This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Pharmacy Management and Staffing'.




 
 
Monday, 30 July 2018 
 
 
Will Minto 
E.mail:  xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx 
 
 
Dear Will 
 
Freedom of Information Act Request: Our ref #1268 
 
Thank you for your FOI request regarding pharmacy management and staffing.  Please find below our 
response:   
 
1. Copy of pharmacy management structure.  See attached 
2. Total WTE of pharmacists and pharmacy technicians.  10 WTE pharmacists and  8 WTE pharmacy 
technicians
 
3. Chief Pharmacist.  Maureen Milligan.  At present we have an Acting Chief Pharmacist:  Sulthana Begum 
4. Copy of Job Description for Chief Pharmacist / Director of Pharmacy.  See attached 
 
I hope that this response answers your request, however please let me know if it does not. If you are 
unhappy with the Trust’s response you can appeal to: 
 
Paul Athey,  Acting Chief Executive 
The Royal Orthopaedic NHS Foundation Trust 
Trust Headquarters 
Bristol Road South 
Birmingham  B31 2AP 
 
If you then remain dissatisfied, you have the right under section 50 of the Freedom of Information Act to 
apply to the Information Commissioner to seek resolution to the matter.  
 
Further details can be found on the website: http://www.informationcommissioner.gov.uk/ 
 
Yours sincerely 
 
 
 
Simon Grainger-Lloyd 
Associate Director of Governance & Company Secretary 
 
Encs 
The Royal Orthopaedic Hospital NHS Foundation Trust, Bristol Road South, Northfield, Birmingham, B31 2AP 
Telephone:  0121 685 4000  Facsimile:  0121 685 4100 

Chief Pharmacist 
 
Maureen Milligan 
Advanced Clinical Practitioner - POAC 
Dispensary manager  
Deputy Chief Pharmacist  
Senior Pharmacist/ 
Senior Pharmacist/ Medicines 
Senior Pharmacist/ Theatres 
Senior Pharmacist/ POAC 
  
Antibiotics & EPMA 
Management Lead 
Lead 
Lead 
Technician 
Student Technicians 
Clinical Pharmacist/ 
 
x2 
EPMA  
Clinical 
Clinical 
Clinical 
 
Pharmacist  
Pharmacist  
Pharmacist  
Medicines 
Management 
Technicians  
X3 
 
Technician  
 
 
ATOs  
X2 
Senior Pharmacy 
Pharmacy Department Organisational Chart 
Technician 
 
Version 1 – June 2018 
Senior Pharmacy 
 
Technician/ Clinical 
Trials 


 
 
OUTLINE JOB DESCRIPTION 
 
JOB TITLE:   
Chief Pharmacist  
 
 
BAND: 
 
Band 8b   
 
 
RESPONSIBLE TO: 
Clinical Services Manager 
 
ACCOUNTABLE TO: 
Director of Operations 
 
JOB OUTLINE 
 
1.  To  be  accountable  for  the  delivery  of  both  the  Pharmaceutical  and 
Medicines  Management  agendas  for  the  Trust,  providing  specialist 
expertise  and  expert  advice,  and  taking  corporate  responsibility  for 
Medicines  Management  including  all  associated  standards  (NHSLA, 
Controls  Assurance,  Care  Quality  Commission  Standards  and  other  DH, 
PCT or SHA performance management arrangements). 
 
2   To lead on and be accountable for the implementation of medicines related 
NPSA  alerts,  and  support  the  implementation  of  NICE  Technology 
Appraisals and NICE Clinical Guidance. 
 
3.  To  provide  efficient,  high  quality,  accurate,  and  cost  effective  patient 
focused pharmaceutical care and Medicines Management activities.  
 
4.  To  ensure  that  all  aspects  of  the  Medicines  Management  processes  are 
compliant with legislation/accepted national standards, to provide safe patient 
care  and  minimise  risk  to  staff.  Services  are  focused  through  outpatient  and 
in-patient  dispensaries,  purchasing  and  drug  distribution  services  medicines 
information  and  clinical  services  including  formulary  and  drug  utilisation 
evaluation, research and audit functions. 
 
