This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Progress from Public Interest disclosure'.


Policy on 
Harassment 
 
Issue Date: 1 April 2007 
 
HR 07/011


POLICY ON HARASSMENT 
This policy transferred to the Western Health and Social Care Trust on 1 April 2007, 
hereafter referred to as the Trust. The Trust affirms its full support for the principle of 
a working environment free from harassment, intimidation or victimisation.  The Trust 
is determined that everything possible wil  be done to ensure its full and effective 
implementation. 
 
This policy has been drawn up and wil  be reviewed in consultation with Trade 
Unions, Staff Organisations, and Equality Commission.  The Trust recognises the 
support of the Trade Unions and Staff Organisations for the principle of equality of 
opportunity and their commitment to the content and implementation of this policy 
statement. 
 
Policy on Harassment – 1 April 2007                                      
1

WESTERN HEALTH AND SOCIAL CARE TRUST 
 
POLICY ON HARASSMENT
This policy statement explains the Trust’s position on harassment at work and 
provides information to staff on what they should do if they feel they are being 
harassed or receive a complaint of harassment.  The policy has been introduced 
after taking account of the Sex Discrimination and Fair Employment Legislation, the 
European Recommendation on the Protection of the Dignity of Women and Men at 
Work, the Disability Discrimination, and Race Relations (N.I) Legislation. 
 
1
INTRODUCTION 
1.1 
It is the policy of the Trust to make every effort to provide a neutral working 
environment free of harassment and to ensure that employees understand 
they have the right not to be harassed at work.  This includes an employees 
right to complain should harassment occur.  The Trust recognises that 
harassment can adversely affect an employee's work and undertakes to 
investigate complaints quickly, seriously and in confidence. 
 
1.2 
Harassment is unacceptable behaviour and all employees are expected to 
comply with this policy.  Failure to do so wil  result in disciplinary action 
including dismissal, where appropriate. In particular circumstances, 
harassment wil  constitute unlawful discrimination under the Fair Employment, 
Sex Discrimination, Disability Discrimination, or Race Relations legislation. 
 
Policy on Harassment – 1 April 2007                                      
2

2
WHAT IS HARASSMENT? 
2.1 
In the context of this policy, harassment means any behaviour deliberate or 
otherwise, which is offensive to an individual or group and which may threaten 
an individual or create an intimidating work environment.  Intimidation is any 
behaviour which inspires fear or apprehension in an individual. 
 
2.2 
The policy also applies where an employee is victimised where he/ she has 
made a complaint relating to harassment. 
 
2.3 
Harassment takes many forms, occurs on a variety of grounds and may be 
directed at an individual or group.  Harassment should be distinguished from 
normal social interaction at work involving mutually acceptable behaviour.  
Behaviour becomes unacceptable if it is unwanted, unreasonable and 
offensive to the recipient.  A range of behaviour may be considered as 
harassment and each individual wil  determine what behaviour is acceptable 
and what they regard as offensive.  It is not  the motive of the perpetrator(s) 
but the act and its impact on the recipient which determine whether the 
behaviour is a form of harassment. 
 
2.4 
One of the main purposes of this policy statement is to draw attention to the 
various grounds of harassment, including treating a person less favourably 
because of their:- 
 
gender 
Marital Status 
perceived religious affiliation 
political opinion 
race 
ethnic origin 
disabilities 
age 
sexual orientation 
membership, or non-membership of a trade union 
wil ingness to assist a person who has claimed that they have been 
harassed. 
real or suspected infection by disease 
 
This is not an exhaustive list and in all cases should be examined in context. 
 
A person may also experience harassment through bullying in the workplace. 
Policy on Harassment – 1 April 2007                                      
3

3
SEXUAL HARASSMENT 
3.1  Sexual harassment is any unwanted conduct of a sexual nature or other 
conduct based on sex which affects the dignity of women and men at work.  It 
may involve:- 
 
a) 
Unwanted sexual advances of a physical or verbal or non verbal 
nature. 
 
b) 
Sexually explicit or derogatory comments or sexually discriminating 
remarks. 
 
c) 
Sex based conduct which denigrates, ridicules or is intimidatory or 
abusive of an employee. 
 
