This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Pharmacy Management and Staffing'.



 
JOB DESCRIPTION 
 
 

1. JOB TITLE 
TRUST CHIEF PHARMACIST 
 
2. LOCATION  
 
Any site within the Trust 
 
 
3. NOMINAL BASE   
DMH or UHND 
 
4. BAND/SALARY 

Band 8d 
 
5. RESPONSIBLE TO 

Associate Director of Operations (ADoO) 
(Clinical Specialist Services) 
Trust Medical Director 
 
6. JOB PURPOSE/SUMMARY 
 
The Trust  Chief  Pharmacist  has  a  number  of  specific  and  distinct job roles  within  the Trust 
including; 
 
  Responsible for the leadership, management and strategic development of pharmacy 
services across the Trust.  
 
  Corporate, statutory responsibility for medicines management across the entire Trust 
with direct accountability to the Medical Director for ensuring that safe, effective and 
cost  effective  systems  are  in  operation  for  the  prescription,  dispensing  and 
administration of medicines. 
 
7. DIMENSIONS OF THE JOB 
 
To fulfil the statutory responsibilities of the roles; 
  Chief Pharmacist of a secondary care foundation trust – to act as the ‘superintendent 
pharmacist’  for  the  Trust  as  required  by  all  applicable  legislation  including  the 
Medicines Act 1968. 
  Accountable  Officer  for  controlled  drugs  –  as  defined  by  the  Controlled  Drugs 
(Supervision of Management and Use) Regulations 2006  
 
Act  as  the  Responsible  Officer  for  Homecare  Services  as  detailed  in  the  Department  of 
Health report ‘Homecare Medicines — Towards a Vision for the Future’. 
 
Corporate  responsibility  and  accountability  to  the  Board,  via  the  Medical  Director,  for  the 
legislative, governance and operational aspects of medicines management 
 
Provide  professional  advice  to  the  Care  Groups,  Chief  Executive,  Medical  Director  and 
Executive  Team,  ensuring  that  medicines  are  used  in  a  safe,  appropriate  and  efficient  way 
and  that  the  Trust  achieves  best  practice  in  all  matters  legal  and  professional  regarding 
medicines management. 
 
www.cddft.nhs.uk 



 
Ensure  that  all  pharmacy  practice,  including  their  own,  is  within  the  boundaries  described 
within the latest version of the ‘Medicine, Ethics and Practice Guide’ issued by the General 
Pharmaceutical Council. 
 
Statutory and ethical responsibilities for ensuring safe systems are in place for the selection, 
procurement,  prescription,  dispensing  and  administration  of  medicines.    To  ensure  that  the 
Trust  complies  with  national  standards  including  Care  Quality  Commission,  Standards  for 
Better Health and Clinical Negligence Scheme for Trust where applicable. 
 
Take  lead  responsibility  for  the  delivery,  management  and  strategic  development  of 
pharmacy and medicines management services across the Trust. 
 
Take  lead  responsibility  for  the  delivery,  management  and  strategic  development  of 
outpatient services across the Trust. 
 
Delegated accountability for ordering and management of all medicines used within the Trust 
(totalling £34m in 2015/16) and be budget holder for all pharmacy budgets. 
 
Provide  strategic  and  professional  leadership  in  medicines  management  and  pharmacy 
across the wider health economy. 
 
Deliver Trust-wide compliance with national and local standards, to ensure safe and effective 
management of medicines and outpatient services. 
 
The  Trust  Chief  Pharmacist  is  professionally  accountable  to  the  Trust  Medical  Director  for 
medicines  management  and  managerially  accountable  to  the  Associate  Director  of 
Operations  (Clinical  Specialist  Services)  for  the  leadership  and  operational  management  of 
pharmacy and outpatient services. 
 
Areas managed  
 
The Trust Chief Pharmacist leads and manages the trust wide directorate of Pharmacy and 
Medicines Management.  Senior pharmacists or senior technicians manage departments and 
sub-specialities  within  the  directorate  which  include  clinical  pharmacy  and  medicines 
management services, operational pharmacy services (dispensaries, drug procurement, drug 
preparation),  education and  training,  aseptic  services,  antibiotic  services,  community  health 
services, clinical governance and performance, quality and safety.   
 
Pharmacy  departments  are  situated  on  all  three  main  hospital  sites  providing  extensive 
clinical pharmacy services at ward level.  Operational services have been centralised where 
possible  with  UHND  hosting  the  centralised  Stores  function  that  handles  over  145,000 
transactions annually and the DMH site hosts the Aseptic Service that prepares almost 8000 
chemotherapy doses per year.  
 
