to them. 
5.4.3 
Liaise  with  other  Students’  Union  Officers’  Committee  members  to  promote  a 
proactive  approach  to  awareness  raising  of  equality  and  diversity  related  issues  through 
campaign work 
5.4.4 
Ensure compliance at all levels with the equal opportunities policies of the Students’ 
Union and promote the involvement of under represented groups. 
[18] 
 

5.4.5 
Liaise  with  other  Students’  Union  Officers’  Committee  to  promote  the  interests  of 
under represented groups. 
5.4.6 
Attend  the  Equality  &  Diversity  forum,  reporting  to  that  forum  on  any  relevant 
activities  they’ve  been  taking  part  in,  working  on  issues  being  raised  at  the  forum,  and 
ensuring the discussions of the forum are reported to the Officers’ Committee. 
5.4.7 
Be a member of the relevant University committees. 
5.5 
Events Officer 
 
The  Events  Officer  shall  liaise  with  the  General  Manager,  Communications  and  Events  Co-
ordinator  and  Student  Vice-President  to  aid  the  development,  co-ordination  and  effective 
promotion of the Students’ Union events and for facilitating student input into the entertainments 
programme. 
 
The Events Officer shall: 
 
5.5.1   Ensure the effective promotion of Students’ Union events. 
 
5.5.2   Develop systems for gathering student feedback on the Students’ Union events 
 
5.5.3   Work  in  conjunction  with  the relevant member of staff  on  the  development and 
delivery of the entertainments programme. 
 
5.5.4   Assist   in   negotiations   with   agents   and   artistes   in   conjunction   with   the 
Sabbatical team and in line with the Students’ Union financial regulations. 
 
5.5.5   Attend national and regional entertainments networking events and maintain links 
with other Students’ Unions’ Entertainments Officers. 
 
5.5.6 
Attend Campus Life Forum and deputise to the Vice President as the chair of the 
Campus Life Forum as necessary. 
 
5.6     Marketing and Communications Officer 
 
The Marketing & Communications Officer will liaise with all members of Students’  Union Staff and 
the  Student  Vice  President  to  enhance  communication  links  between  the  Students’  Union  and  its’ 
members.  The  Officer  shall  be  involved  in  the  effective  promotion  of  all  Students’  Union  activities 
and services. 
 
The Marketing & Communications Officer shall: 
 
5.6.1  Work  with  Students’  Union  staff  and  other  Officers  to  effectively  promote  the 
Students’ Union events and services, creating “brand awareness”. 
 
5.6.2  Work alongside the the vice president to produce publications.  
 
5.6.3  Encourage students to get involved in promoting the Students’ Union, through ideas 
sessions and surveys.  
 
5.6.4  Work  with  the  University  to  create  effective  communication  channels  for  students 
[19] 
 

and the Students’ Union.  
 
5.6.5  Attend  Campus  Life  Forum  and  deputise  to  the  Vice  President  as  the  chair  of  the 
Campus Life Forum as necessary 
 
5.7 Postgraduate Officer (start June 2016) 
 
The  Postgraduate  Officer  has  overall  responsibility  for  representing  all  taught  and  research 
postgraduate  students.  They  shall  ensure  their  voice  and  views  are  heard  at  all  relevant 
committees 
 
5.7.1 Act as a point of liaison between the Doctoral Students Association, or equivalent, and 
the Officers’ committee 
5.7.2 
Actively seek the views of postgraduate students of the Students’ Union services, 
and on their experience at QMUSU.  
5.7.3 
Run campaigns and other activities to improve the experience of Postgraduate 
students at QMU and/or nationally.  
5.7.4 
Work and network with the National Union of Students’ and other Students’ Unions, 
including attending meetings, trainings, and conferences, to represent QMU Postgraduate students 
on a national level 
5.7.5 
Provide a Postgraduate perspective on SU activities 
5.7.6 
Attend Academic Council and deputise to the President as the chair of the Academic 
Council as necessary.  
5.7.7  Be a member of any relevant University committees 
 
5.8 

Sports & Societies Officer 
 
The  Sports  &  Societies  Officer  is  responsible  for  supporting  the  development  of  the  University’s 
clubs  and  societies,  for  promoting  opportunities  to  increase  student  participation    (including    the  
development  of  new  clubs  and  societies)  and  for supporting clubs and societies in achieving and 
celebrating success. 
 
The Sports & Societies Officer shall: 
 
5.8.1    Act  as  a  point  of  contact  for  the  clubs  and  societies  and  assist  them  in  the 
organisation and promotion of their activities. 
 
5.8.2    Assist  in  the  organisation  of  internal  and  external  events,  including  fund-raisers, 
where appropriate in accordance with the Students’ Union finance regulations. 
 
5.8.3 Liaise with SUS and BUSA on the development and running of sporting competitions. 
 
5.8.4   Liaise with the University’s Sports Department. 
 
[20] 
 

5.8.5    Co-ordinate  recognition  of  achievement  for  all  students  involved  in  sports  and 
societies. 
 
5.8.6  Attend  Sports  &  Societies  Committee,  Deputise  to  the  Student  President  as  the 
chair of the Sports & Societies Committee as necessary. 
 
5.9 
Welfare Officer (start June 2016) 
The  Welfare  Officer  is  responsible  for  the  development  and  the  promotion  of  the  Students’ 
Union  Advice  Services  and  for  ensuring  that,  through  volunteers  and  staff,  all  students  are 
offered support, guidance and information on welfare-related issues at the University. 
  
5.9.1 
In conjunction with the appropriate member of Union staff, ensure that students are 
offered support, guidance and information.  Where appropriate, provide a primary point of 
contact for students who require advice and/or support. and support for under-represented 
students. 
5.9.2 
Be responsible for the development and promotion of Advice services, in liaison with 
the appropriate member of Union staff 
5.9.3 
Act as a representative on welfare related issues within the Students’ Union and the 
University. Liaise with other Students Union Officers and relevant welfare agencies, including 
the National Union of Students, to raise awareness of welfare related issues and to run 
welfare campaigns 
5.9.4 
Work and network with the National Union of Students’ and other Students’ Unions, 
including attending meetings, trainings, and conferences 
5.9.5 
Advise the Student President and the Officers’ Committee on welfare related 
campaigns.  
 
5.9.6 
Be a member of the relevant University committees. 
 
5.9.7 
Attend Equality & Diversity Forum and deputise to the President as the chair of the 
Forum as necessary. 
 
6. 
Students’ Union Working Groups 
 
The  Officers’  Committee  may,  when  necessary,  form  Working  Groups  whose  membership  will  be 
made  up  by  student  volunteers  and  Students’  Union  staff.  Each  Students’  Union  Working  Group 
shall  be  organised  and  chaired  by  an  Officer.  The  remit  of  each  Working  Group  will  be  at  the 
discretion  of  the  Officer  in  charge  agreed  with  the  Officers’  Committee  at  the  beginning  of  each 
academic  year.   The remit of  each Working Group will  be  recorded  in  the minutes  of the Officers’ 
Committee. 
 
6.1 
Examples  of Working  Groups.  Working  groups  may  have  specific  remits  including  but  not 
limited to: 
 
• 
Advice, Support & Equalities 
• 
Campaigns 
• 
Education & Representation 
[21] 
 

• 
Entertainments 
• 
Equal Opportunities 
• 
Sports & Societies 
• 
Student Activities 
• 
Environment and Ethics 
 
 
6.2 
Power of Working Groups 
 
6.2.1 Each  Working  Group  does  not  have  the  authority  to  create  and  implement 
policies but its role is limited to advising the Officer in charge. 
 
6.2.2 The  Officer  in  charge  of  each  Working  Group  has  responsibility  to report  to  the 
Officers’  Committee  on  the  work  of  the  relevant  group  and  any  proposals  for  a 
decision by the Officers’ Committee . 
 
 

Referenda 
 
7.1 
The Officers Committee  may  resolve  to  call  a  Referendum  of  students’  opinions  on 
a  specific  issue.  A  call  for  a  Referendum  shall  require  the  support  of  a  majority  of  the  total 
membership of the Officers Committee. 
 
7.2 
The  Student  President  shall  call  a  referendum  if  handed  a  petition  containing  the 
name,  course,  Matriculation  Number  and  signature  of  at  least  50 or 1%  of  full  members  of the 
Students’ Union whichever is smallest.  
 
7.3 
The  Officers  Committee  shall  be  responsible  for  deciding  the  wording  of  the  question  on 
the Referendum ballot paper. 
 
7.4 
The  Referendum  shall  be  supervised  by  the  Returning  Officer  and  shall  be  conducted  in 
accordance with the Election regulations. 
 
7.5 
The  outcome  of  a  Referendum  shall  not  be  effective  or  binding  upon  the  Students’ 
Union  unless  at  least  250 members  of  the  Students’  Union  have  voted  in the Referendum. 
 
7.6 
The    result    of    a    Referendum    will    take    precedence    over    any    existing    policy    or 
Constitutional changes on the same issue.   
 
7.7 
An  alteration  or  addition  made  to  the  Constitution  by  a  Referendum  shall  not  be 
effective   unless  and  until  the   alteration   or  addition   has  been  approved  by  the Board of 
Trustee. 
 
7.8 
An  alteration  or  addition  made  to  the  Constitution  by  a  Referendum  shall  not  be 
capable  of  amendment  except  by  a  decision  of  a  further  Referendum,  or  by  a  decision  of  the 
Board of Trustee. 
[22] 
 

 
Meetings Regulations 
(Schedule 3) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
[23] 
 

Students’ Union Meetings Regulations 
Meetings  Regulations  shall  apply  in  full  to  all  official  Students’  Union  general  meetings  (AGMs, 
Emergency Meetings) and meetings of the Officers Committee. 
 
1. Membership 
 
1.1  
Any Full Member or Trustee of the Students’ Union may (unless otherwise specified in the 
Constitution)  attend  any  general  meeting  of  the  Students’  Union  in  accordance  with  the 
Constitution.  Any  individuals  who  are  not  Full  Members  who  wish  to  attend  must  receive  the 
permission of the Chair (please note No Platform Policy – Appendix B). 
 
1.2  
Any Full Member or Trustee of the Students’ Union may speak at any general meeting of the 
Students’ Union. 
 
1.3  
Any Full Member or Trustee of the Students’ Union may make a proposal in accordance with 
the proposal procedure at any general meeting and meeting of the Officers Committee (Schedule 3, 
Point 6). 
 
1.4  
Any member wishing to speak must raise their hand. The Chair of the meeting shall decide 
the order of speaking when this is not clear. 
 
1.5  Any  students’  union  staff  may  attend  meetings  as  an  observer.  The  Chairperson  shall  give 
permission to provide clarification as appropriate. 
 
2. Agenda, Papers 
 
2.1  
All items for discussion and decision shall be submitted to the meeting’s Chairperson five (5) 
days before the meeting. 
 
2.2  
The meetings Chairperson shall be responsible for notifying all meetings ten (10) days before 
the meeting through the appropriate channels 
 
2.3  
Details of proposals and all papers shall be published three (3) days before the start of the 
meeting. 
 
3. Responsibilities of the Chair 
 
3.1  
Meetings  shall  be  called  by  their  designated  Chairperson.  The  chairperson  shall  also  be 
responsible for: 
 
3.1.1   Drawing  up  the  agenda,  publicising  the  meeting  to  attract  the  highest  and  most 
informed level of participation. 
 
3.1.2   Chairing the meeting and ensuring that the meeting runs smoothly. 
 
3.1.3   Ensuring the minutes of the meeting are distributed according to the Constitution to 
all interested parties. 
 
4. Conduct in Meetings 
 
4.1  
Discussion and debate at all Students’ Union meetings shall be directed through the Chair. 
[24] 
 

 
4.2  
No alcohol shall be consumed during any Students’ Union meeting. 
 
4.3  
All  mobile  phones  must  be  switched  to  silent  for  the  duration  of  any  Students’  Union 
meeting. 
 
4.4  
No comments that are of a derogatory nature, a personal nature or in conflict with students 
association policies will be tolerated and the member will be required to withdraw such comments 
or they will be asked to leave the meeting by the chair. 
 
5. Emergency Meeting 
 
5.1  
An emergency meeting may be called by: 
5.1.1   A resolution of the AGM or the Student President. 
 
5.1.2   A petition signed by one third of attendees of a previous meeting. 
 
5.2  
Only  items  noted  on  the  agenda  for  an  Emergency  Meeting  may  be  discussed  at  that 
meeting. 
 
6. Proposal 
 
6.1  
Proposal  rules  shall  apply  in  full  to  all  general  meetings  and  meetings  of  the  Officers 
Committee.  Proposal  may  be  to  implement  or  change  a  policy,  to  amend  the  Constitution,  to 
mandate officers to work on a project or to campaign on a cause. 
 
6.1.2   Every  proposal  shall  have  a  proposer  and  seconder.  The  proposal  shall  be  the 
property of the proposer and they shall have the right to speak in the first instance. He/she 
may waive that right to a named individual or to the floor. 
 
6.1.3   Only one proposal shall be open for discussion at a time. 
 
6.1.4   The Chair shall balance the debate and ensure a fair discussion. 
 
6.1.5   For any proposal the debate shall be conducted as follows:- 
Proposing Speech; no more that five (5) minutes 
Questions and Answers; no more than five minutes 
Amendments (see section 6.2) no more than 3 minutes 
A Speech against; no more that five (2) minutes 
Proposer's summation;  
Vote. 
 
6.1.6   Clarification may be sought by any member from the Chair or the meeting upon any 
matter at any time except during a speech. 
 
6.1.7   Voting  shall  take  place  by  a  show  of  hands  unless  ten  (10)  percent  of  attendees 
request a secret ballot.. 
 
6.1.8 
 A proposal shall be deemed as passed by a simple majority vote of those members 
present and voting. 
 
[25] 
 

6.2  
Amendments 
 
6.2.1   Any amendments to a proposal must be submitted in writing prior to the scheduled 
meeting. 
 
6.2.2   The amendments shall be proposed and seconded and shall remain the property of 
the proposer, who shall have the right to speak for the amendment to the  proposal in the 
first instance. 
 
6.2.3   Changes  shall  be  discussed  and  voted  on  after  an  idea  has  been  presented  as  per 
6.1.5 
 
6.2.4   Voting  shall  take  place  by a  show of  hands  of  all  those  members  present  unless  a 
secret ballot is requested by at least 10% of the members present at the meeting in which 
case voting shall take place by means of a secret ballot. 
 
6.2.5   An amendment shall be deemed as passed only after a simple majority vote of those 
members present and voting. 
 
6.3  
Emergency proposal 
 
6.3.1   Emergency  proposal  may  be  moved  only  when  they  deal  with  matters  that  have 
arisen since the date for submission of proposals has passed. 
 
6.3.2   Prior to the discussion of the proposal there must be a simple majority vote of those 
members present and voting in favour of hearing the Emergency proposal. 
 
6.3.3   The proposal must be submitted in full and writing to the Chair at least half an hour 
prior to the commencement of the meeting. 
 
6.5  
Procedural Request 
 
6.5.1   Subject  to  paragraph 6.5.2  below,  a  request  on  how  the meeting  proceeds  can  be 
proposed by any member of the meeting at any time. 
 
6.5.2   A  request  of  No-confidence  in  the  Chair  may  only  be  proposed  at  an  Emergency 
Meeting of the Students’ Union called for that purpose (paragraph 11.1 of Schedule 7) 
 
6.5.3   A procedural request may include but not be limited to; 
 
A request for a count to ensure the meeting is quorate 
 
A request for a ruling from the Chair on the conduct of the meeting 
A motion of No-Confidence in the Chair 
A request for another round of speeches 
Moving to a vote 
Adjourning the meeting 
A request for a recount 
Referral of issues under discussion to another body. 
 
6.5.4  A  procedural  request  shall  be  deemed  passed  after  simple  majority  vote  of  those 
members present and voting at the meeting. 
 
[26] 
 

7 Officers’ Committee Meetings 
 
7.1  
Officers’ Committee meetings shall be convened by the Student President or another officer 
appointed  by  the  committee.  Emergency  meetings  may  be  called  as  outlined  in  the  Meeting 
Regulations Schedule above, or by the Student President. 
 
7.2  
The Officers Committee shall meet at least every two weeks 
 
7.3  
The Student President will ensure that the Officers’ Committee is sent the meeting agenda 
at least three (3) days prior to the meeting. 
 
7.4  
The  Student  President  or  her/his  nominee  shall  Chair  the  meetings  of  the  Officers’ 
Committee. 
 
7.5 
The  agenda  of  Officers’  Committee  Meetings  shall  be  structured  as  follows  unless  the 
meeting agrees otherwise: 
  Welcome and Apologies 
  Minutes of the Last Meeting and Action Points 
  Sabbatical Reports 
  Officers Reports 
  SU Update 
  Reports from Representative Groups 
  Current referendums, policies and campaign work 
  AOCB 
  Date of Next Meeting 
7.6 
Attendance at meetings of the Officers’ Committee shall normally be limited to the Officers 
and the Students’ Union General Manager. 
 
