This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'IT Infrastructure'.


 
FOI/ EIR request– FOI28449348 & FOI28603010 
(Suffolk Coastal and Waveney) 
Title: IT Infrastructure 
Request & Response 
 
I write to obtain the following information about the organisations information technology 
infrastructure equipment:  
1. 
What is your annual IT Budget for 2017, 2018 & 2019? 
SCDC 
16/17 - £1,028,500 
17/18 - £1,079,400 
18/19 - £1,079,400 
WDC 
16/17 - £703,100 
17/18 - £742,000 
18/19 - £742,000 
2. 
Storage:  
a. 
What storage vendor(s) and models do you currently use?  
HP Storvirtual P4500 
b. 
What is the capacity of the storage data in TB & How much of this is utilised?  
20TB 78% 
c. 
What were the installation dates of the above storage vendor(s)? (Month/Year)  
Feb 2015 

d. 
When is your planned (or estimated) storage refresh date? (Month/Year)?  
Feb 2020 
e. 
Do you have any extended warranties, if so, with which supplier?  
No 
f. 
What is your estimated budget for the storage refresh? 
Budget not yet agreed 
3. 
Server/Compute:  
a. 
What server vendor(s) and models do you currently use?  
HP DL360 
b. 
What were the installation dates of the above server vendor(s)? (Month/Year)  
Feb 2015 
c. 
When is your planned (or estimated) server refresh date? (Month/Year)  
Feb 2022 
d. 
What is your estimated budget for the server refresh? 
Budget not yet agreed 
e. 
Do you have any extended warranties, if so, with which supplier?  
No 
f. 
Which operating systems are used?  
Windows Server 2008 – Windows 2016 
4. 
Network & Security:  
a. 
What network vendor(s) and models do you currently use?  
HP 
b. 
What are the quantities of the Edge, Core and MP used in your network?  
20 Edge, 6 Core 
c. 
What network architecture is currently used?  
Star 
d. 
What security solutions are being utilised?  
Firewalls, AV, MFA 

e. 
What were the installation dates of the above network vendor(s)? (Month/Year)  
Feb 2015 and Oct 2016 
f. 
When is your planned (or estimated) Network refresh date? (Month/Year)?  
No dates planned/estimated 
g. 
What is your estimated budget for the Network refresh?  
Budget not yet agreed 
h. 
When did you install your current Wi-Fi environment?  
N/A 
5. 
End User Devices:  
a. 
How many desktops/laptops are deployed by the Council? 
b. 
How many mobile devices [Phones & tablets etc] are deployed by the council? 
  
SCDC 
WDC 
Laptops 
97 
106 
Tablets 
95 
56 
Mobile phones 
160 
359 
Desktop PCs 
13 
41 
Thin Clients 
163 
317 
 
c. 
What were the installation dates of the above desktop/laptops?  
A mix – Predominantly 2014 but a lot have been purchased ad-hoc between 2014-2017 
d. 
When is your planned (or estimated) desktop/laptop refresh date? (Month/Year)  
Desktop refresh Project scheduled for 2019 
6. 
Backup, DR and BC:  
a. 
What device/system do you use for your daily backups (e.g tape or disk)  
Disk and Tape 
b. 
What backup software do you use?  

Backup Exec 
c. 
How much data do you backup, in TB?  
17 TB 
d. 
Do you use a third party to provide a Business Continuity service (e.g. office 
workplace recovery or infrastructure ship-to-site solutions)? 
No 
e. 
Does your current recovery solution meet your stakeholder’s expectations? 
Yes 
f. 
Do you already backup into the cloud? 
No 
g. 
Do you have a documented disaster recovery & business continuity plan in place? 
Yes  
7. 
Number of Physical servers?  
22 
8. 
Number of virtualised servers? & Which Virtualisation platform do you use?  
134, ESXi 
9. 
Do you have a cloud strategy if so what is it?  
Cloud Strategy – recent investment in on-premises data centre so no urgent requirement 
to move services to Cloud however assessment of ICT solutions for all new business 
requirements / projects included Cloud option.  

10. 
Do you use Azure or Amazon Web Services?  
No 
11. 
Do you use or are you planning to use MS O365? 
Planning to use 
12. 
Please also name all of the IT re-sellers that you work with and buy from, as well as 
the frameworks utilised.  
Please see http://www.eastsuffolk.gov.uk/yourcouncil/supplying-the-
councils/#contractsregister 
 
13. 
Do you have a Software Asset Management Policy? If so what is it? 

Software asset management included within ICT Policy, key themes maintaining register 
of all software assets and keeping software assets at supported versions 

14. 
Who is responsible for your Software Asset Management? 
Head of ICT 
15. 
How much did you pay in the last financial year for software licenses? 
£89336 
16. 
If applicable, how many people are using Office 365? 
None 
17. 
Who are your top three software vendors by revenue?  
Please see  http://www.eastsuffolk.gov.uk/yourcouncil/supplying-the-
councils/#contractsregister 

18. 
What are the contractual renewal dates for those three vendors? 
Please see  http://www.eastsuffolk.gov.uk/yourcouncil/supplying-the-
councils/#contractsregister 

19. 
Have you been audited by those three vendors? If so the date of the audit. 
N/A 
20. 
Do you currently measure software usage versus the number of licenses purchased? 
Yes 
21. 
Do you use a software asset management and/or software inventory tool? If so 
which one(s)? 
Certero 
22. 
Are you actively moving any applications/infrastructure into a cloud environment? If 
so who is responsible for this? 
N/A 
23. 
What is the total number of IT staff employed by the organization: Please list and 
provide contact details for the IT senior management team including CIO, IT Director and 
Infrastructure Architects if applicable.  
17 (infrastructure & technical support) 
24. 
Who is Head of IT? – Please provide contact details 
Ann Carey xxx.xxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 

25. 
Who is Head of Procurement? – Please provide contact details 
Mark Fisher xxxx.xxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
26. 
Do you have a managed/shared service with any other councils? 
Yes 
27. 
Do you normally purchase equipment and services as a capital investment (Cap-Ex) 
or ongoing operational charges (Opex). 
Both, will depend on circumstances