The  vast  majority  of  the  8,000  staff  employed  within  the  Trust  either  undertake  medicines 
related  activities  and/or  have  responsibility  directly  or  indirectly  associated  with  medicines 
management.    Medicines  management  encompasses  the  selection,  procurement, 
dispensing,  delivery,  prescribing,  administration  and  review  of  medicines  to  optimise  the 
contribution  they  make  to  produce  informed  and  desired  outcomes  of  patient  care.    It 
www.cddft.nhs.uk 



 
includes  all  the  related  processes,  activities  and  systems  inside,  and  outside  of  the 
pharmacy,  undertaken  by  doctors,  nurses,  porters,  theatre  staff  and  pharmacy  staff.    It 
extends over the whole trust and across the wider health economy. 
 
The  Trust  Chief  Pharmacist,  as  Trust  nominated  Accountable  Officer,  also  has  overall 
responsibility for safer management of controlled drugs throughout the Trust. 
 
Staff Management  
 
The  Trust  Chief  Pharmacist  directly  manages  the  senior  staff  within  Pharmacy.  The 
department  employs  c.  101wte  staff  all  of  whom  are  ultimately  accountable  to  the  head  of 
service.    The  post  holder  is  responsible  for  the  recruitment,  development,  retention  and 
workload allocation for pharmacy and outpatient staff. 
 
Financial management 
  
The  Trust  Chief  Pharmacist  has  direct  managerial  accountability  for  a  net  budget  of  £4.5m 
within  Pharmacy  and  financial  control  accountability  for  medicines  purchased,  stored  and 
distributed  by  the  Trust  totalling  approximately  £34m  per  annum.    The  post  holder  is 
expected to exert influence over prescribers to promote cost effective use of medicines and 
to control medicines expenditure in the Trust and across the health economy. 
 
Areas of influence 
 
The  Trust  Chief  Pharmacist  is  the  professional  head  of  pharmacy  and  as  such  has 
responsibility for the interpretation of legislation, national guidance and for the development 
of trust wide policies regarding pharmacy and medicines management. 
 
Responsible  for  long  term  planning,  strategy  and  leadership  for  pharmacy  and  medicines 
management in Trust. 
 
Works with and advises senior clinicians, exec team,  and senior managers both in the trust 
and in the wider health economy on pharmacy and medicine management services. 
 
Works  collaboratively  with  Chief  Pharmacists  from  other  trusts  to  respond  to  national 
consultation  documents,  develop  strategies  to  implement  national  guidance  on  a  regional 
scale, develop training programmes and share best practice.  
 
Work collaboratively with senior professionals from other disciplines and outside the trust e.g. 
CCGs, NHS England, NPSA on developing models of safe medication practice. 
 
Member  of  the  Clinical  Standards  and  Therapeutics  Committee,  Quality  &  Healthcare 
Governance Committee and Chair of the Medical Gases Group. 
 
Represents  the  Trust  on  the  Controlled  Drug  Local  Intelligence  Network  and  the  Area 
Prescribing Committee. 
 
www.cddft.nhs.uk 




 
 
8. ESSENTIAL KNOWLEDGE, QUALIFICATIONS, SKILLS AND EXPERIENCE 
REQUIRED 
 
- See Person Specification for details 
 
9. TRUST BEHAVIOURS FRAMEWORK 
 
Patients, public and staff have helped develop the Trusts’ Behaviours Framework of Values 
that inspire passion in the NHS and that should underpin everything it does. The NHS values 
provide common ground for co-operation to achieve shared aspirations, at all levels of the 
NHS. The post holder is required to commit to delivering the actions in the Trust’s 
Behaviours Framework: 
 
Working together for patients 
Patients come first in everything we do. We fully involve patients, staff, families, carers, 
communities, and professionals inside and outside the NHS.  We speak up when things go 
wrong.  
 
Respect and Dignity. We value every person – whether patient, their families or carers, or 
staff – as an individual, respect their aspirations and commitments in life, and seek to 
understand their priorities, needs, abilities and limits. 
 
Commitment to quality of care. We earn the trust placed in us by insisting on quality and 
striving to get the basics of quality of care – safety, effectiveness and patient experience – 
right every time. 
 
Compassion. We ensure that compassion is central to the care we provide and respond 
with humanity and kindness to each person’s pain, distress, anxiety or need.  
 
