This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Job Description - Line Manager'.

WELSH AMBULANCE SERVICES NHS TRUST 
 
NEPTS Control Manager 
 
(Exactly the same as the Regional PCS Control Manager JD/PS) 
 
 
Job Title: 
 
 
NEPTS Control Manager 
 
Grade:   
 
 
 
 
 
Accountable To: 
 
 
 
Location:  
 
 
 
 
 
 
 
Summary of Role: 
 
The  efficient  management  of  Patient  Care  Services  and  all  Patient  Care  Services  Control  Services 
Staff, irrespective of role during period of duty or shift.  The application of National Control Procedures 
and  other  procedures  and  instructions  concerned  with  the  movement  of  patients  within  the  defined 
standards of Patient Care Services during the period of duty. 
 
 
Role Overview/Core Responsibilities: 
 
  Ensure  all  staff maintain  compliance  with  all  procedures  and  work  instructions  as  detailed  in 
Patient  Care  Services  Control  Operating  Procedures,  all  Regional  Directives  and  all  statutory 
legislation, i.e., Health and Safety Act, Data Protection Act, etc. 
 
  The effective and efficient mobilisation and deployment of resources, to ensure that the Service 
and  any  other  locally  agreed  or  contractual  standard  manages  the  activity in line  with  Quality 
Standards and performance requirements. 
 
  Report all patients falling outside the defined Standards for the daily activity. 
 
  Ensure the efficient use of staff is maintained in the Department at all times during the period of 
duty, including the allocation of meal breaks for all Patient Care Services staff. 
 
  Management of the day to day activity within the area of responsibility, to ensure the needs of 
the patients, commissioners and staff are met. 
 
  Create  and  implement  a  customer focused  approach  to  the  provision  of  services,  developing 
customer care initiatives that ensure Performance Standards and Quality Indicators are met. 
 
  Assist in the Integration of Change Strategies in respect of integrated transport initiatives and 
changes in service delivery. 
 
  The maintenance of accurate and proper records relating to the operations of the service during 
their period of duty. 
 
  Initiate  procedures  in  respect  of  Major  Incidents,  Chemical  Incidents  and  other  untoward 
incidents in accordance with Service Procedures. 
 
  Provide leadership for all staff within area of responsibility, by displaying high standards which 
reflect a professional corporate image. 
 
  Monitor performance of staff within area of responsibility. 
 
Job Description – Regional Patient Care Services Control Manager – May 2007                                     Page 1 of 6 

WELSH AMBULANCE SERVICES NHS TRUST 
 
  Address  operational  blockages  in  the  NHS  System  which  affects  performance,  advising  the 
Regional Patient Care Services Head of Service as required. 
 
  Ensure feedback from staff is acknowledged and actioned. 
 
 
Regional Specific Responsibilities: 
 
  The post  holder  will be expected to liaise with all levels of staff and to develop and maintain 
contacts with outside agencies. 
 
  Contribute to the regional bulletins and quarterly newsletters 
 
  To contribute to both Regional and National Projects as required. 
 
  The  following  staff  will  be  directly  accountable  to  the  post  holder  who  will  therefore  manage 
their conduct and performance:- 
 
o  Clinic Co-ordinators and Planners 
o  Other support staff allocated to the Department. 
o  Regional call centre/ NET centre staff 
 
 
Clinical Governance: 
 
  Monitor complaint investigations and findings and action all recommendations. 
 
  Minimise inappropriate use of resources and / or patient care by ensuring that a system is in 
place which encourages the reporting of all critical incidents and Health and Safety issues. 
 
  Determine  needs  for formal investigations  and  award  up  to first  written  warning  within formal 
disciplinary environment. 
 
  Develop  communications  with  the  Communications  Manager  and  generate  positive  publicity 
within your area. 
 
 
Information Management: 
 
  Manage the day to day performance standards of the area. 
 
  Keep records relating to your area on budgetary control, staffing, vehicles, complaints and risk 
management. 
 
  Communicate  effectively  and  in  a  timely manner  with  staff,  briefing  individuals  and  teams  on 
developments and potential change. 
 
  Proactively monitor, analyse and report on service delivery patterns and resource application, 
recommending continuous improvement programmes where necessary. 
 
  Maintain information  systems  to maximise  effective  use  of  Management  Information  Systems 
relating to staff and deployment of resources. 
 
  Ensure all documentation is completed in accordance with Trust procedures and protocols. 
 
  Provide information which can be contentious – roster reviews. 
 
 
Financial Management: 
 
Job Description – Regional Patient Care Services Control Manager – May 2007                                     Page 2 of 6 

WELSH AMBULANCE SERVICES NHS TRUST 
 
  Monitor and control use of resources and costs to key performance indicators. 
 
  Identify and recommend resource requirements to service developments and projects. 
 
  Identify initiatives for continuous improvements and efficiency savings. 
 
  Actively participate in managing costs and reducing overheads in line with corporate goals and 
service objectives. 
 
  Contribute to the preparation of annual budget in collaboration with the Regional Patient Care 
Services Head of Service. 
 
  Achieve a balanced budget. 
 
 
Systems Management: 
 
  Use computer and various packages, including Microsoft Word, Microsoft Excel and Microsoft 
PowerPoint. 
 
  Use email and the Intranet to access financial reports and budget information. 
 
  Use of EIS reports as required. 
 
  Authorisation of time sheets, expenses and other payroll information. 
 
  Regular  generation  of  reports  for  submission  to  Regional  Patient  Care  Services  Head  of 
Service, Staff Representatives and Stakeholders, for performance analysis. 
 
  Access and analyse reports on performance standards, absence trends. 
 
  Analyse information to produce quarterly action plans for performance improvements based on 
forecasts. 
 
