This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Briefing given to Therese Coffey on Fly-tipping'.

Area 4A, Nobel House 
17 Smith Square 
T: 03459 33 55 77 
Peter Silverman 
Our ref: RFI 9831  
Date: 17 October 2018 
Dear Mr Silverman 
Internal review: Briefing given to Thérèse Coffey on fly-tipping  
Thank you for your email of 12 April 2018 appealing against the decision to withhold 
copies of written briefings on fly-tipping that Defra gave to Minister Coffey in the last 6 
months. Your original request was dealt with under the Environmental Information 
Regulations 2004 (EIRs). We have handled your request for an internal review under the 
same legislation. I would like to apologise for the long delay in responding to your request 
for an internal review and for any inconvenience caused. 
In accordance with Defra’s internal review procedures, your case has been reviewed by 
Defra’s Information Rights Team in discussion with colleagues who handled your original 
We have considered your appeal, including your arguments in favour of disclosure of the 
briefings, and have reviewed the public interest arguments for and against disclosure. We 
have concluded that the information you requested has been properly withheld under the 
EIRs, but we can now provide a brief summary of the information in scope of your request 
that we are withholding. 
I set out in Annex 1 below a fuller explanation of our decision. 
Yours sincerely 
Nick Teall 
Head of Information Rights 

Annex 1 
  You originally (RFI 9728) requested a “copy of briefing notes/information given to 
Therese [sic] Coffey which include references to fly tipping from her recent 
appointment to present”. We refused this request on cost grounds. Your 
subsequent request (RFI 9831) of 5 March was for a smaller amount of information. 
The 20-working-day deadline for the new request was 5 April. 
  We responded to your request on 10 April, withholding most of the information but 
disclosing a fly-tipping factsheet from January 2018. 
  On 12 April you requested an internal review of our response. 
  On 25 June the Information Commissioner’s Office (ICO) notified us that they were 
considering your complaint that Defra had not provided an internal review.  
  On 13 September we received the ICO’s decision (FER0755489) that we should 
respond within 35 calendar days. We calculate the deadline for our response as 17 
Consideration of which legislation applies (i.e. FOIA or EIRs) 
We have considered whether your request was correctly handled under the Environmental 
Information Regulations 2004 (EIRs), or whether it should have been handled under the 
Freedom of Information Act 2000 (FOIA).  
We have found that the EIRs were correctly applied to this request because briefings on 
fly-tipping contain information on an activity under regulation 2(1)(c) that is likely to have 
an effect on the elements or factors referred to in regulation 2(1)(a) and (b) of the EIRs. In 
this case, the illegal dumping of waste is an activity that has a detrimental effect on both 
natural sites and the urban environment. 
In addition to the specific points that you have asked us to review, we have considered 
whether Defra complied with the requirements around deadlines in the EIRs:   
  Regulation 5(2) requires the public authority to respond to a requester no later than 
20 working days after the date of receipt of the request, unless the information 
requested is both complex and voluminous. In such a case the deadline may be 
extended to no more than 40 working days, in accordance with regulation 7(1). 
  Regulation 11(4) requires the public authority to notify the applicant of the results of 
its internal review as soon as possible and no later than 40 working days after the 
date of receipt of the complaint. 