Improving lives. We strive to improve health and wellbeing and people’s experiences of the 
NHS. 
 
Everyone counts. We maximise our resources for the benefit of the whole community, and 
make sure nobody is discriminated against or left behind. 
 
Behaviours 
Framework Jan2015.docx
 
 
All  employees  are  required  to  promote  high  quality  care  and  good  health  and  wellbeing 
through  the  enduring  values  described  by  the  Department  of  Health:  “The  6Cs  –  care, 
compassion, competence, communication, courage and commitment.” 
 
Duty of Candour 
All employees are required to comply with the Statutory Duty of Candour: The volunteering of 
all relevant information to persons who have or may have been harmed by the provision of 
www.cddft.nhs.uk 



 
services, whether or not information has been requested and whether or not a complaint or a 
report of that provision has been made 
 
 
10. MAIN DUTIES AND RESPONSIBILITIES 
 
Strategic development 
 
Provide  strategic  leadership  for  medicines  management  within  CDDFT  and  collaboratively 
across the region. 
 
Produce,  implement  and  monitor  a  pharmacy  business  plan  and  strategy  for  medicines 
management and associated policies and procedures that fully reflects developments within 
the  Trust,  the  wider  NHS  and  current  government  guidance  and  legislation,  working  in 
association with the Medical Director, Director of Nursing and Clinical Leadership and other 
relevant clinicians and managers. 
 
Ensure  a  pharmacy  structure  this  delivers  high  quality  medicines  management  and 
integrated working with all clinical and non-clinical services. 
 
Provide an annual medicines management report to the Trust Board. 
 
Ensure  that  effective  relationships  are  developed  and  maintained  in  relation  to  Medicines 
Management  between  Pharmacy,  Clinical  Governance  team  and  all  other  key  internal  and 
external stakeholders. 
 
Identify  and  develop  opportunities  that  link  Medicines  Management  modernisation  to  Trust, 
PCT and NHS priorities and work with clinicians and managers to deliver these. 
 
 
Professional leadership and advice 
 
Provide professional leadership and advice to all pharmacy staff working in the Trust. 
 
Interpret broad clinical and professional policies, NHS guidance and relevant legislation and 
provide  strategic  and  professional  advice  to  the  Chief  Executive  and  Executive  Team 
regarding all aspects of medicines management to ensure safe and effective practice. 
 
Ensure the Pharmacy service provided in the Trust is patient focused. 
 
Ensure  all  departmental  staff  have  appropriate  opportunities  and  support  for  training  and 
development  and  are  acting  in  accordance  with  the  Code  of  Ethics  of  the  Royal 
Pharmaceutical  Society  of  Great  Britain  and  requirements  of  the  General  Pharmaceutical 
Council. 
 
Be a member of the North East Senior Pharmacy Managers Group and actively collaborate 
in regional wide medicines management initiatives. 
 
www.cddft.nhs.uk 



 
Lead on the development  of electronic prescribing and medicines administration across the 
Trust. 
 
Operational Management 
 
Provide  professional  leadership  to  the  Pharmacy  service  to  meet  current  statutory 
obligations. 
 
Delivery  effective  and  efficient  clinical  and  technical  pharmacy  services  within  available 
resources. 
 
Develop, agree and monitor key performance indicators for all aspects of pharmacy services.  
Ensure that all appropriate information is captured and recorded accurately. 
 
Ensure  the  optimal  deployment  and  use  of  departmental  staff  within  budgetary  constraints. 
 
Ensure  good  communication  between  all  sectors  of  the  department  and  with  wards  and 
departments and the wider Care Groups to whom pharmacy services are provided. 
 
Ensure a strong customer service and patient focus to all pharmacy services. 
 
Ensure  that  all  risks  are  identified,  assessed  and  actioned  as  appropriate  within  pharmacy 
services and that a risk register is maintained and updated regularly to ensure that on-going 
risks are escalated. 
 
Prepare an assurance framework for pharmacy services to provide Care Group management 
and  Executives  with  the  assurance  that  governance  issues  have  been  identified  and  are 
being appropriately assessed and mitigated. 
 
Ensure  an  effective  document  process  is  in  place  for  all  relevant  policies  and  procedures. 
 
Ensure  there  is  an  appropriate  skill  mix  within  the  department  teams  and  promote  the 
extended  roles  of  technicians  and  health  care  assistants  and  the  appropriate  use  of 
technology. 
 
