This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Data Protection Act - Section 2'.



 
 
 
 
             
 
Royal Stoke University Hospital 
Ref: FOIA Reference 2018/19-188    
 
      Quality, Safety and Compliance Department 
Newcastle Road 
Stoke-on-Trent 
Staffordshire 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
      ST4 6QG 
Date: 17th July 2018 
Tel: 01782 676474 
Email xxx@xxxx.xxx.xx 
 
Thomas Smith  
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx 
 
Dear Mr Smith 
 
I am writing in response to your email dated 2nd July 2018 (received into our office 3rd July 2018) 
requesting information under the Freedom of Information Act (2000) regarding new and additional 
questions to your FOI request reference 181-1819 (Data Protection Act - Section 2) therefore this is a 
new request. Please note that we have attached our previous reply for your records. 
 
20180702 FOI 
Response  Letter  Data Protection Act - Section 2. anon  final ref 181-1819 to help 188-1819.docx
 
On 3rd July 2018 we contacted you via email as we required clarification on the specific type of abuse 
you  were  referring  to. We  requested  clarification  as  to  whether  all  of  your  questions  related  to  child 
abuse or for adults abusing illegal drugs etc. 
 
On 4th July 2018 you replied via email the following: 
 
“Thank  you  for  your  reply  asking  for  clarification.  Al   my  questions  deal  specifically  with  a  general 
allegation  of  an  adult  viewing  indecent  images  of  children  online;  so  no  physical  abuse  nor  is  any 
specific individual child identified as being abused.” 
 
 
As of 1st November 2014 University Hospitals of North Midlands NHS Trust (UHNM) manages two 
hospital sites – Royal Stoke University Hospital, and County Hospital (Stafford). Therefore the 
response below is for the two sites combined from that date where appropriate. 
 
Q1 
Please provide a copy of all policies and procedures that a staff member must follow if 
the partner of a patient makes an allegation to the staff member that the Patient has 
viewed child pornography at home 

  
A1 
The Trust does not have a specific policy relating to allegations made by a patient’s partner 
regarding a patient viewing child pornography in their own home. 
 
Q2 
Please provide a copy of all policies and procedures relating to the disclosure of 
information about a Patient to the Police 

 
A2 
The Trust does not have a specific policy relating to the reporting (to the police) of allegations, 
made by a patient’s partner, regarding a patient viewing child pornography in their own home.  
Page 1 of 4 
 


 
 
 
Q3 
Please provide a copy of all policies and procedures relating to how an email which 
contains details of an alleged offence by a Patient that was sent by the partner of the 
Patient to a staff member should be securely transferred to the Police 

 
A3 
The attached document details how secure emails are sent by the Trust as per the relevant 
overarching legislation. (i.e. Data Protection Act). 
 
 
Q4 
I now refer to your answers detailed in A2: 
 
Please note: the following questions are specifically about recording an alleged offence 
in a Patients official Medical Records that anyone providing treatment to the Patient 
would have access to, as opposed to internal Trust records.  

 
4) If the explicit consent of the Patient was not given, please state all the conditions 
under Schedule 3 of the DPA that you would rely on to record a note in the Patients 
Medical Records identifying that the police may want to interview the Patient. 

 
A4 
Requests for disclosure of medical records, from the police, are considered on a case by case 
basis. The Trust would seek expert advice as and when required.  
 
Q5  
If the explicit consent of the Patient was not given, please state all the conditions under 
Schedule 3 of the DPA that you would rely on to record explicit details of the alleged 
offence in the Patients Medical Records (not just a brief note, but things such as a 
detailed description of the alleged offence, or the circumstances of why the Police want 
to interview the Patient)?  

 
a.  If no Schedule 3 conditions would allow you to record explicit details of an alleged 
offence in the Patients official Medical Records, please state this as the case. 
 
A5 
As above, the Trust would seek expert advice as and when required. 
 
Q6  
Regardless of your answer to the previous question, if explicit details of an alleged 
offence against a Patient are recorded by a member of staff into a Patient’s official 
Medical Records, without the Patient’s explicit consent, and the Patient’s Medical 
Records are requested by and transferred to another healthcare provider in order to 
provide treatment to the patient, please state the Schedule 3 conditions you would rely 
on to transfer the Patients Records and thus disclose the explicit descriptions of the 
allegation. 

 
a.  If no Schedule 3 conditions would allow you to transfer the records and thus 
disclose the details of the alleged offence to another healthcare provider who takes 
over providing care to the Patient, please state this as the case. 

 
A6 
Hospital medical records are shared with other care service providers as a matter of course for 
the provision of continuity or care. Should the need arise for redaction of sensitive information 
the Trust would seek expert advice as and when required. 
 
 
 
Page 2 of 4 
 



 
 
*Please note that any individuals identified do not give consent for their personal data to be processed 
for the purposes of direct marketing. 
 
UHNM NHS Trust is a public sector body and governed by EU law. FOI requestors should note 
that any new Trust requirements over the EU threshold will be subject to these regulations and 
will be advertised for open competition accordingly.
 
 
Where the Trust owns the copyright in information provided, you may re-use the information in line 
with the conditions set out in the Open Government Licence v3 which is available at 
http://www.nationalarchives.gov.uk/doc/open-government-licence/version/3/. Where information was 
created by third parties, you should contact them directly for permission to re-use the information. 
 
 
This letter confirms the completion of this request. A log of this request and a copy of this letter will be 
held by the Trust.  
 
If you have any queries related to the response provided please in the first instance contact my office.  
Should you have a complaint about the response or the handling of your request, please also contact 
my office to request a review of this. If having exhausted the Trust’s FOIA complaints process you are 
still  not  satisfied,  you  are  entitled  to  approach  the  Information  Commissioner’s  Office  (ICO)  and 
request an assessment of the manner in which the Trust has managed your request. 
 
The Information Commissioner may be contacted at: 
Information Commissioner’s Office, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire SK9 5AF or via 
www.ico.org.uk.  
 
If following review of the responses I can be of any further assistance please contact my secretary on 
01782 676474. 
Yours, 
 
 
Mojgan Casillas 
Interim Information Governance Manager 
 
 
 
Page 3 of 4 
 


 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Page 4 of 4