This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Occupational Therapists assessment'.

Northamptonshire County Council 
By Email 
Please ask for: 
Freedom of Information 
Linda Saunders  
01604 368360 
Our ref:   
Your ref:   
 18th June 2018 
Dear Ms Saunders, 
Information Request: FR8266 
Thank you for your Freedom of Information request dated 21st May 2018 which was received by us 
on 22nd May 2018. Your request has been dealt with under the Freedom of Information Act and is 
detailed below in italics with our response in bold. 
(Please note the extract below has been taken directly from your original information request and 
is unedited).  
Further to  
Please send me the process tree, decision making information, guidance, forms and templates and 
training materials used for Community Occupational Therapy assessment and duties and 
responsibilities of Community Occupational Therapy 

Our Response 
The Freedom of Information Team has been provided with the following information in response to 
your recent request on behalf of Northamptonshire County Council (NCC). 
The community occupational therapy service is provided by the local council under the care 
act aimed at reducing or delaying needs.  
A referral to community occupational therapy can be made by phoning the customer 
service centre or completing an online referral form. The self-referral or process for making 
a referral for another person using the following website link is designed to ensure that 
appropriate requests are made for community Occupational therapy. This is uses questions 

Northamptonshire County Council 
One Angel Square 
Angel Street 
Northampton, NN1 1ED 
t.  01604 368360 
f.  01604 237004 

around walking aids, broken equipment, wheelchairs and scooters to direct people through 
the most appropriate pathways.
Following the referral a customer service member of staff will call the customer to check 
and collect other relevant information in order to complete the referral so that the most 
appropriate member of staff can be allocated the referral for a visit to be made.  
The assessment mainly takes place in the customer’s home. The staff member attending 
from the Community Occupational Therapy Service carries out an assessment and takes 
relevant details according to the request. The more complex the request the more likely 
more details will be needed. The approach used to the assessments is called person 
centred approach whereby the views of the customer are included in the assessment.  
The assessment tool records the customer’s name, address, date of birth. Also recorded is 
the customer’s height and weight and NHS number as appropriate and the people present 
on the assessment visit. 
The assessment usually starts with an introduction of the staff member and then the 
customer or representative is asked for their views of their difficulties and expectations of 
the assessment. The occupational therapy staff member establishes the reasons for the 
visit and the outcome the customer would like to achieve.  
A list of current and past medical history that is relevant to the assessment and function of 
the customers is taken. This will include both physical and mental health problems. Range 
of movement, pain, continence, postural problems and pressure ulcers can also be 
recorded as appropriate to the assessment. 
The customers walking ability and falls history, any speech difficulties, use of 
communication aids being used, sensory impairments such as sight and hearing is also 
recorded as appropriate to the assessment.  
The occupational therapy staff member will also establish the ownership of the property, 
type of the property, person living in the accommodation.  Other environmental factors are 
also noted that are appropriate to the assessment such as access to the property, stairs, 
any internal steps and layout or room sizes as required, potential hazards such as rugs and 
poor lighting. 
Assistance currently being given to the customer is recorded and any existing care 
package being provided to the customer is recorded. Tasks such as shopping, cleaning, 
laundry, meal preparation, feeding and drinking is recorded as appropriate to the 
The assessment may also include questions and observations of tasks such as walking, 
chair, bed, toilet, bath or (and) shower transfers, food or drink preparations, washing and 
dressing tasks, the use of any access or steps and stairs or any equipment used by the 
customer as appropriate to the type of assessment request. The type of furniture which is 
used by the customer will also be a consideration especially if equipment is being used or 
recommended for an identified need.  


During the assessment the staff member may draw diagrams, take measurements, may 
need to complete further risk assessments as it is relevant to the completion of their 
assessment and may share advice.  
The assessment will conclude with a summary of risks, reasoning or options discussed 
with recommendations based on the information collated during the assessment, needs 
identified and the appropriate services available to meet those needs.  
As part of the assessment process the occupational therapy staff member may also 
complete a manual handling assessment if it is relevant to the referral. The manual handling 
assessment consists of relevant medical history in relation to mobility difficulties, physical 
problems, communication details, behaviour which affects moving and handling, handling 
constraints, cultural/religious considerations, task, individual capability, load and 
environment. The manual handling assessment also includes the outcome which is the 
customers personal moving and handling plan. A copy of the personal moving and 
handling plan is given to the customer. 
Other forms used by the occupational therapy staff as part of their assessment may be a 
bed rail or bed loop/lever risk assessment form. These forms give consideration to 
cognition, comprehension, certain condition and movements which may be contra-
indicative to using the equipment by increasing risk of entrapment, altered sensation, body 
size in comparison to the equipment being used, medical devices being used, customer 
ability to move in bed and situation, supervision, strength and co-ordination, ability to climb 
over a bed rail. Other considerations include the equipment itself potentially being 
prescribed, detailing key factors, other equipment used in conjunction with rail, safe 
working loads, environment, and alternatives to using bed rails, loops and levers as well as 
ensuring the customer consent has been obtained.  
The occupational therapy staff will use an incremental approach to the provision of any 
services. An incremental approach is a method of breaking down the decision making 
process into small steps instead of making one huge leap towards solving a problem. At 
each step the staff member will consider the customer’s needs and what the outcome of a 
potential intervention will be. This process uses a combination of the assessment 
information, the staff member’s skills, abilities, experiences and techniques to determine 
the most cost effective solution to recommend which will meet a customer’s need.  
Occupational therapy staff have access to equipment services, minor adaptation service 
and a major adaptations service. A couple of simplistic example of an incremental approach 
would be: 