Ensure that there are current procedures governing the selection, procurement, prescription, 
supply, storage and administration of medicines within the Trust and that these promote the 
safe and effective use of medicines. 
 
Ensure that there are systems in place to guarantee that medicines purchased and supplied 
are  of  the  appropriate  quality  and  be  accountable  for  the  procurement  and  distribution  for 
medicines in the Trust. 
 
Adjudicate on issues of service provision that may be contentious or controversial. 
 
Run an effective formulary system for the Trust including: 

developing an effective system for the funding of new technologies, 
www.cddft.nhs.uk 



 

developing  the  system  for  the  evaluation  and  adoption  of  new  technologies  by  the 
Trust  in  a  way  that  meets  the  needs  of  medical  advances  whilst  preventing 
unnecessary expenditure, 

providing advice to the Director of Finance, Medical Director and PCTs on the impact 
of new therapies. 
 
Lead  on  aspects  of,  or  actively  participate  in,  trust-wide  issues  outside  of  the  pharmacy 
service. 
 
Ensure operational support for clinical trials and clinical research activities. 
 
Finance and business management 
 
Ensure adherence to Trust’s Standing Financial Instructions and Standing Orders, Financial 
Procedures, and standards of business conduct. 
Manage  the  departmental  pay  and  non-pay  budget  to  ensure  they  remain  within  current 
resources  and  achieve  any  set  cost  reduction  target.    To  advise  the  ADoO  of  exceptional 
circumstances which may impact on budgetary management and delivery and provide a full 
range of options for dealing with them. 
 
Implement  and  monitor  a  system  of  delegated  budget  management  within  the  department 
and ensure that leaders within each service area are aware of their delegated financial plans 
and targets. 
 
Ensure maintenance and regular review of the pharmacy staff establishment and mapping of 
budgets and income. 
 
Be  an  authorised  signatory  in  line  with  the  Trust’s  Standing  Financial  Instructions  for 
pharmacy  orders  not  exceeding  £25,000.    To  ensure  all  pharmacy  transactions,  including 
ordering and receipt  of medicines and collection of pharmacy related income complies with 
Trust  standing  financial  instructions  and  national  guidance  and  legislation.    To  have 
delegated authority for the purchase, receipt and storage of all medicines used in the Trust. 
 
Ensure  development  of  appropriate  business  cases  relating  to  capital  and  strategic 
developments and to address identified risks. 
 
Ensure  pharmacy  stock-holding  levels  are  appropriate,  monitored  and  handled  safely  and 
securely. 
 
Ensure the provision of timely and accurate information on medicines and  directorate costs 
and activities, especially in relation to medicines excluded from Payment by Results. 
In collaboration with the Charitable Funds staff, ensure that the Pharmacy Trust Funds have 
agreed  spending  plans  and  that  all  donations  and  payments  from  the  funds  fall  within  the 
scope of these charitable funds. 
Ensure  IT  is  used  in  all  aspects  of the  pharmacy  and  medicines  management  to maximise 
efficient and timely service and appropriate use of staff. 
www.cddft.nhs.uk 



 
 
Human Resources Management 
 
Ensure effective communications and staff involvement across the service area. 
 
Establish new ways of working in conjunction with clinicians, other healthcare professionals, 
support and HR staff.  This includes skill mix reviews, agenda for change benefits realisation 
and other staffing strategies. 
 
Accountable  for  the  direct  management  of  the  senior  management  team  within  Pharmacy 
and, through them, for all staff within the service. 
 
Manage  workforce  planning, recruitment  and  staff training,  and  ensure  objectives,  personal 
development  plans  and  appraisal  are  conducted  for  all  staff.      Promote  and  encourage 
training, development, and educational opportunities for all staff.  This means as a minimum: 
-  A robust recruitment process compliant with trust policy 
-  An audited induction program that also includes induction of agency/locum staff 
-  Ensures that staff have adequate clinical supervision/mentorship 
-  A minimum of an annual appraisal with quarterly reviews 
-  Attendance at all mandatory training 
-  An  agreed  personal  development  plan  that  reflects  both  the  needs  of  the  trust,  to 
deliver its objectives, and the longer term goals of the member of staff 
-  Proactive  checking  of  registration  and  compliance  of  staff  with  any  mandatory  CPD 
requirements imposed by relevant professional bodies, including the maintenance of 
a personal portfolio where this is specified. 
-  Participate  in  disciplinary  and  grievance  issues  for  staff  within  the  service  area,  as 
necessary. 
 
