This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Suffolk County Council - 'The Hold' Heritage Centre: Second-round Grant Application documents'.




 
 
12 April 2018 
 
      Our Ref: HG-14-08167 
 
 
 
Suffolk County Council 
Endeavour House 
Russel  Road 
IPSWICH 
Suffolk 
IP1 2BX 
"The Hold": A Suffolk Archives Service for the 21st Century 
 
Congratulations, your application has now been assessed, and I am delighted to inform you 
that we have decided to award you a grant of up to £10,363,700 ten mil ion three hundred 
and sixty-three thousand and seven hundred pounds (53% of the total eligible project cost of 
£19,736,843) towards a four year project, a partnership between Suffolk Record Office 
(SRO) and University of Suffolk (UoS), funding a new building on Ipswich waterfront that wil  
support a re-shaped service and enable activities with a much wider range of new target 
audiences across the county. 
 
The percentage above is knows as your ‘grant percentage.’ As your approved project costs 
include non-cash contributions and/or volunteer time, we have also calculated the 
percentage of cash that we wil  be contributing towards the project. We describe this as the 
‘payment percentage’ and for your project this wil  be 54%.  More information on this can be 
found within the enclosed Receiving a grant guidance. 
 
We wil  monitor your progress against the following: 
 
Approved Purposes 
  Recruit and employ Project Coordinator, 2 Community and Learning Officers, 
Marketing/Communications Officer,  Volunteer Engagement Coordinator, Exhibition 
and Interpretation Officer, Freelance Conservator, Freelance Artist, Evaluation 
Consultant, 2 Heritage Trainees, 6 interns (2 per annum x 3 mths), 16 work 
placements.   
  Construct an efficient, environmentally sustainable 3,596m2 building on part of the 
UoS campus enhancing Ipswich Waterfront to meet PD5454:2012 (and its imminent 
replacement EN16893) and BS4971:2017 standards to safeguard Suffolk’s archive 
collections with state-of-the-art accommodation, bringing more heritage together on 
one site. Showcase Suffolk’s heritage and provide interpretation and an enhanced 
online offer to a broader audience. 
 
1 of 8 
 
 
SF4 4011 V2.0 

  Deliver activities as outlined in the Activity Plan incorporating innovative ways of 
working, empowering communities to undertake their own heritage activities across 
the county (86% of the programme is countywide) engaging both existing users and 
new target audiences: low income adults aged 65+, families with children aged 5-12, 
diverse communities, people with dementia, university students, young people aged 
18-24, Waterfront and Ipswich visitors. Create new learning opportunities and an 
improved Suffolk Archives’ schools offer. 
    Create a resilient, commercialy focused and outward facing Suffolk Archives Service, 
forging a sustainable, learning partnership with the University of Suffolk and make a 
positive impact on the employability of UoS students. Introduce new digital processes 
The SRO service wil  be a digital organisation, incorporating requirements in terms of 
supporting infrastructure, costs and on-going care and maintenance. Accelerate 
digitisation of the archive, particularly maps, and undertake a targeted sorting, 
repairing and cataloguing programme alongside the move and relocation. Diversify 
the volunteer base and increase the range of volunteer contributions to SRO’s 
service. 
 
 
Part 1 of this letter sets out how we wil  work with you during the delivery phase of your 
project.  
 
Part 2 deals with the legal aspects of the grant that we are of ering.   
 
Part 3 advises you on the next steps. 
 
Part 1 – How we wil  work with you 
 
Delivering your project 
You wil  need to deliver your project in line with the proposals set out in your application. We 
wil  contact you shortly to arrange a start-up discussion, when we wil  agree a timetable for 
progress reporting and grant payment requests. More information on this can be found within 
the enclosed ‘Receiving a grant’ guidance. 
 
Keeping in touch 
We wil  be monitoring your progress against the approved purposes of our grant, as set out 
above, and any areas of risk we have identified.  This wil  help us to understand how well the 
delivery is advancing and alert us to any issues. 
 
We wil  appoint consultants to support project delivery. We wil  let you know their name and 
responsibilities when they are appointed. 
 
Please read the attached ‘Receiving a grant’ guidance.  This requires you to: 
  obtain our permission to start the project; 
  submit progress reports at a frequency agreed between us when we discuss 
monitoring requirements; 
 
2 of 8 
SF4 4011 V2.0 
 

  request your grant payments; 
  provide a completion and evaluation report when you have finished the delivery 
phase; 
  procure goods, works and services in accordance with EU procurement regulations 
and the ‘Receiving a grant’ guidance. 
The forms that you wil  need for requesting permission to start, requesting your grant and 
reporting your progress and completion should be accessed and submitted via your 
online account (https:/ forms.hlf.org.uk/officeforms/HLF_Projects.ofml), in the same 
way that you supplied your application form.   
 
