This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Meetings of Roman Road Regeneration Steering Group'.

Meeting Minutes: Roman Road Implementation Group 
Location: Room 57, Level 5 Anchorage House 
Date: 9am, 4th March 2009 
 

Attendees:   
 
 
Cllr Josh Peck 
Lead Member for Resources and Performance  
JP 
Cllr Marc Francis 
Lead Member for Housing and Development 
MF 
Chris Horton 
Town Centre Project Coordinator 
CH 
Lorna Hughes 
Neighbourhood Manager, LAP 5 
LH 
David Saunders 
Head, Markets Services 
DS 
Bryan Jones  
Service Head, Environmental Control 
BJ 
Cecilia Clarke 
Communications Officer 
CC 
John Chilton 
Head of Parking Services 
JC 
Jonathan Nichols 
Development, Design & Conservation Officer 
JN 
Gavin Dooley 
Lap 5 & 6 Director 
GD 
John Stewart 
Parking Development Manager  
JS 
Neil Crump  
Senior Environmental Officer 
NC 
Apologies 
 
 
Sue Hinds 
Access to Employment Manager 
SH 
Chris Chubb 
Group Manager LETs Teams 
CCh 
Marissa Hernandez 
Planning Policy Officer 
MH 
Pat Holmes 
Business and Investment 
PH 
 
 
 

Item 
Action 

Introductions and apologies 
 
 
 
a)  JP asked all attendees to introduce themselves and describe their 
role with the Council 
b)  Previous Meeting Minutes (21st January, 2009) 
 

Tesco/Gladstone Place Application Update 
 
 
 
a)  CH briefed the group as follows: 
 
 
 
  The Council has been served with a claim for Judicial Review on the 
 
Council's decision to grant planning permission for the redevelopment   
of the former Safeway supermarket site at Gladstone Place 
 
  The claim is based on a technicality relating to the Council's 
 
Environmental Impact Assessment (EIA) Screening Opinion which 
 
deemed that an EIA was not required in support of the planning 
 
application 
 
 
 
Officers are fully confident that the Screening Opinion was correct 
 
and are fully confident of defeating any legal challenge 
 
  The developer has submitted a new application to demonstrate their 
 
commitment to the redevelopment and to safeguard against the 
 
Judicial Review process causing unnecessary delay to the project. 
  The developer has submitted a new application to demonstrate their 
commitment to the redevelopment and to safeguard against the 
Judicial Review process causing unnecessary delay to the project. 
  There is to be a conference with Counsel on Thursday of this week 
(i.e the day after the Roman Road Implementation Group) at which 
options for best protecting the Council's position in securing the 
regeneration of this site will be discussed.  In advance of this 
conference it would be premature to discuss the matter in detail. 
 

b)  MF expressed concern that he had not been briefed by Development 
and Renewal concerning the possibility of JR action being taken 
much earlier. He also stated that he had not been informed that a 
new application had been submitted and the reasons for this.  
c)  MF also stated that updates on matters relating to the application 
should be provided on a more regular basis, including through the 
Roman Road Implementation Group.  
 

Shop front Improvement Project 
 
a)  CH  stated  that  he  and  JN  had  drafted  specification  criteria,  using   
documents  provided  from  Hammersmith  and  Fulham  for  a  similar   
shop  front  improvement  scheme.  CH  stated  that  this  was  necessary   
because,  although  LBTH  had  carried  out  shop  front  improvement   
projects in the past, the criteria needed to be updated.  
 
b)  CH  stated  that  the  funding  for  the  project  would  come  from  LABGI   
(Local Area Business Growth Initiative). In order to ‘ring fence’ this for   
the  project,  a  full  director’s  report  was  necessary.  CH  to  begin  CH 
drafting of report. 
 
c)  JN  informed  the  group  that  he  has  considerable  experience  in   
managing  and  advising  for  shop  front  improvement  projects.  The   
experience of the Brick Lane project had been to lift the burden from   
businesses and to raise the whole level of the operation. 
 
d)  JP  noted  that  there  were  two  inconsistencies  that  he  had  spotted  CH/JN 
within  the  criteria  relating  to  the  response  time  frame  and  the   
percentage of costs covered. CH thanked JP for making him aware of   
this and confirmed that these would be amended in future drafts. 
 
e)  GD  stated  that  the  project  would  help  to  bolster  the  shopkeepers   
association,  providing  a  reason  for  attendance  and  consultation.  JN 
agreed  that  briefing  and  involving  the  shopkeepers  association  was 
essential  to  the  process.  MF  also  stressed  the  importance  of 
consultation with shopkeepers and landlords. 
f)  JP asked CH when the project would be delivered. CH stated that the 
aim was to have the project actively running by June 2009. 

Shop Local 
 
a)  LH informed the group that she had organised initial meetings for the   
Shop Local Project which is intended to promote and market the town   
centre  offer  to  local  residents,  working  alongside  shopkeepers  and   
market  traders.  The  amount  of  funding  allocated  to  the  project  is   
£38,000.  
 
b)  This  funding  is  sourced  from  planning  gain  from  a  new  residential   
development  on  Ordell  Road  and  therefore  is  aimed  within  a  mile   
radius  of  the  development  (this  radius  covers  the  whole  of  Roman   
Road Town centre). 
 
c)  MF wanted to know when delivery would start. CH confirmed that as   
the project did not exceed £50,000, the requirement was that at least  CH/LH 
three  candidates  submitted  cost  estimates.  As  soon  as  these  were   
received and a criteria for assessment followed, a consultant could be   
appointed.  
 
d)  JP  stated  that  he  felt  particular  attention  needed  to  be  paid  to  the   
creation of a successful brand identity to engender customer loyalty. 

