This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Road Information'.

  
 
 
 

STAFFORDSHIRE COUNTY 
COUNCIL 
 
 
 

DEVELOPMENT SERVICES 
DEPARTMENT 
 
 
 
 

HIGHWAY SAFETY  
INSPECTION CODE  
OF PRACTICE  
 
 
 
 
 
 

 
 
 
 
 
Corporate Director (Development Services) 
Staffordshire County Council 
Development Services Department 
Riverway 
Stafford 
ST16 3TJ 

 
 
 
 
 
 
Revised: October 2007 
 
 

  
 HIGHWAY SAFETY INSPECTION CODE OF PRACTICE 
  
CONTENTS 
 
 
 
Page No: 
 
FOREWORD 
 
         1 
 
1.        
Introduction 
  2 
 
 
 
1.1      
Duty to Maintain the Public Highway 
  2 
 
 
 
1.2    
Safety Inspections 

 
1.3                   Purpose of Inspections and Subsequent 
  3 
 
Course of Action   
 

 
1.4      
Claims Resulting from Works Carried out by 
  4 
 
  
Contractors 
 
1.5    
Claims Arising in connection with Statutory 
  4, 5 
 
Undertakers & Third Parties 
Works/Apparatus         
       

2.      
Highway Safety Inspection Procedures 
  5 
 
2.1    
Items for Inspection 
  5 
 
2.2    
Investigatory Levels     
              6 
Table 1: Investigatory Levels     
  6 
                               
2.3    
Defect Risk Assessment          
  7, 8  
Table 2: Risk Matrix       
      8       
 
2.4 
Hierarchies & Inspection Frequencies   
8, 9, 10, 11 
Table 3: Safety Inspection Tolerance Levels                         
9     
Table 4: Carriageway Hierarchy & Inspection 
               
Frequency       
              10 
Table 5: Footway Hierarchy & Inspection 
 
Frequency              
              11 
Table 6: Cycle Route Hierarchy & Inspection 
 
Frequency                            
              11 
 
2.5    
Double Manned Safety Inspections                          
11 
 
2.6    
Variations to Standard Inspection 
12 
Frequencies   
 
                                          
2.7    
Variations to Inspection Routes 
12 
 
 
 
 
 
 
 

  
 
 
Page No: 
 
2.8    
Process Map for Carriageway, Footway and 
13 
Cycleway Inspections       
 
2.9    
Process Map for Highway defects which are 
14 
the responsibility of others 
 
2.10    
Defect Categories and Response Times 
15, 16 
 
2.11    
Category 1 Defects (Defect 1) 
16 
 
2.12    
Category 2 Defects (Defects 2, 3 & 4)                                   
1  
7                     
 
2.13    
Commencement of Defect Response Times                        
1   
7                      
 
2.14    
Guidelines on Category 1 Defects 
18  
Table 7:  
 
Category 1 Defects (immediate action)   
18 
Table: 8 Category 1 Defects (Within 24 hours) 
19 
                                                               
2.15    
Third Party Defect Reports 
20 
 
2.16    
Carriageway Inspections 
20 
 
2.17    
Performance Indicators 
20 
 
2.18    
Defect Recording Procedures for Safety 
21 
Inspections 
 
3.      
Staff Obligations                                                                     
2   
1                        
 
3.1    
General Obligation of Highways Management 
21 
Staff to Note and Relay Defects to 
Appropriate Highway Manager 
 

4.      
Notes on Typical Highway Defects 
 
22 
 
4.1    
Carriageway Potholes / Depressions                                    
2   
2  
                       
 
4.2    
Safety Fence and Barriers                                             
22 
 
4.3    
Damaged Signs or Blatantly Incorrect Signs                       
2   
2                       
 
4.4    
Obscured Signs                                                                      
2  
2                      
 
4.5    
Lighting Columns, Illuminated 
22 
Signs/Bollards          
 
                                     
4.6    
Recessed Road Studs                                                            
2   
2                        
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

  
 
 
Page No: 
 
4.7    
Overriding of Verges                                                              
2  
2                       
 
4.8    
Defective Ironwork                                                                  
2   
3  
                       
 
4.9    
Dislodged or Loose Kerbs                                                     
2   
3                       
 
4.10    
Dislodged or Loose Setts                                                      
2  
3                     
 
4.11    
Trenches 
23 
 
4.12    
Obstructions – General                                                          
2   
3                      
 
4.13    
Tree Defects                                                                            
2  
4                     
 
4.14    
Inadequate Visibility                                                               
2   
4                      
 
4.15    
Standing Water                                                                       
2  
4                     
 
4.16    
Detritus, Spillage or Contamination                                      
2   
4  
                      
 
4.17    
Weed Growth                                                                           
2   
4  
                      
 
4.18    
Footway Potholes, Trips, Depressions or 
25 
Uneven Surfaces     
 
                  
4.19    
Hedges, Fences and Walls 
25 
 
4.20    
Road Markings                                                                        
2   
5                      
 
4.21    
Accident Damage                                                           
25 
 
4.22    
Blocked Drainage Systems                                                    
2   
5  
                      
 
4.23    
Other 
25 
 
5.      
Additional Notes                                                              
26 
 
5.1    
Notes for Highway Safety Inspectors 
26 
 
Appendix 1 
Highway Inspections - Relevant Legislation 
27 
 
Appendix 2 
Risk Assessment for Variation in Inspection 
28 
Frequency 
 

 
Appendix 3   
Risk Matrix   
29 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

  
 
 
Page No: 
 
Appendix 4   
Standard Letters    
 
 
 
A4.1   Dead or Dying Tree(s) - Initial letter                           
3  
         
 
A4.2   Dangerous Tree – Initial letter 
31 
 
A4.3   Dead, Dying or Dangerous Tree(s) – 
32, 33 
Follow up letter  
 
A4.4   Overgrown Hedges, Trees or Shrubs – 
34 
Initial letter 
 
A4.5   Overgrown Hedges, Trees or Shrubs – 
35 
Follow-up letter 
 
A4.6  Notification of District Council 
36 
debris/dangerous fencing on the 
highway        

 
A4.7  Dangerous Boundary Fencing                        
37 
 
A4.8  Mud or Debris causing a hazard on the 
38 
highway                                 
 
A4.9  Obstruction placed at the edge of the 
39 
highway - Initial letter 
 
A4.10 Obstruction placed at the edge of the 
40 
highway - Follow-up letter               
 
A4.11 Blocked Drainage Ditches adjacent to 
41 
the highway            
 
A4.12 Defect notification form     
42 
                                                      
Appendix 5 
Guidelines on the Recognition of Hazardous 
43, 44, 45  
Trees          
 
 
 
 
                                                                                                             

 
 
 

 
CODE OF PRACTICE FOR 
HIGHWAY SAFETY INSPECTIONS 
 
FOREWORD 
 
This revision of the Highway Safety Inspection Code of Practice encompasses several 
major changes at both a strategic and operational level. Staffordshire County Council’s 
carriageway, footway and cycle route network have been redefined, to take account of 
their functionality and Hierarchical standing, in order to fall in line with the 
recommendations of Well-maintained Highways, code of practice for Highway 
Maintenance Management July 2005.  The redefinition of the network, as detailed in this 
code, has implications with regard to both; existing inspection routes and inspection 
frequencies. New safety inspection routes will be devised by the asset management team 
through close liaison with the area teams, however, until such time that the new routes 
have been developed, the area teams should continue to inspect their existing routes 
inline with the previous code of practice, dated July 2006.  
 
In addition to the redefined network, there is to be a staged replacement of the existing 
ROMIS software and works planning tool, and the implementation of the replacement 
system is programmed to coincide with the new inspection regime.  By way of 
introduction, this replacement comes in the form of the Integrated Highway Management 
System (IHMS), the product is supplied by a company known as WDM, with whom the 
Authority has procured a 5.5 year provision and support software contract which is 
extendable to 10.5 yrs based upon satisfactory performance. The system is made up of 
numerous modules which include the; Routine Maintenance System (RMS) the module 
on which the safety inspections are conducted and defects noted, Works Instruction 
Manager (WIM) the replacement for the works planning tool, Pavement Management 
System (PMS) the database that holds the condition survey results, Network 
Management System (NMS), and the Customer Relation Module (CRM),  nevertheless, 
for the purpose of this code the system will be referred to as the Integrated Highway 
Management System (IHMS). 
 
The revision to the code has also addressed the requirement for double manned safety  
inspections. In the interests of Inspector and network safety, it has been deemed 
necessary to conduct a double manned inspection regime on all carriageway safety 
inspection routes that are attributed with a monthly inspection frequency. 
 
As stated previously this revised Code of Practice, will be subject to a staged 
implementation on an area by area basis, with completion expected by Spring 2008.  
 
  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 


 
1. 
INTRODUCTION 
 
 
1.1      DUTY TO MAINTAIN THE PUBLIC HIGHWAY 
 
1.1.1  Staffordshire County Council (SCC) is the Highway Authority for all adopted roads 
and footways within Staffordshire excluding Stoke-on-Trent.   
 
1.1.2  If a person sustains damage or injury, due to what appears to be a safety related 
defect (e.g. a trip or pothole) in the public highway, they may have grounds to 
make a claim for damages, against the Highway Authority, if they can demonstrate 
that the Authority has failed to fulfill it’s obligations, in relation to statutory duty of 
care.   
 
1.2 
SAFETY INSPECTIONS 
 
1.2.1   The safety inspection process will help to provide a legal defence, against such 
claims, and relevant legislation relating to the County Council’s Highway Safety 
Inspection Regime, is detailed in Appendix 1. 
 
1.2.2   In Staffordshire, Safety Inspectors patrol the adopted highway network at  
           pre determined intervals based upon Hierarchical standing. The Authority 
endeavor’s to ensure that identified hazards are rectified, or made safe within 
specified time scales dependant on the severity and location of the defect, thereby 
protecting users of the highway network from injury or loss. 
 
1.2.3   Restrictions in highway maintenance funding coupled with increasing traffic 
volumes, indicate that the level of funding available for maintenance services may 
not keep pace with the level of expenditure required.  Therefore, in order to reduce 
their potential liability, Staffordshire County Council as the Highway Authority must 
routinely inspect the highway network, so that defects can be identified, risk 
assessed, categorised and thus prioritised in line with this code of practice. This 
approach will ensure that identified defects are rectified within appropriate 
timescales in a consistent, cost effective and efficient manner. 
 
1.2.4  It must be emphasised that safety inspections are not just a way for the Highway 
Authority to mitigate its liability, but are, first and foremost, the means by which the 
County Council can keep its network as safe as possible, for all categories of 
highway user. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 


 
1.3 
PURPOSE OF INSPECTIONS AND SUBSEQUENT COURSE OF ACTION 
 
1.3.1  The primary purpose of the safety inspection regime is to identify defects, which 
constitute an immediate or imminent danger to road users. 
 
1.3.2   By utilising a risk management approach, highway safety inspections are used to 
identify those defects that will require urgent attention (within 24 hours), as well as 
those, where the locations and sizes are such, that longer periods of response 
would be acceptable. 
 
