Mae hwn yn fersiwn HTML o atodiad i'r cais Rhyddid Gwybodaeth 'Your 3 into work innovation pilots'.

Annex A 
 
Acceptance of Grant Offer and Effective Date 
 
This grant funding agreement is effective from the date this annex is signed. 
 
As the authorised representative of the West Midlands Combined Authority, I have 
read both the Grant Offer Letter dated 20th March 2018 and the Memorandum of 
Understanding, attached as Annex B to that letter and agree to comply with the 
notified conditions of the grant on which the offer is made. 
 
 
Signed by a person authorised to sign on behalf of West Midlands 
Combined Authority 

Date 
26 March 2018 
Signature 
Section 40 
Name (please print) 
Section 40 
Position in organisation 
Head of Governance 
 
 
Principal contacts for West   
 
Midlands Combined 
Authority
 
Contact name/Postal 
Section 40  
Section 40  
address 
16 Summer Lane, 
16 Summer Lane, 
Birmingham,  
Birmingham, 
B19 3SD 
B19 3SD 
Position 
Project Manager 
Programme Lead for Skills, 
Employment & Productivity 
Telephone no. 
Section 40 
Section 40 
Email address 
Section xx@xxxx.xxx.xx  Section xx@xxxx.xxx.xx 
 
 
 
 
 

 

Annex B 
 
Memorandum of Understanding between the Department for Work and 
Pensions (DWP) (Labour Market Strategy and International Affairs Directorate) 
and West Midlands Combined Authority for the Employment Support 
Innovation Pilot 
 
SIGNATORY ORGANISATIONS  
 
1.  The parties to this Memorandum of Understanding (“MoU”) are: 
  DWP  (The  Labour  Market  Strategy  and  International  Affairs  (LMSIA) 
Directorate); and 
  West Midlands Combined Authority (the Combined Authority). 
 
PURPOSE 
 
2.  This  MoU,  which  is  not  legally  binding,  sets  out  how  DWP  and  the  Combined 
Authority will work together to design and deliver an employment pilot based on 
the  business case the  Combined Authority submitted to LMSIA on 24 February 
2017. This MoU covers the design, implementation and delivery of the pilot. 
 
3.  The MoU sets out: 
  The roles and responsibilities of the parties;  
  The anticipated funding of the pilot including the conditions required to be 
met to release future grant awards; 
  The performance monitoring and reporting arrangements; 
  The principles of collaborative working; 
  Provisions for management and governance of the pilot; and 
  Confidentiality,  Freedom  of  Information;  Intellectual  Property  Rights,  and 
Termination Clauses. 
 
PERIOD OF OPERATION   
 
4.  This MoU between DWP and West Midlands Combined Authority will be in place 
for  three  financial  years  from:  2017-18  to  2019-20.    There  may  however  be 
elements  of  the  pilot  that  will  run  beyond  the  2019-20  financial  year;  in  such 
circumstances, the Combined Authority will formally write to DWP setting out their 
proposed extended timeline. 
 
BACKGROUND  
 
5.  As part of the West Midlands Combined Authority Devolution Agreement, that the 
West Midlands Combined Authority signed with government they were given the 

 

opportunity  to  develop,  for  DWP  Ministerial  approval,  a  business  case  for  an 
innovative pilot to support those who are hardest to help. 
 
6.  This pilot will involve a robust evaluation to test the individual and collective impact 
of new interventions, including the impact on employment outcomes and spend 
within the local area. The pilot will be initiated in June 2018 and run for 3 years. 
This indicates an end date of  June 2021.  DWP can only commit to provision of 
funding for the SR years covering 17-18, 18-19 and 19-20 so the deadline for final 
funding contribution is March 2020.  
 
7.  Through  this  pilot  LMSIA  and  the  Combined  Authority  want  to  test  a  set  of 
interventions that have been identified as having the potential to deliver improved 
employment  outcomes.  The  Combined  Authority  will  contract  with  an  external 
organisation for a full evaluation of the pilot to be carried out, as detailed in their 
evaluation plan.  
 
