This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'National Data Opt-Out Programme Board'.

OFFICIAL SENSITIVE 
Ref:  
National Data Opt-out Programme/Programme Board/Paper 02  
Title:   
 
National Data Opt-out Programme – Setting Approach 
Author:    
Tim Magor, Programme Head 
Programme Board Sponsor:  
Tim Magor, Programme Head 
Purpose:  
The purpose of this paper is to bring the Programme Board up-to-date on discussions regarding the inclusion 
or not of setting capability within GP systems for the national data opt-out.  
Background:  
The National Data Opt-out Programme Board has been considering since 5 October 2017 whether 
functionality for setting national data opt-outs should be included in GP clinical systems. On the 14 December 
2017 a decision was taken not to include this functionality subject to further testing with the GP profession. 
Key Points:  
The Royal College of General Practitioners (RCGP) have subsequently been engaged regarding this decision. 
They are clear they do not want additional burden on GP Practices from administering the national data opt-
out.  However, they have sought assurances that accessibility needs can adequately be met through other 
channels available, and that they can perform their role as data controllers for upholding national data opt-
outs. 
Actions Required by the Programme Board: 
The Programme Board is asked to receive the report, and to: 
•  Note the action plan to respond to points raised by RCGP; 
•  Note the risks and mitigation plans in place; and 
•  Approve that GP System suppliers are re-engaged immediately on the basis of providing Upholding 
functionality only.  
Circulation:   
Programme Board attendees only. 
Dates considered by Programme Board:  
28 February 2018 (Potential Disclosure) 
 
 

 
Copyright ©2018 NHS Digital 
Page 1 of 5 

OFFICIAL SENSITIVE 
 
National Data Opt-out Programme – Setting Approach                                                                              v1.0     
 
Introduction 
 
1.  The National Data Opt-out Programme (NDOP) has been developing a multi-channel 
approach for allowing patients to set national data opt-outs through a national offer of a 
digital platform, a digitally assisted service and a non-digital service. In considering a 
number of emergent factors, such as the potential burden on GP Practices, the 
Programme Board have  been reviewing since 5 October 2017 whether an  additional 
channel for setting in GP Practices should be provided or not. 
 
2.  Following membership review of the ‘National Data Opt-out Programme: GP Systems for 
Setting - Discussion Paper’ the Programme Board agreed on 14 December 2017 to focus 
the setting solution on the digital platform, digitally assisted and non-digital service only. 
However, it highlighted that testing should take place with the Royal College of General 
Practitioners (RCGP) to get their views on this decision. 
 
3.  This paper brings these discussions up-to-date.  
 
Background 
 
4.  The Programme Business Case (PBC) for the NDOP programme was approved by the 
Technology and Data Investment Board (TDIB) on 17 February 2017. It considered a 
range of options for meeting the critical success factors and  spending objectives. The 
preferred option for providing a non-digital channel of setting national data opt-outs was 
through GP practices AND the national back office. This direction was further evaluated 
and endorsed in the Outline Business Case (OBC) approved by TDIB on 29 September 
2017. 
 
5.  The NDOP has progressed the delivery of a setting channel in GP Practices through the 
GP Systems of Choice (GPSoC) Requirements and Validation Engagement (RAVE) 
process. This covered requirements for the following: 
•  The Setting and Viewing of National Data Opt-outs via GP Systems 
•  The Upholding of National Data Opt-outs via GP Systems 
•  The Setting and Viewing of National Data Opt-outs via Patient Facing Service 
Applications 
 
6.  A series of Foundation Workshops and consultations were held between May and August 
2017 involving GP system suppliers, the GP Profession, and other key stakeholders. The 
feedback received shaped the final requirements that were issued to GP System Suppliers 
on 8 September 2017. 
 
7.  The availability of solutions to meet these requirements to the (then)  public launch 
timescale of March 2018 was highlighted as a risk at the Programme Board held on 5 
October 2017.  Further work was requested to understand the impact of not having a GP 
offering available to different patient groups. A paper was considered by the Programme 
Board on 9 November 2017, where it was recommended that further work was undertaken 
to understand whether it is possible to offer a full service to the public for setting national 
data opt-outs through national digital, digitally assisted (including patients being guided 
through the process on the phone) and non-digital (patients complete a form and submit 
proof of ID) channels without the need for GP system changes.  
 
 
Copyright ©2018 NHS Digital 
Page 2 of 5 

OFFICIAL SENSITIVE 
 
National Data Opt-out Programme – Setting Approach                                                                             v1.0 
8.  This evaluation was set out in ‘National Data Opt-out Programme: GP Systems for Setting 
- Discussion Paper’ considered by the membership. This highlighted the case for change: 
 
Reducing the burden on GP Practices under pressure – Although the digital 
service for the national data opt-out is likely to reduce burden by replacing some of 
the paper based opt-out processes that exist today (e.g. Type 2s), consideration is 
needed of the new burden from making available functionality to opt-out in GP 
Practices. 
 
Empowering patients – The Secretary of State for Health signalled at Expo in 
September 2017 the shift in power from doctor to patient as patients use 
technology to put themselves in the driving seat of their own healthcare.  Through 
the eight digital commitments, including preferences, the emphasis is on patients 
to be enabled to undertake transactional tasks such as opting-out themselves.  
 
Simplifying the communication to the public – A universal offer to patients 
within England to be able to set their preferences through GP Practices will be 
challenging to communicate to the public when this functionality is introduced at 
different times by different GP system suppliers.  
 
