This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Team meetings'.

Scotland’s Commissioner for Children and Young People 
Policy Team Meeting Minutes – April 2010 

Policy Team Minutes 
Monday 26th April, 2010 
Action Points from Last Meeting 
 All action points from last minutes have been completed. 
2011-2015 Work Plan Day 
Chris Ratcliffe (CR) is looking for suggestions of how best to involve Rachel Edgar in the long-term 
planning day that she is facilitating for us on the 19th of May. 
Action Point:  All Policy Team members to e-mail Chris with their ideas for Rachel’s involvement   
as soon as possible 
Action Point: GM (Gillian Munro) to speak to Sareta about sorting a venue for the 19th (CR 
suggested Edinburgh Training Centre on St Mary’s St) 
Children’s Rights Training 
A sub-group has been set up to take this forward – comprising SS (Stefan Stoyanov), GM from Policy 
Team and CB (Cathy Begley) from Participation – who will meet with Kay Tisdall and Susan Elsley to 
decide how best to structure 3 days of children’s rights training for staff.  CR aware that staff have 
very different levels of knowledge, so is keen to ensure training meets everyone’s needs. 
Action Point: CR to circulate the Children’s Rights Training outline created by the working group 
Policy Team Work Plan – General Discussion/Concerns 
SH (Sheila Hamilton) – raised concerns that the work plan was expanding to such an extent that we 
would struggle to have the capacity to complete all tasks.  SS and NJ (Nico Juetten)  look particularly 
likely to be overloaded, given the range of areas they are currently working in.  Wondered if we 
should scale back what we currently have in the work plan? 
NJ – suggested it made sense to put absolutely everything into the work plan and then sit back to 
take stock of what is realistic and achievable.  
CR – said that work plan was designed to be reviewed and re-visited on a quarterly basis – which 
would allow us to take account of any changes in circumstances e.g.  being a member of staff 
down/a staff member returning. 
PM (Pauline McIntyre) said that she would draft up the work plan section on Best Practice and then 
circulate it for comment. 
SS raised some concerns about the format of the Work Plan – he was not sure this was the best 
option for when we are drafting the 4 year plan. 
Some discussion around whether or not we should have an exit strategy for Sweet 16 work (as we 
have indicated in our work plan).  SS felt it was important that this area of work did not disappear.  


Scotland’s Commissioner for Children and Young People 
Policy Team Meeting Minutes – April 2010 

Decided that it was still appropriate to have an exit strategy for Sweet 16 – on the understanding 
that Looked After Children would still feature prominently in our longer term work plan. 
SH asked how we could best ensure that A Right Blether was integrated into our work plan – as it 
doesn’t currently feature. 
CR felt it was important that A Right Blether was definitely built in to our plans – given that it would 
help set our policy priorities for 2011-2015.   
GM mentioned that KB’s (Katie Brown) A Right Blether plan made mention of consultation with 
external stakeholders.  Felt it was important that we worked on clear messages about this – both 
internally and externally – so that there wasn’t confusion, given the Policy Team’s own remit to 
consult with external stakeholders.   
Staff Updates 

  Nothing to add to last month’s update. 

  Families Outside report is now ready for distribution 
  Discussions are underway about how best to launch this – whether to do it discreetly with 
key stakeholders or to have a Press Release and larger launch.  Current feeling is that it is 
more appropriate to do a very low-key distribution to key stakeholders. 
  Being Young In Scotland survey – not going to do much more work with this. 
  Early Years work – ED (Emma Davidson) and SH met with Prof Aline-Wendy Dunlop about 
the small scale research project she is carrying out for us.  Found it a useful meeting and 
were very impressed with team carrying out work to such a tight timescale.  Deadline for 
completion 11th June. 
  SH is also working with SS on the child trafficking specification 
  SH also involved in setting up training on Filemaker re: data from A Right Blether 

  Has offered to work with Prof Dunlop chasing up responses to Early Years survey 
  Has had an e-mail from India at SCRA (Scottish Children’s Reporter Administration) re: the 
Reference Group and possibly setting up something similar for SCRA – ED going to speak to 
GM about this 
  Is being interviewed by a Social Work student this week re: anti-social behaviour 
Chris Ratcliffe 

  Still working on job descriptions as part of the job evaluation exercise – will be sending out 
drafts of the new job descriptions very soon. 
  Met with PCS Union rep about job evaluation exercise.  Rep seemed happy with the process 
as it was being carried out so far and said they were happy to support individual members if 
they required it.  Management team want to meet with PCS on a regular basis and explore 
ways in which the Union could be more supportive to SCCYP staff. 


Scotland’s Commissioner for Children and Young People 
Policy Team Meeting Minutes – April 2010 

  Working on Child Protection – re-drafting policies/procedures with PM and Moira McKinnon 
from Glasgow Social Work.  All staff will soon have to undergo basic NSPCC online training in 
child protection.  This will be followed by more in-depth training from Moira. 
ED asked if new Child Protection procedures would cover the research element of SCCYP’s work?  
SH suggested the CRFR  (Centre for Research on families and Relationships) might be able to help 
with this.   Policy Team agreed it was important this element of our work was included in Child 
Protection policies/procedures. 
Action Points: 

  ED to send PM some examples where child protection issues might arise as part of SCCYP 
  PM to contact Moira McKinnon to raise this with her (to ensure that research is covered in 
addition to enquiries and events) 

  Has noticed an increase in information requests lately – particularly from students doing 
dissertations looking for info on the role of the Commissioner etc. & on the back of A Right 
Blether events 
  GM produced a briefing for TB on the Child Poverty Act, possible implications & what the 
Scottish Government could do to help children living in poverty in Scotland 
  Has been completing the Policy Team work plan 
  Has been doing some work on Filemaker 
  Will be attending a workshop on the 7th of May looking at whether the secure estate could 
be adapted to provide mental health support to young people. 

