This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Flexischooling Policy'.


Education Policies and Guidance 
 
 
 
Previously NYP 14 

Flexible Educational Arrangements 
Category: Pupils - Attendance 
 
 
Risk Management and Legal Implications 
 
Failure to manage risk may impact on the delivery of Service objectives and 
the outcomes achieved by Service users. The Education Service aims to 
mitigate the implications by ongoing management and review of risk in all 
elements of work activity.   
 
The production of this document is one way in which we aim to reduce our 
exposure to risk.  By providing staff with information on good practice, making 
reference to other guidance that is available across the Council and providing 
clarity on how we should do things, we can ensure that the management of 
risk is intrinsic to what we do 
 
Document Owner 
Version 
Date of 
Date of next 
publication 
review 
Gordon Wardrope 

August 2014 
August 2015 


 
 
 
 
 
 
 
FLEXIBLE EDUCATIONAL 
ARRANGEMENTS 
 
STANDARD CIRCULAR No NYP 14 
(May 2011) 
Amended August 2014 
 
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 


 
 
Flexible Educational Arrangements – Contents 
 
 
 

 
Overview (Page 3) 
 
 
 

1. 
Introduction (Pages 3-4) 
 
 
2. 
Legislation (Page 4) 
 
 
3. 
General Principles for Flexible Educational Arrangements (Page 5) 
 
 
4. 
Choosing the most appropriate Flexible Educational Arrangement   
 
 
(Pages 5-7) 
 
 
5. 
Factors for Consideration (Pages 7-8) 
 
 
6. 
Planning and Documenting (Page 9) 
 
 
7. 
Approval process (Page 10) 
 
 
8. 
Attendance recording (Page 10) 
 
 
9. 
Appendices List (Page 11) 
 
 
Appendices and Draft Letters (Pages 13-58) 
 
 
 
 


 
FLEXIBLE EDUCATIONAL ARRANGEMENTS  
Overview 
 
This Standard Circular brings together guidance on: 
  Approved Flexible Packages 
  Flexi-schooling arrangement 
  Home and Hospital Tuition 
  Home Education 
 
It sets these in the context of Fife’s Strategy for Inclusion, Behaviour and Discipline, 
Getting It Right and Curriculum for Excellence.  The guidance sets out factors to be 
taken into account in the design and implementation of flexible arrangements and 
details the processes that must be followed before any particular approach can be 
put in place. 
 
The main aim is to ensure consistency of approach in supporting policy and practice 
in the area of flexible educational arrangements.  It aims to inform educational 
decision making which supports and meets the needs of young people in Fife. 
 
It is vital that this Circular is read taking into account other relevant circulars – in 
particular: 
NSG1 – Individual Pupil Record Keeping 
APG1 – Exclusion from School 
APG8 – Attendance at School 
NYP1 – Secondary Pupil Support Services Procedures for Applications to Area 
Admissions Groups 
NYP5 – Host School Transfer of Pupils 
 

Introduction 
 
 
 
1.1 
This guidance is set in the context of Scottish Government legislation on 
circumstances when full time school based education may not be the 
most appropriate educational package for particular pupils and where a 
more flexible approach may be in the best interests of the young 
person.  The relevant legislation and guidance is set out in section 2. 
 
 
1.2 
When pupils experience barriers to their learning, achievement and full 
participation in the life of the school, they are, identified as having under 
the Additional Support for Learning Act, additional support needs.  
There may be a wide variety of factors which contribute to these 
barriers, including learning, behaviour and/or emotional needs. In many 
instances, in combination with school issues, it is the interaction of 
these factors which may cause the barrier. 
 
 
1.3 
It is the responsibility of education authorities, schools and partner 
agencies to work with the pupil and their parent(s), guardian(s) and 
carer(s) to ensure barriers are removed, overcome or minimised in 
order to ensure a positive educational experience. 
 
 
1.4 
The spectrum of additional support needs ranges from those which are 
long term, profound and complex to those which are short term and 
 


quickly met.  The Education Service recognises the need to plan for and 
accommodate the range of educational needs of young people and has 
developed a suite of guidance on flexible educational arrangements. 
 
 
1.5 
There are strong links between each area but it is important to 
recognise the need to comply with particular requirements detailed in 
each of the four areas. 
This series of linked education packages enhances the range of 
educational arrangements across all schools and supports productive 
partnerships with home educating parents in Fife. 
 
 
1.6 
If a young person has identified additional support needs this should not 
prevent them having access to flexible educational arrangements.  In 
fact, it may be that their needs are such that they are better met through 
flexible arrangements.  The school’s link Educational Psychologist 
should be involved in planning and can provide support 
and advice on this issue. 
 

Legislation 
 
 
 
2.1 
This Standard Circular on flexible educational arrangements takes 
account of the most recent Scottish Government legislation, the UN 
convention on the Rights of the Child, the European Convention on 
Human Rights, Standards in Scotland’s Schools Act 2000 and the 
Education (Scotland) Act 1980. 
 
 
2.2 
Legislation and national guidance specifically linked to this circular 
include: 
  The Standards in Scotland’s Schools Act 2000  
  Circular No. 8/03 Exclusion from School, SEED 2003 
  Circular No. 5/2001 Education of Children Absent from 
School through Ill-health - SEED 2001 
  Scottish Government Guidance to Parents and Local 
Authorities on Home Education 2008. 
 
In relation to Flexi-schooling, the Scottish Government guidance states: 
 
 
‘3.6 Flexi-schooling 
 
Local authorities may occasionally receive a request to withdraw 
 
a child part time from school, e.g. for the child to attend school 
 
only on certain days, or for certain subjects.  The feasibility of 
 
each request should be considered on its own merit, while taking 
 
into consideration that under section 28 of the Education 
 
(Scotland) Act 1980 ‘so far as is compatible with the provision of 
 
suitable instruction and training and the avoidance of 
 
unreasonable public expenditure, pupils are to be educated in 
 
accordance with the wishes of their parents’.  Ultimately however, 
 
it is a decision for each local authority and school as to whether 
 
they can support such an arrangement’. 
 
 
2.3 
This Standard Circular is consistent with current legislation and national 
guidance. 
 



General principles of Flexible Educational Arrangements 
 
 
 
3.1 
All arrangements for flexible education must be designed to take 
account of multi-agency involvement. 
 
 
3.2 
Individual flexible planning aims to support curriculum development for 
pupils by using experiences outwith the normal timetable and 
sometimes outwith the school campus.  This can be a means of 
developing and delivering Curriculum for Excellence and the need to 
offer all pupils, including those for whom full time attendance at school 
is not in their best interests, the opportunity to develop the four 
capacities within Curriculum for Excellence. 
 
 
3.3 
It is a central requirement of planning flexible education that the best 
interests of the young person are paramount and that the views of 
parent(s), guardian(s) and/or carer(s) and partner(s) are integral to the 
planning process. 
 
 
3.4 
The views of the young person are also a key consideration.  In the 
case of a pupil in upper primary or at any secondary stage, their views 
must be sought, taken into account and recorded. Younger pupils 
should be invited to express their views where this is possible. Any 
planning context should be designed to enable pupil participation. 
 
 
3.5 
It is important, in planning any flexible educational arrangement that all 
staff/personnel engaging with the pupil have Protection of Vulnerable 
Groups (PVG) checks. Verification of disclosure is the responsibility of 
schools, unless the pupil is home educated or on a flexi schooling 
arrangement, where it is the responsibility of the parent. 
 
 
 
 

Choosing the most appropriate Flexible Educational Arrangement 
 
 
 
The following information should enable decisions to be taken about which 
 
 
flexible educational arrangement may be most appropriate in particular  
 
 
circumstances.  It is important that schools consult their link educational  
 
 
psychologist about the flexible educational arrangement under  
 
 
 
consideration. 
 
 

4.1 
Approved Flexible Packages are aimed at supporting those pupils 
who are being educated at school but who need adjustments to the 
breadth and nature of the demands set out in mainstream schools. 
In these circumstances, it is in the best interests of the pupil to be 
provided with an educational plan with elements outwith the normal 
timetable, or from the school as location.  An Approved Flexible 
Package may be most appropriate in the following circumstances (these 
exemplars are not exhaustive): 
  where the pupil has experienced ongoing difficulties with 
accessing the mainstream school curriculum despite appropriate 
supports being put in place to meet their learning, behaviour and 
social needs; 
  where there is a likelihood of interrupted attendance for whatever 
 


reason; 
  where school attendance has proved difficult despite intervention 
and support from Pupil Support services and others. 
 
4.2 
Flexi Schooling is intended to address situations where the pupil is 
registered at school in the usual way but attends school part time. 
There are a number of reasons where this arrangement may be 
considered (these exemplars are not exhaustive): 
 
  parental desire to home educate while retaining the link to school 
for some subjects/activities; 
  poor school attendance, related to anxiety and/or emotional 
issues; 
  a staged return to school after extended absence. 
 
illness which may have a long term impact on school attendance. 
 
 
 
Flexi schooling should be seen as distinct from Home Education, in that, 
pupils on a Flexi schooling arrangement will remain on the school roll. 
Where flexible educational arrangements require additional resources, 
for example transport or materials for home based activities, these 
would be the responsibility of the parents. 
 