Ensure that systems are in place to identify poor performance, conduct issues and that any 
individuals identified are appropriately supported and managed within trust policies.  Ensure 
that  grievances  and  whistle  blowing  are  treated  appropriately  and  within  Trust  policies. 
 
Advise the Chief Executive, Trust Board and Executive Team on local and national standards 
of  practice  and  changes  in  legislation  that  may  impact  on  workforce  planning for  pharmacy 
services. 
 
Accountable  for  the  development  of  a  pharmacy  workforce  plan,  as  part  of  the  business 
planning  process  and  as  a  contribution  to  planning  across  the  local  health  economy  and 
wider through the North East Senior Pharmacy Managers Group. 
 
Ensure  development  and  implementation  of  a  learning  and  development  strategy  for 
directorate staff that is in line with the Trust’s Learning and Development Strategy.  This wil  
include pre- and post-registration training and CPD for all staff. 
 
Ensure  appropriate  processes  for  assessing  competency  of  directorate  staff  and  be 
responsible for professional endorsement of that competency. 
 
www.cddft.nhs.uk 



 
Work  with  the  senior  management  team  to  foster  an  environment  that  involves  pharmacy 
staff  in  decision  making  within  the  department  and  supports  staff  in  delivering  key 
departmental objectives. 
 
Foster  an  environment  within  CDDFT  that  encourages  multi-professional  reporting,  review 
and  analysis  of  medication  incidents  and  facilitates  sharing,  communication  and 
implementation of learning from local, trust wide national review of medication incidents. 
 
Foster a culture of joint working and collaboration with Pharmacy services across North East 
region, providing appropriate leadership to that collaboration. 
 
 
Medicines Management 
 
Be  the  lead  professional  in  the  Trust  with  responsibility  for  safe  and  secure  medicines 
practice.  This includes medicines selection, procurement, storage, prescribing, preparation, 
dispensing,  supply,  administration  and  patient  education.    To  advise  the  Chief  Executive, 
Trust Board, and Executive Team of local and national developments, recommendations and 
their impact in relation to Medicines Management. 
 
Ensure appropriate linkage of Medicines Management to clinical governance within the Trust 
and clinical divisions. 
 
Work  with  key  clinicians  and  managers  to  develop  and  implement  a  trust-wide  medicines 
management  policy  and  work  programmes  to  deliver  the  medicines  management  strategy. 
 
Ensure  the  provision  of  information  and  advice  relating  to  all  aspects  of  medicines 
management to medical, nursing and other clinical staff. 
 
Take lead responsibility for the management of medicines’ safety with the Trust. 
 
Working through the Clinical Standards & Therapeutics Committee and with key staff across 
the Trust, to develop, implement and maintain a rigorous process for entry of new medicines, 
including  NICE  assessments  and  to  ensure  appropriate  links  to  decisions  involving  related 
devices and products. 
 
Support development and implementation of systems for the setting,  monitoring and review 
of medicines expenditure by clinical services and facilitate links to commissioning and priority 
setting by the Area Prescribing Committee, NECTAG and NETAG. 
 
Promote and implement modernisation of medicines management practices. 
 
Ensure compliance with local and national standards of practice and legislation through audit 
processes,  including  external  audits,  quality  initiatives  and  reports  to  the  relevant  Trust 
personnel, committees or boards. 
 
 
 
 