  Has received notice of a working group on the future of the Secure Estate in Scotland.  
  Has completed the Independent Budget Review response 
  Has completed the Public Petition response on school aged children and working hours. 
  Has been involved in ASL implementation working group 
  Has also been working on Criminal Justice and Children’s Hearings Bill (more detailed update 
  Tasers – Strathclyde Policy are doing a 6 month pilot where they are giving 30 beat Police 
Officers tasers.  We’ve been approached by Amnesty International as they are hoping to do 
a substantial piece of work on this and would like our support.  Concerns as the use of a 
pilot suggests that there may be a national roll-out planned. 
  Mid-May, SCCYP will be hosting the BINOCC (British and Irish Network of Ombudsmen and 
Children’s Commissioners) Policy Officers meeting – this will look at UNCRC monitoring and 
planning for the BINOCC Youth Justice themed conference in September. 
Some further discussion around the planned BINOCC Youth Justice conference: 
  CR said that at the Commissioners’ meeting in April, there was a feeling that the conference 
should involve input from young people themselves, if at all possible. 
  CR felt it was important that we are clear about devolved powers in Scotland, so that the 
other nations could understand how justice issues fit into a Scottish context. 


Scotland’s Commissioner for Children and Young People 
Policy Team Meeting Minutes – April 2010 

  SS hoped that the conference would be organised in such a way as to allow as many people 
across as many teams as possible to attend (so it didn’t just turn into a Policy event) 
  NJ felt preparation for the conference should go in to the work plan.  Also felt it was 
important that we create a good solid paper on where we stand on youth justice. 

  Child Trafficking research specification – this will be going out to 3 researchers by the end of 
this week (30th April).  Plan is to interview all who submit a proposal and the research itself 
should take place between June and September 2010.  There is promotional work around 
the findings planned for December 2010. 
  Age Assessment – the Scottish Refugee Council is preparing new guidance on how Age 
Assessments should be carried out.  Stefan attended a meeting recently where he was 
shocked to discover that Social Workers were routinely sharing full age assessments with the 
UKBA in Scotland.  Is going to meet with the Information Commissioners office to explore 
the data protection implications of this – with a view to possibly doing some joint work. 
  Handle with Care/Hoists & Slings – following up on working groups tasked with creating new 
guidance around this.  Progress appears to have been limited to date.  

  Ongoing enquiries work 
  One to one with PM today 
External Requests Meeting – NJ 
NJ – some of the requests handled by the External Requests meeting on Monday have been referred 
back to the Policy Team for a decision/action.   
1.   We have been notified that the Scottish Government are setting up the Looked After 
Children Implementation Group.  Not clear as yet whether they are hoping  SCCYP will sit on 
this group.  
SS – for implementation groups – felt it might make sense for us to take a back seat. 
NJ – also felt there could be issues around our independence in terms of sitting on Scottish 
Government implementation groups, so thought we should make a decision on a case by 
case basis. 
Decision: We will wait and see if we are asked to sit on implementation group.  If so, we 
will make a decision about whether or not it is appropriate for us to attend. 

2.  The Adolescent and Child Trust – TACT – have been mainly operating from England, but are 
now opening offices in Edinburgh.  TB was asked to open the new premises, but can no 
longer attend.  Should we still have a presence at the event – given that TB is planning on 
meeting with the TACT team in the near future? 
SS – felt it would probably make more sense for one of us to attend a meeting with TB and 
the TACT team, rather than go along to the launch.   


Scotland’s Commissioner for Children and Young People 
Policy Team Meeting Minutes – April 2010 

Decision: We won’t attend launch, but will ask for a Policy Team presence at any future 
meeting TB organises with TACT team. 

3.  Sheila Riddell is doing some research into the use of Alternative Dispute Resolution (ADR) in 
Additional Support for Learning Cases in both Scotland and England.  Is looking for a letter of 
support from SCCYP in order to secure more funding. Is also in the process of creating think 
tank groups for various strands of this work e.g. how to involve cyp (children and young 
people) more effectively in ASL decisions and how Local Authorities can act as Corporate 
Parents alongside having a responsibility to provide for child’s ASL needs (conflict of 
Decision: We will contact Sheila to say that unfortunately, we can’t provide letter of 
support (as this is not something we do).  However, we are very interested in the work she 
is carrying out and would like to be kept informed as to her progress. 

