Mae hwn yn fersiwn HTML o atodiad i'r cais Rhyddid Gwybodaeth 'FOI policy'.


 
 
 
 
 
 
 
FREEDOM OF INFORMATION ACT POLICY 
CORP 52 
 
 
 
ICO Version: 
3.0.0 
Name & date of Approval 
Quality Assurance Committee 
Committee:  
10th February 2016 
Name and & date of 
Quality Assurance Committee 
Ratification  Committee: 
10th February 2016 
Name of Reviewer: 
Laura McCoy Information Governance Manager 
Date Published: 
February 2016 
Next Review date: 
February 2019 
Document Replaces / 
ICO V 2.0.0 Freedom of Information Act Policy 
incorporates:  
 
Applies to : 
This policy applies to all employees of the Trust 
and volunteers. It provides a framework for the 
Trust to ensure compliance with this Act 
 
 
This document is available in Braille, large text and electronic format on request. 
ICO Version No. 3.0.0 
 
Page 1 of 20 
Corp 52 Freedom of Information Act Policy 

link to page 5 link to page 5 link to page 5 link to page 5 link to page 5 link to page 6 link to page 6 link to page 6 link to page 6 link to page 6 link to page 6 link to page 7 link to page 8 link to page 8 link to page 9 link to page 9 link to page 10 link to page 10 link to page 11 link to page 12 link to page 12 link to page 13 link to page 13 link to page 14 link to page 14 link to page 14 link to page 15 link to page 15 link to page 15 link to page 15 link to page 15 link to page 16 link to page 16 link to page 16
 
 
1. 
INTRODUCTION ................................................................................. 5 
2. 
PURPOSE ........................................................................................... 5 
3. 
SCOPE ................................................................................................ 5 
4. 
DUTIES ............................................................................................... 5 
4.1. 
Chief Executive ........................................................................................................ 5 
4.2. 
Chief Operating Officer ............................................................................................ 6 
4.3. 
Deputy Director of Performance and Contracts ....................................................... 6 
4.4. 
Head of Information ................................................................................................. 6 
4.5. 
Information Governance Manager ........................................................................... 6 
4.6. 
All Staff .................................................................................................................... 6 
5. 
DEFINITIONS ...................................................................................... 6 
6. 
PUBLICATION SCHEME .................................................................... 7 
7. 
RIGHT OF ACCESS (fREEDOM OF iNFORMATION REQUESTS) ... 8 
7.1. 
A Valid Request ....................................................................................................... 8 
7.2. 
Recorded Corporate Information ............................................................................. 9 
7.3. 
Obtaining information .............................................................................................. 9 
7.4. 
Personal Information ............................................................................................. 10 
7.5. 
Response .............................................................................................................. 10 
8. 
EXEMPTIONS TO DISCLOSURE ..................................................... 11 
8.1. 
Public Interest Test ................................................................................................ 12 
8.2. 
Vexatious or repeated requests ............................................................................. 12 
8.3. 
Response Letter .................................................................................................... 13 
8.4. 
Internal Review ...................................................................................................... 13 
8.5. 
External Appeal ..................................................................................................... 14 
9. 
RE-USE OF INFORMATION ............................................................. 14 
10. 
ADVICE AND ASSISTANCE ............................................................ 14 
11. 
PUBLIC SECTOR CONTRACTS ...................................................... 15 
12. 
RECORDS MANAGEMENT .............................................................. 15 
13. 
TRAINING ......................................................................................... 15 
14. 
CONSULTATION .............................................................................. 15 
15. 
EQUALITY ANALYSIS ASSESSMENT ............................................ 15 
16. 
DISSEMINATION AND IMPLEMENTATION ..................................... 16 
17. 
MONITORING COMPLIANCE WITH THIS DOCUMENT .................. 16 
18. 
REFERENCES .................................................................................. 16 
ICO Version No. 3.0.0 
 
Page 2 of 20 
Corp 52 Freedom of Information Act Policy 

link to page 17 link to page 17 link to page 18 link to page 18
 
19. 
ASSOCIATED DOCUMENTS ........................................................... 17 
20. 
APPENDICES ................................................................................... 17 
20.1. 
Appendix 1 - Exemptions available under Part II of the Freedom of Information Act 
2000 ...................................................................................................................... 18 

 
 
