This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Your 3 into work innovation pilots'.

Annex A 
 
Acceptance of Grant Offer and Effective Date 
 
This grant funding agreement is effective from the date this annex is signed. 
 
As the authorised representative of Tees Valley Combined Authority, I have read 
the Grant Offer Letter dated 19 March 2018 and the Memorandum of 
Understanding, attached as Annex B to that letter, and agree to comply with the 
notified conditions of the grant on which the offer is made. 
 
 
Signed by a person authorised to sign on behalf of Tees Valley 
Combined Authority 

Date 
22/03/2018 
Signature 
Section 40 
Name (please print) 
Section 40 
Position in organisation 
Managing Director 
 
 
Principal contact for Tees 
 
 
Valley Combined Authority 
Contact name/Postal 
Section 40                 
 
address 
Tees Valley Combined 
Authority, Cavendish 
House, Stockton on Tees 
Position 
Head of Skills, Education   
& Employment  
Position 
Head of Skills, Education   
  
 
Telephone no. 
Section 40 
 
Email address 
Section 40@teesvalley-
 
ca.gov.uk 
 
 
 

 

Annex B 
 
Memorandum of Understanding between the Department for Work and 
Pensions (DWP) (Labour Market Strategy and International Affairs Directorate) 
and Tees Valley Combined Authority for the Hardest to Help (H2H)  
Innovation Pilot 
 
SIGNATORY ORGANISATIONS  
 
1.  The parties to this Memorandum of Understanding (“MoU”) are: 
  DWP (The Labour Market Strategy and International Affairs (LMSIA) 
Directorate); and 
  Tees Valley Combined Authority (the Combined Authority). 
 
PURPOSE 
 
2.  This MoU, which is not legally binding, sets out how DWP and the Combined 
Authority will work together to design and deliver an employment pilot based on 
the business case the Combined Authority submitted to DWP on 24 February 
2017. This MoU covers the design, implementation and delivery of the pilot. 
 
3.  The MoU sets out: 
I. 
The roles and responsibilities of the parties;  
II. 
The anticipated funding of the pilot; 
III. 
The Performance Monitoring and Reporting arrangements;  
IV. 
The principles of collaborative working; 
V. 
Provisions for management and governance of the pilot; and 
VI. 
Confidentiality, Freedom of Information; Intellectual Property Rights, and 
Termination Clauses. 
 
PERIOD OF OPERATION   
 
4.  This pilot is intended to run from March 2018 to April 2021. There may however 
be elements of the pilot that will run beyond April 2021 subject to further 
agreement between the Parties. In such circumstance the Combined Authority 
will formally write to DWP setting out their proposed extended timeline. 
 
BACKGROUND  
 
5.  It has been agreed by the Minister for Disabled People and Department for 
Housing, Communities and Local Government and Treasury Ministers that there 
is a strong labour market policy rationale in inviting Tees Valley Combined 
Authority to develop, for DWP Ministerial approval, a business case for an 
innovative pilot to support those who are hardest to help into employment.  
6.  This pilot will involve a robust evaluation to test the individual and collective 
impact of new interventions, including the impact on employment outcomes and 
spend within the local area. 
 

 

7.  Through this pilot DWP and the Combined Authority want to test a set of 
interventions identified as having the potential to deliver improved employment 
outcomes. The Combined Authority will contract with an external organisation for 
a full evaluation of the pilot to be carried out, as detailed in their evaluation plan.  
 
Roles and Responsibilities 
 
8.  DWP’s roles and responsibilities will be to provide ongoing support to the 
Combined Authority in a timely manner which will include: 
I. 
Appointment of an account manager who will be the primary point of 
contact for the duration of the pilot and will provide personalised advice 
and day to day  support, access to expertise and monitor progress on 
behalf of DWP; 
II. 
Appointment of a programme manager who will have oversight of the 
pilot; 
III. 
Provide a national support package which will include advice and 
expertise on areas such as information governance, service design and 
evaluation; 
IV. 
Access to and advice from, other Government Departments, as well as 
DWP’s Senior Responsible Owner (SRO) (it will be the account 
manager’s role to oversee this access and act as conduit between both 
parties); 
V. 
Contributing to the development of a service map setting out how service 
users will be identified, enter and flow through the pilot;  
VI. 
Help identify key stakeholders ;  
VII. 
Feedback on the cost benefit model the Combined Authority will use to 
baseline the expected impact of the pilot. 
 