This type of conduct is offensive to the individual causing her/him to feel 
uneasy, harassed, threatened or humiliated and has adverse consequences 
for the individual's work performance and creates a hostile or humiliating work 
environment. 
 
3.2 
Sexual attention becomes sexual harassment if it persists once it has been 
made clear that it is regarded as offensive.  Generally it is gender based 
behaviour which is repeated although a single serious incident can constitute 
sexual harassment.  It is for the individual to determine what behaviour is 
acceptable and what they regard as offensive.  Some further examples are:- 
 
-
unwanted physical contact/unnecessary touching or physical assault 
-
compromising invitations 
-
suggestive insensitive jokes or pranks carried too far 
-
suggestive innuendoes or lewd comments 
-
display of pornographic or sexually suggestive pictures, objects or 
written materials 
-
sexually suggestive gestures, derogatory or degrading abuse or insults 
-
offensive comments about appearance or dress 
 - isolation or exclusion at work 
 
This is not an exhaustive list and all cases should be examined in context. 
 
3.3 
The Trust recognises it’s responsibilities as an employer in relation to Sexual 
harassment.  Sexual harassment may however constitute Sex Discrimination 
and under Article 43(2) of the Sex Discrimination (NI) Order 1976 an 
employee may be individually liable where he/she commits an unlawful act of 
discrimination. 
 
Policy on Harassment – 1 April 2007                                      
4

4
SECTARIAN HARASSMENT 
4.1  Sectarian harassment may occur when the working environment and the 
attitudes or actions of co-workers or management deliberately or otherwise 
make a worker feel unwelcome or threatened because of the section of the 
community from which he/she is perceived to come from.  Workers can suffer 
harassment from co-workers with similar religious beliefs or political opinions. 
 
4.2  Although it may involve the overt use of power or violence which may 
constitute  a criminal offence, harassment can also take more subtle forms 
e.g. 
 
-
unauthorised display or failure to remove unauthorised flags, bunting, 
graffiti, posters or other emblems which clearly seek to define a 
workplace as the territory of one section of the community; 
 
-
circulating or failing to prohibit the circulation of offensive material of a 
sectarian or political nature; 
 
-
exerting or condoning pressure, whether overtly or not, on workers to 
subscribe to collections for sectarian or paramilitary causes; 
 
-
interfering with another worker's property; 
 
-
singing sectarian songs or making sectarian remarks; 
 
-
isolation or exclusion at work 
 
-
generally engaging in any activity which is intended or has the effect of 
making a person feel unwelcome or threatened because of their 
religion or political opinion. 
 
This is not an exhaustive list and all cases should be examined in context. 
 
4.3 
Under the 1989 Fair Employment (NI) Act, not only wil  employers be liable, 
but individual workers who engage in sectarian harassment may be made 
legally responsible, where the employer shows that he/she has taken 
reasonable steps to prevent or eliminate harassment caused by co-workers. 
 
Policy on Harassment – 1 April 2007                                      
5

5
RACIAL  HARASSMENT 
5.1 
Harassing a person on account of his / her race or ethnic origin is likely to 
amount to unlawful discrimination under the Race Relations (N.I.) Order 1997. 
 
5.2 
Examples of racial harassment  could include: 
 
-
Failure to remove unauthorised graffiti, posters, or other emblems which 
clearly seek to define a workplace as belonging to one racial or ethnic 
group. 
 
-
circulating or failing to prohibit the circulation of offensive material of a  
racist nature. 
 
-
exerting or condoning pressure whether overtly, or not, on workers to 
subscribe to racist causes. 
 
-
interfering with another workers property. 
 
-
singing racist songs or making racist remarks. 
 
-
isolation or exclusion at work 
 
-
generally engaging in any activity which is intended to, or has the effect of 
making a person feel unwelcome because of their race or ethnic origin. 
 
This is not an exhaustive list and all cases should be examined in context. 
 
