This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'GIS/Mapping Software'.


This document has been classified as: Not Protectively Marked 
 
 
 
 
 
 
 
Date:             9th March 2018 
 
Our Ref:           FOI 18 19259 
 
 
 
 
Andrew Bennett  
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx 
 
 
Dear Mr Bennett 
 
Freedom of Information Request 
 
I refer to your Freedom of Information Request received on the 19th February 2018  
 
Your request asked for the following information:  
Your Request 
Can you please disclose information regarding the council’s use of GIS/Map 
software? This includes any software the council uses that allows for the distribution 
and/or use of GI/Map data over an intranet or the internet for use and consumption 
by staff and/or the public.  
 
Specifically, can you disclose: 
 
1. The name & provider of any GIS/Map software  
2. The number & types of license held for each individual GIS or Map software  
3. The price of the licenses held  
4. The renewal date or contract length of the licenses held 
 
For Example:  
Software: ArcGIS - ESRI, Number of Licenses: 15, Price: £xxxx.xx, Renewal Date: 
01.01.2019  
Software: Map Info – Pitney Bowes, Number of Licenses: 12, Price: £xxxx.xx, 
Renewal Date: 01.01.2019 
 
Can you also please disclose the number of any specific GIS staff within the council 
and their job titles? 
 
For example:  
Total Number of GIS Staff: 4 GIS staff  
Job Titles: 
1 x GIS Manager, 3 x GIS Officers 
 
 
 
Information Governance, Town Hall and Civic Offices,  
Westoe Road, South Shields, Tyne and Wear, NE33 2RL 
 

This document has been classified as: Not Protectively Marked 
 
Council’s Response 
 
We can confirm the following information with regards your request above. 
 
1. The name & provider of any GIS/Map software  
2. The number & types of license held for each individual GIS or Map software  
3. The price of the licenses held 
4. The renewal date or contract length of the licenses held 
MapInfo, Pitney Bowes, 23 Concurrent 6 Node Locked licences, This is 
commercially sensitive (Please see the response below*), March 2018 
IShareGIS, Astun Technology, Site Licence, This is commercially sensitive 
(Please see the response below*), April 2018. 
 
Can you also please disclose the number of any specific GIS staff within the council 
and their job titles? 
There are currently no (zero) GIS specific staff within the Council. All GIS tasks 
are performed by the System Support team. The GIS part of this service is less 
than a full time equivalent. 
 
On 1st October 2008, the Council entered into a 10 year Strategic Partnership 
with BT to provide the Council’s ICT services. Under this arrangement all staff, 
contracts and ICT arrangements have been novated over to BT. It is considered 
that BT’s staff arrangements are confidential and form part of their approach to 
business development.  We are therefore of the opinion that to release this 
information would prejudice BT’s business development.  
 
The Council is citing Exemption 43 (Commercial Interests) and Exemption 41 
(Information Provided in Confidence) of the Freedom of Information Act 2000 
for refusal. The Council considers that such a disclosure would prejudice BT’s 
commercial arrangements, and would in our opinion, constitute a breach of our 
contractual arrangements.   
 
Public Interest Test 
 
Before relying on Exemption 43, the Council also has to apply the public 
interest test. The Council must consider whether the public interest test in 
withholding information outweighs the public interest test in disclosing the 
information 

It is clear that there is public interest in how the Council delivers its ICT 
services and how it achieves its best value objectives. It is also clear that the 
Council has a duty to comply with its duties and commercial projects in an 
appropriate, transparent and professional manner, where applicable.  
 
However, one must also consider the significant impact that such a disclosure 
would have on our partners as well on the Council: 
 
BT’s point of view is that: 
 

Information Governance, Town Hall and Civic Offices,  
Westoe Road, South Shields, Tyne and Wear, NE33 2RL 
 

This document has been classified as: Not Protectively Marked 
 
  BT acts in an extremely competitive market place. The disclosure of BT’s 
contracts and pricing structures would be of particular value to external 
competitors who may try to undercut them in future tender agreements 
with the Council;  
 

  The disclosure of BT contracts and pricing structures may adversely 
affect the Council’s bargaining position and those partied to the 
agreement in future negotiations; 
 

  The release of BT prices and contract information is regarded as 
sensitive commercial information, which reflects BT’s approach to 
business development. This in affect would involve disclosing and 
revealing BT’s trade secrets.  
 

  The disclosure of BT staffing structures is regarded as a trade secret; 
  

From the Council’s point of view it may: 
  Discourage private organisations to tender for contracts with the Council 
which may jeopardise our value for money initiatives;  
 

  Create uncertainty with the existing private contracts we hold. 
 

Exemption 41 is an absolute exemption and is therefore not subject to the 
public interest test. 
 
Copyright Procedure 
 
The information supplied to you continues to be protected by the Copyright, Designs 
and Patents Act 1988. You are free to use this information for your own purposes, 
including any non-commercial research you are doing and news reporting. Any other 
re-use of this information, for example commercial publication requires the 
permission of the Council as the Copyright holder. All re-use requests will be treated 
under the Re-Use of Public Information Regulation 2006. 
 
Internal Review Procedure  
 
If you are dissatisfied with the handling of this enquiry you can invoke the Council’s 
internal review procedures to ask for an independent review of your request. All such 
requests must be sent to us within 4 weeks and must clearly state in writing your 
reference number and your reasons for your request for internal review.  
 
The Information Governance Team can be contacted at the following address: 
Information Governance Team, Town Hall and Civic Buildings, Westoe Road, South 
Shields, Tyne and Wear, NE33 2RL.  
 
Information Commissioner’s Office (ICO) 
 
Should you remain dissatisfied with the final outcome of the internal review process 
you can write to the Information Commissioner to ask for an independent review. The 
Information Governance, Town Hall and Civic Offices,  
Westoe Road, South Shields, Tyne and Wear, NE33 2RL 
 

This document has been classified as: Not Protectively Marked 
 
Information Commissioner is the Government’s Independent Body responsible for 
overseeing the Freedom of Information Act 2000, the Data Protection Act 1998 and 
the Environmental Information Regulations 2004. 
 
Please do note the ICO will only review cases that have exhausted the Council’s 
internal review procedures. All correspondence to the ICO must quote the Council’s 
reference number and your reasons for your appeal. 
 
The ICO’s contact details are as follows: Information Commissioner’s Office, Wycliffe 
House, Water Lane, Wilmslow, SK9 5AF. More information can be found on the 
ICO’s website at www.ico.org.uk  
 
If  you  have  any  further  queries  about  this  matter  then  please  do  not  hesitate  to 
contact us.  
 
Yours sincerely 
 
Neil Purvis  
Performance and Information Coordinator 
Information Governance 
 
 
Tel:      0191 424 6539 
Email: xxx@xxxxxxxxxxxxx.xxx.xx  
 
 
 
 
 
 
 
 
Information Governance, Town Hall and Civic Offices,  
Westoe Road, South Shields, Tyne and Wear, NE33 2RL