Mae hwn yn fersiwn HTML o atodiad i'r cais Rhyddid Gwybodaeth 'Your 3 into work innovation pilots'.

Annex A 
 
Acceptance of Grant Offer and Effective Date 
 
This grant funding agreement is effective from the date this annex is signed. 
 
As the authorised representative of Liverpool City Region Combined Authority, I 
have read the Grant Offer Letter dated 20th March 2018 and the Memorandum of 
Understanding, attached as Annex B to that letter, and agree to comply with the 
notified conditions of the grant on which the offer is made. 
 
 
Signed by a person authorised to sign on behalf of Liverpool City Region 
Combined Authority 

Date 
22 March 2018 
Signature 
Section 40  
Name (please print) 
Section 40 
Position in organisation 
Director, Corporate Services 
 
 
Principal contact for 
 
 
Liverpool City Region 
Combined Authority
 
Contact name/Postal 
Section 40  
Section 40 
address 
1 Mann Island 
Liverpool 
L3 1BP 
Position 
Head of Employment 
Programme Manager 
and Skills 
Telephone no. 
Section 40 
Section 40 
Section 40 @liverpoolcityregion- Section 40 
Email address 
ca.gov.uk 
@liverpoolcityregion-ca.gov.uk 
 
 
 
 

 

 
 
Annex B 
 
Memorandum of Understanding between the Department for Work and 
Pension (DWP) (Labour Market Strategy and International Affairs Directorate) 
and Liverpool City Region Combined Authority for the Households into Work 

Programme  
 
SIGNATORY ORGANISATIONS  
 
1.  The parties to this Memorandum of Understanding (“MoU”) are: 
  DWP (The Labour Market Strategy and International Affairs (LMSIA) 
Directorate); and 
  Liverpool City Region Combined Authority (the Combined Authority). 
 
PURPOSE 
 
2.  This MoU sets out how DWP and the Combined Authority will work together to 
design and deliver an employment pilot based on the business case the 
Combined Authority submitted to DWP on 24 February 2017. This MoU covers 
the design, implementation and delivery of the pilot. 
 
3.  The MoU sets out: 
I. 
The roles and responsibilities of the parties;  
II. 
The anticipated funding of the pilot; 
III. 
The Performance Monitoring and Reporting arrangements;  
IV. 
The principles of collaborative working; 
V. 
Provisions for management and governance of the pilot; and 
VI. 
Confidentiality, Freedom of Information; Intellectual Property Rights, 
and Termination Clauses. 
 
PERIOD OF OPERATION   
 
4.  This MoU between DWP and the Liverpool City Region will be in place for three 
financial years from 2017-18 to 2019-20.  There may however be elements of 
the pilot that will run beyond the 2019-20 financial year. In such circumstance the 
Combined Authority will formally write to DWP setting out their proposed 
extended timeline. 
 
BACKGROUND  
 
5.  As part of the Devolution Deal between government and the Combined Authority 
there was an opportunity to develop, for DWP Ministerial approval, a business 
case for an innovative pilot to support those who are hardest to help, through a 
household approach.  

 

 
6.  This pilot will involve a robust evaluation to test the individual and collective 
impact of a household based approach to supporting residents into work, 
including the impact on employment outcomes, the learning captured as part of 
wider public service reform and spend within the local area. The pilot will be 
initiated in March 2018 and run for 3 years. 
 
7.  Through this pilot DWP and the Combined Authority want to test a set of 
interventions identified as having the potential to be more likely to deliver 
improved employment outcomes. The Combined Authority will contract with an 
external organisation for a full evaluation of the pilot to be carried out, as detailed 
in their evaluation plan.  
 
Roles and Responsibilities 
 
8.  DWP’s roles and responsibilities will be to provide ongoing support to the 
Combined Authority in a timely manner which will include: 
I. 
Appointment of an account manager who will be the primary point of 
contact for the duration of the pilot and will provide personalised advice 
and day to day  support, access to expertise and monitor progress on 
behalf of DWP; 
II. 
Appointment of a programme manager who will have oversight of the 
pilot; 
III. 
Provide a national support package which will include advice and 
expertise on areas such as information governance, service design and 
evaluation; 
IV. 
Access to and advice from, other Government Departments, as well as 
DWP’s Senior Responsible Owner (SRO) (it will be the account 
manager’s role to oversee this access and act as conduit between both 
parties); 
V. 
Contributing to the development of a service map setting out how 
service users will be identified, enter and flow through the pilot;  
VI. 
Help identify key stakeholders and explain how they have been 
previously engaged and the impact they have had;  
VII. 
Agreeing the localities in which the interventions will run and the pilots 
target population (for example, in or out of work participants);  
VIII. 
Agreeing a joint implementation and delivery plan, setting out roles and 
responsibilities, a timetable for mobilisation and live-running and a plan 
for risk management; and  
IX. 
Feedback on the cost benefit model the Combined Authority will use to 
baseline the expected impact of the pilot. 
 