Part 2 – The legal section 

 
Grant 

The attached Appendix 1 sets out the approved costs to which the Heritage Lot ery Fund 
(HLF) has agreed to contribute along with anticipated partnership funding.   
 
Please be aware that if you spend less on your delivery project than the approved project 
budget, we wil  reduce the final grant payable.  Any reduction wil  be in proportion to HLF’s 
grant contribution. 
 
This offer is subject to your organisation entering into a contract with the Trustees of the 
National Heritage Memorial Fund (NHMF).  I enclose two copies of the bespoke contract. 
Please could you arrange for both copies to be signed by your authorised signatory. Please 
return both copies to us within 20 working days of the date of this letter. They should not be 
dated. I wil  then arrange for them to be signed on behalf of NHMF. Once completed, we wil  
return one original copy to you for your retention.   
 
The contract wil  include our standard terms of grant.  You must also comply with our 
monitoring requirements and any additional grant conditions relating specifically to your 
project.   
 
The additional grant conditions set out at the Appendix to the bespoke contract includes a 
requirement on you to apply to the Land Registry to register a restriction over the Property 
within 28 days of the date of Permission to Start. Accordingly, please send us through your 
solicitor’s contact details as soon as possible to ensure this condition is met within the 
timeframe provided.  
 
If the name at the top of this letter is not the formal name of your organisation please let me 
know straight away.  
 
The following documents define the project for which the grant is offered: 
 
1.  This letter 
2.  Your application dated 07 Dec 2017 
3.  Documents submitted by you in support of your application    
 
 
3 of 8 
SF4 4011 V2.0 
 

Withdrawal of the grant 
We may withdraw the grant if: 
  You have already started work on the delivery phase before we have given you our 
permission to do so, in accordance with the terms of the contract. 
  You do not start the delivery phase within 6 months of the date of this letter. 
  The contract is not signed within 3 months of your receipt of it. 
 
 
Part 3 – Next steps 

 
You should read the following related documents: 
  ‘Receiving a grant’ setting out our monitoring requirements – sent via email or 
available online at https:/ www.hlf.org.uk/looking-funding/our-grant-
programmes/heritage-grants‘ 
  Standard Terms of Grant’ - sent via email or available online at 
https:/ www.hlf.org.uk/looking-funding/our-grant-programmes/heritage-grants 
 
Available online:  
  ‘How to acknowledge your grant’ guidance https:/ www.hlf.org.uk/running-your-
project/acknowledging-your-grant/where-use-logo 
  ‘Photography of HLF-funded projects: A guide for grantees’ online at 
https:/ www.hlf.org.uk/running-your-project/promoting-your-project  
  ‘Promoting Your Project’  online at ht ps://www.hlf.org.uk/running-your-
project/promoting-your-project  
  ‘Template press release’ online at ht ps://www.hlf.org.uk/running-your-
project/promoting-your-project  
 
Permission to start 
We wil  only give you our permission to start when the contract has been signed by all parties 
and dated and when certain pre-conditions, defined in the Receiving a grant’ guidance, have 
been satisfied. For us to pay your grant requests by bank transfer (BACS), we need to see a 
copy of a recent bank statement (within the last three months), or a cheque or a paying-in 
slip for the relevant account, showing the bank’s name and address. 
 
Publicity 
It is important to publicise your award to local media so that lottery players know where their 
money has gone. However, you must keep your award confidential until we have discussed 
and agreed your publicity plans. We wil  publish the fact that you have been awarded a grant 
on our website within 10 days of the grant being awarded.  I can assist you with queries 
about publicity and the media and I have enclosed a template press release which you may 
find helpful to issue to media once your publicity plans have been agreed. 
 
Please also contact me as soon as possible to agree the most appropriate location and 
nature of HLF acknowledgment for your grant both during your project and after its 
completion.  You must make sure you include our logo on any information you produce about 
 
4 of 8 
SF4 4011 V2.0 
 

your delivery, for example, on public consultation or fundraising information or materials.  
You must also include our logo on all designs or plans you produce, on all specialist reports 
or surveys, and on all tender documents that are funded by our grant.  Please refer to the 
enclosed ‘How to acknowledge your grant’ guidance which explains how to do this. 
 
Join our Online Community 
Did you know that we have an Online Community to connect people working on HLF-
supported projects? It's a friendly and informal forum to ask and answer questions, share 
learning and network with other grantees and heritage professionals. You can find it on our 
website at https:/ www.hlf.org.uk/community. If you’d like to join in the discussions, simply log 
in with your existing HLF account username and password, or you can register a new 
account at www.hlf.org.uk/user/register. If you have any questions about the Online 
Community, please contact xxxxxxxxxxxxxxx@xxx.xxx.xx. 
 
We wish you every success with your project, and look forward to receiving regular updates. 
 