 
4.3 
Home and Hospital Tuition is intended to address situations where the 
pupil is incapacitated due to illness or disability which results in absence 
from school for periods of over three consecutive working weeks.  In 
these circumstances, the education service will consider providing home 
or hospital tuition. 
 
Tuition is given in hourly periods and is limited to a maximum of four 
hours per week, per pupil.  If agreed, tuition will initially be offered for a 
maximum of twelve school term weeks. (Full procedures in relation to 
home and hospital tuition are set out in Appendix 3)
 
 
 
 
Where attendance at school is likely to be affected on a long term basis, 
either in terms of long term absence or regular disruption, a Flexi 
Schooling arrangement may be more appropriate.  
 

 
4.4 
Home Education is where parents choose to educate their child at 
home, subject to seeking the appropriate consent from the education 
authority (Full procedures in relation to home education are set out 
in Appendix 4). 
 
 
4.4.1  If parent(s) approach the school to request home education, it is 
appropriate for a designated member of school staff to discuss with the 
parent(s) their reasons for this, as it may be that another form of flexible 
education would be suitable.   
For example: 
 
  If the parent(s) request is made on the basis that their 
child/young person is struggling to access the standard 
curriculum despite supports being put in place to meet their 
learning, behaviour and/or social needs, it may be that an 
 


Approved Flexible Package would be appropriate. 
  if their request is made on the basis that their child is struggling 
to attend school regularly as a result of anxiety or emotional 
issues, it may be that Flexi-schooling would be suitable; 
  if the parents are keen to take responsibility for delivering some 
aspects of their child’s education, but would still like to retain a 
link to the school for some curricular or social contact, again 
Flexi-schooling could be appropriate.  
 
 
4.4.2  The school’s link educational psychologist will be able to provide advice 
and support on this issue and, if necessary, can attend a meeting with 
the parent(s) alongside a school representative in order to discuss 
alternatives to home education. 
 
 
4.4.3  If, after discussion, parents still wish to remove their child from the 
school roll in order to home educate, they should be advised to put their 
request in writing to the Executive Director - Education, and the school 
should alert their Education Officer as detailed in Appendix 4. 
 

Factors for consideration 
 
 
The following factors must be taken into account when considering the 
 
appropriateness of flexible educational arrangements. 
 
 
5.1 
Planning 
 
 
 
For all flexible education arrangements there must be: 
 
  a clear and agreed means of designing and validating a pattern 
of attendance for the ten half day openings per week; 
  a transparent mechanism to agree, approve and review such 
arrangements. (See section 6 – Planning and Documenting); 
  consideration given to the individual rights of the pupil, and the 
pupil’s view sought and recorded as appropriate; 
  acknowledgement by the parent, guardian and/or carer of their 
responsibilities, particularly where an element of the flexible 
educational arrangement is at home. 
 
 
5.2 
Care and Welfare 
 
 
 
Specific consideration should be given where: 
 
  the pupil has been referred to social work or the police for child 
protection reasons and the matter is being investigated; 
  the pupil is on the Child Protection Register;  
  the pupil has been referred to the reporter on care and protection 
grounds, and the referral is being considered; 
  the pupil is the subject of a supervision requirement; 
  the pupil is Looked After and/or Accommodated. 
 
 
 
If there are existing care and welfare concerns or the pupil(s) is on the 
Child Protection Register, flexible educational arrangements may not be 
 


appropriate.  The views of the Social Work Service should be integral to 
decision making in these circumstances. The safety and welfare of the 
child/young person should be the paramount consideration at all times. 
 
 
5.3 
Risk Assessment and Management 
 
 
 
Risk assessment and management of health and safety should be 
considered in all cases.  Particular consideration should be given to: 
 
  school contact arrangements with the pupil when away from the 
school campus. These should be made explicit e.g. telephone 
contact at specific or pre-arranged times; 
  arrangements for involvement of Home School Link Officer, 
Family Worker or other partners where appropriate. These 
should be clearly specified; 
  seeking parental agreement to the plan.  This is of particular 
importance where parental rights are more complex; 
  pupils who are Looked After and/or Accommodated.  In these 
cases, such arrangements can only be agreed with the 
involvement of the Social Work Service. 
 
 
5.4 
Educational Content 
 
 
 
Planning for any flexible educational arrangement must consider: 
 
  the breadth and content of the educational programme; 
  the links to the core school curriculum and to educational 
outcomes;  
  who is responsible for each aspect of the flexible educational 
arrangement, including assessment and monitoring; 
  opportunities for physical activity/movement of the pupil e.g. play 
and social activities with an appropriate peer group. 
 
 
5.5 
Additional Support Needs 
 
 
 
Arrangements should also give consideration to: 
 
  the appropriateness of the environment in which the pupil is 
to be educated – The context must be reflected in appropriate 
record keeping (e.g. ISP/CSP, Child’s Plan);  
  any particular resource requirements – It is essential that the 
flexible educational approach does not prejudice the delivery of 
support or services.  In such instances it is necessary that the 
relevant Education Officer and Educational Psychologist are 
consulted at the earliest opportunity; 
  assessment arrangements – Where a pupil is registered in 
school they would be expected to take the same assessments as 
other pupils and be subject to similar standards of monitoring and 
tracking in terms of any additional assessment arrangements. 
 
Flexible educational arrangements may make this more complex 
and if they are to proceed, this issue must be specifically addressed. 
 


Where such an arrangement is likely to impede certification this must 
be addressed in the agreement 
 

Planning and Documenting 
 
 
 
6.1 
It is expected that pupil(s) likely to require flexible educational 
arrangements will already be supported through in-school pupil support 
services as well as through other partners as appropriate (e.g. 
Psychological Service, Social Work, and Integrated Community 
Schools). 
 
 
6.2 
Where flexible educational arrangements are being considered, a 
planning meeting must be called involving the parent(s)/carer(s), a 
senior member of school staff, pupil support staff, educational 
psychologist, the pupil, and social worker (where appropriate).  At this 
meeting the views of the pupil, if possible, and parent(s) must be fully 
discussed, agreed and documented. 
 
 
6.3 
The proposed flexible educational arrangement must be validated by 
the head teacher in primary school, and through the multi-agency 
school liaison group (SLG) convened by a senior member of school staff 
in the secondary context. 
 
6.4 
The planning meeting for flexible educational arrangements should 
include consideration of the following: 
  
  a clear statement of why a flexible educational arrangement is 
considered to be in the pupil’s best interests;  
  how educational outcomes are to be shared and addressed; 
  a timescale for review/monitoring. Where this is for a fixed period, 
this should indicate that the period may be extended by 
agreement by all parties; 
  resources/work/support to be provided respectively by 
parents/carers and school; 
  the roles of any other partners involved in supporting the pupil or 
family; 
  parental responsibilities within the programme; 
  the locations for the programme (if not in school); 
  how additional support needs are to be met through the planning 
and review process. 
 
 
6.5 
The proposed plan should be clearly documented and make reference 
to all the above issues.  The agreed plan should be documented on the 
relevant pro forma. 
  AFP 1 Approved Flexible Package – see Appendix 1;  
  FSA 1 Flexi-Schooling Agreement – see Appendix 2. 
 

This plan should be attached to the pupil’s ISP/CSP where 
appropriate, and linked to the Child’s Plan, as required. 
 

 
6.6 
An agreed timescale for review should be set.  This should be at least 
on a termly basis, and more frequently if necessary. 
 


 

Approval Process 
 
 
 
7.1
 
.1 
Where a flexible attendance package is being considered for a young 
 
person, the appropriateness of this approach should be discussed at 
 
SLG1.  The SLG should consider, in multi-agency discussion, the risks 
 
relating to the attainment and future positive destination of the young 
 
person. 
 
 
7.2 
Where LAC are being considered for a flexible attendance package this 
 
must be discussed with the allocated Social Worker and at the SLG. 
 
 
 
All schools have been supplied with a directory listing Social Work 
 
Team Managers and their workers along with contact numbers and 
 
email addresses. 
 
 
 
If the multi-agency decision is to proceed with a flexible attendance 
 
package, the AFP/FSA form should be completed and signed by the 
 
chair of the SLG. 
 
 
 
Parents/carers must agree to the flexible attendance package and 
 
schools should ensure that the parents/carers sign the AFP/FSA form. 
 
 
 
 
7.3 
Primary schools considering the use of a flexible attendance package 
should consult with the school’s link Educational Psychologist and 
Education Officer regarding the suitability of this approach.  Discussion 
at the area PLG2 would be beneficial in planning this approach. 
 
 
 
There is no requirement for the Educational Psychologist to sign 
the AFP/FSA form
.  The Educational Psychologist must however be 
consulted and their advice sought regarding the appropriateness of this 
approach for the young person. 
 
There is no requirement for the Education Officer to sign the 
AFP/FSA form.
  Nor is there a requirement for the school to send a 
copy to the Education officer. 
 Best practice across Fife indicates that 
early planning with all partners, including timeous consultation with the 
Educational Psychologist regarding the flexible attendance 
arrangements for a young person, help prevent issues with attendance, 
attainment and sustainable positive destinations. 
 
