This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'DVLA giving out an individuals personal data to parking companies'.



 
 
Driver and Vehicle Licensing Agency 
 
Head of Data Sharing Policy & FOI Team – C2/W 
 
Longview Road 
Morriston 
 
Swansea 
 
SA6 7JL 
James Caithness 
 
Email us at: 
xxx@xxxx.xxx.xxx.xx 
 
Website: 
www.gov.uk/browse/driving 
 
 
 
 
Your Ref: 
 
Our Ref: 
FOIR6954 
 
 
Date: 
30 July 2018 
 
 
Dear Mr Caithness 
 
Freedom of Information Request 
 
Thank  you  for  your  e-mail  of  3  July  requesting  information  under  the  terms  of  the 
Freedom of Information Act 2000 (FOIA).  
 
You since clarified that DVLA has given your personal data to Civil Enforcement Ltd 
and that the company says in its literature that it will share information with "Analytics 
organisations". 
 
You then asked: 
 
Please supply me with the following information. 
 
1. Who gave my personal information to this company. 
 
2. Was DVLA paid for the information. 
 
Civil  Enforcement  Ltd  obtains  information  about  vehicle  keepers  from  DVLA  via  an 
electronic link, the Keeper  at Date of  Event (KADOE) service.  This is governed by 
strict  contractual  conditions.    There  is  a  fee  per  enquiry  which  is  currently  set  at 
£2.50. 
 
3. I want DVLA to provide me with its "complaints procedure" 
 
4. I want the name and address of the CEO of DVLA. 
 

DVLAs  complaints  procedure  can  be  found  online.  The  following  link  provides  this 
information: 
https://www.gov.uk/government/organisations/driver-and-vehicle-licensing-
agency/about/complaints-procedure 
 
 
 
 
 
Page 1 of 4 
 
 

                                                           
Contact details for our Chief Executive are below. 
 
Julie Lennard 
Chief Executive’s Office  
DVLA  
Swansea  
SA6 7JL 
 
5. I want DVLA to get my personal information back from the 
company you sold it to. 

 
This is not a request for recorded information in accordance with the terms of the 
FOIA.  And therefore is being dealt with outside of that Act.  The information 
concerned was provided lawfully to Civil Enforcement Ltd to allow them to pursue 
their legal rights.  They are controllers of the data they hold and as such are 
responsible for meeting their associated obligations   
 
You also asked: 
 
Further to this : -  
 
Please Furnish me with the the following information : - 
 
- the DVLA's definition of the 'reasonable cause' that must be 
demonstrated by a private company before they will have data 
provided to them 
 

This  information  is  not  held.    Outside  the  provisions  of  the  FOIA,  I  can  advise  that 
Information about registered keepers of vehicles can be released by DVLA under the 
provisions of the Road Vehicles (Registration and Licensing) Regulations 2002. This 
legislation  allows  vehicle  keeper  details  to  be  disclosed  to  third  parties  who  can 
demonstrate  that  they  have  a  reasonable  cause  to  receive  it.  Reasonable  cause  is 
not defined in legislation but Government policy is that it should relate to the vehicle 
or  its  use,  following  incidents  where  there  may  be  liability  on  the  part  of  the  driver. 
Guidance  on  what  constitutes  reasonable  cause  is  published  online  at 
www.gov.uk/request-information-from-dvla 
 
- the DVLA's definition of 'fair enforcement' as it pertains to the 
private parking industry 

 
This information is not held.  Outside the provisions of the FOIA, I can advise that 
members of the International Parking Community (IPC) and British Parking 
Association (BPA) are required to be compliant with the Code of Practice set out by 
the Accredited Trade Association (ATA).  All private parking operators that request 
data from DVLA, are required to be members of the IPC or BPA.    
 
 
 
 
 
 
Page 2 of 4 

                                                           
- the DVLA processes and procedures for assessing whether the 
private company has demonstrated 'reasonable cause' to have 
data, in each individual request 
 
- the number of staff employed by the DVLA in assessing whether 
private companies have demonstrated this 'reasonable cause'. 
 
- the DVLA processes and procedures used to 'carefully evaluate' 
every individual request for information 

 
- the number of staff employed by the DVLA in the process of 
carefully evaluating every request for information 

 
Electronic requests for information from the DVLA vehicle record are handled via an 
automated process and processed in accordance with the terms and conditions of 
the contractual agreement in place.  There is no manual intervention when electronic 
requests for information are made to the Agency. 
 
DVLA  and  Government  Internal  Audit  Agency  (GIAA)  audit  external  data  users  to 
ensure that  information is only requested and used in accordance with the contract 
terms. 
 
Individuals  and  organisations  can  make  manual  requests  for  information  from  the 
DVLA  vehicle  record  by  submitting  a  ‘V888  form  (Request  by  an  individual  for 
information about a vehicle)’.  As at 30 July, there were 42 staff engaged in handling 
a  variety  of  applications  from  members  of  the  public,  local  authorities  and  parking 
companies.  
 
The V888 form is assessed against criteria, which can be found via the following link: 
https://assets.publishing.service.gov.uk/government/uploads/system/uploads/attach
ment_data/file/720466/mis546-giving-people-information-from-our-vehicle-record.pdf  
 
 
The  information  which  follows  concerns  the  procedures  for  making  any  complaint 
you might have about the reply.  Please quote the reference number of this letter in 
any future communications about it. 
 
Yours sincerely 
 
 
Robert Toft 
Head of Data Sharing Policy & Freedom of Information Team  
 
 
 
Page 3 of 4 

                                                           
 
Your right to complain to DVLA and the Information Commissioner 
 
If you are not happy with the reply to your request, you can ask DVLA to re-consider 
the  response  you  received  by  writing  (within  two  calendar  months  of  receiving  this 
response)  to  either  xxx@xxxx.xxx.xxx.xx  or  DVLA  Freedom  of  Information  Team, 
DSPG/FOI, C2/W, DVLA, Swansea SA6 7JL.  
 
DVLA will acknowledge and consider your request, re-visiting the response provided.  
This  is  known  as  an  Internal  Review  and  will  be  considered  by  a staff member  not 
involved with the original reply. 
 
If  you  disagree  with  the  outcome  of  the  Internal  Review,  you  have  the  option  to 
complain to the Information Commissioner’s Office. Further information can be found 
via:  https://ico.org.uk/concerns/getting/  Alternatively  you  may  wish  to  write  to: 
Customer Contact, Information Commissioner’s Office, Wycliffe House, Water Lane, 
Wilmslow SK9 5AF. 
 
 
 
 
Page 4 of 4