ICO Version No. 3.0.0 
 
Page 3 of 20 
Corp 52 Freedom of Information Act Policy 


 
Version Control Summary 
 
Version 
Date 
Author 
Status 
Comment 
2.0.0 
August 
L  McCoy 
Final 
Intranet  Copy 
2014 
3.0.0 
February 
I Garratt 
Final 
Intranet Copy 
2016 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Revision History 
 
Revision 
Reviser 
Revisions Made 
date 
18/07/2014 
L McCoy 
Changes to job title of Deputy Director of Strategy, Commerce 
and Communications. 
23/12/2015 
I Garratt 
Restructure of policy. Minor amendments to content 
11/01/2016 
I Garratt 
Inclusion of media enquiries. Structural changes 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
ICO Version No. 3.0.0 
 
Page 4 of 20 
Corp 52 Freedom of Information Act Policy 


 
 
1. 
INTRODUCTION 
The Freedom of Information Act 2000 (FOI, the “Act”) is part of the Government’s 
commitment to greater openness in the public sector. It enables members of the 
public to scrutinise the decisions of public authorities more closely and ensure that 
services are delivered properly and efficiently. 
 
The main features of the Act are: 
•  A duty on every public authority to adopt and maintain a Publication Scheme.   
•  A general right of access to all recorded information held by a public authority, 
subject to exemptions set out in the Act. An applicant has the right to ask do you 
have it?
 and can I see it
•  The creation of the Information Commissioner’s Office to oversee the 
implementation and compliance with this Act and the Data Protection Act 1998. 
2. 
PURPOSE 
The Trust is committed to greater openness; balancing this right against protecting 
the interests of the Trust, individuals and commercial partners, where disclosure of 
information could harm those interests. 
 
This policy outlines how the Trust is compliant with the Freedom of Information Act. 
It details:  
•  What is a Freedom of Information request 
•  What staff need to do in the event of receiving a request 
•  When information may be disclosed and how exemptions to disclosure are 
applied 
•  What information is routinely available through the publication scheme 
3. 
SCOPE 
This policy applies to all employees of the Trust and volunteers. It provides a 
framework for the Trust to ensure compliance with the Act 
4. 
DUTIES 
4.1. 
Chief Executive 
The CEO is the Accountable Officer for the Trust. Their duties are set out in the 
NHS Accountable Officer Memorandum and include responsibility for systems of 
internal control and Governance Framework.  
 
The Trusts Chief Executive is also the “Qualified Person” as defined in Section 36 
a) – n) of the Act and has ultimate responsibility for compliance with the Freedom of 
ICO Version No. 3.0.0 
 
Page 5 of 20 
Corp 52 Freedom of Information Act Policy 


 
Information Act.  The CEO delegates strategic responsibility for this policy to the 
Senior Information Risk Officer (SIRO) 
 
4.2. 
Chief Operating Officer 
The Chief Operating Officer is also the Senior Information Risk Owner (SIRO). 
They are the Executive Director with strategic responsibility for compliance with the 
Freedom of Information Act. 
 
4.3. 
Deputy Director of Performance and Contracts 
The SIRO delegates operational  responsibility to the Deputy Director of 
Performance and Contracts who also has line management responsibility for the 
Head of Information. 
 
4.4. 
Head of Information 
The Head of Information is the senior manager with responsibility for implementing 
and management of the Freedom of Information function within the Trust on a day 
to day basis.  
 
4.5. 
Information Governance Manager  
The IG Manager has day-to-day responsibility for the Act, including: 
•  Maintaining an up-to-date publication scheme 
•  Coordinating responses to Freedom of Information requests 
•  Application of exemptions 
•  Escalation of associated risks and issues 
The IG Manager is part of the Freedom of Information team 
 
4.6. 
All Staff 
All employees of the Trust are obliged to adhere to this policy  and the Act. This 
includes: 
•  Any request received must be forwarded to the Freedom of Information at the 
earliest opportunity 
•  Providing assistance to the FOI team in obtaining information in response to a 
request 
•  Maintaining adequate records management systems 
5. 
DEFINITIONS 
Exemption  –  An exemption to disclosure is the reasoning for the withholding of 
information requested under the Freedom of Information Act. 
 