www.cddft.nhs.uk 



 
Homecare Services 
 
As  outlined  in  the  DH  report  ‘Homecare  Medicines  –  Towards  a  Vision  for  the  Future’  the 
Trust  Chief  Pharmacist  has  a  number  of  responsibilities  in  relation  to  Homecare  Services.  
These include; 
-  Accountable  for  ensuring  the  safe  and  effective  administration  and  supply  of 
medicines in homecare.  
-  Set  the  strategy  for  homecare  medicines  delivery  and  services  with  the  Medical 
and Nurse Directors, to ensure cost effective and safe services are available. 
-  Work  with  Clinical  Directors  to  ensure  that  appropriate  patient  cohorts  are 
identified for homecare treatment, and realistic demand projections are set. 
-  Ensure the development of a shared governance framework which states clearly 
which  aspects  of  care  are  the  responsibility  of  the  hospital,  homecare  supplier, 
general practitioner, patient and other healthcare professionals. 
-  Ensure  that  the  pharmacy  is  the  only  place  where  homecare  medicine 
prescriptions  are  issued  to  ensure  effective  operational  control  of  procurement, 
ordering and invoicing into the appropriate local pharmacy system. 
-  Ensure effective resources are available to manage the homecare contract to fully 
deliver its contract requirements. 
-  Be  responsible,  with  the  Medical  and  Nurse  Directors,  homecare  providers  and 
patient  representatives  for  reviewing  the  service  from  the  homecare  provider  at 
agreed intervals. 
-  Be the responsible officer for all homecare medicine contracts. 
-  Determine a number of key tests to agree what products and services are suitable 
for homecare provision.  This programme should be agreed with the Medical and 
Nurse  Directors,  who  are  responsible  for  service  quality,  and  the  Director  of 
Finance regarding financial implications. 
-  Set an annual programme for homecare medicines.  This would describe the new 
and  existing  homecare medicine  services  and  would  be  reviewed  with  the  plans 
concerning method of delivery, scope of service responsibility and levels of quality 
and  financial  impact.    This  should  be  agreed  with  local  commissioners  as  an 
annual plan. 
-  Be accountable to the Trust CEO for the delivery of the annual plan. 
-  In conjunction with the Medical and Nurse Directors and patient representatives, 
review  the  performance  of  the  homecare  contract  at  least  six  monthly  with  the 
homecare supplier to identify areas of strength and areas of improvement. 
 
Accountable Officer 
 
Act  as  the  Trust’s  Accountable  Officer  in  relation  to  the  safe  and  secure  management  and 
use of controlled drugs as set out in the The Controlled Drugs (Supervision of Management 
and Use) Regulations 2006.  These responsibilities include; 
-  Ensure the establishment and operation of appropriate arrangements for securing the 
safe management and use of controlled drugs by the Trust. 
-  Ensure that the Trust establishes appropriate arrangements to comply with misuse of 
drugs legislation 
-  Ensure that the Trust has adequate and up-to-date standard operating procedures in 
place in relation to the management and use of controlled drugs.  
 
www.cddft.nhs.uk 



 
 
 
Quality & Safety 
 
Ensure  all  aspects  of  pharmacy  and  outpatient  services  meet  national  and  trust  standards 
including CQC, CNST and DH standards.  Where this is not the case, it is identified on the 
appropriate risk register with recommended actions to resolve the issue. 
 
Ensure clinical and non-clinical risks within the pharmacy service are identified and managed 
and  maintain  a  risk  register  for  pharmacy  and  medicines  management  services.    This  will 
include; 
-  Health & Safety at Work 
-  COSHH 
-  Use of equipment to protect staff and ultimately patients 
-  Infection Control 
 
Ensure regular review and update of the pharmacy internal disaster and major incident plan 
and that appropriate training is in place for all pharmacy staff. 
 
Implement and monitor national initiatives and directives, such as NICE guidance. 
 
Control  the  risk  of  medication  error  by  ensuring  that  safe  systems  are  in  place  for 
prescription,  dispensing  and  administration  of  medicines  and  the  investigation  of  medicine 
errors. Ensure that errors, complaints and incidents involving medicines are managed within 
the Trust’s guidelines and that information concerning resultant action plans features in Trust 
reports  as  appropriate.  Undertake  and  monitor  remedial  action  as  required  ensuring  that 
senior  pharmacy support is provided to all Trust root cause analyses which are undertaken 
for medication related incidents. 
 
Ensure that all incident reviews led by Pharmacy are undertaken in a timely manner and that 
resultant action plans are completed on time. 
 
Ensure that medication recall and medicines related NPSA notices are complied with on time 
and that the Trust Executive are made aware through the Trust risk management processes. 
 
Ensure that pharmacy services are equipped to pro-actively influence safe and cost effective 
medicine  therapy  in  conjunction  with  clinical  staff.  This  requires  that  practice  is  evidence 
based and staff appropriately trained. Pharmacy has a specific accountability for providing a 
risk assessment on the use of all ‘unlicensed’ medicinal products. 
 
Work with other Heads of Service to deliver a programme of medicines management training 
and  competence  assessment  for  all  professionals  involved  in  any  stage  of  the  medicines 
management process. 
 
Work  jointly  with  the  Medical  Director  and  Director  of  Nursing  and  Clinical  leadership  to 
deliver  a  consistent  and  collaborative  multi-professional  approach  to  ensuring  a  high 
standard  of  medicines  management  across  the  Trust,  in  line  with  current  guidance  and 
legislation. 
 
www.cddft.nhs.uk 



 
Ensure  that  all  clinical  trials  involving  medicines  within  the  trust  are  fully  compliant  with 
currently accepted ‘best practice’.  In collaboration with the Trust’s Research & Development 
department ensure full involvement of appropriately trained pharmacy staff in all aspects  of 
clinical trials. 
 
