This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Haringeys rental leasing'.


 
OFFICIAL 
 
  
 
 
 
On behalf of Haringey Council 
[LandLord Names] 
Contracts and Procurement Team 
[LandLord Add1] 
4th Floor, 48 Station Road 
[LandLord Add2] 
Wood Green, London N22 7TY 
t: 020 8489 1000   f: 020 8489 4345 
[LandLord Add3] 
www.haringey.gov.uk   
[LandLord Add4] 
Director of Housing Demand:  Denise Gandy 
[LandLord PostCode] 
20 April 2018 
e: @homesforharingey.org 
t: 020 8489  
Client ref:   
Surveyor: 
 
 
SUBJECT TO CONTRACT 
 
The Council and Click here to enter text. 
 
Proposed Lease of: Click here to enter text. 
 
Please find enclosed for your consideration the suggested terms and conditions upon which 
the Council is prepared to consider the leasing of your property. 
It is the council's intention to have a formal Lease prepared and signed by the parties and until 
this  is  done  it  is  not  intended  that  the  enclosed  Heads  of  Terms  or  any  other  pre-contract 
correspondence and/or request for works to be carried out, is to form or constitute a contract 
for the purposes of Section 2 Law of Property (Miscellaneous Provisions) Act 1989 or Section 
54(2) Law of Property Act 1925. 
 
Your signature to the attached Heads of Terms shall be deemed to be acceptance of the main 
terms  contained  therein  and  also  acceptance  that  no  pre-contract  oral  statement  or 
representation shall be binding on the parties as a term of the agreement unless reduced to 
writing or embodied in the lease. 
 
If the Heads of Term are acceptable to you, would you please confirm by returning the 
attached copy to this office, signed by all owners (as shown on the title deeds), together with 
completed form supplying personal details. 
 
Would you please supply official original up-to-date office copy entries for the property which 
you have obtained from the Land Registry and which are no more than three months old, or 
your cheque for £20.00 made payable to London Borough of Haringey so that we can obtain 
office copy entries on your behalf.  
 
Yours faithfully, 
 
 
Denise Gandy 
Director of Housing Demand 
                                                                                                                                  
 
 
Homes for Haringey and Community Housing Services have unified to provide a comprehensive housing service.  
For up to date housing information please continue to visit www.haringey.gov.uk.  
Homes for Haringey Ltd is a company wholly owned by the London Borough of Haringey 
Registered in England 5749092. Registered office: 48 Station Road, London, N22 7TY 
 

HEADS OF TERMS 
SUBJECT TO CONTRACT 
Property Address:  Click here to enter text. 
1. 
The Landlord agrees to let the property to the Haringey Council (Tenant) for a term of Choose an item. 
years  
 
 
2.  
Tenant’s Obligations 
 
2.1 
In consideration for a Lease to be granted the Tenant agrees to pay a rent of:  
Rent from            to            
 
£ 
 per week being 
 
£ 
 per calendar month and 
 
£ 
 per annum. Rent is payable in equal monthly instalments in arrears. 

In consideration for a Lease to be granted the Tenant agrees to pay a rent of:  
Rent from            to            
 
£ 
 per week being 
 
£ 
 per calendar month and 
 
£ 
 per annum. Rent is payable in equal monthly instalments in arrears 
 
2.2 
The  Tenant  will  pay  all  outgoings  in  respect  of  occupation  of  the  property  including  vacant  property 
community  charge,  property  tax  and  water  rates  but  excluding  any  ground  rent  and  service  charges 
payable under the Head Lease if any. 
 
2.3 
The Tenant shall take the property subject to the schedule of condition attached to the original lease.  The 
Tenant will keep the internal parts only of the property in a good and tenantable state of repair with certain 
exceptions more particularly  specified in the Lease, including no guarantee from the Tenant as to the 
condition of all decorative surfaces of the property at the termination of the Lease. 
 
2.4. 
The Tenant shall not assign, sub-let or share this interest but can part with possession of the property in 
accordance  with  User  clause  of  the  lease,  for  the  purpose  of  fulfilling  its  statutory  housing  duties  in 
particular  using  the  property  as  temporary  housing  accommodation,  for  residential  purposes  in 
connection with the Housing Act 1985 as set out more particularly in the Lease. 
 