Open Government Licence  -  The  Open Government Licence permits anyone to 
copy, publish, distribute, transmit and adapt the licensed work, and to exploit it both 
ICO Version No. 3.0.0 
 
Page 6 of 20 
Corp 52 Freedom of Information Act Policy 


 
commercially and non-commercially. In return, the re-user of the licensed work has 
to acknowledge the source of the work and (if possible) provide a link to the OGL 
 
Publication Scheme - The legally required mechanism for making information held 
by Public Authorities routinely and proactively available 
 
Redacted Information - Information which has been deleted or blanked out from a 
document because it is legitimately exempt from release. 
6. 
PUBLICATION SCHEME 
The Freedom of Information Act requires every public authority to publish 
information, in accordance with the Information Commissioner’s Office model 
publication scheme.  
 
The model publication scheme defines the required classes of information to be 
made available. It also specifies how the information should be presented, what can 
be charged, and what members of the public need to know about the scheme. 
 
The publication scheme needs to be dynamic; it must be routinely updated and 
maintained. This means that the authority must: 
•  Review what information is being published; 
•  Make newly created information that falls within the scope of the  scheme 
available promptly; and 
•  Replace or update information that has been superseded. 
 
The specific information classes that must be included in the publication scheme 
are: 
•  Who we are and what we do 
Organisational information, locations and contacts, constitutional and legal 
governance. 
•  What we spend and how we spend it 
Financial information relating to projected and actual income and expenditure, 
tendering, procurement and contracts. 
•  What our priorities are and how we are doing 
Strategy and performance information, plans, assessments, inspections and 
reviews. 
•  How we make decisions 
Policy proposals and decisions. Decision making processes, consultations, 
internal criteria and procedures 
•  Our policies and procedures. 
Current written protocols for delivering the functions and responsibilities. 
•  Lists and Registers 
ICO Version No. 3.0.0 
 
Page 7 of 20 
Corp 52 Freedom of Information Act Policy 

link to page 9
 
Information held in registers required by law and other lists and registers relating 
to the functions of the authority. 
•  The Services we Offer 
Advice and guidance, booklets and leaflets, transactions and media releases. A 
description of the services offered. 
•  A schedule of fees 
A list of the charges for accessing information 
 
The publication scheme information is available from the Trust website; this 
ensures the contents are up-to-date. A hard copy of the information is made 
available upon request to the Information Governance Manager. 
7. 
RIGHT OF ACCESS (FREEDOM OF INFORMATION REQUESTS) 
A core element of the Act is the general right to access. Under the Act, the general 
public have a right to know: 
•  What information is held 
•  To see that information 
The Act specifies the procedure for requesting information and these must be 
responded to, including the application of exemptions to disclosure. 
 
The Act only covers information that is held. There is no obligation to create new 
information. 
 
7.1. 
A Valid Request 
 A valid request must be in writing, with a return correspondence address. This can 
be a letter, email of a fax. Requests made in person or verbally should be notified 
that it must be in one of the formats specified above. 
 
A valid request does not need to state that it is a Freedom of Information request 
but if the information asked for is corporate information (see 7.2) and outside of the 
duties of normal course of business it will be a Freedom of Information request. It is 
therefore important that staff understand the Act in order to identify a request. 
 
If a valid request is received by any member of staff this must be sent to the 
Freedom of Information team at the earliest opportunity and by no later than 
two working days 

 
7.1.1.  Requests from the Media 
Freedom of Information is typically used by the press to research stories and gather 
information. Such requests are treated in the same manner as requests from other 
sources. 
 
ICO Version No. 3.0.0 
 
Page 8 of 20 
Corp 52 Freedom of Information Act Policy 


 
A request will be treated as a media enquiry instead of a  FOI request in the 
following circumstance: 
The request is: 
•  For a comment in relation to an incident or events involving the Trust 
•  For comment following submission/publication of a paper(s) to a professional 
journal 
•  For a condition check on a patient 
 
Where time permits, the Marketing and Communications department will review 
FOI responses to the media prior to publishing the response in order to provide any 
additional comment or prepare a press statement if necessary. 
 
7.2. 
Recorded Corporate Information 
The Act applies to information that is recorded. In practical terms this means a 
request for information can be for: 
• Printed documents 
• Computer files 
• Letters 
• Emails 
• Photographs 
• Video and / or sound recordings 
Trust email accounts are corporate information therefore all information on email 
may be disclosed, subject to exemptions under the Act. 
Business related emails undertaken on personal email accounts are also subject to 
the Act and staff will be required to provide personal emails to the Trust in the event 
of a request; however staff are reminded that all business activity should be on the 
Trust approved NHSmail and not personal email accounts. 
 