1.3.3  During safety inspections, all observed defects that give rise to any degree of risk 
to users should be recorded, irrespective of the likely level of response.  The 
degree of deficiency in a particular element of the highway in conjunction with a 
risk management approach, are crucial to determining the nature and speed of 
response in repairing that defect. 
 
1.3.4  This Code defines defects in two categories, which correspond with those                               
recommended in Well-maintained Highways code of practice for Highway 
Maintenance Management July 2005, they are; 
 
 
Category 1 – Defect 1: Those defects that require prompt attention because they 
represent an immediate or imminent hazard, or because there is a risk of short-
term structural deterioration. 
 
Three alternative actions arise: 
 
(a)  Make the defect safe at the time of inspection and summon a maintenance         
crew to break off their existing work to carry out immediate repairs. In certain 
instances an Inspector may be required to wait on site until the relevant crew 
arrives to carry out remedial action.  
 
(b)  Request a maintenance crew to make the site safe or carry out repairs within        
24 hours. 
 
(c) Request a maintenance crew to make the site safe and make arrangements for 
permanent repairs to be carried out within 28 calendar days. 
 
 
Category 2 – Defects 2, 3, 4. 
 
           -  Defect 2: High Risk Category 2 defect; Make safe or repair within 7 calendar 
days 
 
-   Defect 3: Medium Risk Category 2 defect; Repair within 28 calendar days  
 
-   Defect 4: Low Risk Category 2 defect; Carry out repair during the next available         
programme, add to scheme request log, consider for community gang 
programme, schedule a more detailed inspection or schedule 
intermediate inspections before next standard inspection to monitor 
site condition. 
 
 
 
 
 


 
1.4 
CLAIMS RESULTING FROM WORKS CARRIED OUT BY CONTRACTORS 
(EMPLOYED BY THE HIGHWAY AUTHORITY) 
 
1.4.1   The vast majority of the Authorities work with regard to Highway related services is 
carried out by the Authorities partners, term maintenance contractor Enterprise and 
term construction contractor Wrekin. The partnership, collectively known as 
Staffordshire Highways, prides itself on early contractor involvement (ECI). 
ECI enables the partnership to identify efficient, safe working practices and 
eliminate potential hazards that may result in an injury to the workforce or a third 
party. Method statements and risk assessments are provided by our partners for all 
activities carried out on the highway, which are checked by a pertinent member of 
staff from SCC. Our partners indemnify the County Council against any claims 
arising from their works and such claims are referred to the contractor to resolve 
direct with the claimant. 
 
1.4.2    Other contractors employed by the County Council outside of the partnership are     
normally required to indemnify the County Council against any claims arising from 
the works, and again method statements and risk assessments are requested and 
checked to ensure safe working practices.  Any such claims are normally referred 
to the contractor to resolve direct with the claimant, and it is only when there is a 
need for litigation, that the County Council may need to address the claim.  Thus 
claims arising from defective workmanship during the maintenance period of new 
works would be referred to the contractor.  However, where the defect is due to 
“fair wear and tear”, then the County Council would remain responsible for the 
defect and any associated claims. 
 
1.4.3    In all cases, the County Council remains responsible for the safety of the highway 
and where defects or claims are referred on to our partners or other contractors, 
the County Council remains responsible for ensuring that appropriate and timely 
action is taken. 
 
1.5     CLAIMS ARISING IN CONNECTION WITH STATUTORY UNDERTAKER’S & 
THIRD PARTIES WORKS/APPARATUS 
 
1.5.1  Statutory Undertakers have a legal right to work in the public highway.  Any claims 
arising from their works or apparatus will be referred towards the appropriate 
company.  However, this does not relieve the County Council of its statutory duty 
of care and therefore responsibility to take note of defective inspection covers and 
trenches etc., which would endanger the public.  Defects in the reinstatement of 
the highway structure in the vicinity of the utility's underground apparatus or 
surface cover are the responsibility of the Highway Authority except where the 
reinstatement is within the two or three year guarantee period under the New 
Roads and Street Works Act 1991 or except where it can be demonstrated that the 
original workmanship was defective.   
 
1.5.2  In order for the Highway Authority to avoid the possibility of being held jointly liable 
for a claim, upon the identification of such defects, they should be; risk assessed 
and categorized in line with this code of practice, photographed where safe to do 
so (minimum of 2 photographs, 1 location & 1 plan, it is vital that the plan 
photograph shows the scale of the defect i.e. use of tape measure/ruler. A third 
photograph will be required for dangerous defects that have been made safe either 
by the Highway Authority or third party, detailing the make safe) and promptly 
referred in electronic format via the relevant network inspector, to the 
 


 
undertaker/third party responsible. It is also necessary for the Highway Authority to 
ensure that the defect is repaired within the allocated time period. If an 
undertaker/third party fails to orchestrate remedial action within the specified 
timescale the County Council must take the appropriate action to eliminate the 
hazard (for further guidance on defects that are the responsibility of others see the 
process map in section 2.9). 
 
1.5.3   Associated costs for conducting remedial works should be compiled at the relevant 
area office and forwarded to the network management unit, in order that the 
Authority can claim reimbursement from the undertaker/third party concerned.  
 
 
2.
 
HIGHWAY SAFETY INSPECTION PROCEDURES 
 
 
2.1      ITEMS FOR INSPECTION 
 
2.1.1  This section of the code is a schedule of deficiencies to be identified during safety     
inspections. The list is by no means exhaustive and is provided as a check list for 
purposes of guidance only; the term running surface applies to carriageway, 
footway or cycle route. 
 
 
The schedule is as follows: 
 
•  debris, spillage or contamination on running surface or hard shoulder; 
•  displaced road studs lying on the running surface; 
•  overhead wires damaged or unstable; 
•  damaged and exposed electrical wiring; 
•  embankments and cuttings apparently unstable; 
•  trees with loose branches or apparently unstable; 
•  hedges, fences and walls impeding the width of the running surface; 
•  signs, signals or lighting damaged, defective, blatantly incorrect, missing or 
unstable; 
•  road markings and studs missing, misleading or badly worn; 
•  signs, signals or lighting dirty or obscured;  
•  sight-lines obscured by trees, unauthorised signs and other obstructions; 
•  safety fencing, parapet fencing, handrail, and other barriers missing or 
defective; 
•  abrupt level differences in the running surface; 
•  potholes, cracks or gaps in the running surface; 
•  crowning, depression and rutting in the running surface; 
•  defective trenches in the running surface; 
•  edge deterioration of the running surface; 
•  overriding of verges; 
•  significant weed growth within the running surface; 
•  kerbing, edging, setts or channel defects; 
•  rocking or otherwise unstable footpath or cycleway surfaces; 
•  apparently slippery running surface; 
•  ironwork (gully lids, manholes etc) broken, missing, faulty or worn smooth; 
•  gullies, drains or grips blocked or defective; 
•  standing water, water discharging onto or overflowing across the running 
surface. 
 


 
2.2       INVESTIGATORY LEVELS 
 
2.2.1  Table 1 below details guidance investigatory levels for items of inspection, the 
investigatory level is the point at which a risk assessment should be conducted. It 
must be stressed that these investigatory levels are for purposes of guidance only
and that in particular circumstances, inspection items with a lesser degree of 
deficiency, may pose an equal or greater safety hazard (further guidance notes on 
typical highway defects are contained in section 4 of this code).  
 
TABLE 1: INVESTIGATORY LEVELS 
Feature 
Defect 
Investigatory level 
Carriageway 
Pothole/Spalling 
40mm depth 
Crowning 
Dependant on reinstatement width(NRSWA) 
Depression 
50mm level difference (area 2m²) 
Rutting 
40mm depth 
Crazing/cracking 
25mm width (40mm depth) 
Sunken ironwork 
40mm level difference 
Raised ironwork 
20mm level difference 
Edge deterioration 
100mm level difference 
Pedestrian Crossing 
Pothole 
20mm depth 
Trip 
20mm level difference 
Footway 
Pothole 
20mm depth 
Trip 
20mm level difference 
Rocking slab/blocks 
20mm vertical movement 
Open joints 
20mm width x 300mm length (depth 20mm) 
Sunken/raised ironwork 
20mm level difference 
Cellar covers etc. 
20mm level difference 
Tree root damage 
20mm level difference 
Cycle route 
Pothole 
20mm depth 
Trip 
20mm level difference 
Rocking slab/blocks 
20mm vertical movement 
Open joints 
20mm width x 300mm length (depth 20mm) 
Sunken/raised ironwork 
20mm level difference 
Tree root damage 
20mm level difference 
Kerbing/Setts 
Dislodged 
50mm horizontally 
Loose/rocking 
20mm vertically 
Missing 
Yes/no 
Ironwork 
Level difference within 
 
framework 
20mm 
Broken/missing/faulty 
 
badly fitting/worn smooth 
Yes/no 
Signs 
Damaged 
Non specifiable 
Blatantly incorrect 
Non specifiable 
Mis-aligned 
Non specifiable 
Obscured 
Non specifiable 
Dirty 
Non specifiable 
Verge 
Overriding 
100mm depth (length 10m) 
Trees/Hedges/Shrubs 
Dead/dying/overgrown 
Yes/no 
Overhanging branches: 
 
Carriageway  < 5.1m clearance from running surface 
Cycle route  < 2.4m clearance from running surface 
Footway  < 2.1m clearance from running surface 
 


 
2.3 
DEFECT RISK ASSESSMENT 
 
2.3.1   A Highway Inspector’s on-site judgement will always need to take account of the 
particular circumstances that prevail.  For example, the degree of risk from a 
pothole depends upon not merely its depth, but also on its surface area and 
location, and as such may warrant differing response times. When an inspection 
item is imminently approaching, has reached or is in excess of the investigatory 
level, the safety inspector should conduct a risk assessment in order to determine 
the appropriate level of response. The following procedure as detailed in 
paragraphs 2.3.2 to 2.3.8 should be followed for each identified defect (Further 
guidance and defect risk assessment scenarios are detailed in the ‘GUIDANCE 
ON DEFECT CATEGORISATION’ document, which accompanies the Highway 
Safety Inspection Code of Practice).  
 
2.3.2   Risk Identification: As stated previously, this is any inspection item with a defect 
level that is imminently approaching, corresponds to, or is in excess of the stated 
defect investigatory level.  
 
2.3.3   Risk Evaluation: All identified risks have to be evaluated in terms of their 
significance, which means assessing the likely impact should the risk occur and the 
probability of it actually happening. 
 
2.3.4.  Risk Impact: The impact of a risk occurring should be quantified on a scale of       
1 to 4: 
1. 
Little or negligible impact 
2. 
Minor or low impact 
3. 
Noticeable impact 
4. 
Major, high or serious impact 
 
The impact is quantified by assessing the extent of damage likely to be caused 
should the risk become an incident. As the impact is likely to increase with 
increasing speed, the amount of traffic and type of road are clearly important 
considerations in the assessment. 
 