9.  The Combined Authority’s roles and responsibilities will be to:  
I. 
Design a deliverable pilot that meets the objectives set out in the 
business case to support households to be more likely to achieve 
employment outcomes detailed in the business case and as set out in 
the Performance Monitoring and Reporting section of this MoU; 
II. 
Work across organisational boundaries engaging with a broad range of 
local stakeholders, recognising the potential of the programme to 
impact on a wider audience; 

 

III. 
Ensure that appropriate resources are in place to meet the objectives 
set out in the business case; 
IV. 
Ensure effective leadership and governance to promote swift decision-
making; 
V. 
Work collaboratively with the account manager, reporting progress, 
escalating any concerns, develop solutions to share problems and 
share learning throughout the pilot; and 
VI. 
Deploy the funding provided by DWP in a way that supports delivery of 
the objectives of the pilot. 
 
10.  Designing a robust evaluation of the pilot is a core requirement for DWP and the 
Combined Authority is expected to commit to this. In relation to evaluation the 
Combined Authority should develop proposals on:   
I. 
The objectives of the pilot and the progress measures and outcomes to 
be measured; 
II. 
The methods used to evaluate the pilot (including impact, process and 
economic evaluation);  
III. 
The approach to capturing the learning from additional local integration 
of services to inform wider public service reform; and 
IV. 
Develop a plan for baseline data collection (i.e. employment and other 
characteristics of pilot participants, as well as intervention and 
‘business as usual’ costs). 
 
Grant Awards   
 
11.  An initial grant award of £0.8m inclusive of VAT will be paid to the Combined 
Authority in 2017-18 financial year following submission of their project plan, 
resource plan and expected performance levels, for years 1, 2 and 3 of the pilot.  
 
12.  For the following financial years the payments are forecast as follows:  
  £1.15m in 2018-19 
  £1.5m in 2019-20. 
 
13.  This investment is for the sole purpose of delivering the objectives set out in the 
business case and repeated below for the sake of clarity:- 
1)   Determine the extent to which a household based approach to employment  
will improve employment prospects and job outcomes for customers; 
2)  Identify the learning from  additional local integration of services  to deliver 
outcomes for customers; 
3)  Identify  the  impact  of  improved  resilience  to  get  and  keep  a  job  and  the 
extent to which this supports sustained job outcomes; 
4)  Identify systemic improvements which will improve the processes to support 
customers into work; and  
5)  Capture learning from the innovative process to inform wider public service 
reform. 
 
14. This investment is for the sole purpose of delivering the pilot. Anticipated 
outcomes are listed in the Performance monitoring section below. DWP 
acknowledges that a percentage of the grant award will be used to pay for 
overheads such as management and administration on the pilot.  

 

 
15.  It will be the Combined Authority’s responsibility to provide assurance to their 
account manager that funding is accounted for and is only applied to pilot based 
activity. 
 
Performance Monitoring and Reporting 
 
Performance Measures and Targets 
Measure 

Year 1 
Year 2 
Year 3 
(March 
(March 2019)  (March 
2018) 
2020) 
Number of households who have 
60 
800 
800 
started on the programme 
Positive outcomes: number of 

400 
600 
households where individuals have 
completed at least one agreed 
activity 
Making significant improvements / 

200 
500 
moving closer to securing work: 
(could be someone who completed 
training course, NVQ, work 
experience

Moved into employment: proportion 
0% 
15% 
20% 
of households where individual has 
moved into work (taken to be 
earnings equivalent to 16 hours per 
week for 4 weeks) 
(Figures are cumulative) 
 
16.  A governance group has been established to monitor the progress of the pilot. 
Terms of Reference for the group will be agreed between DWP and the 
Combined Authority. It is envisaged the group would meet and review MI on a 
quarterly basis and review the use of the grant funding and the release of future 
grants. 
 
