This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Correspondence between Council Officers and Councillors relating to the Bathurst Development Ltd planning application'.

E5 - PLANNING PROTOCOL 
GUIDELINES FOR COUNCILLORS AND OFFICERS 
 
 
 
‘Planning is a sensitive area of local authority work because of the 
considerable sums of money which can hinge on individual planning 
decisions and the strong emotions often felt by those supporting or opposing 
development proposals.  It is particularly important, therefore, that the 
planning process is conducted in a fair, open and even-handed way.’  - 
Government response to Nolan. 
 
Planning decisions affect people and their property, and can be contentious.  
The issues involved are rarely straightforward.  There are nearly always two 
sides to every case, and many shades of opinion in between. 
 
The Council, as the local planning authority, should stand above the rhetoric 
and heated comments, and take a measured, balanced view based on all the 
relevant information and on sound evidence. 
 
This Planning Protocol applies to all Councillors and Officers and to all 
planning matters, including the preparation of the Development Plan, the 
consideration and determination of development control applications, 
(including those for planning permission, listed building consent, conservation 
area consent and advertisement consent), enforcement matters and the 
protection of trees and hedgerows. 
 
The Protocol is to be read alongside the Councillors’ and Officers’ Codes of 
Conduct. 
 
In this Protocol, the term ‘Planning Committee’ is used to denote the 
Committee of the Council which is responsible for dealing with all 
development control and related matters. 
 

1. 
Essential Principles 
 
1.1  The Council is required to act in the public interest.  The word ‘public’ in 
this context includes the applicant, consultees, those affected by the 
proposals, local interest groups, the larger community of the whole district and 
regional/national priorities. 
 
1.2  In determining planning matters, there are two principal parties - the 
applicant and the Council - everyone else is a “third party”. 
 
1.3  Third parties’ views are very important and must be considered carefully, 
but they are only one of the things to be considered.  Local opposition or 
support for a proposal is not in itself a ground for refusing or granting 
permission, unless it is founded on valid planning reasons that can be 
substantiated with evidence. 
 
1.4  Applicants pay a fee, in most cases, to help pay for the cost of 
processing their application.  They should be treated promptly and with 
courtesy, fairness and openness. 
 
1.5  In law, the Council is required to make decisions on planning applications 
in accordance with the Development Plan, where it applies, unless “other 
material considerations” indicate otherwise.  The Development Plan is the 
County Structure Plan and the Council’s own Local Plan, read together.  If 
decisions are made contrary to the Development Plan then the reasons for 
this must be recorded in the Minutes. 
 
1.6  The wider aims and priorities of the Council are a material consideration 
in making planning decisions.  They carry considerable weight when 
supported by the Development Plan. 
 
1.7  In cases where the Council’s aims and priorities appear to be in conflict 
with the Development Plan, Officers will advise what weight is to be afforded 

to each.  The Committee will then decide (having heard the debate and 
listening to the public speakers) if it agrees with Officer advice. 
 
1.8  The National Planning Policy Framework is also an important material 
consideration, and must always be taken into account in both policy 
formulation and decision-making on applications. 
 
1.9  Decisions on land allocations and planning and related applications must 
not be taken on party-political lines. 
 
1.10  Where the Council itself is the applicant, or has an interest in an 
application, the decision should be made impartially, as with any other 
application.  The Council’s interest is to be disregarded in the decision-making 
process. 
 
1.11  A Councillor who has been appointed to the Board of an outside 
organisation by the Council may speak in respect of an application made by 
that organisation, without been accused of being bias, provided they are 
genuinely willing to listen to the debate of the Planning Committee and weigh 
the considerations material to the Committee’s decision. 
 
1.12  Where information has been provided to Councillors or Officers on a 
confidential basis, it shall not be disclosed to third parties. 
 
1.13  All Councillors will undergo training in planning procedures and practice.  
This will be offered annually (or as often as is required) to all Councillors.  All 
Councillors on the Planning Committee MUST undergo training prior to 
serving on that Committee as well as refresher training which ensure 
Members are kept up-to-date on changes in planning.  Similarly, in the event 
of an application being referred to the Council for determination, all 
Councillors who take part in the determination meeting must have undergone 
relevant training. 
 

1.14  Information in respect of gifts and hospitality is included within the 
Councillors’ and Officers’ Codes of Conduct.  All offers of gifts and hospitality 
should be recorded, whether accepted or not accepted. 
 
