This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Council tax bill payments with NON CASH'.

1.  
Status and Statutory Responsibility 
 
1.1 
These regulations are made under section 95 of the Local 
Government (Scotland) Act 1973. 
 
 
1.2 
Section 95 states that every local authority shall make arrangements 
for the proper administration of its financial affairs and shall secure 
that the proper officer of the authority (termed the Section 95 Officer) 
has responsibility for the administration of those affairs. 
 
1.3 
The Local Authority Accounts (Scotland) Regulations 1985 further 
specify that the system of accounting and control and the form of the 
accounts and supporting records are to be determined by the Section 
95 Officer and that s/he is to ensure that accounting controls are 
observed and the accounts and supporting records are kept up to 
date.  S/he is also responsible for publishing the Annual Accounts of 
the Council and for making the arrangements for the statutory audit 
required by s96 of the 1973 Act.   
 
1.4 
The City of Edinburgh Council has designated the Head of Finance as 
the Section 95 Officer and therefore as the officer responsible for the 
administration of the Council’s financial affairs in terms of section 95 of 
the 1973 Act. 
 
1.5 
The Head of Finance serves as the Section 95 Officer for all of the 
Council’s accounting arrangements, including those of the Lothian 
Pension Funds.  For the Lothian Pension Funds, however, this Section 
95 responsibility has been delegated to the Funds’ Chief Finance 
Officer in accordance with the arrangements set out in the addendum 
to this document.           
 
1.6 
Following the establishment under the Public Bodies (Joint Working) 
Act 2015 of an Edinburgh-area Health and Social Care Integration 
Joint Board (EIJB), a separate set of financial regulations, drawing on 
similar principles of sound governance, has been produced.  Along 
with the related financial directives, these regulations form the basis 
upon which the Chief Financial Officer of the EIJB will discharge 
equivalent proper officer responsibilities for the Board.   
 
1.7 
A more detailed set of Finance Rules, which prescribe the procedures 
to be followed, has also been prepared.  While these rules and other 
relevant procedures and policies are not contained within these 
financial regulations, they are issued under their authority and have 
the same status as if they were included in the body of these 
regulations.    
 
1.8 
The Head of Finance will establish a programme of review for all 
relevant documents and report the outcome of this review to the 
Finance and Resources Committee on an annual basis.  Executive 
Directors and officers may also seek the issue, amendment, 
 


clarification or supplementing of the regulations, finance rules or 
associated procedures and policies for any areas of responsibility not 
previously addressed.   
 
1.9 
Any breach or non-compliance with these regulations or the 
associated finance rules, procedures or policies issued under their 
authority must be reported immediately to the Head of Finance, who 
may consult others as s/he sees fit to determine the proper action.   
 
2.  
Application  
 
2.1 
The City of Edinburgh Council is responsible for ensuring that its 
business is conducted in accordance with the law and appropriate 
standards and that public money is safeguarded, properly accounted 
for and used economically, efficiently, effectively, equitably and 
ethically.  The Council’s activities are furthermore guided by a set of 
underlying principles and responsibilities fostering openness, integrity 
and accountability.  
 
2.2 
In discharging these responsibilities, elected members and senior 
officers are responsible for implementing effective arrangements for 
governing the Council’s affairs and facilitating the effective exercising 
of its functions including arrangements for managing risk. 
 
2.3 
As a consequence of these responsibilities, the Council must regulate 
the actions taken on its behalf that carry financial implications to 
provide assurance of their propriety and consistency.  It is furthermore 
a requirement of these regulations that all financial transactions are 
within the legal powers of the Council.  These Financial Regulations 
thus form a key element of the maintenance of a robust, clear and 
accountable governance framework for the Council.   
 
3. 
Responsibilities and Observance 
 
3.1  
Chief Executive 
 
3.1.1 
The Chief Executive, as statutory Head of  Paid Service, has authority 
over all officers and is authorised to discharge any function or exercise 
any power delegated to any officer under the Council’s Scheme of 
Delegation.  As the officer charged with overall responsibility for the 
corporate management and operational functions of the Council, this 
includes putting in place suitable arrangements to ensure an efficient 
use of resources.   
 
3.1.2 
The Council’s Scheme of Delegation to Officers sets out the powers 
delegated to officers pursuant to the Local Government (Scotland) Act 
1973.  As noted in paragraph 1.4, the Head of Finance has been 
designated the Council’s Section 95 Officer responsible for the 
administration of the Council’s financial affairs.   
 
 


3.2  
     Role of the Head of Finance 
 
3.2.1 
The Head of Finance, as the Council’s Section 95 officer, is 
responsible for advising the Council on all financial matters and for 
monitoring and reporting on its financial performance and position. 
 