2.3.5  Risk Probability: The probability of a risk occurring should also be quantified on a 
scale of 1 to 4. 
1. 
Very low probability  
2. 
Low probability 
3. 
Medium probability 
4. 
High probability  
The probability is quantified by assessing the likelihood of users, passing by or 
over the defect, encountering the risk. As the probability is likely to increase with 
increasing vehicular or pedestrian flow, the network hierarchy and defect location 
are, consequently, important considerations in the assessment. 
  
2.3.6  Risk Factor: The risk factor for a particular risk is the product of the risk impact 
and the risk probability and is therefore in the range of 1 to 16. It is the factor that 
identifies the overall seriousness of the risk and consequently the appropriateness 
of the speed of response to remedy the defect. Accordingly, the priority response 
time for dealing with a defect can be determined by correlation with the risk factor, 
as shown in the risk matrix (Table 2).  
 
2.3.7  Risk Management: Having identified a particular risk, assessed its likely impact 
and probability and calculated the risk factor, the category and the timescale to 
 


 
rectify the defect should be determined and the relevant defect category 
apportioned. The response category is represented by the coloured cells in the risk 
matrix. 
 
2.3.8  Risk Matrix: Using the approach detailed above, having determined a Risk Impact 
and Risk Probability by simply multiplying the two to give the Risk Factor, the Risk 
Matrix detailed in table 2 below can be utilised to determine the defect category 
and hence associated response time. For example:    
 
A: Low Risk Impact of 2 x Low Risk Probability of 2 = 4 = Category 2 Defect 4 
           B: Low Risk Impact of 2 x Medium Risk Probability of 3 = 6 = Category 2 Defect 3 
C: Noticeable Risk Impact of 3 x Medium Risk Probability of 3 = 9 = Category 2   
Defect 2 
D: High Risk Impact of 4 x High Risk Probability of 4 = 16 = Category 1 Defect 1 
 
TABLE 2: RISK MATRIX 
PROBABILITY      
Very Low [1] 
Low [2] 
Medium [3] 
High [4] 
► 
IMPACT ▼ 
Negligible [1] 
 




Low [2] 
 
                       2 





Noticeable [3]  
 




12 
High [4] 
 
 


12 
D  
16 
 
Category 2 Defect 4   Category 2 Defect 3 
Category 2 Defect 2  
Category 1 Defect 1 
(Low Risk) Carry out 
(Medium Risk) 
(High Risk) Make 
Various responses 
repair during next 
Repair within 28 
safe or repair in 7 
within 24 hrs 
available programme 
calendar days 
calendar days 
 
2.4     HIERARCHIES AND INSPECTION FREQUENCIES 
 
2.4.1  Tables 4, 5 & 6 set out the hierarchies and inspection frequencies for carriageways, 
footways and cycle routes in Staffordshire. They are based upon the 
recommended frequencies of safety inspections as promoted in Well-maintained 
Highways, code of practice for Highway Maintenance Management July 2005. 
 
2.4.2   In all cases where practicable to do so, carriageway, footway and cycle route  
inspections will be combined, to mitigate issues associated with network 
congestion whilst making the best use of resource. 
 
2.4.3   By definition this means that there will be no separate inspection routes for 
category ‘F3’ & ‘F4’ footways or category ‘A’ & ‘B’ cycle routes, where a 
carriageway route exists with a 3 monthly frequency or greater. Except in the 
circumstance where substantial lengths or numerous sections of the footway or 
cycle route are not visible from the carriageway, in which case, the relevant Asset 
Management Technician should be informed so that the relevant sections can be 
included in a designated walked/cycled route. Short isolated sections of footway or 
cycleway that are not visible from the carriageway should be walked during the 
driven inspection at the desired frequency. 
 
 


 
2.4.4   All category ‘F1’& ‘F2’ footways and category ‘C’ cycle routes will have designated 
routes, and will be walked or cycled at the required frequency. 
 
2.4.5   Where ever possible inspections should be carried out at the specified frequency 
as detailed in tables 4, 5 & 6. In the scenario that the pertinent Inspector is unable 
to conduct the required inspection, in the first instance, if practicable, the Area 
Highway Manager, or his delegated representative should carry out the inspection 
using appropriate alternative staff. However, in order to offer some degree of 
flexibility to accommodate events such as staff sickness, training or annual leave 
an element of tolerance is required in relation to inspection frequency. For the 
purposes of this code the tolerance levels are as detailed in table 3, 
notwithstanding, any deviation in the inspection calendar, should not be such as to 
reduce the annual number of inspections undertaken. Where a monthly inspection 
is specified, the requirement is to undertake 12 inspections per year. 
 
2.4.6  The relevant Asset Management Technician will carry out random checks on 10% 
of completed inspection routes, in order to ensure acceptable tolerance levels are 
being achieved as part of a Quality Assurance procedure. 
 
 
 
TABLE 3: SAFETY INSPECTION TOLERANCE LEVELS 
Inspection Frequency 
Acceptable Tolerance Level + or - 
Monthly 
7 Calendar days 
3 Monthly 
14 Calendar days 
6 Monthly 
28 Calendar days 
Annual 
28 Calendar days 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 


 
 
TABLE 4: CARRIAGEWAY HIERARCHY AND INSPECTION FREQUENCY 
Road 
Hierarchy 
Definition 
Inspection 
Category 
Description 
Frequency  
C1 
Strategic Route 
Principal ‘A’ roads, that form 
Monthly - driven 
part of a strategic network 
at a regional level 
C2 
Main Distributor 
Remaining ‘A’ roads 
Monthly - driven 
C3 
Secondary 
‘B’ roads, ‘C’ roads with a 
Monthly - driven 
Distributor 
total traffic flow > 1000 in a 
12hr period, unclassified 
urban bus routes with an 
hourly or more frequent 
service 
C4 
Link Road 
Remaining ‘C’ roads, roads 
3 Monthly - driven 
linking the main and 
secondary distributor 
network, ‘D’&’U’ roads with 
exceptionally high traffic 
flow, industrial estate 
service roads, residential 
distributor roads with 
considerable H.C.V. flow  
C5 
Local Access 
Remaining ‘D’&’U’ roads i.e. 
Annual – driven if 
Road 
residential loop roads, 
accessible 
housing estate roads, 
otherwise walked 
residential cul-de-sacs, rear 
access roads, green lanes, 
lay-bys 
 
 
N.B.1
   The designation of Green Lane is an informal one, and Green Lanes are in fact 
unclassified County Highways.  They are listed on the Departmental Geographic 
Information System (GIS) by their road number i.e. G3025 and the prefix G 
designates their prevailing condition and usage as Green Lanes. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
10 

 
 
TABLE 5: FOOTWAY HIERARCHY AND INSPECTION FREQUENCY 
Footway 
Hierarchy 
Definition 
Inspection 
Category 
Description 
Frequency  
F1 
Primary 
City/Town centres, busy 
Monthly - walked 
Walking 
urban shopping and 
Route 
business centres with high 
pedestrian volumes 
F2 
Secondary 
Schools, local shopping 
3 Monthly – 
Walking 
precincts, industrial outlets 
walked 
Route 
F3 
Link 
Strategic footways in urban 
6 Monthly – 
Footways 
areas connecting local 
walked/driven 
access footways to higher 
category footways (i.e. 
footways leading to 
City/Town centres), 
footways leading to large 
employment establishments 
F4 
Local Access 
Non strategic housing 
Annual – 
Footways 
estate footways, cul-de-
walked/driven 
sacs, divergent footways & 
rural footways. 
 
 
 

TABLE 6: CYCLE ROUTE HIERARCHY AND INSPECTION FREQUENCY 
Cycle Route Category 
Definition 
Inspection 
Frequency
 

Part of Carriageway 
As for carriageway, 
minimum frequency 6 
monthly - driven. 

Remote from carriageway 
6 Monthly -
driven/cycled/walked 

Cycle Trails 
Annual - cycled/walked  
 
2.5     DOUBLE MANNED SAFETY INSPECTIONS 
 
2.5.1   In the interests of Inspector and network safety, all carriageway inspection routes  
that are attributed with a monthly inspection frequency, as detailed in table 4, will 
be subject to a double manned inspection regime. These categories of road are 
targeted for double manned inspections due to their associated characteristics 
such as higher traffic volumes, higher traffic speeds and numerous carriageway 
events (e.g. frequent major junctions, traffic lights, pedestrian crossing points, bus 
stops etc) which could potentially render a single man inspection impractical or 
unsafe. 
 
2.5.2   During these inspections there will be a designated driver and the inspection will 
be conducted from the passenger seat of the vehicle. Hence, the Inspector’s 
attention can be purely focused on conducting the inspection, enabling defects to 
be effectively noted.   
 
11 

 
2.6 
VARIATIONS TO STANDARD INSPECTION FREQUENCIES 
 
2.6.1   Well-maintained Highways, code of practice for Highway Maintenance 
Management July 2005, recommends that a risk management approach should be 
adopted in determining the inspection frequencies appropriate to a particular road.  
Although the maintenance category is the main determinant, the frequency of 
inspection should be governed by the functionality of the road and take into 
account the following factors:- 
 

Category within the network hierarchy 

Traffic usage, characteristics, and trends 

Incident and inspection history 

Characteristics of the highway corridor 

Network management policies 

Special designation of routes  
E.g. Safer routes to schools, temporary diversion routes,  
or roads subject to intensive traffic during holiday periods 
 
2.6.2  The frequencies set out in Tables 4, 5 & 6 should be regarded as “starting point” 
frequencies, which may be modified in the light of a consideration of the above 
factors.  Thus for the purposes of the Code, the frequencies should be regarded as 
minimum values, with enhanced frequencies being determined by a simple risk 
assessment of these factors, carried out by a Divisional Highway Manager in 
consultation with the relevant Highway Inspector.  The details of the risk 
assessment should be documented on the form shown in Appendix 2 and 
presented to the relevant Asset Management Technician, following which; the 
enhanced frequency will be incorporated into the IHMS system. By way of 
example; a carriageway may form part of a diversion route for a long term road 
closure and as such is subject to a substantially increased traffic flow, hence may 
warrant an increased inspection frequency.  In many cases, an increased 
inspection frequency will only be necessary for a finite period (i.e. the period of the 
closure), when the circumstances giving rise to the enhanced frequency no longer 
apply, then the relevant Asset Management Technician should be advised and the 
IHMS system will again be amended. 
 
2.7 
VARIATIONS TO INSPECTION ROUTES 
 
2.7.1   If, for any reason (i.e. a road closure) it is not possible to inspect all sections of the 
assigned route, the details of the section or sections not inspected should be noted 
on the IHMS system against the relevant road name upon completion of the route, 
non inspection is denoted by a cross against the relevant road/section.  
 
2.7.2   However, consideration must always be given to the potential of the closed section 
forming part of a combined inspection route, for example, the carriageway may be 
closed but the footway or cycleway remains open to pedestrians and cyclists or 
access is being maintained to other roads or numerous frontages. If these 
circumstances prevail steps should be taken to inspect the restricted section. 
 