 
RESPONSIBILITIES 
 
Strategy 
 

  Interpret  broad  clinical/professional  policies  and  NHS  guidance  to 
manage, develop and lead the immediate and long-term vision for the 
Pharmacy  and  Medicines  Management  services  within  the  context  of 
the Trust and local Health Community’s overall strategic direction. 
 
 
Revised JD & PS – March 2009 

  Provide  expert  advice  and  discuss  with  the  Executive  Management 
Team,  all  planned  service  developments  both  for  the  department  or 
that  affects  the department, so that  they can be incorporated into the 
overall  business  plan  with  necessary  resources  and  funding  sources 
identified for the department.  
 
This  will  include  overseeing  the  introduction  of  new  IT  systems  that 
impact on Pharmacy and Medicines Management services. 
 
  Work  closely  with,  and  negotiate  with,  senior  and  executive  officers 
both  within  and  outside  the  Trust  (including  consultant  medical  and 
Primary Care organisations) to realise opportunities and benefits to the 
health economy from joint working. 
 
  In  accordance  with  overall  professional  guidance  and  NHS  policy, 
ensure  compliance  with  clinical  governance  standards  in  Medicines 
Management across the Trust. 
 
  Lead the strategic development of Pharmacy Services within the Trust 
and liaise  with colleagues in  local primary and secondary care health 
organisation  to  ensure  the  best  delivery  of  Pharmaceutical  services 
and Medicines Management Services. 
 
  To support the Director of Nursing and Governance (and to deputise in 
their  absence)  in  the  running  and  chairing  of  the  Drugs  and 
Therapeutics Committee to ensure the minimisation of risk to patients 
and the Trust with respect to systems and processes for each stage of 
the drug handling pathway.  
  
  To Chair the Medicines Safety Committee to ensure that drug related 
incidents are reviewed correctly and any trends identified.  
 
  To  represent  the  Trust  on  the  South  Birmingham  Joint  Formulary 
Committee  ensuring  the  cost-effective  selection  of  drugs  for  the 
formulary and the close monitoring of drug expenditure for the Trust. 
 
  On  behalf  of  the Trust  to  interpret  broad  clinical/professional  policies 
and  NHS  guidance  to  ensure  that  both  the  Pharmacy  and  relevant 
components of Trust strategy are updated accordingly. 
 
  To provide strategic leadership and formulate medium and long-term 
strategic developments for the Pharmacy and Medicines Management 
Services and policies.. 
 
  To  lead  on  the  development  and  safe  implementation  of  electronic 
prescribing within the Trust. 
 
  To  be  an  active  member  of  the  West  Midlands  Chief  Pharmacists 
Group  and  ensure  that  policies  and  procedures  are  in  line  with  other 
ones in the region  
 
Revised JD & PS – March 2009 

Business planning and contracting 
 

  Manage,  develop  and  implement  service  level  agreements,  policies 
and  contracts  that  specifically  relate  to  the  Pharmacy  or  Medicines 
Management  services  including  those  that  impact  across  and/or 
beyond the organisation as agreed with the Divisional Manager. 
 
  To  take  the  lead  in  the  management  and  reconciling  of  conflicting 
views and differences of professional opinion with respect to medicines 
usage where a range of options are considered. 
 
  Liaise with PCT colleagues to ensure that Trust Pharmacy services are 
delivered  in  a  standardised  agreed  manned  as  required  by  the  health 
community and its users. 
 
Financial Management 
 
  Budgetary management for Pharmacy services 
 
  Ensure  the  economical  purchasing,  appropriate  storage  and 
distribution  of  pharmaceuticals  in  accordance  with  good  Medicines 
Management practice, Trust SFIs and value for money. 
 
  Monitor  drug  usage  and  expenditure  and  provide  pharmaceutical 
advice to Trust to enable informed decisions to be taken on appropriate 
and effective drug therapy within given resources. 
 