3.3 
Executive Directors  
 
3.3.1 
Executive Directors are responsible for establishing sound 
arrangements for planning, appraising, authorising and controlling 
their operations in order to achieve continuous improvement, 
economy, efficiency and effectiveness and meeting associated 
financial targets.  In doing so, they should also have due regard to 
sustainability and equalities considerations. 
 
3.3.2 
Executive Directors are fully responsible and accountable for the 
financial performance of their service area against the budget 
allocated.  They may incur revenue expenditure in furtherance of 
agreed Council policies only to the extent that budgetary provision has 
been made.   
 
3.3.3 
As part of ensuring the overall sustainability of the Council’s financial 
planning and management arrangements, Executive Directors also 
have a responsibility to review their respective budgets on an on-going 
basis.  This includes the active monitoring and management of service 
pressures, delivery of approved savings and application of approved 
service investment, particularly in cases where this investment is 
targeted towards delivery of longer-term savings.  The Head of 
Finance, as the Section 95 officer, may request that Executive 
Directors report to Council during the year on measures being taken to 
ensure expenditure is contained within approved levels. 
 
3.3.4 
Executive Directors are further charged with the implementation of the 
risk management policy and associated operational arrangements for 
the control and mitigation of risk in their service areas and for ensuring 
its effectiveness and review. 
 
3.3.5 
Paragraphs 3.2 and 3.3 of the Scheme of Delegation provide that: 
 
(a)  In the event that the Executive Director or Head of Service/Chief 
Social Work Officer (where relevant) is unavailable, his/her 
designated deputy or the head of the relevant service will have 
delegated authority to take urgent decisions in the absence of the 
Executive Director; 
 
(b)  Executive Directors or the Head of Service/Chief Social Work 
Officer (where relevant) may sub-delegate their delegated powers 
to their deputy(ies) or head(s) of service or such other officer(s) in 
their service area  as they may consider appropriate. 
 
 


3.3.6 
With the exception of urgent decisions, which must be taken in 
accordance with the Scheme of Delegation, authority to discharge 
financial-related responsibilities must be delegated formally in writing.  
This requirement applies to delegations of authority for financial 
matters by all levels of management. 
 
3.3.7 
Executive Directors will formally report major financial issues to the 
Chief Executive and Head of Finance, who will instruct appropriate 
action. 
 
3.4  
Internal Audit and Risk Management 
 
3.4.1 
The Head of Legal and Risk, through the Chief Internal Auditor, shall 
arrange for a continuous internal audit function, to carry out an 
examination of accounting, financial and other operations of the 
Council, through undertaking a risk-based audit plan, complying with 
the Public Sector Internal Audit Standards (PSIAS).  The Chief Risk 
Officer will also oversee the development and implementation of an 
appropriate risk management policy and associated operational 
arrangements.   
 
3.4.2 
It is the Chief Internal Auditor’s responsibility to put in place 
appropriate arrangements to provide the Chief Executive, Executive 
Directors, Head of Finance and elected members with an annual 
assurance statement on compliance with Financial Regulations and 
the Local Code of Corporate Governance. 
 
3.5 
Elected Members  
 
3.5.1 
Elected members’ responsibilities with regard to financial matters 
reflect a number of facets, including: 
 
(a)  Setting the authority’s financial strategy, including budget-setting;  
 
(b)  Setting the authority’s strategic direction and overseeing 
arrangements for the securing (and demonstration) of best value;    
 
(c)  Ensuring proper control is exercised over the authority’s 
expenditure through scrutiny of periodic financial reports 
 comparing expenditure with the level of budgetary provision; 
 
(d)  Holding senior officers to account with regard to discharging all 
 relevant financial responsibilities within their control;  and 
 
(e)   Encouraging the development of service targets/performance 
 measurements of a financial/non-financial nature to monitor 
 service achievements. 
 
3.5.2 
In this regard, the respective remits and key functions of Council, the 
Governance, Risk and Best Value Committee, the Finance and 
 


Resources Committee and other Executive Committees are set out in 
the Council’s Committee Terms of Reference and Delegated 
Functions.   
 
3.6 
External Audit 
 
3.6.1 
The external audit of the Council seeks to assess the extent to which 
the stewardship of its financial affairs is subject to a regime of 
accountability where monies are properly accounted for, safeguarded 
and used economically, efficiently and effectively.  The scope of this 
audit is wider than that of the private sector equivalent, encompassing 
coverage of the financial statements, regularity, propriety and best 
value, including the securing of value for money.  At present, this role 
is undertaken on the Accounts Commission’s behalf by Scott-
Moncrieff.   
 
4.  

Principles and Key Areas of the Control Framework 
 
4.1  
Financial Management 
 
4.1.1 
The Head of Finance will, in conjunction with the relevant Executive 
Director, provide to all Executive Committees (including the Finance 
and Resources Committee) and the Governance, Risk and Best Value 
Committee regular monitoring reports, including reports on the final 
outturn, together with any recommendations.  
 
