This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Corelogic contract extension'.

Minutes of the meeting of the  
Corporate Services Overview and Scrutiny Committee  
held on 17 September 2015 
Present 
 
Members: 

Councillor John Appleton 
Councillor Nicola Davies 
 
 
Councillor Neil Dirveiks  
Councillor Peter Fowler 
Councillor John Holland 
Councillor Keith Kondakor 
 
 
Councillor Phillip Morris-Jones 
 
 
Councillor Matt Western (Chair) 
 
Other Councillors: Alan Cockburn, Deputy Leader and  
                                Jose Compton, Portfolio Holder for Adult            
   
 
                     Social Care.    
 
Officers:  
Elizabeth Abbott, Business Partner – Planning, Performance 
and Improvement (Acting) 
 
Sally Baxter, Democratic Services Officer 
John Betts, Head of Finance 
 
David Carter, Strategic Director, Resources Group 
 
Tonino Ciuffini, Head of Information Assets 
Marcus Herron, Service Manager 
Andrew Lovegrove, Head of Corporate Financial Services 
Paul Williams, Democratic Services Team Leader. 
 
 
 
 
  
1.  
General 
 
(1) 
Apologies 
 
Councillors Kam Kaur, Chris Saint and Izzi Seccombe. 
 
 

(2) 
Members’ Disclosures of Pecuniary and Non-Pecuniary 
Interests 
 
None.  
 
 
(3) 
Minutes of the meeting of the Corporate Services Overview 
and Scrutiny Committee held on 15 July 2015  

 
The Committee agreed that the minutes of the meeting held on 
15 July 2015 be signed as a correct record.  
 
 
Corporate Services OSC minutes –17 September 2015                                                           Page 1 of 9 
                               
 

The Chair reported on matters arising from the last minutes which 
included the circulation of briefing notes providing information on 
Internal Audit, CWLEP update, the NUCKLE programme, and 
arrangements for pooling business rates with District and Borough 
Councils.     
 
The committee agreed that Business rates pooling protocol could 
benefit from elected member input. John Betts, Head of Finance, 
advised that the government initiated review and new proposal for 
2017 was mid-way through the process. More information would be 
available once it was completed. In response to a concern from a 
committee member, John Betts advised that an authority would need to 
inform the Department for Communities and Local Government 
(DCLG) if they were withdrawing from the pool and the position of 
neighbouring authorities would be known after October 2015. 
 
The Chair had met with Councillor Phillip Johnson, Chair of 
Communities Overview and Scrutiny, to raise concerns about the 
retention of staff in Transport and Highways. A response had been 
received from the service and it was reported that whilst there was 
difficulties in competing with private companies to recruit and retain 
staff, the service believed that they had addressed issues and staff 
vacancies.  
 
Geoff Taylor provided a written update following committee 
consideration of the Disposal Protocols and Concessions according to 
Social Value report and County Farms and Smallholdings Strategy 
2015 -2025 reports. The information would be circulated to all 
committee members. 
Property Disposal Protocols  
Community engagement with the Community and Voluntary Sector 
regarding the draft protocols seeking feedback is underway via Third 
and Public Sector Partnership Group established by the Localities & 
Partnerships Team, Communities Group.  Feedback has been 
requested by 25th September.  Initial feedback has been received from 
Paul Tolley, Warwickshire CAVA on 13th August which was supportive 
of the draft protocols with some suggested to improve clarity. 

The draft protocols documents are being redrafted setting out sms for 
determining rental value at less than best consideration (replacing the 
‘options ‘ document in Agenda 3 of the previous report). 

It is intended to include a flow chart to set out the process involved for 
ease to Council staff, members and the community and voluntary 
sector. 

 
Page 2 of 9 
Corporate Services OSC minutes –17 September 2015 
 

Geoff Taylor (Estates and Smallholdings Service Manager) is 
scheduled to discuss options for disposal protocols with Cllrs. St. John 
and Western on 24th September 2015 (after full Council). 

The Forward Plan has been updated and the report to Cabinet seeking 
adoption of the Property Protocols is to be considered on 10th 
December 2015. 

Revised Smallholdings Strategy 2015-25 
Proposals to identify capital to reinvest in replacement smallholdings 
land are being considered with Finance to incorporate in the Strategy. 