  Provide  expert  knowledge  to  proactively  influence  safe  and  effective 
drug therapy in conjunction with and by liaison with other clinical staff 
 
  Identify possible cost reduction initiatives in drug usage to directorates 
and the Drugs and Therapeutics Committee, as appropriate,  and lead 
the  Pharmacy  team  in  project  managing  the  necessary  changes/audit 
of savings. 
 
  To  ensure  that  there  are  robust  processes  in  place  for  the  Trust  to 
reclaim any “off-tariff” PBR   drug costs  
 
  Provide expert advice to the Clinical Service Units relating to any cost 
pressures  within  the  Unit  and  advise  on  ways  of  dealing  with  said 
pressures. 
 
  Ensure  that  the  process  of  Medicines  Procurement  and  other  care 
services  are  suitably  managed  to  ensure  financial  probity  and 
appropriate cost control. 
 
Service Delivery and Operational Management 
 

  Actively  manage  pharmacy  service  delivery,  making  optimal  use  of 
resources available. 
 
Revised JD & PS – March 2009 

  To ensure that systems are in place to observe patient confidentiality. 
 
   Provide professional pharmaceutical leadership and expert knowledge 
of  the  pharmacy  service  to  appropriate  committees,  working  parties 
and  project  groups.  This  includes  active  participation  in  the  Drug  & 
Therapeutics Committee. 
 
  To  ensure  that  clinical  trials  involving  medicines  are  managed 
appropriately and within legal requirements. 
 
  Work  with  the  Divisional  Management  Team  and  other  key 
stakeholders  to  market  the  Pharmacy  Services  and  raise  a  positive 
internal and external profile. 
 
  Identify, evaluate and seek to implement new service delivery solutions 
to support the modernisation agenda. 
 
  Take responsibility for the provisions of the Health and Safety at Work 
Act  within  the  Pharmacy  Department,  ensuring  staff  are  adequately 
trained/instructed  in  their  responsibilities  and  provided  with  necessary 
protective equipment to carry out their duties. 
 
Human Resource Management 
 

  To take responsibility for the direct management of the pharmacy team.   
 
  To  provide  effective  management  of  the  Department’s  human 
resources ensuring that  staff are deployed and developed in  the most 
efficient way. 
 
  Instigate and be responsible for, performance management within the 
Pharmacy department. 
 
  Continually review skill mix to be appropriate to the service needs and 
professional standards in force at the time, reporting any deficits to the 
Divisional Management Team with proposals for corrective action. 
 
  Recruit,  develop  and  motivate  staff  to  ensure  that  they  can  and  do 
perform  well  in  their  job,  contribute  towards  improvements  to  the 
pharmaceutical  service  and  achievement  of  Pharmacy,  Medicines 
Management and Trust corporate objectives. 
 
  Implement  new  ways  of  working  in  Pharmacy  in  line  with  local  and 
nationally accepted norms. 
 
Quality 
 

  To  take  responsibility  for  Medicines  Management  across  the  Trust. 
This  includes  ensuring  achievement  of  medicines  related  -  controls 
assurance  standards,  Care  Quality  Commission  standard,  NHSLA 
standards, Department of Health standards and guidance,  
Revised JD & PS – March 2009 

clinical governance of Pharmacy services and clinical risk within these 
areas and advising the Trust Board on these issues.. 
 
  Develop  the  pharmacy  services  to  proactively  influence  safe  and 
cost-effective drug therapy in conjunction with clinical staff. 
 
  To  lead  the  Pharmacy  Department  in  the  delivery  of  Clinical 
Governance  and  the  identification  and  management  of  risks  in  the 
department 
 
  Ensure  practice  is  evidence  based,  shared  and  as  far  as  possible 
patient-focussed. 
 
  Ensure that user views are accounted for in the planning, design and 
implementation of Pharmacy and Medicines Management services. 
 
  Ensure that the Executive Management Team and Medical Director are 
made aware of any circumstances that would, or may, mitigate against 
safe standards of practice and advise on corrective action. 
 
  Ensure  errors,  complaints  and  incidents  relating  to  the  pharmacy 
service are managed within the Trust’s protocols. 
 