4.2 
Financial Control 
 
4.2.1 
As noted at 1.3, The Local Authority Accounts (Scotland) Regulations 
1985 require that the system of accounting and control, and the form 
of the accounts and supporting records, should be defined by the 
Head of Finance, who will ensure that the system is adhered to and 
that the accounts and supporting records are kept up to date. 
 
4.2.2 
The Regulations also require the Head of Finance to submit the 
Abstract of Accounts to the Council (or an appropriate Executive 
Committee) and the Council’s external auditor by the prescribed dates. 
The Head of Finance is responsible for ensuring that the accounts are 
produced in compliance with existing legal and accounting 
requirements.  
 
4.2.3 
Executive Directors are required to provide all relevant information to 
the Head of Finance in accordance with the instructions issued 
annually. 
 
 
 
 
 
 


4.2.4 
As the officer who is statutorily responsible for all financial matters the 
Head of Finance will implement procedural controls to ensure that: 
 
(a)  All expenditure is a valid charge; 
 
(b)  Income owed is collected; 
 
(c)  Assets are protected; 
 
(d)  Liabilities are accounted for; and 
 
(e)  Financial reports are prepared. 
 
4.3 
    Risk Management and Internal Control 
 
4.3.1 
In accordance with the Head of Finance’s responsibility for financial 
control and the Local Code of Corporate Governance’s requirements 
for the effective management of risk, the Head of Finance has 
approved financial rules to address these matters. 
 
4.4  
Systems and Procedures 
 
4.4.1  
Accounting Arrangements 
 
4.4.1.1   The following will be carried out according to procedures and 
instructions issued by the Head of Finance: 
 
(a)   Preparation of the statutory Abstract of Accounts; and  
 
(b)   Production of financial information in Council strategic plans, 
including estimated revenue and capital expenditure. 
 
4.4.1.2   All financial records, systems and any changes thereto are subject to 
the written approval of the Head of Finance following consultation with 
Executive Directors.   
 
4.4.1.3   The following principles must be observed in the allocation of 
accounting duties: 
 
(a)  The duties of providing information regarding sums owed to or by 
the Council, and calculating, checking and recording these sums 
must be separated as completely as possible from the duty of 
collecting or disbursing them; 
 
(b)  Officers responsible for examining and directing accounts of cash 
transactions cannot be engaged in any of these transactions; 
 
(c)  All checking and authorisation undertaken by officers must be 
evidenced by initials or signature, whichever is appropriate; 
 
 


(d)  All claims, returns or written submissions relating to grants and 
financial data must be submitted to the Head of Finance for 
approval prior to entering into any contracts under delegated 
authority; and 
 
(e)  Financial records, including contract documents for work done, 
services and supplies, may only be disposed of in accordance 
with arrangements approved by the Head of Finance. 
 
4.4.2 
Revenue Budgets 
 
4.4.2.1   Executive Directors are required to prepare revenue estimates in 
accordance with guidance issued by the Head of Finance.  Such 
estimates will be supported by an integrated impact assessment, 
where relevant.  The Head of Finance will assist Executive Directors to 
prepare financial information for inclusion in the revenue estimates.  
The Council’s Strategy and Insight service will assist, as necessary, 
Executive Directors to prepare integrated impact assessments.  
Where applicable, consideration must also be given to the carbon, 
climate change adaptation and sustainable development impacts of 
budget proposals, on which relevant specialists can provide additional 
advice.  When the revenue estimates have been approved by Council, 
they become the “Revenue Budget”.   
 
4.4.2.2   The Head of Finance will prepare a financial context report for the 
Finance and Resources Committee for the next and future years.  The 
Finance and Resources Committee will then remit the report to 
Council and may make recommendations to Council on setting 
Council Tax and rent for Council houses for the next financial year 
and, where applicable, on indicative figures for future years.   
 
4.4.2.3   After considering the report and any recommendations, Council shall 
approve the allocation of resources, authorise the spending and set 
the Council Tax, rent for Council houses and relevant fees and 
charges for the following financial year at a meeting before 11th March 
each year. 
 
4.4.2.4   The Head of Finance will determine what constitutes revenue 
expenditure and the relevant accounts in which transactions should be 
recorded. 
 
4.4.3 
Capital Budgets 
 
4.4.3.1   Executive Directors are required to prepare capital estimates, 
including carbon impact assessments, in accordance with guidance 
issued by the Head of Finance.  When the capital estimates have 
been approved by Council, they become the “Capital Investment 
Programme”. 
 
 


4.4.3.2   The Head of Finance will determine what constitutes capital 
expenditure and the relevant accounts in which transactions must be 
recorded. 
 
4.4.3.3   Capital estimates must be submitted for scrutiny by the Finance and 
Resources Committee, whose recommendations will be referred to the 
Council for approval. 
 