  A customer is having difficulty with bathing and has requested a walk in shower. The 
occupational therapy staff member assesses the customer, considers their needs, 
the information collated during an assessment and thinks about equipment such as 
a bathlift and grab rails to meet the need before thinking of the walk in shower. If the 
customer can use the bathlift and grab rails independently with no predictable or 
imminent change likely then the walk in shower will not be needed.  

  A customer is having difficulty using the front steps of their property or their 
staircase and a ramp or stairlift has been requested. The occupational therapy staff 
member assesses the customer, considers their needs, the information collated 


during an assessment and thinks about minor work adaptations such as a handrail 
or banister rail before thinking about major adaptions such as a ramp or a stairlift.  

If the assessment is such that the smaller interventions such as equipment and minor 
works will not be appropriate then they talk with the customer about the major adaptation 
intervention. There are occasions where equipment and minor works are tried with the 
customer before a recommendation for a major adaption is made. Each intervention is 
reviewed upon completion to ensure that the needs have been met.  
Equipment and minor adaptations are prescribed in line with the care act and relevant 
policies and legislation. Major adaptations are also recommended according to relevant 
DFG legislation.  
Prior to the ordering or recommending the intervention an action plan and consent is 
agreed with the customer (or family member or representative), signed by the customer and 
occupational therapy staff member. This is a record of the agreement which has resulted 
from the assessment and the customer retains a copy of it. 
Duties and Responsibilities of Community Occupational Therapy  
The Community Occupational Therapy Service will assist individuals with social care needs 
to participate in the activities of daily life by modifying the person’s environment or 
supporting individual programmes of support that promote independence. In promoting 
independence for the Customers it will also aim to reduce the need for ongoing support. 
They will do this by:  

  Providing a specialist assessment of the person’s ability and needs. The assessment 
generally takes place at home but can also be at work, school, day centre or other 
residential establishment. The assessment takes into consideration the physical, 
psychological, social and cultural needs of the individual as well as those of the 

  Providing support and advice to the Customers, informal carer and where 
appropriate formal carers on managing and maintaining independent living; 
  Explaining new methods of carrying out daily living activities. 
  Contributing to the development of support plans to assist independence;  
  Advising or prescribing equipment to assist with living independently;  
  Advising or prescribing minor adaptations to be carried out within the home e.g. 
grab rails, key safes, banisters;  
  Advising on major adaptations e.g. ramp, shower installations, widening doors for 
wheelchair access.  

Prescriptions are for people who are eligible for equipment or adaptations under the 
Council’s eligibility criteria with services arranged with the Council’s chosen supplier. 
Advice will be given to people not eligible who may benefit from equipment and adaptations 
that they may choose to purchase themselves. 
Training Materials Used for Occupational Therapy Assessments 
Occupational Therapists are trained to a degree level. The occupational therapy staff have 
guidance notes for assessments which are used for training, they have an induction period, 
they receive 1:1 shadowing, 1:1 on task supervision which involves them being observed in 
an assessment situation, ongoing 1:1 supervision, regular continuing professional 
development sessions and audits of their work.  
The information supplied is provided for private use, such as non-commercial research purposes, 
and news reporting. Any other type of re-use will require the permission of the copyright owner 
under the Re-use of Public Sector Information Regulations 2015. 
If you are unhappy with the response, you can ask the Council to review it.  To do this please write 
to the address below: 
Mr Simon Deacon 
Reviewing Officer  
Northamptonshire County Council 
One Angel Square 
Angel Street 
NN1 1ED 
If our internal review does not resolve the issue to your complete satisfaction, you have the right to 
apply to the information Commissioner for a decision at the following address: 
Information Commissioner 
Wycliffe House 
Water Lane 
Cheshire SK9 5AF 
Or, if you have any complaints in respect of your information request please complete the on-line 
comments form that can be found at, along with a full set of 
Yours sincerely 
Freedom of Information/Data Protection Team 
Business Intelligence and Project Management