7.3. 
Obtaining information 
Once the request is logged and any clarifications have been sought, the request 
handler from the FOI team will contact the local department which holds the 
information. 
 
The local department is required to: 
•  Obtain and return the information 
•  Provide any comments or caveats that put the information into context 
•  Make representation if they feel the information should be withheld 
Departments are typically given 5 working days to respond to the internal request. 
This can be extended if required however it allows time for collation of information 
from various sources, consideration of exemptions, preparation of responses and 
senior management approval if required. 
 
ICO Version No. 3.0.0 
 
Page 9 of 20 
Corp 52 Freedom of Information Act Policy 

link to page 11
 
 
7.4. 
Personal Information 
The Act acknowledges that some personal information will be exempt from 
disclosure whereas other information may be disclosed. In general terms, more 
senior staff have a lower expectation of privacy due to their job role and being in a 
responsible position in the public sector.  
 
The Trust policy is that information that relates to the public functions of a member 
of staff can be released under the Act.  This may include: 
•  Name 
•  Job title and role 
•  Pay band 
•  Responsibilities 
•  Work contact information 
•  Expenses 
The Trust organisation structure – Who’s who – is a proxy for the senior staff whose 
information will be disclosed. 
 
The Act does not allow the disclosure of the applicants own personal information; 
such requests are dealt with under the Data Protection Act 1998 or Access to 
Health Records Act 1990. 
 
7.5. 
Response 
Under the Act all requests for information must be complied with promptly and in 
any event not later than the twentieth working day.  The 20 working day deadline 
applies to information released as well as refusal notices and fees notices. 
 
If clarification is requested from the applicant, the response days is suspended until 
such a time the applicant has provided sufficient details to allow the request to 
proceed.  
 
An extension to the timeframe can be applied if the Trust is considering the public 
interest in disclosure related to an exemption (see 8) 
 
7.5.1.  Duty to Confirm or Deny 
The Act imposes a general duty to confirm or deny to the applicant whether 
information is held irrespective in most cases of whether the information which has 
been requested is to be disclosed. 
 
7.5.2.  Fees 
There is no general charge to the right to access information; however a fee may 
be required in two circumstances 
ICO Version No. 3.0.0 
 
Page 10 of 20 
Corp 52 Freedom of Information Act Policy 


 
•  Disbursement costs  –  These are costs directly incurred communicating the 
information to the applicant, for example photocopying and postage.  The fee 
must be reflective of the cost. 
 
•  Appropriate limit – The Act specifies that a public authority must comply with a 
request if it falls within the appropriate limit –  for the NHS this is equal to 18 
hours of work. If providing information in relation to a request will take in excess 
of this limit, the Trust may refuse the request or charge for the time taken. In 
order  to charge, a fees notice  is issued. This informs the applicant of the 
expected cost of compliance and whether they wish to proceed. The current 
cost of compliance is calculated at a rate of £25 per hour for: 
o  Determining whether the information is held 
o  Locating the information, or a document which may contain the 
information 
o  Retrieving the information, or a document which may contain the 
information 
o  Extracting the information from a document containing it 
The Trust may aggregate the cost of compliance of multiple requests if the 
requestor or requestors are acting in concert or in pursuance of a campaign. 
 
A fees notice must be issued within the response timeframe and if not agreed by 
the applicant within three months, the Trust is not required to proceed with the 
request. 
8. 
EXEMPTIONS TO DISCLOSURE 
The Act is designed to create a culture of openness,  accountability and 
accessibility; to allow individuals to access information held within public authorities. 
However this entitlement to information is not unlimited. 
 
The Act recognises there are valid purposes for some information to be withheld; 
these are referred to as exemptions. Exemptions are in two categories – absolute 
exemptions or qualified exemptions. 
 
Absolute exemptions mean the information can be withheld without considering the 
public interest in disclosure, for example the disclosure would constitute contempt 
of court. 
 
The majority of exemptions are qualified. This means that an exemption may be 
able to be applied however before it can, there must be consideration of the public 
interest. Information may only be withheld under a qualified exemption if the public 
interest in maintaining the exemption outweighs the public interest in disclosure.  
 