4.4.4 
Reporting Requirements 
 
4.4.4.1   All Council and committee reports are required to include a statement 
of the financial consequences of the proposals for current and future 
years.  The range of relevant considerations will vary from report to 
report but a summary of the principal areas concerned was reported to 
the Governance, Risk and Best Value Committee in December 2012.     
Guidance on completion of the financial implications section of 
Committee reports is also provided within Section 7 of the Council’s 
report writing and committee template information pack.
 
 
4.4.4.2  Where applicable, following approval at the Finance and Resources 
Committee in January 2014, commentary should also  be included to 
cover (i) the associated revenue budget (i.e. loans charge) impact of 
capital expenditure proposals and/or changes and (ii) a summary of 
costs incurred by the Council in the procurement process for the 
goods and/or services forming the subject of that report.  Further 
advice on requirements in each of these areas is available from the 
Corporate Finance Senior Manager.   
 
4.4.4.3   In the event that reports do not meet the above requirement, or 
insufficient time is allowed for them to be properly considered, the 
Head of Finance may request that the Executive Director or other 
officer submitting the report withdraws it from the Council or committee 
agenda. 
 
4.4.4.4   The Head of Finance, in conjunction with Executive Directors, is 
required to submit detailed quarterly monitoring reports to the Finance 
and Resources Committee, other relevant executive committee(s) and 
the Governance, Risk and Best Value Committee.  These reports will 
compare actual expenditure to date with the budget position, project 
the expenditure outturn for revenue and capital expenditure, provide 
an overview of progress in delivering approved savings and managing 
service risks and pressures and report key service issues including – 
where relevant – the equality and rights impact of any changes.  The 
Head of Finance will specify the format of such monitoring reports. 
 
4.4.4.5  The Head of Finance may give such direction to Executive Directors 
as to measures to be taken in relation to the revenue budget or the 
capital investment programme during the remainder of the financial 
year as may be necessary or advisable in the circumstances 
prevailing. 
 


 
4.4.4.6   The Head of Finance may also make recommendations to Council as 
may be necessary or advisable in the circumstances prevailing.   
 
4.4.5 
Spending, Supplementary Estimates and Transferring Funds 
 
4.4.5.1   No Executive Director or officer to whom budgetary responsibilities 
have been delegated may allow spending, whether revenue or capital, 
to exceed budget.   
 
4.4.5.2   No Executive Director or officer to whom budgetary responsibilities 
have been delegated may incur any expenditure unless: 
 
(a)  It is a revenue expense which has been approved as part of the 
revenue budget under 4.4.2 of these Financial Regulations; or 
 
(b)  It is a capital expense which has been approved as part of the 
Capital Investment Programme under 4.4.3 of these Financial 
Regulations, or any separate Act of Council and, where necessary, 
a tender or quotation has been received under Contracts Standing 
Orders; or 
 
(c)  The expense has been authorised under the remaining sub-
paragraphs of paragraph 4.4.5 of the Financial Regulations. 
 
4.4.5.3   The Finance and Resources Committee may transfer money within 
the revenue budget to either existing or new projects, but: 
 
(a)  If this will change approved Council policy, a report must be 
submitted to Council for approval before the transfer can be 
actioned; and  
 
(b)   If the transfer will affect future years’ revenue budgets, a report 
detailing the effect on future budgets must be submitted to Council 
for approval before the transfer can be actioned. 
 
4.4.5.4   The Finance and Resources Committee may transfer money within 
the Capital Investment Programme to either new or existing projects 
as may be necessary or advisable in the circumstances prevailing, 
but: 
 
(a)  If this will change approved Council policy, a report must be 
submitted to Council for approval before the transfer can be 
actioned; 
 
(b)  If the transfer will affect future years’ capital or revenue budgets, a 
report detailing the effect on future budgets must be submitted to 
Council for approval before the transfer can be actioned; 
 
 


(c)  Where capital grant is provided for a specific project, no transfer to 
alternative projects is permitted without the consent of the Scottish 
Government or other external grant provider.   
 
In the case of both revenue and capital transfers, any equality and 
rights impacts of the proposed changes must also be considered.   
 
4.4.5.5   The Head of Finance may, from time to time, issue detailed 
instructions on the transfer of monies within and / or between service 
area revenue budgets. 
 
4.4.5.6   If an Executive Director: 
 
(a)  Proposes to incur revenue or capital spending that is not included 
in the revenue budget or capital investment programme approved 
by Council or to reduce income provided in that way; and 
 
(b)  Does not propose to pay for the spending by reallocating existing 
funding,  
 
the Executive Director must seek a supplementary estimate.   
 