SH – we have been approached by the Scottish Education Research Association – SERA – who have 
put out a call for papers.  Not sure if at this stage we have enough experience in this area to provide 
a paper – so probably won’t take this forward.  CR suggested speaking to CB about this – given her 
education experience. 
Consultations – GM 

1.  NHS Scotland – Dr Jane Parkinson – producing a national set of Mental Health Indicators for 
children and young people.  Response to this consultation is due by the end of May.  GM 
thinks we should respond as we have been involved in this area of work before and the 
consultation is basically asking us to check what may have been missed, rather than working 
from scratch.  NJ could also scan it for Article 3. 
Decision: GM to do 
2.  Patient Rights Bill – call for evidence by Parliamentary Committee.  Deadline of 15th May.  
Some discussion around how Bill doesn’t currently refer to children and young people 
specifically – which is concerning given that it covers complaints procedures and how to seek 
advice and support.  There is good scope for us to provide a children’s rights perspective. 
Decision: GM and NJ to do jointly 
3.  End of Life Assistance Bill – this is unlikely to go past Stage 1. Originally we were not going to 
contribute to this.  However, there is a very interesting section on capacity – which seems to 
run counter to existing Gillick competency rules – and so it is important for us to respond on 
this basis alone. 
Decision: NJ to respond 
4.  Public Petition – contracts in Youth Football.  Deadline 17th May.   SS suggested it would be 
useful to speak to children and young people and possibly a Trade Union about this. NJ said 
it would also be worth checking with other Commissioner’s offices to see if this issue has 
come up with them.  SH suggested looking at Henry McLeish’s recent report into youth 
Decision: PM to respond 


Scotland’s Commissioner for Children and Young People 
Policy Team Meeting Minutes – April 2010 

Link Between Policy Team Work Plan/Overall SCCYP Strategic Aims & Objectives – CR 
CR is working to amend the SCCYP overall strategic aims and objectives to fit more closely with the 
Policy Team work plan.   
CR will send out a revised set of strategic aims and objectives in next couple of days.  He needs 
comments from the Policy Team by Friday 30th April. 
Action Points: 

  CR to distribute revised strategic aims and objectives 
  Policy Team to provide comments by 30th April, 2010. 
Criminal Justice Bill Update – NJ 

  Discussion of sections around the Age of Criminal Responsibility and DNA were delayed 
again, but should be discussed on Tues 27th April. 
  NJ expects the Age of Criminal Responsibility amendment – introduced by Robert Brown – to 
be dismissed 
  There is a possibility of us doing some work on this, though, at Stage 3 (once General 
Election has passed) 
  DNA – there is a proposed amendment to the section about retaining children’s DNA from 
Hearings on a life-long basis 
  Stage 2 of the Bill is likely to conclude around early/mid-May 
  Stage 3 – will be in June 
Children’s Hearings Bill – NJ 

  Committee are looking at breaking the link between accepting an offence ground in a 
hearing and a conviction (apart from some very specific convictions).  This should hopefully 
avoid the routine criminalisation of children and young people. 
  TB has given oral evidence to the Committee on the Bill 
  Committee are now nearing the end of their evidence taking. 
  Stage 1 report and debate should take place before Summer recess – possibly around the 1st 
of July. 
Children of Prisoners Report – SH 
SH - Some further discussion around how the new report should be distributed.  TB keen to publicise 
this widely – but SH feels it would be better for it to just go out to key justice/MSP contacts.   
NJ – Felt that some of the recommendations made in NSNHNG (Not Seen, Not Heard, Not Guilty) 
report have moved on quite significantly.  The Scottish Prison Service in particular has been 
responsive to our recommendations, although some other key stakeholders have been much less 
NJ has mapped out the various recommendations made in the report and who we need to speak to 
in order to follow this up. 
NJ says that we did try to push for an Amendment to the Criminal Justice Bill to ensure that those 
sentencing offenders would have to take into account the potential impact a sentence would have 


Scotland’s Commissioner for Children and Young People 
Policy Team Meeting Minutes – April 2010 

on the offender’s family.  However, the section that this Amendment referred to has now been 
completely removed from the Bill – and so it’s not possible for us to re-visit this.


Scotland’s Commissioner for Children and Young People 
Policy Team Meeting Minutes – June 2010 

Minute of the Policy Team Meeting 15th June 2010  
Present: Sheila Hamilton (SH), Gillian Munro (GM), Nico Juetten (NJ), Pauline McIntyre (PM), Stefan 
Stoyanov (SS): 
Apologies: Emma Davidson(ED), Chris Ratcliffe (CR); Maire McCormack (MM) 
There  was  no  formal  agenda  for  this  meeting.  The  main  purpose  of  the  meeting  was  to  provide  an 
update of team activities and to review some external requests. There was no formal reference to the 
minuted policy team meeting of 26th April or the policy meeting on 18th May to discuss consultations. 
Agenda item 
Action point 
There was discussion about the outcome of a preliminary meeting with TB (Tam 
SH to arrange a 
Baillie) and CR about the policy team concerns about capacity and support. We 
meeting for work 
agreed to hold a further policy team meeting to review our work plan for 2010-2011. 
plan discussion 
The policy team concerns were being raised at the management team meeting 
taking place and there would be feedback to policy team on this after that meeting. 
Team updates 
Had attended the UKBA (UK Borders Agency) meeting with the Minister for 
Immigration on 14th June which had been very useful and he had been given the 
opportunity to raise all the main points which he had hoped to raise. 
The child trafficking project was also about to start.  
He was attending a meeting about Moving and Handling guidance at Scottish 
Government this week. He had also been asked to write a chapter in a book about 
guardianship which the Commissioner had approved. 
Provided some background to the child trafficking project which SS and SH were 
working on, with SH in a supportive role and SS as project leader. The early years 
project had stalled in terms of delivery dates of report but it was hoped the report 
would be coming in within the week. The other activity was the work on merging all 
the Right Blether spreadsheets into one consistent worksheet as a temporary 
measure until data was migrated into the new Filemaker database. 
Was finishing off various pieces of work. Restraint response is ongoing. She 
described issues of working through the inadequacies of the consultation document 
and that it looked as though the next meeting would be delayed until the autumn. 
Football Petition – a submission had been sent to the public petitions committee 
and TB had coverage in the Herald, and the SPL had been in touch. A meeting had 
been set up with SPL. 
PM was tying up enquiries and completing child protection revised procedures and 
suggested it needed a designated Child protection person in the office who could 
respond on occasions when the Commissioner was not available. It was suggested 
that the new enquiries temp might take on that role. 
School class sizes consultation response had not gone ahead due to capacity 
issues and priorities. 
Had attended interesting Youth Justice Conference in Dublin which had an 
interesting mix of participants and covered the nations. Particular interest in piece 
of work by Lesly McAra and Susan McVie (Edinburgh University) on youth 
transitions in crime. Key theme was about how far early intervention dealt with 
problems and what were long term impacts and what assumptions were being 
made about ‘pre-delinquency’. Links to issues around Children’s hearing system 
and also what happens in areas where children’s’ rights have higher profile versus 
those areas where actions have to be taken to circumvent the gap in awareness of 


