This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Pharmacy Management and Staffing'.

 
 
LEEDS COMMUNITY HEALTHCARE NHS TRUST 
 
JOB DESCRIPTION 
   
Job Details 
 
Job Title: 
 
 
 
Head of Medicines Management 
 
Banding:  
 
 
 
 
 
Current Salary Band:  
 
   
 
Employing Organisation:  
Leeds Community Healthcare NHS Trust 
 
Location:  
 
 
 
Stockdale House  
 
Specialty/Department:    
Medicines Management 
 
Reports to:  
 Executive Medical Director 
 
Accountable for:    
Medicines Management Team 
Research & Development Team 
 
Organisation Chart 
 
Executive Medical Director 
Head of Medicines           
Management 
Medicines Management 
Research & Responsible            
Pharmacist 
Officer Manager 
Research & Development             
Team 
 
 
 
RF4 

 
Job Purpose 
 
To lead, provide and develop the strategic direction for Medicines Management for 
Leeds Community Health Services in accordance with national and local priorities
Medicines Management is defined as encompassing the entire process by which 
medicines are selected, procured, delivered, prescribed, administered and reviewed to 
optimise the contribution they make to produce informed and desired outcomes of 
patient care. 
 
The role of this post is to provide specialist knowledge and expertise regarding the safe 
and effective management of medicines.  The post-holder will interpret national strategy 
and policy around the use of medicines and lead local implementation.     
 
This post is to support the Executive Medical Director and provide general management, 
leadership  and  oversight  for  the  newly  established  Medical  Directorate  including  the 
Research & Development (R&D) and Responsible Officer (RO) teams and deputise for 
the Executive Medical Director at corporate meetings.  
 
 
Key Working Relationships 
 
  Executive Medical Director 
  Members of the Executive Management Team and Board  
  Members of the Medicines Management Team  
  Members of the Medical Directorate 
  General Managers, Operational Services 
  Head of Services, Operational Services 
  Clinical and administrative staff, Operational Services 
  Clinical Directors and Medical Leads 
  Chief Pharmacists of local NHS Trusts 
  Medicines Management Teams, Leeds Clinical Commissioning Groups 
 
 
Key Responsibilities 
 
 
1.  Corporate and strategic 
 
1.1 
To  provide  professional,  technical  and  clinical  support  to  the  Executive  Medical 
Director in their role as Board member responsible for medicines management. 
 
1.2 
To  identify,  interpret  and  assess  the  impact  of  national  medicines  management 
strategy and/or legislative change on services delivered by the organisation, and 
advise on actions/interventions required.   
 
1.3 
To  develop  and  lead  the  organisations  medicines  management  strategy  and 
plans, 
including 
service 
development, 
prescribing 
finance, 
medicines 
effectiveness, clinical governance, controls assurance and risk management 
  
RF4 

 
1.4 
To provide strategic, professional and clinical leadership for all matters pertaining 
to  the  use  of  medicines  within  the  Trust,  ensuring  pharmaceutical  stocks  are 
controlled, as outlined in the Scheme of Delegation.   
 
1.5 
To  identify,  develop,  implement  and  monitor  a  policy  framework  to  promote  the 
safe  and  effective  use  of  medicines  and  patient  safety  in  relation  to  Medicines 
Management.   
 
1.6 
To support the Accountable Officer for Controlled Drugs in the discharge of their 
duties.   
 
1.7 
To lead on the development of policy and process for the dissemination of NICE 
guidance  within  the  organisation,  ensuring  that  there  is  a  robust  process  for 
monitoring of implementation. 
 
1.8 
To  support  the  development  of  a  research  culture  within  the  organisation, 
developing the R&D team through the R&D Manager. 
 
1.9 
To  deputise  for  the  Executive  Medical  Director  at  corporate  meetings,  including 
attending Board Sub-Committees. 
 
1.10  To support the implementation of revalidation for doctors and in future for dentists 
through the RO manager. 
 
 
2.  Operational 
 
2.1 
To  influence  the  use  of  appropriate  medicines  across  Leeds  Community  Health 
Services by providing specialist expertise to support clinical practice and service 
development,  ensuring  services  provided  are  progressive  and  support  new 
models in delivering patient care.  
  
2.2 
To  represent  the  organisation,  providing  an  integrated  approach  to  health  and 
social care economy-wide Medicines Management in conjunction with all partner 
organisations with a view to ensuring seamless pharmaceutical care for patients 
across different care settings. 
 