 
12 

 
2.8 
PROCESS MAP FOR CARRIAGEWAY, FOOTWAY AND CYCLEWAY  
SAFETY INSPECTIONS 
 
 
UPLOAD REQUIRED INSPECTION ROUTE FROM IHMS INTO VIC II SOFTWARE 
 
  
ON TOUGH BOOK 
 
UNDERTAKE INSPECTION 
 DEFECTS FOUND; COMPLETE RISK MATRIX 
NO DEFECTS FOUND 
AND CATEGORISE, 
 ENTER DEFECT ONTO VICII SOFTWARE 
URGENT DEFECT; IMMEDIATE 
 
RESPONSE REQUIRED 
 UPLOAD COMPLETED INSPECTION 
CONTACT ENTERPRISE 
ROUTE ONTO IHMS SYSTEM 
SUPERVISOR OR LHO 
(SOFTWARE PROMPT GIVEN IN ‘NO 
DEFECTS FOUND’ SCENARIO) 
IF NECESSARY FOR SAFETY REASONS 
REMAIN ON SITE UNTIL CREW ARRIVES 
OR MAKE SAFE FOR INTERIM  
DEFECTS PACKAGED BY 
 (I.E. CONE OFF (SEE NB 2)) 
LHO/ENTERPRISE 
SUPERVISOR 
CREW ATTEND SITE AND 
WORKSHEETS PRINTED OUT FOR 
REPAIR/MAKE SAFE 
IDENTIFIED DEFECTS 
COMPLETE ROUTE AND 
UPLOAD COMPLETED 
WORKSHEETS PASSED TO 
INSPECTION ROUTE ONTO 
RELEVANT CREW 
IHMS SYSTEM  
WORK 
WORKSHEETS PRINTED OUT FOR 
COMPLETED 
IDENTIFIED DEFECTS 
WORKSHEETS RETURNED WITH COMPLETION DATE 
WORKSHEET PASSED TO RELEVANT 
AND OPERATIVES SIGNATURE 
CREW TO COMPLETE AND SIGN 
RETROSPECTIVELY  
IHMS SYSTEM UPDATED WITH COMPLETION DATE 
AND OPERATIVES DETAILS 
NB1: Where defects with potentially serious consequences for network safety are 
made safe by temporary signing or repair, arrangements should be made for a 
special inspection regime to ensure the continued integrity of the signing or repair 
is maintained until a permanent repair can be made. 

NB2: Defects should only be coned off when the defect location makes coning a 
viable option (i.e. adjacent to kerb, in a verge, in a f/way) and it is safe to do so. 
 
13 

 
 
2.9 
PROCESS MAP FOR HIGHWAY DEFECTS WHICH ARE THE  
 
RESPONSIBILITY OF OTHERS (I.E. PUBLIC UTILITY COMPANIES AND 
PRIVATE ROAD OPENINGS, FOR TREES, HEDGES, FENCES & WALLS SEE 
4.13.1 & 4.19.1) 

 
UPLOAD REQUIRED INSPECTION ROUTE FROM IHMS INTO VIC II SOFTWARE 
 
ON TOUGH BOOK 
 
 
UNDERTAKE INSPECTION 
 
 
 
THIRD PARTY DEFECT FOUND, COMPLETE RISK MATRIX AND 
 
CATEGORISE, ENTER DEFECT ONTO VICII SOFTWARE 
 
CATEGORY 2; DEFECT 2, 3, 4  
CATEGORY 1; DEFECT 1  
URGENT RESPONSE REQUIRED 
WHERE SAFE TO DO SO, TAKE 2No 
CONTACT NETWORK INSPECTOR (IN 
PHOTOGRAPHS, 1 PLAN & 1 LOCATION (PLAN 
ABSENCE OF NETWORK INSPECTOR 
MUST SHOW SCALE, I.E. TAPE MEASURE) 
CONTACT NETWORK MANAGEMENT UNIT)  
 
WHERE SAFE TO DO SO, TAKE 2No PHOTOGRAPHS, 1 
 UPLOAD COMPLETED INSPECTION 
PLAN & 1 LOCATION, (PLAN MUST SHOW SCALE I.E.TAPE 
ROUTE ONTO IHMS SYSTEM 
MEASURE)  
IF NECESSARY FOR SAFETY REASONS 
REMAIN ON SITE UNTIL THIRD PARTY  
ELECTRONICALLY COMPLETE DEFECT NOTICE INCLUDING 
ARRIVES OR MAKE SAFE FOR INTERIM  
ROUTE REFERENCE & PHOTOGRAPHS AND FORWARD TO 
 (I.E. CONE OFF (SEE NB 2)) A THIRD 
NETWORK INSPECTOR (IN ABSENCE OF NETWORK 
PHOTOGRAPH WILL BE REQUIRED FOR 
INSPECTOR FORWARD TO NETWORK MANAGEMENT UNIT 
DANGEROUS DEFECTS THAT HAVE BEEN 
AND COPY NETWORK INSPECTOR IN) 
MADE SAFE BY THE HIGHWAY AUTHORITY OR 
 
THIRD PARTY DETAILING THE MAKE SAFE 
 NETWORK INSPECTOR TO ISSUE DEFECT NOTICE IN 
ELECTRONIC FORMAT VIA NETWORK MANAGEMENT 
THIRD PARTY ATTEND SITE AND 
UNIT AND UPDATE CENTRALLY HELD DATABASE 
REPAIR/MAKE SAFE 
 
WORKS NOT COMPLETED WITHIN 
CONDUCT PERIODIC INSPECTIONS 
TIMESCALE ARRANGE 
OF DEFECT TO MONITOR CONDITION 
REPAIR/MAKE SAFE (FORWARD 
AND RECTIFICATION  
ASSOCIATED COSTS TO NMU FOR 
RECHARGE PURPOSES)  
WORKS NOT COMPLETED 
WITHIN TIMESCALE CONDUCT 
COMPLETE ROUTE AND UPLOAD 
WORKS AND FORWARD 
COMPLETED INSPECTION ROUTE ONTO 
ASSOCIATED COSTS TO NMU 
IHMS SYSTEM  
FOR RECHARGE PURPOSES  
 
WORK 
COMPLETED 
CENTRALLY HELD DATABASE UPDATED 
NB1: Where defects with potentially serious consequences for network safety are 
made safe by temporary signing or repair, arrangements should be made for a 
special inspection regime to ensure the continued integrity of the signing or repair 
is maintained until a permanent repair is made. 

NB2: Defects should only be coned off when the defect location makes coning a 
viable option (i.e. adjacent to kerb, in a verge, in a f/way) and it is safe to do so. 
 
14 

 
2.10  DEFECT CATEGORIES AND RESPONSE TIMES 
 
2.10.1 Well-maintained Highways, code of practice for Highway Maintenance             
Management July 2005 defines two categories of defects:- 
  
           Category 1 Defects, requiring prompt attention, because they represent an        
immediate or imminent hazard, or because there is a risk of short-term 
deterioration. 
 
Category 2 Defects are defined as “all other defects”, which are of a non-urgent 
nature and may be included in planned programmes of work, according to overall 
maintenance priorities. 
 
2.10.2 The Code recommends that “Highway Authorities should adopt a range of local 
response times and apply them in responding to various types of defects, 
according to the perceived degree of risk, having regard to the characteristics and 
use of the network”. It states that “the degree of deficiency in a particular element 
of the highway is crucial to determining the nature and speed of response in 
repairing that defect”. 
 
 
2.10.3 The Code gives general guidance on the speed of response, but recommends that 
on-site judgement should be used to determine the need and timescale to respond 
to particular local circumstances.  As stated previously, the degree of risk from a 
pothole depends upon not merely its depth, but also on its surface area and 
location. 
 
2.10.4 Following a risk assessment, the actual response time to repair a defect should be 
specified by the Inspector, having regard to the following factors:- 
 
 

Category of road/footway/cycle route within network hierarchy 
 
 

Traffic and/or pedestrian use, characteristics and trends 
 

Location (if the defect is in a vulnerable location, i.e. in the carriageway 
wheel track or in the vicinity of a hospital or school) 
 

Specially designated route (i.e. Safer Routes to School or a traffic diversion 
route) 
 

Existing or predicted climatic conditions (sensitive locations – flooding etc) 
 
2.10.5 In all cases, utilising a risk management approach, the Inspector should make a 
conscious decision to, either treat the defect as one which requires immediate 
attention, or, alternatively, specify the response time which, taking all of the above 
factors into account, is deemed to be appropriate. In relation to urgent Category 1 
defects, in certain instances a defect may be deemed so dangerous that an 
inspector is required to immediately make the defect safe (i.e. cone off, where 
coning is a viable option and it is safe to do so) or alternatively wait on site until a 
relevant crew arrives to carry out remedial action.   
 
 
 
 
 
15 

 
2.10.6 It will thus be seen that a degree of flexibility is available to tailor the defect 
response time to the particular circumstances which prevail.  Having decided on an 
appropriate response time, this should be entered onto the IHMS database, and 
the Authority will endeavour to ensure that the actual response time is not allowed 
to extend beyond the specified period.  Systems are in place to monitor 
performance on the response times being achieved, and it is important to ensure 
that the specified response times are not exceeded, except in exceptional 
circumstances, so that the County Council’s adherence to their stated policies can 
be adequately demonstrated. 
 
2.11     CATEGORY 1 DEFECTS (Defect 1) 
 
2.11.1 Defect 1: These are defects which require prompt action because they represent    
an immediate or imminent hazard, or because there is a risk of short term 
deterioration. 
 
Three alternative actions arise: 
 
(a)  Make the defect safe at the time of inspection (i.e. sign and cone off) and 
summon a maintenance crew to break off their existing work to carry out 
immediate repairs. In certain instances an inspector may be required to wait on 
site until the relevant crew arrives to make carry out remedial action.  
 
(b)  Request a maintenance crew to make the site safe or carry out repairs within        
24 hours. 
 
(c)  Request a maintenance crew to make the site safe and make arrangements for 
permanent repairs to be carried out within 28 days. 
 
NB1: Where defects with potentially serious consequences for network safety are 
made safe by temporary signing or repair, arrangements should be made for a 
special inspection regime to ensure the continued integrity of the signing or repair 
is maintained until a permanent repair can be made. 
 
NB2: The decision on which course of action to adopt would depend on an ad hoc    
risk assessment, which would typically include a consideration of the following 
factors. 
 