Whenever information is withheld, the Trust must explain  to the applicant what 
exemption is being applied. 
ICO Version No. 3.0.0 
 
Page 11 of 20 
Corp 52 Freedom of Information Act Policy 

link to page 17
 
 
The application of exemptions is the responsibility of the Information Governance 
Manager; departments can make representation and this will be considered 
however the final decision is with the Information Governance Manager or the 
SIRO. 
 
The full list of exemptions are listed in Appendix 1 
 
8.1. 
Public Interest Test 
The public interest must be considered in every case where a qualified exemption 
applies. The Information Commissioner states that “In effect something in the public 
interest is something which serves the interests of the public. When applying the 
test, the public authority is simply deciding whether in any particular case it serves 
the interests of the public better to withhold or to disclose information.”  The public 
interest will vary with each request and the exemption being considered. It may 
often include ensuring honesty, accountability, transparent decision making and the 
absence of bias.  
 
The Trust will consider the public interest on a case-by-case basis. It will seek 
advice from relevant professionals as necessary; this may include from colleagues, 
other public authorities  and legal advice. The public interest does not include 
protecting an authority or individual from embarrassment. 
 
It is a criminal offence to alter, block, destroy or conceal information  with the 
intention to prevent disclosure. 
 
8.2. 
Vexatious or repeated requests 
There may be circumstances in which a requestor is abusing the rights under the 
Act, undermining the intentions of the Act and causing undue disruption to the 
authority. Such requests are rare; these are referred to as vexatious. 
 
The Trust can refuse a request if it is vexatious. When considering if a request is 
vexatious the Trust will assess the context and history of a request, the purpose, 
intended outcome and previous contact with the requestor. 
 
Requests can also be refused if they are repeated; the requests must be identical 
or substantially similar. It is not appropriate to refuse a request which is only on a 
related topic. A request is also not repeated if a reasonable time period has elapsed 
between requests. The reasonable period is determined by how often the 
requested information changes, the purpose of the request and the public interest. 
In practical terms this is generally 60 days. 
 
Within the Trust, the application of a refusal notice on the grounds of vexation or 
repeated requests must be agreed by the SIRO or their nominated deputy. 
ICO Version No. 3.0.0 
 
Page 12 of 20 
Corp 52 Freedom of Information Act Policy 


 
 
8.3. 
Response Letter 
All requests are centrally processed by the FOI team. Information will be requested 
from local departments however the FOI team collate all information and prepare 
the final response letter. 
The response letter shall contain: 
•  Reference number 
•  Details of what the request is for 
•  The information requested, or 
•  An explanation of why information is being withheld and under which section of 
the Act 
•  Contact details to request an internal review 
•  Details of the Information Commissioner’s Office 
 
8.4. 
Internal Review 
Under the Act, the Trust provides the opportunity for applicants to ask for an 
internal review of the handling of their request if they are dissatisfied. This is the 
first stage in the Trust FOI complaints procedure. Requests  for an internal review 
should be submitted within  two months  of the response date; outside of this 
timeframe the Trust is not obliged to accept the request. 
 
On receipt of an internal review request, the Freedom of Information team will 
acknowledge the request and arrange a review meeting with the SIRO, or 
appointed deputy. Internal reviews should take place within 20 working days 
however it is appreciated that reviews may be complex and in order for a thorough 
and fair review to take place, it may be longer than this. 
 
The SIRO, or appointed deputy, will review the request, response, any associated 
documents including the public interest test if applicable, guidance from the 
Information Commissioner’s Office and any supporting notes supplied by the 
applicant. The SIRO acts as an independent reviewer to ensure a fair consideration 
of the request takes place. The SIRO can uphold the initial response, partially 
uphold the response, requiring minor corrective action or reject the initial response; 
this is likely to require the reversal of any exemptions applied and information 
disclosed in full. 
 
Any lessons learnt as a result of the review will be implemented to improve the 
internal handing of requests and any future application of exemptions. 
 