In this case we responded to your original request on 10 April, which was due to a clerical 
error that led to a misunderstanding over the true deadline. We also failed to provide any 
response to your request for an internal review within the 40-working-day deadline.  
We apologise for the length of time that it has taken us to respond to both your request for 
information and your request for an internal review. This has been largely due to a heavy 
workload and competing deadlines, and we uphold this procedural aspect of your 
complaint in full. 
Your representations 
You raised the following points for particular consideration as part of our internal review. 
We have summarised them for ease of reference. Please see Annex 2 for your full 
1.  The inclusion in the briefings of factual information that could have been disclosed. 
2.  The suggestion that we redact any sections of documents that contain information 
of a more sensitive nature, e.g. on policy formulation. 
3.  The public interest in disclosing the appropriately redacted information. 
4.  An argument that briefing notes can be disclosed, based on the example of briefing 
notes disclosed by the Department for Transport in respect of a different litter-
related issue. 
5.  Extracts from the ICO’s guidance on the application of the public interest test for 
regulation 12(4)(e). 
Please find below our considered comments on these points: 
1.  We accept your point about the disclosure of factual material. In our original 
response we provided you with a copy of a factsheet from January 2018 used to 
brief Minister Coffey on the issue of fly-tipping.  
2.  The purpose of the briefings was to provide Minister Coffey with information to 
assist her in the cross-government debate around policy on fly-tipping. As you 
acknowledge, information provided in connection with policy formulation can be 
sensitive and may need to be withheld. It is for precisely that reason that we 
withheld information. Please see our further arguments below on the information 
that we withheld. 
3.  Our original response shows that we considered the public interest in disclosing 
information in scope of your request. If we had identified information for disclosure, 
we would have provided the information with the appropriate redactions to protect 
any sensitive information.  

4.  You provided an example of briefing notes on a different policy area that were 
disclosed by another department. We would point out that the sensitivity of 
information in the scope of any request must be assessed on a case-by-case basis 
and in the light of the circumstances at the time the request is received.  
5.  Thank you for including extracts from the ICO’s guidance. Your comments around 
redacting sensitive information suggest that you recognise both the importance of 
protecting sensitive information and the importance of providing a safe space for 
policy proposals to be considered in private.  
The exception under the EIRs that we relied on 
Regulation 12(4)(e) – internal communications  
This is a class-based exception, which means that it applies to a particular type of 
information and requires no adverse effect to be demonstrated in order to be engaged. Its 
application to the internal communications of a government department will mean that its 
focus will often be discussions around the formulation and development of public policy. It 
is intended to provide a “space to think in private” to allow candid debate around important 
This exception is therefore properly engaged for all the information withheld as the 
briefings for Minister Coffey were drafted by Defra civil servants and were shared only 
within Defra.  
Public interest considerations  
Our review of the public interest arguments set out in the response of 10 April is that the 
arguments were valid at the time and continue to be valid, especially in the immediate run 
up to the Resources and Waste Strategy, which is due to be published later this year.  
Internal dialogue around the policy is still ongoing and the policy intentions are still very 
much in development prior to the publication of the strategy.  
As stated above, you suggested that Defra could have provided more purely factual 
information. Our disclosure of the January 2018 factsheet, which included links to further 
factual information, goes a good way towards meeting the public interest in information 
about fly-tipping. Details about what the government has done and our plans were 
included in the fly-tipping fact sheet. Most of the facts, figures and key messages included 
in the briefs are available in the official fly-tipping statistics at 
As this information is already in the public domain and easily accessible to you, regulation 
6 on Form and format of information does not require us to provide it again. We do, 
however, include a note on the information being withheld which sets out where the factual 
information used in the briefings can be found. 
There remains a strong public interest in withholding the information because Ministers 
and government officials should have the necessary space to think in private to formulate 

policy. It is necessary for Defra to have the space to do this away from public scrutiny. The 
policy-related material in the withheld information is still being used to inform the 
development of policies to tackle fly-tipping, and key decisions on those policies remain to 
be made by both Defra and the other departments involved. If this information were to be 
released it would risk misleading the general public and have a detrimental impact on this 
policy area prior to the publication of the Resources and Waste Strategy later this year.  
Disclosure of the information would be likely to reduce the candid nature and quality of 
advice in briefings from policy officials to Ministers. It is essential that such internal 
communication remains protected, so that Ministers can continue to receive candid and 
robust advice from their officials. Going forward it is important that officials are able to 
continue to communicate internally.  
Therefore, our view is that the information should continue to be withheld. 
The information that we are withholding 
1.  19/10/2017 Fly-tipping stats – further information 
Information in advance of the publication of the Official Fly-Tipping Statistics for 
England on Thursday 19 October 2017 
2.  24/10/2017 OPQ  
Briefing to respond to the Parliamentary Question (available on Hansard1): ‘What 
steps the Environment Agency is taking to prevent illegal fly tipping on farms?’ 
3.  27/11/2017 Data sharing brief 
Briefing on sharing data about fly-tipping  
4.  16/11/2017 - Fly-tipping in rural areas – Debate briefing pack  
Briefing for an End of day debate called by Anne Marie Morris MP (transcript 
available on Hansard2) 
5.  25/01/2018 Defra oral Q17 TC fly-tipping  
Briefing to respond to the Parliamentary Question: What steps his Department is 
taking to reduce rates of fly-tipping? 
6.  21/02/2018 CLA fly-tipping event Brief  
Briefing for public engagement on 27 February 2018 hosted by the Country Land 
and Business Association about ‘the impact of fly-tipping in the countryside’ 
7.  01/03/2018 Sentencing of fly-tippers 
Briefing about sentencing of fly-tippers from the Official Fly-Tipping Statistics for 