Scotland’s Commissioner for Children and Young People 
Policy Team Meeting Minutes – June 2010 

Children’s Hearing Bill  - at Stage 1;  
Criminal Justice Bill - at stage 3 and no appetite to re-table amendments; 
Manifestos - SS and NJ looking at project plan to undertake communicating general 
messages to party manifestos.  
Children of Prisoners – SH and NJ have project plan to undertake follow-up work 
over the summer 
Safeguarders meeting – NJ attending next week 
There had been a number of FOIs, an increased rate recently and primarily on 
spending and budgets for example on corporate merchandise. This had 
substantially added to workload. Would be looking at ways in future to re-establish 
providing information on the website which would save a lot of time. NJ noted this 
would meet requirements under public services reform bill. 
GM also noted work on the information management audit outcomes with 90 
recommendations for which policies had now to be drafted. 
Other work was Filemaker development work and attending a first aid course. 
Other discussion around the Unicef child rights impact assessment toolkit work, in 
draft stage and this would be an opportunity to look at how we can take this forward 
in Scotland. 
External requests: 
A number of external requests were discussed and decided: 
Lithuanian enforcement of non-monetary court decisions – NO 
Move On – charter for change - pass to participation 
NJ pass to KB 
Looked after Children Scotland regulations (wanted feedback from practitioners – 
Scottish Liberal Conference Attendance –end September. Should have a presence 
NJ ask SS 
– YES for SS 
Save the Children project  - Governance fit for children? 
How far have the UNCRC general measures of implementation been realised in 
NJ to ask SS  
Europe?UK Child Rights Policy Officer wanting to do an interview but it is on 
NJ to contact 
13th/14th July when SS on holiday. Arrange a later time and possible telephone 
Save the 
NHS Health Improving care establishments – Minimum response. GM suggested 
response as keep us in loop if you need Children’s rights angle. 
Centre for Excellence for looked after children was a scoping study which Sue 
Elsley was undertaking. It was to see if there should be a ‘centre for excellence’ 
with support of SIRCC. Refer back to Sue for clarification of what was wanted. 

European Commission begins public consultation on children’s rights – response by  GM/policy team 
20th August. Expected to be involved 
GM provided further details by email. Suggested might involve participation team. 
The consultation will cover issues like child-friendly justice, violence against children, child 
poverty and child participation. It is open until 20 August 2010


Scotland’s Commissioner for Children and Young People 
Policy Team Meeting Minutes – July 2010 

Minute of the Policy Team Meeting 28th July 2010  
Present: Sheila Hamilton (SH), Gillian Munro (GM), Nico Juetten (NJ), Linda MacDonald (LM), Stefan 
Stoyanov (SS) 
Apologies: Maire McCormack (MM), Pauline McIntyre (PM) 
Agenda item 
Action point 
1. General greetings  
Minutes of last meeting were not formally agreed. Agenda was noted.  
NJ greeted the team and welcomed Linda as the new policy team member. 
 Immediate priorities 
The immediate priorities were to look at the work plan 2010-11 and strategic 
planning for 2011-2015 and national consultation with organisations. 
Recommendations from the auditors would have a direct impact on the team in 
terms of planning in a different way with outcomes and KPIs (Key Performance 
Indicators). There was also the likely approach of a best value review which was 
not clear yet in terms of extent and scale but would be a future focus. 
There was some general discussion about the impact of such reviews on the work 
of the policy team. 
A general question was raised about what had happened to the job evaluations and 
NJ indicated his understanding that this was still to be completed. 
SH asked where the equalities strategy sat and GM whether any equality impact 
assessment would be conducted on the national consultation as we need to meet 
3 Discussion on the policy team work plan 
3a updated/edited work plan 
Action: check 
NJ reported on the steps which had taken place to remove red categories from the 
work plan against 
work plan. Amber categories and green categories remained. A new category of 
blether plan 
‘blether support’ had been added and there was discussion around what this would 
involve and what role team members would have. 
3b Blether integration
NJ thought we should revisit blether plan to link to policy team work. 
There were some questions raised about capturing data from tour visits, the level of 
information coming back from the vote, and how to take this forward into policy  
priorities  and discussion around validity of processes. 
There was also discussion around Glow information requests and GM noted 44 
questions so far, with some interesting questions. GM will respond on behalf of 
Tam and possibly develop a FAQ section for website. 
Other discussion included GM asking about evaluation of DVD, SH about CYP 
evaluations and SS if we could influence the ballot design and analysis. 
4 Strategic Planning 2011-15 and the national consultation with CYP (and 
It was agreed that this would be postponed for a separate meeting. 
5. Team updates 