7.7  
All  items  discussed  at  Officers’  Committee  meetings  shall  be  minuted  and  (subject  to 
paragraph 7.9 below) the minutes made available to any person on request. 
 
7.8  
Where the Officers’ Committee has discussed a matter which is confidential (for example, it 
relates  to  an  employee  of  the  Students’  Union),  the  minutes  relating  to  that  matter  will  be  kept 
confidential by the Student President or another individual as specified. 
 
7.9 
All Officers must sign a confidentiality agreement regarding items discussed at meetings of 
the Officers’ Committee which the chair designates as confidential. 
 
7.10 
Any decision made by the Officers Committee shall be on a simple majority. In case of a tied 
vote the Student President’s vote is the deciding vote 
 
8 Absence from Committee or Sub-Committee Meetings 
8.1  
An  Elected  Officer  who  is  absent  from  3  (three)  consecutive  meetings  of  a  particular 
committee  or  sub-committee  of  which  they  are  a  member,  without  submitting  apologies,  the 
remaining members of that committee or sub-committee shall, by means of a simple majority vote 
of  a  quorate  meeting  of  that  committee  or  subcommittee,  be  entitled  to  remove  that  individual 
from membership of that committee or sub-committee. 
 
8.2  
Any Elected Officer deemed to have resigned or has been removed from office might appeal 
in writing to the Board of Trustees whose decision shall be final. 
[27] 
 

 
[28] 
 

Students’ Union Media Regulations 
(Schedule 4) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
[29] 
 

Media Regulations (Schedule 4) 
 
These regulations are intended to clarify the responsibilities of those involved in the production of the 
Students’  Union  Media.  The  intention  is  to  ensure  that  a  maximum  of  autonomy  is  given  to  those 
students involved in producing these publications, whilst ensuring adherence to the Students’ Union 
policies and ensuring the proper and efficient use of the Students’ Union’s resources. 
 
1. Aims of Students’ Union Media 
 
1.1  
Definition of Media Students’ Union Media consists of, but not limited to, any publication, 
broadcast media and/or online media produced by the Students’ Union. 
 
1.2  
The Students’ Union funds and supports Media in order to: 
 
1.2.1   Promote the activities and services of the Students’ Union to the membership. 
 
1.2.2   Provide  a  medium  for  informing  members  about  current  issues  related  to  the 
University and more broadly of issues affecting them as students. 
 
1.2.3   Inform members about the development of the Students’ Union and of the priorities 
and  proposals  of  the  Trustees  and  Officers,  and  encourage  feedback  on  these  from  the 
membership. 
 
1.1.4   Provide a forum for students’ views and opinions. 
 
2. Funding 
 
2.1  
The Officers’ Committee shall allocate a sum in the Students’ Union budget, which shall be 
for the funding of media. 
 
3. Editorial responsibility 
 
3.1  
The Officers’ Committee are responsible for ensuring that media is produced and distributed 
on time and operates within allocated budgets. 
 
3.2  
The  Trustee  Board  has  a  responsibility  to  respect  the  laws  governing  media,  especially 
defamation, copyright, breach of confidence and privacy, malicious falsehood, the requirements of 
section 51 of the Civic Government (Scotland) Act 1982 and contempt of court. The Trustee Board 
must make every effort to protect the Students’ Union against possible violation of these laws, and 
represent  the  interests  of  the  Students’  Union  as  publisher  and  distributor,  imposing  a  veto  on 
editorial content if necessary. 
 
3.3  
The  Trustee  Board  is  responsible  for  ensuring  that  all  publications  abide  by  the  Students’ 
Union  Constitution  and  regulations,  the  Students’  Union  Staff  Protocol  (Schedule  12)  and  the 
Students’ Union Equal Opportunities Policy (Appendix A). 
 
3.4  
The Officers’ Committee is responsible for ensuring fair and accurate reporting on issues of 
concern and for ensuring that all media is free from political bias or agenda. 
 
3.5  
The  Officers’  Committee  has  a  responsibility  to  encourage  student  involvement  and  to 
provide support for volunteers in all aspects of media production. 
[30] 
 

 
3.6  
Students involved in the production of Students’ Union media will be expected to abide by 
the Code of Conduct produced by the National Union of Journalists (NUJ) and the Code of Practice 
produced  by  the  Press  Complaints  Commission.  Individual  student  membership  of  the  NUJ  is 
available  to  students  through  the  National  Union  of  Students  (NUS)  and  will  be  promoted  by  the 
Students’ Union. 
 
4. Access to Information 
 
4.1  
The reporting of discussion and debate in meetings must be based upon approved minutes 
only. 
 
4.2  
Officers must insure that all comments and information given is in line with the guidelines 
set  in  the  confidentiality  statement  and  conduct  of  elected  officers  section  (Schedule  7)  of  this 
Constitution. 
[31] 
 

[32] 
 

 
Clubs and Societies 
(Schedule 5) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
[33] 
 

Clubs and Societies (Schedule 5) 
These regulations are intended to assist students in the process of setting up and running Clubs and 
Societies. The intention is to promote and aid students organising these activities, whilst ensuring the 
proper and efficient use of the Students’ Union resources. 
 
1. General 
 
1.1  
To be considered for recognition, a new Club or Society shall present a completed start up 
form, as specified below in section 2,to the Student Vice President, a proposal as specified below in 
section 2. 
 
1.2  
No Club or Society may receive funds from the Students’ Union or make use of the Students’ 
Union facilities without the prior recognition of the Club or Society by the Student Vice President. 
 
1.3  
No Club or Society shall be recognised if its purpose conflicts with the Core Objectives of the 
Students’ Union, except that this restriction shall not be interpreted so as to preclude the 
establishment of political, religious or ethnically based clubs and societies. 
 
2. Starting Up Clubs and Societies 
 
2.1  
A proposal for the formation of a Club or Society must be submitted to the Student Vice 
President. 
 
2.2  
Such a proposal will require the following supporting information: 
 
2.2.1   The signatures of ten full members of the Union. 
 
2.2.2   A statement of the aims and objectives of the Club or Society, which shall not be 
contrary to the Core Objectives of the Union. 
 
2.2.3   Each Club or Society must have a unique constitution, which determines the 
activities in which it can partake. 
 
2.2.4   All Clubs or Societies must adhere to their own Club or Society Constitution. 
 
2.2.5   .All members of the Clubs and Societies membership should purchase full Students’ 
Union Insurance, appropriate to their chosen Club/Society. 
 
2.2.6   Provision for the election of a Committee to include as a minimum a 
President/Captain, Vice President/Vice Captain, Treasurer. 
 
2.2.7 Clubs and Societies may present their membership with an annual subscription fee that 
will not reduce the club/societies accessibility to all students wishing to join. Final decisions 
on appropriate additional membership fees will be determined by the Student Vice 
President. 
 
3. Funding of Clubs and Societies 
 
3.1  
The Student Vice President alongside the relevant staff members shall allocate a sum within 
the Students’ Union budget which shall be for Grants to recognized Clubs and Societies. However the 
Students’ Union  are not obligated to allocate any Grants and do so at their own discretion.  
[34] 
 

3.2  
All Clubs and Societies shall be required to submit a budget request form, as part of their 
annual handover process to the Student Vice President. 
 
3.3  
The deadline for the submission of new budget requests shall be by the end of the current 
academic year. 
 
3.4  
No expenditure will be authorised until a budget request has been submitted and a budget 
approved by the Student Vice President. 
 
3.5  
Clubs and Societies that are dissatisfied with the budget allocated to them by the Student 
Vice President have the right to appeal to the Student President in writing. 
 
4. Sponsorship of Clubs and Societies 
 
4.1  
The Student Vice President in co-ordination with the relevant member of staff  may seek 
sponsorship for Sports Clubs and Societies on an annual basis. 
 
4.2  
All monies raised by the Students’ Union for the sponsorship of Sports Clubs and Societies 
will be allocated to all registered and affiliated Sports Clubs and Societies of the Students’ Union via 
a budget submission and allocation process. 
 
4.3  
Individual clubs and societies may not seek individual sponsorship from restaurants or bars 
that are in direct competition with the Students’ Union. Those restaurants and bars deemed to be in 
competition will be at the discretion of the Student Vice-President. 
 
4.4  
Any sponsorship agreement shall be agreed by the Student Vice President. 
 
4.5  
No club or society or the Students’ Union can accept or receive personal payment from an 
individual  in  any  form  for  the  sponsorship  or  endorsement  of  their  activities,  without  the  prior 
written approval of the Student Vice President. 
 
4.6  
All members of the Trustee Board, Officers’ Committee and members of clubs and societies 
must declare any personal interest in persons or companies applying for tenders. Where the interest 
is material (one which an ordinary student, with knowledge of the relevant facts would consider may 
prejudice  the  Trustees,  Officers  or  members  positions),  he/she  shall  not  vote  or  participate  in  an 
discussion relating to the tender. 
 
4.7  
No member of the Trustee Board, Officers’ Committee, club or society may accept gifts,  
tokens or monies which will benefit them personally. E.g. any tickets received must be placed in 
competition open to all members (Schedule 8). 
 
5. Clubs and Societies Expenditure 
 
5.1  
Clubs and Societies shall abide by the Financial Procedures (Appendix E) of the Students’ 
Union. 
 
5.2  
Any request for expenditure must be approved in accordance with the Students’ Union 
Financial Procedures. 
 
5.3  
The Union shall not be responsible for any order made by a club or society unless it has been 
made on an official Students' Union order form, and in accordance with the Financial Procedures. 
[35] 
 

 
5.4  
The approval of non-core activity expenditure will be dependent on funds being raised 
directly from the members. 
 
5.5  
The Club or Society shall not hold its own bank account and all its finance will be 
administered through the Students’ Union in accordance with the Students’ Union Financial 
Procedures. 
 
5.6 
Any Club or Society which has not been active for two years or more will have their 
remaining non-core money removed and reinvested in the Sports & Societies budget.  
 
6. Duties of Club and Society Officers 
 
6.1  
All Committee members of affiliated clubs and societies of the Students’ Union shall be 
responsible to the Officers’ Committee of the Students’ Union. 
 
6.2  
The election of club and society officers shall take place at a general meeting of the club or 
society, and they shall present evidence and results to the Student Vice President.   
 
6.3  
All officials of a Club or Society shall be responsible for its promotion during Freshers week 
to encourage new membership. 
 
6.4  
The Captain/President of the relevant Club or Society Committee shall be responsible for the 
smooth running of any social events and activities. 
 
6.5  
The Captain/President shall be responsible for the convening of General Meetings of the 
members of the club or society and represent the club/society to the Sports and Societies Officer. 
 
6.6 
The Captain/President shall be responsible for ensuring that each member of their 
club/society purchases a Sports & Societies Activity Card 
 
6.7  
The Secretary of the relevant Club or Society Committee shall be responsible for publicising 
meetings, providing agendas and taking minutes of the meetings. 
 
6.8  
The Treasurer of the Club or Society shall be responsible for ensuring that all its expenditure 
is legitimate and that it does not exceed allocated budgets. The Treasurer shall be responsible for 
reporting on the financial activities of the Club or Society to its members on an annual basis. 
 
6.9  
The Treasurer of the Club or Society shall ensure that all income received by the Club or 
Society is paid directly into the Students’ Union accounts. 
 
6.10  
All Club and Society Committee members are responsible for keeping an inventory of all 
equipment, for its security and good maintenance and for communicating this information with the 
Students’ Union. 
 
6.11  
Failure to abide by these regulations or any other part of the Union Constitution may result 
in suspension of the Club or Society by  the Officers’ Committee. 
 
 
 
 

[36] 
 

7. Duty of Care 
 
7.1  
Clubs and Societies must ensure that they take responsibility for the safety of members 
participating in their activities. Clubs and Societies will be expected to work with the Students’ Union 
on the development and operation of duty of care / health and safety policies and procedures. 
 
 
8. Sports and Society Awards 
 
8.1  
Awards shall be made each year to recognise the sporting and volunteering achievements of 
individuals, clubs and societies and to recognise the contribution of individuals to the development 
of student sport or society at the University. 
 
8.2  
Awards shall be made at the discretion of the Awards Panel made up of the Student Vice 
President and any relevant officer and staff member. 
[37] 
 

[38] 
 

 
Election Regulations 
(Schedule 6) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
[39] 
 

Election Regulations (Schedule 6) 
 
The Students’ Union is a democratic and student – led organisation and is committed to running fair 
and open elections. These regulations define the election process and the responsibilities of those 
involved in it, whether as organisers or candidates. 
 
There are two types of Students’ Union Elections: 

  ANNUAL ELECTIONS 
  BY-ELECTIONS 
 
There are also details in this section on: 

  RULES FOR ALL UNION ELECTIONS 
 
1. Campus Ballots 
 
1.1  
There  shall be  two fixed Campus Ballots  each year; these are the ‘Annual Elections’ in the 
Second  Semester  and  the  ‘By-Elections’  in  the  First  Semester.  In  addition  other  Campus  Ballot 
Elections  may  be  organized  as  deemed  necessary  by  the  Officers  Committee.  In  the  event  of  an 
uncontested position the Student President reserves the right to co-opt a candidate with approval 
from the Officers Committee. 
1.2  
The Annual Elections shall be held to elect the Officers’ Committee. 
 
1.3  
The  By-Elections  shall  be  held  to  elect  Officers’  Committee  positions  not  elected  at  the 
Annual Election or which have become vacant and representatives to the National Union of Students 
national and regional conferences. 
 
1.4  
Notice  specifying  the  full  details  of  a  Students’  Union  Ballot  shall  be  advertised  through 
Students’ Union Media. 
 
1.5  
Notice of elections shall be posted at least ten (10) days before nominations open. 
 
2. Nominations 
 
2.1  
Annual Elections 
 
2.1.1   It  shall  be  the  duty  of  the  Returning  Officer  or  delegate  to  announce  that 
nominations have opened. 
 
2.1.2   Invitation of nominations shall be open a minimum of twenty one (21) days before 
the  specified  dates  of  voting.  The  posts  to  be  elected,  and  the  responsibilities  associated 
with these shall be clearly specified within the Students’ Union Media. 
 
2.1.3   There  shall be  a minimum of ten (10) days between the  Invitation of Nominations 
and the Close of Nominations. 
 
2.1.4   Notice  of  voting  to  be  a  minimum  of  ten  (10)  days  before  the  commencement  of 
voting. This shall include the names of all candidates and the times and places of voting. 
 
2.1.5   Voting  papers  for  those  students  registered  for  postal  votes  shall  be  posted  a 
minimum of ten (10) days before the commencement of voting. 
 
[40] 
 

2.1.6   Voting should take place over a minimum of two (2) University days. 
 
2.1.7   The  results  of  the  election  shall  be  announced  via  Students’  Union  Media  within 
forty-eight (48) hours of the completion of the count. 
 
2.1.8   Nominations for all officers of the Students’ Union shall be  made  in writing to the 
Elections Committee on the form made available in the Students’ Union offices, before the 
deadline  for  ‘Close  of  Nominations’.  For  all  positions  the  form  must  be  signed  by  the 
nominee and be countersigned by a proposer and seconder, who must all be full members of 
the Students’ Union. 
 
2.1.9   No  member  of  the  Elections  Committee  or  the  Returning  Officer  shall  nominate  a 
candidate for election. 
 
2.1.10   All nomination forms must be accompanied by a written manifesto of not less than 
100 words, designs for campaign material and a photograph of the candidate. 
 
2.1.11  Any  candidate  who  subsequently  wishes  to  be  withdrawn  from  the  election  must 
inform the Returning Officer or delegate in writing. 
 
2.1.12 The Elections Committee will produce a guide for prospective candidates explaining 
the  nomination  and  election  process  in  detail,  including  dates  for  close  of  nominations, 
hustings and voting. 
 
2.1.13 No member shall be eligible to stand for office if they have already served, either fully 
or partially completing, two sabbatical terms of office or more than 2 consecutive years in 
any part time officer position within the Union. 
2.2  
By-Elections 
 
2.2.1 
It  shall  be  the  duty  of  the  Returning  Officer  or  delegate  to  announce  that 
nominations have opened. 
 
2.2.2 
Invitation of nominations shall be  open a minimum of twentyone  (21) days before 
the  specified  dates  of  voting.  The  posts  to  be  elected,  and  the  responsibilities  associated 
with these shall be clearly specified within the Students’ Union Media. 
 
2.2.3 
There  shall be  a minimum of ten (10) days between the  Invitation of Nominations 
and the Close of Nominations. 
 
2.2.4 
Notice  of  voting  to  be  a  minimum  of  ten  (10)  days  before  the  commencement  of 
voting. This shall include the names of all candidates and the times and places of voting. 
 
2.2.5   Voting  papers  for  those  students  registered  for  postal  votes  shall  be  posted  a 
minimum of ten (10) days before the commencement of voting. 
 
