This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Space and Monitoring of Space'.


 
 
Ref No: 2464 
Date: 23/04/18 
 
Subject: Monitoring of space 
 
 
REQUEST AND RESPONSE 
 
1. 
Do you monitor attendance of users of rooms including the physical number of individuals 
occupying a room for an event? 
Yes 
2. 
How do you monitor attendance of users of rooms? 
We use two methods. The first is via the mobile app ‘iLancaster’ which is an attendance 
monitoring system. The system data only includes timetabled teaching events. 
We also undertake an annual one week space utilisation survey which is an hourly headcount 

survey of central non specialist teaching space. This monitors both teaching an non-teaching 
events. 
a. 
If it is via an attendance monitoring system please state which one you are using? 
The mobile app ‘iLancaster’. More information about the app can be found here: 
http://www.lancaster.ac.uk/iss/services/ilancaster/ 
3. 
If you monitor the usage of space: 
a. 
What percentage of your planned or central y recorded teaching activity takes place? 
Space utilisation survey November 2017 – 90% 
b. 
What percentage is recorded as not having taken place? 
Space utilisation survey November 2017 – 10% 
4. 
If you monitor the actual levels of occupation of general teaching rooms (Classrooms) what 
is the average percentage of recorded occupation within the rooms during general Undergraduate 
teaching weeks.  
Space utilisation survey November 2017 - Average headcount recorded in rooms in use is 52%. 
5. 
What percentage of teaching rooms do you monitor? 
iLancaster – 100% 
Space utilisation survey - 100% non-specialist seminar rooms and lecture theatres, 37% of all 

teaching space.   

 


 
 
6. 
How many teaching rooms do you have by the following categories:  

Lecture Theatre: 35 

Classroom: 74 

Computer Lab: 20 

All other specialist teaching spaces: 113 
i. 
Please specify what these Specialist Teaching Spaces are: 
Laboratories, Workshops and Studios. 
a. 
How many of these rooms are managed central y or local y (i.e. within a col ege of faculty)? 
 Al  teaching space is central y timetabled. 139 rooms are 'Departmental y Owned' (only used by a 
department, mainly specialist space). 103 rooms are 'Centrally Owned' (mainly non-specialist 
space). 
7. 
Do you have a timetabling policy? 
Yes 
a. 
If you have a timetabling policy do you state the hours that teaching wil  take place 
between? 
 9am –  6pm 
b. 
Do you differentiate between “Day or Core Hours” and “Evening or Non-Core Hours” 
and if so what are these hours? 
N/A 
8. 
What percentage of your teaching is held during the hours of: 
a. 
9:00 am – 5:00 pm? 
98.2% of teaching runs during core hours (Mon – Fri, 09:00 – 18:00) 
b. 
5:00 pm – 9:00 pm? 
1.8% of teaching runs outside of Core Hours (Mon – Fri, 09:00 – 18:00) 
 
Your request i.d. is: 2464. Please quote this in all enquiries. 
The University aims to comply ful y with its obligations under the Freedom of Information Act 2000 
and to ensure that the service it provides for those wishing to gain access to information is helpful 
and effective.   

 



 
The personal information you have supplied wil  be used only to process your request; some details 
wil  be retained for our records after the request has been answered. This information wil  not be 
passed on to other parties unrelated to the University unless we are required to do so by law, or 
where it would be necessary to answer the request in ful  (in which case we would seek your 
consent for any transfer). 
Process for Making a Complaint 
If you feel the service you have received does not meet our aims or your expectations, please write 
to: 
Hilary Hunter 
Head of Governance Services 
University House 
Lancaster University 
Bailrigg 
Lancaster 
LA1 4YW 
 
 
If, following our internal review, you are dissatisfied with the response provided, you may write to 
the Information Commissioner’s Office, for details visit www.ico.org.uk.