GM: on leave for two weeks but noted need to watch FOI requests, log them and 
flag them up to TB (Tam Baillie). LM would do this. 
SH: was beginning NSNHNG (Not Seen, Not Heard, Not Guilty), awaiting early 
years, and looking to do a research programme and strategy. SH reminded team of 
Steve’s budget requests and that as a team we should look at future research 
plans. Child trafficking in support of SS lead. 

Scotland’s Commissioner for Children and Young People 
Policy Team Meeting Minutes – July 2010 

 noted there were 28 active /open enquiries and two new ones. Others were 
now closed or up to date. She had a meeting planned with TB to talk in particular 
about enquiries over school transport. NJ might attend part meeting. Going to set 
some time aside to look at report writing. 
  Children’s hearings bil  items, and government implementation group which 
was more like an advisory group.  
  Work on criminalisation of children, (looking at evidence base, including 
youth transitions study) and reported on some interesting findings. 
  And BINOCC (British and Irish Network of Ombudsmen and Children’s 
Commissioners) youth justice was coming up. Compiling youth justice 5 
nations report (7 topics) for mid August with Dublin meeting on 17th August. 

  The child trafficking second advisory meeting was taking place. A monthly 
update had been received. The UKBA (UK Borders Agency) had agreed to 
be interviewed. Series of mini structured interviews in August. 
  Working on response to early child sexual activity – due by following day 
  Also working on consultation of child protection guidelines - NGOs meeting 
to discuss response. 
  Early August, meeting with Juliet from ‘Together’ on state of children’s 
rights in Scotland. And also involved in CRIM (Children’s Rights 
Implementation and Monitoring) group (terms of reference changing). 
Some general discussion about what was happening to the children’s rights 
team – contact Val Cox to ask what’s happening and what future structure 
will be. 
  SS also noted new group, Scottish Refugee Council child friendly-age 
assessment process. 
  Also SNP manifesto meeting and writing chapter on guardianship, will be 
drafting in August. 
6. Consultations and External requests: 
The following is a list with decisions: 
a. new members bills – calls for evidence (NJ will take forward) 
domestic abuse, Commissioner for Victims Scotland Bill, BSL Bill Autism bill 
b. European commission on children’s rights Public Consultation  2011-14, a    
stocktaking exercise by 20th August (SS will look) 
c. Play Scotland reference Group – said no 
d. Who Cares Scotland – consultation on commissioning secure change and 
a national contract deadline was 31 July 2010 – NJ would call the Who Cares 
Scotland contact person and offer possible letter of support. 
e. Violence against children – have we had enough? Conference 
Date due 29th Sept with children First. Waiting for more information 
f. Growing up in Scotland new birth cohort. SH would look to see if any glaring 
omissions. Deadline 30th July. 
g. ENOC budgets – NJ to scan and ditch deadline 30/7/10.  
h. Also discussion on the Dr Dunford letter and call for evidence. 
i. Holyrood Conference on child poverty 29 September 2010. Send conference 
notification to Fay 

Scotland’s Commissioner for Children and Young People 
Policy Team Meeting Minutes – July 2010 

j CYP mental health indicators discussion group event on September 10th  to 
improve data and add data. GM will go. 
k Antwerp – Europe de L’Enfance  8-10 Sept. Possible SS attendance and will 
look at. 
l. Training sessions 11 August  and 24th August. On working with refugees, 
mental health awareness and best practice strategy. To be considered. 
m. Juliet Harris – AGM Together informal open invitation 2nd September  
n. ENOC health ?  
o. Centre for Rural Childhood  - launch of centre  8th September .SH was 
intending to go. SS invited too, child trafficking talk as a feature. Same day as child 
rights training but SH hoping to leave sharp to travel to Perth. 
7. Party Conferences -  discussion postponed 
8. BINOCC Conference in September update 

BINOCC 13th and 14th September is topic based not a staff conference as such 
Action  - team to 
although those to attend still to be sorted. The report for the conference will be 
let NJ know if they 
wish to go 
9. AOCB 


10. Date of next meeting 
To be decided 


Scotland’s Commissioner for Children and Young People 
Policy Team Meeting Minutes – August 2010 