9.  The Combined Authority’s roles and responsibilities will be to:  
I. 
Design a deliverable pilot that meets the employment outcomes detailed 
in the business case and as set out in the Performance Monitoring and 
Reporting section of this MoU; 
II. 
Work across organisational boundaries engaging with a broad range of 
local stakeholders, recognising the potential of the programme to impact 
on a wider audience; 
III. 
Ensure that appropriate resources are in place to meet these outcomes; 
IV. 
Ensure effective leadership and governance to promote swift decision-
making; 
V. 
Work collaboratively with the account manager, reporting progress, 
escalating any concerns, develop solutions to share problems and share 
learning throughout the pilot; and 
VI. 
Deploy the funding provided by DWP in a way that supports delivery of 
the objectives of the pilot; 
VII. 
Develop and implement interventions across Tees Valley based upon 
demand and the pilots target population requirements for both in or out of 
work participants;  
VIII. 
Produce a detailed implementation and delivery plan, setting out roles and 
responsibilities, a timetable for mobilisation and live-running and a plan for 
risk management; 
 

 

 
10.  Designing a robust evaluation of the pilot is, for DWP and the Combined 
Authority, a key element of the pilot. In relation to evaluation the Combined 
Authority should develop proposals on:   
I. 
The objectives of the pilot and the outcomes to be measured; 
II. 
The methods used to evaluate the pilot (including impact, process and 
economic evaluation); and 
III. 
Develop a plan for baseline data collection (i.e. employment and other 
characteristics of pilot participants, as well as intervention and ‘business 
as usual’ costs). 
 
Grant Awards   
 
11.  The first grant award of £1.5m inclusive of non-recoverable VAT will be paid to 
the Combined Authority in 2017/18 financial year following submission of their 
project plan, resource plan and expected performance levels, for years 1, 2 and 
3 of the pilot.  
 
12.  For the following financial years the payments are forecast as follows:  
  £2m in 2018/19 
  £2.5m in 2019/20. 
 
13.  This investment is for the sole purpose of delivering the pilot. Anticipated 
outcomes are listed in the Performance Monitoring and Reporting section below 
and in Annex D containing the customer journey. DWP acknowledges that a 
percentage of the grant award will be used to pay for overheads such as 
management and administration of the pilot.  
 
14.  It will be the Combined Authority’s responsibility to provide assurance to their 
account manager that funding is accounted for and is only applied to pilot based 
activity. 
 
Performance Monitoring and Reporting 
 
Performance Indicators 
Financial Year 
Year 1 
Year 2 
Year 3 
Year 4 
Participating in the programme 
50 
1050 
1100 
300 
Making positive outcomes 
25 
950 
1000 
275 
Making significant improvements / moving 
10 
200 
500 
228 
closer to securing work. 
Moved into employment 

50 
250 
75 
 
a.   
b.   
c.   
d.   
 
15.  A steering group will be established to monitor the progress of the pilot. Terms of 
Reference for the group will be agreed, and DWP will be a member of this group. 
It is envisaged the group would meet and review MI on a quarterly basis and 
review the use of the grant funding. 
 
16.  The amount of grant funding for 2018/19 and any subsequent years will be 
determined in accordance with the principles set out below [paras 17 to 22]. 

 

DWP will take the final decision on the release of future grant payments and will 
give the combined authority reasons for its decision.  
 
17.  For any identified underspend related to 2017/18, the Combined Authority will 
carry-forward this amount in their balance sheet to the subsequent financial year.  
This carry-forward will then be aggregated to the in-year grant allocation for 
2018/19 and used to manage the contractual expenditure for that year.  The 
opportunity to carry-forward aggregated underspends will continue from financial 
year to financial year subject to discussions between DWP and the Combined 
Authority.  
 
18.  DWP reserves the right to adjust future grant profiles or request the repayment 
of underspend carried forward from the previous financial year by the Combined 
Authority if it deems this aggregated carry-forward amount to be significant in 
relation to foreseeable future liabilities arising. Adjustments to lowering future 
grant agreements will be by exception and only considered at a point where 
performance achievement is considerably below profile and an improvement 
plan has not been agreed by both parties. 
 