Amendments to the draft revised strategy will reinforce working with the 
District and Borough Council’s to align strategic development potential 
on WCC smallholdings with Local Plans. 

The Forward Plan has been updated and the report to Cabinet seeking 
adoption of the revised Smallholdings Strategy is to be considered on 
12th November 2015.
” 
 
 
2. 

Public Question Time 
 
There were no public questions received or presented at the meeting.  
 
 
3. 
Questions to Cabinet and Portfolio Holders 
 
No questions were asked by the committee on this occasion but they 
discussed the format of the report and whether it was conducive for full 
questioning of Cabinet Members. David Carter, Strategic Head, 
Resources Group, reminded the committee that they could access all 
reports listed on the Committee Management Information System 
(CMIS) subject to status of the report and workflow deadlines.  
 
 
 
4. 

Work Programme 2015/16 
 
The Chair referred the committee to the report and appendices which 
contained the work programme. At the last committee meeting, 
delegation was given to the Chair and spokes to identify which reports 
would be considered at outstanding committee meetings which the 
Chair and spokes had undertaken.  
 
Some reports were still to be scheduled and this would be reviewed to 
ensure that the committee was receiving timely information.  
 
The date for the first meeting in 2016 had changed, there would be a 
committee meeting on 21st January 2016 at 2 p.m in CR2, Shire Hall. 
 
Page 3 of 9 
Corporate Services OSC minutes –17 September 2015 
 

The committee meeting scheduled for 25 February 2016 was 
cancelled. 
 
Resolved: 
 
That the Corporate Services Overview and Scrutiny Committee: 
i) 
agrees the 2015/16 Work Programme, and; 
ii) 
notes the scheduled future meeting dates.  
 
 
5. 
2015/16 One Organisational Plan – Quarter 1 
 
Elizabeth Abbott, Business Partner, provided a presentation to 
complement the report and appendices in relation to Quarter 1 of year 
2 of the One Organisational Plan 2015/16.  
 
The overall message from the beginning of the second year within the 
four year plan was that the organisation was on target to deliver all high 
level Health Organisation outcomes within agreed tolerances, three of 
which were specific to the remit of this committee. The Resources 
group Revenue spend was reporting an under spend of £0.383 million 
which was within the 2% tolerance for underspend.  
 
Following requests made at the last committee meeting, she informed 
the committee that reporting arrangements to committees was under 
review. The Chairs of Overview and Scrutiny Committees would be 
contacted over the next few weeks to arrange a meeting whereby they 
can feed into the review process and put forward suggestions. She 
highlighted the Member Information Dashboard which provided bench- 
marking, trend analysis of information. Officers were working on 
remedying issues reported by Members; support using the app would 
be provided by contacting Elizabeth Abbott.  
 
Elizabeth Abbott explained that detailed information about sickness 
absence including a comparison from 2001 – 2015 had been 
considered by the Staff and Pensions Committee.  The information 
would be made available to committee members if requested.  
 
The committee noted that from 2013/14, sickness absence figures did 
not include School staff therefore the calculation had changed. She 
reported that the top reason for sickness absence was stress related 
illnesses; this had been the case for at least the three years with the 
majority recorded as long-term sickness, and 40% of the workforce had 
no sickness absence for a two year period. This information would be 
available to committee members upon request.  
 
In response to a question, Elizabeth Abbott clarified that long-term 
sickness was defined as being absent for twenty days or more. Service 
managers worked closely with business managers to manage absence 
and its’ impact.  
 
Page 4 of 9 
Corporate Services OSC minutes –17 September 2015 
 

 
A discussion ensued about the root causes of sickness absence, in 
particular those in relation to musculo - skeletal sickness. The 
committee discussed whether any work was being undertaken to 
identify which service areas are susceptible to this type of illness. It 
was acknowledged that the council had a responsibility to ensure all 
employees had a good working environment.  
 
The Chair thanked Elizabeth Abbott and welcomed the opportunity for 
members to feed into the reporting arrangements for the One 
Organisational Plan. 
 
Resolved: 
 
That the Corporate Services Overview and Scrutiny Committee note 
the report and appendices relevant to its committee in the One 
Organisational Plan Quarter 1, Year 2, Progress report.  
 