Roles and Responsibilities 
 
8.  DWP’s  roles  and  responsibilities  will  be  to  provide  ongoing  support  to  the 
Combined Authority in a timely manner which will include: 
I. 
Appointment  of  an  account  manager  who  will  be  the  primary  point  of 
contact for the duration of the pilot and will provide, personalised advice 
and day to day  support, access to expertise and monitor progress on 
behalf of DWP; 
II. 
Appointment  of  a  programme  manager  who  will  have  oversight  of  the 
pilot; 
III. 
Provide  a  national  support  package  which  will  include  advice  and 
expertise on areas such as information governance, service design and 
evaluation; 
IV. 
Access to and advice from, other Government Departments, as well as 
DWP’s  Senior  Responsible  Owner  (SRO)  (it  will  be  the  account 
manager’s role to oversee this access and act as conduit between both 
parties); 
V. 
Contributing to the development of a service map setting out how service 
users will be identified, enter and flow through the pilot;  
VI. 
Help identify key stakeholders;  
VII. 
Agreeing the localities in which the interventions will run and the pilot’s 
target population (for example, in or out of work participants);  
VIII. 
Agreeing a joint implementation and delivery plan, setting out roles and 
responsibilities, a timetable for mobilisation and live-running and a plan 
for risk management; and 
IX. 
Feedback on the cost benefit model the Combined Authority will use to 
baseline the expected impact of the pilot. 
 
 

 

9.  The Combined Authority’s roles and responsibilities will be to:  
I. 
Design  a  deliverable  pilot  that  meets  the  employment  outcomes  as 
detailed  in  the  business  case  and  as  set  out  in  the  Performance 
Monitoring and Reporting Section of this MoU; 
II. 
Work across organisational boundaries engaging with a broad range of 
local stakeholders, recognising the potential of the programme to impact 
on a wider audience; 
III. 
Ensure that appropriate resources are in place to meet these outcomes; 
IV. 
Ensure effective leadership and governance is in place to promote swift 
decision-making; 
V. 
Work  collaboratively  with  the  Account  Manager,  reporting  progress, 
escalating  any  concerns,  develop  solutions  to  shared  problems  and 
share learning throughout the pilot; and 
VI. 
Deploy the funding provided by DWP in a way that supports delivery of 
the objectives of the pilot. 
 
10.  The Combined Authority is expected to commit to designing a robust evaluation 
of the pilot and it is a key objective for DWP that this objective is met. In relation 
to evaluation the Combined Authority should develop proposals on:   
  The objectives of the pilot and the outcomes to be measured; 
  The  methods  used  to  evaluate  the  pilot  (including  impact,  process  and 
economic evaluation); and 
  Develop  a  plan  for  baseline  data  collection  (i.e.  employment  and  other 
characteristics of pilot participants, as well as intervention and ‘business as 
usual’ costs). 
 
Grant Awards   
 
11.  An initial grant award of £1,321,008 inclusive of any non-recoverable VAT will be 
paid to the Combined Authority in the 2017-18 financial year, following submission 
of their project plan, resource plan and expected performance levels, for years 1, 
2 and 3 of the pilot.  
 
12.  For the following Financial Years the payments are forecast as follows: 
  £1,828,644 in 2018-19 
  £1,550,348 in 2019-20 
 
13.  This  investment  is  for  the  sole  purpose  of  delivering  the  pilot.  Anticipated 
outcomes  are  listed  in  the  Performance  Monitoring  section  below.  DWP 
acknowledges  that  a  percentage  of  the  grant  award  will  be  used  to  pay  for 
overheads such as management and administration of the pilot.    
 
14.  It  will  be  the  Combined  Authority’s  responsibility  to  provide  assurance  to  their 
account manager that funding is accounted for and is only applied to pilot based 
activity. 
 

 

Performance Monitoring and Reporting: 
Performance Indicators 
 
Financial Year 
2017-18 
2018-19 
2019-20 
2020-21 
2021-22 
Total 
Starts on Programme  

1,699 
2,466 
335 
 
4,500 
Customers Embedded on Programme 

1,531 
2,222 
320 
 
4,073 
Job Starts 

411 
737 
157 
 
1,305 
Job Sustainment 13 weeks 

95 
648 
324 
 
1,067 
Job Sustainment 26 weeks 

66 
492 
328 
 
886 
Job Sustainment 52 weeks 


249 
379 
62 
690 
Employed Progression 

228 
629 
231 
 
1,088 
 
15.  A governance group will be established to monitor the progress of the pilot. 
Terms of Reference for the group will be agreed between DWP and the 
Combined Authority nearer the point of implementation. It is anticipated that the 
group will meet and review MI on a quarterly basis and review the use of the 
grant funding and the release of future grants. 
 