5.3 
Under the Race Relations (N.I.) Order 1997, an employee may be individually 
liable where he/she commits an unlawful act of discrimination. 
Policy on Harassment – 1 April 2007                                      
6

6
DISABILITY  HARASSMENT 
6.1 
Harassing a disabled person on account of a disability is likely to amount to 
less favourable treatment and also to a “detriment” under the Disability 
Discrimination Act 1995, and could amount to unlawful discrimination. 
 
6.2 
Examples of harassment could include : 
 
-
adverse criticism over performance 
 
-
subjecting an individual to humiliation or ridicule 
 
-
shouting or using abusive language 
 
-
constantly undermining effort, competence or confidence 
 
-
physical violence 
 
-
interfering with another workers property 
 
-
isolation or exclusion at work 
 
-
generally engaging in any activity which is intended or has the effect of 
making a person feel unwelcome or threatened because of their disability 
 
This is not an exhaustive list and all cases should be examined in context. 
 
6.3 
An employee may be individually liable where he/she commits an unlawful act 
of discrimination. 
 
Policy on Harassment – 1 April 2007                                      
7

7
BULLYING AT WORK 
7.1 
A bully may be described as a person who hurts, persecutes, or intimidates 
other people.  Bullying someone at work is unacceptable behaviour and 
should not be tolerated in the workplace.  In particular circumstances, bullying 
may be unlawful under the Fair Employment, Sex Discrimination, Disability 
Discrimination or Race Relations Legislation. 
 
7.2 
Examples of bullying at work could be: 
 
-
subjecting an individual to humiliation or ridicule 
 
-
Inappropriate shouting or using abusive language 
 
-
spreading malicious rumours 
 
-
constantly undermining effort, competence or confidence 
 
-
persistent adverse criticism 
 
-
isolation or exclusion at work 
 
-
intimidating body language or physical behaviour 
 
This is not an exhaustive list and all cases should be examined in context. 
Policy on Harassment – 1 April 2007                                      
8

8
COMMUNICATION 
8.1 
This policy wil  be communicated to all employees so that they:- 
 
-
understand the Trust’s commitment to eliminating harassment at work; 
 
-
are aware of where they may obtain the names of designated officers 
who wil   have access to names of organisations that may provide 
counselling. 
 
-
know how to make complaints and are confident that these wil  be 
handled effectively. 
 
Copies of the policy are available from the Personnel Department. 
 
9
ROLE AND RESPONSIBILITIES OF EMPLOYEES AND MANAGERS 
9.1 
The Trust fully recognises the right of employees to complain about 
harassment should it occur. It has developed a procedure through which 
employees can confidentially raise complaints relating to harassment.  This 
procedure has been agreed with the recognised Trade Unions.  A copy is 
included in this Policy Statement. 
 
9.2 
The procedure does not replace or prejudice the rights of employees to 
pursue a complaint under the appropriate legislation.  A complaint to the Fair 
Employment Tribunal or an Industrial Tribunal must be lodged within 3 
months from the date when the complainant first knew, or might reasonably 
be expected to have first known, of the act of discrimination or within 6 
months from the date when the act occurred, which ever is the earlier. 
 
9.3 
Every effort wil  be made to ensure that employees making complaints wil  not 
be victimised. Victimisation constitutes discrimination contrary to Sex 
Discrimination, Fair Employment, Disability Discrimination and Race Relations 
legislation. Any complaint of victimisation wil  be dealt with promptly, seriously 
and in complete confidence.  Victimisation wil  result in disciplinary action and 
may warrant dismissal. 
 
Policy on Harassment – 1 April 2007                                      
9

RESPONSIBILITIES
9.4 
Employees 
 
Al  employees have a responsibility to help to ensure a working environment 
in which the dignity of employees is respected.  They should be aware of the 
serious and genuine problems which harassment can cause, and ensure that 
their behaviour is beyond question and could not be considered in any way to 
be harassment.  They should alert management to any incident of 
harassment to enable the Trust to deal with the matter in line with the Policy 
and Procedure.  They should also provide support to colleagues who are 
being harassed, by encouraging them to follow the agreed Procedure for 
making complaints. 
9.5 
Managers/Supervisors 
Managers and Supervisors have a responsibility to ensure that harassment 
does not occur, particularly in work areas for which they are responsible.  
Managers and/or Supervisors are responsible for any incidents of harassment 
of which they are aware or ought to be aware.  In all cases they must ensure 
that appropriate action is taken. 
 