1.15  A guiding principle is that if there is any question about a matter of 
probity or propriety, advice should be sought from the Legal or Democratic 
Services sections.  If in doubt, caution should be exercised. 
 
2. 
The Role of Councillors Who Make Decisions on Planning Matters 
 
2.1  The role of Councillors is to have careful regard to all relevant information 
before them and to come to a decision.  Particular regard should be given to 
Development Plan policies when planning applications are considered. 
 
2.2  Whilst Councillors have a special duty to their constituents, including 
those who did not vote for them, their over-riding duty is to the whole 
community.  They should vote in what they perceive to be in the interests of 
the whole District. 
 
2.3  Even if Councillors feel strongly about a proposal, they should not make 
up their minds how they intend to vote in advance of the decision-making 
Meeting, because all the information will not normally be available until then. 
 
2.4  The Officer report and last-minute papers should be read and 
plans/photographs seen before decisions are made.  Councillors will also 
have an opportunity to put questions to Officers and hear the views of their 
fellow Councillors, the Applicants and other third parties during the course of 
the debate. 
 
2.5  During Committee Meetings, everything said may be scrutinised by 
Applicants, objectors, legal advisers and the Press, so Councillors and 
Officers should be circumspect.  Those Councillors who serve on the Planning 
Committee, or their Substitutes, should ensure they do not speak to members 
of the public, or pass or accept notes from them, during the course of a 

Meeting.  If you leave the room during the Meeting, avoid speaking to any 
Applicants or objectors/supporters who may be waiting outside the room.  If a 
Councillor leaves the room during debate or whilst an application is before the 
Committee they will not take part in the debate or vote on that application. 
 
2.6  Councillors on the Planning Committee who are also members of Town 
or Parish Councils may speak and vote at Town or Parish and District levels if 
they are genuinely willing listen to the later debate and weigh the 
considerations material to the later decision. 
 
2.7  Councillors on the Planning Committee who are also County Councillors 
may speak and vote at District and County levels if they are genuinely willing 
to listen to the later debate and weigh the considerations material to the later 
decision. 
 
2.8  In summary, Members of the determining body (Planning 
Committee/Council) need to avoid any appearance of bias or of having 
predetermined their views before taking a decision on a planning application. 
 
2.9  The courts have sought to distinguish between situations which involve 
predetermination or bias on the one hand and predisposition on the other.  
The former is indicative of a ‘closed mind’ approach and likely to leave a 
decision susceptible to challenge by Judicial Review. 
 
2.10 Clearly expressing an intention to vote in a particular way before a 
meeting (predetermination) is different from where a councillor makes it clear 
they are willing to listen to all the considerations presented at the meeting 
before deciding on how to vote (predisposition). The latter is alright, the 
former is not and may result in a Court quashing such planning decisions. 
 
2.11 Section 25 of the Localism Act 2011 also provides that a councillor 
should not be regarded as having a closed mind simply because they 
previously did or said something that, directly or indirectly, indicated what view 
they might take in relation to any particular matter. 

2.12 This reflects the common law position that a councillor may be 
predisposed on a matter before it comes to Committee, provided they remain 
open to listening to all the arguments and changing their mind in light of all the 
information presented at the meeting. Nevertheless, a councillor in this 
position will always be judged against an objective test of whether the 
reasonable onlooker, with knowledge of the relevant facts, would consider 
that the councillor was biased. 
 
2.13 If a councillor has predetermined their position, they should withdraw 
from being a member of the decision-making body for that matter. 
This would apply to any member of the Planning Committee who wanted to 
speak for or against a proposal, as a campaigner (for example on a proposal 
within their ward). If the Council rules allow substitutes to the meeting, this 
could be an appropriate option. 
 
3. 
The Role of Ward Members 
 
3.1  Councillors who sit on the Planning Committee may speak and vote on 
applications within their own Wards.  Other Members may speak on 
applications within their Wards when invited by the Chairman to do so.  There 
is a convention that such an invitation will be offered. 
 
3.2  The role of Ward Members who do not serve on the Planning Committee 
is different from that of those Members making the decisions in that Ward 
Members can engage with their constituents and make representations to the 
Committee on their behalf.   
 
3.3  A Ward Member does not have to follow the views of his/her constituents 
or, for that matter, those of the relevant Town or Parish Council.  It is open to 
a Ward Member to proffer his or her own views as an alternative or in addition 
to those of his/her constituents. The Ward Member has responsibility to inform 
his or her Ward how they have spoken 
 
 

4. 
Lobbying of, and by, Members 
 
4.1  Lobbying is a normal part of the planning process.  Those who may be 
affected by a planning decision, whether through an application, a site 
allocation in a development plan or an emerging policy, will often seek to 
influence it through an approach to their Ward Member or to a member of the 
Planning Committee. 
 