4.4.5.7   S/he must report to the Finance and Resources Committee with an 
assessment of the financial spending consequences for the current 
and future years and, where relevant, the equality and rights impact of 
the changes.  In the case of revenue expenditure, this appraisal 
should include identification of the budget head(s) to be reduced in 
future years.  If the Finance and Resources Committee agrees, it will 
submit a recommendation to Council. 
 
4.4.5.8   The Head of Finance must agree before a proposal for transfer or 
supplementary estimate is reported to the Finance and Resources 
Committee. 
 
4.4.5.9   Executive Directors, in consultation with the Convener of the 
appropriate executive committee for the service, may submit a request 
for expenditure of an emergency nature.  In such circumstances, the 
expenditure concerned may be incurred on the authorisation of the 
Head of Finance, in consultation with the Convener of the Finance and 
Resources Committee.  The Executive Director requesting the 
expenditure shall arrange for the matter to be reported to the Finance 
and Resources Committee. 
 
4.4.5.10  Other than contractual liabilities, Executive Directors are not permitted 
to incur revenue expenditure until the relevant financial year has 
commenced.    
 
 
 
 
 
10 

4.4.6 
Final Accounts 
 
4.4.6.1   Executive Directors are required to provide all relevant information to 
the Head of Finance in accordance with the instructions issued 
annually by him/her. 
 
4.4.6.2   The Head of Finance will report the Council’s final expenditure outturn 
with recommendations for appropriations to the Finance and 
Resources Committee. 
 
4.4.7 
Internal Audit 
 
4.4.7.1   The Chief Internal Auditor will make appropriate arrangements to 
review, appraise and report on:  
 
(a)  The adequacy of internal control as an indication of probity and 
contribution to the economic, efficient and effective use of 
resources; 
 
(b)  Compliance with approved policies, plans and procedures, 
including those with a significant impact on, or strong relevance to, 
equality and rights; 
 
(c)  The extent to which assets are accounted for and safeguarded 
from losses arising from theft, fraud, waste, inefficient 
administration and poor value for money; 
 
(d)  The suitability and reliability of management data; 
 
(e)  Service managers’ effectiveness in achieving value for money. 
 
4.4.7.2   The Chief Internal Auditor has authority, subject to necessary, prior 
consultations, to: 
 
(a)  Enter all Council premises or land at any reasonable time and  
 
have access to all records, documents and correspondence 
relating to financial or other matters.  This access extends to 
Council Officers and elected members as necessary;  
 
(b)  Require and receive such explanations as are necessary 
concerning any matter under examination; and  
 
(c)  Require employees to produce cash, stores or other Council 
property under their control.   
 
4.4.7.3  If elected members or staff discover or suspect any fraud or 
irregularity that affects the Council, they must immediately inform the 
Chief Internal Auditor who will arrange for an investigation to be 
conducted if appropriate. In so doing, attention is drawn to the 
provisions and arrangements included in the Council’s Public Interest 
 
11 

Disclosure (Whistleblowing), Anti-Fraud, Anti-Bribery and Anti-Money 
Laundering 
policies.    
4.4.8 
Risk Management 
 
4.4.8.1   The Head of Legal and Risk, in consultation with the Chief Risk 
Officer, is responsible for preparing the risk management policy and 
associated operational arrangements. 
 
4.4.8.2   Executive Directors are responsible for establishing effective internal 
controls to mitigate risk and documenting these controls and their 
application formally.  In accordance with the risk management 
strategy, all officers have a role in the identification of risks as they 
affect their service area.   
 
4.4.9 
Internal Control 
 
4.4.9.1   In cases of material proposed change to systems of internal control, 
advice should be sought from the Chief Internal Auditor.  It is the 
responsibility of relevant service managers, however, to implement 
resulting changes and monitor their effectiveness.   
  
4.4.10 
lncome 
 
4.4.10.1  The collection of all money owed to the Council is the responsibility of 
the Head of Finance except: 
 
(a)  The collection of monies at service locations (i.e. where payment 
or counter services are offered) and the accounting thereof to the 
Head of Finance is the responsibility of the appropriate Executive 
Director; 
 
(b)  The Executive Director of Place is responsible for the collection of 
rents for Council housing and the collection of parking fines and 
accounting for them to the Head of Finance. 
 
4.4.10.2  The Head of Finance must be notified promptly of all money due and 
of contracts, leases, agreements or other arrangements, that involve 
payments to the Council. 
 
4.4.10.3  Executive Directors will ensure the prompt rendering of accounts in 
connection with work done, goods supplied or services rendered and 
will furnish the Head of Finance with the information required to 
identify income due. The Head of Finance will approve the manner in 
which accounts for income receivable must be prepared.  Additional 
guidance in this area is provided within the Council’s Corporate Debt 
Policy.  
 
 
4.4.10.4  Arrangements for payment of accounts by instalment are at the 
discretion of the Head of Finance, in consultation with the relevant 
Executive Director where appropriate. 
 