 
 
A copy of the AFP/FSA form must be retained by the school, parent(s), 
guardian(s) and/or carer(s) (as appropriate).  As part of the programme 
of quality assurance, The Education Officer will verify the AFP/FSA 
packages held by the school during term 3 of each session.  Education 
Officers will liaise with schools regarding suitable dates for this process. 
 
 
7.4 
For Home and Hospital Tuition the procedures detailed in Appendix 
3 Home and Hospital Tuition Procedures
 must be followed and the 
                                            
1 SLG – School Liaison Group (Secondary schools) 
2 PLG – Primary Liaison Group (where this exists across the authority) 
 
10 

appropriate referral documentation Appendix 3a HTS 1 completed and 
forwarded to the relevant EO with responsibility for Home and Hospital 
Tuition for approval prior to the start of tuition. 
 
  HTS 1 - Home and Hospital Tuition – Initial Referral Form 
 
See Appendix 3a;  
  HTS 2 – Home and Hospital Tuition – Referral for 
Continuance Form   See Appendix 3b.   
 
 
7.5 
For Home Education, procedures detailed in Appendix 4 must be 
followed. 
 
 
 

Attendance Recording 
 
 
 
8.1 
Where the Flexible Educational Arrangement includes attendance at 
locations outwith school e.g. college, work placement etc, arrangements 
should be made through the planning and review process for 
attendance at these locations to be reported to the school. 
 
 
8.2 
Where the pupil/young person attends all of the components of the 
programme, attendance at school should be recorded as usual and 
other elements should be recorded as attendance out of school (coded 
“O” in E1, “OAT” in SEEMiS). 
 
 
8.3 
Where attendance at any component part of the flexible educational 
arrangement is problematic, this should be specifically addressed at the 
planned review. 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
Flexible Educational Arrangements  
 
Appendices
 
 
Appendix 1   
Approved Flexible Package - AFP 
Appendix 2   
Flexi-schooling Agreement – FSA  
Appendix 3    
Procedure for schools to initiate Home and Hospital  
 
 
 
Tuition (Pages 17-18) 
Appendix 3a   
Home and Hospital Tuition – Initial referral form – HTS1  
 
 
 
(Page 19) 
Appendix 3b  
Home and Hospital Tuition – Continuance referral form – 
 
 
 
HTS2 (Page 21) 
Appendix 3c   
Home and Hospital Tuition – Completion form – HTS 3  
 
 
 
(Page 23) 
Appendix 4   
Home Education:  Policy and Procedures  
 
 
 
Guidance for Education Service Staff (Pages 25-32) 
 
1.  
Introduction  
 
11 

2.  
Legislative Position  
3.  
Withdrawing a Child from School  
4.  
Procedures  
5.  
Exam Arrangements  
6.  
Support for Parents  
7.  
Children with Additional Support Needs  
8. 
Requests for Educational Maintenance Allowance  
9.  
Difficult to Contact Families  
10.   Child Protection Issues 
11.  Review of Guidance for Education Service Staff 
 
Appendix 4a 
Supplementary Information Sheets (Pages 33-47) 
 
SIS 1 
Leaflet for Parents/Carers  
SIS 2  
Educational Maintenance Allowance  
SIS 3 
Gypsy and Traveller Home Educated Families  
SIS 4 
Leaflet for Gypsy and Traveller Families  
SIS 5 
Health Service leaflet 
SIS 6 
Process Maps 1 - 3 
 
Appendix 4b 
Standard Letters (Pages 48-58) 
 
HE SL1  
Acknowledgement to Parents  
HE SL2 
Meeting Arrangements  
HE SL3  
Education Plan demand 
HE SL4  
Permission to withdraw: parents 
HE SL5 
Education Plan re-submission 
HE SL6 
Refusal to submit plan 
HE SL7 
Confirmation to Headteacher 
HE SL8 
Annual Education Plan  
HE SL9 
Annual Education Plan Reminder 
HE SL10 
Acknowledgement of Education Plan 
HE SL11 
Failure to comply – Education Act 1980
 
12 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
This page is intentionally blank
 
13 

Appendix 1/2 
 
The latest version of the flexible arrangement form that combines AFP and 
FSA forms can be found on FISH at the following location: 
 
http://fish.fife/fish/subjects/index.cfm?fuseaction=page.display&pageid=152
F6A26-A98A-C4F7-67A7BCE98DC0442D&subjectid=FA94672E-C54D-6B09-
82DDE644BE3D71D5 
 
 
 

 
14 

 
Appendix 3 
 
Home and Hospital Tuition 
Procedure for schools to initiate
  
 
When it has been established that the period of absence from school, due to 
illness or disability, is likely to exceed 15 days of continuous or 20 days of 
intermittent absence, the following process should be implemented. 
 
1.  The school completes the referral form HTS 1 for each pupil requiring tuition. 
 
(See Appendix 3a). All sections of this form must be completed before 
 
tuition will be approved.  It is the school’s responsibility to decide on the 
 
appropriate education input, pattern of tuition, the monitoring process and the 
 
identification of appropriate tutors.  It is important all staff have undergone 
 
Protection of Vulnerable Groups (PVG) checks so in cases of difficulty, please 
 
contact the Education Officer responsible for Home and Hospital Tuition.  
 
Tutors must be Fife Council Education Service employees and drawn 
 
from the school staff complement, the school teacher supply list or from the 
 
staff complement of local area schools. 
 
2.  Completed HTS 1 referral form is sent by the school to the Support Officer, 
 
Area Education Office, Rothesay House, Rothesay Place, Glenrothes, Fife
 
KY7 5PQ for approval by the Education Officer. 
 
3.  Following approval, the Support Officer will contact the school to confirm 
 
Home and Hospital can begin and will forward a Home and Hospital 
 
Tuition pack to the tutor(s) identified by the school on the referral form HTS 1.  
 
The school must have this approval before making arrangements to 
 
begin the tuition package. 
 
4.  The school must review the package for tuition within six weeks from the start 
 
date or earlier if the tuition comes to an end before this for example if the 
 
young person returns to school. This review should take into account reports 
 
received from tutors in order to ensure appropriate progression, as the school 
 
retains responsibility for the young person. 
 
5.  Where continuation of tuition is envisaged beyond twelve weeks from the 
 
start date, form HTS 2 ‘Referral for Continuance’ (Appendix 3b) must be 
 
completed and sent, with a School Liaison Group report/minute of meeting in 
 
the case of a secondary pupil(s) and/or medical information (certificate/letter) 
 
to the Support Officer who will contact the Education Officer for approval. 
 
6.  Following approval for continuing tuition, the Support Officer will contact the 
 
school to confirm the approved package of tuition. 
 
7.  In line with ‘Getting it Right’, the named person in school must liaise regularly 
 
with the tutor(s) to support the plan for the pupil(s) education and to review 
 
the educational progress of the pupil(s).  
 
8.  When tuition stops, the school must inform the Support Officer and complete 
 
Appendix 3c – HTS 3 – Home Tuition Completion Form. 
 
15 

 
If educational advice is required, please contact the Education Officer.  If 
advice about the administration process is required, please contact the 
Support Officer. 
 
Copies of Claim Forms for tutors are included the Home and Hospital Tuition 
Tutor Guidance Pack that is sent to tutor(s) by the Support Officer.  Travel 
Expense claim forms (TMC8(E)) can be obtained from the school office or by 
contacting the Support Officer.  The tutor(s) must complete and send these 
forms on the dates specified in the payroll schedule to the Support 
Officer for approval by the Education Officer.  Exemplars and full 
instructions are provided in the tutor(s) pack. Schools must offer 
support to tutor(s) to complete all claim forms timeously, electronically 
and accurately. This ensures prompt processing of tutor claims for 
payment.  

 
9.  For pupils who are hospitalised, either within or outwith Fife, it is the 
 
responsibility of the Named Person within school to liaise with parent/carers 
 
and with their agreement, to make contact with the hospital to discuss 
 
educational arrangements, if appropriate. 
 
 
If education is to be provided by the hospital education service, the Named 
 
Person in school should contact the Education Officer responsible for Home 
 
and Hospital Tuition to inform them. If the hospitalisation is long term, it is the 
 
responsibility of the Named Person to provide six weekly updates to the 
 
Education Officer with responsibility for Home and Hospital Tuition.    
 