2.2.6 
Voting should take place over a minimum of two (2) University days. 
 
2.2.7   The  results  of  the  election  shall  be  announced  via  Students’  Union  Media  within 
forty-eight (48) hours of the completion of the count. 
 
 
[41] 
 

2.3  
General 
 
2.3.1 
The  Returning  Officer  or  delegate  shall  give  a  receipt  to  confirm  that  a  complete 
nomination  has  been  received  and  inform  the  candidate  of  the  date  of  the  Candidates' 
Meeting. 
 
2.3.2 
The names of the persons nominated shall be published within the Students’ Union 
Media within 24 hours after the closing of nominations. 
 
2.3.3 
Subject  to  paragraph  2.3.4  of  this  Schedule 6,  no  person may  seek  nomination  for 
more than one position at a particular election. 
 
2.3.4 
Notwithstanding  the  provisions  of  the  immediately  preceding  paragraph,  a  person 
may  seek  nomination  as  a  National  Union  of  Students  Conference  Delegate  in  addition  to 
seeking nomination for a position on the Officers’ Committee 
 
2.3.5   There  shall  be  provision  for  the  nomination  of  “Joke  Candidates”  in  the  election. 
Nomination forms must clearly state that a candidate is a “Joke Candidate”. There can only 
be  one  Joke  Candidate  per  position  and  if  there  are  multiple  entries  these  shall  be 
determined by random draw held by the Returning Officer or delegate. Joke candidates shall 
clearly be marked as such on all official records including ballot papers. Finally, the proposers 
shall  fund  the  publicity  budget  for  the  Joke  Candidate  up  to  the  maximum  allocated  for 
regular candidates for that position. 
 
 2.3.6  No  candidate  will  run  as  part  of  a  group  (two  or  more  candidates).  Candidates  are 
expected  to  run  on  their  own  merit  and  their  manifesto  should  reflect  their  personal 
ambitions for the Students’ Union. Candidates will not officially support each other in their 
campaign. 
 
 
3. Conduct of Campaign 
 
3.1  
Candidates Meeting 
 
3.1.1 
There shall be a meeting of all candidates with the Returning Officer and Elections 
Committee,  as  soon  as  is  convenient  after  the  nominations  have  closed,  and  before  the 
campaign opens (hereinafter called the 'Candidates' Meeting'). This meeting shall inform the 
candidates  of  the  rules  of  the  elections  and  any  punishments  that  may  be  made  for  a 
contravention of the rules. 
 
3.1.2   Where the rules relating to elections are infringed, a candidate may be disqualified 
by the Returning Officer or delegate or Elections Complaints Committee. The candidate may 
continue to campaign until an appeal is heard. However the Returning Officer may suspend 
the  candidate  from  campaigning  with  immediate  effect  where  he/she  considers  this  to  be 
necessary  (for example:  (a)  where  a  candidate’s  actions  are  considered  to  be  such  that  to 
permit  her/him  to  continue  to  campaign  would  materially  prejudice  the  overall  election 
campaign  or  the  reputation  of  the  Students’  Union;  or  (b)  where  the  candidates’  actions 
breach  any  University  or  statutory  rules  or  guidance  relating  to  Health  and  Safety  or  the 
Code of conduct regulations for students). 
 
[42] 
 

3.1.3   All  candidates  shall  notify  the  Elections  Committee  of  those  persons  directly 
involved in their campaign and any help associated with it. The decision of whether or not 
any  person  is  a  member  of  a  campaign  team  lies  with  Elections  Committee  or  Elections 
Complaints Committee. 
 
3.2  
Campaign Publicity 
 
3.2.1   All publicity materials used by candidates in their campaigns shall be subject to the 
control of the Returning Officer or delegate and Elections Committee. 
 
3.2.2   All candidates shall be allowed posters and general publicity, subject to the approval 
of  the  Returning  Officer  or  delegate  or  Elections  Committee,  which  shall  be  produced  and 
paid for by the Students’ Union. The Returning Officer or delegate (who shall be guided by 
the  Elections  Committee)  shall  set  the  number  and  format  of  posters  and  publicity  at  the 
Candidates’ Meeting. 
 
3.2.3   Existing  members  of  the  Officers’  Committee  who  are  running  for  any  position 
should  not  use  any  other  resources  for  campaigning  other  than  the  materials  with  which 
they are provided by the Returning Officer or Elections Committee for that purpose. 
 
3.2.4   The  Returning  Officer  or  delegate  or  Elections  Committee  shall  be  responsible  for 
the safekeeping of the artwork for publicity once it has been handed in for printing. 
 
3.2.5   Access  to  the  artwork  and  printed  publicity  shall  only  be  open  to  the  Returning 
Officer or delegate or Elections Committee, the candidate or his/her nominee, and the staff 
responsible for printing it. 
 
3.2.6   All  candidates  for  a  post  shall  be  entitled  to  the  same  level  of  funding  from  the 
Elections  budget.  No  other  funds  shall  be  used  by  candidates  as  part  of  their  campaign 
publicity. 
 
3.2.7   At the discretion of Elections Committee, there shall be provision for manifestos to 
be displayed by ballot boxes. 
 
3.2.8 
All use of social media, including but not limited to personal sites such as Facebook 
and Twitter, must adhere to the Students’ Union equal opportunities policy and all other 
policies of the Students’ Union Constitution.  
 
4. Hustings 
 
4.1  
Hustings shall be held on campus five (5) days prior to the commencement of voting. 
 
4.1.1   Notice of Hustings must be posted at least five (5) days prior to the first Hustings. 
 
4.1.2   Hustings shall be chaired by the Elections Committee and/or Returning Officer, if 
available. 
 
5. Polling 
 
5.1  
Annual Elections 
 
[43] 
 

5.1.1   Polling shall commence no less than ten (10) days after the close of nominations. 
 
5.1.2   Polling shall be for the duration of at least two (2) days. 
 
5.2  
By-Elections 
 
5.2.1   Polling shall commence at least ten (10) days after the close of Nominations. 
 
5.3  
Voting System 
 
5.3.1   The Single Transferable Voting System shall be applied in the election of all Officers 
and shall be conducted following this system. 
 
5.3.2   A  full  member  shall  only  be  eligible  to  vote  in  a  Students’  Union  election  upon 
production of her/his current, valid Student Matriculation card, which entitles the holder to 
vote in that particular election. 
 
5.3.3   Where polling is by means of an online ballot then all full members shall be eligible 
to  vote  once  the  polling  software  has  confirmed  their  identity  beyond  reasonable  doubt. 
Should a full member not be able to vote online, for any reason, they may present a valid 
matriculation card to the Returning Officer or delegate who shall then ensure that that full 
member can vote. 
 
5.3.4   In all elections, the ballot paper shall indicate only the post to which the ballot paper 
relates and each candidate's first  and  last  name. The  order of names of the candidates on 
the ballot paper shall be alphabetical by last name. 
 
5.3.5   If polling stations are to be used then they should be located where the Returning 
Officer or delegate and Elections Committee deem to be practicable and for the purpose of 
ensuring the highest possible turn-out. 
 
5.3.6   The  publicity  of  all  candidates  may  not  be  displayed  within  four  (4)  metres  of  the 
polling station, as defined by the Elections Committee. 
 
5.3.7   The  Elections  Committee  shall  make  provision  for  the  display  of  all  candidates’ 
manifestos at the Polling station. 
 
5.3.8   Polling  stations  shall,  whenever  possible,  be  staffed  by  Student  Union  Staff, 
Sabbatical Officers and members of the Elections Committee, unless they are a candidate for 
a position being polled. 
 
5.3.9   The  Elections  Committee  may  authorise  other  individuals  to  be  polling  clerks  as  it 
considers necessary from time to time.  
 
5.3.10 No member of a campaign team may be a polling clerk. 
 
5.3.11 Canvassing by candidates or her/his associates on polling day within a four (4) metre 
perimeter of the ballot box or computer terminal (in the case of e-voting) is forbidden. 
 
 
 
[44] 
 

6. Infringement of Elections Regulations. 
6.1  
Infringement  of the  above, witnessed by two full members of the  Students’ Union, by the 
candidate  or  her/his  associates  may  result  in  the  candidate  and/or  their  Campaign  Team  being 
subject to a disciplinary procedure (See Schedule 10). 
 
7 Rules for Campus Ballot Elections 
 
7.1  
Re-open Nominations 
 
7.1.1   Ballot  papers  in  Campus  Ballot  elections  shall  contain  a  category  of  Re-open 
Nominations. This category shall be treated as any other candidate. 
 
7.1.2   If  Re-open  Nominations  receives  more  votes  than  any  other  candidate  then  the 
Returning Officer shall, after consulting the Elections Committee, re-run the election for that 
position(s) as soon as possible. 
 
7.1.3   If  Re-Open  Nominations  receives  enough  votes  to  win  a  seat  then  all  candidates 
who, at that stage of the count, are lower in the poll shall be deemed not elected and the 
Returning Officer shall, after consulting the Elections Committee, re-run the election for the 
remaining position(s) as soon as possible. 
 
7.1.4   In  the  event  that  the  Elections  Committee  recommend  that  there  should  be  no 
second  election,  the  matter  shall  be  referred  to  the  Officers  Committee,  who  shall  decide 
whether  to  hold  another  election,  co-opt  a  full  member  (except  in  the  case  of  Sabbatical 
Students Union Officers) or let the post(s) remain vacant for the remainder of that academic 
year. 
 
8. The Returning Officer 
 
8.1  
The Returning Officer in all Students’ Union Elections shall be an external official, normally a 
staff member of NUS Scotland. 
 
8.2  
The  Returning  officer  may  delegate  her/his  responsibilities  to  one  or  more  impartial 
individuals, for example members of the Students’ Union staff. 
 
9. The Count 
 
9.1  
The  Returning Officer shall be  responsible for the count,  which shall  take place as soon as 
possible after the closure of polling. The Returning Officer may restrict the presence of persons at 
the count. 
 
9.2  
A candidate may nominate one observer to be present during the count. 
 
9.3  
If  any  full  member  is  dissatisfied  with  the  count  they  can  appeal  for  a  recount.  For  this 
purpose all ballot papers must be kept safe by the Returning Officer until at least the next quorate 
meeting of the Officers Committee. 
 
9.4  
Appeals  cannot  be  made  against  computer  counts  unless  it  can  be  shown  that  there  is 
sufficient evidence to doubt the authenticity of the returned data. 
 
[45] 
 

9.5  
In the  event of a tie  under the  Single Transferable  Voting rules,  the first candidate to gain 
the highest preference votes at the earliest stage shall be elected. If this still produces a tie for that 
position then the election for that position shall be re-run. 
 
 
10. Complaints and Appeals 
 
10.1  
If  any  full  member  is  dissatisfied with  any  aspect  of the  Election  then  he/she may make  a 
complaint in writing to the Elections Complaints Committee or the Returning Officer by the close of 
ballot. 
 
10.2  
If this complaint is upheld then Elections Complaints Committee can disqualify a candidate, 
or take other actions as outlined at the Candidates’ Meeting. 
 
10.3  
If the complaint relates to the election as a whole and is upheld, then the Returning Officer 
can order the Election to be re-run. 
 
10.4  
Complaints  received  after  the  count  will  not  be  accepted  unless  the  complaints  are 
specifically about the count. 
 
10.5  
A complaint about the count must be made in writing within five days of the announcement 
of the results. The Elections Complaints Committee will endeavour to respond within 24 hours. 
 
10.6  
If any full member is dissatisfied with Elections Committee or Elections   Complaints 
Committee, or a member of Elections Committee or Elections Complaints Committee they may make 
a complaint in writing to the Returning Officer by the close of ballot. 
 
10.7  
If  this  complaint  is  made  during  the  Election  and  is  upheld  then  that  member(s)  shall 
relinquish  her/his/their  Election  duties  immediately,  and  a  new  member  shall  be  elected  by  and 
from the Officers Committee. If there is no convenient meeting of the Officers Committee to appoint 
a new member of either Committee, the Student President shall appoint a suitable full member with 
the agreement of the Returning Officer and the Elections Committee. 
 
10.8  
If the complaint is upheld then the Returning Officer can order the Election to be re-run 
 
10.9  
If any full member is dissatisfied with the Returning Officer, or believes that the Election has 
been  entirely  unfair,  then  they  may  file  a  grievance  with  the  Students’  Union  General  Manager 
under the Complaints Procedure (Schedule 10). 
 
11. Vacancies in Office during the academic year 
 
11.1  
Where during the first semester and first seven (7) weeks of Semester Two of the academic 
year a vacancy occurs for any Officer position whether by resignation or otherwise, it shall be filled 
by the election of a successor, according to the method provided as soon as possible. 
 
11.2  
When a vacancy occurs in the last seven (7) weeks of Semester Two, the officer-elect shall 
be asked to assume the post, unless it is the post of a Sabbatical Officer. If a Sabbatical Officer post 
becomes vacant then the other Officers of the Union shall take on their role for the remainder of the 
academic year. 
 
[46] 
 

11.3 
 If an officer resigns within two weeks of her/his election, the next candidate (on the basis of 
votes received) shall be deemed automatically elected. 
 
12. Elections Committee 
 
12.1  
Responsibilities 
 
15.1.1 To aid the  Returning Officer in the organisation of elections  and to ensure that the 
procedure of elections as specified in Elections schedule is adhered to. 
 
15.1.2 To liaise with and help the Returning Officer in her/his duties. 
 
15.1.3 To lay down the Election Rules and to interpret these Rules. 
 
12.2  
Membership 
 
15.2.1  Membership  of  the  committee  shall  consist  of  four  full  members  of  the  Officers 
Committee,  as  elected  by  the  Officers  Committee.  The  Committee  shall  be  chaired  by  the 
Student President and made up of three other officers.  No one running in the election can 
be on the committee. If the elections committee cannot be filled by Officers, the opportunity 
will  be  extended  to  Student  Trustees,  then  Student  Representatives  as  determined  by  the 
Officers’ Committee 
 
15.2.2  A  full  member  may  not  serve  on  the  Elections  Committee  if  they  are  standing  for 
election to any post in that election, unless it is a post of Delegate to conferences and other 
meetings to which the Union is affiliated. 
 
15.2.3  If  a  member  of  the  Elections  Committee  is  standing  for  a  post  of  Delegate  to 
conferences  and  other  meetings  to  which  the  Students’  Union  is  affiliated,  they  may  not 
participate in any way in the election organisation or procedure of the election for that post. 
 
16. Elections Complaints Committee 
 
16.1  
Responsibilities 
 
16.1.1 To be the sole Students’ Union authority which may deal with complaints concerning 
elections and have such other  powers  and duties as may be allocated to it by the  Election 
Rules. The decisions and rulings of the Committee shall be final (subject to the right to file a 
grievance with the Returning Officer and the University). 
 
16.2  
Membership 
 
16.2.1 Three full members to be elected by and from  the Officers Committee: The Student 
Vice President, who shall chair, and two other Officers. No one running in the election can be 
on the committee. If the  elections committee cannot be  filled by Officers, the opportunity 
will  be  extended  to  Student  Trustees,  then  Student  Representatives  as  determined  by  the 
Officers’ Committee. 
 
16.2.2  Committee  members  shall  not  be  a  candidate  or  be  involved  in  any  candidate’s 
campaign. 
 
[47] 
 

16.3  
Procedures 
 
16.3.1 Complaints must  be made  in writing and any ruling will be  made  public after it has 
been decided upon. Rulings must normally be given within 48 hours. 
[48] 
 

 
Code of Conduct for Trustees,  
Elected officers and Representatives 
(Schedule 7) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
[49] 
 

 
1. Introduction 
 
1.1  
This code is the Code of Conduct for trustees, elected officers and representatives at Queen 
Margaret  University  Students’  Union.  It  includes  all  the  statutory  and  mandatory  requirements  of 
the  Education  Act  (1994)  and  the  provisions  of  the  Code  of  Conduct  between  Queen  Margaret 
University and the Students’ Union. 
 
1.2  
It governs the conduct that is expected of trustees, elected officers and representatives of 
Queen Margaret University Students’ Union. 
 
1.3  
All  trustees,  elected  officers  and  representatives  are  required  to  abide  by  this  Code  of 
Conduct and it is the personal responsibility of trustees, elected officers and representatives to fully 
understand the provisions of this code and to abide by it. 
 
2. General Provisions and Obligations 
 
2.1  
A trustee, elected officer or representative must observe this Code of Conduct 
whenever he/she: 
 
2.1.1   conducts the business of the Students’ Union; 
 
2.1.2   conducts the business or office to which he/she has been elected or appointed; or 
 
2.1.3   acts as a representative of the Students’ Union. 
 