Minute of the Policy Team Meeting 24th August 2010  
Present: Sheila Hamilton (SH), Gillian Munro (GM), Nico Juetten (NJ), Linda MacDonald (LM), Stefan 
Stoyanov (SS), Paul Gierthy (PG) – present up to item 2 of the agenda. 
Apologies: Maire McCormack (MM), Pauline McIntyre (PM) 
Agenda item 
Action point 
1. Last meeting’s minutes & matters arising  
Under item 5 of minutes can we change CRIM to SCRIM (Scottish Children’s 
Rights Implementation and Monitoring Group)? 
It was decided to review how the external requests/consultations had progressed 
from the last meeting. 
a)  New members bills – NJ looking at calls for evidence for domestic abuse, 
commissioner for victims Scotland Bill, BSL Bill, and Autism Bill, and will 
make recommendations on whether to respond to TB (Tam Baillie). 
b)  European Commission on Children’s Rights Public Consultation – SS 
drafted a response, to be approved by TB and submitted. 
d)  Who cares Scotland, consultation on commissioning changes to secure 
settings. NJ had comments on impact on advocacy, restraint and child 
rights – would submit these to Who Cares Scotland. 
e)  Violence against children: had we had enough (Children 1st 
Conference)  – nobody had any more info on this Children 1st Conference, 
probably go to external requests. 
f)  Growing up in Scotland new birth cohort – SH had responded, it is 
already very comprehensive, suggested they could pick up on the impact of 
parental imprisonment.  
h)  Review of English Children’s Commissioner’s Office – deadline is early 
October, so respond in late September. 
Children and Young People mental health indicators discussion 
group event
 – GM to attend 
k)  Europe de L’Enfance – nobody to attend. 
Training sessions on working with refugees, mental health awareness 
– details had been circulated. 
m)  Together AGM – SH to attend 
n)  ENOC Health? – unsure what this was about, SH to speak to TF (Time 
Fell) to clarify. 
o)  Launch of Centre for Rural Childhood – SH and SS to attend. 
Please note the action point under item 3 on the policy team work plan had been 
 Strategic Planning 2011-15 
NJ outlined the purpose of his paper ‘Policy Team Strategic Planning 2011-15’. The  NJ to redraft the 
idea is to look for a set of policy priorities that can be integrated with the overall 
plan based on 
strategic plan. This paper describes the process of how we plan to do this over the 
discussions and 
next few months. NJ has discussed the paper with TB who had a number of 
circulate for 
TB is keen to have a tight survey. This has implications as it means the ‘taking 
SH with help of 
stock’ exercise would have to happen before the survey. NJ wondered if as a 
NJ to mock up 
compromise we could be more prescriptive in what we can actually do in terms of 
draft survey. 
policy work.  SH suggested a compromise between open and closed questions in 
the survey. NJ felt that if we give choices in the survey we need to be able to 
explain where they came from but if open need to be clear about our limitations in 
what we can take on board. PG suggested we could consult on a draft plan.  

Scotland’s Commissioner for Children and Young People 
Policy Team Meeting Minutes – August 2010 

PG is responsible for taking charge of the strategic planning process. We need to 
pull a number of areas together and be clear about the timescales. NJ agreed that 
perhaps our current timescales are quite ambitious. SH suggested ‘taking stock’ 
element could run throughout the exercise until the consultations meetings in 
October 2010. 
If we make it too open we might receive a chunk of qualitative data that we would 
need to analyse. Could we identify issues as possible priority areas and allow 
respondents to enrich these with further details such as: what is going on already; 
how we can fill in the gaps. NJ made clear that whilst there are perceptions of what 
we are working on it is important to say that we are open to new areas of work and 
burning issues. So agreed that as a starting point we need to be clear that there is 
work that we can do that others can’t do with a preamble of what we have done and 
currently are doing, linked to the Commissioner’s remit. So we have: 
What we are set up to do 
What we are currently doing 
Emphasise that the approach that we can take can add value to ongoing 
What are you not doing – that we could do 
Where can we add value to ongoing work 
What do you think is the most important thing that we should work on? 
Consultations Meetings 
Change the approach from big broad meetings to more focussed and a bit sharper. 
Arrange informal meetings with key players to identify the gaps. We want to avoid a 
glut of meetings. Utilise networks such as policy officers network. But keep 
consultation events open as an option.  
3Budget Update 
3a. Current Year 
NJ raised the point that in the 2010-2011 budget there is no dedicated policy team 
Team action: we 
are to look at the 
2010-11 work 
plan and identify 
anything with 
major cost 
implications, if 
something over 
£500 let NJ know. 
3b Budget Submission 2011-12 
GM to check out 
We are making an 8% cut to our budget bid for 2010-11. This will be submitted by 
Tam to the SPCB this week. There is to be a notional policy budget. 
lifespan and any 
implications for 
2011-12 budget. 
NJ to check 
Filemaker 5 users 
and network 
licence built into 
2011-12 budget. 
4. Research 
SH drew our attention to the funds remaining in the 2010-11 budget for research. 
Team action: 
SH is keen to find out our opinion on what research work is feasible, would add 
Could we submit 
value to our work etc. It’s important in putting our ideas together that we have a 
any research 
feasibility plan/summary to explain what we are doing and why.  
ideas to SH. 