Right of appeal 
We hope that the above answers your complaint satisfactorily.  However, if you remain 
dissatisfied, you have the right to apply directly to the Information Commissioner for a 
decision. The Information Commissioner can be contacted at: 
Information Commissioner’s Office 
Wycliffe House 
Water Lane 
SK9 5AF 

Annex 2 – Your request for an internal review  
For ease of reference, we have copied out the representations you made when requesting 
an internal review: 
I am writing to request an internal review of Department for Environment, Food and 
Rural Affairs's handling of my FOI request 'Briefing given to Therese Coffey on Fly-
Could you please review your application of the public interest test bearing in mind: 
1. That some briefing documents would have contained  purely factual information 
such as the law applicable to fly-tipping, the relative responsibilities of the 
government agencies, statistics on the cost of clearing fly-tipping, the actions taken 
by government agencies to deter fly-tipping and on existing policy etc etc   
[ To avoid doubt I am not seeking information on the issues I have listed I am 
seeking information about how they were relayed to the Minister by your 
2. Where such documents contain information of a more sensitive nature eg on 
policy formulation these sections could be redacted. 
3. It would, I would argue, be in the public interest to provide me with copies of 
these documents 
4. Please note that the DfT provided me with copies of their briefing notes to John 
Hayes MP when he was a Minister for roads. Please refer to
5. The guidance give by the ICO on the application of the public interest test which I 
have reproduced here:: 
42. Although a wide range of internal information will be caught by the 
exception, public interest arguments should be focussed on the protection of 
internal deliberation and decision making processes. 
43. This reflects the underlying rationale for the exception: that it protects a 
public authority’s need for a ‘private thinking space’. As set out above, this 
rationale was made clear in the proposal for the European Directive which 
the EIR are intended to implement. 
44. This approach is also supported by the duty set out in Article 4 paragraph 
2 of the Directive to interpret exceptions in a restrictive way. If the public 
interest arguments were unrestricted, the broad scope of the exception 
would turn it into a ‘catch-all’ exception, which would seem contrary to this 
45. Although the public interest factors for this exception should focus on 
protecting internal deliberation and decision making processes, some types 

of internal communication (eg legal advice or commercially sensitive 
information) may be afforded more protection under other exceptions, where 
other effects of disclosure can be taken into consideration. If more than one 
EIR exception applies to the information it is possible to aggregate (ie 
combine) the public interest factors relevant to all applicable exceptions 
when considering the public interest test. 
46. These factors must then be balanced against the public interest in 
disclosure. Regulation 12(2) specifically provides that public authorities 
should apply a presumption in favour of disclosure. This means that a public 
authority will have to disclose some internal communications, even though 
disclosure will have some negative effect on internal deliberation and 
decision making processes. 
47. There is no automatic public interest in withholding information just 
because it falls within this class-based exception. Neither should there be a 
blanket policy of non-disclosure for a particular type of internal document. 
Arguments should always relate to the content and sensitivity of the 
particular information in question and the circumstances of the request. 
A full history of my FOI request and all correspondence is available on the Internet 
at this address: 
Yours faithfully, 
Peter Silverman