Please contact me if you have any queries arising from this letter. 
Robyn Llewellyn 
Head of Heritage Lottery Fund 
East of England 
Direct Line:  
 
Email:  xxxxxx@xxx.xxx.xx 
 
 
Encs 
 
Contract x 2 
Appendix 1 
 
5 of 8 
SF4 4011 V2.0 
 

Appendix I – Approved project costs  
 
a) Delivery Phase costs 
 
Capital costs
 
Cost Heading 
Description 
Cost 
Vat 
Total 
 
 
£ 
£ 
£ 
Demolition, construction 
New building work 
main contract £13m for The  13,458,000 
0  13,458,000 
Hold, service connections 
Landscaping £47k, signage 
& crossings £55k, 
Other capital work 
link/access road £75k, 
artwork £25k, exhibition fit-
1,380,692 
0  1,380,692 
out £423k, IT fit-out £455k, 
building fit-out £300k 
Fees (planning conditions 
Other costs (capital) 
discharge, building control) 
20,320 

20,320 
and surveys 
Equipment and materials  Equipment for collections 
(capital) 
decant including secondary 
100,000 

100,000 
packaging 
Professional fees relating  Design Team £442k, QS 
to any of the above 
£43k, Exhibition & 
581,219 

581,219 
(capital) 
Interpretation £55k, Artist 
(ACE) £40k 
Total Costs 
15,540,231 
0  15,540,231 
 
 
Activity costs 

Cost Heading 
Description 
Cost 
Vat 
Total 
 
 
£ 
£ 
£ 
Project co-ordinator, 
Community and Learning 
Officers x2, Strategic and 
New staff costs 
Commercial Manager, 
Volunteer Engagement Co-
770,069 

770,069 
ordinator, Exhibition and 
interpretation Officer, 
Marcomms Officer 
Training for staff 
Staff and volunteers train 
together 
23,700 

23,700 
2 heritage career trainees 
Paid training placements  £43k, 6 summer interns 
£32k, and 2 post-16 
80,302 

80,302 
opportunities £3k 
 
6 of 8 
SF4 4011 V2.0 
 

Cost Heading 
Description 
Cost 
Vat 
Total 
 
 
£ 
£ 
£ 
Travel for staff 
Travel allowance for new 
posts above 
15,000 

15,000 
Travel and expenses for  Travel and expense 
volunteers 
allowance for volunteers 
13,250 

13,250 
Interpretation £137k, 
Equipment and materials  informal events/activities 
(activity) 
£112k, formal learning £17k, 
420,620 

420,620 
digital £74k, heritage £80k 
Professional fees relating 
to any of the above 
Evaluation Consultant 
40,000 

40,000 
(activity) 
Total Costs 
1,362,941 
0  1,362,941 
 
 
Other costs 

Cost Heading 
Description 
Cost 
Vat 
Total 
 
 
£ 
£ 
£ 
Recruitment 
Advertising new posts 
4,000 

4,000 
Promotion of The Hold and 
Publicity and promotion  countywide activities and 
40,000 

40,000 
events 
Evaluation 
Evaluation materials for 
dissemination 
7,100 

7,100 
Contingency 
6% capital, 2% activities 
962,100 

962,100 
Inflation 
6% capital, 1% activities 
947,257 

947,257 
Increased management 
and maintenance costs  Increased staff and premises 
(maximum five years) 
costs 5 yrs 
295,369 

295,369 
Volunteer time 
Volunteer support for Activity 
Plan and Col ections 
487,585 

487,585 
Other costs 
Removal costs (collections 
to The Hold) 
90,260 

90,260 
Total Costs 
2,833,671 
0  2,833,671 
 
b) Delivery Phase income 

 
Delivery income
 
Income Heading 
Description 
Secured  Total (£) 
Local authority 
SCC Capital Reserves and funds raised in 
Development Phase 
Yes 
4,827,189 
Other public sector 
NALEP 
Yes 
2,000,000 
Central government 
ACE 
Yes 
35,000 
European Union 
Creative Europe 
No 
100,000 
Private donation - 
Includes crowdfunding, grassroots campaigns  No 
65,000 
 
7 of 8 
SF4 4011 V2.0 
 

Income Heading 
Description 
Secured  Total (£) 
Individual 
and major donors 
Private donation - 
Trusts/Charities/Foun Wolfson Foundation, Foyle Foundation, 
dations 
Garfield Weston Foundation 
No 
565,000 
Private donation - 
corporate 
SAF campaign for corporate sponsorship 
No 
48,000 
Other fundraising 
University of Suffolk contribution 
Yes 
950,000 
Increased 
management and 
maintenance Costs 
Increased staff and premises costs 5 yrs 
Yes 
295,369 
(maximum five years) 
Volunteer time 
Volunteer support for Activity Plan and 
Collections 
No 
487,585 
HLF Grant 
10,363,700 
Total Income 
19,736,843 
 
 
 
 
 
8 of 8 
SF4 4011 V2.0