17.  The amount of grant funding for 2018-19 and any subsequent years will be 
determined in accordance with the principles set out below [paras 17 to 22]. 
DWP will take the final decision on the release of future grant payments and will 
give the combined authority reasons for its decision.  
 
18.  For any identified underspend related to 2017-18, the Combined Authority will 
carry-forward this amount in their balance sheet to the subsequent financial year.  
This carry-forward will then be aggregated to the in-year grant allocation for 
2018-19 and used to manage the contractual expenditure for that year.  The 
opportunity to carry-forward aggregated underspends will continue from financial 
year to financial year subject to discussions between DWP and the Combined 
Authority.  
 
19.  DWP reserves the right to adjust future grant profiles or request its repayment by 
the Combined Authority if it deems this aggregated carry-forward amount to be 

 

significant in relation to foreseeable future liabilities arising. Adjustments to future 
grant agreements will be by exception and only considered at a point where 
performance achievement is considerably below profile.  
 
20.  The Combined Authority shall also provide performance and expenditure 
forecasts going forward for the duration of the pilot to inform future grant 
allocation planning. These forecasts are to be updated and provided by the 
Combined Authority at the end of each Financial Year.   
 
21.  DWP grants made in respect of the pilot during 2019-20 financial year will be 
subject to robust performance forecasts for the remainder of the pilot and 
ongoing performance achievements.  
 
22.  The final annual reconciliation process shall also include a complete 
reconciliation for the entire period of the grant, with supporting management 
information. The Combined Authority must at that stage indicate if there are any 
aggregate underspends against the total grant allocations, which must be 
returned to DWP. 
 
23.  The Combined Authority shall include contract break clauses (where contracting 
out services) or appropriate clauses in contracts when recruiting additional 
personnel to allow for the potential of the pilot terminating ahead of the end-date. 
 
THE PRINCIPLES OF COLLABORATIVE WORKING 
 
24.  DWP and the Combined Authority have a shared commitment to: 
I. 
Work collaboratively in the spirit of partnership – working jointly and 
openly to ensure successful achievement of the objectives of the business 
cases; 
II. 
Be open - communicate openly about major concerns, issues or 
opportunities relating to the pilot; 
III. 
Jointly solve problems – work together to solve problems and unblock 
barriers on common issues; 
IV. 
Work at pace – recognise the time-critical nature of the pilot and work to 
deliver in the expected timeframe; 
V. 
Deploy appropriate resources – ensure sufficient and appropriately 
qualified resources are available and authorised to fulfil the 
responsibilities set out in this MoU; 
VI. 
Adhere to statutory requirements and best practice – comply with 
applicable laws and standards including EU procurement rules, 
competition law, data protection and freedom of information legislation; 
VII. 
Spread learning – enable lessons on how to design a successful pilot 
and best practice identified through the pilot to be shared with other areas. 
 
MANAGEMENT & GOVERNANCE 
 
25.  The Accountable Manager acting on behalf of the Combined Authority will be 
accountable for the delivery of the objectives of the pilot and for the appropriate 
use of the initial and any subsequent grants.  

 

26.  DWP and the Combined Authority commit to put in place strong governance and 
decision-making capability to enable problems to be escalated and solved 
quickly. If necessary, problems should be escalated to the Programme Manager 
and the Innovation Pilot SRO. 
 
DISPUTE RESOLUTION 
 
27.  Concerns raised within/by the Combined Authority should be escalated to DWP 
through the following routes:  
  Account Manager – Section 40 
  Programme Manager – Section 40 
  Senior Responsible Officer – Section 40 
 
28.  Concerns raised within DWP will be escalated to the Combined Authority 
through the following routes:  
  Accountable Manager – Section 40 
  Programme Manager – Section 40 
  Senior Responsible Officer – Section 40 
 
INFORMATION SHARING  
 
29.  DWP and the Combined Authority will agree a separate Data Sharing Agreement 
in respect of information DWP will share with the Combined Authority, it’s 
Providers and Sub-contractors and information the Combined Authority will 
share with DWP for the purpose of operating the innovation pilot to ensure that 
access to relevant information (as set out in the Business Case proposal) is 
available.   
 
30.  DWP will designate the Combined Authority and its Providers as a Relevant 
Authority under S.72 of the Welfare Reform and Pensions Act 1999 for the 
purpose of the Households into Work innovation pilot.  
 