Scotland’s Commissioner for Children and Young People 
Policy Team Meeting Minutes – August 2010 

SS suggested that as part of the mid-term report by the Commissioners’ in 
preparation for the State party report we could undertake a consultation with 
children and young people on the state of children’s rights.  
GM suggested a children and young people’s version of CRIA (Children’s Rights 
Impact Assessment), the purpose of which would be a toolkit for children and young 
people to carry out their own impact assessments on decisions, policy proposals.  
SS suggested another possible research area is incorporation of the UNCRC into 
Scots or UK Law. The research would look into the viability of this option. It would 
also tie-in to work Unicef are doing at a UK level. There would be merit in asking 
someone to look into the different models. 
5. Consultations & External Requests 

The following is a list with decisions: 
a.  Scottish Child Safety Alliance. Would we like to be involved in a new 
project called TACTICS (Tools to Address Childhood Trauma, Injury 
and Children’s Safety)
 – said no, we don’t currently have the time. 
b.  Unintentional Injury Advisory Group – would we like to be involved? – 
No, it was felt that as part of the Scottish Child Safety alliance we had 
succeeded in getting it on the NHS agenda, it was probably best to leave it 
to them to take work forward. 
c.  Home safety publications – too late. 
d.  Meeting with the Scottish Government Patients’ Rights Team – NJ and 
GM to attend meeting. 
e.  GMC Child Protection Guidance, call for written evidence – GM to do 
CRIA screening. 
SHRC (Scottish Human Rights Commission) are hosting the biennial 
conference of NHRI’s (National Human Rights Institutions) on 
business and human rights
 – currently we have no involvement.  
g.  Finance Committee Inquiry into Preventative Spending, written 
evidence due late September – Nico to pull together some points on 
Youth Justice. 
6. Manifestos & autumn party conferences 
There are a couple of party conferences that NJ is not going to be able to cover 
Team action: put 
during October and November. NJ would really appreciate if people could put their 
names forward to 
names forward. It entails networking and talking to people about issues we are 
keen for them to put into party manifestos, for example: children’s rights to be at the   
centre of government decision-making; budgets; early year’s framework – broad 
areas of work. 
7. Updates 
Due to be time spent on earlier agenda items updates were kept very short, and to 
most pertinent business. 
On 7th September LM and TB will be meeting with children and young people, 
parents, and the chair of the parent council regarding school transport changes in 
Renfrewshire. This issue has been raised via the enquiry service. 
SH met with Margaret McLeod at Youthlink to discuss the forthcoming BYIS (Being 
Young in Scotland) Survey 2011. 
SS needs to schedule time in to work on a chapter on guardianship which will be 
part of a book entitled ‘Safeguarding children from abroad: refugee, trafficked and 
migrant children in the UK’ to be published by Jessica Kingsley. 
Please note 17th September will be NJ’s last day before going on holiday. 
8. AOCB 


Scotland’s Commissioner for Children and Young People 
Policy Team Meeting Minutes – August 2010 

Job Evaluation Review. We are waiting for this to be finished for the Participation 
NJ to ask PG if he 
Team before it progresses to the next stage.  
knows what is 
happening with 
the review. 
NJ to find out 
more about ‘Best 
value’ review of 
policy team 
9. Date of next meeting 
To be decided 

Scotland’s Commissioner for Children and Young People 
Policy Team Meeting Minutes – September 2010 

Minute of the Policy Team Meeting 16 September 2010  
Present: Sheila Hamilton (SH), Gillian Munro (GM), Nico Juetten (NJ), Linda MacDonald (LM), Stefan 
Stoyanov (SS)  
Apologies: Maire McCormack (MM), Pauline McIntyre (PM) 
Agenda item 
Action point 
1.  Last meeting’s minutes & matters arising  
a)  New members’ bills – NJ summarised and made recommendations to TB 
(Tam Baillie).  It was decided that there will be no response to the Victims 
Scotland Bill. No decisions were taken about the BSL Bill or the Autism Bill. 
b)   European Commission on Children’s Rights Public Consultation – 
d)  Violence against children: have we had enough (Children 1st) – going 
through the external requests process 
e)   Growing up in Scotland new birth cohort – completed 
h)   Review of English Children’s Commissioner’s Office – TB will be 
meeting with John Dunford at the end of September; a decision about any 
response will be taken after the meeting.  NJ will leave contacts and 
information so that this can be taken forward in his absence. 
Children and Young People mental health indicators discussion 
group event – GM attended and reported that it was mainly an information 
and knowledge sharing exercise.  It will be next year before a set of 
indicators is developed but suggested that it would be useful to stay 
involved in a low-key way. 
k)  Europe de L’Enfance – no one attending. 
Together AGM – SH, NJ and EM attended.  There were two 
recommendations from the report that are relevant to SCCYP – identifying 
training in children’s rights and use of CRIA (Children’s Rights Impact 
Assessment).  It was suggested that SCCYP should respond formally.  MM 
is doing some work on this at the moment.  Possible co-ordination with the 
SHRC (Scottish Human Rights Commission) was discussed, as well as the 
advantages of strengthening the relationship with Together. 
 3b Budget Submission 2011-12 
 NJ noted that there has been no specific allocation of budget to the policy team 
and that in future there will be a requirement to submit written applications for all 
expenditure.  It was suggested that the budget should be led by specific pieces of 
NJ asked the team to send him information on what they will spend out of this 
year’s budget. 
 4.  Research 
Team members to submit any research ideas to SH 
5.  Consultations and External Requests  
d)  Meeting with Scottish Government Patients’ Rights Team -   NJ and GM 
attended.  They will make more extensive comments at a later stage. 
e) GMC Child Protection Guidance  - New guidance is coming from the Scottish 

Scotland’s Commissioner for Children and Young People 
Policy Team Meeting Minutes – September 2010 