Managers and Supervisors also have a responsibility to explain the Policy and 
Procedure to their staff and take steps to positively promote it.  They wil  be 
responsive and supportive to any member of staff who complains about 
harassment, provide full and clear advice on the procedure to be adopted, 
and ensure that there is no victimisation. 
 
9.6 
The Trust 
The Trust wil  designate individuals to provide advice and assistance to 
employees who are subject to harassment.  The names of individuals who 
have been designated as advisors wil  be made available at Personnel.  The 
Trust wil  seek to ensure that employees are, given the opportunity, to raise 
their complaint with someone of their choice.  (See procedure for making 
complaints para 1.3) 
 
Designated Officers wil  receive appropriate training in the best means of 
resolving problems and details of the Trust policy and procedure to enable 
them to perform their role effectively.  Al  other employees wil  be made fully 
aware of this Policy and Procedure for dealing with harassment in the 
workplace. 
Policy on Harassment – 1 April 2007                                       10

10  HARASSMENT OF STAFF BY EMPLOYEES OF OTHER 
ORGANISATIONS 
10.1  Where an employee has been harassed by an employee from another 
organisation, they should firstly contact their line manager. 
 
10.2  The line Manager should seek advice from the Personnel Manager in order to 
progress the complaint. 
 
10.3  The manager, in conjunction with the Personnel Manager should agree who 
wil  act as “liaison officer” to bring the complaint to the attention of the 
appropriate officer in the other organisation.  A “liaison officer” in that 
organisation should also be identified. 
 
10.4  Through the work of the two “liaison officers”, it may be possible to resolve the 
matter informally.  If this is not possible it may be necessary to deal with the 
matter on a formal basis. 
 
10.5  If the matter is dealt with on a formal basis, an investigation should be carried 
out  and employees wil  be expected to co-operate.  The Trust  wil  make 
every effort to co-operate with the other employers procedures if appropriate.  
Where the other employer does not have a clear procedure the Trust wil  
make every effort to encourage compliance with this Policy Document 
 
11.  HARASSMENT OF EMPLOYEES OF OTHER ORGANISATIONS BY 
TRUST STAFF 
11.1 Where a manager within the Trust becomes aware that an allegation of 
 harassment has been made against a member of the Trust’s staff by an 
employee of another organisation, a Personnel Manager should be contacted. 
 
11.2 The Personnel Manager wil  bring the complaint to the attention of an 
 appropriate officer in the other organisation and wil  liaise with that officer 
 throughout the process. 
 
11.3  The Trust’s Policy on Harassment wil  be followed and there wil  be close 
 
liaison between the two organisations.  The Trust wil  make provision 
for the other employer to participate in the process. 
 
Policy on Harassment – 1 April 2007                                       11

12 
HARASSMENT INVOLVING PATIENTS, CLIENTS OR MEMBERS OF 
THE PUBLIC 

12.1  Any employee seeing a patient or client being harassed has an obligation to 
report the matter immediately. 
 
12.2  Harassment of staff by patients, clients or members of the public is 
unacceptable and should not be tolerated in the workplace.  An employee 
who is harassed should contact their appropriate line manager for support 
and guidance. 
 
12.3  Where appropriate, arrangements may be made to ensure that circumstances 
do not favour recurrence of unacceptable behaviour, for example:- 
(a) 
the manager should bring the situation to the attention of the person 
who is allegedly committing the harassment; 
(b)  the manager should clarify with the alleged harasser what is 
acceptable and unacceptable behaviour; 
(c) 
the individual being harassed may with their agreement be moved 
without detriment; 
(d) 
working arrangements may be changed; 
(e) 
the manager has a duty to continually monitor the situation in order to 
prevent a reoccurrence 
 
13 MONITORING 
13.1  Formal complaints must be monitored to identify any problem areas and to 
ensure they are effectively resolved and that no victimisation or retaliation 
occurs. 
 