2.2  
A trustee, elected officer or representative must: 
 
2.2.1   promote equality by not discriminating unlawfully against any person; 
 
2.2.2   treat others with respect; and 
 
2.2.3   not  do  anything  which  compromises  or  which  is  likely  to  compromise  the 
impartiality  of  those  who  work  for,  or  on  behalf  of  Queen  Margaret  University  Students’ 
Union; 
 
2.3  
In  reaching  decisions,  have  regard  to  relevant  advice  provided  to  her/him  by  the  General 
Manager. 
 
2.4  
When  using,  or  authorising  the  use  by  others  of,  resources  of  the  Students’  Union,  act  in 
accordance with the policies and procedures of the Students’ Union at all times. 
 
2.5  
Ensure  that  such  resources  are  not  used  for  political  purposes,  or  to  secure  electoral 
advantage for a trustee, elected officer or representative and/or candidate in an election. 
 
2.6  
A trustee, elected officer or representative must not: 
 
2.6.1   (except as required by law) disclose information given to her/him in confidence by 
anyone, without the consent of the person authorised to give it; 
 
[50] 
 

2.6.2   prevent another person from gaining access to information to which that person is 
entitled; 
 
2.6.3   conduct themselves in such a manner which could reasonably be regarded as 
bringing his office or the Students’ Union into disrepute; 
 
2.6.4   use her or his position improperly to confer on or secure for themsleves or any other 
person, an advantage or disadvantage. 
 
2.7  
A trustee, elected officer or representative must, if he/she becomes aware of any conduct 
by  another  trustee,  elected  officer  or  representative  which  he/she  believes  involves  failure  to 
comply  with  the  provisions  of  this  Code  of  Conduct,  make  a  written  complaint  to  the  Student 
President, or, where it involves the Student President, the General Manager according to the nature 
of the complaint. 
 
2.8  
The  Students’  Union  shall  maintain  a  Register  of  Interests  for  the  purposes  of  recording 
declared interests of trustees, elected officers and representatives. 
 
3. Declaring Interests 
 
3.1  
A trustee, elected officer or representative must regard herself/himself as having a personal 
interest  in  any  matter  if  the  interest  is  one  which  an  ordinary  student  with  knowledge  of  the 
relevant  facts  would  reasonably  regard  as  being  likely  to  create  the  perception  that  the  elected 
officer’s or representatives’ judgement would be prejudiced. 
 
3.2  
Within  28  days  of  being  elected  or  appointed  to  office,  a  trustee,  elected  officer  or 
representative  must  register  her/his  interests  by  providing  written  notification  to  the  General 
Manager of the following: 
 
3.2.1   any employment or business 
 
3.2.2 
 the name of the person who employs, or has appointed, her/him 
 
3.2.3   membership of, or position of general control in, any club, society or union group 
 
3.2.4   membership of, or position of general control in, any public body, company, charity, 
trade union or professional association 
 
3.2.5   a body whose principal purpose includes the influence of student opinion;  
 
3.2.6   a description of any contract for goods, services or works made between the 
Students’ Union and the name of any company, firm or other body of which he/she is a 
partner, director or employee, providing such goods, services or works. 
 
4. Participation at Meetings 
 
4.1  
Where  a  trustee,  elected  officer  or  representative  is  involved  in  considering  matters  at  a 
meeting  of  the  Students’  Union  and  where  a  matter  arises,or  is  specified  on  the  agenda  for  that 
meeting, in which he/she has a personal interest, he/she shall: 
 
[51] 
 

4.1.1   declare  the  nature  of  the interest  prior  to  the  start  of  the meeting  (or, where  the 
matter was not specified on the agenda, as soon as the matter arises); and 
 
4.1.2   where the interest is of a financial nature, either withdraw from the room where the 
meeting is being held or not participate in the discussion nor vote on that item; and 
 
4.1.3   act in the best interests of the Students’ Union in relation to the matter, or, where 
he/she is unable to do so, not participate in the discussion nor vote on that item. 
 
5. Registration of Gifts or Hospitality 
 
5.1  
Without prejudice to the provisions of paragraph 4.7 of Schedule 5, an elected officer shall, 
within 28 days of receiving gifts or hospitality over the value of £25, provide written notification to 
the General Manager of the existence and nature of that gift or hospitality. 
 
6. Terms and Conditions of Office for Sabbatical Officers 
 
6.1  
The Conditions of Office for Sabbatical Officers shall adhere to points relevant to Trustees, 
elected officers and Representatives with the addition of the following points in this section. 
 
6.2  
The  Sabbatical  Officers  of the  Students’  Union  shall be  the  Student  President  and  Student 
Vice-President. 
 
6.3  
Amendments  to  the  conditions  of  office  shall  require  the  support  of  General  Meeting 
following Meeting Regulations (Schedule 3) 
 
6.4  
The  annual salary of the  Sabbaticals will be  spinal point  11 of the  UNISON Local Authority 
(Scotland)  pay  scale. He/she  shall also  receive  the annual cost  of living  award associated with this 
system. 
 
6.4.1 
As  part  of  their  remuneration  package  each  sabbatical  officer  will  receive  a  Young 
Person’s Railcard (if eligible) and a mobile phone/laptop contract to a maximum of 
£300 per year.  
 
6.5  
The term of office for Sabbatical Officers shall be 52 weeks, from the 10th of June in the year 
of election. 
 
6.6  
No  member  shall  be  eligible  to  remain  in  post  for  more  than  two  years  as  a  Sabbatical 
Officer of the Students’ Union. 
 
6.7  
Sabbatical Officers shall be expected to work a 36-hour week as a minimum requirement. 
 
6.8  
Sabbatical Officers shall attend conferences and other events at weekends as necessary. 
 
6.9  
No Sabbatical Officer may continue or begin a full-time academic course during the year of 
office. 
 
6.10  
Sabbatical  Officers  shall  be  given  maximum  opportunity,  within  budget,  to  attend  training 
offered by the National Union of Students or other bodies, with the approval of the Trustee Board. 
 
6.11  
Any Sabbatical Officer wishing to leave must give four weeks’ notice to the Trustee Board. 
[52] 
 

 
6.12  
A  detailed  account  of  Terms  and  Conditions  of  Sabbatical  positions  are  included  in  the 
Memorandum of Understanding available from the General Manager. 
 
7. Removal from Office 
 
7.1  
Not  withstanding  a  breach  of  Terms  and  Conditions  stated  within  the  Memorandum  of 
Understanding,  a  Sabbatical  Officer's  term  of  office  may  only  be  terminated  by  a  motion  of  'no-
confidence' at a General Meeting. 
 
7.2  
Such a motion shall only be heard at an Emergency General Meeting which must be quorate 
in accordance with the Meetings Regulations (Schedule 3). 
 
7.3  
Such  a  motion  shall  require  to  be  passed  by  not  less  than  a  two-thirds  majority  of  those 
present and voting at a quorate General Meeting (Meetings Regulations - Schedule 3). The officer in 
question shall have the right of reply to the debate. 
 
7.4  
If any Sabbatical post falls vacant, a by-election shall be arranged by the Returning Officer. 
 
7.5  
In addition to the above points, Sabbatical Officers may be suspended from office if they are 
found to have acted with gross misconduct (according to Terms and Conditions of the Memorandum 
of Understanding and the Students’ Union policies and regulations). 
[53] 
 

 
[54] 
 

Resignation and Discipline of 
Trustees,  Elected Officers and 
Representatives 
(Schedule 8) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
[55] 
 

1. Resignation 
 
1.1  
A  Trustee,  Elected  Officer  or  Representative  of  the  Union  may  resign  from  their  duties  by 
submitting, in writing, a letter of resignation to the Chair of the relevant Committee or Body. 
 
1.2  
The Chair of the relevant Committee or Body shall inform, in writing, the other members and 
the  Secretary  of  the  Committee  or  Body  on  which  he/she  served,  within  7  days  of  receipt  of  the 
letter of resignation. 
 
1.3  
The resignation of any member shall be reported to the next meeting of any Committee or 
Body on which that member served and it shall be recorded in the minutes of proceedings of that 
meeting. 
 
1.4  
All resignations shall take immediate effect, except in the case of a  Sabbatical Officer who 
shall be  required to  give  not  less than 4 (four)  weeks notice. This condition may  be  waived at the 
discretion of the Trustee Board. 
 
1.5  
A student Trustee, Elected Officer or Representative shall be deemed to have resigned and 
shall cease to be A Student Trustee, Elected Officer or Representative with immediate effect (except 
for  Sabbatical  Officers)  if,  during  their  term  of  office,  they  cease  to  be  a  student  registered  on  a 
course  of  student  at  the  University.  In  the  case  of  student  trustees,  elected  officers  or 
representatives  who  have  deferred  their  year  of  study,  they  must  provide  written  proof  from  the 
University of their intention to take up a course of study in the subsequent year. This shall also be at 
the discretion of the Trustee Board. 
 
2. Conduct of Trustees, Elected Officers and Representatives 
 
2.1  
All Trustees, Officers and Representatives shall be required to adhere to the Code of conduct 
set out in Schedule 7 of this Constitution that sets out the standards of conduct expected of 
Trustees, Elected Officers and Representatives of the Students’ Union. 
 
2.2  
All Trustees, Elected Officers and Representatives are required to agree in writing that they 
will observe this Code and it is the personal responsibility of Trustees, Officers and Representatives 
to abide by it. Trustees, Officers and Representatives of the Students’ Union should ensure they fully 
understand the provisions of the Code of Conduct. 
 
2.3  
Trustees, Elected Officers and Representatives must ensure that their use of various facilities 
of the Students’ Union is solely in connection with Students’ Union business. These facilities include 
the  use  of  office  facilities,  use  of  rooms,  stationery,  postage,  telephones,  photocopying  and 
computer facilities 
 
2.4  
Any full member of the Union having cause to complain about the conduct or performance 
of a Trustee, Elected Officer or Representative of the Students’ Union shall make such a complaint to 
the Student President. 
 
2.5  
In  the  event  of  the  complaint  being  made  about  the  Student  President,  such  a  complaint 
shall be made to the General Manager. Where a complaint relates to the Student President and the 
General Manager, an independent Officer shall be appointed by the University Court. 
 
2.6  
The  Student  President  shall  raise  the  matter  with  the  Trustee,  Elected  Officer  or 
Representative informally, and shall advise him/her of the complaint. 
[56] 
 

 
2.7  
In the  event  of minor complaints,  the Student President may  caution or  warn the  trustee, 
officer or representative concerned that his/her conduct or performance is unacceptable. 
 
2.8  
In  the  event  of  more  serious  complaints  or  in  the  event  of  persistent  misconduct  or 
unacceptable levels of performance the matter shall be referred to the Disciplinary Committee (see 
point 4 of Schedule 10).  
 
2.9  
Members of the Disciplinary Committee must declare if they have an interest in either party 
in the dispute. Where, in the opinion of the Chair this may prejudice the Committee’s deliberations, 
the Committee member shall be replaced with another Committee member, Failure to disclose an 
interest may be considered a disciplinary offence. 
 
2.10  
The  Complainant  and  Respondent  have  the  right  to  challenge  the  membership  of  the 
Disciplinary  Committee.  Where  the  Chair  deems  a  challenge  to  be  justified,  the  member(s)  of  the 
Committee concerned shall be replaced with an equal number of committee members. 
 
2.11  
All of the information and discussion arising out of the proceedings of the Committee shall 
be regarded as confidential and must not be discussed by Disciplinary Committee members before 
or after the proceedings. 
 
3 The Disciplinary Committee 
 
3.1 
The membership of the disciplinary committee shall consist of the Student President (or Vice 
President if the respondent is the Student President), one student trustee and one ordinary member 
approved by the Trustees. The committee shall receive support from a relevant member of staff. 
 
3.1  
The Complainant and Respondent shall be informed in writing of the following, at least 5 
(five) days before the meeting of the Disciplinary Committee: 
 
3.1.1   The details of the charge, citing which disciplinary offence has been alleged; 
 
3.1.2   The date, time and place of the meeting of the Disciplinary Committee. 
 
3.1.3   The requirement to attend the meeting of the Disciplinary Committee. 
 
3.1.4   The right of all parties to call witnesses or submit evidence. 
 
3.1.5   All parties have the right to representation, or the right to be accompanied by an 
individual of their choice. 
 
3.2  
All parties will be sent a copy of these and any other relevant disciplinary regulations. 
 
3.3  
Both the  Complainant  and Respondent  shall, at  least 3 (three) days  before the meeting of 
the  Committee,  inform  the  Chair  of  the  Committee  of  any  witnesses  or  additional  evidence  they 
wish to submit. 
 
3.4  
The procedure for the Disciplinary Committee shall be as follows: 
3.4.1   The Complainant or her/his representative shall present details of the complaint. If 
requested, the Chair may make arrangements for the Respondent to be out of sight of the 
Complainant whilst the Complainant is giving evidence. 
[57] 
 

 
3.4.2   The Complainant may call witnesses or adduce other evidence as agreed in advance. 
 
3.4.3   The members of the Disciplinary Committee will then have the opportunity to 
question the Complainant based on her/his evidence. 
 
3.4.4   The members of the Disciplinary Committee will then have the opportunity to 
question the witnesses based on the evidence presented. 
 
3.4.5   The Respondent or her/his representative shall have the opportunity to present 
their defence. 
 
3.4.6   The Respondent may call witnesses or adduce other evidence as agreed in advance. 
 
3.4.7   The members of the Disciplinary Committee will have an opportunity to question 
the Respondent based on her/his evidence. 
 
3.4.8   The members of the Disciplinary Committee will have the opportunity to question 
the witnesses based on the evidence presented. 
 
3.4.9   If any Students’ Union employees, Trustees or Elected Officers are witnesses and 
have not been called by either the Complainant or the Respondent, they shall not give 
evidence at this stage. 
 
3.4.10 The Complainant and the Respondent (in that order), or their representatives, shall 
make a closing statement in which no new evidence shall be introduced. 
 
3.5  
The standard of proof for any matter before the Disciplinary Committee shall be beyond a 
reasonable doubt. 
 
3.6  
The Disciplinary Committee shall withdraw and discuss the case in private. They shall have 
the  power  to  recall  either  party  or  any  witnesses  if  the  Chair  deems  it  to  be  necessary.  The 
deliberations of the Disciplinary Committee shall not be recorded except where they have recalled 
either party or witnesses. 
 
3.7  
The Disciplinary Committee shall reach its verdict by a majority decision. The decisions it can 
consider are: 
3.7.1   That the complaint be rejected, or 
 
3.7.2   That the complaint be upheld. 
 
3.8  
Where the decision of the Disciplinary Committee is that the complaint is upheld the 
Committee may further decide that: 
3.8.1   No further action be taken. 
 
3.8.2   That the Trustee, Elected Officer or Representative receives a verbal warning. 
 
3.8.3   That the Trustee, Elected Officer of Representative receives a written warning. 
 
[58] 
 

3.8.4   That a recommendation be made to the Trustee Board, General Meeting or 
Sabbatical Officers that the Trustee, Elected Officer or Representative be removed of his/her 
responsibilities. 
 
3.8.5   That a recommendation be made to the Trustee Board, General Meeting or 
Sabbatical Officers that the Trustee, Elected Officer or Representative be removed from 
office. 
 
3.9  
An  initial  decision  shall  be  given  by  the  Chair  of  the  Disciplinary  Committee  to  the 
Complainant and Respondent verbally. A full written decision and summary of the proceedings shall 
be sent to both parties within 10 (ten) days of the meeting. 
 
3.10  
The written decision shall advise both parties of their right to appeal under section 4 below. 
If the complaint has been upheld or the Respondent found guilty of a lesser charge, then the written 
decision will advise all parties of what sanction has been imposed. 
 
3.11  
Both the Complainant and Respondent shall be entitled to appeal against the decision of the 
Disciplinary Committee to the Officers Committee. Written notice of an appeal must be given to the 
Officers  Committee  within  5  (five)  days  of  receipt  of  the  written  decision  of  the  Disciplinary 
Committee. 
 
4. Grounds for Appeal 
 
4.1  
The grounds for appeal shall be as follows: 
4.1.1   New evidence has emerged that for good reason was not submitted to the 
Disciplinary Committee. 
 
4.1.2   New witnesses have emerged who, for good reason were not called to testify before 
the Disciplinary Committee. 
 
4.1.3   The Disciplinary Procedures were not correctly applied. 
 
4.1.4   Members of the Disciplinary Committee did not declare an interest that may have 
proved prejudicial to the Committee’s deliberations. 
 
4.1.5   Having regard to the rules of natural justice, the decision of the Disciplinary 
Committee was unreasonable having regard to the evidence presented to the Committee, 
such that no reasonable person would have arrived at that decision on the basis of the 
evidence presented. 
 
4.2  
Appeals may not be admitted on the grounds of dissatisfaction with the outcome of the 
Disciplinary Committee (other than in respect of paragraph 4.1.5 above). 
 
4.3  
The written notice requesting an appeal shall clearly specify the grounds for appeal and 
where applicable what new evidence is/witnesses are being introduced. 
 