If the requestor remains dissatisfied after the internal review, they may contact the 
Information Commissioner’s Office to appeal 
 
FOI  complaints  must be dealt separately to the NHS Complaints Procedure. 
Complaints under FOI can only be in relation to the handling of the request, such as  
ICO Version No. 3.0.0 
 
Page 13 of 20 
Corp 52 Freedom of Information Act Policy 


 
 
the application of exemptions, or in relation to the publication scheme. Complaints 
stemming from the contents of information should be directed to the Patient 
Experience and Complaints team (previously known as PALS) if they are related to 
patient care or clinical practice and directed to Human Resources department if 
they relate to corporate or staffing issues. 
 
8.5. 
External Appeal 
The Trust must advise all applicants that they have a right of appeal to the 
Information Commissioner’s Office if they are dissatisfied with the Trust’s handling 
of their request and this has not been resolved by the internal review. 
 
The Information Commissioner may overturn the Trust response and require that 
information is disclosed to the applicant in a decision notice. After a decision notice 
is issued, if applicable, the Trust has 35 days in order to comply. Failure to do so 
may be contempt of court with a monetary penalty. 
 
The information Commissioner’s Office decision can be appealed to  the  First Tier 
Tribunal (Information Rights) and then the Upper Tribunal (Administrative Appeals). 
9. 
RE-USE OF INFORMATION 
Information received under a Freedom of Information request will often be subject 
to re-use. This in most cases is acceptable and the Trust shall not unreasonably 
refuse reuse. In particular, and in accordance with the Act, information shall be 
provided to the applicant in the format requested (for example paper copies or 
electronic) and in such a way to allow reuse. For information in electronic format, 
the Trust is not required to provide in a particular file type, such as excel .xls, but it 
shall be machine readable. Unless otherwise stated, information is released under 
the Open Government Licence. 
10. 
ADVICE AND ASSISTANCE 
Section 16 of the Act requires the Trust to provide advice and assistance; this duty 
is led by the Information Governance Manager but is shared by all staff. 
Advice and assistance may include: 
•  Informing the applicant how to make a request 
•  Directing the applicant to the Freedom of Information team 
•  Give guidance on how to access the information from the Trust under the 
Publication Scheme 
•  Clarifying the scope of a request in order to identify the information required 
•  Explain the basis for any charges or fees levied or exemptions applied 
•  Suggest other routes through which the applicant may wish to access 
information, including directing them to other public authorities 
•  Identify independent sources of help for applicants 
ICO Version No. 3.0.0 
 
Page 14 of 20 
Corp 52 Freedom of Information Act Policy 


 
 
 
•  Direct applicants to the complaints procedure and/or the Information 
Commissioner’s Office if they are dissatisfied with any outcome 
11. 
PUBLIC SECTOR CONTRACTS 
When entering into contracts, there is often an assumption that the information is 
confidential however this is not always the case. The Trust cannot ‘contract out’ its 
obligations under the Act. The Lord Chancellors Code of Practice states that 
“unless an exemption provided for under the Act is applicable in relation to any 
particular information; a public authority will be obliged to disclose that information 
in response to a request, regardless of the terms of any contract”. 
 
The Trust will liaise with contractors on requests related to services or goods they 
provide if subject to a request and any comments on disclosure will be considered. 
The final decision on what information to release is the responsibility of the Trust. 
12. 
RECORDS MANAGEMENT 
Good records management is the key to complying with this Act.  The Trust has a 
Records Management Strategy for dealing with records management that is 
consistent with: 
•  Records Management: NHS Code of Practice  
•  The Lord Chancellor’s Code of Practice on the Management of Records under 
Section 46 of the Freedom of Information Act 2000 (November 2002) 
Good records management should allow the Trust to deal with requests in an 
efficient and accurate manner.  Also, not knowing whether or not a record is held is 
not a valid reason for not complying with a request. 
13. 
TRAINING 
Freedom of Information training is included in the mandatory Information 
Governance training package and induction. 
14. 
CONSULTATION 
This Policy has been reviewed in consultation with the Information Governance 
Steering Group and persons with specific duties under this policy. 
15. 
EQUALITY ANALYSIS ASSESSMENT 
Southport and Ormskirk Hospital NHS Trust recognises that some sections of 
society experience prejudice and discrimination The Equality Act 2010 specifically 
recognises the ‘protected characteristics’ of age, disability, gender, race, religion or 
belief, sexual orientation and transgender, pregnancy / maternity and marriage/civil 
partnership. 
 