Policy on Harassment – 1 April 2007                                       12

PROCEDURE FOR MAKING COMPLAINTS 
The Trust wil  make every effort to ensure that complaints are handled as soon as 
practicable 
 
1.1 Informal 
Action 
 
Initially, many people may prefer to attempt to resolve harassment by informal 
means and this may be more appropriate where the offender is a co-worker 
and where the offending behaviour is of a comparatively low level of severity 
to the complainant.  It should be noted that an individual is not obliged to try 
to resolve the matter informally and may take formal action as provided in 
para 1.4. 
 
1.2 
If this is an appropriate first response then the individual who believes they 
have been harassed should ask the person responsible to stop the offending 
behaviour.  Such a request should be polite but firm. 
 
1.3 
An individual may wish to seek advice or support in their informal attempts to 
resolve the situation.  This may be sought from a trusted work colleague, a 
line manager, a trade union representative or  an officer designated by the 
Employing Authority to assist individuals who believe they have been 
harassed.  The designated officer wil  act in a confidential manner and their 
sole responsibility wil  be to:- 
 
a) 
listen to what has happened; 
b) 
draw the person's attention to further informal or formal courses of 
action open to them; 
c) 
assist the individual to make a formal complaint if they so wish; 
d) 
assist the individual to make an approach to the person responsible for 
the offending behaviour. 
 
If the action has failed to resolve the matter to the complainants satisfaction, it 
may be raised on a formal basis. 
 
The names of the designated officers in the employing authority are available 
from the personnel department. 
Policy on Harassment – 1 April 2007                                       13

The grievance procedure is not appropriate to deal with complaints of harassment 
and the following procedure wil  apply: 
 
1.4 Formal 
Action 
 
A formal complaint, could be raised through any of the following:- 
 
a) 
a designated officer  
 
OR 
b) 
a Personnel Manager 
 
OR 
c) 
their line manager (except where he/she is the subject of the complaint 
or is involved in some way in the allegations); 
 
OR 
d) 
a trade union or staff representative. 
 
who should refer to the appropriate guidelines available from Personnel. 
 
1.5 
Although this is a formal procedure, the possibility of mutual resolution should 
not be ruled out at any stage. The Trust may however take whatever action it 
feels is appropriate having received the report fom the Investigating Officers.
 
1.6  Employees are advised to make written notes detailing incidents of 
harassment. 
 
1.7  The Trust wil , through the appropriate Personnel Manager, appoint 
investigating officers to establish the facts of the allegation and decide how 
the matter may be resolved.  The Personnel Manager wil  be mindful of the 
nature of the complaint in deciding the membership of the Investigating 
Team.  These officers wil  not be connected in any way with the allegation 
and wil , where possible, have had no previous involvement with the case.  A 
Manager from the alleged harasser’s department wil , where possible, be one 
of the investigating team members.  The investigation wil  be objective and 
wil  be carried out with sensitivity and due respect for the rights of both the 
complainant and alleged harasser.  Every effort wil  be made to carry out the 
investigation within 30 working days of the receipt of the formal complaint.  
Where this is not practicable the complaint and the alleged harasser wil  be 
advised. 
 
1.8 
The Personnel Manager should advise the Equal Opportunities Officer that a 
formal complaint has been made. 
 
1.9  Nothing in this document should be construed as seeking to remove any 
person's legal rights.  The Equal Opportunities Commission for Northern 
Ireland, the Fair Employment Commission, and the Commission for Racial 
Equality for Northern Ireland may assist individuals with complaints of sexual, 
sectarian and racial harassment respectively.  Individuals should check with 
the statutory agencies regarding time limits under which complaints should be 
brought. 
 
Policy on Harassment – 1 April 2007                                       14

1.10  Complainants and alleged harassers attending investigatory meetings have 
the right to be accompanied and/or represented by another member of staff 
or recognised trade union representative.  Particular care wil  be taken to 
advise complainants and alleged harassers about the availability of 
counselling etc. to support them through the situation in which they find 
themselves.  This assistance is available through designated officers, trade 
unions and professional associations. 
 