 
 
16 


 
 
Appendix 3a 
 
HTS 1 
EDUCATION SERVICE 
HOME AND HOSPITAL TUITION - INITIAL REFERRAL FORM 
 
Please complete Parts I to IV and forward to the Education Area Office at e-mail address 
xxxxxxxxx.xxxxxxxx@xxxx.xxx.xx based in Rothesay House, Rothesay Place, Glenrothes, Fife, 
KY7 5PQ  Telephone No: 01592 583372  
*Boxes will expand as you type 
 
PART I
 
Pupil: 
 
Date of Birth: 
 
School: 
 
School Contact: 
 
 
PART II 
Reason for Request (School Liaison Group Minute/Report or Doctor’s certificate must 
accompany this form): 
 
 
PART III 
Name of Tutor 
E-mail Address 
Subject 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
PART IV 
Agreed Start Date: 
 
Review Date (4-6 weeks from start date or earlier if tuition ceases): 
 
Validated by: 
Name and Designation: 
 
 
PART V 
Authorised by Education Officer: 
 
Date: 
 
 
PART VI 
Date confirmed by Support Officer to School 
 
 
 

 
17 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
 
 
 

This page is intentionally blank 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
18 


 
 
Appendix 3b 
 
HTS 2 
EDUCATION SERVICE 
HOME AND HOSPITAL TUITION – CONTINUANCE REFERRAL FORM 
 
Please complete Parts I to IV and forward to the Education Area Office at e-mail address 
xxxxxxxxx.xxxxxxxx@xxxx.xxx.xx based in Rothesay House, Rothesay Place, Glenrothes, Fife, 
KY7 5PQ  Telephone No: 01592 583372  
*Boxes will expand as you type 
 
PART I
 
Pupil: 
 
Date of Birth: 
 
School: 
 
School Contact: 
 
 
PART II 
Reason for continuance of tuition beyond 12 weeks (School Liaison Group Minute/Report or 
Doctor’s certificate must accompany this form): 
 
 
PART III 
Name of Tutor 
E-mail Address 
Subject 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
PART IV 
Original Start Date: 
 
Next Review Date (Termly from start date or earlier if tuition ceases): 
 
Validated by: 
Name and Designation: 
 
 
PART V 
Authorised by Education Officer: 
 
Date: 
 
 
PART VI 
Date confirmed by Support Officer to School 
 
 
 
 
19 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
 

This page is intentionally blank 
 
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
20 

Appendix 3c   
 
 
 
 
 
 
 
 
HTS 3 
 
FIFE COUNCIL - EDUCATION SERVICE 
 
HOME AND HOSPITAL TUITION COMPLETION FORM 
 
 
When your period of tuition comes to an end, please return this form with your final 
expenses forms to the Education Area Office, Rothesay House, Rothesay Place, 
Glenrothes, Fife, KY7 5PQ Telephone number: 01592 583372   
 
 
Name of Tutor:  
 
 
Name of Pupil: 
 
  
Pupil's School: 
 
 
Date of Last Tuition Session: 
 
 
Tutor's Signature: 
 
 
Date: 
 
 
Parent(s)/Carer(s) Signature:  
 
 
Date:  
 
  
 
 
21 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
This page is intentionally blank
 
22 

Appendix 4 
 
Home Education: Policy and Procedures 
Guidance for Education Service Staff 
(Parent, in this document, refers to any parent/guardian//carer) 
 
 
1. 
Introduction 
 
 
This revised guidance is issued in response to Scottish Government 
 
guidance on the circumstances in which parents may choose to educate their 
 
children at home (2008). Fife Council guidance and the Scottish Government 
 
guidance should be read in conjunction with Section 14 of the Standards in 
 
Scotland’s Schools etc Act 2000 and the Education (Scotland) Act 1980.  
 
Relevant legislation is set out in Section 2 of the Scottish Government 
 
guidance. 
 
2. 
Legislative Position 
 
 
The legislative position is detailed clearly in the Scottish Government 
 
guidance and takes account of the UN Convention on the Rights of the 
 
Child - Articles 12 and 28, as well as Standards in Scotland’s Schools etc.  Act 
 
2000 - Sections 1 and 2, European Convention on Human Rights - Article 2 of 
 
Protocol 1, and The Education (Scotland) Act 1980 Sections 28, 30, 35, 37, 
 
135. 
 
 
As suggested in the Scottish Government guidance, characteristics of an 
 
efficient and suitable education may reasonably be expected to include: 
 
 
   
consistent involvement of parents or other significant carers; 
   
presence of a philosophy or ethos; 
   
the opportunity for the child/young person to be stimulated by 
 
their learning experiences; 
   
involvement in a broad spectrum of activities appropriate to the 
 
child/young person’s stage of development; 
   
access to appropriate resources and materials; 
   
the opportunity for an appropriate level of physical activity; 
   
the opportunity to interact with other children and adults. 
 
School education is changing with the introduction of the Curriculum for 
 
Excellence. It is not now primarily about prescriptive curriculum content or 
 
structures but, it is about focusing on the outcomes that learning and 
 
teaching will achieve for young people. This chimes well with the philosophy of 
 
many home educating parents, and local authorities may also find it useful to 
 
consider the principles which govern Curriculum for Excellence as 
 
characteristics of efficient and suitable education. 
 
To summarise, these principles are that every child: 
   
has opportunity to develop as a successful learner, effective 
 
contributor, confident individual and responsible citizen; 
   
knows they are valued and supported; 
 
23 

   
has opportunity to develop skills for learning, vocational skills and 
 
skills for life; 
   
has opportunity to develop a range of knowledge and skills that 
 
adds up to a general education; 
   
finds learning relevant and meaningful; 
   
is challenged and engaged by their learning. 
3.   
Withdrawing a Child from School 
 
 
Section 35 (1) of the Education (Scotland) Act 1980 states: 
 
Where a child of school age who has attended a public school on one or 
 
more occasions fails without reasonable excuse to attend regularly  at the said 
 
school, then, unless the Education Authority have consented to the withdrawal 
 
of the child from the school (which consent shall not be unreasonably 
 
withheld), his parent shall be guilty of an offence against this section. 
 
3.1  
As the Scottish Government guidance states at paragraph 3.3, parent(s) are 
not required to seek the consent of the Education Authority in order to home 
educate their child if: 
  their child(ren) has never attended a public school; 
  their child(ren) has never attended a public school in that Authority’s area; 
  their child(ren) is being withdrawn from an independent school; 
  their child(ren) has finished primary education in one school but has not 
started secondary education in another; 
  the school the child has been attending has closed. 
 
In the last two cases parent(s) may simply notify the authority that they intend 
to home educate. 
 
3.2  
Although there is no statutory duty on parent(s) to inform the local authority 
that they are home educating (if they do not require consent), Fife Council 
would encourage parent(s) in Fife, or moving to Fife, to make contact with the 
Education Service if they wish to discuss what support may be available. 
 
3.3  
If parent(s) alert the school to the fact that they are considering withdrawing 
their child(ren) from school in order to home educate, the parent(s) should be 
given an information leaflet (Appendix 4a) by the school. 
 
3.4  
If parent(s) still wish to withdraw their child(ren) from school and the 
circumstances do not fit into any of the exempt categories (see section 3.1), 
then the outlined procedure should be followed: 
 
  parent(s) should write to the Executive Director Education indicating their 
wish to withdraw their child(ren) from school and to provide home 
education. Depending on the circumstances, some parent(s) may start the 
process at this stage, without consulting the school;  
  if parent(s) do consult with the school, headteachers should make 
parent(s) aware that it is their responsibility to inform the Education Service 
that they intend to withdraw their child(ren) in order to provide home 
education 
  on receipt of such a written request from the parent(s), the request will be 
passed to the Education Officer for the child(ren) area for information and 
 
24 

action. The Education Officer should follow the procedures detailed in the 
Home Education Process Maps (Appendix 4a); 
  parent(s) do not have to give a reason for choosing home education when 
requesting to withdraw their child(ren) from school. 
 
3.5  
Occasionally, parent(s) may make a request to withdraw their child(ren) from 
school on a part time basis e.g. for the child(ren) to attend school only on 
certain days or for certain subjects.  Fife Council will consider each request on 
its own merit and would be keen to be supportive, when possible.  On pages 
3-10 of this Standard Circular guidance is provided on Approved Flexible 
Packages
 for pupils attending school part time, and guidance on Flexi 
Schooling
 arrangements.  Children educated under these arrangements, are 
enrolled in an Education Service school, and are therefore not considered to 
be home educated. 
 
4.   

Procedures 
 
(See also Home Education Process Maps, Appendix 4a) 
 
 
The aim should be to issue a decision within six weeks of the receipt of the 
 
original request to home educate. 
 
4.1  
The Education Officer will acknowledge receipt of the parent(s) request 
(Standard Letter HE SL1). An information pack will be sent to the parent(s) by 
the Education Officer detailing the procedures for home education. This will 
include the Leaflet for Parent(s)(Appendix 4a) and a Health Service Leaflet 
(Appendix 4a). 
  
 
 
Thereafter, the Education Officer must contact the child(ren’s) existing or 
previous school and check the Council information management systems to 
ensure that there is no existing evidence regarding care and welfare concerns, 
etc. (as detailed in section 3.3 of the Scottish Government guidance) which 
would indicate that consent should not be granted. 
 
 
Specifically, the following instances could lead to a refusal to grant the 
immediate home education application: 
 
 
 
Welfare and Safety 
 
  where a child(ren) has been referred to social work or the police for child 
protection reasons, and the matter is being investigated; 
  where a child(ren) is on the child protection register; 
  where a child(ren) has been referred to the reporter on care and protection 
grounds, and the referral is being considered; 
  where the child(ren) is the subject of a supervision requirement. 
  
 
4.2  
The Education Officer or assigned Education Service representative will then 
offer to meet with the parent(s) and child(ren) in a mutually convenient place 
(Standard Letter HE SL2). If parent(s) decline to meet, then contact will be 
established through written communication between the Education Officer and 
the parent(s).  
    
