This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'National Data Opt-Out Programme Board'.

OFFICIAL SENSITIVE 
 
Ref:  
National Data Opt-out Programme/Programme Board/Paper 02 
Title:    
National Data Opt-out Programme – Outline Business Case  
Author:    
Paul Arrowsmith, Senior Project Manager/Justine Banks, Senior Project Manager  
Programme Board Sponsor:   
Tim Magor, Programme Head 
Purpose:  
The purpose of this paper is to present a summary  of  the Outline Business Case (OBC) to the 
Programme Board and, subject to any feedback received, gain their endorsement to submit the full 
document to the Technology and Data Investment Board (TDIB) for approval.  A full version of the OBC is 
currently being reviewed under the tripartite assurance process. 
Background:    
A Programme Business Case (PBC) was approved in March 2017 to secure overall funding for the 
programme to 2020/2021.  The PBC outlined that the approvals for subsequent business cases would be 
completed as follows: 
•  Tranche 1 - National Implementation and NHS Digital Uphold 
 
•  Tranche 2 - Local Implementation and Upholding  
This OBC seeks approval for the costs associated with Tranche 1 which will enable delivery of the 
technology and infrastructure to support the central functions of the National Data Opt-out Programme to 
April 2018. 
A separate OBC will be produced for Tranche 2 of the programme.  
Key Points:  
There are 3 key points to note with respect to the Tranche 1 OBC: 
•  The OBC is seeking approval for an investment of £9.81m in 2017/18 to complete Tranche 1 of 
the National Data Opt-out Programme. 
•  The forecast cost for the programme now aligns to the budget allocated to the programme.  
•  The OBC is scheduled to be reviewed at the NHS Digital Investment Committee (IC)  on  09 
August 2017, which is a pre-requisite to review at TDIB.  Assuming that no issues are raised at 
the NHS Digital IC it will be presented for approval at TDIB on 11 August 2017. 
The full OBC document is currently being reviewed through the tripartite assurance process  and may 
result in changes subject to feedback received. 
Desired outcome(s):  
The Programme Board is asked to review and provide feedback on the OBC to enable submission to the 
TDIB for review 11 August 2017.  
Circulation:   
Programme Board attendees only. 
Dates considered by Programme Board:  
11 July 2017 (Not to disclose)  
 
Copyright ©2017 NHS Digital 
Page 1 of 6  

OFFICIAL SENSITIVE 
 
National Data Opt-out Programme Outline Business Case  
  V1.0 
 
Introduction 
 
1.  The purpose of this paper is to summarise  the  Outline  Business Case (OBC)  for 
Programme Board review.  The paper aims to obtain Programme Board approval of the 
OBC  to progress through  to the tripartite assurance and approvals process under the 
Technology and Data Investment Board (TDIB).   
 
Preferred Option  
 
2.  Options for delivery of the overall programme were considered and approved within the 
Programme Business Case (PBC).  Based on the Value for Money (VfM) Analysis from 
the PBC and the refinements and associated reduced costs and risks identified within 
this OBC, the preferred option remains as recommended within the PBC: 
 
 
Item 
Preferred option(s) 
Scope 
Support national bodies, GPs, local bodies & trusts 
Support Model 
Regional support model plus 
On-line Solution  
NHS.UK and GP Online 
In-person Solution  
GP practice and National Back Office 
Upholding opt-outs 
Self-service filter & consultancy 
Transparency  
IG Toolkit & Fair Processing Notices. 
Implementation timing 
Setting 2017; NHS Digital upholding 2017 
Table 1 – the preferred option from the PBC 
3.  Since the PBC  was approved, further analysis has been completed to elaborate the 
options for delivering an in-person (non-digital/offline) preference setting functionality and 
communicating with patients and organisations.    In summary, decisions and changes 
that have been made as part of the OBC development are:  
 
•  External contact centres will not be used to provide information to patients and 
organisations; 
•  NHS Digital Contact Centre will be the primary resource to support non-digital users 
and/or assisted digital users 
•  A paper based process will be implemented to support patients not using the online 
option or the telephone/email option; and, 
•  Communication material will not be printed for distribution to each GP Practice.   
 
Tranche Delivery Plan 
 
4.  The OBC seeks approval for an investment in 2017/18 to progress completion of 
Tranche 1  –  National Implementation and NHS  Digital Uphold.  The activities and 
expenditure associated with Tranche 1 are elaborated in the OBC and will enable 
delivery of the technology and infrastructure to support the central functions of the 
National Data Opt-out Programme as follows:  
 
 
 
 
 
 
Copyright ©2017 NHS Digital 
Page 2 of 6 

OFFICIAL SENSITIVE 
 
National Data Opt-out Programme Outline Business Case  
  V0.2 
 
Tranche 
Output 
Delivery Date 
NHS.UK website to enable collection of opt-outs (Private  09/2017 
Beta) 
Advice lines for patients and health care professionals  09/2017 
operational 
Digital assisted solution for setting preferences  
09/2017 – 
1 - National 
03/2018 
Implementation 
GP Online and GP systems capability to collect opt-outs  12/2017 – 
and NHS Digital 
(Digital Service Plus) 
03/2018 
Uphold 
Public Beta available to general public 
03/2018 
NHS Digital uphold of opt-outs 
09/2017 – 
03/2018 
Handover Tranche 1 solutions to Business  As  Usual  03/2018 
(BAU) 
Table 2 – Tranche Delivery Plan 
Tranche 1 Costs  
5.  The  total  forecast cost for Tranche 1 of the programme is £11.14m  to the end of 
2017/18; this is broken down as £1.58m capital and £9.56m revenue (including optimism 
bias and a contingency sum for risk).  
 