19.  The Combined Authority shall also provide performance and expenditure 
forecasts going forward for the duration of the pilot to inform future grant 
allocation planning. These forecasts are to be updated and provided by the 
Combined Authority at the end of each Financial Year.   
 
20.  DWP grants made in respect of the pilot during 2019/20 financial year will be 
subject to robust performance forecasts for the remainder of the pilot and 
ongoing performance achievements. 
 
21.  The final reconciliation process shall also include a complete reconciliation for 
the entire period of the grant, with supporting management information. The 
Combined Authority must at that stage indicate if there are any aggregate 
underspends against the total grant allocations, which must be returned to DWP. 
 
22.  The Combined Authority shall include appropriate clauses in contracts when 
recruiting additional personnel or contracting out services, to allow for the 
potential of the pilot terminating ahead of the end date. 
 
THE PRINCIPLES OF COLLABORATIVE WORKING 
 
23.  DWP and the Combined Authority have a shared commitment to: 
I. 
Work collaboratively in the spirit of partnership – working jointly and 
openly to ensure successful outcomes; 
II. 
Be open - communicate openly about major concerns, issues or 
opportunities relating to the pilot; 
III. 
Jointly solve problems – work together to solve problems and unblock 
barriers on common issues; 
IV. 
Work at pace – recognise the time-critical nature of the pilot and work to 
deliver in the expected timeframe; 

 

V. 
Deploy appropriate resources – ensure sufficient and appropriately 
qualified resources are available and authorised to fulfil the 
responsibilities set out in this MoU; 
VI. 
Adhere to statutory requirements and best practice – comply with 
applicable laws and standards including EU procurement rules, 
competition law, data protection and freedom of information legislation; 
VII. 
Spread learning – enable lessons on how to design a successful pilot and 
best practice identified through the pilot to be shared with other areas. 
 
MANAGEMENT & GOVERNANCE 
 
24.  The Accountable Manager employed by the Combined Authority will be 
accountable for the delivery of the outcomes of the pilot and for the appropriate 
use of the initial and any subsequent grants.  
 
25.  DWP and the Combined Authority commit to put in place strong governance and 
decision-making capability to enable problems to be escalated and solved 
quickly. If necessary, problems should be escalated to the DWP Programme 
Manager and the Innovation Pilot SRO. 
 
DISPUTE RESOLUTION 
 
26.  Concerns raised within/by the Combined Authority should be escalated to DWP 
through the following routes:  
  Account Manager – Section 40 
  Programme Manager – Section 40 
  Senior Responsible Officer – Section 40 
 
27.  Concerns raised within DWP will be escalated to the Combined Authority 
through the following routes:  
  Accountable Manager – Section 40 
  Programme Manager – Section 40 
  Senior Responsible Officer – Section 40 
 
CONFIDENTIAL INFORMATION  
 
28.  Except to the extent set out in this clause or where disclosure is expressly 
permitted elsewhere in this MoU, each party (DWP and the Combined Authority) 
shall: 
  Treat the other parties’ Confidential Information1 (as defined below) as 
confidential and safeguard it accordingly and as directed by the other party;  
  Not disclose the other parties’ confidential information to any other person 
without the owner's prior written consent;   
  The Combined Authority may only disclose DWP’s Confidential Information, 
to Tees Valley Combined Authority employees and partners who are directly 
                                                           
1 “Confidential information” means all confidential or proprietary information relating to a party or its 
business, operations or functions that is indirectly or directly disclosed or made available and shall include 
internal correspondence between the two organisations, unpublished research reports, of either organisation 
in relation to this programme, Ministerial correspondence and internal advice. This list is not exhaustive. 

 

involved in the provision of the pilot and who need to know the information, 
and shall ensure that such employees are aware of and shall comply with 
relevant obligations in relation to confidentiality and the requirements of data 
protection legislation; and 
  DWP may only disclose the Combined Authority’s Confidential Information, 
to DWP employees and partners who are directly involved in the provision of 
the pilot and who need to know the information, and shall ensure that such 
employees are aware of and shall comply with relevant obligations in relation 
to confidentiality and the requirements of data protection legislation. 
 
29.  All parties shall use all reasonable endeavours to ensure that any government 
department, contracting authority, employee, third party or sub-contractor to 
whom the other parties’ Confidential Information is disclosed pursuant to this 
MoU, is made aware of the obligations of confidentiality that each such party 
owes to the other.  
 