 - 
The nature and severity of the defect 
 
 

Traffic and/or pedestrian usage 
 
 

Location e.g. wheel track, o/s hospital or school, proximity to a road junction 
 
 

Congestion/disruption caused by temporary traffic control 
 
 

Diversion Route 
 
           Special Designation Route e.g. Marathon 
 
 - 
Existing or predicted climatic conditions 
 
 
 

 
16 

 
2.12      CATEGORY 2 DEFECTS (Defects 2, 3 & 4) 
 
2.12.1   Category 2 Defects consist of all types of defects other than Category 1 defects 
and here again, the nature and timing of the response will be determined by 
assessing the degree of risk and taking into account the same factors detailed in 
respect of the response to Category 1 defects. Category 2 defects have been 
divided into three risk classifications, High, Medium and Low risk as suggested by 
Well-maintained Highways Code of Practice for Highway Maintenance 
Management July 2005. These defects will be referenced as defects 2, 3 and 4 
respectively, and the following response times should be apportioned; 
 
           -   Defect 2: High Risk Category 2 defect; Make safe or repair within 7 calendar    
days 
  
-   Defect 3: Medium Risk Category 2 defect; Repair within 28 calendar days  
 
-   Defect 4: Low Risk Category 2 defect; Carry out repair during the next available                   
                    programme, add to scheme request log, consider for community gang   
programme, schedule a more detailed inspection or schedule      
                    intermediate inspections before next standard inspection to monitor    
                    site condition.                                    
 
2.13   COMMENCEMENT OF DEFECT RESPONSE TIMES 
 
2.13.1  The response time for carrying out remedial work varies with the Category of      
defect. 
            
2.13.2   The response times stated in sections 2.11 & 2.12 commence from the time that 
the County Council first became aware of the existence of a defect (i.e. if the 
Authority is notified via electronic mail, it first becomes aware of the defect when 
the electronic mail is opened). This is particularly important in relation to defects 
which require an urgent response. Because the 24 hour response time starts 
when the County Council was first informed of the defect by a member of the 
public, only CLARENCE reports that are attributed an emergency or high priority 
will be assumed to be a category 1 defect. In relation to defects noted by the 
highway inspector the 24 hour response time commences from the point that the 
defect was noted. 
 
2.13.3   Category 2 defects will be submitted to the IHMS system and dealt with by the 
appropriate Local Highway Officer or Enterprise Supervisor, on the understanding 
that the work will be included in a planned programme of work at the earliest 
opportunity, but that no undue risk is judged to exist in the intervening period. 
       
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
17 

 
2.14   GUIDELINES ON CATEGORY 1 DEFECTS 
 
2.14.1   Tables 7 & 8 are intended to give general guidance only, to Highway Inspectors 
on the existence of category 1 defects; they are by no means exhaustive. 
 
 
 
TABLE  7:  CATEGORY  1  DEFECTS  (Defect  1):  Defects  presenting  an  immediate  or 
critical  hazard  to  road  users  requiring  IMMEDIATE  ACTION  to  make  safe  or  repair.  
Such defects include, but are not limited to the following:- 
Defect 
Intervention Criteria 
 
 
-  Major debris or spillage on the 
None specifiable 
highway 
 
-  Critically unstable overhead wires, 
None specifiable 
trees or structures 
 
-  Exposed live wiring 
None specifiable 
 
 
-  Carriageway / footway / cycleway 
None specifiable 
collapse with high risk of accidents 
/ loss of control 
 
-  Isolated standing water with high 
Standing water in wheel tracks 
risk of loss of control 
 
-  Missing or seriously defective 
None specifiable 
ironwork with high probability of 
injury to highway users 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
18 

 
TABLE 8: CATEGORY 1 DEFECTS (Defect 1CONTINUED: Defects presenting an 
urgent or imminent hazard, or risk of rapid structural deterioration requiring urgent 
repairs or to be made safe WITHIN 24 HOURS.  Such defects will include, but are not 
limited to the following: 
Defect 
Intervention Criteria 
 
 

Rapid deterioration in stability of 
Non specifiable 
overhead wires, trees or structures 
 
 
 

Damaged, defective or obscured 
One or more signal heads defective 
traffic signals  
 
 
 

Missing, obscured or dirty ‘Stop’  
None specifiable 
signs and road markings 
 
 
 

Missing, obscured or dirty ‘Give Way’ 
None specifiable 
signs and road markings at a location 
of potential high risk (i.e. a junction 
joining a major road) 
 
 
 

Missing or seriously damaged safety 
Fencing unable to serve the intended function 
or pedestrian fencing  
 
 
 

Pothole, trench or other abrupt 
Risks associated with depth / size will vary 
carriageway level difference, of a size 
according to location 
and location likely to cause vehicle 
damage / loss of control 
 
 
 

Edge deterioration with abrupt level 
Exceeding 100mm in depth 
difference of a size and location likely 
to cause loss of control 
 
 
 

Pothole, trench or other abrupt level 
Exceeding 20mm in depth 
difference on remote or carriageway – 
located cycle track, of a size and 
location likely to cause injury / loss of 
control 
 
 
 

Pothole, trip or other abrupt level 
Exceeding 20 mm in depth 
difference in footway or kerb line of a 
size and location likely to cause injury 
to users  
 
 
 

Gap / joint in footway of a size  and 
Exceeding 20mm in width 
location likely to cause injury to users 
 
 
 

 
19 

 
2.15  THIRD PARTY DEFECT REPORTS  
 
2.15.1   Additional safety inspections will also be required in response to reports of 
defects on the highway, received from third parties. Following inspection of the 
site, when they are found to be valid, such defects will be risk assessed and 
attended to in accordance with the response times for Category 1 or 2 defects. In 
the case of CLARENCE reports, pertinent staff, should record their findings and 
the attributed defect category in the close notes of the relevant report, and the 
IHMS system updated to reflect the same.   
  
2.16    CARRIAGEWAY INSPECTIONS
 
 
2.16.1   Safety inspections on carriageways will normally be carried out from a slow 
moving vehicle, and will either be subject to a double manned inspection regime 
or carried out by an unaccompanied inspector dependant on hierarchical 
standing. 
 
2.16.2   Vehicle based safety inspections should be carried out in accordance with the 
established risk management control procedures contained in the Area Office 
Health and Safety File.  Inspectors, whilst recording defects, should avoid parking 
on the highway, in a manner which is likely to compromise their personal safety or 
that of other road users. 
 
2.17    PERFORMANCE INDICATORS 
 
2.17.1   Each year, the County Council is required, under the Local Government Act 
1999, to publish details of its performance on certain key aspects of its work, and 
the calculations on which the performance is based, are audited by the District 
Auditor.  The County Council also publishes various Local Performance Indicators 
which are included in the Department’s Delivery Plan/Service Plan. In the context 
of the County Council’s highway safety inspection regime, the key local 
performance indicator relates to our response to Category 1 defects within 24 
hours.   
 
2.17.2   The publication of the indicators is intended to demonstrate the County Council’s 
ability to deliver best value, and achieve continuous improvement, in service 
provision to our customers.  It is, therefore, important to pay particular attention to 
ensuring that all such defects are dealt with promptly, and that proper records are 
kept, to enable the County Council to substantiate its performance. 
 
2.17.3   A second indicator is that relating to the number of highway-related third party 
claims for compensation, which the County Council receives each year and, here 
again, an effective safety inspection regime is crucial to the minimisation and 
repudiation of such claims. 
 
2.17.4   Other indicators are likely to be introduced as part of the developing performance 
management regime. 
 
 
 
 
 
 

 
20 

 
2.18    DEFECT RECORDING PROCEDURES FOR SAFETY INSPECTIONS 
 
2.18.1   All highway defects which are noted should be recorded on the tough book 
recording devices, separate instructions are available on the operation of these 
facilities. (Refer to Asset Management Technician). 
 
2.18.2   Where no tough book computer facility is available the defects should be 
recorded on site via a hand-held tape recorder or notebook and transferred to the 
IHMS system on return to the office. 
 
2.18.3   When an inspector has completed the designated inspection route, the IHMS 
system will present him/her with a list of road names contained within that route 
each of which is accompanied by a tick box. A tick within that box represents 
inspection of that section of the route, conversely a cross indicates no inspection, 
this is a mechanism by which completion of a route can be guaranteed and 
makes it absolutely clear, in the context of any legal scrutiny of our 
documentation and records that an inspection took place. In the scenario of no 
defects being identified on an inspection route, the software will provide a prompt 
to that effect prior to the completed route being loaded back into the IHMS 
system, as a confirmation of no defects being identified. 
 
 
3.0      STAFF OBLIGATIONS 

 
 
 
3.1      GENERAL OBLIGATION OF HIGHWAYS MANAGEMENT STAFF 
 
TO NOTE AND RELAY DEFECTS TO APPROPRIATE TEAM MEMBERS 
 
3.1.1 
All maintenance staff have a general responsibility for observing and reporting  
defects on all categories of road, during the course of their normal duties of 
managing the maintenance of the highway network.  Such defects should be 
notified to the relevant highway inspector on his/her return to the office, or, in the 
case of Category 1 defects, to the relevant Local Highway Officer or Enterprise 
Supervisor for immediate action to be taken.  In order to deliver best value to our 
customers, we all need to work as a team and, therefore, staff should not be 
reluctant to provide or receive information which assists the achievement of our 
service objectives. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
21 

 
4.      NOTES ON TYPICAL HIGHWAY DEFECTS 
 
           Note where investigatory levels are quoted in the following notes, these are for 
purposes of guidance only, and inspection items with a lesser degree of deficiency 
may, in particular circumstances; pose an equal or greater safety hazard. 
 
4.1     CARRIAGEWAY POTHOLES / DEPRESSIONS 
 
4.1.1  Potholes of any depth should be noted where their location and shape significantly 
affect carriageway riding quality and/or pose a safety risk.  Potholes imminently 
approaching, corresponding to or is in excess of 40mm depth should normally be 
recorded and risk assessed, any pothole greater than 100mm in depth is 
considered to be a dangerous defect.  Where wheel tracking is present in the 
carriageway, this should be recorded where there is a risk of standing water or 
where the passage of vehicles, especially motorcycles, are likely to be affected. 
 
4.2     SAFETY FENCE AND BARRIERS 
 
4.2.1  Any impact to safety fence or barriers that has caused structural damage; corroded 
parts, missing parts and any noticeable parts not to standard.  Following the initial 
identification of a defect, consideration should be given to the need for a more 
detailed inspection of the whole fence or barrier. 
 
4.3     DAMAGED SIGNS OR BLATANTLY INCORRECT SIGNS 
 
4.3.1  Sign face or post damage, missing parts, inconspicuous, mis-aligned, misleading. 
 
4.4     OBSCURED SIGNS 
 
4.4.1  Signs not easily visible, e.g. obscured by vegetation, moss, or other signage & 
street furniture.  Particular note should be taken of signs located in the vicinity of 
trees which become contaminated or obscured by lichen. 
 
4.5     LIGHTING COLUMNS, ILLUMINATED SIGNS/BOLLARDS 
 
4.5.1  Evidence of vehicle impact, exposed wiring, missing or loose inspection covers, 
vandal damage or severely corroded columns.  Such defects should be referred to 
the County Council’s PFI Contractor via the “CLARENCE” defect reporting facility. 
 
4.6     RECESSED ROAD STUDS
 
 
4.6.1  Dislodged or missing metal road studs.  (If found, remember to book a pothole so 
that a temporary repair can be undertaken on the resulting hole.) 
 