Ensure the maintenance and development of close external working relationships, especially 
with local primary care and secondary care Trusts and education providers, to ensure a high 
quality service. 
 
Ensure  an  annual  audit  and  performance  management  programme  for  Pharmacy  & 
Outpatient services is agreed and implemented. 
 
 
Practising Clinical Pharmacist 
 
The post holder must also retain those clinical, interpersonal and other skills necessary to 
perform as a practising pharmacist. These include:  
-  Excellent written and verbal communication and interpersonal skills to communicate 
sensitive and complex specialist medicines related information and advice to patients 
&  carers,  consultants  and  their  medical  teams,  and  other  healthcare  professionals. 
Types of sensitive and complex specialist medicines and pharmaceutical information 
include choice of therapy (including formulary issues), choice of formulation and route 
of administration, side effects, adverse drug reactions, use of drugs where its action 
and effects may be influenced by patient disease state, biochemical parameters, liver 
and  kidney  function,  diet,  gender,  ethnicity,  pregnancy,  breast  feeding,  age  related 
problems (very young and old). This could be in sensitive situations including cancer 
treatment,  terminal  illness  and  the  effect  of  drug administration  or  prescribing  errors 
or  other  drug  misadventures.  Discussions  may  be  in  a  one  to  one  situation  with 
patient, doctor or other healthcare professional, or by telephone, e-mail or letter; or a 
one to many e.g. ward round. May have to negotiate outcomes with individuals who 
may  be  aggressive,  disagree  or  challenge  decisions  –  this  requires  a  high  level  of 
influencing  and  negotiating  skills.  Counselling  patients  and  carers  about  their 
medicines and treatment. Complex medicines information may need to be translated 
in simple language appropriate for the individual.  
-  To  regularly  analyse,  interpret  and  evaluate  highly  complex  specialist  medicines 
related  information  (see  definition  above)  or  data,  using  clinical  and  professional 
judgement.  This  includes  interpreting  reports  from  the  pharmacy  computer  system 
e.g. about drug usage and expenditure, data from clinical trials and published papers, 
evaluation  of  new  drugs  and  therapies,  and  changes  in  medicines  legislation  and 
policy (local and national). This information could be about an individual patient’s drug 
treatment  or  protocol  &  guideline  development  for  the  directorate  or  specialty. 
Interpret prescriptions for drug problems such as drug dosage, drug interactions and 
appropriateness  of  therapy.  Consider  legality,  clarity  and  risk  associated  with 
prescribed  medicines  and  prescriptions  and,  makes  interventions  to  ensure  safety 
and optimise therapy. 
 
 
 
www.cddft.nhs.uk 



 
11. COMMUNICATIONS AND WORKING RELATIONSHIPS 
 
The scope of the communication is diverse and can be at all levels within the Trust and with 
many  external  organisations.  Policy  pertaining  to  medicines  is  highly  complex. 
Decisions/actions relating to medicine use and medicine choice can often be sensitive and/or 
contentious. Regular communication is required with the following individuals and groups:  
 
Internal:  
-  Members of the Trust Board (e.g. annual reports, briefings, presentations)  
-  Executive  Directors  (e.g.  interpretation  of  highly  complex  legislation,  influencing 
change)  
-  ADoOs / Clinical Directors (e.g. discussing new services developments)  
-  Clinicians (e.g. dealing with individuals who have strong opposing views to decisions 
made affecting drug choice)  
-  Pharmacy staff (e.g. communicating major organisational change to large numbers of 
staff  who  may  be  adversely  affected,  individual  staff  counselling,  individual  staff 
performance management, peer review)  
-  Ward/Departmental Managers (e.g. informing of service changes, marketing)  
-  Financial Accountants (e.g. discussing drug expenditure within directorates)  
-  Other  staff  (e.g.  providing  advice/instructions  to  other  members  of  the  healthcare 
team, translating complex terminology/policy into an understandable format)  
 