2.5 
The  Tenant  shall  not  make  any  structural alterations  or  additions  to  the  property  without  prior written 
consent of the Landlord. 
 
2.6. 
Nothing contained in the lease shall affect the powers of the Tenant as Local Authority, Local Planning 
Authority, or in any other capacity under or by virtue of any Public or Local Act or Order. 
 
2.7 
At  the  end  or  sooner  determination  of  the  Lease  the  Tenant  will  deliver  up  the  property  with  vacant 
possession.    
 
2.8 
The Tenant shall use best endeavours to ensure the property is used in such a manner as not to cause 
nuisance, annoyance, damage or inconveniences to the Landlord, tenants or occupiers of adjoining or 
neighbouring property or to the general public. 
 
2.9.1  The tenant shall undertake an annual Gas Safety Certificate for the property. With the tenant retaining 
the right to recharge the landlord the reasonable costs of undertaking the certificate. 
 
2.9.2  The Tenant shall have the right to terminate the lease with one month’s written notice.  
 
 
 
 
 
 
 

3.  LANDLORD’S COVENANTS 
The Landlord (so as to bind himself and his successors in title but not so as to be liable after he shall have 
parted with the title to the Premises) hereby covenants with the Tenant as follow:   
 
 
 
3.1 
The Landlord to be responsible for and bear the cost of insuring the property including the internal fixtures, 
fittings and contents against the usual perils and also loss of  Rent, Architects and Surveyors and other 
professional fees. 
3.2 
The Landlord will be liable for all maintenance, repairs and replacement to the central heating system, 
boiler, entry phones and electrical circuits for the duration of the term. 
3.3 
The Landlord shall be responsible for and bear the expense of the repair, maintenance and upkeep of 
the structure and fabric of the property including the lift (if any) and all common parts, roof, structure, 
foundation and the exterior and services thereto. 
 
3.4 
The Landlord will allow the occupier to peaceably hold and enjoy the property during the agreed Term 
without interruption. 
 
3.5 
The  Landlord  confirms  that  all  carpets,  net  curtains,  curtains,  furniture  and  other  furnishings  and 
appliances (fridge, plumbing for washing machine, cooker) shall be provided for the Tenant’s use for the 
duration of the lease, with no guarantee from the Tenant as to their condition or replacement at the end 
of the Lease, whether they are present, or missing from the property. 
 
3.6 
The Landlord to:-  
 
(ii)  
The landlord shall, on the tenant’s behalf, obtain from a Gas Safe Registered, gas company a 3 
Star Central Heating System Cover Contract (or its equivalent) and to renew such cover for each 
year of the term. 
 
(i) 
Provide  a  current  Electricity  Safety  Certificate  (17th  edition)  from  a  Government  approved 
electrical contractors Association. 
(If access proves difficult these tests may be carried out by arrangement via our area office and the cost 
deducted from your rent) 
 
3.7 
The  Landlord  to  provide  the  required  number  of  mains  operated  smoke  detectors  (unless  provided 
previously). 
 
3.8 
The Landlord to provide a fire blanket in the kitchen (unless provided previously). 
 
3.9 
The Landlord to provide window opening restrictors to all windows above ground floor. 
 
3.10 
Works on the attached Schedule (if applicable) to be carried out by Landlord to the satisfaction of the 
Councils Contract Negotiator prior to the commencement of the lease. 
 
3.11 
It is a condition of the Lease that if the Landlord intends to reside abroad he shall appoint an agent in 
this country to receive the rent and discharge any statutory or otherwise duties and obligations of 
Landlord.  Where this has not been carried out, the Tenant, as derivative landlord, will deduct any tax 
due from the Rent. 
 
3.12.1  If the Landlord does not wish to renew the lease then six months prior to the expiry of the term the             
Landlord shall notify the Tenant in writing of those intentions.  Where the Tenant has not been so 
notified,  the lease shall continue on a month-to-month basis terminable by the Landlord by three 
months written notice and by the Tenant by one month’s written notice. 
 
3.12.2  The landlord could also request early determination subject to the provision outlined on the lease. 
 
3.12.2  The Tenant shall notify the Landlord in writing (except in an emergency) as soon as reasonably 
practicable of any breach of the Landlord’s obligations. The written notice from the Tenant shall 
specify:- 
 
(i) the obligations which are the Landlord's responsibility under this Lease.  
 