30.  The parties warrant that they shall comply with their obligations under the Data 
Protection Act 1998, Directive 95/46/EC of the European Parliament and any 
legislation and/or regulations implementing them, amending or replacing them or 
made in pursuance of them and any associated legislation that arises in 
connection with the MoU. 
 
FREEDOM OF INFORMATION AND INFORMATION LAW   
 
31.  The parties acknowledge that they are respectively subject to the requirements 
of the Freedom of Information Act 2000 (FOIA) and shall assist and cooperate 
with each other to enable both organisations to comply with their information 
disclosure obligations.  
 
32.  Both parties acknowledge that they will, in the normal course of events, advise 
and consult the other party when they receive a request under the FOIA in 
connection with the pilot in the Combined Authority.  
 
33.  The parties acknowledge they are required to answer subject access requests 
(SAR’s) made under data protection legislation and undertake to answer such 
requests in accordance with their obligations under such legislation and their 
respective procedures. 
 
PUBLICITY   
 
34.  The parties shall consult with each other before deciding whether to give any 
publicity to the matters covered by this MoU.   
 
INTELLECTUAL PROPERTY RIGHTS (IPR) 
 
35.  The parties may use each other’s and Departmental logos for the purposes of 
delivering and promoting the services specified in the MoU provided such use is 
in line with the owner’s guidelines. 
 

 

36.  Any other use of the logo or other intellectual property rights will require express 
permission in writing from the owner. 
 
37.  The parties will have joint IPR ownership around the outputs and products of the 
pilot. There will be no additional charge or restriction on DWP employing these 
outputs and products on other programmes of work across government or the 
public sector. 
 
TERMINATION 
 
38.  This MoU may only be terminated before the expiration set out in paragraph 4 by 
the written agreement of either party, or the failure to comply with the conditions 
within the MoU.  
 
DECLARATION 
 
Signed for and on behalf of DWP:   
 
Name: Section 40 
 
Position: Director of Labour Market Strategy and International Affairs 
 
Signature: Section 40 
 
Date: 20/03/2018 
 
Signed for and on behalf of Tees Valley Combined Authority: 
 
Name: Section 40 
 
Position: Managing Director 
 
Signature: Section 40 
 
Date: 22/03/18 
 
 

 

Annex C 
Bank Account Details 
 
Information required by the Department to make payment of grant for the 
activities stated in the offer letter. 
 
Contact details for Tees Valley Combined Authority to whom payment 
should be sent
 
Section 41 

 

Annex D 
Typical Customer 
Tees Valley Routes to Work Pilot- Typical Customer Journey -  Pre-Work Stages (Up to 2 years) 
Further In-Work support 
 
offered for up to 12 months  
Customer Eligibility (Voluntary) 
Stage 1 
Stage 2 
Stage 3 
Stage 4  
Stage 5 
Stage 6 
 
 
 
 
Pre-Engagement activities for all 
Customer returns after initial 
Ongoing support and  
Undertake work related 
 “Moved Into Work” – defined 
Sustainability met 
referrals from a variety of 
meeting and is now 
activities 
experiences 
Output indicator= ‘

as when someone 
 
making 
sources including DWP 
considered to be 'Engaged' 
moves into paid work of at least 
In-Work Support for 
 
significant improvements / 
moving closer to securing 

16 hrs per week (or an 
Employee /Employer on offer 
 
work’ 
average of this over a 4-week 
throughout period 
period) 
 
In all cases the customer must be aged 30  or over, not be in 
 
Initial meeting/ contact from  
 
Re-visit /complete full 
 
Provide wrap around 
 
Work related experience 
 
Continued links with the customer 
work and either: 
individual e.g. via community 
Action Plan to address 
support  from holistic Key 
/activities including 
 
Evidence of employment 
(and employer). 
base 
Skills needs  
Workers 
volunteering (ensuring JCP 
required 
 
disengaged from the benefits system or: 

Work Coach / informed.) 
 