Clinical Audit, Research and Development, Clinical Governance 
 

  Undertake,  promote  and  coordinate  research  and  development 
activities in Medicines Management and Pharmacy practice, to ensure 
continual progression of services. 
 
  To  ensure  relevant  clinical  audits  are  undertaken  against  existing 
guidance or policy.  This includes obligatory requirements (NHSLA) for 
the  auditing  practice  against  the  Medicines  Management  Policy  and 
audit requirements for the Quality Care Commission 
 
  Establish  an  appropriate  audit  and  feedback  tool  for  evaluation  and 
development of services in liaison with service users. 
 
Education & Training 
 
  Ensure that all pharmacists are aware of the requirements of the Royal 
Pharmaceutical  Society  of  Great  Britain  for  Continuing  Professional 
Development. 
 
  To  supervise  necessary  training  of  Medical  and  Nursing  staff  with 
respect to relevant areas of Medicines Management. 
 
  To ensure that all new pharmacy staff undertake an induction process 
and that all staff are encouraged to participate in relevant courses. 
 
Revised JD & PS – March 2009 

  To  provide  education,  training  and  assessments  for  Pharmacists  on 
Clinical  Diplomas,  Pre-Registration  Pharmacists,  other  Pharmacy, 
Nursing and Medical staff as required    
 
Personal Development and Statutory Professional Accountabilities 
 

  The Chief Pharmacist is mandated to keep professionally updated at all 
times and to be actively aware of National, local and Trust-wide issues 
so as to ensure safe and effective delivery of services. 
 
  To  have  responsibility  for  ensuring  a  personal  commitment  to 
maintaining  a  high  quality  of  service  to  patients  by  continual 
development or practice in the light of research evidence and by audit 
against clinically relevant standards. 
 
  Ensure  that  all  pharmacy  practice  is  within  the  boundaries  described 
within the latest version of “Medicines, Ethics and Practice” as issued 
by the Royal Pharmaceutical Society of Great Britain. 
 
  Ensure  Trust-wide  compliance  with  new  directives,  as  they  arise, 
where medicines are involved. 
 
Clinical Pharmacy  
 
To  work  with  the  other  pharmacists  in  the  provision  of  a  high  quality  clinical 
pharmacy service to wards i and other clinical areas of the Trust including the 
dispensary  when  required.  This  includes  core  clinical  pharmacy  activities 
comprising of: 
 
 
Assessing  prescription  charts  in  order  to  ensure  safe  rational 
and  effective  prescribing,  establishing  drug  histories,  enabling 
use  of  patient’s  own  medicines  and  patient  self  administration, 
and  counselling  to  improve  medication  usage  and  patient 
understanding during in patient stay or at discharge 
 
Interpreting  and  requesting  clinical  tests  to  monitor  and  make 
recommendations to improve effectiveness of drug therapy 
 
Making  recommendations  about  medications  to  improve  patient 
outcomes and to encourage adherence to hospital formulary and 
national guidelines 
 
Providing  medications  for  individual  patients  during  their  stay  in 
hospital, at discharge and also for out-patient visits. 
 
Being  accountable  on  the  ward  assigned  for  adherence  to  all 
pharmacy  policies  and  procedures  relating  to  medicines 
management 
 
 
 
 
 
Revised JD & PS – March 2009 

Responsibilities of the Post Holder 
   
1.  The  Chief  Pharmacist  is  corporately  accountable  for  pharmaceutical 
and Medicines Management services and by ensuring the existence of 
systems,  policies,  procedures  and  training  and  staff  competency 
assessment  methodologies  that  ensure  the  safety  and  efficacy  of  all 
drugs utilised, stored, transported and procured within the Trust. 
 
2.  Under the Misuse of Drugs Act  and DH guidance,  Safer Management 
of  Controlled  Drugs  (“The  Shipman  Report”)  the  Chief  Pharmacist 
takes  specific  responsibility  as  the  Accountable  Officer  for  ensuring 
safe and effective use and management of controlled drugs within the 
Trust; this remit includes the co-ordination of monitoring and inspection 
of controlled drugs in all areas. (This is Lindsey’s role at present and I 
have asked if she still wants to do it) 
 
3.  The  Chief  Pharmacist  takes  responsibility  for  professional  leadership 
and advice on all Pharmaceutical matters for the Trust. 
 
