This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Query re: Ministry of Justice websites and online activity'.

 
 102 Petty France 
London 
SW1H 9AJ 
 
   
 
T  020 3334 2567 
[email address]   
 
www.justice.gov.uk 
 
 
Judith Townend 
 
[email address] 
[FOI #46402 email]  
 
 
Our Ref: FOI/67061/10 
 6th October 2010 
 
 
Dear Ms Townend 
 
Re: Freedom of Information Request 
 
Thank  you  for  your  emails  of  8th  September  2010  in  which  you  asked  a  variety  of 
questions  regarding  the  ‘You  be  the  Judge’  website,  and  HMCS  plans  to  publish 
courts data online, from the Ministry of Justice. 
 
Your request has been handled under the Freedom of Information Act 2000 (FOIA). 
We have aggregated your requests in line with section 12(4).   
 
I  can  confirm  that  the  Department  does  hold  information  relating  to  your  request.  
However, unfortunately I am unable to process it.  I have estimated that it would take 
one person approximately 173 hours in total to gather the information.  Section 12(1) 
of the Freedom of Information Act 2000 (FOIA) does not oblige a public authority to 
comply  with  a  request  for  information  if  the  authority  estimates  that  the  cost  of 
complying with the request would exceed the appropriate limit. The appropriate limit 
for  Central  Government  is  set  at  £600,  which  represents  one  person  spending  3.5 
working  days  in  locating,  extracting  and  collating  the  requested  information.  
Therefore,  I  would  like  to  take  this  opportunity  to  invite  you  to  narrow  the  frame  of 
your request. 
 
However,  outside  the  scope  of  the  act,  on  a  discretionary  basis,  I  can  provide  the 
following information: 
 
 
1)  How  much  money  was  spent  on  the  You  Be  the  Judge  website  from  its 
creation until September 7, 2010? http://ybtj.cjsonline.gov.uk/ 
£56,403.60  (excl.  VAT).  This  cost  covers  the  cost  of  producing  four  separate 
interactive scenarios  in order  to  demystify  sentencing and better explain a  complex 
and  technical  subject  to  members  of  the  public.  For  each  scenario  this  involved 
casting, scripting, filming, photography and preparation of material for online delivery.  
  
 
2)  Where  possible,  please  break  down  these  costs  out  by  function  (for 
example,  development,  content,  design,  updates,  changes,  hosting,  co-
location, domain registration, licensing etc)? 
 
Development 
The  coding  and  technical  build  of  the  interactive  guide  was 
carried  out  by  internal  web  resources  who  were 
simultaneously working on other activities. 
Content 
The  content  was  spread across four  separate  scenarios  and 
comprised scripting and video production for each. This cost 

is as stated in answer to question 1 above. 
Design 
The design of the interactive guide was carried out by internal 
web  resources  who  were  simultaneously  working  on  other 
activities.  
Updates 
Updates were handled by internal resources (as above). 
Changes 
Changes were also handled by internal resources (as above).  
Hosting 
Hosting  the  guides  incurred  no  additional  costs  over  and 
above the existing Ministry of Justice arrangements 
Co-location 
No costs incurred 
Domain registration 
Domain  registration  incurred  no  additional  costs  over  and 
above the existing Ministry of Justice arrangements 
Licensing 
The interactive guides were not subject to licensing charges. 
 
      
3)  Was  the  work  outsourced  to  an  external  company?  If  so,  which  company 
and how long is its contract with the Ministry of Justice? 
Scriptwriting,  filming  and  editing  were  outsourced  to  Speakeasy,  a  specialist  video 
production  company,  following  a  competitive  tender  process.  The  contract  was  for 
this project only and has now been closed. 
 