(ii) the works required and a reasonable period for carrying them out;   
 
 

 And if the Landlord fails diligently to carry out the works within the time limit set out in the notice (or in 
the case of an emergency immediately) the Tenant may at the costs of the Landlord choose to carry out 
the works. 
 
3.12.3  To immediately replace or repair any mechanical or electrical appliances and apparatus forming part of         
the Furniture which are defective at any time throughout the Term. 
 
4.  IT IS MUTUALLY AGREED AND DECLARED as follows:- 
 
 
 
4.1  
In the event that the Tenant shall desire to terminate this Lease before the expiry of the Term then 
notwithstanding anything herein contained the Tenant may terminate this Lease by giving to the Landlord not less 
than four weeks previous notice of the date of termination of this Lease (to expire at any time) and on such 
termination this Lease shall thereafter be determined and everything herein contained shall cease and be void 
but without prejudice to the rights and remedies of either party against the other in respect of any antecedent 
claim PROVIDED ALWAYS that the Landlord shall compensate the Tenant for any repairs or improvements (other 
than those for which the Tenant is obligated to do under the covenants hereof) carried out to the Premises. 
 
4.2 
Subject to the satisfaction of the Condition set out on the lease the Landlord may at any time during the 
Term determine the Lease by service of a notice giving three calendar month’s notice in writing expiring on any 
date. 
 
4.3 
Landlord’s Break Clause 
The Landlord may at any time determine the lease by service of a notice giving at least three month’s 
prior notice in writing expiring on any date after expiry of such notice period. The process of gaining 
vacant possession may take up to 9 months to be achieved. If the units became vacant during the 
period of the notice, the same will be handed back. 
4.4  
The parties agree that the condition of the Property at the date of this Lease is as set out in the 
 
Schedule of Condition. 
4.5  
In  the  event  of  a  dispute  arising  from  a  breach  of  the  clauses  in  this  lease  the  same  shall  be 
 
determined by arbitration as more specifically set out in the Lease 
 
4.6 
Each party will be responsible for its own legal costs and expenses in connection with the preparation and 
termination of the lease (including any surveyors, solicitors or other professional fees) and for any pre-
reference costs in Arbitration proceedings. 
 
4.7 
The Lease shall contain such other terms, covenants and conditions which the Head of Legal Services may 
deem necessary in a Lease of this nature. 
 
4.8     We agree to the above terms and conditions. 
 
 
THIS IS NOT A LEASE, A FURTHER ENGROSSED LEASE WILL BE SENT BY LEGAL FOR  APPROVAL AND 
SIGNING. THIS DOCUMENT MUST THEN BE RETURNED TO LEGAL SO  
THAT THE RENEWAL 
PROCEEDURE MAY BE COMPLETED 
 
 
Signed: 
 
 
 
 
(Landlord/Owner) 
 
 
Dated: 
 
 

 
Click here to enter text. 
Please return to: 
 
 
 
 
(Officer Dealing) 
Contracts and Procurement Team 
                                                                48 Station Road, London N22 7TY 
 
LANDLORDS:  PLEASE READ THIS FORM CAREFULLY and COMPLETE FULLY BEFORE SIGNING 
 
A. 
I have read the Heads of Terms which I note are issued subject to contract. 
B. 
Please provide the following information to progress negotiations:- 
 
PSL FORM FOR LANDLORDS 
New Vendor Request Form 
  
Fields 
Supplier Complete Information here 
Guidance 
Supplier Details 
If the company has a trading 
name please state the registered 
name first followed by the 
Organisation 
"trading as" name (No more than 
Registered Name 
  
40 characters including spacing) 
Address 1  
  
  
Address 2 
  
  
City 
  
  

Postal Code 
  
  
Contact Number 
  
  
This is the email address that will 
Company Email 
be used to send purchase orders 
Address 
  
and remittance advices to 
Companies 
Registered Number 
  
  
VAT Registered 
Number 
  
  
Registered Charity 
Number 
  
  
Bank Details 
If registered,  the name on the 
Organisation 
account should match the name 
Account Name 
  
above 
Factoring Company 
Name  
(If Applicable) 
  
  
Name of Bank 
  
  

Address of Bank 
  
  
Sort Code 
  
  
This is normally eight numbers 
Account Number 
  
(nine if it’s a building society) 
Building Society Roll 
Number 
(If Applicable) 
  
  
 
 
 

Method of Receiving Purchase Orders (Confirmation of Transaction) Remittance Advice (Confirmation of Payment) 
Haringey's preferred method for sending purchase orders and remittance advices is via email.  Please note 
that these proof of transactions will only be sent by post where no  company email address is provided.  