ICO Version No. 3.0.0 
 
Page 15 of 20 
Corp 52 Freedom of Information Act Policy 


 
The Trust is committed to equality of opportunity and anti-discriminatory practice 
both in the provision of services and in its role as a major employer.  The Trust 
believes that all people have the right to be treated with dignity and respect and is 
committed to, the elimination of unfair and unlawful discriminatory practices.  
 
 
 
EQUALITY  ANALYSIS ASESSMENT 
Analysis Completed By 
Ian Garratt 
Date Completed 
January 2016 
Barriers Identified 
Yes – but controlled 
Action Plan Completed 
Not applicable 
Nominated lead for Managing Action Plan 
Not applicable 
Completed Assessments held by 
Information Governance 
16. 
DISSEMINATION AND IMPLEMENTATION 
Members of staff are informed of the contents of this policy in annual mandatory 
Information Governance training and trust news items 
17. 
MONITORING COMPLIANCE WITH THIS DOCUMENT 
Systems 
Monitoring and / or Audit 
Criteria 
Measurables 
Lead Officer 
Frequency 
Reporting to 
Action Plan 

Monitoring 
Compliance  Freedom of Information 
Monthly 
Information 
Monitoring 
with FOI 
Information 
Governance 
Governance 
requests as   request KPIs 
Manager  
Steering Group 
 
18. 
REFERENCES 
Freedom of Information Act 2000 (c.36) [Online] London, HMSO. Available from 
http://www.legislation.gov.uk/asp/2002/13/contents  
 
Data Protection Act 1998  (c.29) [online] London, HMSO. Available from: 
http://www.legislation.gov.uk/ukpga/1998/29/contents 
 
The Freedom of Information and Data Protection (Appropriate Limit and Fees) 
Regulations 2004 (No. 3244)
  [Online] London, HMSO. Available from: 
http://www.legislation.gov.uk/uksi/2004/3244/contents/made 
 
Department of Health (2009) Records Management: NHS Code of Practice (2nd 
Edition)
 [Online] London. Department of Health. Available from: 
ICO Version No. 3.0.0 
 
Page 16 of 20 
Corp 52 Freedom of Information Act Policy 


 
https://www.gov.uk/government/publications/records-management-nhs-code-of-
practice 
 
 
Lord Chancellor’s Code of Practice on the Discharge of Public Authorities’ 
Functions under Part I of the Freedom of Information Act 2000, issued under 
section 45 of the Act
 (November 2002) [Online] Available from:  
http://www.justice.gov.uk/information-access-rights/foi-guidance-for-
practitioners/code-of-practice 
 
 
Lord Chancellor’s Code of Practice on the Management of Records under section 
46 of the Freedom of Information Act 2000
  (November 2002)  [Online] Available 
from:http://www.justice.gov.uk/information-access-rights/foi-guidance-for-
practitioners/code-of-practice 
 
 
Public Interest Disclosure Act (PIDA) 2003 (c.23) [online] London, HMSO. Available 
from: http://www.legislation.gov.uk/ukpga/1998/23/contents  
 
19. 
ASSOCIATED DOCUMENTS 
Southport and Ormskirk Hospital NHS Trust (2013)  CORP  03 Media Handling 
Policy
 
 
Southport and Ormskirk Hospital NHS Trust (2014) CORP 18 - Patient Identifiable 
Health Records Policy
  
 
Southport and Ormskirk Hospital NHS Trust  (2014) CORP 33 Confidentiality and 
Security of Person Identifiable Information 

 
 
Southport and Ormskirk Hospital NHS Trust (2014)  CORP 85 Corporate Emails, 
Intranet and Internet Policy
 

 
Southport and Ormskirk Hospital NHS Trust (2014)  CORP 87 IT & Information 
Security Policy
 

 
20. 
APPENDICES 
Appendix one – Exemptions available under Part II of the Freedom of Information 
Act 2000 
 
 
 