4.  There  is  a  requirement,  to  ensure  that  pharmaceutical  work  conforms 
to legal and professional requirements, procedures, clinical guidelines, 
any standard operating procedures and recognised good practice. Staff 
must be aware legal and ethical requirements of the Code of Ethics of 
the  Royal  Pharmaceutical  Society  of  Great  Britain  and  monitor 
compliance against this monitored. 
 
5.  To  be  responsible  for  the  development  and  implementation  of  the 
Trust’s Medicines Policy, which governs all aspects relating to the safe 
handling,  storage,  distribution,  administration,  prescribing  and 
monitoring  of  medicines;  hence  crossing  multiple  professional  staff 
groups. 
 
6.  To  strategically  plan  and  develop  Pharmacy  and  Medicines 
Management  services  within  professional and legal boundaries and in 
accordance with Trust business constraints. 
 
7.  To be accountable for the pharmacy budget. 
  
8.  The  post-holder  is  an  authorised  signatory  for  any  item  within  the 
operating, staff and drug purchasing budgets (as described above). 
 
9.  To provide highly specialist and complex legal, professional and clinical 
advice  and  information  to  the  Trust  and  its  staff  on  any  matter 
pertaining to the use of medicines. 
 
10. To  ensure  that  relevant  clinical  audits  are  carried  out  to  allow 
development  and  improvement  of  the  clinical  pharmacy  service 
provided by the department. 
 
 
 
Revised JD & PS – March 2009 

11. The  post-holder  will  represent  Pharmacy  and  the  Trust  on  relevant 
committees  internally  and  externally  to  the  Trust  to  ensure  that  the 
Pharmacy/Medicines  Management  and  pertinent  financial  issues  are 
adequately addressed.  
 
12. To analyse and provide highly complex information on the prescribing 
patterns  of  drugs  to  the  Trust  and  the  local  Primary  Care  Trusts  to 
allow educated and rational decisions on the prescribing of drugs within 
the  local  health  community  to  help  maintain  the  drugs  budget  for  that 
area.   
 
13. To  promote  and  coordinate  research  and  development  activities  in 
Medicines  Management  and  Pharmacy  practice  to  ensure  continual 
progression of services. 
 
14. To  ensure  that  the  Research  and  Development  activities  of  the 
department  are  appropriately  directed  and  establish  an  R&D  portfolio 
for the services. 
 
15. To manage the research staff. 
 
Freedom to Act 
 
1.  The  post-holder  has  corporate  responsibility  of  the  post-holder  for  the 
interpretation  and  implementation  of  national,  legal  and  professional 
policies,  strategies  and  guidance  that  will  impact  within  the  Pharmacy 
service  and  on  a  Trust-wide  basis  within  the  corporate  Medicines 
Management  role  that  impact  on  multiple  staff  groups.    Hence,  the 
post-holder  is  personally  responsible  for  the  development  and 
management of their personal work plan and thus the strategic plan of 
the pharmacy staff. 
 
2.  The post-holder as an individual professional is expected to follow legal 
and  professional  requirements,  procedures  and  clinical  guidelines,  in 
the  delivery  of  pharmaceutical  care  to  the  patients  and  is  ultimately 
professionally  responsible  and  accountable  as  to  how  the  medicines 
are used in patient care. 
 
 
 
 
This is not an exhaustive list of duties and a regular review will take place with 
the postholder as part of their ongoing development and performance 
management. 
 
 
 
 
 
Revised JD & PS – March 2009 

 
NO SMOKING 

 
The Trust has a No Smoking policy. All Trust premises are considered as 
non-smoking zones, other than designated smoking areas. 
 