4.6.2  Where more than 10% of the studs or individual cat’s eyes are ineffective or 
missing then the marking system is considered to be substandard.   
  
4.7     OVERRIDING OF VERGES
 
 
4.7.1  Overriding of verges causing rutting along the edge of the carriageway greater 
than 100mm deep and 10m in length. 
 
 

 
22 

 
4.8 
DEFECTIVE IRONWORK 
 
4.8.1 
Ironwork which is broken, missing, faulty, badly fitting, worn smooth or has sunk 
abruptly more than 40mm, or protrudes above the carriageway or footway surface 
more than 20mm. 
 
Where ironwork is missing or seriously defective with a high probability of injury to     
highway users it should be regarded as a dangerous defect. 
 
 
(Following a risk assessment and categorisation, defective utility ironwork should 
be recorded on the IHMS system. A defect notification form should be completed 
in electronic format accompanied by the route reference and photographic 
evidence; this should then be forwarded to the relevant Network Inspector in 
order that they can notify the utility company concerned via the Network 
Management Unit. In the absence of the Network Inspector the completed defect 
notification form should be sent to the Network Management Unit and the 
Network Inspector copied in.) 
 
4.9 
DISLODGED OR LOOSE KERBS 
 
4.9.1 
Any kerb, which is loose or projects more than 50mm into the 
carriageway/footway or presents a trip hazard greater than 20mm. 
 
4.10  DISLODGED OR LOOSE SETTS 
 
4.10.1   Any sett, which is loose or projects more than 50mm into the carriageway/footway 
or presents a trip hazard greater than 20mm. 
 
4.11  TRENCHES 
 
4.11.1   Any trench, which has settled in the carriageway or footway.  If the trench is 
associated with utility works and is within the two or three year guarantee period, 
the utility concerned must be approached to take the necessary remedial action in 
accordance with the defective reinstatement procedure as defined in NRSWA.  
(Even outside the guarantee period, where the subsidence can be attributed to 
defective workmanship, then the utility is liable for the reinstatement). 
 
4.12  OBSTRUCTIONS – GENERAL 
 
4.12.1   Any obstruction on any part of the highway network which is considered      
dangerous for vehicle drivers, pedestrians or cyclists.  This item includes 
unauthorised roadside posts and boulders and tree debris.  (See relevant 
standard letters in Appendix 4 and paragraph 4.2.8.2 of the County Highways 
Network Management Policy Document). 
 
 4.12.2    This item also includes the presence of plastic fixing ties, on sign or lamp 
columns, used in connection with fly posters, particularly those fixed at eye height 
of children or adults, which are thus likely to cause a hazard. 
 
 
 
 
 
 
23 

 
4.13  TREE DEFECTS 
 
4.13.1   Applies to any tree located within the highway boundary, or located outside the  
highway boundary, but within falling distance of the highway, which has 
overhanging branches (refer to table 1 for investigatory levels), shows evidence 
of being dead, diseased, or of a generally unsafe or unsound nature.  Also 
applies to any significant tree debris left within the highway boundary after felling.  
In cases of doubt, or where large scale remedial works are proposed, the advice 
of the relevant Divisional Highway Manager should be sought.  Appendix 5 sets 
out general guidelines on the recognition of hazardous trees.  
 
N.B.      For non-highway trees, except where the defect constitutes immediate safety 
hazard, the relevant standard letter contained in Appendix 4 should be used in 
the first instance to affect a response from the frontager concerned. 
 
4.14  INADEQUATE VISIBILITY
 
 
4.14.1   Covers any impaired visibility at road junctions caused by overgrown vegetation, 
badly sited signs, or other obstruction. 
 
4.15  STANDING WATER 
 
4.15.1   Caused by depressions of the highway surface, a blocked drainage system, or 
water discharging on to, or flowing across the highway.  Applies to carriageway 
standing water more than 500mm from the kerb face, or found in wheel track 
rutting depressions. 
 
4.15.2   Also applies to footway standing water more than 10mm deep that restricts the 
footway width to less than 0.5m, or is likely to cause pedestrians to use the 
adjacent carriageway. 
 
4.16  DETRITUS, SPILLAGE OR CONTAMINATION
 
 
4.16.1  Motorcycles and cycles are particularly vulnerable to this type of defect, primarily 
on bends and junctions. It applies to situations where there is a need to clear the 
highway network of detritus, spillage or contamination, which has arisen because 
of e.g. leaf fall, loose aggregate or load spillage. 
 
 
N.B.1 Except where the deposits on the highway prevent the safe passage of 
vehicles or pedestrians, such matters should be referred in writing to the 
appropriate environmental health authority or land owner using the relevant 
standard letter contained in Appendix 4. 
 
  N.B.2 Includes accumulation of detritus at junctions, traffic islands and hatched 
areas of carriageway. 
 
4.17  WEED GROWTH 
 
4.17.1   Any significant ingress of weeds within the wearing course, of a carriageway, 
footway or cycleway, or within kerb drainage channels, which has caused 
disruption of the highway fabric, and/or will impede the flow of surface water. 
 
 
 
24 

 
4.18  FOOTWAY POTHOLES, TRIPS, DEPRESSIONS OR UNEVEN SURFACES 
 
4.18.1   Potholes, trips and rocking flags imminently approaching, corresponding to or in 
excess of 20mm should normally be recorded and risk assessed.  Rapid change 
of footway profile greater than 25mm, particularly sites extending in plan 
dimension less than 600mm. 
 
4.19  HEDGES, FENCES AND WALLS  
 
4.19.1  Covers any situation where a hedge, fence or wall is impeding, the passage of 
vehicles, cyclists or pedestrians. 
 
 
N.B.  For non-highway hedges, fences, and walls and except where the defect 
constitutes an immediate safety hazard, the relevant standard letter contained in 
Appendix 4 should be used in the first instance to affect a response from the 
frontager concerned. 
 
4.20  ROAD MARKINGS
 
 
4.20.1   Covers any noticeable defect with Road Markings, e.g. faded lines, missing or 
loose road studs.  Where satisfactory response times cannot be achieved, due to 
the non-availability of a road marking contractor, it will be acceptable to place a 
“No Road Markings” sign for the interim period.  Particular care should be taken 
to monitor the condition of mandatory road markings e.g. stop lines or double 
lines.   
 
4.20.2  Road markings should be considered to be inadequate when more than 30% of                      
the marking material is worn away. 
 
4.21  ACCIDENT DAMAGE 
 
4.21.1   Damage to any part of the Highway Network or infrastructure, which has been 
caused by a third party. 
 
 
   N.B.  A note of all available details of the third party should be recorded. 
 
4.22  BLOCKED DRAINAGE SYSTEMS 
 
4.22.1   Flooding of the Highway Network caused by inadequate or a blocked drainage 
system e.g. blocked gully or grips. Specific attention should be given to the 
condition/operation of grips and gullies in sensitive locations, for example, at or 
near low points so as to prevent flooding.  
 
4.23  OTHER 
 
4.23.1   Covers any other defect not mentioned in the above list, but which is considered  
              to constitute a safety hazard. 
 
 
 
 
 
 
 
25 

 
5. 
ADDITIONAL NOTES 
 
 
5.1     NOTES FOR HIGHWAY SAFETY INSPECTORS 
 
5.1.1  During all inspections, the inspector must be constantly on the lookout for any of 
the types of defect defined in this code, for which some form of action is required.  
Inspectors should consider the particular needs of vulnerable road users such as 
children, the elderly and the disabled as well as pedestrians, cyclists, 
motorcyclists, and motor vehicle users, in general, in assessing the severity of the 
defect and the appropriate response time. 
 
5.1.2  For all highway defects logged on IHMS the following information will be                                
recorded:- 
 

Nature of defect 

Location/Route No. 

Time/Date the defect was noted 

Time/Date the defect was rectified 

Weather Conditions 
 
5.1.3  The inspector shall maintain a record of inspections which includes all inspections 
which have been carried out, together with his or her leave/absence details. 
 
5.1.4  Where a length of carriageway is ‘extensively’ potholed, each pothole should be 
recorded, as opposed to an aggregated area. 
 
5.1.5  In the event of an identified defect being a Pothole, the size must be recorded as 
follows; the area in m² and the depth in mm. 
 
5.1.6  A text description in addition to location must be given to aid the identification of 
the defect.   
 
5.1.7  Where no defects are observed, this is confirmed by a software prompt before 
loading the completed route into the IHMS system.  
 
5.1.8  Where action is taken on site to remedy a defect either by the Inspector or by the 
Contractor whilst the Inspector is still in attendance, the defect should still be 
recorded on the IHMS system. 
 
5.1.9  Reports are available in a wide variety of formats and content, however, the 
principal reports which will be used in connection with the safety inspection regime 
are as follows:- 
 

GIS based display of the incidence of highway defects by type. 

Record of inspections undertaken on a specific section of road. 

Actual defect response time compared with required response time. 
 
 
26 

 
APPENDIX 1 
 
HIGHWAY INSPECTIONS - RELEVANT LEGISLATION
 
 

Section 41 Highways Act 1980.  Highway Authorities are under a duty to maintain 
the highway. 
 

If it does not maintain, the Highway Authority is liable to be charged with statutory 
negligence and potentially manslaughter in the event of a fatality. 
 

Section 58 of Highways Act 1980. Provides a defence, such that if the Highway 
Authority can prove that it took such care, as in all the circumstances, was 
reasonably required, considering the following factors, then the defence is likely to 
be valid:- 
 
 

The character of the highway and traffic reasonably expected to use it. 
 

The standard of maintenance appropriate for a highway of that character. 
 

The state of repair which a reasonable person would have expected to find 
the highway. 
 

Whether the Highway Authority knew, or could reasonably have been 
expected to know, that the condition of the highway was likely to cause 
danger to the users (e.g. evidence of previous complaints). 
 

What warning notices had been displayed. 
 
 N.B. 
 
1. 
For a Highway Authority to plead that there was no regular inspection of the 
highway and, even if there had been, it had insufficient resources to make road 
safe is NOT a sufficient defence. Therefore, in order to reduce their potential 
liability, the Highway Authority must routinely inspect the highway network, so that 
defects can be identified, categorised and therefore prioritised, to ensure that 
defects are rectified within appropriate timescales in a cost effective and efficient 
manner. 
 
2. 
If the HA can establish that it exercised reasonable care, but through no fault of his 
own, had been unable to take steps to make the highway safe, it may potentially 
escape liability. 
 
3. 
In Meggs v Liverpool Corporation, it was held that a footway was reasonably safe, 
even though it had an occasional ridge of ½ to ¾ of an inch (13mm to 19mm). 
 
4.        In Griffiths v Liverpool Corporation, the Highway Authority was held liable for an      
unsafe footway, because it was shown that there had been an inadequate system 
of inspection and repair. 
 
5.        It is worthy of note that the legal cases stated in 3 & 4 above are there by way of 
example, and may not necessarily represent a Court’s view on any particular case 
as other precedent may also be relied on. 
 