2.3 
To  ensure  the  high  quality,  safe  and  cost  effective  use  of  medicines  within  the 
Trust  and  by  partner  organisations  that  contract  for  services  under  service  level 
agreements (SLA). 
 
2.4 
To  contribute  to  practice  research  in  medicines  management,  and  support  the 
dissemination of results and learning.   
 
2.5 
To support and assist with the evaluation of existing practice and implementation 
of new practice based on sound research. 
 
 
 
 
RF4 

 
3.  Managing People  
 
3.1 
Works with and manages direct reportees, establishing and maintaining ongoing 
contact  and  regular  meetings  to  set  and  monitor  objectives,  performance  and 
discuss personal development through appraisal. Ensure staff within the team are 
compliant with statutory and mandatory training. 
 
3.2 
Effectively  leads  and  directly  manages  staff  in  order  to  deliver  results;  inspiring 
others to be positive in their support of continuous improvement. 
 
3.3 
Ensures cover for the team at all times and co-ordinates as appropriate, engaging 
temporary  support  staff  as  required  in  accordance  with  Trust’s  Policies  and 
Procedures ensuring induction, supervision and delegation of workload 
 
3.4 
Provides a leadership style which is underpinned by strongly held values around 
equality,  diversity  and  openness;  effectively  builds  and  maintains  relationships 
with direct reportee(s) and other key individuals across the organisation.  
 
3.5 
Ensures that individual objectives are clearly defined within the wider Directorate 
framework  and  in  line  with  Trust’s  objectives,  using  the  appraisal  and  KSF 
processes as vehicles for this. 
 
3.6 
Promotes diversity and equality in people management techniques and leads by 
example. 
 
 
4. 
Developing and Maintaining Relationships 
 
4.1 
Actively works towards developing and maintaining effective working relationships 
both within and outside the Trust. 
 
4.2 
Fosters and maintains strong links with all Services across the Trust, developing 
key contact points within Operational and Corporate services. 
 
4.3 
Explores the potential for collaborative working and takes opportunities to initiate 
and sustain such relationships. 
 
 
5. 
Managing Resources 
 
5.1 
Ensures  the  effective  and  efficient  use  of  resources  within  their  own  sphere  of 
responsibility. 
 
5.2 
Complies with Trust processes and procedures for being an authorised signatory, 
within delegated financial limit. 
 
5.3 
Manage the budget for the Medicines Management Team. 
 
RF4 

 
5.4 
Oversee  the budget  for  the  Research and  Development  Team  and  contribute  to 
the  overall  management  of  the  Medical  Directorate  budget,  ensuring  that  teams 
comply with standing financial instructions and standards of business conduct. 
 
 
6. 
Managing Self 
 
6.1 
Prioritises their own  workload within  agreed objectives deciding  when to refer to 
others as appropriate.  
 
6.2 
Participates  in  the  Trust’s  appraisal  system,  matching  organisational  aims  with 
individual objectives and undertaking appropriate training as required. 
 
6.3 
Maintains  a  continuing  professional  development  portfolio  in  line  with  the 
requirements of the General Pharmaceutical Council.  
 
6.4 
Takes  responsibility  for  their  own  and  others’  health  and  safety  in  the  working 
environment. 
 
6.5 
Complies with the policies and procedures of the Trust. 
 
6.6 
Ensures that a professional service and image is maintained at all times. 
 
6.7 
Ensures  their  own  actions  support  the  equality,  diversity,  rights  and 
responsibilities of individuals. 
 
6.8 
Promotes and adheres to equality of opportunity and diversity within the Trust. 
 
In addition to these functions the post holder is expected to: 
 
  In  agreement  with  their  line  manager  carries  out  such  other  duties  as  may  be 
reasonably expected in accordance with the grade of the post. 
 
RF4 

 
 
Effort Factor Information 
PHYSICAL EFFORT 
 
What physical skills needed in the role 
Standard keyboard skills required  
require, speed, accuracy, dexterity and or 
 
manipulation of objects (includes both clinical  A combination of sitting, standing and walking with 
and non-clinical posts)?  Please provide 
little requirement for physical effort.  
specific examples. 
 