Section 106 Project Initiation Document  
 
 
a)  CH  informed  the  group  that  approximately  £158,000  had  been   
 
secured in total from the Ordell Road Development for enterprise and   
 
economic  development  related  activities.  Of  this,  approximately   
 
£38,000  was  being  used  to  fund  the  Shop  Local  Campaign  and  a   
 
further  £120,000  to  support  the  Roman  Road  Town  Centre  Advice,   
 
Support and Training Programme.  
 
 
b)  Whilst the Shop Local project was not required to undergo an official   
 
tender, the  Roman Road Town Centre  Advice,  Support and Training   
 
Programme would now have to be subject to this.  
 

 
c)  In response to JP’s query in relation to how long this would take, CH   
 
stated  that  he  had  been  informed  by  the  Procurement  Department 
that on average the tenure process took four months. CH also stated 
that the project proposal allows for six months but he hoped to have 
the consultant appointed well within this time frame. 

Street Market Strategy  
 
a)  BJ stated that Environmental Services with CLC had commissioned a 
 
Street Market Strategy for the whole borough.  
 
b)  The Strategy is to look at current issues as well as recommendations 
 
for the next 15/25 years. It is intended to inform both the Core 
 
Strategy and the Town Centre Strategy. DS stated that his team were 
 
looking to appoint a consultant imminently. 
 
c)  MF asked how much the strategy would cost and when it would be 
 
prepared by. BJ responded that it would cost approximately £25,000 
 
and that he hoped that it would be in draft form by the end of June. 
 
d)  BJ stated that he would send to JP and MF a scoping for the project. 
BJ 

Farmer’s Market 
 
 
a)  DS informed the group that the farmers market would be located to 
 
 
Ewart place from Saturday 7th March and that, although he thought 
 
 
this would prove to be beneficial to the town centre, there may be 
DS 
 
issues in the short term in relation to van access, etc. DS to report 
 
 
back to the group at next Roman Road Implementation Group. 
 
 
b)  He also stated that the Art Market would remain in its current location 
 
 
of Gladstone Place. 
 
 
c)  MF asked whether or not the farmers’ market would be fortnightly 
 
 
from this Saturday. DS stated that this was something to consider 
 
 
when it becomes more established in its new location. MF asked if it 
 
 
was possible to promote it more effectively and whether this could be 
 
 
in place by the beginning of April, including the use of a banner. 
 
 
d)  CC stated that she would look to identify a budget for this and seek to 
 
 
action better promotion alongside the Markets Team. DS to consult 
CC 
 
further with CC. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Parking Changes  
 
a)  JC that parking services had previously allocated 51 parking bays for   
use  by  market  traders  in  order  to  minimise  parking  congestion  on   
market  days.  However,  due  to  under  use  of  the  bays  by  market   
traders, this policy was now being revised. 
 
b)  MF stated that he felt that taking 51 spaces from local residents was   
excessive  and  that  these  changes  had  not  been  ill  thought  out,   
particularly  in  relation  to  Tuesday  and  Thursday  market  days.  JP   
agreed  that  there  was  considerable  under  use  of  the  market  trader   
bays  and  there  was  a  need  to  revisit  the  scheme  in  order  to  identify   
the number of traders that needed by traders. 
 
c)  GD  stated  that  there  would  remain  a  need  to  prevent  the  market   
traders from congesting the market with their vans. MF stated that he   
did  not  feel  that  residents  had  been  adequately  consulted  and  that   
there  was  the  need  to  have  the  uncertainty  resolved  within  the  next   
two  weeks.  JP  stated  that  51  spaces  may  have  been  a   
disproportionate  number  but  that  there  would  remain  a  need  for   
market trader parking. 
 
d)  JP  stated  that  there  should  be  a  report  provided  to  the  group  in   
relation  to  the  revised  approach  in  time  for  the  next  Roman  Road  JS/JC/BJ 
Implementation Group Meeting 
 

AOB  
 

a)  MF asked what progress had been made in relation to setting up a 
 
meeting with representatives of Iceland in advance of their location to 
 
Roman Road. GD stated that no meeting had taken place with 
 
Iceland as yet but that he had been in discussion with Sue Hinds on 
 
the matter and that Skills Match were to be involved in providing staff 
GD 
for the new store. GD to re-contact Iceland with regard to a meeting 
 
and to communicate progress to MF. 
 
b)  DS stated that a resident had asked him to raise the issue of empty  GD/SH 
properties. CH informed him that this was an important issue and that   
would  ask  Jonathan  Arnold  to  brief  on  this  for  the  next  meeting.  JP   
also felt this issue needed to be given a higher profile. 
 
c)  JP asked that Chris Chubb attend the next meeting to feedback to the   
group on the points raised in the minutes for the previous meeting of  CH 
4th March. 
12 
To be arranged