 
 

 
27 

 
 
APPENDIX 2 
 
 
STAFFORDSHIRE COUNTY COUNCIL 
DEVELOPMENT SERVICES DEPARTMENT 
 
Risk Assessment for Variation in Inspection Frequency 
 
 
Road No. 
 
 
 
From   
 
 
 
 
To 
 
 
 
Circumstances giving rise to the need to vary the inspection frequency 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Existing Inspection Frequency 
 
 
 
 
Proposed Inspection Frequency 
 
 
Period of varied Inspection Frequency 
 
 
 
Risk Assessment Completed By 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Date 
 
Varied Inspection Frequency Endorsed By 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Date 
 
 
 
 
 
 

 
28 

 
 
APPENDIX 3 
 
 

RISK MATRIX 
PROBABILITY      
Very Low [1] 
Low [2] 
Medium [3] 
High [4] 
► 
IMPACT ▼ 
Negligible [1] 
 




Low [2] 
 
                       2 
 

 


Noticeable [3]  
 


 

12 
High [4] 
 
 


12 
  
16 
 
Category 2 Defect 4   Category 2 Defect 3 
Category 2 Defect 2  
Category 1 Defect 1 
(Low Risk) Carry out 
(Medium Risk) 
(High Risk) Make 
Various responses 
repair during next 
Repair within 28 
safe or repair in 7 
within 24 hrs 
available programme 
calendar days 
calendar days 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
29 

 
APPENDIX 4: STANDARD LETTERS 
(FILE PATH FOR LETTERS = H:\Highways\General Info\Standard Documents) 
 
STANDARD LETTER: A4.1 DEAD OR DYING TREE: INITIAL LETTER 
 
Our Ref 
Your Ref 
Date 
 
Dear Sir/Madam, 
 
DEAD OR DYING TREE(S): 
…… (LOCATION) ………………………………………..… 
 
During routine highway inspections within your area, it has been noted that the 
………… (Description of tree(s)) …………………………………… located on your 
land which is situated alongside the …… (Road Number/Road Name) …… poses a 
potential danger to road users or pedestrians, because it appears to be dead or 
dying and is within falling distance of the highway. 
 
The purpose of this letter is to ensure that you understand that you will be held liable 
for any claim for injury or damages which may arise, due to the condition of the tree. 
 
I would therefore be grateful if you could arrange to have (it/them) inspected by a 
competent tree surgeon and for the appropriate remedial work to be carried out as 
soon as possible.  Our general policy in this respect is to favour pruning and lopping 
work, as opposed to felling the tree, unless this is absolutely necessary. 
 
I can, if you wish, provide you with a copy of the County Council’s approved list of 
tree surgeons. 
 
Prior to undertaking any work on the tree(s) in question, you will need to contact 
your District Council, to check if there is a tree preservation order or other restriction 
governing any work on the tree, in which instance, the District Council will advise 
you on what actions to take. 
 
Will you please let me know what arrangements you have made to render the tree(s) 
safe, a follow up inspection will be conducted within the next (7/14/21/28) days in 
order to monitor progress. If you believe that the tree(s) (is/are) not owned by you, 
please let me know and if possible let me have the name and address of the owner. 
 
If necessary, the Highways Act 1980: Section 154, provides the County Council with 
powers to serve a formal notice, requiring you to carry out the necessary work within 
14 days, after which, the County Council can arrange for the work to be carried out 
and for any associated costs, including administration and supervision, to be 
charged to you. However, I trust that it will not be necessary to resort to this 
procedure. 
 
If you have any questions about the above matter, you are welcome to contact us on 
the telephone number at the head of this letter. 
 
Finally, please may I thank you for your co-operation in this matter. 
 
Yours faithfully,  
 
 
30 

 
STANDARD LETTER: A4.2 DANGEROUS TREE: INITIAL LETTER 
 
 
Our Ref 
Your Ref 
Date 
 
 
Dear Sir/Madam, 
 
DANGEROUS TREE(S): 
 
…… (LOCATION) ……………………............................... 
 
During routine highway inspections within your area, it has been noted that the 
………… (Description of tree(s)) … ... ………………………………located on your 
land which is situated alongside the …… (Road Number/Road Name) …… poses a 
potential danger to road users or pedestrians, because of…... (e.g. overhanging 
boughs less than 5.1m (16’6”) above road level or unsafe weak boughs)
 ... ... 
which are within falling distance of the highway. 
 
The purpose of this letter is to ensure that you understand that you will be held liable 
for any claim for injury or damages which may arise, due to the condition of the tree. 
 
To maintain the safety of road users and pedestrians, I would be grateful if you could 
arrange for the bough(s) to be attended to as soon as possible. 
 
I can, if you wish, provide you with a copy of the County Council’s approved list of 
tree surgeons. 
 
Prior to undertaking any work on the tree(s) in question, you will need to contact 
your District Council, to check if there is a tree preservation order or other restriction 
governing any work on the tree, in which instance, the District Council will advise 
you on what actions to take. 
 
Will you please let me know what arrangements you have made to render the 
tree(s) safe, a follow up inspection will be conducted within the next (7/14/21/28) 
days in order to monitor progress. If you believe that the tree(s) (is/are) not owned 
by you, please let me know and if possible let me have the name and address of the 
owner. 
 
If necessary, the Highways Act 1980: Section 154, provides the County Council with 
powers to serve a formal notice, requiring you to carry out the necessary work within 
14 days, after which, the County Council can arrange for the work to be carried out 
and for any associated costs, including administration and supervision, to be 
charged to you. However, I trust that it will not be necessary to resort to this 
procedure. 
 
If you have any questions about the above matter, you are welcome to contact us on 
the telephone number at the head of this letter. 
 
Finally, please may I thank you for your co-operation in this matter. 
 
 
Yours faithfully, 
 
31 

 
STANDARD LETTER: A4.3 DEAD, DYING OR DANGEROUS TREE(S):  
FOLLOW UP LETTER 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
Our Ref 
Your Ref 
Date 
 
 
 
Dear Sir/Madam, 
 
NOTIFICATION OF DEAD, DYING OR DANGEROUS TREE(S) 
HIGHWAYS ACT 1980 – SECTION 154 
 
I wrote to you on ………… (Date) ………… to explain my concerns regarding the 
condition of the tree(s) located on your land situated alongside the 
………  (Road Number/Road Name/Location Details) ………… because 
(they/it) (is/are) within falling distance of the highway. 
 
Since I have not heard from you regarding your arrangements for dealing with the 
tree(s), I would be grateful if you could advise me, without further delay, of what 
action you propose to take. 
 
This correspondence is Formal Notice under Section 154 of the Highways Act 
1980, the Statutory Notice in this respect is enclosed. Failure to act on this 
Notice within 14 days, will entitle the County Council to enter your land and 
take the necessary action on a rechargeable basis. You have the right to 
appeal to the local Magistrates Court against this Notice. 
 
Our general policy is to encourage pruning and lopping work in preference to felling 
trees and I recommend that you seek advice from a qualified tree specialist to 
decide what work needs to be done. 
 
I can, if you wish, provide you with a copy of the County Council’s approved list of 
tree surgeons. 
 
Prior to undertaking any work on the tree(s) in question, you will need to contact 
your District Council, to check if there is a tree preservation order or other restriction 
governing any work on the tree, in which instance, the District Council will advise 
you on what actions to take. 
 
 
 
 
/Cont’d… 
 
 
32 

 
I would like to point out that our inspection of private trees that are located outside 
the highway boundary, is limited to a roadside viewpoint and we recommend that 
you inspect all such trees regularly and also arrange for them to be examined, from 
time to time, by a qualified tree specialist, since the full extent of the work which may 
be necessary can only be determined by a detailed inspection.  It is for this reason 
that we cannot accept any liability for any costs which you incur in arranging for such 
an inspection, in this particular case, irrespective of the results. 
 
If you have any questions about the above matter, you are welcome to contact us on 
the telephone number at the head of this letter. 
 
Finally, please may I thank you in anticipation of your co-operation in dealing with 
the above matter in a prompt manner. 
 
 
Yours faithfully, 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
33 

 
STANDARD LETTER: A4.4 OVERGROWN HEDGES, TREES OR SHRUBS:         
INITIAL LETTER 
 
 
 
 
 
 
 
Our Ref 
Your Ref 
Date 
 
 
Dear Sir/Madam, 
 
OVERGROWN HEDGES (TREES OR SHRUBS) 
 
….. (ROAD NUMBER/ROAD NAME/LOCATION DETAILS) ..…. 
 
During routine highway inspections within your area, it has been noted that the 
hedges/trees/shrubs) located on land which is believed to be owned by you are: 
 

likely to endanger road users (or pedestrians) 

likely to obstruct road users (or pedestrians) 

likely to obstruct or interfere with the view of vehicle drivers 

likely to obstruct the light from the adjacent street light 
 
(delete as appropriate) 
 
The purpose of this letter is to ensure that you understand that you will be held liable 
for any claim for injury or damages which may arise, due to the condition of the 
(hedges/trees/shrubs)
 
I would therefore be grateful if you could arrange to prune or cut back the (hedges/ 
trees/shrubs)
 so as to remove the danger or obstruction as soon as possible. A 
follow up inspection will be conducted within the next (7/14/21/28) days in order to 
monitor progress. If you believe that the (hedges/trees/shrubs) (is/are) not owned 
by you, please let me know and if possible let me have the name and address of the 
owner. 
 
If necessary, the Highways Act 1980: Section 154, provides the County Council with 
powers to serve a formal notice, requiring you to carry out the necessary work within 
14 days, after which, the County Council can arrange for the work to be carried out 
and for any associated costs, including administration and supervision, to be 
charged to you. However, I trust that it will not be necessary to resort to this 
procedure. 
 
If you have any questions about the above matter, you are welcome to contact us on 
the telephone number at the head of this letter. 
 
Finally, please may I thank you for your co-operation in this matter. 
 
 
Yours faithfully, 
 
34 

 
STANDARD LETTER: A4.5 OVERGROWN HEDGES, TREES OR SHRUBS:     
FOLLOW UP LETTER 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Our Ref 

Your Ref 
Date 
 
 
 
Dear Sir/Madam, 
 
NOTIFICATION OF OVERGROWN HEDGES (TREES OR SHRUBS) 
HIGHWAYS ACT 1980 – SECTION 154 
 
I wrote to you on………… (Date) …………to explain my concerns that the (hedges/ 
trees/shrubs)
 …………… (Location………………………………… 
……….……..……are……… (Identify problem as per previous letter) ………… 
and pose a potential safety hazard. 
 
Since I have not heard from you regarding your arrangements for dealing with the 
(hedges/trees/shrubs), I would be grateful if you could advise me, without further 
delay, of what action you propose to take. 
 
This correspondence is Formal Notice under Section 154 of the Highways Act 
1980, the Statutory Notice in this respect is enclosed. Failure to act on this 
Notice within 14 days, will entitle the County Council to enter your land and 
take the necessary action on a rechargeable basis. You have the right to 
appeal to the local Magistrates Court against this Notice. 
 