Email  
  
  
Fax  
  
  
Post 
  
  
  
  
  
  
.  
Name 
  
  
  
Position in Company 
  
  
Please note that if this is an 
electronic signature, it must 
 4 
originate from a company email 
Signature 
  
address  
  
Print Name 
  
  
  
Date 
  
  
  
  
  
  
 
4. 
AGENT’S NAME: 
 
 
AGENT’S ADDRESS: 
 
 
Telephone: 
(Day) 
0207/0208 
 
 
(Eve) 
0207/0208 
 
 
(Mobile) 
 
5. 
NAME OF SOLICITOR: 
 
(If you intend to employ one 
for this transaction) 
 
Address of Solicitor: 
 
 
Telephone No: 
0207/0208 
 
 
 
 
 
PAYMENT DETAILS 
(Please Note: That where the Landlord/Owner has indicated that the Rent is to be paid to some one else the 
Landlord’s/Owner’s signature appearing below shal  be deemed authority for the Council to effect payment 
accordingly.) 
 
 
 
 
To whom Rent is Payable:   (Full names of 
 
Payee(s)) 
 
 
 
 
Name of Bank/Building Society: 
 
 
 
 
Address of Bank/Building Society: 
 
 
 
 
 
Full Postcode: 
 
 
 
 
 
 
 
Bank Sort Code: 
Bank Account No: 
 
 
 
 
 
Building Society Roll No.:   
 
 
Account No: 
 
 
6. 
 
 
ADMISSION TO RESIDENCE (Please tick one box below which is appropriate below) 
 
 
 
6.1 
I confirm that I am a UK resident at the above mentioned address 
 
 
 

 
 
 
6.2 
I confirm that I am a UK resident and require all rental payments, any other payments and notices 
 
(including repairs) to be made to my UK agent whose name, address and bank details are specified 
above 
 
 
 
 
6.3 
I confirm that I am a UK non-resident and require all rental and any other payments to be paid 
directly to me with the appropriate tax deducted from the rental payments pursuant to the Inland 
Revenue’s Non Resident Landlords Scheme.  For the purposes of serving notices and repairs contact 
my UK agent whose name and address is specified above 
   
THIS IS NOT A LEASE, A FURTHER ENGROSSED LEASE WILL BE SENT BY LEGAL FOR APPROVAL AND 
SIGNING, THIS DOCUMENT MUST THEN BE RETURNED TO LEGAL SO THAT THE RENEWAL PROCEEDURE 
MAY BE COMPLETED. 
 
 
Important Information: 
 
Please note that the council requires the landlord to complete the matters/repairs listed below by Click here to 
enter a date. 
 
Please note that the council will not proceed with the renewal of the lease if the repairs/matters are not completed 
by this date, or if the repairs are done to an inadequate standard. If repairs remain uncompleted the council will 
vacate and hand-back the property to you. 
 
The list of matters/repairs is not final and does not include additional requirements which may be made at a later 
date.  It is therefore in your interest to remedy any defects in relation to the property that have not been identified 
to date as they may delay completion. 
 
Where the last lease has expired and where the new lease is at a higher rent, the Council will only apply the 
higher rent from the date the new lease is signed. There will be no backlog of rents from when the lease first 
expired.  
 
For access to the above, please contact Move On Team at 48 Station Road, London N22 7TY on 020 8489 
4348 
 
Signed: 
 
 
Dated: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Schedule of Works  
 
         Property Address:  
 
General Requirements: 
 
1. 
Provide a current Electricity Safety Certificate (17th edition) from a Government approved electrical 
contractors Association, on expiry of previous certificate. 
2. 
Provide from a Gas Safe Registered, gas company a 3 Star Central Heating System Cover Contract (or 
its equivalent) and to renew such cover for each year of the term.  
 
 
 
 

Specific Requirements:  
 
 
 
Originator:  Contracts Team 
 
 
Confirmation of completion of works:    .......................................  (Property Negotiator) 
                                                                                         
On behalf of the Council 
         
                                                                 
 
Date:    ........................................