16.  The amount of grant funding for 2018-19 and any subsequent years will be 
determined in accordance with the principles set out below [paras 17 to 22]. 
DWP will take the final decision on the release of future grant payments and will 
give the combined authority reasons for its decision.  
 
17.  For any identified underspend related to 2017-18, the Combined Authority will 
carry-forward this amount in their balance sheet to the subsequent financial year.  
This carry-forward will then be aggregated to the in-year grant allocation for 
2018-19 and used to manage the contractual expenditure for that year.  The 
opportunity to carry-forward aggregated underspends will continue from financial 
year to financial year subject to discussions between DWP and the Combined 
Authority.  
 
18.  DWP reserves the right to adjust future grant profiles or request its repayment by 
the Combined Authority if it deems this aggregated carry-forward amount to be 
significant in relation to foreseeable future liabilities arising. Adjustments to future 
grant agreements will be by exception and only considered at a point where 
performance achievement is considerably under profile. 
 
19.  The Combined Authority shall also provide performance and expenditure 
forecasts going forward for the duration of the pilot to inform future grant 
allocation planning. These forecasts are to be updated and provided by the 
Combined Authority at the end of each Financial Year.   
 
20.  DWP grants made in respect of the pilot during 2019-20 financial year will be 
subject to robust performance forecasts for the remainder of the pilot and 
ongoing performance achievements.  
 

 

21.  The final annual reconciliation process shall also include a complete 
reconciliation for the entire period of the grant, with supporting management 
information. The Combined Authority should, at that stage indicate if there are 
any aggregate underspends against the total grant allocations, which must be 
returned to DWP. 
 
22.  The Combined Authority should include contract break clauses (where 
contracting out services) or appropriate clauses in contracts when recruiting 
additional personnel to allow for the potential of the pilot terminating ahead of the 
end date. 
 
23.  DWP will conduct 6 monthly reviews with the Combined Authority to confirm the 
performance indicators above are being met. 
 
24.  The Combined Authority will be given detailed feedback from  DWP outlining the 
rationale for either releasing or declining future grant payments. 
 
THE PRINCIPLES OF COLLABORATIVE WORKING 
 
25.  LMSIA and the Combined Authority have a shared commitment to: 
  Work  collaboratively  in  the  spirit  of  partnership  –  working  jointly  and 
openly to ensure successful outcomes; 
  Be open - communicate openly about major concerns, issues or opportunities 
relating to the pilot; 
  Jointly  solve  problems  –  work  together  to  solve  problems  and  unblock 
barriers on common issues for example around contracting and procurement;  
  Work  at  pace  –  recognise  the  time-critical  nature  of  the  pilot  and  work  to 
deliver in the expected timeframe; 
  Deploy appropriate resources  ensure sufficient and appropriately qualified 
resources are available and authorised to fulfil the responsibilities set out in 
this MoU; 
  Adhere  to  statutory  requirements  and  best  practice  –  comply  with 
applicable  laws  and  standards  including  EU procurement  rules,  competition 
law, data protection and freedom of information legislation; 
  Spread learning – enable lessons on how to design a successful pilot to be 
shared to other areas. 
 
MANAGEMENT & GOVERNANCE 
 
26.  The  Accountable  Officer  acting  on  behalf  of  the  Combined  Authority  is  Rachel 
Egan. They will be accountable for the delivery of the outcomes of  the pilot and 
for the appropriate use of the initial and any subsequent grants, as set out in the 
table above.  
 
27.  LMSIA and the Combined Authority commit to put in place strong governance and 
decision-making capability to enable problems to be escalated and solved quickly. 

 

If  necessary,  problems  should  be  escalated  to  the  Accountable  Officer  and  the 
Innovation Pilot SRO. 
 
DISPUTE RESOLUTION 
 
28.  Concerns raised within/by the Combined Authority should be escalated to LMSIA 
through the following routes:  
  Account Manager – Section 40 
  Programme Manager – Section 40 
  Innovation Pilot Senior Responsible Officer – Section 40 
 
29.  Concerns raised within LMSIA will be escalated to the Combined Authority through 
the following routes:  
  Project Manager – Section 40 
  Accountable Officer – Section 40 
  Director of Productivity & Skills - Section 40 
 