12 

 
4.4.10.5  Arrangements for the billing and recovery of all sums due should be 
carried out in accordance with the provisions contained within the 
Council’s Corporate Debt Policy.   
 
4.4.10.6  Invoices issued by the Council must not be amended to correct errors. 
Services must issue a replacement invoice if errors are identified, 
whereupon the erroneous invoice should be cancelled. 
 
 
 
4.4.11 
Receipt of Income 
 
4.4.11.1  All money received by a Council officer must be paid in without delay 
or in accordance with directions issued by the Head of Finance. 
 
4.4.11.2  Where invoices have not been issued for sums owed to the Council, 
alternative arrangements for collection are subject to the Head of 
Finance’s written approval. 
 
4.4.11.3 The Head of Finance will specify in writing procedures for recording 
income, lodging income with the bank, resolving banking 
discrepancies, security and insurance, cash transfers, personal 
cheques and the supply of receipts and tickets for use by service 
areas. 
 
4.4.11.4  The Executive Director of Resources, Head of Customer Services and 
Information Technology, Customer – Senior Manager and Head of 
Finance are authorised to sign certificates and petitions to the Sheriff 
Court for summary warrant applications. 
 
4.4.12     Salaries and Wages 
 
4.4.12.1  Employees may be appointed only in accordance with the  procedures 
approved by the Council, the establishment, grades and rates of pay.  
Appropriate equality monitoring and internal audit arrangements will 
be put in place to ensure compliance.    
 
4.4.12.2  Salaries and wages must be processed in accordance with 
procedures and instructions issued by the Head of Human Resources 
from time to time.  Managers are also responsible for confirming the 
employment status of self-employed individuals and sole traders prior 
to engagement by means of completion of the HMRC-provided online 
assessment tool and liaising thereafter as appropriate with the Payroll 
and Accounts Payable functions.   
 
4.4.12.3 The payment of salaries, wages, compensations and other 
emoluments to employees or pension entitlements to former 
employees will be made by the Head of Human Resources, who is 
also responsible for transmitting pension contributions to the Lothian 
Pension Fund and the Scottish Public Pensions Agency and tax, 
 
13 

National Insurance and apprenticeship levy contributions to HM 
Revenue and Customs. 
 
4.4.12.4  Executive Directors must provide the Head of Finance and/or Head of 
Human Resources with the information required to complete Council 
and statutory returns. 
 
4.4.13   Allowances and Loan Schemes 
 
4.4.13.1  The Head of HR is responsible for paying allowances, reimbursing 
expenses and administering loan schemes. 
 
4.4.13.2  Executive Directors are required to ensure that: 
 
(a)  Claims and applications are submitted in accordance with 
conditions of service, Council policies and statutory provisions, 
together with relevant supporting information such as receipts; 
 
(b)  Claims and applications are submitted on the appropriate form 
and certified by an authorised officer;  
 
(c)  Officers authorised to sign claims and application forms on their 
behalf are notified to the Head of Finance; 
 
(d)  Information required to complete Council and statutory returns is 
provided to the Head of Finance. 
 
4.4.13.3  The Head of Finance is responsible for administering the Scheme of 
Members’ Allowances in accordance with relevant statutory provisions 
and the payment of expenses.  A report on members’ allowances must 
be presented to the Governance, Risk and Best Value Committee 
annually and is currently discharged by means of the Remuneration 
Report contained within the Council’s Annual Accounts. 
 
4.4.14   Insurance 
 
4.4.14.1 The Head of Finance will: 
 
(a)   Prepare and maintain an insurance strategy to provide cost-
 effective cover; 
 
(b)   Negotiate claims with insurers, in consultation with relevant 
 officers; and 
 
(c)   Report annually to the Governance, Risk and Best Value 
 Committee on the strategy’s operation and effectiveness. 
 
4.4.14.2  Executive Directors must notify the Head of Finance promptly of all 
new risks, properties, vehicles, plant, equipment, etc. that require to 
 
14 

be insured, in addition to any alterations and changes in activities and 
procedures that may affect existing insurance arrangements. 
 
4.4.14.3  Executive Directors must notify the Head of Finance of all major 
capital and revenue projects at an early stage if insurance cover or 
specialised insurance advice is required.   
 
4.4.14.4  Executive Directors must notify the Head of Finance in writing of any 
loss, liability, damage or other event likely to lead to a claim 
immediately they become aware of it and should inform the police 
where appropriate.  
 
4.4.14.5  In order to comply with the Insurance Act 2015, Executive Directors 
must advise every material circumstance that the Council ‘knows’ or 
‘ought to know’ or provide sufficient information to put a prudent 
insurer on notice that it needs to make further enquiries for the 
purpose of revealing those material circumstances. 
 
