This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Briefing given to Therese Coffey on Fly-tipping'.



 
 
Area 4A, Nobel House 
17 Smith Square 
T: 03459 33 55 77 
London 
xxxxxxxx@xxxxx.xxx.xxx.xx 
 
www.gov.uk/defra 
SW1P 3JR 
 
 
 
Peter Silverman 
 
By email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx 
Our ref: RFI 9831 
 
10 April 2018   
 
Dear Mr Silverman, 
 
REQUEST FOR INFORMATION: Written fly-tipping briefings to Minister Coffey in the 
last six months 
 
Thank  you  for  your  request  for  information,  which  we  received  on  5  March  2018  about 
briefings provided to Parliamentary Under Secretary of State at Defra, Minister Coffey, in 
the  last  six  months. We  have  handled  your  request  under  the  Environmental  Information 
Regulations 2004 (EIRs). 
 
The  EIRs  apply  to  requests  for  environmental  information,  which  is  a  broad  category  of 
information  defined  in  regulation  2  of  the  EIRs.  Public  authorities  are  required  to  handle 
requests for environmental information under the EIRs. They give similar access rights to 
the Freedom of Information Act 2000 (FOIA). 
 
We enclose a copy of the information which can be disclosed:  
 
  Fly-tipping Factsheet – fly-tipping factsheet sent to individual correspondents  
 
Following careful consideration, we have decided not to disclose some of the information 
requested. The remainder of the information requested is being withheld  as it falls  under 
the exception in regulation 12(4)(e) of the EIRs, which relates to the disclosure of internal 
communications. 
 
Regulation 12(4)(e) 
 
The  above  exception  applies  to  the  information  being  withheld  because  the  briefings  on 
fly-tipping  are  direct  communications  from  Defra  policy  officials  to  Minister  Coffey.  Other 
briefings on fly-tipping give advice on communications from Minister Coffey to Ministers of 
other  government  departments  and  the  internal  communications  between  departments 
remains ongoing.   
 
Public interest test 
In applying these exceptions we have had to balance the public interest in withholding the 
information  against  the  public  interest  in  disclosure.  We  recognise  that  there  is  a  public 
interest in disclosure of information concerning enhancing enforcement against fly-tipping. 
 

It is in the public interest to disclose this information, especially given the rising number of 
incidents nationally of this anti-social, environmental crime.  
 
On the other hand, there is a strong public interest in withholding the information because 
Ministers and government officials should have the necessary space to think in private to 
formulate  policy.  It  is  necessary  for  Defra  to  have  the  space  to  do  this  away  from  public 
scrutiny and the disclosure of certain briefings would harm that safe space. The material in 
the  withheld  information  concerns  developing  policies  to  tackle  fly-tipping  and  key 
decisions,  on  those  policies  remain  to  be  made  by  both  Defra  and  the  departments 
involved. If this information was to be released it could be misleading to the general public 
and have a detrimental impact on this policy area and the government’s position.  
 
In the application of this exception, we have carefully taken into consideration the potential 
harmful  effects  on  policy  making  that  disclosure  of  the  information  may  result  in.  If  the 
information  were  to  be  made  public  this  would  be  likely  to  reduce  the  candid  nature  and 
quality  of  advice  in  briefings  from  policy  officials  to  Ministers.  It  is  essential  that  such 
internal  communication  remains  private,  so  that  Ministers  can  continue  to  receive  candid 
and robust advice from their officials. Going forward it is important that officials are able to 
continue to communicate internally.  
 
Therefore,  we  have  concluded  that,  in  all  the  circumstances  of  the  case,  certain 
information should be withheld. 
 
Information  disclosed  in  response  to  this  EIRs  request  is  releasable  to  the  public.    In 
keeping with the spirit and effect of the EIRs and the government’s Transparency Agenda, 
this letter and the information disclosed to you may be placed on  GOV.UK, together with 
any  related  information  that  will  provide  a  key  to  its  wider  context.    No  information 
identifying you will be placed on the GOV.UK website. 
 
We  attach  Annex  A,  which  explains  the  copyright  that  applies  to  the  information  being 
released to you. 
 
We also attach Annex B giving contact details should you be unhappy with the service you 
have received. 
 
If you have any queries about this letter please contact me. 
 
Yours sincerely, 
 
Guy Mawhinney 
 
Information Rights Team  
xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxx.xxx.xxx.xx  

Annex A 
 
Copyright 
 
The information supplied to you continues to be protected by copyright. You are free to 
use it for your own purposes, including for private study and non-commercial research, 
and for any other purpose authorised by an exception in current copyright law. Documents 
(except photographs) can be also used in the UK without requiring permission for the 
purposes of news reporting. Any other re-use, for example commercial publication, would 
require the permission of the copyright holder.  
 
Most documents produced by Defra will be protected by Crown Copyright. Most Crown 
copyright information can be re-used under the Open Government Licence. For 
information about the OGL and about re-using Crown Copyright information please see 
The National Archives website.  
 
Copyright in other documents may rest with a third party. For information about obtaining 
permission from a third party see the Intellectual Property Office’s website. 
 
 
_________________________________________ 
 
Annex B 
 
Complaints 
 
If you are unhappy with the service you have received in relation to your request you may 
make a complaint or appeal against our decision under section 17(7) of the FOIA or under 
regulation 18 of the EIRs, as applicable, within 40 working days of the date of this letter. 
Please write to Nick Teall, Head of Information Rights, Area 4A, Nobel House, 17 Smith 
Square, London, SW1P 3JR (email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxx.xxx.xxx.xx) and he will 
arrange for an internal review of your case. Details of Defra’s complaints procedure are on 
our website. 
 
If you are not content with the outcome of the internal review, section 50 of the FOIA and 
regulation 18 of the EIRs gives you the right to apply directly to the Information 
Commissioner’s Office (ICO) for a decision. Please note that generally the ICO cannot 
make a decision unless you have first exhausted Defra’s own complaints procedure. The 
ICO can be contacted at: 
Information Commissioner’s Office 
Wycliffe House 
Water Lane 
Wilmslow 
Cheshire 
SK9 5AF