 
 
25 

4.3 
If the parent(s) request a meeting, the purpose of this would be to: 
 
  confirm the parent(s) intention to educate their child(ren) at home and 
clarify how they plan to provide an efficient education and meet any 
additional support needs, if applicable; 
  discuss the legal obligations of parent(s) who wish to provide home 
education; 
  outline the obligations of the education authority, including annual contact, 
where agreed; 
  advise parent(s) of the financial implications and the possible support 
offered to home educators; 
  take note of the child(ren’s) views, where appropriate. 
 
4.4 
All parent(s) must submit a year’s education plan outlining their proposals for 
their child(ren) prior to consent being given for home education. (Standard 
Letter HE SL3).    
 
4.5  
If no evidence exists of reasonable grounds to withhold consent, and parent(s) 
have provided some indication of their educational objectives and proposed 
resources, consent can be granted immediately. If consent is granted, the 
Education Officer should send the standard letter of confirmation (Standard 
Letter HE SL4) to the parent(s). Standard Letter HE SL7 should be sent to the 
school requesting that the Pupil Progress Record be forwarded to the relevant 
Area Education Office.   
 
  if the proposals for an efficient education are not well enough developed to 
enable the Education Officer to make a proper assessment, of whether or 
not to give permission for the child to be withdrawn from school, parent(s) 
will be requested to provide further, more detailed, proposals. (Standard 
Letter HE SL5); 
  if parent(s) do not provide an education plan, the Education Officer should 
write to the parent(s) using Standard Letter HE SL6
 
4.6  
The Education Officer will write on an annual basis to the parent(s) offering a 
review meeting and the opportunity to discuss progress on the education 
being provided. At the same time, the Education Officer will request an 
updated annual educational plan for the child(ren) for the year ahead, to 
ensure that education provided is efficient and suitable (see Scottish 
Government Guidance in section 2.2) using Standard Letter HE SL8
 
4.7  
This review process will be followed annually until the child(ren) reaches age 
16. 
 
On submission of each acceptable annual plan, the Education Officer will 
confirm with parent(s) by sending Standard Letter HE SL9.   
 
4.8  
If, following review there is reason to believe that an efficient education is not 
being provided or, an annual plan is not submitted, the Education Officer will 
send out a revised/updated standard letter (HE SL10).  On re-submission of 
the parent(s) proposals the Education Officer will judge whether their plan now 
meets effective education criteria and whether a confirmation letter can be 
sent to the parent(s). (HE SL9 revised/updated) 
 
 
26 

4.9  
Every effort should be made to resolve issues about provision in partnership 
with parent(s)/carer(s) and the child(ren). 
 
4.10   Should the arrangements still not result in the submission of an annual plan or 
an efficient education for the child(ren) despite every effort to resolve this, the 
Education Officer should send Standard Letter HE SL11
 
4.11   The parent(s) are allowed up to 14 days from receipt of letter HE SL11, to 
satisfy the authority about the suitability of arrangements they have made for 
the education of their child(ren). The parent(s) may choose to do this by 
meeting with the authority in person, or by supplying the information in writing. 
 
4.12   If the parent(s) still fails to satisfy the authority that an efficient education is 
being provided, the Education Officer, on behalf of the authority, will make an 
attendance order in respect of the child(ren) under Section 38 of the Education 
(Scotland) Act 1980. 
 
5.   

Exam Arrangements 
 
5.1  
Changes to assessment arrangements in schools and national qualifications 
mean that course work contributes to final assessments.  This means that 
these subjects are not available to external candidates unless an appropriate 
arrangement can be made with an approved centre which meets with the 
examining board’s requirements. Families who study for qualifications at home 
will need to: 
 
(i) 
contact the relevant examination board to find out about their 
 
requirements; 
 
(ii) 
register with an approved centre for their child to be presented  
 
 
for the qualification; 
 
(iii) 
pay a registration fee for each subject their child will take. 
 
Parent(s) may also consider approaching their local college if they wish their 
child to sit exams or to be presented for other similar assessments or 
qualifications, or they may consider correspondence or other distance learning 
courses. 
 
6.   
Support for Parents 
 
6.1  
Parent(s) who have received consent from the local authority to withdraw their 
child(ren) from school may at some point wish to access one or more of the 
Council’s support services, e.g. Service for Sensory Impairment, 
Psychological Service, Gypsy and Traveller Education. 
 
6.2  
In the first instance, they should make this request to their Education Officer 
rather than directly to the support service involved. 
 
6.3  
The Education Officer will discuss the request with the parent(s). They should 
be clear with the parent(s) that the Council has no obligation to provide 
financial or other support to families who have chosen to home educate. 
However, it would be reasonable to discuss requests and to be helpful where 
possible. 
 
27 

 
6.4  
The Education Officer should then consult with the relevant support service 
about the level and content of involvement which may be appropriate, bearing 
in mind resource implications. 
 
6.5  
The Education Service representative should then contact the parent(s) with 
the outcome of such a consultation and provide information for direct contact, 
where appropriate. 
 
Authorities are not legally obliged to provide any resources for home educated 
children.  However, Fife Council will be helpful with this where possible, 
particularly where there are minimal resource implications. 
 
 
The Education Service may be able to support home educating families  
 
by: 
  providing general advice; 
  allowing access to possible resources through negotiation; 
  providing access to Fife Council community and sports facilities on the 
same basis as for school children, 
  keeping home educating families informed about any projects, 
programmes or competitions which could be accessed by home educated 
children. 
 
Any home educating family who might be interested in any of the above 
should discuss it in the first instance with their Education Officer. 
 
7.  
Children with Additional Support Needs  
 
7.1  
The right to home educate applies equally where a child(ren) has additional 
support needs, and this should not be a reason to refuse consent to withdraw 
a child(ren) from school.  However, it is reasonable for the local authority to 
ask parent(s) how they propose to cater for their child(rens) additional needs 
at home. 
 
When considering the request for consent, or whether the education proposed 
is suitable, the appropriateness of the environment in which the child(ren) is to 
be educated may need to be considered.  With the agreement of the parent(s), 
an educational psychologist may be involved in assessing the proposed 
provision for a child(ren) with additional support needs. 
 
The Additional Support for Learning Act 2004 came into force in November 
2005.  This replaced the system for the assessment and recording of ‘special 
educational needs’ with a framework for additional support needs.  This term 
applies to any child or young person who, for whatever reason, requires 
additional support to benefit from education. 
 
While Fife Council is not responsible for the education of child(ren) or young 
people who are home educated, parent(s) of home educated child(ren) have 
the right to ask the education service to find out whether or not their child(ren) 
has additional support needs and to assess what level of support they might 
need.  A child/young person has similar rights.  The Council can choose to 
agree to this request, but is under no legal duty to do so, and also has no 
 
28 

statutory obligation to provide financial or other support for the education of 
child(ren) with additional support needs whose families choose to home 
educate. 
 
8.   
Requests for Educational Maintenance Allowance 
 
8.1  
At age 16, young people who are continuing to be home educated are eligible 
to apply for an EMA.  A contract (Appendix 4a) should be set up between the 
Education Officer (on behalf of the Authority), the parent(s)/carer(s) and the 
young person and passed to the EMA Support Officer, Rothesay House 
(01592 583220) 
 
8.2  
The EMA Support Officer would be responsible for sending the confirmation of 
an award of an EMA to the parent/young person (Appendix 4a). 
 
8.3  
The young people eligible for EMAs need to be known as home educated to 
the Authority prior to age 16, otherwise they should apply through local 
colleges. 
 
8.4  
The parent(s) should return the pro forma (Appendix 4a) for payments to be 
made on a fortnightly basis. 
 
8.5  
Bonus payments will be made in January and June each session. 
 
8.6  
Payments will cease at the end of summer term (July) after the young person 
reaches their eighteenth birthday. 
 
9.   

Difficult to Contact Families 
 
Where annual contact has been agreed and the Education Officer has 
difficulty in making this contact, the following steps should be taken until either 
contact is made or the list is exhausted. 
 
(i) 
Try to make contact by telephone. 
(ii) 
Try to make contact by letter. 
(iii) 
Send recorded delivery letter to family.  
(iv) 
Education Officer to contact other local services to do a local  
 
 
search. 
(v) 
Name passed to Children Missing in Education Team. 
 
10.    Child Protection Issues 
 

The parent(s) may choose to employ other people to educate their child(ren), 
although they themselves will continue to be responsible for the education 
provided.  They will also be responsible for ensuring that those they engage 
are suitable persons to have access to children, including by taking up 
appropriate references, or requesting that a Protection of Vulnerable Groups 
(PVG) check is carried out.  Further information about this is available from 
Disclosure Scotland. 
 
All children have a right to be protected from abuse and exploitation. They are 
entitled to grow up in an environment that is safe and parents have a 
 
29 

responsibility and right to provide adequate emotional and physical care.  All 
workers in Fife have a fundamental duty of care to children and young people. 
All agencies are committed to working in an open and collaborative way so 
that children in Fife will get the help they need when they need it. Agencies 
should be able to recognise the risks children face and be sufficiently 
resourced to access or provide support in the short and long term to children 
who have been harmed.  Where the Education Officer has any concerns 
relating to the protection or safety of a home educated child(ren), Fife 
Council’s child protection guidelines must be followed (see Standard Circular 
CWG1) and, where necessary, contact made with the relevant agency for 
example Social Services or Police Public Protection Unit. 
 
