This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Minutes, Terms of Reference, and selection Criteria - Ansa Residents Liaison Group Environmental Hub meetings'.

 
Environmental Hub Liaison Board 
 
Thursday 4th February 2016 
 
Minutes 
Action 
Present: 
 
  Cllr Sam Gardner (SG) – Open Spaces Portfolio Holder, Cheshire East Council   
  Cllr Bernice Walmsley (BW) – Middlewich Ward Member, Cheshire East 
Council 
  Cllr Simon McGrory (SM) – Middlewich Ward Member, Cheshire East 
Council 
  Cllr Michael Parsons (MP) – Middlewich Ward Member, Cheshire East 
Council 
  Jonathan Williams (JW) – Town Clerk, Middlewich Town Council  
  Ralph Kemp (RK) - Corporate Manager Commissioning - Waste and 
Environmental Services, Cheshire East Council 
  Chris Allman (CA) – Programme Manager, Cheshire East Council 
  Vicki Walker (VW) – Project Officer, Cheshire East Council 
1.  Terms of Reference for the group 
 
The construction phase is likely to be disruptive and will cause further discussion 
 
with local residents which needs to be noted. At this time a resident focused 
 
group may not be that productive. Ideally would like a planning officer to be a 
 
member of this group however they may not be able to attend due to conflicts of   
interest. Would not stop anyone approaching them directly if required.  
 
 
 
Looking to hold 1 group and decision needed on who we would want to attend 
 
the meetings. Possibly 2 residents from nearby homes i.e. Cledford and Booth 
 
Lane. Will also look to elect a chair in the first meeting. Would look to invite an 
 
additional TC member. 
 
 
 
Frequency of meetings will be provisionally set at 6 weekly intervals with the first   
meeting to be scheduled for 3 March at 5pm, Middlewich Town Hall. 
 
 
 
ACTION: VW to send schedule of meetings to attendees 
VW 
 
 
AGREED: SM to chair first meeting until a new Chair is elected by the group 
 
 
 
ACTION: RK to speak to planning to assess whether a planning officer could 
RK 
attend these meetings going forward 
 
 
 
The vacant area of hardstanding does not have a waste use allocated and there 
 
are no plans in place for another use at this stage.  
 
 
 
Need to ensure that the Town Council are kept informed of any communication 
 
between the contractor (Wates) and residents going forward. This may also 
 
include distribution of a leaflet before construction commences. 
 
 
 
SM requested a copy of the construction and operational timeline for the works 
 
on site once available. Concerns were raised regarding the enforcement of the 
 
conditions i.e. contractor parking on the street. CA reassured that this will not be   
case and that the vacant hardstanding will be used as the site compound for 
 
parking etc. The Council will also physically enforce this condition. 
 
 
 
ACTION: Ability for others to be invited to the meetings to be added into the 
 

 
Minutes 
Action 
TOR – VW to amend and share 
VW 
No construction work will begin on site until the planning authority are satisfied 
that all conditions have been met.  
2.  Aims and goal of CEC and Ansa 
 
 
 
3.  Outline of project so far 
 
RK gave an overview of work to date. This has included site clearance and 
 
demolition which is now completed. Additional investigations will also be 
 
completed this week which have included plate load testing which tests the 
 
strength of the ground around the site before any foundations are created. 4 
 
areas of historic contamination have been found across the site which will be 
 
suitably remediated.  
 
 
 
Planning permission has been granted and work is ongoing to secure an 
 
environmental permit with the Environment Agency. A robust odour control 
 
system has been chosen in discussion with the Environment Agency in order to 
 
counter any possible odour issues.  
 
 
 
There is a desire to be as open as possible with residents going forward from all 
 
parties. A full communications plan is in place for the project which will identify 
 
key communication channels going forward. 
 
 
 
AGREED: At each key event during the construction phase there will be 
 
communications released by CEC i.e. once the site investigations results are in 
 
 
 
There are some concerns within the local community regarding noise from the 
 
workshop in particular, which will need to be managed going forward by CEC / 
 
Ansa. 
 
 
 
ACTION: CA / VW to check whether any FOI’s can be shared with Ward 
CA / VW 
Members when responded to 
 
 
 
Air quality checks have been completed on and around site including base line 
 
vehicle emission tests ahead of construction.  
 
 
 
ACTION: CA to check that air quality tests were completed in 2015 by the 
CA 
council and not just as part of the project 
 
Would be useful to have costs for clearing the site to date once available. 
 
Planning conditions need to be clearly explained more widely to ensure there is 
no confusion with the community. 
 
AGREED: Notes from this meeting can be shared more widely than this group 
for information 
 
Current estimated date for site handover is 20 December 2016. 
4.  Outline of project plan  
 
Covered above. 
 
5. Concerns of local residents 
 
Covered above. 
 
6. AOB 
 
n/a 
 

 
Minutes 
Action 
7. Date of Next Meeting  
 
5pm, 3rd March 2016, Middlewich Town Hall