5. Recommendations from Disciplinary Committee  
 
5.1  
Recommendations from the Disciplinary Committee for an Officer to be dismissed from 
office or suspended from his/her duties shall be made to a Trustee Board, General Meeting or 
Sabbatical Officers as relevant (paragraph 3.8.4 and 3.8.5) 
[59] 
 

 
5.2 
In the event of a General Meeting considering a recommendation of suspension from duties 
or removal from office of an Elected Officer the procedure for the meeting shall be: 
 
5.2.1   The Chair of the Disciplinary Committee shall present the findings of the Committee, 
outlining the reasons why the Elected Officers should be removed from office or suspended 
from their duties. 
 
5.2.2   The  Chair  of  the  Disciplinary  Committee  may  call  witnesses  or  adduce  other 
evidence as agreed in advance. 
 
5.2.3   Member attending the General Meeting will have the opportunity to question the 
Chair of the Disciplinary Committee based on her/his evidence. 
 
5.2.4   The Elected Officer will then have the opportunity to question the witnesses based 
on the evidence. 
 
5.2.5   The Elected Officer or her/his representative shall have the opportunity to present 
her/his defence. 
 
5.2.6   Member  attending  the  General  Meeting  will  have  the  opportunity to  question the 
Elected Officer based on her/his evidence. 
 
5.2.7   The  Elected  Officer  may  call  witnesses  or  adduce  other  evidence  as  agreed  in 
advance. 
 
5.2.8   The Chair of the Disciplinary Committee will then have an opportunity to question 
the witnesses based on the evidence. 
 
5.2.9   The  Elected  Officer  and  the  Chair  of  the  Disciplinary  Committee  (in  that  order)  or 
their  representatives  shall  make  a  closing  statement  in  which  no  new  evidence  shall  be 
introduced. 
 
5.3 
In the event of a Trustee Board or Sabbaticals considering a recommendation of suspension 
from duties or removal from office of a trustee or representative  a meeting shall be held with the 
respondent.  The  Trustee  Board  of  Sabbaticals  shall  present  their  findings  and  outline  the  reasons 
why the trustee/representatives should be removed from office. 
 
6. Appeals 
 
6.1 
Any appeals from the Disciplinary Committee shall be made to the Officers Committee. 
 
6.2  
A  meeting  of  the  Officers Committee  shall  take  place  no  sooner  than 5  (five) days  and  no 
later  than  15  (fifteen)  days  after  the  receipt  of  the  appeal.  All  parties  to  the  appeal  and/or 
recommendation  to  be  considered  shall  be  informed  of  the  date,  time  and  place  at  which  the 
Tribunal  shall  meet  not  less  than  5  (five)  days  before  the  meeting.  The  meeting  of  the  Officers 
Committee shall be held in private with only members of the Officers Committee, the Complainer, 
the  Respondent,  the  Chair  of  the  Disciplinary  Committee,  representatives  of  the  parties  and 
witnesses will be entitled to attend. 
 
[60] 
 

6.3  
In the event of an appeal, the procedure for the meeting of Officers Committee shall be as 
follows: 
6.3.1   The Appellant presents her/his, case outlining the reasons why the original verdict of 
the Disciplinary Committee should be reconsidered. 
 
6.3.2   The Appellant introduces the new witnesses and/or evidence that were cited as 
grounds for appeal. 
 
6.3.3   The members of Officers Committee may then question the Appellant or new 
witnesses. 
 
6.3.4   The other party is then invited to comment on the new evidence/witnesses. 
 
6.3.5   The Officers Committee shall withdraw and discuss the appeal in private. They shall 
have  the  power  to  recall  either  party  or  any  witnesses  if  the  Chair  deems  it  necessary.  The 
deliberations  of  the  Officers  Committee  shall  not  be  recorded  except  where  they  have  recalled 
either party or witnesses. 
 
6.3.6   The Officers Committee shall reach its verdict by a two-thirds majority decision. The 
verdicts it can arrive at are: 
 
6.3.6.1  That the appeal be rejected and the recommendation of the Disciplinary 
Committee is upheld, or 
 
6.3.6.2  That the appeal be upheld, and the case referred to a new Disciplinary 
Committee. 
 
6.4  
The decision of the Officers Committee shall be final. The Officers Committee shall issue 
written reasons for its decision to the parties concerned. 
 
7. Complaint to the University 
 
7.1  
Once  the  right  of appeal has been exercised and the Union’s Disciplinary  Procedures have 
been  exhausted,  either  party  may  make  a  complaint  to  the  University  in  accordance  with  the 
provisions of this Constitution. Both parties shall be informed of this right at the conclusion of the 
disciplinary process. 
 
8. General Provisions 
 
8.1  
Where a member refuses to accept the jurisdiction of the Students’ Union on disciplinary 
matters or fails to comply with the decision of a Disciplinary Committee or Officers Committee, the 
Student President shall report the matter to the University Registrar. 
 
8.2  
Where  the  complaint  is  one  of  serious  misconduct,  the  Student  President  shall  have  the 
authority  to  suspend  the  Trustee,  Elected  Officer  or  Representative  until  the  matter  has  been 
resolved  by  the  Disciplinary  Committee.  During  such  suspension  the  Trustee,  Elected  Officer  or 
Representative shall not be permitted to carry out any duties connected with her/his position and 
shall be  excluded from all Students’  Union  premises until the Disciplinary  Committee has resolved 
the matter. In the case of a Sabbatical Officer of the Students’ Union such a suspension may be on 
full pay. 
[61] 
 

 
[62] 
 

Complaints Procedure 
(Schedule 9) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
[63] 
 

Complaints Procedure (Schedule 9) 
 
1. Introduction 
 
1.1  
This  Complaints  Procedure  is  the  formal  procedure  for  dealing  with  disputes  with  the 
Students’ Union, in particular complaints arising from disputes between a student/other member of 
the University and trustee, elected officers, staff and/or the Students’ Union itself. 
 
1.2  
The procedure allows any student, group of students or other member of Queen Margaret 
University to make a formal complaint(s) against the Students’ Union relating to her/his treatment 
by the Students’ Union, or anyone acting on the Students’ Union's behalf or if he/she is of the view 
that he/she has been unfairly disadvantaged by reason of her/his having exercised the right to opt 
out of membership of the Students’ Union. 
 
1.3  
Where time limits for action are defined, they are to be considered as maximum limits; all 
complaints and appeals will be dealt with as promptly as possible and maintaining confidentiality as 
far as possible. Where there is good reason why a time limit cannot be met, the complainant(s) will 
be informed immediately, if such a situation becomes apparent. 
 
1.4  
Efforts  should  be  made  in  every  case  to  resolve  the  complaint(s)  informally  before  this 
procedure is invoked. 
 
2. Application of Complaint Procedure 
 
2.1  
This  procedure  shall  apply  in  all  instances  except  where  the  operational  policies  and 
procedures of the Students’ Union, as approved by the relevant Students’ Union Committee or the 
University Court, allows for variation. If there is no operational policy or procedure, this section shall 
apply absolutely. 
 
3. Making a Complaint 
 
3.1  
Complaints may be made about: 
 
3.1.1   The services and facilities provided by the Students’ Union. 
 
3.1.2   An individual, member, club, group or society forming part of, or receiving funds 
from, the Students’ Union. 
 
3.2  
Valid Complaints 
 
3.2.1   Complaints shall be considered valid if the complainant: 
 
3.2.1.1 Provides details of their name, address and contact telephone number (if 
any). 
 
3.2.1.2 Provides details of the event or occurrence which gave rise to the complaint. 
 
3.2.1.3 Raises the complaint within 14 (fourteen) days of the event or occurrence 
giving grounds for complaint. 
 
 
[64] 
 

3.3  
Persons to whom Complaints shall be addressed 
 
3.3.1   Complaints shall be addressed to: 
Student President 
The Students’ Union 
Queen Margaret University Drive 
Musselburgh 
East Lothian 
EH21 6UU 
 
3.3.2   If the complaint is against the Student President then it should be addressed to the 
General Manager c/o of the Students’ Union address above. 
 
3.3.3   The addressee will acknowledge receipt of the complaint in writing within 5 (five) 
days. 
 
4. Investigation of Complaints 
 
4.1  
All valid complaints shall be investigated and the results of that investigation communicated 
to the complainant within 10 (ten) days of receipt of the complaint form by the Student President. 
 
4.2  
The Student President will investigate all complaints about the General Manager, trustees, 
elected officers and Students’ Union Representatives. 
 
4.3  
The Student President may delegate responsibility for the investigation into the complaint to 
the trustee, member of Students’ Union staff or officer they deem appropriate. 
 
4.4  
Guidelines for Investigations of Complaints 
 
4.4.1   Investigations shall be conducted by the Student President or by that person chosen 
by the Student President and not more than 2 other people designated by that person. 
 
4.4.2   No person involved in the investigation of any complaint shall have a direct or 
vested interest in the outcome of the same. 
 
4.4.3   All parties to the complaint shall be given an opportunity to submit written and oral 
statements  and  present  appropriate  evidence,  including  evidence  of  mitigating 
circumstances. 
 
4.4.4   All parties to the complaint may be assisted by a representative or friend, without 
charge or cost to the Students’ Union. 
 
4.5  
Outcome of an Investigation 
 
4.5.1   The outcome of an investigation shall be determined immediately after all parties to 
the complaint have presented their case and any supporting evidence. 
 
4.5.2   The person(s) conducting the investigation shall determine: 
 
4.5.2.1 All findings of fact, 
 
[65] 
 

4.5.2.2 Any mitigating circumstances, 
 
4.5.2.3 Any appropriate further action 
 
4.6  
Justified Complaints against a Service or Facility 
 
4.6.1   In  the  event  of  a  justified  complaint  against  a  service  or  facility,  the  following 
procedure shall apply: 
 
4.6.1.1 The person(s) conducting the investigation shall consider how to prevent any 
future  instances  of  the  event  or  occurrence  that  gave  rise  to  the  complaint  and 
propose remedial action to the Student President. 
 
4.6.1.2 The person investigating the complaint (if not the Student President) will 
inform the Student President immediately of the outcome of the investigation. 
 
4.6.1.3 The Student President will confirm in writing the outcome of the 
investigation to all parties to the complaint within 10 working days of the receipt of 
the original complaint form 
 
4.7  
Justified Complaints against a Person or Group 
 
4.7.1   In  the  event  of  a  justified  complaint  against  a  person  or  group,  the  following 
procedure shall apply: 
 
4.7.1.1 If the person(s) conducting the investigation consider(s) that there has been 
a  breach  of  the  Constitution,  Staff  Protocol,  Equal  Opportunities  Policy  or 
University’s Codes of Conduct then the Disciplinary Procedure may be invoked. 
 
4.7.1.2 The complainant shall not have a right to demand that the Disciplinary 
Procedure is invoked, or that sanctions should be imposed. 
 
4.7.1.3  The  person  investigating  the  complaint  (if  not  the  Student  President)  will 
inform  the  Student  President  (or  the  General  Manager  in  the  case  of  a  complaint 
against the Student President) immediately of the outcome of the investigation. The 
Student  President  (or  the  General  Manager  in  the  case  of  a  complaint  against  the 
Student  President)  will  confirm  in  writing  the  outcome  of  the  investigation  to  all 
parties to the complaint within 10 (ten) days of the receipt of the original complaint 
form. 
 
4.8  
Complaints which are not upheld 
 
4.8.1   Where complaints are not upheld, they shall be deemed unsubstantiated complaints 
and the following procedure shall apply: 
 
4.8.1.1  The  person  investigating  the  complaint  (if  not  the  Student  President)  will 
inform the Student President immediately of the outcome of the investigation. The 
Student  President  will  endeavour  to  confirm  in  writing  the  outcome  of  the 
investigation to all parties to the  complaint  within 10 (ten) days of the receipt of 
the original complaint form. 
 
[66] 
 

4.8.1.2 The complainant will be informed by the Student President of her/his right 
to appeal to the University’s Academic Registrar. The complainant may only appeal 
to the Academic Registrar where they feel that there has been an irregularity in or 
a breach of the complaints procedure. 
 
[67] 
 

[68] 
 

 
Disciplinary Procedure for Members 
(Schedule 10) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
[69] 
 

 
1. Introduction 
 
1.1  
This policy has the following purposes: 
 
1.1.1   To give guidance to the levels of behaviour expected at all times within the Students’ 
Union and also within any other students’ union to which members have access by way of a 
reciprocal agreement. 
 
1.1.2   To provide a framework and procedure through which standards of behaviour are 
maintained so that members and staff are not exposed to violence, abuse or harassment of 
any nature, and to ensure that these standards are enforced. 
 
1.1.3   To ensure  that  the  Students  Union’s  licensed  premises  are  run  in  accordance  with 
the  provisions  of  the  Licensing  (Scotland)  Act  2005  (as  the  same  may  be  amended  or  re-
enacted from time to time). 
 
2. Dutiful Conduct of Membership 
 
2.1  
Members shall act in a way which is consistent with the principles of tolerance and respect 
for others and must refrain from any activities which could bring the Students’ Union into disrepute. 
 
2.2  
Disciplinary action may be brought about in circumstances where there has been a breach of 
good  order  either  in  the  Students’  Union  premises  or  in  any  place  or  occasion  deemed  to  be  an 
activity of the  Students’  Union or the  University. The  following shall result  in enforced  disciplinary 
action: 
 
2.2.1   wilful, reckless or negligent damage to, or loss of, property 
 
2.2.2   conduct liable to prejudice the external relations of the Students’ Union 
 
2.2.3   imparting to the press, television, radio, or any other medium, confidential material 
concerning Students’ Union or its members, unless prior permission has been granted by the 
Student President 
 
2.2.4   conduct detrimental to the reasonable enjoyment (by any other member of the 
Students’ Union) of the Students’ Union facilities 
 
2.2.5   breach of any of the Students’ Union Constitution, rules and regulations or policies, 
 
2.2.6   violent, offensive, abusive behaviour or behaviour which places themselves or 
others at risk, 
 
2.2.7   sexual, racial or abusive harassment. 
 
2.3  
Where  circumstances  of  the  nature  referred  to  in  paragraph  2.2  above  have  resulted  in  a 
criminal  investigation  or  prosecution  and/or  disciplinary  action  by  the  University,  the  Students’ 
Union shall suspend its disciplinary procedure (with the exception of the right to remove or suspend 
membership  rights  under  paragraph  3.1  below)  pending  the  outcome  of  the  criminal 
investigation/prosecution and/or the University’s disciplinary action. 
 
[70] 
 

3. Suspension of Membership 
 
3.1  
The  Officers’  Committee  reserves  the  right  to  remove  membership  or  suspend  a  member 
from any or all of the  privileges of membership,  with good and just reason, on a temporary  basis, 
pending the decision of a disciplinary committee, convened to hear the case. 
 
4. The Disciplinary Committee 
 
4.1  
The disciplinary committee shall consist of 4 (four) Representative Members of the Students’ 
Union including the Student President who will act as chair and will be responsible for appointing the 
committee. The committee shall receive staff support and guidance from the General Manager. 
 
4.2  
No  member  of  the  committee  who  may  have  an  interest  in  a  hearing  shall  serve  on  the 
committee  in  question.  The  General  Manager  shall  act  as  a  recording  secretary  by  attending  the 
hearing and keeping a full record of the proceedings. 
 
5. Procedure Prior to the Hearing 
 
5.1  
Any charge alleging a breach of good order must be submitted to the Student President no 
later than 10 (ten) days after its occurrence. The charge shall be in writing and must state specifically 
the precise facts of the incident and the context surrounding the misconduct. 
 
5.2  
Upon receiving a charge, the Student President shall call a meeting of the committee at the 
earliest possible time to set a date for a hearing (which shall be not less than two weeks after the 
date of receipt of the charge). 
 
5.3  
Any member subjected to the disciplinary procedure shall receive the following details from 
the Student President not less than three days from the hearing date: 
 
5.3.1 
 a copy of the charge; 
 
5.3.2   the time, date and place of the hearing and notice that the member is required to 
attend and produce all witnesses at this specific meeting; and 
 
5.3.3   a written warning that failure to attend the hearing may result in a decision being 
made by the committee if it can be shown to the satisfaction of the members that the 
charged person has received due notice and failed to attend without reasonable excuse. 
 
6. The Hearing 
 
6.1  
The hearing shall proceed as follows: 
 
6.1.1   Both the complainant and the accused shall have the right to appoint a person to act 
as their representative. If appointed the representative shall have the right to speak on their 
behalf when agreed by the chair of the Disciplinary Committee. 
 
6.1.2   At the beginning of the hearing, the Chair shall read the charge. The complainant 
shall then present their case. 
 
6.1.3   The complainant may call witnesses or adduce other evidence as agreed in advance 
 
[71] 
 

6.1.4   The complainant shall be entitled to question the accused and any witnesses. 
 
6.1.5   The members of the Disciplinary Committee will then have the opportunity to 
question the complainant based on her/his evidence. 
 
6.1.6   The accused or her/his representative shall have the opportunity to present her/his 
defence. 
 
6.1.7   The accused may call witnesses or adduce other evidence as agreed in advance. 
 
6.1.8   The members of the Disciplinary Committee will have an opportunity to question 
the accused based on her/his evidence. 
 