1.11  Investigating officers wil  advise complainants and alleged harassers of the 
procedure involved in the investigation. 
 
1.12  Every effort wil  be made to ensure that employees making complaints wil  not 
be victimised.  Any complaint of victimisation wil  be dealt with promptly, 
seriously and in confidence.  Victimisation in particular instances, constitutes 
discrimination contrary to the Sex Discrimination (NI) Order 1976 the Fair 
Employment (NI) Act 1976, Disability Discrimination Act 1995, and the Race 
Relation (N.I.) Order 1997.  Where victimisation has been established, it wil  
result in disciplinary action and may warrant dismissal. 
 
1.13  Generally the decision to progress a complaint rests with the individual 
making the complaint.  However there may be situations in which that 
principle has to be balanced against the employer's legal obligations and their 
responsibility to ensure the general welfare of employees particularly where 
serious complaints are made. 
 
1.14  An employee accused of harassment and who is the subject of an 
investigation wil  be informed of the allegations and wil  be given the 
opportunity to answer the complaint. 
 
1.15  Al  parties involved with the investigation wil  be advised of the need for strict 
confidentiality at all times. 
 
1.16  Consideration should be given to a precautionary suspension on full normal 
pay of an individual against whom a complaint of harassment has been made 
to enable investigations to proceed smoothly.  An individual who is going to 
be suspended should be advised of the reason for the suspension and 
advised to refrain from contacting the complainant during the suspension.  
Intimidation or harassment may result in disciplinary action being taken which 
could warrant dismissal.   
 
1.17  Where the alleged harasser’s Manager is a member of the investigating team, 
a report should be prepared with conclusions, recommendations and a 
decision on what further action, if any, should be taken e.g. disciplinary 
proceedings. 
 
Where it has not been possible for the alleged harasser’s Manager to be a 
member of the investigating team, a Report should be prepared with 
conclusions and recommendations on the way forward.  This report should be 
submitted for consideration by a more Senior Manager in the alleged 
harasser’s Department who wil  decide what further action, if any, should be 
taken e.g. disciplinary proceedings. 
 
Policy on Harassment – 1 April 2007                                       15

At any stage of the process, advice may be obtained from the appropriate 
Personnel Manager. 
 
The individual making the complaint and the alleged harasser wil  be advised 
of any further action being taken. 
 
1.18  Complainants and alleged harassers attending disciplinary hearings and 
appeal panels have the right to be accompanied and/or represented by a 
recognised trade union representative.  In making the arrangements for the 
disciplinary hearing reasonable consideration should be given to the feelings 
and sensitivities of either party. 
 
1.19  Where it is considered that the parties should be separated either before or 
after an investigation, decisions must be based on preserving the best 
interest of employees and to stop victimisation.  In cases where a complaint is 
upheld wherever practicable, consideration wil  be given to the complainants 
wishes to decide if they want to stay  or leave the department.  In these 
circumstances, every effort wil  be made to ensure the complainant is not 
disadvantaged. 
 
1.20  Al  records relating to the investigation process should be retained by the 
Personnel Department for a period of not less than two years in a separate 
confidential filing system. 
 
1.21  If it is established that an incident has occurred but the matter is not serious 
enough to warrant formal disciplinary action in the first instance, the individual 
concerned may be counselled or informally warned and advised that further 
behaviour of this nature wil  lead to formal disciplinary action. 
 
1.22  Members of staff who believe that they have been harassed and are not 
satisfied that their complaint has been treated seriously in accordance with 
this policy, have the opportunity of  having their case reviewed by writing to 
the Chief Executive within seven days of the decision being known, stating 
the grounds for their request.  The review by the Chief Executive wil  be 
carried out as soon as possible and a written response given as soon as 
practicable.  This review concludes the complaints procedure under the Policy 
on Harassment.   
 
Further information may be obtained from the 
*** Personnel Department *** 
 
Policy on Harassment – 1 April 2007                                       16