4.4.14.6  Executive Directors should not: 
 
(a)  Make any admission of liability; 
 
(b)  Take any action which may be construed as an admission of 
liability; or 
 
(c)  Waive any rights of recovery.   
 
4.4.14.7  Executive Directors must consult the Head of Finance and Head of 
Legal and Risk regarding the terms of any indemnity which the Council 
is requested to provide. 
 
4.4.14.8  Executive Directors must take due account of recommendations made 
by the Council’s insurers. 
 
4.4.15     lmprest Accounts 
 
4.4.15.1  Where appropriate, the Head of Finance will provide cash advances to 
officers to defray petty cash and other expenses.  Such advances will 
be accounted for using the imprest system. 
 
4.4.16   Custody and Security of Assets 
 
4.4.16.1  Each Executive Director is responsible for maintaining appropriate 
security at all times for data/information, buildings, stores, furniture, 
equipment, cash and other property, including that owned by third 
parties. 
 
4.4.16.2  The Scheme of Delegation to Officers – Appendix 1 - General 
Delegation to Executive Directors provides delegated authority to write 
off or dispose of any stores, plant, furniture, equipment or other 
 
15 

tangible or monetary asset not falling with the scope of the Corporate 
Debt Policy in accordance with these Financial Regulations provided 
that: 
 
(a)  The stores, plant, furniture, equipment or other tangible asset, 
have become unfit for use and unsaleable or in the case of 
relevant monetary assets, all reasonable steps to achieve recovery 
have been exhausted; and 
 
(b)  The decision is made in consultation with theExecutive Director of 
Services. 
 
4.4.16.3  Council assets may not be removed, other than for Council purposes, 
unless specific instructions have been issued by an Executive 
Director. 
 
4.4.16.4  Executive Directors are responsible for the care, custody and 
stocktaking of all stocks under their control and must act in 
accordance with guidelines issued by the Head of Finance. 
 
4.4.16.5  Each Executive Director must agree maximum limits for cash holdings 
with the Head of Finance for insurance purposes. These may not be 
exceeded without the permission of the Head of Finance. 
 
4.4.16.6  All heritable securities which are the Council’s property, are in its 
name or in the name of its nominee, and the title deeds of all Council 
property must be stored securely by the Head of Finance. 
 
4.4.16.7  All heritable securities that comprise the Common Good Fund must be 
stored securely by the Head of Finance. 
 
4.4.17 
Gifts, Hospitality and Conduct 
 
4.4.17.1  A register of items gifted or bequeathed to the Council will be 
maintained by the Head of Finance. Items of considerable value when 
not otherwise taken on charge for Council or service-specific purposes 
should be lodged with the Head of Finance for safe keeping and 
insurance. 
 
4.4.17.2  Elected members and officials must comply with the Local 
Government (Scotland) Act 1973 Section 68 and all relevant codes of 
conduct for local government personnel. 
 
4.4.17.3  The Chief Executive has delegated authority to approve expenditure 
on civic hospitality of up to £10,000 subject to consultation with the 
Lord Provost or relevant Convener if provided on behalf of a particular 
Committee.  Where total event expenditure exceeds £10,000 or is 
over and above the budgeted level, approval from the Finance and 
Resources Committee is required.   
 
 
16 

4.4.18 
Banking Arrangements 
 
4.4.18.1  The Head of Finance will make arrangements for opening and 
operating bank accounts and using banking services.  The Head of 
Finance is responsible for negotiating banking terms.  No new bank 
accounts should be opened without the authorisation of the Principal 
Treasury and Banking Manager.  Personal bank accounts must never 
be used in respect of Council transactions or funding.   
 
4.4.18.2  All cheque forms, excluding those required for authorised imprest 
accounts may be printed only with the authority of the Head of 
Finance, who will make arrangements for their safe custody. 
 
4.4.18.3  Cheques drawn on the main bank accounts must bear the facsimile 
signature of the Head of Finance (or other nominated officer) or be 
signed by the Head of Finance or other officer who holds an 
authorised post designated by him/her.     
 
4.4.18.4  The Head of Finance will make appropriate arrangements, including 
determination of agreed authorisation limits, for the signature of other 
financial documents on behalf of the Council.   
 
4.4.19   Treasury Management 
 
4.4.19.1  The Council has adopted CIPFA’s “Code for Treasury Management in 
the Public Services” and “Prudential Code for Capital Finance in Local 
Authorities”. The Head of Finance is responsible for preparing and 
maintaining the Treasury Policy Statement and treasury management 
activities must be carried out in accordance with the Statement.  
Amendments must be considered and approved by Council. 
 
4.4.19.2  An annual Treasury Strategy must be prepared.  To this end, the Head 
of Finance will prepare separate annual reports to propose the 
following year's treasury strategy and report on the previous year's 
management performance.  These documents will be subject to 
approval by Council and onward scrutiny by the Governance, Risk and 
Best Value Committee to monitor the strategy’s implementation and 
effectiveness.  The performance report will be submitted as soon as 
possible after the end of the financial year. 
 