6.  The optimism bias assessment from the PBC for delivery of Tranche 1 has been 
reappraised within the  OBC.  Overall,  the optimism bias for the preferred option for 
delivery of Tranche 1 is 12%. This is compared to 24% which was the optimism bias 
applied to the whole life delivery of the programme within the PBC. 
 
Programme Affordability 
 
7.  Funding for the programme is provided from the Paperless 2020 budget and was 
approved through the PBC.  Since approval of the PBC, the affordability position has 
improved as a result of i) changes to the preferred option and  a significant reduction in 
costs for Tranche 1 and ii)  other  programme cost savings identified in 2016/17 and 
2017/18.  Current affordability analysis shows that the programme is within the allocated 
programme budget and therefore  affordable.    This analysis is summarised in Appendix 
A.   
 
8.  As the OBC covers only Tranche 1 and financial year 2017/18, there is a much higher 
confidence that programme costs have been accurately assessed compared with the 
overall programme costs assessed within the PBC.   
 
Commercial  
 
9.  In contrast to the PBC, the  elements of the programme  that require procurement from 
external suppliers have been significantly reduced.  The external procurements required 
to support Tranche 1 of the programme are summarised in Appendix B.  
 
 
Copyright ©2017 NHS Digital 
Page 3 of 6 
 
OFFICIAL SENSITIVE 

OFFICIAL SENSITIVE 
 
National Data Opt-out Programme Outline Business Case  
  V0.2 
10. Overall the quantity and complexity  of procurement activity is low.  Excluding services 
called off from existing contractual frameworks, e.g. GPSoC, this is reduced to 8% of the 
total cost that will be delivered by external suppliers compared to 33% in the PBC.    
 
Main Programme Benefits  
 
11. The National Data Opt-out Programme is an enabling programme, which is primarily 
designed to increase public trust and confidence by giving people choice about how their 
personal confidential information is being used and demonstrating that these patient 
preferences are upheld across the health and social care system.  Programme benefits 
have been reappraised as part of the OBC and no substantive change has been 
identified from the assessment presented within the PBC.  A Benefits Management 
Strategy has been produced to support the identification, measurement and realisation of 
benefits which is expected to be considered by the Programme Board in August 2017.   
 
Main Programme Risks 
 
12. The top three strategic risks for the Programme are identified in the table below: 
 
Risk Description 
Mitigating Action Plan / Issue Resolution Plan 
Care Professional Engagement Strategy 
The Paperless 2020 Strategic Communications 
team have appointed an external agency to 
There is a risk that professional engagement is  develop a communication and engagement 
ineffective impacting on the success of the  strategy on making the case for patient 
programme or the rate of opt-outs. 
information.  During June, they have progressed 
the work to develop the communication and 
engagement strategy and held meetings with 
various stakeholder groups.   
The National Data Opt-out Programme 
Stakeholder Engagement Plan has now been 
reviewed and approved by the National Data 
Opt-out Programme Board.  
Citizen Communication Effectiveness 
The strategy for making a clear case for data use 
across the Paperless 2020 Portfolio is being 
There is a risk that if there is a lack of effective  developed that will feed into the plan for 
communication, or if the programme are unable to  communications to be delivered within the 
articulate how the national opt-out aligns to the  National Data Opt-out Programme. 
GDPR Right to Object or local data sharing 
initiatives, then citizens will not understand and  The programme communication plan will need to 
trust the national opt-out approach. 
clearly articulate alignment of communications to 
the public on local record sharing initiatives and 
 
the national opt-out. 
Outcome of Consultation on Data Security,  The Programme team are working closely with 
Consent and Opt-Outs 
the Department of Health to further understand 
the emerging findings and themes from the 
There is an issue that the outcome of the  public consultation responses, and subsequent 
consultation and engagement process is not yet  engagement. 
confirmed and the formal Government response 
to the National Data Guardian (NDG) review has  A Policy Implementation Group has been 
not yet been published. 
considering the key policy issues. 
Table 3 – Programme Risks 
 
 
Copyright ©2017 NHS Digital 
Page 4 of 6 
 
OFFICIAL SENSITIVE 


OFFICIAL SENSITIVE 
 
National Data Opt-out Programme Outline Business Case  
  V0.2 
 
Appendix A: Current Affordability Analysis 
 
 
 
 
Copyright ©2017 NHS Digital 
Page 5 of 6 
 
OFFICIAL SENSITIVE 

OFFICIAL SENSITIVE 
 
National Data Opt-out Programme Outline Business Case  
  V1.0 
 
Appendix B: External Procurements 
 

Required Services 
Procurement 
Preferred 
Value 
Contract 
route 
Supplier 
(estimated 
Dates 
£000) 
Production of 
Public Sector 
The APS Group   
£74 
2017 
communication materials 
Managed Print & 
including accessible 
Digital Solutions 
formats. 
RM3785 
Independent research 
NHS Digital 
Various  
£135 
2016-2018 
and insight –  assisted  formal quotation 
digital, service 
process or via a 
functionality and 
suitable 
accessibility 
appropriate 
framework. 
Independent research 
Single supplier 
Behavioural 
£120 
2017 
and insight – presentation  framework 
Insights Team  
of the national opt out.  
agreement via 
DH – call off 
existing contract.  
Digital Accessibility  
NHS Digital 
AbilityNet 
£15 
2017 
formal quotation 
process or via a 
suitable 
appropriate 
framework. 
Outbound and inbound  Crown 
The APS Group   
£465 
2017 - 2018 
mailing.  
Commercial 
Services 
Return mail handling.   
Framework  - 
Postal Goods 
and Service – 
RM1063 
Helpline & Information NHS Digital 
Helpline 
£10 
2018 
support services  
formal quotation  Partnership 
process or via a 
suitable 
appropriate 
framework. 
 
 
Copyright ©2017 NHS Digital 
Page 6 of 6