 
Training Management: 
 
  Monitor  and  maintain  all  training  records  to  ensure  compliance  with  National  College 
requirements. 
 
  Assist  with  the  recruitment  and  selection  of  staff  and  staff  appraisals,  to  ensure  that  clearly 
defined performance targets are met. 
 
  Ensure  that  all  staff  are  adequately  trained  to  meet  Service  requirements  and  appraisal 
arrangements are successfully accomplished. 
 
 
  Identify training and development needs of staff which are designed to motivate and encourage 
personal development, in line with Corporate Strategy and National Guidance. 
 
 
Key Responsibilities: 
 
The post holder’s principal responsibilities and main areas of work are as indicated below. 
 
  Management  of  a  Patient  Care  Services  Control  and  Communications  Centre  and  staff 
employed in it. 
 
  The efficient and effective planning and deployment of Patient Care Services resources. 
 
Job Description – Regional Patient Care Services Control Manager – May 2007                                     Page 3 of 6 

WELSH AMBULANCE SERVICES NHS TRUST 
 
  Measure performance against Key Performance Indicators and implement changes to improve 
where necessary. 
 
 
Key Relationships: 
 

  Customer Care Services Manager. 
  Customer Care Supervisors 
  Operational Supervisors. 
  ACS Manager. 
  Regional NET Centre Supervisor. 
 
 
Performance Review: 
 

  The performance of the post holder will be monitored and reviewed by the Regional PCS Head 
of Service. 
 
 
Use of Trust Equipment, Facilities and Premises: 
 
  Use  all  Trust  equipment,  facilities  and  premises  in  a  careful  and  proper  manner,  with  due 
regard for the security of such items and the safety of self and others. 
 
  Ensure that such equipment, facilities, and premises  are kept tidy, and that high standards of 
cleanliness are maintained, particularly in relation to communal areas and equipment. 
 
  Complete all necessary documentation as required by procedure. 
 
 
General: 
 
  The post holder may be required to undertake such other duties temporarily or on a continuing 
basis as may reasonably be required commensurate with this role. 
 
  Managers are responsible for implementing and monitoring any identified and appropriate Risk 
Management  Control  measures  within  their  designated  area  and  scope  of  responsibility.    In 
situations  where  significant  risks  have  been  identified  and  where  local  control  measures  are 
considered  to  be  potentially  inadequate,  Managers  are  responsible for  bringing  these  risks  to 
the  attention  of  the  Trust’s  Executive  Team,  if  local  resolution  has  not  been  satisfactorily 
achieved. 
 
  Comply  with  all  Trust  policies  and  procedures,  with  particular  reference  to  those  involving 
Risk/Health and Safety, Dignity at Work/Equal Opportunities and IT Security. 
 
  It is the general duty of every employee to take reasonable care for the Health and Safety of 
him/herself  and  others  including  the  use  of  necessary  safety  devices  and  protective  clothing 
and  co-operation  with  the  Trust  in  meeting  its  responsibilities  under  the  Health  and  Safety  at 
Work Legislation.  Ensure Health & Safety Policies are complied with at all times. 
  Every employee is required to keep confidential all information relating to either a member of 
staff,  patient  or  Trust  business.  The  post  holder  has  a  responsibility  to  comply  with  the  Data 
Protection Act 1998 and Code of Practice on Confidentiality and Data Protection. 
 
  This  profile  is  not  a  definitive  document.    The  post  holder  will  be  required  to  participate  in 
personal development, development reviews and the post will be subject to job evaluation.   As 
the Trust develops, it is crucial that the post holder contributes to the process of organisational 
development within the Service. 
 
  It  may  be  necessary  on  occasions  for  the  post  holder  to  attend  some  evening  /  weekend 
events. 
Job Description – Regional Patient Care Services Control Manager – May 2007                                     Page 4 of 6 

WELSH AMBULANCE SERVICES NHS TRUST 
 
 
IMPORTANT NOTE: 
 
This job description is intended to serve as a guide to the responsibilities of the post.  It is expected that 
responsibilities  will  need  to  be  reviewed,  as  the  Organisation  matures  and  in  light  of  experience,  in 
order to ensure compatibility with other roles and responsibilities and to reflect changing circumstances.   
 
Any proposed changes will be discussed with the post holder.  
Job Description – Regional Patient Care Services Control Manager – May 2007                                     Page 5 of 6 

WELSH AMBULANCE SERVICES NHS TRUST 
 
Person Specification 
 
 
Job Title: 

 
 
PCS Control Manager. 
 
These are the minimum requirements needed for the trained, competent jobholder: 
 
 
Qualifications: 
 
  Possessing or working towards a degree level qualification or equivalent experience.(Essential) 
 
  Management qualification or equivalent supervisory/management experience. (Desirable) 
 
  Evidence of Continuing Professional Development.(Desirable) 
 
 
Experience & Knowledge: 
 
 
  Computer Literate (Essential)  
 
  Ambulance Service experience (Essential). 
 
  Supervisory/Managerial Experience (Essential)  
 
  Experience of working within a call centre/control environment (Desirable) 
 
 
 
Personal Abilities and Skills: 
 
  Ability to inspire and lead a team 
 
  Self motivated. 
 
  Ability to use own initiative. 
 
  Analytical 
 
  Proactive, Forward Thinker 
 
  Communication, Problem Solving. 
 
  Good oral and written communicational skills. 
 
  Ability to work under strict timescales. 
 
  Ability to work within a Team. 
 
General: 
 
  High degree of personal integrity and confidentiality. 
 
  Ability to travel between sites. 
 
 
Job Description – Regional Patient Care Services Control Manager – May 2007                                     Page 6 of 6