 
6.  

Capital Programme Slippage 
 
 
John Betts, Head of Finance, referred the committee to the report and 
discussed key headlines. The committee was informed that there was 
still significant slippage however, some factors attributing to this was 
outside the control of project managers. He reported that cumulative 
slippage for 2014/15 quarters 3 and 4 was less than previous years.  
 
In response to a question, he explained that delayed expenditure on 
planned projects could have positive results; it provided access to short 
term revenue funds to manage financial pressures and allowed re-
evaluation of spending in light of corporate priorities. It was important to 
reassess the timeframe for borrowing. 
 
 
The following responses were provided to committee questions: 
 
  Information about the Capital Programme and Revenue, was available 
on a quarterly basis as part of the One Organisational Plan reporting 
arrangements which was the considered by Cabinet and Overview and 
Scrutiny committees. Following discussion, it was suggested that habit 
and mind-set might contribute towards greater consideration of 
revenue than capital.  
  Cash reserves were being used to minimise borrowing. 
  It was a legal requirement to plan and allocate resources for projects 
on the capital programme. 
 
During discussion, it was identified that project management should 
have a realistic profile of spend and where slippage might occur. This 
would then provide an opportunity for funds to be re-directed and used 
 
Page 5 of 9 
Corporate Services OSC minutes –17 September 2015 
 

on other projects. John Betts confirmed that a process of identifying 
ready projects was in operation.  
 
The Chair asked that a schedule of slippage, including thresholds, be 
provided to the committee. John Betts to provide.  
 
Resolved: 
 
That the Corporate Services Overview and Scrutiny Committee notes 
the report.  
 
 
7. 

County Council Borrowing Strategy 
 
John Betts, Head of Finance, introduced the report, outlining the 
legislative background for borrowing to invest, the relevant criteria any 
borrowing must satisfy, and the importance of having revenue identified 
to meet borrowing needs.  
 
All Warwickshire County Council’s (WCC) current loan finance was 
provided by the Public Works Loans Board (PWLB) but there are other 
options for raising finance such as bond issues.  
 
It was reported that levels of long term borrowing had now levelled off 
and was reducing due to the realisation of assets such as the sale of 
land. It was reported that WCC currently had £378 million of long term 
borrowing.  
 
A discussion ensued about the level of debt and investment. It was 
noted that Warwickshire had lower levels of debt –than many 
authorities however, it was also agreed that investment and legacy was 
important. It was anticipated that the rate of borrowing would increase 
to provide facilities such as schools, for a growing population.  
 
A member of the committee highlighted that it was reassuring that the 
loans with interest of 9% plus would be repaid by the end of the 
2017/18 financial year. It was suggested that finance should be 
considered at a cost per person however, this was not considered 
when calculating ratios. 
 
John Betts explained that factors such as interest rate and redemption 
need to be considered, in addition to the length of the loan and lifetime 
of asset, when borrowing.  
 
The committee commented that whilst Council had asked that capital 
receipts be used to repay loans, it was also important to conserve land 
banks and capital receipts could be used to reinvest.  
 
 
 
 
Page 6 of 9 
Corporate Services OSC minutes –17 September 2015 
 

Resolved: 
 
That the Corporate Services Overview and Scrutiny Committee notes 
the report.  
 
 
8. 

Client Information Systems – Process Update 
 
Marcus Herron, Service Manager, provided an overview of the 
procurement and implementation of the system, to date. He highlighted 
that it was one of the most significant projects Warwickshire County 
Council had undertaken and it would replace existing legacy systems 
across Social care, Education, Strategic Commissioning and related 
support services.  
 
Despite progress made to date, the implementation stage of the project 
has experienced delays resulting in a revised plan which aimed to 
deliver Early Help in November 2015 and Adults and Children’s Social 
Care in March 2016 (all three areas were originally planned to be 
implemented by December 2015). 
 
He highlighted that risks had been identified; business capacity, data 
migration and integration,  
 
In response to committee questions, Marcus Herron confirmed that the 
information held by WCC would only be accessible to practitioners. 
Tonino Ciuffini, Head of I.T, clarified that the data sharing with other 
public services would not be possible at this stage but are investigating 
whether it is possible to share information with partnership agencies, 
including the Health and Wellbeing Board, Police and Multi-Agency 
Safeguarding Hub (MASH), subject to data sharing agreements and 
policy.  
 