CONFIDENTIALITY 
 
Your  attention  is  drawn  to  the  confidential  nature  of  information  collected 
within  the  NHS.  The  unauthorised  use  or  disclosure  of  patient  or  other 
personal  information  is  a  dismissible  offence  and  could  result  in  prosecution 
for an offence or action for civil damages under the Date Protection Act 1998. 
 
EQUAL OPPORTUNITIES 
 
The Trust is an Equal Opportunity employer.  Its aim is to ensure that no job 
applicant  or  employee  receives  less  favourable  treatment  on  the  grounds  of 
sex,  marital  status,  religion,  colour,  race,  nationality,  disability,  ethnic  or 
sexual  orientation,  nor  to  be  disadvantaged  by  conditions  or  requirements 
which cannot be shown to be justifiable, including age restrictions. 
 
Please note that it is unlawful to discriminate/harass individuals on any of the 
above  grounds  and  employees  can  be  held  personally  liable  as  well  as,  or 
instead of the Trust. 
 
HEALTH AND SAFETY 
 
All  staff  are  expected  to  follow  Trust  Policies  and  Procedures  relating  to  the 
Health and Safety at Work Act 1974. 
 
INFECTION PREVENTION 
 
Staff  will  work  to  minimise  any  risk  to  clients,  the public  and  other  staff from 
Healthcare  Associated  Infection  including  MRSA  and  C.  difficile  by  ensuring 
that  they  are  compliant  with  the  Health  and Social  Care  Act  2008  –  Code of 
Practice  for  the  prevention  and  control  of  Healthcare  Associated  Infections 
(The  Hygiene  Code);  and  by  ensuring  that  they  are  familiar  with  the  Trusts 
Infection Prevention and Control policies located on the Intranet. 
 
 
 
 
Signed: …….………………………………………. 
Date: ………………… 
 
 
Postholder 
 
 
Signed: …….………………………………………. 
Date: ………………… 
 
 
Line Manager 
 
 
 
Revised JD & PS – March 2009 


 
 
 
PERSON SPECIFICATION 
 
JOB TITLE:  Chief Pharmacist   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
DEPARTMENT:  Pharmacy 
 
 

 
 
ESSENTIAL 
HOW IDENTIFIED 
 
QUALIFICATIONS 
 
Application form. 
BSc, Bpharm, MPharm or MSc in Pharmacy. 
Member of the Royal Pharmaceutical Society of Great Britain. 
Postgraduate diploma or MSc in clinical pharmacy gained through 2 
years of post-graduate study. 
Relevant postgraduate diploma or MSc management qualification. 
Further post-graduate studies. 
Qualification in management 
 
SKILLS/EXPERIENCE   
Application form. 
Clinical knowledge from aspects of career to date. 
Interview 
12 years recent experience of hospital pharmacy, 3 years of which at a 
deputy Chief Pharmacist level  
Experience of management of large groups of staff of varying levels. 
Experience of change management against clinical and financial criteria. 
Financial management. 
Experience of data analysis to high level. 
Excellent level of communication – written, verbal and presentation. 
Proven track record in ability to influence. 
Multi-disciplinary working. 
 
Revised JD & PS – March 2009 

Investigative skills. 
Service development experience or innovative service implementation 
development. 
Strong pharmaceutical care experience. 
Sound clinical knowledge. 
Evidence-based practice. 
Teaching experience. 
Experience of extended roles. 
Experience of specialist work within an area of pharmacy. 
Experience of work with primary care.  
Clinical Pharmacy knowledge associated with a 4 year Pharmacy degree 
course. 
Experience gained through 1 year pre-registration training. 
Experience gained through vocational practice. 
Management knowledge gained through theory and practice. 
Pre-registration Pharmacist tutor experience 
 
INTERESTS AND 
 
Application form. 
MOTIVATION 
Strong professional demeanour. 
Interview 
Strong leadership skills that enable the effective management and 
development of relevant services. 
Experience of drug usage evaluation and financial reporting. 
Audit experience. 
Drug usage evaluation experience. 
Project work. 
Practice research. 
 
PERSONAL 
 
 
QUALITIES 
 
 
 
 
 
 
 
Revised JD & PS – March 2009 

Document Outline