Reducing the degree of change – In shifting from GP Practices away from 
processing national data opt-outs to sign-posting patients to other channels, the 
degree of change is reduced in terms of staff training, process change and 
implementation support. It has been highlighted by GPs that much of this change 
has been signalled as taking place over the winter pressures period. 
 
Delivering value for money – The opportunity to reduce the level of changes 
required to GP systems, as well as the associated change, whilst increasing 
benefit through reduced burden potentially improves the value for money for the 
national data opt-out. 
 
9.  At the Programme Board held on 14 December 2017, the group agreed to pursue setting 
through a national solution only, subject to some final testing with the GP profession. 
 
Testing with the GP Profession and Next Steps 
 
10. The programme formally approached the RCGP on 9 January 2018 to understand their 
views. Their response highlighted the following: 
 
•  There was support for not making available the ‘GP Assist’ channel in order to 
avoid burden on GPs in administering the collection of the national data opt-out; 
 
•  They proposed that there should be on-going impact assessment work once the 
national data opt-out  is up-and-running to ensure that particular groups are not 
excluded as a result of not having this channel; 
 
•  It was felt by the profession that GPs may still have a significant role to play in 
making patients aware of, and to understand the choice and its effects, and this 
needed to be taken in to account; 
 
•  Clarification was required on the ability for GPs to check that national data opt-outs 
had been applied to meet their duties as data controllers. 
Copyright ©2017 NHS Digital 
Page 3 of 5 
 
OFFICIAL SENSITIVE 

OFFICIAL SENSITIVE 
 
National Data Opt-out Programme – Setting Approach                                                                             v1.0 
 
11. A follow-up meeting was held on the 25 January 2018 between the RCGP and the 
programme to discuss and clarify these points. It was noted that: 
 
•  The programme are actively engaged with accessibility groups on a range of issues 
including the routes to set a preference. This would be used to identify any 
accessibility concerns for particular groups.  
 
•  The upholding part of the GP system changes remains in-scope, and the 
requirements for GP system suppliers will need to support GPs to be assured that 
national data opt-outs are being applied appropriately; 
 
•  There is a wider piece of work needed on ensuring GP Practices as data controllers 
have guidance on putting robust contracts in place with data processors, including 
clear instructions on processing national data opt-outs and where liabilities would 
fall.  
 
12. The following action plan is being taken forward on the back of these discussions. It should 
be noted that GP Practices will not be expected to uphold national data opt-outs from 25 
May 2018, but at a later date to be agreed. 
 
Issue 
Action 
Owner 
Accessibility  –  ensuring  On-going engagement with 
Rachel Merrett 
accessibility of national accessibility groups through Public  
data opt-out. 
Engagement Strategy. 
 
 
 
On-going user research of digital and  Susie Day 
non-digital services. 
 
Upholding 
– 
providing  Ensure incorporated within scope of  Scott Grayston 
assurance to GPs that opt-
requirements for GP systems 
outs being applied. 
suppliers. 
Upholding – governance on  Work with NHS England team and  Rachel Merrett 
data-processing for GPs of  BMA/RCGP to ensure clear guidance 
national data opt-outs. 
on arrangements GP Practices should 
put in place with data processors. 
 
 
Risks and Issues 
 
13. The risks and issues plus mitigations are set out below: 
 
Risk/Issue 
Mitigation 
Risk that the burden on informing patients on  All programme communications will  direct 
data use and the national data opt-out falls  patients to a national web-site or national 
to GP Practices. 
telephone number. This is a citizen focused 
initiative and is about the whole health and 
care system playing an effective role in 
communicating the national data opt-out 
rather than just GP Practices alone. 
 
Copyright ©2017 NHS Digital 
Page 4 of 5 
 
OFFICIAL SENSITIVE 

OFFICIAL SENSITIVE 
 
National Data Opt-out Programme – Setting Approach                                                                             v1.0 
Risk/Issue 
Mitigation 
Risk that some GP Practices will want to  The national data opt-out can be set digitally 
offer patients the ability to opt-out  in the  from any location where the internet can be 
surgery. 
accessed. If individual GP Practices want to 
offer services to  help  particular  patients  to 
use  the core digital offering then this is 
possible without using the GP system. 
 
Risk that some patients will need to visit their  The programme will work closely with the 
GP Practice to obtain their NHS Number or  RCGP  and other programmes to promote 
update their contact details. 
the benefits for patients of having up-to-date 
contact details e.g. clinical correspondence 
and appointment reminders.  
 
The NHS Number can be obtained through 
Patient On-Line services, and the wider 
benefits  (e.g.  appointments and repeat 
prescriptions)  of registering for such an 
account can be promoted as part of this 
engagement. 
 
Risk that some GPs may want the ability to  There are a range of preferences, opt-outs 
discuss data sharing preferences with and consents  in health and care, not all of 
patients. 
which are held on GP systems. A policy 
 
paper considering the issues regarding 
clinicians  being able to access the national 
data opt-out set by citizens is currently being 
developed for ‘check and challenge’. 
Risk of increased pressure on the contact  The programme will work closely with the 
centre which may lead to poor response  contact centre to plan for effective capacity 
times, and negative media reporting of this. 
to meet expected demands. 
 
 
Actions required of the Programme Board 
 
14. The Programme Board is asked to receive the report, and to: 
 
•  Note the action plan to respond to points raised by RCGP; 
•  Note the risks and mitigation plans in place; and 
•  Approve that GP System suppliers are re-engaged immediately on basis of providing 
Upholding functionality only.  
 
 
 
Copyright ©2017 NHS Digital 
Page 5 of 5 
 
OFFICIAL SENSITIVE