11.    Review of Guidance for Education Service Staff 
 
 
As a matter of good practice, this document will be regularly reviewed.  The 
 
views of a sample of home educating families will be sought and taken into 
 
account, with a view to further improving the guidance and strengthening Fife 
 
Council’s partnership with home educating families. 
 
30 


 
Appendix 4a 
 

SIS 1 - Leaflet for Parent(s) 
This box should be removed prior to sending 
to parents
 
 
 
Home Education   
 

 
Who is entitled to home educate their child(ren)? 
 
Any parent(s) can choose to do this as long as they provide an efficient education which is 
suitable for the age, ability and aptitudes of the child(ren). 
 
What kind of education do parent(s)need to provide? 
 
Any parent(s) who choose to educate their child(ren) at home do not have to follow the 
school curriculum. However, they do need to demonstrate that they are providing an 
education which is suitable for the child(ren), with appropriate variety, resources and access 
to other children. It is the responsibility of the parent(s) to provide the curriculum and 
resources and to meet any costs associated with this. 
 
What about formal qualifications? 
 
There is no legal requirement for young people to take a particular set of qualifications. 
However, parent(s) educating their child(ren) at home can make arrangements for their 
child(ren) to sit formal exams, for example through their local college. The parent(s) are 
responsible for any costs associated with this. 
 
How does a parent(s) go about withdrawing their child(ren) from school to educate 
them at home? 
 
In the first instance the parent(s) should write to the Executive Director, Education & 
Learning Directorate, Rothesay House, Rothesay Place, Glenrothes, Fife, KY7 5PQ 
informing them that they wish to withdraw their child(ren) in order to educate them at home, 
and asking for consent to do this. 
 
What happens next? 
 
Parent(s) will be given the opportunity to meet with Education Directorate staff to give them 
the opportunity to set out how they plan to educate their child(ren) at home. Alternatively, 
parent(s) should provide written information in relation to their plan for their child(ren’s) 
education (see section 5 of the Scottish Government guidance). Parent(s) will receive a letter 
informing them whether the request can be granted or whether further information will be 
needed. If consent is given, the child(ren’s) name(s) will be removed from their school roll 
and from that time the parent(s) are responsible for providing their child(ren) with an efficient 
education. Fife Council would seek at all stages to allow a child(ren) to have the opportunity 
to express their view. If consent is not given, the Council must be clear about why the 
request has been refused. 
The parent(s) will be given the opportunity to address the grounds on which it has been 
refused and to resubmit their request if they wish. 
 
 
 

 
31 

What level of contact is there between the Council and home educating families? 
 
Parent(s) educating their child at home will have a named contact within the Education 
Directorate who will make contact with the family on at least an annual basis and offer to 
meet with them to discuss the educational provision in place. The child(ren’s) views would 
also be sought. A copy of the plan will be kept by the Education Directorate. If there are 
concerns about the education in place, more frequent contact and support may be needed. 
In situations where concerns have been identified and the parent(s) has had the opportunity 
to improve matters and have not done so, the Council can make an attendance order. This 
allows the parent(s) up to fourteen days to provide the Council with information to satisfy 
them about the quality of education on offer. If this is not done, the child(ren) will be expected 
to return to school. 
 
What if the child(ren) has additional support needs? 
 
A parent(s) right to educate their child(ren) at home is not changed if their child(ren) has 
additional support needs. However it is reasonable for the Council to ask the parent(s) how 
they plan to cater for their child(ren’s) needs at home. With the agreement of the parent(s), 
an educational psychologist may be involved in assessing the provision the parent(s) plan to 
make. The Council has no obligation to provide financial or other support for children with 
additional support needs who are home educated. 
 
If you would like information about this leaflet in a language other than English, please 
contact your school. 
 
For Further information 
If you want more information on home education, please contact the Education and Learning 
Directorate on:  
 
03451 55 00 00 and ask for the Education Officer for your local area. 
 
The Scottish Government guidance on the circumstances in which a parent(s) may choose to 
home educate their child(ren) can be found on the Scottish Government web site at: 
www.scotland.gov.uk/Publications/2007/12/17133313/0 
 
Useful contacts:- 
Schoolhouse Home Education Association 
PO Box 18044, Glenrothes, Fife, KY7 9AD 
Tel. 01307 463120  www.schoolhouse.org.uk 
 
Education Otherwise 
PO Box 325, Kings Lynn, PE34 3XW 
Tel. 0845 4786345  www.education-otherwise.org 
 
Home Education Advisory Service 
PO Box 98, Welwyn Garden City, Herts, AL8 6AN  www.heas.org.uk 
 
Disclosure Scotland 
PO Box 250, Glasgow, G51 1YU 
Tel. 0141 282 5000 
Fax 0171 282 5050  www.disclosurescotland.co.uk 
 
Learning and Teaching Scotland 
The Optima, 58 Robertson Street, Glasgow, G2 8DU 
Tel 0870 609 6006 
Fax 0870 609 6996  www.ltscotland.org.uk 
 
 
32 

Scottish Government Education Directorate 
Educational Options Team, Victoria Quay, Edinburgh, EH6 6QQ 
Tel 0131 556 8400  www.scotland.gov.uk 
 
The Scottish Qualifications Authority (SQA) 
The Optima, 58 Robertson Street, Glasgow, G2 8DQ 
Tel. 0845 279 1000  www.sqa.org.uk 
 
 
 
 
 
 
33 


Appendix 4a 
 
Home Education SIS 2 – EMA Forms – Young Person 
 
This form should be pasted in to the Council standard letter 
format.
 
 
 
EMA Learning Agreement 
  
DECLARATION 
 

Part 1   
To be Completed by the YOUNG PERSON 
 
 
 
I (name in block capitals)  
 
 
accept the offer of the EMA made to me by Fife Council Education & Learning Directorate on  
(date)                                               and the terms and conditions attached thereto.    
 
I understand that: 
 
o  I must ensure that the requirements of the study programme are met.  
 
 
Signed (Young Person)  
 
Date  
 
All information is held in compliance with the Data Protection Act 1998. 
 
 
  To be Completed by PARENT 
 
I hereby confirm that the above named young person has agreed to comply  with the terms 
and conditions of Fife Council’s policy on Education Maintenance Allowance.  
 
Signed  
Date  
 
Print Name  
 
Fife Council Education & Learning Directorate 
EMA Unit 
Rothesay House 
Rothesay Place 
Glenrothes 
Fife KY7 5PQ 
 
34 


 Appendix 4a 
Home Education 
SIS 2  – EMA Forms – Parent 
This form should be pasted in to the Council standard 
 
letter format. 
 
 
 
 
Part 2  To be completed by PARENT 
 
 
Young person’s name  
 
Date of Birth  
 
Address 
 
  
 
 
 
 
My son/daughter (by signing the declaration at the end of this form), has agreed to adhere to 
the  following  terms  and  conditions  in  relation  to  the  Council’s  policy  on  Education 
Maintenance Allowances.  
 
 
Course of Study 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
 
 
 
 
Signature ______________________ 
 
 
 
Print Name    
 
 
 
 
 Date  
 
 
 
 
 
 
 
A fortnightly return should be sent to the EMA unit by the parent. 
 
35 


Appendix 4a 
Home Education SIS 2 – EMA Forms – Letter to young 
person
 
 
 
 
This form should be pasted in to the Council standard letter 
 
format. 
 
 
 
 
Dear (Name of young person) 
 
EDUCATION MAINTENANCE ALLOWANCES (EMA) – SESSION (        ) 
 
Now that you have been awarded an Education Maintenance Allowance, it is in your own 
interest to read these notes carefully and to comply with the instructions. 
 
Failure to do so may result in delays or suspensions to your payments.  
 
You have been granted an EMA as shown in the letter of award.  The award is made subject 
to the conditions below.  
 
CONDITIONS 
 
1. 
You must have a completed Education Maintenance Allowance Learning Agreement 
signed by you and your parent 
2. 
The award will continue to be paid only if reports on your attendance, behaviour, work 
and progress are satisfactory. 
3. 
You should not be in receipt of any other maintenance award from any source.  
4. 
You must agree that any overpayment can be recouped in full or in part from 
subsequent EMA payments.  
 
The EMA is a weekly amount, paid fortnightly, 2 weeks in arrears following the last date of 
the attendance period.   
NB. If you change your bank account you must inform this office in writing at least 14 
days in advance of the payment date.  
 
Should you wish to appeal against the allocation or non-payment of the award, you should do 
so in writing, stating your reasons for appeal, to the Executive Director, Education & Learning 
Directorate, Rothesay House Rothesay Place, Glenrothes, KY7 5PQ. 
 
Special attention is drawn to the fact that application for EMA’s must be made annually on 
the prescribed form each year.  Renewal will be considered only if the reports on meeting 
your achievements are measured by your Learning Agreement are satisfactory.  
 
If you have any queries, please contact the Education & Learning Directorate on 
(01592)583220. 
 
 
Yours sincerely 
 
 
 
 
Executive Director, Education & Learning Directorate 
 
 
 
36 


 
Appendix 4a
 
Home Education 
SIS 2  – EMA Forms – Parent  – Fortnightly Report
 
 
This form should be pasted in to the Council standard letter format. 