4.2  As the Nolan Committee’s 1997 report stated: “It is essential for the 
proper operation of the planning system that local concerns are adequately 
ventilated. The most effective and suitable way that this can be done is 
through the local elected representatives, the councillors themselves”. 
 
4.3  Lobbying, however, can lead to the impartiality and integrity of a 
councillor being called into question, unless care and common sense is 
exercised by all the parties involved. 
 
4.4  As noted earlier in this Protocol, the common law permits predisposition 
but nevertheless it remains good practice that, when being lobbied, 
councillors (members of the Planning Committee in particular) should try to 
take care about expressing an opinion that may be taken as indicating that 
they have already made up their mind on the issue before they have been 
exposed to all the evidence and arguments. 
 
4.5  In such situations, they could restrict themselves to giving advice about 
the process and what can and can’t be taken into account. 
 
4.6  Councillors can raise issues which have been raised by their 
constituents, with officers.  If councillors do express an opinion to objectors or 
supporters, it is good practice that they make it clear that they will only be in a 
position to take a final decision after having heard all the relevant arguments 
and taken into account all relevant material and planning considerations at 
committee. 
 

4.7  If any councillor, whether or not a committee member, speaks on behalf 
of a lobby group at the decision-making committee, they would be well 
advised to withdraw once any public or Ward Member speaking opportunities 
had been completed in order to counter any suggestion that members of the 
committee may have been influenced by their continuing presence.   
 
4.8  It is very difficult to find a form of words which conveys every nuance of 
these situations and which gets the balance right between the duty to be an 
active local representative and the requirement when taking decisions on 
planning matters to take account of all arguments in an open-minded way.  It 
cannot be stressed too strongly, however, that the striking of this balance is, 
ultimately, the responsibility of the individual councillor. 
 
5. 
The Role of Officers 
 
5.1  The role of Officers is to gather all the information about an application or 
proposal, and to provide professional guidance to Councillors.  Members 
should not put pressure on Officers to put forward a particular 
recommendation nor look to Officers to find a reason for refusal/acceptance.  
Planning Officers’ views, opinions and recommendations will be presented on 
the basis of their overriding obligation of professional independence. 
 
5.2  There will be cases when Members consider making a Contrary Decision 
to the Officer’s recommendation, placing more or less weight on material 
planning considerations.  In this event, Members must follow the Planning 
Committee Guidance Note on Decisions Contrary to an Officer 
Recommendation. 
 
5.3  Officers’ written reports should, wherever possible, contain a conclusion 
and a clear recommendation, unless this is not possible because of 
information which is awaited but expected to be received before the date of 
the meeting.  In such cases an oral recommendation may be made, which 
should be recorded in the minutes. 
 

5.4  Officers’ oral presentations should be confined to a brief summary of the 
written report together with any updating, which should be carefully minuted.  
Councillors are not bound to follow Officers’ recommendations, but if a 
contrary decision is made, it should be for clear cut planning reasons which 
need to be carefully minuted. 
 
5.5  Unless the matter is considered to be urgent, all reports to the Committee 
will be in writing.  Oral updates may be given at the Meeting in respect of any 
late information or representations received. 
 
5.6  Officers are employed by the Council, not by individual Councillors, so 
instructions may only be given to them by Councillors who are not Cabinet 
Members through a Council or Committee decision.   
 
5.7  In their management of developments, Officers are expected to give pre-
application guidance to prospective Applicants and will also support and 
facilitate community engagement with the planning process, but must ensure 
that they clarify that their role is also to give advice and recommendations to 
Councillors, who will make the final decisions on many applications. 
 
5.8  Officers may, on occasions, have confidential pre-application discussions 
with prospective developers which include commercially sensitive information.  
Any notes of such Meetings which Officers may make are confidential and 
must not be disclosed to third parties.  All Councillors can accompany Officers 
at such Meetings and Councillors should not disclose any confidential matters 
discussed at such Meetings to any third parties.  All Councillors have access 
to any such confidential advice and will be bound by the same rules of 
confidentiality. 
 
5.9  It must be made clear that any advice given by Officers to Applicants, 
Agents or third parties is provisional and not binding on the Council, and that 
a final recommendation will be made in the light of all relevant considerations 
and information.  File notes should be kept of all advice given and, if possible, 
it should be confirmed in writing. 

