This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Audio Recordings'.




 
Eva Nagy 
Cafcass National Office 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx 
3rd Floor 
 
21 Bloomsbury Street 
London 
 
WC1B 3HF 
Your ref: CAF 18-087 
 
Our ref: Gov/CAF 18-087 
Tel   0300 456 4000 
 
 
11 September 2018 
 
Dear Ms Nagy, 
 
Re: Freedom of Information Request 
 
Thank you for your email of 23 August 2018. You made the following requests for information:  
 
On  18th  Dec  2017  Cafcass  amended  its  'Cafcass  complaints  and  compliments 
procedure'  and  added  "including  audio  recordings  made  covertly"  to  point  3.2  and 
changed it as per below: 
 
3.3  Evidence  submitted  by  the  complainant  is  considered  by  the  Customer  Service 
Team where it is proportionate and necessary to address the issues raised. Evidence 
obtained by deception, including audio recordings made covertly, or where to consider 
it  would  place  an  excessive  burden  on  staff  time  without  making  a  significant 
contribution to the resolution of the complaint, will not be accepted. 
 
This is directly contradicting to Cafcass' OF policy as per below: 
 
"OPERATING FRAMEWORK 
2.27  We should have nothing to fear from covert recording. Our attitude should be, “I 
am doing my job and I have nothing to hide. I can explain why I said what I said or why 
I did what I did”. This is within the spirit of transparency in the family courts. We should 
always be transparent in our work, to meet contemporary expectations, including being 
able to defend whatever we say or write in a court under cross-examination, because 
we are working to a professional standard on behalf of a child. In this sense, we should 
expect that everything we say or write could become public knowledge" 
 
1. Does Cafcass acknowledge the fact that this change in its 'Cafcass complaints and 
compliments procedure' contradicts its own OF policy? 
 
Edward Timpson CBE Chair 
Anthony Douglas CBE Chief Executive 
 
Cafcass, the Children and Family Court Advisory and Support Service, is a non-departmental body of the Ministry of Justice 
Cafcass National Office, 3rd Floor, 21 Bloomsbury Street, London, WC1B 3HF 




 
The Cafcass Complaints and Compliments procedure does not contradict the Cafcass 
Operating Framework.   
 
The Operating Framework, recognises that there will be cases in which service users 
may record a telephone call or an interview with an FCA and these recordings may be 
made  covertly.  The  Cafcass  Complaints  and  Compliments  procedure  does  not 
comment on  whether    covert  recording of  interactions  with  an  FCA  should  arise but 
confirms that if there are recordings made covertly they would not be considered as 
part  of  the  complaints  investigation.  Service  users  can  apply  to  the  court  for  covert 
recordings  to  be  listened  to  and  considered  as  evidence  in  their  family  court 
proceedings. 
 
2.  Does  Cafcass  acknowledge  the fact  that  this change  made  its own activities  less 
transparent and made it more difficult for the service user to provide evidence during a 
complaint procedure? 
 
As  stated  in  the  Complaints  and  Compliments  procedure,  service  users  are  able  to 
submit evidence  as part of their complaint, and this will be considered by the Customer 
Service Team where it is proportionate and necessary to address the issues raised in 
the complaint.  Cafcass encourages complaints to be made in writing, for clarity and 
this includes any evidence submitted. Complaints about an FCA’s professional opinion 
and judgement are sent to the court by Cafcass and the court can take this into account 
in the decisions it makes in the proceedings. Service users are also able, subject to the 
judge’s agreement, to tel  the court about what they think about the work of Cafcass. 
 
There are many legit reasons why someone is choosing recording as a record keeping 
option. The law does not prohibit covert recordings for personal or family use. It is legal. 
 
 
This comment is not directly relevant to a Freedom of Information request. 
 
3.  Does  Cafcass  acknowledge the fact  that  recording  (covert  or not) an  interview  is 
legal? 
 
 This is not a valid Freedom of Information Request. 
 
4.  Why  did  Cafcass  made  this  particular  change  in  its  'Cafcass  complaints  and 
compliments procedure'  policy? 
 
The  Cafcass  Complaints  and  Compliments  procedure  was  updated  to  clarify  the  
position of Cafcass in regards to supporting evidence, which is that evidence obtained 
by  deception  will  not be accepted.  The explicit  reference  in the  procedure  to  “audio 
recording made covertly” was added to ensure clarity in regards to this position.  
 
Edward Timpson CBE Chair 
Anthony Douglas CBE Chief Executive 
 
Cafcass, the Children and Family Court Advisory and Support Service, is a non-departmental body of the Ministry of Justice 
Cafcass National Office, 3rd Floor, 21 Bloomsbury Street, London, WC1B 3HF 




 
 
As  stated  in  the  Operating  Framework  in  relation  to  covert  recordings,  ‘there  is  a 
possibility that recordings may not be authentic, accurate or complete’. Cafcass would 
be unable to verify the authenticity of a covert recording submitted as evidence as part 
of a complaint.  
 
We hope that you feel your question has been answered effectively. If you are unhappy with 
the  decisions  made  in  relation  to  your  request,  you  may  ask  for  an  internal  review  to  be 
undertaken.  If you are dissatisfied with the way the internal review is handled or with the final 
decision  made  at  that  review  about  the  information  released,  you  are  free  to  contact  the 
Information Commissioner’s Office (https://ico.org.uk/): 
 
Post    
 
 
 
 
 
 
            Fax 
Information Commissioner's Office   
 
 
 
01625 524 510 
Wycliffe House, Water Lane,  
 
 
 
 
Tel 
Wilmslow,  
 
 
 
 
 
 
 
0303 123 1113 
Cheshire 
 
 
 
 
 
 
 
E-mail 
SK9 5AF 
 
 
 
 
 
 
 
xxxxxxxx@xxx.xxx.xx 
 
 
Yours sincerely, 
 
Governance Team 
Cafcass 
xxxxxxxxxx@xxxxxxx.xxx.xx 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Edward Timpson CBE Chair 
Anthony Douglas CBE Chief Executive 
 
Cafcass, the Children and Family Court Advisory and Support Service, is a non-departmental body of the Ministry of Justice 
Cafcass National Office, 3rd Floor, 21 Bloomsbury Street, London, WC1B 3HF 




 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Edward Timpson CBE Chair 
Anthony Douglas CBE Chief Executive 
 
Cafcass, the Children and Family Court Advisory and Support Service, is a non-departmental body of the Ministry of Justice 
Cafcass National Office, 3rd Floor, 21 Bloomsbury Street, London, WC1B 3HF