CONFIDENTIAL INFORMATION  
 
31.  Except to the extent set out in this clause or where disclosure is expressly 
permitted elsewhere in this MoU, each party (DWP and the Combined Authority) 
shall: 
  Treat the other parties’ Confidential Information1 (as defined below) as 
confidential and safeguard it accordingly and as directed by the other 
party;  
  Not disclose the other parties’ confidential information to any other 
person without the owner's prior written consent;   
  The Combined Authority may only disclose DWP’s Confidential 
Information, to Liverpool City Region Combined Authority employees 
and partners who are directly involved in the provision of the pilot and 
                                                           
1 “Confidential information” means all confidential or proprietary information relating to a party or its 
business, operations or functions that is indirectly or directly disclosed or made available and shall include 
internal correspondence between the two organisations, unpublished research reports, of either organisation 
in relation to this programme, Ministerial correspondence and internal advice. This list is not exhaustive. 

 

who need to know the information, and shall ensure that such 
employees are aware of and shall comply with relevant obligations in 
relation to confidentiality and the requirements of the Data Protection 
Act 1998 (or legislation amending or replacing it ); and 
  DWP may only disclose the Combined Authority’s Confidential 
Information, to DWP employees and partners who are directly involved 
in the provision of the pilot and who need to know the information, and 
shall ensure that such employees are aware of and shall comply with 
relevant obligations in relation to confidentiality and the requirements of 
the Data Protection Act 1998 (or legislation amending or replacing it), 
 
32.  All parties shall use all reasonable endeavours to ensure that any government 
department, contracting authority, employee, third party or sub-contractor to 
whom the other parties’ Confidential Information is disclosed pursuant to this 
MoU, is made aware of the obligations of confidentiality that such each party 
owes to the other.  
 
33.  The parties warrant that they shall comply with their obligations under the Data 
Protection Act 1998, Directive 95/46/EC of the European Parliament and any 
legislation and/or regulations implementing them, amending or replacing them as 
a consequence of the General Data Protection Regulations or made in 
pursuance of them and any associated legislation that arises in connection with 
the MoU. 
 
FREEDOM OF INFORMATION  
 
34.  The parties acknowledge that they are respectively subject to the requirements 
of the Freedom of Information Act 2000 (FOIA) and the Environment Information 
Regulation 2004 and shall assist and cooperate with each other to enable both 
organisations to comply with their information disclosure obligations.  
 
35.  Both parties acknowledge that they will, in the normal course of events, advise 
and consult the other party when they receive a request under the FOIA in 
connection with the pilot in the Combined Authority.  
 
36.  Both parties agree that nothing in this MoU shall prevent the disclosure of 
Confidential Information which a party may be obliged to disclose or make 
available under any applicable rule of law or Government regulation. 
 
SUBJECT ACCESS REQUESTS 
 
37.  The parties acknowledge they are required to answer subject access requests 
(SAR’s) made under the Data Protection Act 1998 (or legislation amending or 
replacing it), and undertake to answer such requests in accordance with their 
obligations under the Act and their respective procedures. 
 
 

 

PUBLICITY 
 
38.  The parties shall consult with each other before deciding whether to give any 
publicity to the matters covered by this MoU.   
 
INTELLECTUAL PROPERTY RIGHTS (IPR) 
 
39.  The parties may use each other’s and Departmental logos for the purposes of 
delivering and promoting the services specified in the MoU provided such use is 
in line with the owner’s guidelines. 
 
40.  Any other use of the logo or other intellectual property rights will require express 
permission in writing from the owner. 
 
41.  The parties will have joint IPR ownership around the outputs and products of the 
pilot. There will be no additional charge or restriction on DWP employing these 
outputs and products on other programmes of work across government or the 
public sector. 
 
TERMINATION 
 
42.  This MoU may only be terminated before the expiration set out in paragraph 4 by 
the written agreement of either party, or the failure to comply with the conditions 
within the MoU.  
 
 

 

DECLARATION 
 
Signed for and on behalf of DWP:   
 
Name: Section 40 
 
Position: Director of Labour Market Strategy and International Affairs 
 
Signature: Section 40 
 
Date: 21/03/2018 
 
Signed for and on behalf of Liverpool City Region Combined Authority: 
 
Name: Section 40 
 
Position: Director of Corporate Services 
 
Signature: Section 40 
 
Date: 22/03/2018 
 
 
10 
 

Annex C 
Bank account details 
 
Information required by the Department to make payment of grant for the 
activities stated in the offer letter. 
 
Contact details for Liverpool City Region Combined Authority to whom 
payment should be sent
 
Section 41 
 
 
 
 
 
11