Is the post holder required to lift equipment?  
There may be a requirement to exert light physical 
If yes, please specify type of equipment, 
effort for short periods (e.g. setting up training 
weight (approx kilos) and frequency of the 
rooms & carrying training equipment). 
requirement.  Please provide specific 
 
examples. 
MENTAL EFFORT 
There is a frequent requirement for concentration 
Describe the amount of concentration 
where the work pattern is unpredictable 
required within the day-to-day job.  What is it 
 
the employee will have to concentrate on?  
Concentration required for: report writing, writing 
Please give examples of how often and for 
policy documents and strategies, analysing 
how long this concentration occurs.  Please 
complex prescribing data, chairing multi-agency 
provide specific examples of when mental 
meetings  
effort is required. 
 
Is the post holder required to drive a vehicle?   The postholder may be frequently interrupted with 
If so please specify duration and frequency. 
urgent requests for clinical advice or management 
of incidents    
EMOTIONAL EFFORT 
Occasional exposure to distressing or emotional 
Does any part of the job require any 
circumstances 
emotional effort?  What elements of the role 
 
expose the employee to emotional effort? 
This post requires the employee to manage the 
How often does this happen?  Please provide  work and performance of other members of staff.   
specific examples.  E.g. exposure to child 
 
protection issues 
There may be a requirement to give feedback with 
regards to minor work performance issues, or 
impart unwelcome news to staff 
 
WORKING CONDITIONS 
 
Is the post holder required to work in extreme  The employee is exposed to normal office-working 
heat or cold, with smells, noise or fumes 
conditions. 
which are unavoidable, even with the strictest   
health and safety controls?  Does the post 
Whilst most of the work of the employee is based 
holder work with clients or patients who  
around the computer there are some tasks that do 
express aggressive verbal or non-verbal 
not require VDU input. 
behaviour or similar.  Please describe the 
requirement and the frequency with which 
this may occur. 
 
RF4 

 
Personnel Specification 
 
Title of Post: 
Head of Medicines Management 
Location: 
Stockdale House 
 
Knowledge & Experience - essential 
Means of Assessment 
Significant experience of working at a senior level in a medicines 
Application Form 
management post  
Professional knowledge acquired through pharmacy degree (4 
Application Form 
years) & pre-registration training (1 year) and experience 
Interview 
Specialist knowledge acquired through masters level training in 
Application form 
relevant area of practice  
Member of the General Pharmaceutical Council  
Application Form 
Knowledge and experience of using ePACT 
Application Form 
Demonstrable track record of implementing change in a complex 
Application Form 
organisation and context  
Interview 
Significant experience of working in several aspects of pharmacy 
Application Form 
practice including primary care, community healthcare and 
Interview 
secondary care 
Experience of working across organisational boundaries and at 
Application Form 
higher organisational levels  
Interview 
Experience of negotiating and managing contracts 
Application Form 
Experience of successfully managing a budget 
Application Form 
Skills and Abilities – essential  
 
Excellent interpersonal and communications skills, including the 
Application Form 
ability to handle highly complex information and highly sensitive 
Interview 
discussions and develop consensus in situations of challenging and 
 
apparently opposing views or significant barriers to understanding 
where it is necessary to use tact, persuasion, negotiation and 
empathy skills 
Demonstrable staff management skills and the ability to motivate 
Application Form 
others at the senior organisational levels 
Interview 
Demonstrable ability to develop skill mix 
Application Form 
Ability to understand and use information in a constructive and 
Application Form 
challenging manner, demonstrating a commitment to an evidence-
Interview 
based approach to management and clinical advice.  
 
A team player committed to open, collegiate relationships and 
Application Form 
corporate effectiveness 
 
Commitment and ability to, and evidence of, involving patients, the 
Application Form 
general public and frontline staff in shaping and developing the 
 
services that they provide 
RF4 

 
Demonstrable project management skills as evidenced successful 
Application Form 
leadership of significant, high level projects for an organisation  
Interview 
Training and Education – essential  
 
Vocational Masters Degree in Pharmacy 
Application Form 
Higher degree or postgraduate qualification in a speciality relevant to 
Application Form 
pharmacy (eg Post Graduate Masters degree or equivalent 
experience)  
Ability to work at doctorate level 
Application Form 
Commitment to learning, development and continuous improvement 
Application Form 
Interview 
Ongoing commitment to professional and self development 
Application Form 
Other Requirements – essential  
 
Strong commitment to the values and reputation of the NHS and to 
Application Form 
the values set out in NHS codes of governance and management 
Interview 
 
RF4