 
4) In 2007, it was reported by Press Gazette that there were discussions for an 
online  media  database  of  court  orders  and  the  Ministry  of  Justice  was  in 
discussion  with  the  Society  of  Editors  over  this.  In  2010,  it  was  reported  on 
Malcolm Coles' blog that the Ministry of Justice confirmed plans were ongoing.  
What stage is the development of this database at, and what are the estimated 
costs? Who would pay for the database?  
(ref:http://www.pressgazette.co.uk/story.asp?storycode=39587/http://www.mal
colmcoles.co.uk/blog/reporting-restrictions-blogging/) 
HMCS  has  been  in  discussions  with  representatives  of  the  media,  co-ordinated  by 
the Society of Editors, to explore the possibility of developing a database of reporting 
restrictions.  However, there are currently no plans to develop such a database as we 
have been unable to satisfactorily resolve a number of key issues. These include: 
 
  Finding the right level of information that will support journalists needs but not 
make the information protected by the reporting restriction public; 
  Managing  the  risk  to  individual/s  protected  by the  reporting  restrictions  if  the 
data were available in the public domain; 
  How to control access to those with a right and need to access it; 
  The  level  of  security  that  would  have  to  be  placed  onto  the  IT  infrastructure 
that would be used to host the sensitive information; 
  How it would be paid for.  
 
As  an  agreed  specification  for  any  database  has  not  been  developed  there  are 
currently no cost estimates available. 
 
In  the  meantime  the  existing  processes  for  media  wishing  to  check  whether  a 
reporting restriction applies in a particular case remain in place. Firstly, the reporter 
can always contact/visit the court where the case is being/was heard and the court 
will provide any copies of reporting restrictions. If they are uncertain that the person 
is a journalist they would ask for press card or email showing a press email address. 
 
 
5) I would like to know about HCMS plans to publish courts data online.  I am 
aware some parts of Her Majesty's Courts data is already available online. Has 
the  Ministry  of  Justice  considered  making  additional  court  case  details 
available online, for example (but not exclusively): case type, date of grant or 


discharge  of  any  interim  injunction,  statements  of  case,  skeleton  arguments 
for hearings, any publication restrictions, date of next hearing. If so, for which 
courts?  Please  could  I  see  documentation  and  communication  surrounding 
such plans, from 2008-10? 
 
The Ministry of Justice will be publishing court level sentencing outcomes as part of 
the  annual  National  Statistics  publication  “Criminal  Statistics  England  and  Wales” 
from  October 2010.  Information  will  be displayed  at  individual  petty  sessional  area, 
providing  aggregated  offence  level  data.  This  will  be  able  to  be  viewed  on  the 
Ministry of Justice web site. 
 
Case  specific  information  is  available  at  a  number  of  existing  websites  including: 
http://www.hmcourts-service.gov.uk/onlineservices/xhibit/;  
http://www.hmcourts-service.gov.uk/cms/courthearings.htm;  
http://www.hmcourts-service.gov.uk/cms/judgments.htm 
http://www.trustonline.org.uk/ 
 
 
As part of our obligations under the FOIA, the Ministry of Justice has an independent 
review process.  If you are dissatisfied with this decision, you may write to request an 
internal review.  The internal review will be carried out by someone who did not make 
the  original  decision,  and  they  will  re-assess  how  the  Department  handled  the 
original request.  
 
If you wish to request an internal review, please write or send an email to the Data 
Access  and  Compliance  Unit  within  two  months  of  the  date  of  this  letter,  at  the 
following address: 
 
Data Access and Compliance Unit 
Information Directorate 
Ministry of Justice 
Postal point 6.25 
102 Petty France 
London 
SW1H 9AJ 
 
e-mail: [email address] 
 
If you remain dissatisfied after an internal review decision, you have the right to apply 
to  the  Information  Commissioner’s  Office  under  Section  50  of  the  FOIA.    You  can 
contact the Information Commissioner’s Office at the following address: 
 
Information Commissioner’s Office 
Wycliffe House 
Water Lane 
Wilmslow 
Cheshire 
SK9 5AF 
 
Internet:  https://www.ico.gov.uk/Global/contact_us.aspx 
 
Yours sincerely 
 
Neil Carne 
Court Modernisation 
 
Juliet Lopez-Real 
Criminal Justice Reform