External:  
-  Clinical  Commissioning  Groups  (e.g.  negotiating/influencing  policy  change, 
communicating changes in policy which may have a major impact on patient care)  
-  NHS England (e.g. reporting performance)  
-  Suppliers/industry  (e.g.  building  links  and  developing  partnerships  to  gain  added 
value)  
-  Other Agencies (e.g. developing joint projects with social services)  
-  Individual GPs (e.g. dealing with complaints regarding hospital doctor prescribing)  
-  Other  Trust  Chief  Pharmacists  (e.g.  discussing  joint  working,  negotiating  external 
contracts)  
-  Higher  Education  Institutions  (e.g.  meetings  to  discuss  the  development  of  new 
programmes)  
-  Patients  and  Carers  (e.g.  talking  to  patients  on  wards  about  their  medicines, 
sensitively  responding  to  complaints,  presentation  to  lobby/focus  groups  about  why 
certain medicines are restricted / unavailable). 
 
 
12. 

MANAGEMENT AND SUPERVISORY POSTS 
 
All managerial and supervisory posts are expected to follow the principles of  being a Great 
Line  Manager  and  specifically  be  aware  of,  understand,  and  apply  fair  employment 
policies/practices,  and  equality  and  diversity  principles  and  legal  obligations.    Commit  to 
developing  staff  preferences,  promoting  flexible  working  arrangements,  and  encourage 
change of working practice following major life changing events.    
 
All managerial and supervisory posts will ensure compliance with Trust policies and 
procedures and clinical guidelines. 
www.cddft.nhs.uk 



 
 
All  managerial  and  supervisory  posts  must  ensure  staff  have  equal  access  to  career 
progression and are appraised annually and have a PDP. 
 
 
13.     HEALTH AND SAFETY RESPONSIBILITY/RISK MANAGEMENT 
 
It is the responsibility of the individual to work in compliance with all current health and safety 
legislation and the Trust’s Health and Safety Policy and to attend any training requirements 
both statutory and mandatory in line with the Trust’s legal responsibility to comply with the 
Health and Safety and Welfare at Work Act 1974. 
 
It is a standard element of the role and responsibility of all staff of the Trust that they fulfill a 
proactive role towards the management of risk in all of their actions. Members of staff are 
responsible for adherence to all Trust policies for the safety of themselves, staff and patients 
at work 
 
14. 
INFECTION CONTROL   
 
It is the responsibility of all individuals to comply with infection control policies and to attend 
any  appropriate  training  requirements  in  line  with  the  Trust's  responsibility  to  comply  with 
Government Directives. 
 
15. 
CHILD/YOUNG PERSON RELATED POSTS e.g. Health Visitor, School Nurses etc. 
 
Has  responsibility  for  ensuring  that  children  and  young  people  are  safeguarded  and  must 
comply  with  the  NHS  Safeguarding  Children  Procedures  and  the  LSCB  Child  Protection 
Procedures.    The  post  holder  must  attend  safeguarding  children  training  at  a  level 
appropriate to the role and function of the post.  Safeguarding Children Training is mandatory 
for all staff within this field. 
 
16 
DISCLOSURE & BARRING CHECK  
 
This  post  is  subject  to  the  Rehabilitation  of  Offenders  Act  (Exceptions  Order)  1975  and  as 
such it will be necessary for  a submission for  Disclosure to be made to the Disclosure and 
Barring Service (DBS to check for any previous criminal convictions). 
 
This post will involve access to patient/person identifiable information, access to children and 
access to vulnerable adults. 
 
17. 

SUSTAINABILITY 
 
The Trust works in partnership with the NHS Sustainability Unit and Carbon Trust to achieve 
and exceed carbon reduction targets. Our aim is to be an exemplar organisation in the way 
we  embraces  sustainability  and  corporate  social  responsibility.  To  achieve  this  it  is  the 
responsibility  of  all  staff  to  minimise  the  environmental  impact  of  their  day  to  day  activities 
and adhere to Trusts policies on sustainability, waste, resource usage and governance.  
 
 
www.cddft.nhs.uk 



 
18.      GENERAL 
 
This job description is intended as a guide to the principal duties and responsibilities for the 
post  and  should  not  be  considered  an  exhaustive  list.    It  is  subject  to  change  in  line  with 
future development of the service. 
 
 
19.      ANNUAL REVIEW RECORD 
 

Date of Issue: …………………………… 
 
Date of Review:         Employees Signature:      Signature of Line Manager: 
 
…………………         …………………………      ………………………………. 
 
…………………         …………………………      ………………………………. 
 
 
 
ORGANISATIONAL CHART 
 
See organisational chart below. 
 
 
www.cddft.nhs.uk 




 
 
www.cddft.nhs.uk