6.1.9   The members of the Disciplinary Committee will have the opportunity to question 
the witnesses based on the evidence presented.  
 
6.1.10 The complainant and accused (in that order), or their respective representatives, shall 
each make a closing statement in which no new evidence shall be introduced. 
 
6.1.11 The Disciplinary Committee shall withdraw and discuss the case in private. They shall 
have the power to recall either party or any witnesses if the Chair deems it to be necessary. 
The deliberations of the Disciplinary Committee shall not be recorded except where they 
have recalled either party or witnesses. 
 
6.2  
The standard of proof for the hearing shall be beyond a reasonable doubt. 
 
6.3  
The Disciplinary Committee shall reach its verdict by a majority decision. The decisions it can 
consider are: 
 
6.3.1   That the complaint be rejected, or 
 
6.3.2   That the complaint be upheld. 
 
6.4  
Where the decision of the Disciplinary Committee is that the complaint is upheld the 
Disciplinary Committee may further decide that the guilty party shall; 
 
6.4.1   give a full written apology to the complainant; 
 
6.4.2   be suspended from all or any of the privileges of membership of the Students’ Union 
for a stated time; 
 
6.4.3   be permanently expelled from the Students’ Union and the privileges of 
membership of the Students’ Union 
 
6.5  
Where the decision of the Disciplinary Committee is that the complaint be rejected the 
Disciplinary Committee may decide that the complainant shall be sent a letter of warning by the 
Student President. 
 
6.6  
An  initial  decision  shall  be  given  by  the  Chair  of  the  Disciplinary  Committee  to  the 
complainant and accused verbally. A full written decision and summary of the proceedings shall be 
sent to both parties within 10 (ten) days of the hearing. 
[72] 
 

 
6.7  
The written decision shall advise both parties of their right to appeal under section 7 below. 
If the complaint has been upheld or the accused found guilty of a lesser charge, then the written 
decision will advise all parties of what sanction has been imposed. 
 
6.8  
Both  the  complainant  and  accused  shall  be  entitled  to  appeal  against  the  decision  of  the 
Disciplinary Committee to the Appeals Committee. Written notice of an appeal must be given to the 
General  Manager  within  5  (five)  days  of  receipt  of  the  written  decision  of  the  Disciplinary 
Committee. 
 
6.9  
Where the decision of the Disciplinary Committee is subject to an appeal, the decision shall 
be operative in the interim period between hearing and appeal. 
 
7. Grounds for Appeal 
 
7.1  
The grounds for appeal shall be as follows: 
 
7.1.1   New evidence has emerged that for good reason was not submitted to the 
Disciplinary Committee. 
 
7.1.2   New witnesses have emerged who, for good reason were not called to testify before 
the Disciplinary Committee. 
 
7.1.3   The Disciplinary Procedures were not correctly applied. 
 
7.1.4   Members of the Disciplinary Committee did not declare an interest that may have 
proved prejudicial to the Committee’s deliberations. 
 
7.1.5   Having regard to the rules of natural justice, the decision of the Disciplinary 
Committee was unreasonable having regard to the evidence presented to the Committee, 
such that no reasonable person would have arrived at that decision on the basis of the 
evidence presented. 
 
7.2  
Appeals may not be admitted on the grounds of dissatisfaction with the outcome of the 
Disciplinary Committee (other than in respect of paragraph 7.1.5 above). 
 
7.3  
The written notice requesting an appeal shall clearly specify the grounds for appeal and 
where applicable what new evidence is/witnesses are being introduced. 
 
8. Appeals Committee 
 
8.1  
The disciplinary committee shall consist of 4 (four) Representative Members of the Students’ 
Union  including  the  Student  Vice  President  who  will  act  as  chair  and  will  be  responsible  for 
appointing the committee. The committee shall receive staff support and guidance from the General 
Manager. None of these members shall have been present at the Disciplinary Committee. 
 
8.2  
The meeting of the Appeals Committee shall take place no sooner than 5 (five) days and no 
later than 15 (fifteen) days after the receipt of the appeal. All parties to the appeal shall be informed 
of the date, time and place at which the Appeals Committee shall meet not less than 5 (five) days 
before the meeting. The meeting of the Appeals shall be held in private with only members of the 
[73] 
 

Appeals Committee, the Complainer, the Respondent, representatives of the parties and witnesses 
will be entitled to attend. 
 
8.3  
The procedure shall be: 
 
5.6.1  The Appellant presents her/his, case outlining the reasons why the original verdict of 
the Disciplinary Committee should be reconsidered. 
 
8.3.2   The Appellant introduces the new witnesses and/or evidence that were cited as 
grounds for appeal. 
 
8.3.3   The members of the Appeals Committee may then question the Appellant or new 
witnesses. 
 
8.3.4   The other party is then invited to comment on the new evidence/witnesses. 
 
8.4  
The Appeals Committee shall withdraw and discuss the appeal in private. They shall have the 
power to recall either party or any witnesses if the Chair deems it necessary. The deliberations of the 
Appeals Committee shall not be recorded except where they have recalled either party or witnesses. 
 
9. Powers of the Appeals Committee 
 
9.1  
To allow or dismiss any appeal against a verdict of the committee; and 
 
9.2  
To confirm, vary or extinguish any sanction imposed by the committee. 
 
9.3  
The Appeals Committee may require: - 
 
9.3.1   a full written apology to be given to the complainant; 
 
9.3.2   a letter of warning to be sent by the Student President to the complainant; 
 
9.3.3   the guilty party to be suspended from all or any of the privileges of membership of 
the Students’ Union for a stated time; 
 
9.3.4   permanent expulsion of the guilty party. 
 
9.4  
The Appeals Committee shall issue written reasons for its decision to the parties concerned. 
 
10. Complaint to the University 
 
10.1 
Once  the  internal  appeals are  exhausted,  the  decision  on  the  Appeals  Committee  shall  be 
final and binding. However, should either party feel that there has been an irregularity in the 
process of the appeal, they will have the right to apply to the University Academic Registrar 
who will act  as an independent reviewer of the process. Both parties shall be informed of 
this right at the conclusion of the disciplinary process. 
 
[74] 
 

 
Staff Protocol 
(Schedule 11) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
[75] 
 

1. Purpose 
 
1.1  
The Students’ Union has as its principal purpose the provision of opportunities for Students 
at the University to experience education in the widest sense. 
 
1.2  
To this end the Students' Union is structured as a collective self-governing organisation. 
 
1.3  
Central  to  the  resources  of  the  Students'  Union  are  the  employed  staff  who  provide  for 
continuity,  professional  advice,  managerial  expertise  and  the  day-to-day  operation  and 
implementation of policy. 
 
1.4  
The purpose of this protocol is to clarify the relationships between students, their elected 
representatives and staff. 
 
2. Obligations of Employer/ Employee 
 
2.1  
As  an  employer,  the  Students’  Union  has  obligations  to  conduct  itself  in  a  decent  and 
progressive manner towards members of staff. 
 
2.2  
Staff have their own obligations to observe the democratic process and it would clearly be 
untenable  for  any  member  of  permanent  staff  to  make  unauthorised  public  statements  against 
Trustees, Elected Officers or individual Union members, or for them to criticise Policy decisions. In 
response, staff cannot be subject to criticism in a public forum without the right to reply. 
 
2.3  
Permanent  and  Student  Staff  must  be  accountable  for  their  actions,  performance  and 
conduct  but  this  must  always  be  dealt  with  through  the  established  procedures  on  Performance 
review and Discipline and applied through the Line Management structure. 
 
3. Specific Intent 
 
3.1 
 It is the specific intention of this protocol to ensure that the Students' Union shall - 
 
3.1.1 
 Comply with all Employment and Employment Protection Acts currently in force. 
 
3.1.2   Empower the Officers’ Committee through its Staffing Sub-Committee to act with 
the full authority on staff-related matters. 
 
3.1.3   Protect the individual employees from breaches of confidentiality in respect of 
their personal affairs and to ensure that contractual matters are dealt with only 
by the Staffing Sub Committee. 
 
3.1.4   To protect the Students' Union Representatives from interference in the conduct 
of policy-making by Students’ Union employees. 
 
3.1.5     To be committed to the effective implementation of an Equal Opportunities 
Policy. 
 
3.1.6      Maintain sound employment practices and good staff relations. 
 
 
 

[76] 
 

4. Staffing Committee 
 
4.1  
The Officers’ Committee through its Staffing Sub-Committee shall be responsible for staff 
matters. 
 
4.2  
The membership of the Officers’ Committee shall be as specified in the Constitution of the 
Students' Union. The membership of the Staffing Sub- Committee shall consist of the 2 (two) 
Sabbatical Officers, 1 (one) part-time Member of the Officers Committee (appointed on an annual 
basis). The Student President shall chair the Staffing Sub-Committee. 
 
4.3  
The Staffing Sub-Committee shall make reports to the Officers’ Committee on any action 
undertaken in respect of staff and for approval on any changes in employment policy, procedure and 
practice. 
 
4.4  
The Officers’ Committee shall conduct its affairs in accordance with the provisions of the 
Constitution and its supporting schedules and the policy of the Students' Union. 
 
5.  

Responsibilities of the Students’ Union Trustees, Officers and Representatives 
 
5.1  
Trustees  and  Elected  Officers  of  the  Students'  Union  share  a  collective  and  individual  
responsibility to ensure that under no circumstances will discussion take place on matters relating to 
the responsibilities, conditions of employment, performance or conduct of members of staff other 
than at a meeting of the Trustee Board or in Staffing Sub-Committee. 
 
5.2  
All discussions at Trustee Board or Staffing Sub-Committee meetings involving members of 
staff shall be held in closed session and there shall be no published minutes of such discussions. The 
General Manager will keep a written confidential record that will be countersigned by the Student 
President as being a true and accurate record of such discussions. 
 
5.3  
Trustees  and  Elected  Officers  of  the  Students'  Union  will  ensure  that  there  are  no 
discussions  of  individual  members  of  staff  through  either  written  or  any  other  form  of  Student 
Media. 
 
6. Responsibilities of Students’ Union Staff 
 
6.1  
Staff shall maintain the integrity of the democratic governance of the Students' Union at all 
times. 
6.2  
The General Manager is the designated senior staff member with responsibility for servicing 
and attending Trustee Board, Officer’s Committee and Staffing Sub-Committees. 
 
6.3  
To  provide  professional  advice  and  continuity  in  the  Students’  Union  affairs,  the  General 
Manager will be in attendance at all meetings of the Trustee Board, Officers’ Committee and Staffing 
Sub-Committee  when  any  issue  relating  to  staffing  is  under  discussion.  When  such  discussions 
directly relate to the General Manager he/she will be asked to leave the meeting. 
 
6.4  
The General Manager, after consultation with the Student President may appoint a nominee 
to attend a meeting in her/his place. 
 
6.5  
Staff  may  not  exercise  a  vote  in  any  meeting  organised  under  the  auspices  of  the 
Constitution of the Students' Union. 
 
[77] 
 

6.6  
Staff may not show support by the wearing of badges or the display of any campaign 
literature relating to any internal or external elections. 
 
6.7  
Staff members may advise elected Officers of the Students' Union on any matter that is 
within their area of work, but shall not seek in any other way to influence the policy-making process. 
 
6.8  
Staff may not take part in any public discussion of Students' Union policy, nor give public 
expression to views contrary to the policies of the Students’ Union. 
 
6.9  
Staff will develop professional working relationships with personnel from the Parent 
Institution. At all times care needs to be taken not to compromise the Union on issues concerning 
trustees, elected officers or any other member of students' Union staff. 
 
6.10  
The Student President shall be the Press Officer of the Students’ Union. Staff shall not 
comment to representatives of the media. This shall include the student media. 
 
6.11  
Staff may not be members nor participate in the activities of clubs and societies that give 
expression to political views or opinions that may undermine the roles of elected officers within the 
Students' Union. 
 
7. Responsibilities of Student Staff 
 
7.1  
Student staff may be employed by the Students' Union to carry out specific duties within the 
Union's employment structure. The procedures for the recruitment and selection of such staff shall 
be determined by the Trustee Board. 
 
7.2  
Student staff may raise complaints or grievances about their employment through the line 
management structure, and have recourse to the Grievance Procedure of the Students’ Union. The 
final body of appeal in serious complaints shall be the General Manager and Student President. 
 
7.3  
Students employed as casual staff of the Union are not precluded from enjoying the same 
rights and benefits of membership of the Students' Union including voting at meetings of the 
Students Union. 
 
7.4  
Student Staff are permitted to speak at Students’ Union meetings but must not draw 
attention to the fact that they are members of staff and shall cover any staff uniform they may be 
wearing at the time. 
 
7.5  
Student staff are precluded from raising any matters in relation to their employment with 
the Students’ Union in any public forum or meeting. 
 
7.6  
Student Staff on duty must not show support by the wearing of badges or the display of any 
Campaign Literature relating to any internal or external elections. 
 
7.7  
Trustee Board and Officers’ Committee members may not be employed as a member of 
student staff during the time that they serve as a member of these Committees. 
 
 
 
 
 

[78] 
 

8 Procedure for Complaints about Staff 
 
8.1  
Any individual member  of the  Students' Union having cause  for complaint or  who raises a 
grievance on a matter relating to any individual or group of staff employed by the Students’ Union, 
should, in the first instance, raise the matter with the Student President. 
 
8.2  
The Student President shall raise the matter with the General Manager who will investigate 
the complaint and report back to the Student President within 10 (ten) days. 
 
8.3  
The Student President and General Manager shall determine what, if any, further action is to 
be taken in relation to the complaint. The Students' Union Discipline and Grievance Procedures may 
be invoked. 
 
9 Procedure for Complaints by Staff 
 
9.1  
Any member of staff having cause to complain about the conduct or behaviour of a student 
shall raise the matter in confidence with their General Manager. 
 
9.2  
The Line General Manager will raise the matter with the Student President. The complaint 
shall be investigated and the General Manager shall report back to the staff member within 10 (ten) 
days. 
 
10 Discipline and Grievance Procedure 
 
10.1  
The policies included in this section do not affect a Students’ Union employee's right to 
exercise the Discipline and Grievance Procedure of the Students' Union. 
 
11  
Relationship Between Staff, Trustees, Elected Officers and/or Representatives 
 
11.1  
While each new Trustee Board and Officers’ Committee will wish to establish its own 
particular working relationships with staff, this written protocol, together with other agreements 
and contracts between staff and the Students' Union, will be recognised as contractual in the event 
of any dispute. 
 
11.2  
Courtesy  between  Trustees,  Elected  Officers  and  Staff  is  expected  at  all  times  and 
Trustees/Elected  Officers  will  never  instruct  Staff  without  observing  the  requirements  of  the  Line 
Management Structure. 
 
11.3  
The General Manager shall ensure that every Member of Staff, Trustees and Officers’ 
Committee is issued with, and signs, a copy of this protocol to indicate her/his understanding and 
acceptance of its provisions. 
 
12 General Information 
 
12.1  
The terms of this protocol will apply to all staff irrespective of their position in the 
organisation and their status as a member/or not of a Trades Union. 
 
12.2  
Any breach of this protocol will be considered as a serious disciplinary matter. 
[79] 
 

 
[80] 
 

The Students’ Union 
Queen Margaret University 
Equal Opportunities Statement and 
Policy 
(Appendix A) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
[81] 
 

Equal Opportunities Policy Statement (Appendix A) 
 
1. Aims 
 
1.1  
 The Students’ Union shall implement and comply with an Equal Opportunities Policy which 
seeks to: 
 
1.1.1   encourage a community in which all individuals may contribute as fully as possible 
without fear of unfair and discriminatory attitudes and practices 
 
1.1.2   ensure that there is a positive atmosphere in and in relation to the Students’ Union 
and its activities 
 
1.1.3   create and sustain a welcoming environment for all of its users both in and outside 
of the Students’ Union’s premises. This policy seeks to encourage a community in which all 
individuals  may  contribute  as  fully  as  possible  without  fear  of  unfair  and  discriminatory 
attitudes and practices. 
 
1.2  
In order to ensure that there is a positive atmosphere, this Students’ Union seeks to create 
and sustain a welcoming environment for all of its users both in and outside of the Students’ Unions 
premises. 
 
2. Principles 
 
2.1  
 The Equal Opportunities Policy referred to in section 1 above shall enshrine the following 
principles: 
 
2.1.1   Discrimination, direct or indirect, based on gender, appearance, ethnic, national, 
regional or racial origin, age, socio-economic background, disability, religious or political 
beliefs, sexual orientation, family circumstances, health, including HIV status, Trade Union 
membership or any other distinction is unacceptable and will not be tolerated 
 
2.1.2   Such forms of discrimination represent a waste of human potential and are to the 
detriment of the individual and the Students’ Union as a whole. 
 
2.1.3   Equal Opportunities Policies can only succeed with the active support of the whole 
organisation and the Students’ Union seeks to involve all sections of students and staff in the 
continued development and implementation of its policy and related activities. 
 