 
 
 
 
Fortnightly Report 
 
 
  To be Completed by PARENT 
 
 
 
Young person’s name  
 
Date of Birth  
 
Address  
 
 
 
The terms and conditions of the Education Maintenance Allowance Learning Agreement  
 
Have been met   
Have not been met   
 
 
Period from                                              to  
 
Signed  
Parent 
 
Date  
Print Name  
 
Signed  
Young Person 
 
Date  
 
 
 
 
 
Please return to -  
Fife Council Education & Learning Directorate 
 
EMA Unit 
 
Rothesay House 
 
Rothesay Place 
 
Glenrothes 
 
Fife, KY7 5PQ 
 
37 


Appendix 4a 
Home Education 
SIS 3  – Gypsy and Traveller Home Educated 

 
Families – Headteacher/EO advice 
 
 
Advice for Headteachers 
 
If a family, known to be Gypsy/Travellers, expresses their intention to withdraw their 
child(ren) from school in order to home educate, the Headteacher should: 
 
o  explain that Fife Council has no provision for sending tutors to the child(ren’s) home 
and that you will ask a member of the Gypsy and Traveller Education staff to contact 
the family to offer advice; 
 
o  contact the Gypsy and Traveller Education Team (GATE)  VOIP 442126. 
 
 
   
  Guidance for Education Officers 
   
  Please contact Gypsy and Traveller Education Team at the earliest stage of a 
  family expressing their intention to home educate. 
   
  Support which may be offered by Traveller Education staff: 
   
 
o  background information on the child(ren) who have never been in school; 
 
 
 
o  visit the family to ensure they understand their responsibilities when 
 
choosing to home educate; 
   
 
o  offer termly support to the family in drawing up an education programme for 
 
their child(ren); 
   
 
o  be able to suggest some resources designed specifically for Gypsy and 
 
Traveller families;  
   
 
o  be able to offer distance learning packages for families who will be travelling 
 
for shorter periods;  
   
 
o  maintain contact with the family and offer ongoing support.  
 
 
Occasionally, families who have initially chosen to home educate, may enrol their child(ren) 
into mainstream schools once they have developed a trusting relationship with Gypsy and 
Traveller Education Team staff. 
 
Many teenage Gypsy/Travellers do not attend secondary school.  It is important to realise 
that if the family feels intimidated by home visits, they may simply disappear, often 
withdrawing younger siblings from primary school.  
 
 
 
 
 
 
38 




Home Education 
 
SIS 4  – Leaflet for Gypsy and Traveller Families 
 
 
 
 
 
 
            
           Appendix 4a 
 
Traveller Education may: 
 
 
 
Home and School 
 Meet you on a termly basis to offer support   
 
 
 
 

Education: 
 
 Recommend resources that you may wish to use 

Information for Gypsy and 
 
 Organise a visit to the Glenrothes Education Centre where  
Traveller Families  
 
   you can borrow education resources 
 
 Give you advice about support groups 
 
 Include your child in Teenage Traveller Projects 
 
 
 
We do not offer individual tuition at home 
 
 
 
Additional Support 
 
If your child has additional support needs it may be  
 
possible to get advice from Fife Council. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Useful Contacts: 
 
 
Gypsy and Traveller Education 
 
 
Jennifer Allan 
 
 
Tel. No. 03541 55 55 55 Ext. 442126 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
39 


 
 
 
Home Education 
 
SIS 4  – Leaflet for Gypsy and Traveller Families 
 
 
 
   Appendix 4a
 
Parental Responsibility 
Home Education 
 
 
 
 
It is the parent’s responsibility to ensure that their child(ren) is educated.  
Some parents choose to home educate their child(ren). 
Most parents do this by sending their child(ren) to a local authority school 
 
where they receive an education which is broad and balanced in the early 
If you choose to home educate, you will be responsible for providing 
years, but which allows the child(ren) to choose the subjects they wish to 
everything that your child(ren) needs; books, paper, pens, and a place to 
study to exam level in S3 and S4.  
work.  
 
 
Children’s Rights 
You should have a clear idea about what you are teaching your child(ren), but 
 
do not have to follow the curriculum as it is taught in the school.  
All children have a right to an education that will prepare them for an 
 
active and responsible adult life. 
You might like to think about how easy it would be for your child(ren)  to return 
 
to a mainstream school if they felt that this was the right thing to do later on.  
Children have the right to have their voice heard when decisions are made 
 
that affect their future.  
Fife Council’s Responsibility 
 
 
Parental Rights 
Fife Council has a statutory duty to ensure that all children within the Council 
 
area are being educated.  If you have chosen to home educate, you will be 
Parents have the right to choose the type of education that they want their 
offered the opportunity to meet a representative of the Education Service to 
child(ren) to have, but should take the child(ren’s) view into account.  
discuss an educational programme.  
 
 
How can Gypsy and Traveller Education support your child(ren) in 
Educating your child(ren) at home 
school? 
 
 
 
you can contact Gypsy and Traveller Education for advice; 
We can help you to: 
 
if you are taking your child(ren) out of a Fife school, you will need to 
 
enrol your child(ren); 
ask the Executive Director (Education) for permission to do so;  
 
fill out forms; 
 
if your child(ren) has never attended a school in Fife or is moving 
 
arrange transport. 
from primary to secondary school then you should still let the 
We can help your child(ren): 
Executive Director (Education)  know that you intend to home 
 
by supporting them in school; 
educate your child(ren); 
 
by supporting you and your child(ren) in meetings with the 
 
the Education Service will then offer to meet with you and explain the 
school. 
home education process to you in detail and give you further 
We can help your child(ren’s) school: 
information;  
 
understand Gypsy and Traveller lifestyle and culture; 
 
At this time, you can discuss your planned programme of education.  
 
by providing distance learning packs for short-term periods of 
travel. 
 
 
40 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
This page is intentionally blank

 
41 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Appendix 4a 
 
 
 
Home Education: 
 
Policy and Procedures 
 
 
 
Health Information 
 
 
for Children receiving  
 
Home Education (SIS 5) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Information regarding immunisation programmes and any 
health concerns please contact your local Health Centre. 
 
 
 
 
42 


 
 
 
SIS 6  – Process Map 1 
 
Home Education:  Guide for Education Officers 
 
- where consent is required to withdraw a child(ren) from school for Home Education  
 
 
Appendix 4a 
 
The  se procedures should be followed where a child(ren) meets the consent required criteria set out 
below. 
 
If issues arise which fall outwith the process steps set out below, the EO should contact the EO 
 
responsible for Home Education for further advice.  
 
Initially, parent(s) may write to Executive 
Parent(s) requests to withdraw their child(ren) from Education Authority 
Director of Education 
education 
 
Consent required: criteria 
Child(ren) is/has been enrolled in a Fife primary or secondary school 
or has been enrolled in a Fife primary/secondary having moved from another Authority 
or has been enrolled and is within a Flexi-schooling or an Approved Flexible Package 
arrangement  
 
 
Consent is required to withdraw the child(ren) from Education Authority educational provision 
 
 
Section A 
 

EO sends letter to the parent(s) acknowledging receipt of request to withdraw child(ren) from school provision 
 
(HE SL1) . 
2     EO sends letter to parent(s) requesting meeting and education plan (HE SL2). 
3     If parent(s) refuses a meeting, the EO should ensure that the parent(s) submits an education plan (HE SL3). 
4     If parent(s) submits an education plan which complies with the criteria under the legislation, the EO should write   to 
 
the parent(s)  to confirm that permission has been granted and to remind the parent(s) that plans are required  
  
 
each year (HE SL4). 
5     If parent(s) submits an education plan which does not comply with the criteria within the legislation, the EO should  
      write to the parent(s)  to request an improved plan (HE SL5). 
6     The EO must judge whether the parent(s) has fulfilled the requirements under the law and either send out (HE SL4)  
       confirming that permission has been granted or send a further letter requesting another improved plan - revised  
       version of (HE SL5). 
7     If parent(s) refuses to send an education plan, the EO must write to the parent(s) to further request the plan and to  
       advise that this is a requirement of the legislation (HE SL6) – depending on the parental response, the EO should  
       then follow steps 4 – 7 above. 
8     If permission has been granted, the EO must ensure the child(ren’s) details are added to the database for Home 
 
Education.  The database records details of address, age, date permission   was granted and date for next 
 
education plan to be submitted, etc.  The confirmation letter (HE SL7) should be forwarded to the child(ren’s) 
 
current head teacher, detailing the date from which the child(ren) can be removed from the school roll and 
 
requesting the child(ren’s) PPR to be sent to the appropriate Area Education Office.   
9     Annually, the EO should write to the parent(s) requesting a meeting and/or a new education plan for the forthcoming  
       year (HE SL8).  If parent(s) refuses to meet or submit a new education plan, the EO should send a 
 
further request asking the parent(s) to submit an education plan in compliance with the law (revised HE 
 
SL10). This continues until the child(ren) reach the age of16. 
10  If parent(s) fails to comply to submit a plan the EO should follow Process Map 3 in Appendix 4b.  
  