If you have any questions about the above matter, you are welcome to contact us on 
the telephone number at the head of this letter. 
 
Finally, please may I thank you in anticipation of your co-operation in dealing with 
the above matter in a prompt manner. 
 
 
 
Yours faithfully, 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
35 

 
STANDARD LETTER: A4.6 NOTIFICATION OF DISTRICT COUNCIL 
DEBRIS/DANGEROUS FENCING ON THE HIGHWAY (SEND IN CONJUCTION  
WITH A4.7) 
 
  
              
 
 

 
 
 
 
    
 
 
 
 
 
 
Our Ref 

Your Ref 
Date 
 
 
 
Dear Sir/Madam, 
 
DEBRIS / DANGEROUS BOUNDARY FENCING ON THE HIGHWAY 
 
During a routine inspection of the highway, the following matter was noted as 
requiring attention. 
 
LOCATION 
 
DEFECT 
 
(1) 
 
Build up of debris in Channel 
 
 
 
 
 
 
 
(2) 
 
Build up of debris in Carriageway 
 
 
 
 
 
 
 
(3) 
 
Sweeping required to aid Drainage 
 
 
 
 
 
 
 
(4) 
 
Footway sweeping required 
 
 
 
 
 
 
 
(5) 
 
Litter on Highway verge 
 
 
 
 
 
 
 
(6) 
 
Fly Tipping 
 
 
 
 
 
 
 
(7) 
 
Dangerous Boundary Fencing 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
If you require further information, this matter was noted by…………………………….. 
 
Thank you very much for your co-operation in this matter. 
 
Yours faithfully, 
 
 
36 

 
STANDARD LETTER: A4.7 DANGEROUS BOUNDARY FENCING (SEND IN 
CONJUCTION WITH A4.6) 

 
 
 
              
 
 

 
 
 
 
    
 
 
 
 
 
 
 
Our Ref 
Your Ref 
Date 
 
 
 
Dear Sir/Madam, 
 
DANGEROUS BOUNDARY FENCING 
 
During routine highway inspections within your area, it has been noted that the 
boundary fencing fronting onto the (……Location…), is likely to  
(obstruct/cause danger to) the safe passage of vehicles or pedestrians. 
 
The purpose of this letter is to ensure that you understand that you will be held liable 
for any claim for injury or damages which may arise, due to the condition of the 
fence. 
 
I would therefore be grateful if you could repair the fence and/or make it safe, so as 
to eliminate the (danger/obstruction). A follow up inspection will be conducted 
within the next (7/14/21/28) days in order to monitor progress, in order to keep the 
highway in a safe condition, it may be necessary for us to undertake the relevant 
action on your behalf on a rechargeable basis. If you believe that the fence is not 
owned by you, please let me know and if possible let me have the name and 
address of the owner. 
 
The (District/Borough) Council have also been informed of this issue, as they 
possess powers of enforcement should they be required. However, I trust that it will 
not be necessary to resort to this procedure. 
 
If you have any questions relating to the above matter, you are welcome to contact 
us on the telephone number at the top of this letter. 
 
Finally, please may I thank you for your co-operation in this matter. 
 
Yours faithfully, 
 
 
 
 
 
37 

 
STANDARD LETTER: A4.8 MUD OR DEBRIS CAUSING A HAZARD ON THE         
HIGHWAY 

 
              
 
 

 
 
 
 
    
 
 
 
 
 
 
 
Our Ref. 
Your Ref 
Date 
 
 
 
Dear Sir/Madam, 
 
MUD OR DEBRIS CAUSING A HAZARD ON THE HIGHWAY 
…..(LOCATION)...................................................................... 
 
During routine highway inspections within your area, it has been noted that deposits 
of mud and other debris have been left on the road in the vicinity of your property. 
 
Whilst I appreciate that, on occasions, your activities may lead to deposits of mud 
and other debris on the highway, it is important that this is promptly cleared on each 
occasion from the length of road in question, in order to keep it in a safe condition. 
 
The deposition of mud or debris in this manner is an offence under the Highways Act 
1980 and any failure to address this problem may lead to a formal notice being 
served.  Similarly, in order to keep the road in a safe condition, it may be necessary 
for us to undertake the clearance work on your behalf on a rechargeable basis. 
 
If you have any questions relating to the above matter, you are welcome to contact 
us on the telephone number at the head of this letter. 
 
Finally, please may I thank you for your co-operation in this matter. 
 
Yours faithfully, 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
38 

 
STANDARD LETTER: A4.9 OBSTRUCTION PLACED AT THE EDGE OF THE      
HIGHWAY: INITIAL LETTER 

 
 
 
              
 
 

 
 
 
 
    
 
Our Ref 

Your Ref 
Date 
 
 
 
Dear Sir/Madam, 
 
OBSTRUCTION(S) PLACED AT THE EDGE OF THE HIGHWAY 
(……..LOCATION…..) 
 
During routine highway inspections within your area, it has been noted that 
(Describe the nature of the obstruction) (have/has) been placed adjacent to your 
property on highway land, which pose(s) a potential danger to road users. 
 
The purpose of this letter is to ensure that you understand that you will be held liable 
for any claim for injury or damages which may arise, as a result of the obstruction(s), 
and because of the illegal nature of the obstruction(s), it is unlikely that any 
insurance cover, which you may possess, could be invoked. 
 
I would therefore be grateful if you could ensure that (it/they) (is/are) removed 
without delay.  
 
Will you please let me know what arrangements you have made to remove the 
obstruction(s), a follow up inspection will be conducted within the next (7/14/21/28) 
days in order to monitor progress. If you believe that the obstruction(s) (is/are) not 
owned by you, please let me know and if possible let me have the name and 
address of the owner. 
 
If necessary, the Highways Act 1980: Section 143, provides the County Council with 
powers to serve a formal notice, requiring you to carry out the necessary work within 
28 days, after which, the County Council can arrange for the work to be carried out 
and for any associated costs, including administration and supervision, to be 
charged to you. However, I trust that it will not be necessary to resort to this 
procedure. 
 
If you have any questions relating to the above matter, you are welcome to contact 
us on the telephone number at the top of this letter. 
 
Finally, please may I thank you for your co-operation in this matter. 
 
 
Yours faithfully, 
 
 
 
 
39 

 
STANDARD LETTER: A4.10 OBSTRUCTION PLACED AT THE EDGE OF THE      
HIGHWAY: FOLLOW UP LETTER 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
Our Ref 
Your Ref 
Date 
 
 
 
Dear Sir/Madam, 
 
NOTIFICATION OF OBSTRUCTION PLACED AT THE EDGE OF THE HIGHWAY: 
HIGHWAYS ACT 1980 – SECTION 143 
 
I wrote to you on ………… (Date) ………… to explain my concerns regarding the 
obstruction(s) placed adjacent to your property on highway land which pose(s) a 
potential danger to road users. 
 
Since I have not heard from you regarding your arrangements for dealing with the 
obstruction(s), I would be grateful if you could advise me, without further delay, of 
what action you propose to take. 
 
This correspondence is Formal Notice under Section 143 of the Highways Act 
1980, the Statutory Notice in this respect is enclosed. Failure to act on this 
Notice within 28 days, will entitle the County Council to enter your land and 
take the necessary action on a rechargeable basis. You have the right to 
appeal to the local Magistrates Court against this Notice. 
 
If you have any questions about the above matter, you are welcome to contact us on 
the telephone number at the head of this letter. 
 
Finally, please may I thank you in anticipation of your co-operation in dealing with 
the above matter in a prompt manner. 
 
 
Yours faithfully, 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
40 

 
STANDARD LETTER: A4.11 BLOCKED DRAINAGE DITCHES ADJACENT TO THE   
HIGHWAY 

 
 
 
              
 
 

 
 
 
 
    
 
 
 
 
 
 
 
Our Ref 

Your Ref 
date 
 
 
 
Dear Sir/Madam, 
 
BLOCKED DRAINAGE DITCH(ES) ADJACENT TO THE HIGHWAY 
………….LOCATION……………. 
 
During routine highway inspections within your area, it has been noted that the 
ditch(es) alongside (…..Location…) have become (silted/blocked/overgrown)  
and this is preventing the proper drainage of the highway. 
 
Whilst the County Council does not normally own the ditches adjacent to the 
highway, under the provision of the Highways Act 1980 we have the right to channel 
highway surface water into these ditches and we can also request the landowner 
concerned to make sure that the ditches are maintained in a free-flowing condition. 
 
I understand that you are the owner of the ditch(es) in question and therefore, I 
would be grateful if you would arrange for the necessary maintenance work to be 
carried out and advise me of the associated timescale. If you believe that the 
ditch(es) (is/are) not owned by you, please let me know and if possible let me have 
the name and address of the owner. 
 
If you have any questions relating to the above matter, you are welcome to contact 
me on the telephone number at the top of the letter. 
 
Finally, please may I thank you for your co-operation in this matter. 
 
Yours faithfully, 
 
 
 
 
                                                 
 
 
 
41 



 
STANDARD LETTER: A4.12 DEFECT RECORDING FORM 
 
 
 
 
 
 

 
42 

 
APPENDIX 5 
 
Guidelines on the Recognition of Hazardous Trees 
 
 
The leaflet reproduced on the following pages gives general guidance on the most 
common signs that a tree has become unsound. 
 
There is no absolute duty on a highway authority to inspect all its own trees, nor is there 
any duty on it to inspect roadside trees on private land.  However, where a tree belonging 
to a highway authority is clearly defective, the highway authority is at risk of legal action if 
it knows, or ought to have seen, that the tree in question could be dangerous.  Even when 
an accident has not occurred, a highway authority could be held liable for a failure to 
prevent a nuisance (i.e. a dangerous tree). 
 
In the case of privately owned trees, whilst there is no legal obligation for the highway 
authority to survey these, where a dangerous tree is noted on private land which is within 
falling distance of the highway boundary, to minimise liability for any negligence, the 
authority will clearly be in a stronger position if it informs owners that they have a 
dangerous tree. This should be done using the standard letter contained in the County 
Highways Network Management Policy Document. 
 
As part of the highway inspection process, Inspectors should, therefore, make a note of 
any obviously dead, dying or dangerous trees, whether within the highway, or within 
falling distance of the highway. 
 
The following situations should be noted:- 
 

Accident damage 
 

Damage associated with utility works or other roadworks 
 

Large branches partially broken 
 

If the tree is in leaf, any obvious signs of wilting or die-back 
 

Damage to footways, kerbs and street furniture, caused by roots 
 

Branches overhanging the carriageway which are likely to impede the movement 
of high sided vehicles. 
 
(N.B.  The minimum clearance should be 5.1m). 
 

Branches overhanging the footway which are likely to impede the movement of 
pedestrians. 
(N.B.  The minimum clearance should be 2.1m). 
 

Branches overhanging the cycleway which are likely to impede the movement of 
cyclists. 
(N.B.  The minimum clearance should be 2.4m). 
 
43 


 
 
1
44 
 


 
  45