Completion of referral  
 
Multi agency involvement/ 
 
Confidence building 
 
Respond to individual needs 
For individual: 

 
Complete training courses 
 
receiving benefit  
 
Informal assessment of need 
referral (supported 
 
Link with other existing 
with Flexible Fund – e.g. 
/activities needed to become 
plus fall within any of 1-4 below: 

/barriers 
signposting) 
services  /providers  

 
Sort out any new problems 
ready for the labour market 
 
tools  
1) 
Long term (2yrs +) unemployed /inactive benefits. 

that arise or old ones that re-
 
First steps activity /appointment 
 
Inform DWP/partners  
 
Take up support offer e.g. 
 
 
clothes  
 
occur 
kept 
through agreed data sharing 
addictions 
These people are ready for 
 
travel 
2) 
Claim to Employment and Support Allowance (ESA) rejected. 

 
Helping people to secure 
 
Action plan started (first steps 
procedures 
 
Supported transition to 
work 
 
childcare  
 
 
more sustainable jobs /longer 
only) 
 
Refer to existing mainstream 
other agencies 
 
funding gap 
3) 
In the ESA support group (health/disability). 


hours, if appropriate  
 
Agrees and shows willing to 
provision where appropriate 
 
Provide Skills support 
 
Social fund type 
 
 
participate 
including literacy/ numeracy/ 

emergencies etc. 
 
Access Nat Careers 
4) 
Have been out of work for min 13 weeks and be unlikely to find 

 
specific training which is 
For Employers:  
 
Ask about Benefits position and 
IT/ ESOL 
Service support offer 
work in the next 12 months, due to having significant or 
essential to employment but 
 
Ongoing support - talk to the 
if receiving any benefits inform 
 
 
Continue ongoing dialogue 
multiple barriers to work. This could include: 
which can’t be met from any 
employer if needed.  
Jobcentre Plus 
with DWP Work Coach 
 
Ex-offenders; 
other funding 
 
Help with any issues that might 
 
 
Health/MH or disability  
Our initial working assumption is a 
Brokerage/ employer support
arise - brokerage? 
 
 
BME/ESOL needed 
‘three to one’ referral to start ratio (for 
 
'Access to work'  
 
 
Special Educational Needs / Disabilities 
Record sustainability up to 52 
stage 1 contacts to be converted into 
 
Special needs or equipment 
 
 
Drug/alcohol dependencies 
weeks  
Stage 2 full engagement) is to be 
 
Adviser Discretionary 
 
 
50+ 
Funding – discuss with JCP 
expected. This will be continuously 
 
 
Lone parents 
local (SM) to agree share of 
Sustainability is achieved when 
monitored throughout live running. 
 

certain costs on a TV wide 
 
Returners to the labour market 
the individual has been in paid 
basis (rather than ad-hoc)  
 
Roma/travellers 
work for ‘any 13 weeks out of a 
Full MI to be kept for all referrals to 
 
RTW -Some part funded 
 
Refugees 
26 week period’.   
understand who was referred and 
short term positions for 
 
Carers 
why they have not engaged. 
those who are difficult to 
 
Care Leavers  
place and lack recent 
NB: to include those who are 
 
Homeless 
experience 
required to be registered self-


 
Ex Forces 
 
RTW-possible partial wage 
employed as normal practice 
 
incentive to help with 
within their industry (e.g. 
additional costs to employer 
individual contractors, healthcare 
(e.g. mentoring) 
workers etc.) 
 
However for ‘business start-up’ 
cases, this should be for a 
continuous 13wk period, as with 
the New Enterprise Allowance 
schemes, 

Team will monitor for up to 52 
weeks -aiming for ‘any 26 out of 
52 weeks in work’  

 
Target /Estimate 
Estimate up to 7500 referrals 
Target -2500 
Target -2250 
Target- 938 
Target- 375 
 
needed 
 
 
 
 Define point when target reached 
“Engaged” –defined as where 
“Making positive outcomes” – 
“Making significant 
“Moved Into Work” – defined as 
Sustainability met - when the 
customer has shown to have 
defined as where customers 
improvements / moving closer 
when someone 
individual has been in work for 
continued to attend after first 
have now completed one 
into work” – defined as someone 
moves into paid work of at least 
any 13  out of 26 weeks  
meeting and agreed to take part 
agreed activity or started 
who has completed activities/ 
16 hrs per week (or an average 
in  some sort of progression 
another. (e.g. as per list 
training and is now ready to apply 
of this over a 4-week period) 
 
activity 
supplied by SM DWP) 
for work / work experience 
 
10