This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Briefing given to Therese Coffey on Fly-tipping'.



 
Area 4A, Nobel House 
17 Smith Square 
T: 03459 33 55 77 
London 
xxxxxxxx@xxxxx.xxx.xxx.xx 
 
www.gov.uk/defra 
SW1P 3JR 
 
 
Peter Silverman 
Our ref: RFI 9728 
By email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx  
2 March 2018 
 
 
Dear Mr Silverman, 
 
REQUEST FOR INFORMATION:  FLY-TIPPING BRIEFINGS TO MINISTER COFFEY 
 
Thank you for your request for information, which we received on 6 February 2018, about 
briefing  notes  and  information  given  to  Minister  Coffey  that  include  references  to  fly-
tipping.  We  have  considered  your  request  under  the  Environmental  Information 
Regulations 2004 (EIRs)]. 
 
The  EIRs  apply  to  requests  for  environmental  information,  which  is  a  broad  category  of 
information  defined  in  regulation  2  of  the  EIRs.  Public  authorities  are  required  to  handle 
requests for environmental information under the EIRs. They give similar access rights to 
the Freedom of Information Act 2000 (FOIA). 
 
As a Government Department, we want to be as open as possible in answering requests. 
The  EIRs  also  require  us  to  provide  advice  and  assistance  to  help  people  obtain  the 
information they are looking for and make good use of the EIRs. Unfortunately, the amount 
of information that you have requested is very substantial, and gathering it together would 
involve significant costs and divert resources from the Department’s other work. 
 
By  virtue  of  regulations  12(1)  and  12(4)(b)  of  the  EIRs,  Defra  may  refuse  to  disclose 
environmental  information  if  the  request  for  the  information  is  manifestly  unreasonable 
and, in all the circumstances of the case,  the public interest in maintaining the exception 
outweighs the public interest in disclosing the information. 
 
We  consider  that  your  request  is  manifestly  unreasonable  under  regulation  12(4)(b)  on 
cost  grounds  and,  having  carried  out  the  above  public  interest  test,  we  have  concluded 
that, in all the circumstances of  the case, the public interest falls in favour of  maintaining 
the exemption.  
 
In  reaching  our  decision  with  respect  to  the  public  interest,  we  considered  the  following 
matters: 
 
We  recognise  that  there  is  a  public  interest  in  disclosure  of  the  information  you  have 
requested for the purposes of accountability, transparency and public understanding.   
 
On  the  other  hand,  the  time  taken  spent  on  undertaking  this  task  -  searching  for  and 
compiling all the information - would be disproportionate in comparison with other priorities 
within  the  Department.    The  Minister’s office does  not  store  policy  information,  and  so  to 
 

gather this information together we would need to search across  a wide number of policy 
areas for the time period since July 2016.   
 
This  would  include  the  policy  areas  that  cover  waste  and  recycling,  but  also  other  areas 
that  may  mention  this  issue  as  it  overlaps  their  work.    For  each  of  the  policy  areas  this 
would  involve  checking  the  policy  files,  shared  electronic  filing  systems,  and  personal 
email accounts of all of the team members for any information sent to the Minister’s office 
that mentions ‘fly-tipping’.  This would take up a significant amount of staff time, and would 
be  an  unreasonable  diversion  of  staff  resources.  Therefore  I  have  concluded  that  the 
balance of public interest falls in favour of not disclosing the information. 
 
Regulation  9  of  the  EIRs  requires  public  authorities  to  provide  advice  and  assistance  to 
applicants  where  reasonable.  We  have  therefore  provided  details  below  to  assist  you  to 
formulate a request that can be handled at less cost. 
 
The best way we can help you is to ask you to consider narrowing down your request to 
focus  more  clearly  on  the  precise  information  that  you  are  seeking.  You  could,  for 
example: 
 
  detail more fully and precisely the kind of information that you are looking for. It may 
be helpful to look through the information that is already on Gov.uk under the Defra 
site  that  mentions  the  phrase  ‘fly  tipping’  (please  see  the  following  link  -  
https://www.gov.uk/government/policies/waste-and-
recycling?keywords=fly+tipping&public_timestamp%5Bfrom%5D=&public_timestam
p%5Bto%5D=
) ;  
  consider cutting down the scope of the request to the policy area that deals with fly 
tipping, and reduce the timescales to a shorter time period, of say 6 months; 
  limit the request to certain documents such as briefings and submissions; or 
 
  refer  to  the  Information  Commissioner’s  online  guidance  on  how  to  word  your 
request  to  get  best  results.    Please  see  the  following  link  (you  will  need  to  scroll 
down the page) - https://ico.org.uk/for-the-public/official-information/. 
 
Please note that if you submit a modified request we will handle it as a new request. The 
20-working-day  timescale  for  responding  to  requests  will  therefore  commence  from  the 
date that we receive the modified request.  
 
We  attach  an  annex  giving  contact  details  should  you  be  unhappy  with  the  service  you 
have received. 
 
If you have any queries about this letter please contact me. 
 
Yours sincerely, 
 
 
 
Marie Taylor 
Information Rights Team  
xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxx.xxx.xxx.xx  

Annex  
 
Complaints 
 
If you are unhappy with the service you have received in relation to your request you may 
make a complaint or appeal against our decision under section 17(7) of the FOIA or under 
regulation 18 of the EIRs, as applicable, within  40 working days of the date of  this letter. 
Please  write  to  Nick  Teall,  Head  of  Information  Rights,  Area  4A,  Nobel  House,  17 Smith 
Square,  London,  SW1P  3JR  (email:  xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxx.xxx.xxx.xx)  and  he  will 
arrange for an internal review of your case.  Details of Defra’s complaints procedure are on 
our website. 
 
If you are not content with the outcome of the internal review, section 50 of the FOIA and 
regulation  18  of  the  EIRs  gives  you  the  right  to  apply  directly  to  the  Information 
Commissioner  for  a  decision.  Please  note  that  generally  the  Information  Commissioner 
cannot  make  a  decision  unless  you  have  first  exhausted  Defra’s  own  complaints 
procedure. The Information Commissioner can be contacted at: 
Information Commissioner’s Office 
Wycliffe House 
Water Lane 
Wilmslow 
Cheshire 
SK9 5AF