3. Students' Union General 
3.1  
The Students' Union must ensure that non-discriminatory language is used in its internal and 
external documents, letters, memos, reports, publications, posters and other communications. This 
includes all verbal communications, for example, public announcements, telephone conversations, 
faxes, e-mail, interviews, committees and meetings. 
 
3.2  
The  Students'  Union  must  regularly  review  the  Equal  Opportunities  Code  of  Practice  in 
Employment  in  line  with  legislation  or  any  other  issue  to  ensure  the  fair  and  effective 
implementation of the Equal Opportunities Policy.  
 
[82] 
 

3.3            this  policy  statement  is  inclusive  of  all  the  Sports  and  Societies  membership  and  must  be 
followed during all Sports and Societies Activity whether that be internal or external 
 
4. Harassment 
 
4.1  
In  the  case  of  a  student  accusing  another  student  of  harassment,  the  Students’  Union 
recommends  that  the  complainant  follow  the  University  guidelines  on  harassment.  The  Students’ 
Union can offer appropriate support. 
 
4.2  
In  the  case  of  a  member  of  Union  staff  accusing  a  student  of  harassment,  the  Students’ 
Union  recommends  that  the  complainant  follow  the  University  guidelines  on  harassment.  The 
General Manager can offer appropriate support. 
 
4.3  
In the case of a student accusing a member of the Students’ Union staff of harassment, the 
complainant  should  inform  the  Students’  Union  General  Manager  in  order  that  the matter can  be 
pursued through the Union's disciplinary procedures. 
 
4.4  
In  the  case  of  a  member  of  the  Students’  Union  staff  accusing  another  member  of  Union 
staff of harassment,  the  complainant  should inform  the General Manager who will investigate the 
matter through the Students’ Union disciplinary procedures. 
 
4.5  
If a member of University staff is harassing a student or member of the Students’ Union staff 
then the matter shall be referred to the University's procedures. Assistance can be sought from the 
General Manager and or the Student President. 
 
5. Harassment by Students’ Union Trustees, Officers or Representatives 
 
5.1  
Special  procedures  shall  be  in  place  in  the  event  of  a  Trustee,  Officer  or  Students’  Union 
Representative  being  accused  of  harassment.  For  the  purposes  of  this  policy  this  shall  refer  to 
members of the Trustee Board and Officer’s Committee at all times and other representatives when 
they are on official Union business or if they specifically abuse their elected position in harassing. 
 
5.2  
This  procedure  shall  apply  in  all  cases  of  an  accusation  against  a  Trustee,  Officer  or  
representative by a student, a member of Students’ Union staff or a member of the University. 
 
5.3  
If  there  is  an  accusation  of  harassment  against  a  Trustee,  Officer  or  Students’  Union 
Representative as designated above then a committee consisting of the Student President, another 
Elected Officer and the General Manager shall decide if there is sufficient evidence for the matter to 
be  referred  to  full  hearing.  In  the  event of one  of these  three  having  an  interest  in  the  complaint 
then their place on the committee shall be taken by another as follows – a trustee in place of the 
President, another Elected Officer in place of another Officer and relevant staff member in place of 
the General Manager. 
 
5.4  
Should  this  committee  decide  there  is  insufficient  evidence  for  a  hearing  then  no  further 
action shall be taken. Should they decide there is sufficient evidence a hearing shall be constituted 
as follows: 
 
5.5  
The  hearing shall take  place  as soon as reasonably possible following  the decision to refer 
the  matter  to  a  hearing.  The  Hearing  Panel  will  consist  of  three  members  of  Officers’  Committee 
who  have  taken  no  part  in  the  initial  investigation  one  of  whom  will  act  as  Chair.  The  General 
Manager or his/her  nominee shall attend the hearing to take the minutes of the  hearing but  shall 
[83] 
 

have no other role. The Chair shall exercise his/her vote only to break a tie. The hearing shall decide 
whether the accusation is proven or not proven. If they decide the accusation is proven then they 
shall be  required to formally report this to Officers’ Committee  and Trustee  Board  and shall have 
the power to impose any of the following sanctions: 
 
a)  
A verbal apology to the complainant 
b)  
A written apology to the complainant 
c)  
A ban from all or part of the Union's premises for a designated time 
d)  
A permanent ban from all or part of the Union premises 
e)  
Such other punishment as is seen fit 
 
6. Elections 
 
6.1  
The Students’ Union, as a democratic body, recognises that all members of the Students’ 
Union should be able and encouraged to stand for election. The Elections Committee shall ensure 
that publicity encourages nominations from all students. 
 
6.2  
The Students’ Union recognises that, to encourage representation of certain areas, 
constituencies may be established to ensure the representation of students from that constituency 
provided that they fulfil one of the criteria below. 
a)   The constituencies cover the entire University, for instance departments or schools or 
are necessary to fulfil a requirement set by the University. 
b)   The constituencies are to enable a group to be represented who would not otherwise 
be such as 1st Year students. 
c)   The constituencies have been established to promote representation from a group 
previously under-represented in the Union. 
 
6.3  
The Elections Committee shall be responsible for ensuring that the promotion and running 
of elections is conducted in line with the aims and principles of this policy. 
 
6.4  
Complaints  about  breaches  of  Equal  Opportunities  in  elections  shall  be  referred  to  the 
Elections Committee in line with the Election Regulations (Schedule 6). 
 
7. Entertainments and Social Space 
 
7.1  
The Students’ Union will ensure that, as far as is possible, social space will be provided for 
students  to  participate  in  social  and  cultural  activities  that  is  a  ‘safe  environment’  free  from  any 
forms of discrimination or harassment. 
 
7.2  
The Students’ Union will ensure that, as far is practical, all of its property is accessible to 
disabled users. 
 
7.3  
If  any  person  on  Students’  Union  premises  is  accused  of  an  action  which  breaches  the 
Students’ Union Equal Opportunities Policy the alleged perpetrator's name (and registration number 
if the perpetrator is a student) will be recorded and subsequent disciplinary action may be taken at 
the discretion of the Officers’ Committee. This action may include the following: 
 
a)  
A verbal apology from the perpetrator 
b)  
A written apology from the perpetrator 
c)  
A temporary suspension from the Union premises at some or all times 
d)  
Such other action as is deemed appropriate 
[84] 
 

 
All Bar, Ents, Venue and all other categories of Union staff will be made aware of this procedure. Any 
person who makes an allegation in bad faith or that is found to be malicious in intent will be subject 
to the same sanctions. 
 
8. Student Union Media 
 
8.1  
All forms of Students’ Union media will operate in accordance with the Equal Opportunities 
Policy. 
 
9. Clubs and Societies 
 
9.1  
All  Students’  Union  Clubs  and  Societies  should  be  open  to  all  members  of  the  Students’ 
Union.  Where  societies  wish  to  have  restricted  membership  they  must  seek  permission  of  the 
Officers  Committee.  All  publicity  and  literature  produced  by  societies  must  be  in  accordance  with 
the  Students’  Union  Equal  Opportunities  Policy  and  be  sensitive  to  the  Students’  Union  diverse 
membership. All information provided by societies must be given with an English translation. 
 
9.2  
All  society  events  must  be  conducted  in  accordance  with  the  Students’  Union  Equal 
Opportunities Policy. All society elections must be properly advertised and should be free and fair in 
accordance with the Equal Opportunities Policy. 
 
10. Publicising the Equal Opportunity Policy 
 
10.1  
Copies of the Equal Opportunity Policy shall be given to all members of Student’s Union staff 
and  all  members  of  the  Trustee  Board  and  Officers’  Committee.  Copies  of  the  policy  shall  be 
available to all students on request from Students’ Union Reception. 
 
10.2  
All relevant Union material must affirm the Union's commitment to its Equal Opportunities 
Policy. 
 
[85] 
 

 
[86] 
 

No-Platform Policy 
(Appendix B) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
[87] 
 

‘No Platform Policy’ (Appendix B) 
 
1. Introduction 
 
1.1  
The Students Union believes; 
 
1.1.1   That freedom of speech is a fundamental civil liberty that comes with responsibility. 
However, speech that incites hatred or violence against or between students should not be 
provided a platform by the Students’ Union. 
 
1.1.2   That discrimination on any grounds is abhorrent. 
 
1.1.3   That a Students’ Union is free from prejudice and discrimination. 
 
1.1.4   That there is no place in a modern, inclusive society for the policies and beliefs of 
extremists. 
 
1.1.5   That racism, sexism, homophobia and faith based discrimination have no place in 
the Students’ Union and should be actively discouraged. 
 
1.1.6   That by living and learning together we have a unique opportunity to learn about 
and celebrate diversity. 
 
1.1.7   That we have a responsibility to ensure that all students at Queen Margaret 
University are free from intimidation and activity that compromises the enjoyment of their 
student experience. 
 
1.2  
This policy seeks to encourage an environment in which all individual members feel able to 
participate in Students’ Union activities and events without fear of unfair and discriminatory 
attitudes and practices. 
 
1.3  
This policy compliments the Students’ Union Equal Opportunities Policy (Appendix A) 
 
2. The Policy 
 
2.1  
The Students’ Union condemns bigotry, homophobia, racism, sexism and prejudice from any 
source. 
 
2.2  
The Students’ Union will not provide a platform to members of extremist opinion groups 
without prior written consent from the Officers’ Committee. 
 
2.3  
The Students’ Union will prevent known members of extremist opinion groups from using 
the Students’ Union as a platform to promote their Agenda. 
 
2.4  
The Students’ Union does not allow any of its members to invite any known members of 
extremist opinion groups to speak in the Students’ Union Building or at any Students’ Union event 
without prior written consent from the Officers’ Committee. 
 
2.5  
The Students’ Union will work continually to preserve and promote positive relations 
between all groups of students. 
 
[88] 
 

2.6  
The Students’ Union will permanently exclude any member found to be promoting extremist 
opinion from the Students’ Union Membership. 
 
2.6.1   The  disciplinary  procedure  for  any  member  of  the  Students’  Union  found  to  be 
promoting  extremist  opinion  will  follow  the  Students’  Union  Constitution  Disciplinary 
Procedure (Schedule 10) 
 
[89] 
 

 
[90] 
 

Misuse of Drugs Policy 
(Appendix C) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
[91] 
 

Misuse of Drugs Policy (Appendix  C) 
 
1. Introduction 
 
1.1  
This policy has been put together to establish the procedures for dealing with issues arising 
around students being involved in the misuse of drugs, and to ensure that appropriate support is 
provided for any student involved. 
 
2. Statement 
 
2.1  
The Students’ Union does not condone the illegal use of drugs or other substances 
(medically or non-medically prescribed) and will actively work to ensure appropriate action is taken 
against misuse and ensure that appropriate support is provided for any student found to be under 
the influence or in possession of such substances. 
 
3. Support 
 
3.1  
The Students’ Union works to support and represent students. As such, if you have concerns 
about  your  own  drug  use,  or  that  of  a  friend,  then  you  are  encouraged  to  seek  advice  from  the 
Students’  Union.  The  Student  President  and  the  relevant  Union  staff  member  are  available  to 
provide  initial  advice  and  information  to  students  and  have  details  of  a  number  of  organisations 
available to provide further advice and support. 
 
3.2  
Any information conveyed in any discussion with the above personnel will not be disclosed 
to another party unless there is concern that the student may be harming themselves or others, or if 
the student gives written permission detailing who can be contacted. 
 
4. Disciplinary Action 
 
4.1  
Any student(s) found in possession or under the influence of drugs whilst in the Students’ 
Union building or at a Students’ Union-run event will be reported to the Student President. The 
Student President will then contact the student(s) to arrange a meeting to discuss the matter. 
 
4.2  
As a result of the meeting the Student President will establish the best course of action to 
take. This can range from a conversation with the student(s) giving information about the university 
drug policy, health risks and services available; through to Students’ Union disciplinary action and/or 
reporting of the incident to the University and/or the Police. 
 
4.3  
Following the meeting with the student(s) if the President deems it necessary, the student(s) 
could face a suspension of membership of the Students’ Union. A full inquiry shall be conducted by 
the Officers’ Committee in accordance with the Disciplinary Policy for Members contained in the 
Constitution (Schedule 10). 
 
4.4  
If the outcome of this inquiry is deemed to require the intervention of the University and/or 
the police the Officers’ Committee will act accordingly. 
 
4.5  
During this period the membership of the Students’ Union will remain suspended and the 
student(s) will not be permitted to be involved in any Students’ Union activity or use the Students’ 
Union commercial services. The student(s) will still be permitted access to support and advice from 
the Student President and/or relevant Union staff member. 
 
[92] 
 

4.6  
The University provides guidance on its policies and procedures related to the use of drugs. 
The University whilst not encouraging or condoning the use of drugs, will provide advice to any 
student wishing to discuss the use of drugs. 
 
4.7  
Any student(s) involved in disciplinary action with the University can receive support, advice 
and representation from the Students’ Union. If such assistance is required the student(s) should 
contact the Student President. 
 
5. Students’ Union Staff Members 
 
5.1  
If a student member of Students’ Union staff is under the influence or in possession of illegal 
substances whilst working for the Students’ Union this should be reported to both the General 
Manager and to the Student President. The Disciplinary Procedures the Students’ Union Staff will be 
followed in this instance. 
 
5.2  
If the student is not working at the time they are found to be under the influence or in 
possession of illegal substances, the action taken will follow the disciplinary actions outlined in 
section 4 of this policy. 
 
5.3  
Any decision to suspend membership will include suspension of duties as a staff member 
whilst any investigation of the Officers’ Committee takes place. The General Manager will inform the 
relevant line manager of the appropriate action to be taken. 
 
6. Trustees, Officers and Representatives of the Students’ Union 
 
6.1  
Any Trustee, Officer or Representatives found to be under the influence or in possession of 
illegal substances whilst involved in Students’ Union work, on University or Students’ Union property 
or involved in any activity directly related to the Students’ Union (e.g. NUS Conferences and training 
events) will be subject to the policy. 
 
6.2  
It will be viewed as a serious neglect of duties if any Trustees, Officers or Representatives of 
the  Students’  Union  is  found  to  be  under  the  influence  or  in  possession of  illegal  substances.  The 
Trustee, Officer or Representative will be suspended from all duties relating to their position during 
any investigation undertaken by the remaining Trustees or Officers assisted by the Students’ Union 
General Manager. 
 
6.3  
If the offending Officer is the Student President then the initial meeting, as outlined in 4.1, 
will be convened by the General Manager. 
 
[93] 
 

 
[94] 
 

Volunteer Policy 
(Appendix D) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
[95] 
 

Volunteer Policy 
 
Volunteers are a vital part of the growth of the Students’ Union. The following document will give 
guidelines of recruitment and selection, support for volunteers, rights and responsibilities, duties 
and relationships. 
 
1. Purpose of Volunteer Policy 
 
1.1  
Within the Students’ Union, volunteers are a major resource and make a vital contribution 
to our aims outlined above. We intend to encourage, develop and support volunteer involvement in 
our work in which volunteers are already important. In doing so we recognise that the roles of 
volunteers will complement and not replace the roles of paid staff. 
 
1.2  
In the Students’ Union a volunteer is understood to be a person who does voluntary work on 
our behalf. It is undertaken by choice and it is unpaid. Nothing in this policy or otherwise arising 
from arrangements made in relation to volunteers shall give rise to an employment relationship. 
 
1.3  
Within the Students’ Union, volunteers are active in the delivery of our services and are 
active in any community led groups and projects that we may support. Volunteers are also involved 
in many aspects of our work including our advisory and information services, our campaigns at local 
and national level and in our mentoring roles. 
 
1.4  
The Students’ Union believes that our relationship with our volunteers is one of mutual 
responsibility and commitment, within which the Students’ Union and our volunteers both have 
rights and responsibilities. 
 
2. The Students’ Union Obligations to Volunteers 
 
2.1  
The tasks to be performed by volunteers will be clearly defined, so that all concerned with 
their activities are sure of their respective roles and responsibilities. 
 
2.2  
The  organisation  will  comply  with  the  Data  Protection  Act  by  the  use  of 
application/registration  forms  and  by  keeping  records  of  work  done  by    volunteers  as  a  basis  for 
monitoring, and by enabling volunteers to have access to their records. 
 
2.3  
Volunteering opportunities will complement rather than replace the work of paid staff. 
 
2.4  
Opportunities will be given for volunteers to represent their views to the Students’ Union. 
 
2.5  
All existing and future policies will be checked as to how they affect volunteers. 
 
3. The Volunteers’ Obligations to the Students’ Union 
 
3.1  
All volunteers should carry out their tasks in a way which corresponds to the aims and values 
of the Students’ Union and volunteer within agreed guidelines and remits. 
 
3.2  
All volunteers shall respect confidentiality, respect other volunteers, service users and staff. 
 
3.3  
All volunteers shall carry out their tasks with regard to the health and safety of others and 
attend training and support sessions where appropriate. 
 