It was acknowledged that consent would need to be confirmed from 
service users to share data except that of a child protection nature ie, 
MASH where statutory procedures will be followed. The committee was 
informed that the Transitions Task and Finish Group highlighted the 
lack of sharing data and communication between agencies, and the 
problems this presented.  
 
In response to questions, Tonino Ciuffini reported that the system was 
not fully live across the areas, the training providers, Sirenna, was 
working with WCC to develop the material for the Early Help Service. 
There was not a standard format for the data including shared data. It 
was identified that this one of the first major projects undertaken 
therefore lessons learned would inform future projects and 
developments.  
 
 
 
 
Page 7 of 9 
Corporate Services OSC minutes –17 September 2015 
 

Resolved: 
 
That the Corporate Services Overview and Scrutiny Committee notes 
the report. 
 
 
9. 

Review of Warwickshire County Council’s Performance in Bidding 
for External Resources 

 
 

John Betts, Head of Finance, introduced the report and referred to the 
list of bids for external funding submitted during the period of April 2013 
to July 2015. In total, 37 bids were submitted with £58.3 million of 
funding secured. 5 bids were completely unsuccessful with no 
proportion of requested amount being secured. He reported that on the 
unsuccessful occasions, the bids were made to over-subscribed 
funding streams. 
 
 
The committee noted that there was increasing opportunity to bid for 
external resources and sought assurance that WCC had a mechanism 
to ensure that it could compete with other bidding authorities. John 
Betts acknowledged that this was important particularly when some 
funding opportunities were available within a very limited period of time 
which did not give much time to put forward a bid. With regard to 
transport funding, a team within the transport service, was established 
to put forward bids. 
 
 
A discussion ensued about whether the proportion of funding WCC 
chooses to provide as part of a larger overall bid impacts on the 
success of those bids.  For example, a member of the committee 
stated that WCC had bid for over 85% of the total costs of the  street 
lighting project and was unsuccessful but Leicestershire County 
Council applied for only 20% funding for their overall project and were 
successful. In discussion, the importance of being ambitious was 
highlighted however, it was important that bids were made taking into 
consideration viability.   
 
 
An exception report would assist the evaluation of bidding for funds 
process to highlight areas where WCC needs to look at, and what 
action needs to be taken to increase levels of successful bidding.  
 
 
Resolved: 
 
 
That the Corporate Services Overview and Scrutiny Committee notes 
the report.  
 
 
 
10. 

Treasury Management 2015/16   
 
 

Andrew Lovegrove, Head of Corporate Financial Services, provided an 
overview of the report including the requirements of the Chartered 
 
Page 8 of 9 
Corporate Services OSC minutes –17 September 2015 
 

Institute of Public Finance and Accountancy’s (CIPFA’s) Code of 
Practice on Treasury Management 2009, and the authority’s position 
on investment and performance as of March 2015. 
 
 
In response to questions from the committee, Andrew Lovegrove 
confirmed that benchmarks with regard to performance had been 
surpassed with information contained in the report to support this. He 
clarified that money being held on a short term basis was a mixture of 
capital and revenue and that council policy can be changed so as to 
hold money for longer than 12 months. This would result in exposure to 
a different type of yield.  
 
 
Resolved: 
 
 
That the Corporate Services Overview and Scrutiny Committee notes 
the report.  
 
 
11. 

Urgent Matters 
 
The Chair highlighted that during debate about the recently council 
approved programme for Business Loans and Grants, Councillor Izzi 
Seccombe suggested that overview and scrutiny investigate the 
approach of having equity stakes in businesses who receive 
assistance. This would be discussed at the next Chair and Spokes 
meeting and reported back to the committee.  
 
 
12. 

Date of Next Meeting 
 
The date of the next Corporate Services Overview and Scrutiny 
Committee was confirmed as 3 December 2015 at 2p.m. in CR2, Shire 
Hall. 
 
 
Closed 4.05 p.m. 
 
 
 
 
 

………………………….. 
Chair 
 
 
Page 9 of 9 
Corporate Services OSC minutes –17 September 2015