CONFIDENTIAL INFORMATION  
 
30.  Except  to  the  extent  set  out  in  this  clause  or  where  disclosure  is  expressly 
permitted elsewhere in this MoU, each party (DWP and the Combined Authority) 
shall: 
I. 
Treat the other parties’ Confidential Information1 (as defined below) as 
confidential and safeguard it accordingly and as directed by the other 
party;  
II. 
Not disclose the other party's confidential information to any other person 
without the owner's prior written consent; and  
III. 
The Combined Authority may only disclose DWP’s Confidential Information, 
to  West  Midlands  Combined  Authority  employees  and  partners  who  are 
directly  involved  in  the  provision  of  the  pilot  and  who  need  to  know  the 
information, and shall ensure that such employees are aware of and shall 
comply  with  relevant  obligations  in  relation  to  confidentiality  and  the 
requirements of the Data Protection Act 1998. 
IV. 
DWP may only disclose the Combined Authority’s Confidential Information, 
to DWP employees and partners who are directly involved in the provision 
of  the  pilot  and  who  need  to  know  the  information,  and  shall ensure  that 
such employees are aware of and shall comply with relevant obligations in 
relation to confidentiality and the requirements of the Data Protection Act 
1998. 
 
                                                           
1 “Confidential information” means all confidential or proprietary information relating to a party or its 
business, operations or functions that is indirectly or directly disclosed or made available and shall include 
internal correspondence between the two organisations, unpublished research reports, of either organisation 
in relation to this programme, Ministerial correspondence and internal advice. This list is not exhaustive. 

 

31.  All  parties  shall  use  all  reasonable  endeavours  to  ensure  that  any  government 
department, contracting authority, employee, third party or sub-contractor to whom 
the other  parties’  Confidential Information  is disclosed pursuant  to this  MoU,  is 
made aware of the obligations of confidentiality that such each party owes to the 
other.  
 
32.  The parties warrant  that  they shall comply  with their obligations under the Data 
Protection  Act  1998,  Directive  95/46/EC  of  the  European  Parliament  and  any 
legislation and/or regulations implementing them or made in pursuance of them 
and any associated legislation that arises in connection with the MoU. 
 
FREEDOM OF INFORMATION AND INFORMATION LAW   
 
33.  The  parties  will  act  in  accordance  with  the  requirements  of  the  Freedom  of 
Information Act 2000 (FOIA) and shall assist and cooperate with one another to 
enable both organisations to comply with their Information disclosure obligations. 
Account Managers will oversee and document this process in cooperation with the 
Combined Authority. 
 
34.  Both parties acknowledge  that  they  will,  in  the  normal  course of  events,  advise 
and  consult  the  other  party  when  they  receive  a  request  under  the  FOIA  in 
connection with the pilot in the Combined Authority. 
 
35.  The  parties  acknowledge  they  are  required  to  answer  subject  access  request 
(SAR’s)  made  under  data  protection  legislation  and  undertake  to  answer  such 
requests  in  accordance  with  their  obligations  under  such  legislation  and  their 
respective procedures. 
 
PUBLICITY   
 
36.  The  parties  shall  consult  with  each  other  before  deciding  whether  to  give  any 
publicity to the matters covered by this MoU.   
 
INTELLECTUAL PROPERTY RIGHTS 
 
37.  The  parties  may  use  each  other’s  and  Departmental  logos  for  the  purposes  of 
delivering and promoting the services specified in the MoU provided such use is 
in line with the owner’s guidelines. 
 
38.  Any other use of the logo or other intellectual property rights will require express 
permission in writing from the owner. 
 
39.  The parties will have joint IPR ownership around the outputs and products of the 
pilot.  There  will  be  no additional  charge or  restriction on  DWP employing  these 

 

outputs  and  products  on  other  programmes  of  work  across  government  or  the 
public sector. 
 
TERMINATION 
 
40.  This MoU may only be terminated before the expiration set out in paragraph 4 by 
the written agreement of either party, or the failure to comply with the conditions 
within the MoU.  
 
 
DECLARATION 
 
Signed for and on behalf of DWP:   
 
Name: Section 40 
 
Position: Director of Labour Market Strategy and International Affairs 
 
Signature: Section 40 
 
Date: 21/03/2018 
 
 
Signed for and on behalf of West Midlands Combined Authority: 
 
Name: Section 40 
 
Position: Head of Governance 
 
Signature: Section 40 
 
Date: 26/03/2018 
 
 
 
 

 

Annex C 
Bank Account Details 
 
Information required by the Department to make payment of grant for the 
activities stated in the offer letter. 
 
Contact details for West Midlands Combined Authority to whom payment 
should be sent
 
Section 41  
 
 
 
10