6. 
Obtaining Information 
 
6.1  If Councillors wish to examine a file or see an Officer prior to a Meeting, it 
is courteous and helpful to make an appointment.  A wasted journey may be 
saved if the Officer is out or already in a Meeting. 
 
6.2  If there are technical or detailed questions that need to be asked at a 
Committee Meeting, whenever possible, advance warning should be given to 
the Case Officer.  This will ensure that a prompt and full reply is provided, and 
the progress of the Meeting is not delayed. 
 
6.3  If Councillors receive correspondence direct from Applicants or 
objectors/supporters, it is important that a copy is sent to the Case Officer as 
soon as possible so that its contents can be reported openly to all Councillors 
and the public. 
 
6.4  Councillors should try to arrive at Committee Meetings early in order to 
read the, sometimes lengthy, late representations.  However, the Chairman of 
the Planning Committee will ensure that, if necessary, time will be made 
available within the Meeting itself for Members to read late representations. 
 
6.5  Officers are bound to put before the Committee any representations or 
information received, even if it is at the last minute.  If there is too much late 
information to absorb properly, it is appropriate to suggest that there is a short 
adjournment or the item may need to be deferred. 
 
7. 
Planning Enforcement 
 
7.1  Ward Councillors can help the work of the Council by acting as “eyes and 
ears” on the ground.  If they believe there has been a breach of planning 
control, the Enforcement Officers should be informed promptly, and given as 
much information as possible.  However, Councillors should not involve 
themselves in any subsequent investigation and should not seek to confront 
or negotiate with alleged “offenders”. 

7.2  Please remember that a breach of planning control is not a criminal 
offence.  Whether or not enforcement action should be taken is a matter of 
judgement and expediency. 
 
8. 
Site Inspection Briefings 
 
8.1  Site Inspection Briefings (SIBs) can cause delay and incur additional 
costs for Applicants and the Council.  They should only be used when the 
reason for doing so is clear and the expected benefit is substantial.  When 
deciding to carry out an SIB, the planning reason for the visit should be clearly 
recorded in the minutes and the Applicant(s) informed.  SIBs are for fact-
finding and clarification of issues that cannot readily be explained at a 
Committee Meeting. 
 
8.2  SIBs are not public meetings, they are private briefings for Councillors.  
No decisions are made at SIBs and discussions do not take place on the 
merits or otherwise of a proposal.  It is important that those who were present 
at SIBs attend the following Committee as they will be invited to report back 
with their observations.  However they should not comment on the merits of 
the case at that stage in the Meeting. 
 
8.3  SIBs should be carried out in accordance with the adopted Protocol.  
Whilst they tend to be informal, it is important that they are conducted with 
discretion, as Councillors and Officers are representing the Council, and their 
actions may be observed by the public. 
 
8.4  When at SIBs, Councillors may come into contact with Applicants or 
objector/supporters, but should not engage them in conversation about the 
proposals. 
 
9. 
Declaring Interests 
 
9.1  Responsibility for declaring interests lies with the individual Councillor or 
Officer.  Information about the declaration of interests is given in the 

Councillors’ and Officers’ Codes of Conduct.  The key issue is whether a 
member of the public would reasonably think that they might be influenced by 
their interest. 
 
9.2  If you, or your spouse/partner, or any close family member or close 
business associate makes a planning or related application, the fact that you 
are a Councillor or Officer should be declared in a covering letter. 
 
9.3  Applications submitted by Councillors or Officers cannot be determined 
by Officers under delegated powers, but must be considered and determined 
by the Committee.  Such applications must be considered with impartiality. 
 
9.4  Councillors and Officers may make written representations about 
applications as private individuals but, if they do so, they should declare in 
their letter that they are Councillors or Officers. 
 
9.5  If in doubt about the declaration of an interest, the Legal or Democratic 
Services Sections should be asked for advice.  Do not ask another person to 
represent your views on your behalf. 
 
9.6  All the points about the declaration of interests in relation to planning and 
related applications also apply to representations in respect of the 
Development Plan proposals and policies. 
 
IN SUMMARY 
 
DO: 
  look at the whole picture starting with the Development Plan 
  think not only of your constituents but of the whole District 
  if asked by the public, advise about procedures but nothing else 
  remember at all times that Meetings are held in public. 
 
 

DON’T 
  make your mind up in advance of a Planning Committee Meeting - or give 
the impression you’ve made it up. 
 
28th July 2017 
 
 
(END)