4.4.19.3  All treasury-related decisions are delegated to the Head of Finance 
who must act in accordance with the Code and Policy Statement. 
 
4.4.19.4  All money in the Council's custody will be aggregated for treasury 
management purposes and controlled by the Head of Finance. 
 
4.4.19.5  Where the acquisition or creation of an asset by leasing is proposed, 
the financial implications of the leasing agreement must be approved 
by the Head of Finance. 
 
 
17 

 
 
 
18 

4.4.20 
Investments 
 
4.4.20.1  The Head of Finance may undertake any action that may reasonably 
be deemed permissible investment business but must seek 
appropriate advice where necessary in relation to educational 
endowments and any other Council or trust funds.   
 
4.4.20.2  The Head of Finance is responsible for the safe custody of share 
certificates or other documents relating to the investment of Council or 
trust funds. 
 
4.4.21     Payment of Accounts 
 
4.4.21.1  Arrangements for processing payments must comply with  procedures 
established by the Head of Finance, a summary of which is included in 
the Finance Rules.    
 
4.4.22   Grant Payments to Third Parties  
 
4.4.22.1  Executive Directors are responsible for ensuring that grant awards are 
consistent with the Council's priorities and are subject to its standard 
conditions of funding as determined by the Head of Finance.     
 
4.4.22.2  Arrangements for processing grant payments must comply with 
procedures established by the Head of Finance as set out in the 
Finance Rules.  Other than in a limited number of specific cases 
where authority is delegated to Executive Directors, all payments are 
subject to annual consideration and approval by the relevant 
Executive Committee.   
 
4.4.23     Procurement/Purchasing 
 
4.4.23.1  Arrangements for procurement/purchasing, including the use of 
purchasing cards, must comply with procedures established by the 
Head of Finance as summarised in the Finance Rules.     
 
4.4.23.2  Executive Directors are responsible for ensuring that purchasing 
activity carried out on their behalf is undertaken in accordance with the 
guidance contained in the Procurement Handbook and associated 
equality requirements.     
 
4.4.24   Value Added Tax 
 
4.4.24.1  Executive Directors are responsible for identifying and accounting for 
input and output tax as it relates to their service area. Queries and 
specific problems should be referred to the Head of Finance, who is 
responsible for issuing guidance on the application of VAT rules. 
 
 
19 

4.4.25      Cyber Security 
 
4.4.25.1  The Head of Customer Services and Information Technology is 
responsible for preparing and maintaining the Council’s policy on ICT 
security, as well as appropriate guidance on usage and security. 
 
4.4.25.2  Executive Directors are responsible for applying the security policy 
and guidance.  
 
4.4.25.3  The Council is registered under the Data Protection Act.  Executive 
Directors are responsible for ensuring that the provisions regulating 
computer systems’ security are strictly observed.  Executive Directors 
must liaise with the Head of Customer Services and Information 
Technology to ensure adequate security on a continuing basis. 
 
4.4.26   Other Significant Documents 
 
4.4.26.1  Financial Regulations should be read in conjunction with the 
constitutional documents of the Council and all Council Policies (as 
such term is defined in the Scheme of Delegation to Officers) including 
without limitation: 
 
 
Procedural Standing Orders for Council and Committee Meetings; 
 
Committee Terms of Reference and Delegated Functions; 
 
Scheme of Delegation to Officers; 
 
Finance Rules;  
 
Contracts Standing Orders; 
 
Procurement Handbook; 
 
Code of Conduct on the Use of Electronic Communications; 
 
A Framework to Advance Equality and Rights 2012 to 2017 and 
successor documents.   
 
 
 
 
20 

ADDENDUM: FINANCIAL REGULATIONS – LOTHIAN PENSION FUNDS 
 
 
In respect of all pension funds administered by the City of Edinburgh 
 
Council, the Section 95 responsibility has been delegated to the Chief 
 
Finance Officer, Lothian Pension Fund.  This encompasses 
 
responsibility for all accounting records and financial administration of the 
 
pension funds, as aligned to the remit of the Pensions Committee and 
 
Pensions Audit Sub-Committee.  
 
The responsibilities of the Head of Finance, as detailed in these Finance 
Regulations, will therefore apply to the Chief Finance Officer, Lothian 
Pension Fund, only to the extent that these are pertinent to the 
governance of the pension funds. This shall include making suitable 
arrangements for the safe custody of the investments of the pension 
funds, share certificates or other documents relating to the investment of 
pension funds.  Financial reporting for the pension funds will be 
considered by the Pensions Committee, and the Pensions Audit Sub-
Committee as appropriate.   
 
 
21