 
ICO Version No. 3.0.0 
 
Page 17 of 20 
Corp 52 Freedom of Information Act Policy 


 
20.1.  Appendix 1 - Exemptions available under Part II of the Freedom of Information 
Act 2000 
 
Section  Title 
Description 
21* 
Information accessible  information requested is already accessible to 
to applicant by other  the requester, such as the information is already 
means 
in the public domain 
22 
Information intended The information is being prepared and definitely 
for future publication 
intend for it to be published, and it is reasonable 
not to disclose it until then 
23* 
Information supplied The section 23 exemption applies to any 
by, or relating to information received from, or relating to, any of a 
bodies dealing with list of named security bodies such as the 
security matters 
security service. 
24 
National security 
The section 24 exemption applies if the 
information  is required for the purpose of 
safeguarding national security 
26 
Defence 
If disclosure would prejudice the defence of the 
British Islands or any colony or the capability, 
effectiveness or security of the armed forces or 
that of any forces cooperating with them. 
27 
International relations 
Section 27 also applies to confidential 
information obtained from other states, courts or 
international organisations 
28 
Relations within the Section 28 sets out an exemption from the right 
United Kingdom 
to know, if the disclosure would be likely to 
prejudice relations between two or more United 
Kingdom administrations. 
29 
The economy 
The exemption protects information that would 
damage the economy of the UK as a whole or a 
regional or local economy. It also  protects 
information which would be likely to prejudice 
the financial interests of government 
administrations, for example revenue raised 
through taxation, or the funding of these 
administrations.  
30 
Investigations and 
Covers information held for an investigation that 
proceeding conducted  the authority has a duty to conduct to decide if a 
by public authorities 
person should be charged with or found guilty of 
an offence, relates to criminal proceedings that 
the authority has power to conduct or relates to 
civil proceedings brought by or on behalf of the 
authority. 
ICO Version No. 3.0.0 
 
Page 18 of 20 
Corp 52 Freedom of Information Act Policy 


 
Section  Title 
Description 
31 
Law enforcement 
Information is exempt if its release would 
prejudice law enforcement.  This includes the 
prevention and detection of crime, apprehension 
and prosecution of offenders, administration of 
justice, the operation of immigration controls and 
the security of prisons 
32 
Court records etc. 
Covers documents in the custody of a court, 
created by a court or served on or by a  public 
authority for court proceedings 
33 
Audit functions 
This applies to authorities that have functions 
relation to the audit of other authorities’ accounts 
and the examination of efficiency and 
effectiveness of the use of their resources.  This 
does not cover internal auditing functions of 
authorities.   
34* 
Parliamentary 
An exemption to avoid infringing the privileges of 
privilege 
either House of Parliament. 
35 
Formulation of 
Relates  to government departments and the 
government policy, 
National Assembly for Wales. 
etc. 
36* 
Prejudice to effective  Information is exempt if, in the opinion of a 
conduct of public 
qualified person, it would prejudice how the 
affairs 
Trust  functions. This exemption must be signed 
by the qualified person who is the Chief 
Executive. 
37 
Communications with  Covers Her Majesty and other members of the 
Her Majesty, etc. and  Royal Family. 
honours 
38 
Health and safety 
Information is exempt if its disclosure would 
endanger the physical health, mental health or 
safety of any individual. 
39 
Environmental 
Covers information that can be accessed via the 
information 
Environmental Information Regulations. 
40* 
Personal information 
Where the applicant is the subject of the 
information the request must be dealt with in 
accordance with the  Subject Access rights 
provided in the Data Protection Act 1998. 
 
Where the applicant is not the subject of the 
information, then it is exempt if disclosure if it 
would breach the Data Protection Act. 
41* 
Information provided If the disclosure of the information would 
in confidence 
constitute a breach of confidence that could lead 
to action against the Trust. 
ICO Version No. 3.0.0 
 
Page 19 of 20 
Corp 52 Freedom of Information Act Policy 


 
Section  Title 
Description 
42 
Legal professional 
Protects information shared between a client 
privilege 
and their professional legal advisor (solicitor or 
barrister, including  in-house lawyers) for the 
purposes of obtaining legal advice or for ongoing 
or proposed legal action. These long-established 
rules exist to ensure people are confident they 
can be completely frank and 
43 
Commercial interests 
information is exempt if it constitutes a trade 
secret or would prejudice or be likely to 
prejudice the commercial interests or any person 
or organisation 
44* 
Prohibitions on 
Information is exempt if its release is prohibited 
disclosure 
under any enactment or would constitute 
contempt of court. 
*Absolute Exemptions 
ICO Version No. 3.0.0 
 
Page 20 of 20 
Corp 52 Freedom of Information Act Policy 

Document Outline