[96] 
 

4. Recruitment and Selection 
 
4.1  
The Students’ Union will adhere to its equal opportunities policy when recruiting and 
selecting volunteers. 
 
4.2  
To ensure that all volunteering opportunities are widely accessible they will be promoted 
appropriately. Such promotion will specify the task to be undertaken and will draw attention to the 
benefits and experience gained from participation in volunteering. 
 
4.3  
Where  appropriate,  volunteers  will  be  required  to  complete  a  volunteer’s 
application/registration form. 
 
4.4  
Written task descriptions will outline time, commitment, necessary skills and actual duties. 
 
4.5  
The Students’ Union will comply with the Police Act Part V and will follow the procedures 
and standards laid down by Volunteer Development Scotland’s “Protecting Children” when selecting 
volunteers who are to work with children, young people, and other vulnerable groups. 
 
4.6  
We will request references for volunteers where appropriate. 
 
4.7  
Once placed, we expect the volunteers to comply with the existing policies and procedures. 
 
5. Support for Volunteers 
 
5.1  
The Students’ Union will invest financial and personnel resources for the management of 
volunteers. 
 
5.2  
The Students’ Union will provide an introduction period and a review session for volunteers 
to assess the progress of their placements and to resolve any problems at an early stage. 
 
5.3  
Volunteers will be given information on legislation and policies that may affect them e.g. 
Health and Safety, Human Rights and Equal Opportunities. 
 
5.4  
All volunteers will be offered appropriate access to support and supervision on a regular 
basis, with a named staff support, and will be informed whom to contact in an emergency. 
 
5.5  
All volunteers will be offered equal access to appropriate training to enable them to develop 
their capabilities and personal competence appropriate to their volunteering role. 
 
5.6  
Opportunities will be provided for changing and/or upgrading volunteer responsibilities as 
desired by the volunteer and appropriate to the organisation’s need. 
 
5.7  
Volunteers will be encouraged to provide each other with mutual support within the bounds 
of confidentiality. 
 
5.8  
The Students’ Union complaints, grievance and disciplinary procedures will be explained to 
volunteers and they will be informed of who to contact if they have a grievance about any aspect of 
their work. 
[97] 
 

 
[98] 
 

Financial Regulations 
(Appendix E) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
[99] 
 

1. Responsibility 
 
There  is  a  general  duty  of  care  to  ensure  that  the  financial  affairs  of  the  Union  are  conducted 
properly. This shall be discharged by the Trustee Board. 
 
2. Procedure 
 
The Union shall maintain systems of accounting and financial control which are consistent with the 
provisions of the Education Act 1994. The financial procedure of the Union shall make provision for: 
 
2.1  
Audit 
 
2.1.1   The Students’ Union shall, in each financial year, appoint a qualified and registered 
auditor to audit its accounts and balance sheets for that year. 
 
2.1.2   Variation to the appointment of the auditors shall be the resolution of the Trustee 
Board. 
 
2.1.3   The auditor is required to make a report which is presented to the members of the 
Students’ Union at the AGM on the profit and loss account, trading accounts, balance sheet 
and cash flow. 
 
2.1.4   The auditor shall have a right of access at all times to the books and accounts of the 
Students’ Union and to any other documents relating to its affairs. They shall be entitled to 
receive  all  information  and  explanations  from  trustees,  officers,  members  and  staff  of  the 
Students’ Union, as they think necessary for them to carry out their duties as auditor. 
 
2.1.5   A copy of the documents shall be available for inspection by any full member of the 
students Union. 
 
2.1.6   A copy of the audited accounts and reports shall be supplied to the University Court. 
 
2.2  
Orders 
 
2.2.1   All capital or extraordinary expenditure over £500 should be made only after seeking 
competitive quotations. 
 
2.2.2   Three competitive quotations should be sought when possible. 
 
2.2.3   The Trustee Board will be responsible for approving final recommendations of 
supply. 
 
2.2.4   Choice of supply may be based upon price, service level, design and other factors 
specific to the nature of the purchase. 
 
2.2.5   Contracts shall be signed by a sabbatical officer, and one permanent member of 
staff. 
 
2.2.6   Any  member  or  employee  of  the  Students’  Union  who  places  an  order  that  is  not 
binding under of this section, shall thereby render themselves personally liable for the goods 
or  services  so  ordered,  and  may  render  themselves  liable  to  disciplinary  action  and  shall 
[100] 
 

indemnify  the  Students’  Union  from  and  against  any  costs,  claims,  expenses  and  liability 
arising from them. 
 
2.2.7   In  the  case  of  goods  for  clubs  and  societies  no  order  shall  be  signed  unless 
authorisation  from  two of  the  following  three  people  has  been  received  and  approval  has 
been given by the Vice President or Sports and Societies Officer: 
  Club Chair 
  Club Treasurer 
  Club Secretary 
 
2.3  
Contracts 
 
2.3.1   The under-mentioned persons are authorised within the limits of their areas of 
responsibility to sign and negotiate contracts: 
 
  General Manager 
  President 
  Vice President 
 
2.3.2   Contracts shall be signed by two of the above, of whom one shall be a sabbatical 
officer and one a permanent member of staff. 
 
2.3.3   General terms, security for monies and any interest payable thereon shall be 
decided by the Trustee Board, following professional advice. 
 
2.4  
Petty Cash 
 
2.4.1   The rules for operation of this system are set out in the financial procedures manual 
and may be modified from time to time with the approval of the General Manager and the 
Trustee Board. 
 
2.4.2   Disbursements from petty cash shall be made as follows: 
 
2.4.2.1  
For amounts to a value not exceeding £100. Exceptions will be made 
at the discretion of the General Manager. 
 
2.4.2.2  
It is not permitted to split a single purchase exceeding £100 
between several claim forms to remain within the petty cash limit. 
 
2.4.2.3  
Purchase orders must be raised for purchases exceeding the petty 
cash limit or where goods can be obtained from an existing supplier. 
 
2.4.2.4     
Petty cash shall not be used to encash personal or other cheques. 
 
2.4.2.5  
Petty cash may only be used to reimburse trustee, staff or student 
travel or hospitality normally agreed in advance. 
 
2.4.2.6    
Advances of petty cash (IOU's) shall only be made in exceptional 
circumstances and require two signatures, the person to whom the 
advance is made and that of an authorising officer. 
 
[101] 
 

2.4.3   Re-imbursements 
 
2.4.3.1  
Petty cash claims shall only be reimbursed by the Finance 
Administrator. 
 
2.4.3.2  
Re-imbursements  of  petty  cash  shall  only  be  made  against 
completed  petty  cash  claim  forms,  obtainable  from  the  Students’ 
Union reception. A receipt should be provided. 
 
2.4.3.3  
Petty cash claim forms must have two signatures, that of the payee 
and  that  of  an  authorising  officer  or  General  Manager,  and  be 
supported with receipts or other proof of purchase. 
 
2.4.3.4  
Manager and executive claims must be countersigned their line 
manager, the President or Vice President or the General Manager. 
 
2.4.3.5  
The cash account will be counted and reconciled daily. The general 
manager will review these reconciliations on a periodic basis 

2.5  
Bank Accounts 
 
2.5.1   The Students’ Union shall maintain such bank accounts as from time to 
time are deemed necessary by the Trustee Board. 
 
2.5.2   The cheque signatories shall be two of the following 
 
  General Manager 
  President 
  Vice President 
[102] 
 

Sustainability Policy 
(Appendix F) 
[103] 
 

1.Principles 
1.1 
The Students’ Union, Queen Margaret University, recognizes that its activities have an 
impact on the environment and acknowledges its responsibility for conducting activities and 
operations in respect to ecology whenever possible 
 
1.2 
The Students’ Union commits to monitor its environmental impact by measuring its 
consumption of energy and water and implementing a recycling scheme for waste.  
 
1.3 
The Students’ Union will work closely with, and support, the University on environmental 
and sustainability issues on campus as part of an environmental partnership.  
 
1.4 
The Students’ Union shall make its best effort to meet environmental standards set in UK, 
EU and International regulations 
 
1.5 
The environmental policy, environmental impacts and environmental campaigns shall be 
publicized to all Students’ Union members and staff, all of whom will be encouraged to abide by 
them  
 
2. 
Waste and Recycling 
2.1 
The Students’ Union (working with the University) will have in place a scheme to recycle as 
many materials as possible 
 
2.2 
The Students’ Union encourages the reduction of waste with reducing material use and 
reusing material where possible 
 
2.3 
The Students’ Union does not use plastic bags in its activities and strongly advises visitors to 
its Freshers’ Fair and other activities to use re usable bags that are not made of plastic 
 
 
3. 
Energy 
3.1 
The  Students’  Union  commits  to  reduce  the  use  of  natural  resources  associated  to  the 
following key area: 

Energy consumption; 

Water consumption; 

Travel pollution; 
 
4. 
Ethics 
4.1 
The Students’ Union supports the University in sustaining its Fairtrade status and promote 
the use of Fairtrade goods when possible 
 
4.2 
The  Students’  Union  encourages  students  to  take  part  in  ethical  initiatives  through  its 
societies and other student groups 
 
 
[104] 
 

5. 
Awareness  
5.1 
The Students’ Union encourages its members to lead environmental and ethics campaigns 
and to lobby the University to become more ecologically friendly 
 
5.2 
The Students’ Union officers and staff are made aware of the environmental policy through 
induction processes 
 
6. 
Commitment 
  
6.1 
The Students’ Union will ensure commitment to this policy through the implementation of 
The Students’ Union Climate Change Action Plan.  
 
7. 
Environmental Committee 
7.1 
There shall be an Environmental Committee leading on the sustainable policy  
 
7.2 
The Environmental Committee shall be made up of the General Manager, the Student 
President, the Environment and Ethics Officer and any active volunteer 
 
7.3 
The Environmental Committee shall take the lead on the Green Impact Students’ Union 
submission 
 
7.4 
The Environmental Committee shall meet at least four times per year to review the above 
policy and ensure the implementation of The Students’ Union Climate Change Action Plan 
 
7.5 
The Environmental Committee shall provide advise and make any recommendations and 
changes deemed necessary to decrease The Students’ Union environmental impact 
 
7.6 
The Environmental Committee shall report to the Board of Trustees 
[105] 
 

[106] 
 

Alcohol and Initiation Policy 
(Appendix G) 
 
[107] 
 

1. 
Statement 
 
1.1 
Queen Margaret University Students’ Union (QMUSU) has the responsibility to ensure that 
all  full  members  have  the  opportunity  to  join  any  sport  or  society  in  a  safe  and  supportive 
environment free from peer pressure and irresponsible behavoiur during events and activities.  
 
2. 
Alcohol Statement 
 
2.1  
QMUSU  recognises  alcohol  consumption  is  part  of  the  student  life  style  and  that  some 
students  often  partake  in  it.  However,  QMUSU  does  not  in  any  way  condone  or  support    alcohol 
abuse of any kind that would endanger, within any capacity, or harm any of QMUSU’s members.  
 
2.2  
All Sports and Society Committees shall ensure that no member is forced or peer pressured 
in  any  way  to  drink  irresponsibly.  Irresponsible  drinking  can  lead  to  severe  illness  and  antisocial 
behaviour. Such behaviour is deemed unacceptable by law and by the Students’ Union Constitution. 
Alcohol  consumption  shall  be  limited  to  a  reasonable  level  that  encourages  drinking  with 
moderation and behaving well during all Sports and Societies activity. 
 
2.3  
No student at any point shall feel pressured to take part in any activity that they do not wish 
to partake in. There shall not be, under any circumstances, repercussions for said individuals who do 
not wish to take part in an activity.   
 
2.4  
QMUSU  Constitution  requires  the  whole  Sports  and  Societies  membership  to  adopt  and 
follow this code of practice for activities and events.  
 
3.  Social Events 
 
3.1  
Social  events  are  there  for  Sports  and  Societies  to  socialise  and  to  create  strong  bonds 
amongst teams and groups of people.  
 
3.2  
QMUSU  Sports  and  Societies  membership  must,  firstly  adhere  to  the  Equal  Opportunities 
Statement and Policy as set out in Queen Margaret University Students’ Union Constitution. This is 
to allow fair and open access to our Sports and Societies regardless of individual status of any kind.  
 
3.3  
Social  events  shall  be  optional  for  the  membership  and  non-attendance  shall  not  warrant 
any kind of penalty for the individuals concerned.   
 
3.4  
Members  shall  have  a  pleasant  and  enjoyable  experience  when  taking  part  in  any  activity 
related to a sport and societies event. Individual shall be free to have various level of involvement to 
social and core activities. Members shall be put under no pressure of any kind to participate in any 
kind of Sport/Society activity.  
 
3.5  
The  core  committee,  (President/Captain,  Vice  President/Vice  Captain,  Treasurer,  and 
Secretary) are responsible for the welfare and safety of its members to a reasonable extent. Ensuring 
that  Risk  Assessments  and  other  relevant  documentation  are  in  place  to  provide  support  in  these 
areas.   
 
3.6 
 The whole membership must conduct themselves in a courteous and polite manner when in 
the presence of external members of the community, general public, and members of the University. 
 
[108] 
 

3.7  
Under  no  circumstances  shall  any  sport/society  plan  or  engage  in  degrading,  unsafe  and 
irresponsible activity.   
 
4. 
Initiation Ceremonies 
 
4.1  
Initiation  Ceremonies  are  defined  as  a  process or  ceremony  in  which  someone  becomes  a 
member of a Sports team or Society. This policy statement is not exclusive to new members but also 
returning members. These ceremonies and/or processes often include a series of tasks that affected 
members need to perform in order to gain status, position, membership and/or credibility. The tasks 
often  include,  but  not  exclusively,  demeaning,  humiliating,  abusive,  irresponsible  and  dangerous 
forced or required activity.  This is inclusive of ceremonies that take place both on and off campus.  
 
4.2  
QMUSU  does  not  condone  or  encourage  initiation  ceremonies  of  any  kind  for  any  of  its 
membership  whilst  taking  part  in  QMUSU  activities.  This  practice  can  be  considered  to  be  highly 
dangerous and such ceremonies can result in extreme distress that may affect individuals from the 
student membership personally, academically and medically.   
 
4.3  
Such  practice  and  intentional  organisation of  such  practice  is  deemed  by QMUSU  as  gross 
misconduct  and  any  breaches  of  this  policy  will  result  in  disciplinary  action,  in  accordance  to 
QMUSU’s Disciplinary Procedure for Members (Schedule 10).  
 
[109] 
 

[110] 
 

Glossary of Terms 
 
AGM 
– The Annual General Meeting of the Students’ Union held once a year where all matriculated 
students can attend and vote on agenda items. 
 
Elected Officers 
– Sabbatical Officers or Part-Time Officers of the Students’ Union who are elected in 
the  Students’  Union  Spring  Elections  or  By-Election  and  work  according  to  their  officer  remit,  for 
example Sports and Societies Officer who oversees these activities in the Union.  
 
Ex-officio 
– By right or virtue of the position held. An ex-officio member is a member of a board or 
committee by virtue of her/his title to a certain office and does not require further appointment. 
 
Members/Membership 
– The Students’ Union is a membership organisation and the membership is 
made up of all matriculated students of Queen Margaret University. Members or Membership only 
refers to students of Queen Margaret University with the exception of any such student who has 
exercised her/his right not to be a member. 
 
Memorandum of Understanding 
– Binding legal document which includes terms and condition of 
(paid) Sabbatical Officers. 
 
NUS 
– The National Union of Students is the main confederation of Students’ Unions in the UK. 
 
Point of Order – A matter raised during consideration of a proposal concerning the rules of meetings 
procedure. A point of order may be raised if the rules appear to have been broken. 
 
Quorum – The minimum number of members present at a Students’ Union meeting that allows that 
meeting to go ahead. When a meeting does not reach quorum it will need to be reconvened at a 
later date. 
 
Sabbatical – A one-year paid term of office for the Student President and Student Vice-President. 
These elected positions may be referred to as Sabbatical Officers. 
 
Schedule 
– The Students’ Union Constitution is organised into parts. These parts are numbered 
‘schedules’ with their own title. 
 
Section 
– The Schedule is organised into numbered ‘sections’ for ease of reference. 
 
Single Transferable Voting System 
– a preferential voting system which allocates an individual’s vote 
to their most preferred candidate and then subsequently transferred unneeded or unused votes 
after candidates are either elected or eliminated, according to the voters’ stated preferences. 
 
Sub-section 
– Each Section is organised into numbered ‘sub-sections’ for further ease of reference. 
 
Trustee/Trustee  Board  -  The  Trustee  Board  of  The  Students’  Union  Queen  Margaret  University 
(QMU),  Edinburgh  are  responsible  for  overseeing  and  co-ordinating  the  management  and 
administration of Students’ Union business and shall ensure that financial and operational activity is 
in accordance with the charitable legislation. The Board is made up of 3 Elected Officers, 3 Student 
Trustees and 3 External Trustees. 
[111]