Government, which should be taken into consideration in the finalised GMC 
guidance.  GM to write. 
g)  Finance Committee Inquiry into Preventative Spending, written evidence – 
There is to be a stakeholder event at the end of September.  NJ to ask if PG (Paul 
Gierthy) will be attending. 
8. AOCB 
Job evaluation review – NJ to ask PG about progress. 
‘Best value’ review of policy team functions – NJ discussed with PG, who is 
considering whether this would be effective.  NJ and PG to have further discussion, 
which NJ will feed back to the policy team. 
2. Strategic Planning update and feedback 
Following the discussion at the last meeting, NJ reported that there will be a 4 year 
strategic plan (general in nature) supported by measures of progress which will be 
made up of 4 aims, 9 objectives and 33 actions.  There will be an annual 
operational plan which ties in with the budget submission; individual workplans will 
flow from this. 
Under the duty to consult with external stakeholders about the 4 year plan a final 
draft will be sent asking:   

Have we got it right? 

Are there any gaps? 

What specific issues should we focus on? 
The definition of consultation is open to interpretation, but activities will need to be 
There will be no requirement to list policy priorities in the 4 year plan—this will 
come in the annual operational plans.  The question of where and how strategic 
direction fits into operational plans was raised.  Does the result of the consultation 
vote fit into the strategic plan, or the operational plan? 
3Team Updates 
SH – Briefing papers have gone out for the ‘Not Seen, Not Heard, Not Guilty 
Review of Recommendations.  SH is working with SS on child trafficking and 
finalising the Early Years report – editing the summary report. 
SS – Finalising terms of reference for SCRIM (Scottish Children’s Rights 
Implementation and Monitoring ) group with Joanna Mackenzie.  The consultation 
on child protection is ready for sign-off, but an extension will need to be requested 
for TB to look at and approve.  SS is also working on the CEOP consultation.  The 
final draft chapter on trafficking for ‘Safeguarding children from abroad:  refugee, 
trafficked and migrant children in the UK’ is due next week.  SS has drafted a letter 
for TB to the Scottish Government about dismantling the children’s rights team.  SS 
to look at developments at European level for Children are Unbeatable. 
GM – Has been assisting Fay with work getting the annual report out.  The SCCYP 
website has been infected with a virus and has had to be taken down.  There is no 

Scotland’s Commissioner for Children and Young People 
Policy Team Meeting Minutes – September 2010 

timescale yet for when the main website will be in operation again, but GM is 
sending regular updates.  As an interim measure a limited adults section has been 
added to the young persons’ website, where people are now directed.  The timeline 
for the planned draft tender for the new website may need to be moved up as the 
current main website may not be salvageable.  An internal and an external survey 
will be carried out.   GM is also currently working on three FOI Requests and will be 
meeting with MM to look at work on updating and disseminating CRIA (Children’s 
Rights Impact Assessment). 
LM – Meeting with cyp (children and young people), parents and head of school 
council about school transport has taken place with a letter to the local authority 
suggesting the use of CRIA and guidance from ‘Participants not Pawns’ to inform 
their consultation process in future decision-making.  There are also open enquiries 
on consultation with children in court proceedings, children’s personal details in 
judgements on court websites (the ICO (Information Commissioner’s Office) would 
like to be involved in any follow-up), cyp at special schools disadvantaged by not 
receiving the same hours of teaching time as cyp in mainstream schools, and an 
enquiry about children’s right to social and cultural contact where access to the web 
is limited in residential schools—SIRCC is keen that we should follow this up.   LM 
is developing the first quarterly enquiries report and discussed the possibility of 
reinstating the policy area section in enquiries categorisation on CHAS 
(Commissioner’s Electronic Enquiries System) .  LM wil  be attending the Scottish 
Government Advocacy Standards working group meetings.   
NJ – Working on the Children’s Hearings Bill – Stage 2.  Attended the BINOCC 
(British and Irish Network of Ombudsmen and Children’s Commissioners)  
conference on youth justice policy areas across the jurisdictions.  The 
Commissioners have decided to work on an overarching message calling for a shift 
from the criminal justice to a social justice approach to youth offending.  It is unclear 
what this will mean in Scotland and any joint statements will now be made early in 
the New Year rather than for the November UNCRC anniversary.  Note: This has 
since been changed back to the 21st anniversary on 20th November.  NJ also 
working on the restraint working group annex to National Care Standards providing 
a section on children’s rights, but also making suggestions for ways children’s rights 
can permeate the entire document. 
4.  Consultations & external requests 
GMC Child Protection – GM 
Eurochild End Child Poverty Campaign  - GM to speak to Ezmie 
Mentoring and Befriending – information available for interest 
CLD workshop – early years – GM provided information on early years to Sarah- 
Louise who is delivering a presentation. 
Party Conferences –  
   Lib Dems – 9 October – SS to attend 
   Speak to NJ if interested in attending any of the other conferences 
5.  AOCB 

Scotland’s Commissioner for Children and Young People 
Policy Team Meeting Minutes – September 2010 

SH – request from TB to look at possible research project around the breakdown in 
services for disabled young people moving into adulthood.  LM identified 8 relevant 
cases from enquiries.  Uncertainty as to where we could add value to work already 
being done. GM suggested looking at possible research on the views and opinions 
of younger children (3 – 10 years old) on physical punishment. 
 It was decided this should be part of a broader discussion about research 
proposals.  NJ and SH to meet to discuss. 
6.  Date of next meeting – 27 October 10am