 
 
   
 
43 
 


 
 
 
SIS 6  – Process Map 2 
 
Home Education:  Guide for Education Officers 
 
- where consent is not required to withdraw a child from 
 
school for Home Education  
 
Appendix 4a 
1  There is no parental obligation to inform the Education Authority of their intention to withdraw their child(ren) from 
 
school provision if the child(ren) meets the no consent required criteria below.  
2  Where children have not registered in an Authority school (primary/secondary) or have moved in from another 
 
area, etc, the Authority may not be aware of these children and will be unable to perform a scrutiny role. 
 
If issues arise which fall outwith the process steps set out below, the EO should contact the EO responsible for 
 
Home Education for further advice.  
3   Where the Education Authority is aware of a child in this category, the Education Officer should follow the 
 
procedure within Section A as the Authority still has a requirement under the law to ensure the child(ren) is being 
 
provided with a suitable and efficient education. 
 
  
 
Where a parent requests to withdraw their child from Education Authority 
Initially, parent(s) may write to 
ed
 ucation or the Authority is alerted to a child not in the school system 
Executive Director of Education 
 
 
 
 
No consent required: criteria 
 
Child has never attended a primary or secondary school in the Education Authority 
 
area  
or child has attended a school in another Education Authority area only 
 
or child completed primary school to end P7 but has never attended a secondary 
 
school 
 
or child attended a school which has now closed 
or child is being withdrawn from an independent school 
 
 
No consent is required to withdraw the c  
hild from Education Authority educational 
provision 
Section A 
 
1   EO sends letter to parent acknowledging receipt of request to withdraw child from school provision (HE SL1) or    
     sends out an initial request for a meeting and education plan (revised HE SL2) when no written request has been  
     forwarded by the parent. 
2   EO sends letter to parent requesting meeting and education plan (HE SL2) 
3   If parent refuses meeting, the EO should ensure that the parent submits an education plan (HE SL3) 
4   If the parent submits an education plan which complies with the criteria under the legislation, the EO should write to the 
 
parent to confirm that permission has been granted and to remind the parent that plans are required each year (HE 
 
SL4). 
5   If the parent submits an education plan which does not comply with the criteria within the legislation, the EO should  
     write to the parent to request an improved plan (HE SL5). 
6   The EO must judge whether the parent has fulfilled the requirements under the law and either send out (HE SL4)  
     confirming that permission has been granted or send a further letter requesting another improved plan - revised  
     version of (HE SL5). 
7   If the parent refuses to send an education plan, the EO must write to the parent to further request the plan and to  
     advise that this is a requirement of the legislation (HE SL6) – depending on the parental response, the EO should  
     then follow steps 4 – 7 above. 
8    If  permission has been granted, the EO must ensure the child’s details are added to thedatabase for HomeEducation.  
 
The database records details of address, age, date permission was granted and date for next education plan to be 
 
submitted, etc.  The confirmation letter (HE SL7) should be forwarded to the child’(ren’s) current head teacher, detailing 
 
the date from which the child can be removed from the school roll  and requesting the child’s PPR be sent to the 
 
appropriate Education Area Office.    
9    Annually, theEO should write to the parent requesting a meeting and/or a new education plan for the forthcoming 
 
fyear (HE SL8). If the parent (s) refuses to meet or submit a new education plan, the EO should send a further 
 
request  (HE SL10. 
10  If parent(s) fails to comply to submit a plan the EO should follow Process Map 3 in Appendix 4b.   
 
44 
 


 
SIS 6  – Process Map 3 
 
Home Education:  Guide for Education Officers 
 
- where the parent(s) fails to satisfy that a suitable and efficient 
 
education can be/is being provided 
 
 
 
 
Appendix 4b 
The EO should follow the following procedures if the parent(s) fails to satisfy that a suitable and efficient 
education can be/is being provided. 
The parent(s) should be given reasonable opportunities to provide sufficient evidence to support their 
request for withdrawal from Authority educational provision. 
 
 
 
 
 
 
 
The Education Officer will have followed steps 1, 2, 3 and 5 within Process Maps 1 and 2  
 
 
 
 
 
The Education Officer should now follow the procedures set out below in Section B 
Section B 
 
1   If the EO has given the parent(s) the opportunity in steps 2, 3, 5 and 6 to provide an efficient  
  and suitable education plan, a letter should be sent out detailing the parent(s) obligations under  
    Section 38 of the 1980 Education Act (HE SL11).  This provides the parent(s) with 7–14 days to  
     reply and to satisfy the Authority that an efficient and suitable education plan will be provided by  
     the parent(s). 
2   If the parent(s) complies with (HE SL11), the EO should write to the parent(s) confirming that the  
     request to withdraw from Authority educational provision has been granted (revised HE SL4) 
3    If parent|(s) does not satisfy the Authority that a suitable and efficient education can be/will be 
    provided by the parent(s), the EO must make an Attendance Order and have this served on  
    the parent(s). 
4   If the parent(s) asks for support in compiling the education plan, the EO will need to judge how  
     best to provide the parent(s) with help and advice and may need to seek further advice from the  
     EO responsible for Home Education (strategic remit). 
5   If the parent(s), having received suitable support and advice still fails to comply with the  
 
   legislation, the EO should make an Attendance Order under the provisions of the 1980 Education 
  Act.  
    
 
 

 
 

 
   
 
45 
 


 
 
Appendix 4b 
Home Education 
Standard Letter HE SL1  – Acknowledgement to Parent(s) 
 
This letter should be pasted in to the Council standard letter format. 
 
 
 
 
 
 
Dear (Name of Parent(s))  
 
HOME EDUCATION: (Child(ren’s) Name(s) and DOB) 
 
Thank you for your letter dated (       ), requesting the withdrawal of your child(ren’s) name(s) 
from (school name) 
 
Your request is receiving our attention and you will be contacted in due course. 
 
A meeting will be offered to discuss your request and you wil  be required to submit a year’s 
education plan to satisfy the Scottish Government’s criteria for an “efficient and suitable 
education”. 
 
Please find enclosed leaflets on home education from the Education & Learning Directorate 
and the National Health Service for your information. 
 
Yours sincerely 
 
 
 
 
Education Officer 
 
 
 
 
Enc  Education Service Leaflet for Parent(s), Health Service Leaflet for Parent(s) 
 
 
 
 
 
Copy to (Name), Headteacher (School) 
 
 
46 
 


 
Appendix 4b 
 
Home Education 
Standard Letter HE SL2  – Meeting arrangements 
This letter should be pasted in to the Council standard letter format. 
 
 
 
 
 
Dear (Name of Parent(s)) 
 
HOME EDUCATION: (Child(ren’s) Name(s) and DOB) 
 
Further to my letter of acknowledgement, I am writing to offer to meet with you at a mutually 
agreed venue, to discuss your intention to home educate. 
 
At the meeting, you will need to provide evidence of your education plan for your child(ren) 
for the coming year.  You are required to satisfy the Education Authority that you plan an 
“efficient and suitable education” for your child(ren), according to the Scottish Government’s 
guidelines. Details of what is required are available on the Scottish Government’s website - 
www.scotland.gov.uk/Publications/2007/12/17133313/0  
 
The Education & Learning Directorate wishes to work in partnership with home educating 
families.  If convenient, I would like to meet you on (day/date/time) in (venue).  I would be 
grateful if you could confirm that the date/time/venue suggested are suitable. 
 
If you decide not to meet, you will still be required to submit a year’s educational plan for 
your child. 
 
Please contact me by contacting (name of admin person and telephone number) to confirm 
your attendance or to suggest alternative arrangements for submitting your plan. 
 
Yours sincerely 
 
 
 
 
Education Officer 
 
 
 
 
 
Copy to (Name), Headteacher (School) 
 
47 
 


 
Appendix 4b 
Home Education 
Standard Letter HE SL3  – Education Plan demand 
This letter should be pasted in to the Council standard letter format. 
 
 
 
 
 
Dear (Name of Parent(s)) 
 
HOME EDUCATION – (Child(ren’s) Name(s) and DOB) 
 
Further  to  my  previous  letter  regarding  your  request  to  withdraw  your  child(ren)  from 
Education  Authority  educational  provision,  I  would  now  ask    that  you  submit  your  year’s 
education plan for your child(ren). 
 
Your plan can be sent in writing (by post to the address on this letter) or e-mailed to me at 
(EO’s  e-mail  address).  I  am  unable  to  make  progress  with  your  request  until  I  have 
examined the education plan for your child(ren). 
 
I  have  set  out  below  the  areas  you  will  need  to  address  to  comply  with  the  Scottish 
Government’s legislation. 
 
Please do not hesitate to contact me should you require further assistance. 
   
Yours sincerely 
 
 
 
Education Officer 
 
 
Copy to (Name), Headteacher (School) 
 
 
 
Suggested characteristics of ‘Efficient’ and ‘Suitable’ education:- 
 
6.2 
In their consideration of parents’ provision of home education, education authorities 
may reasonably expect the provision to include the following characteristics: 
 
  consistent involvement of parents or other significant carers; 
  presence of a philosophy or ethos (not necessarily a recognised philosophy), with 
parents  showing  commitment,  enthusiasm,  and  recognition  of  the  child’s needs, 
attitudes and aspirations; 
  the opportunity for the child to be stimulated by their learning experiences; 
  involvement in a broad spectrum of activities appropriate to the child’s stage of 
development;  
  access to appropriate resources and materials; 
  the opportunity for an appropriate level of physical activity;  
  the opportunity to interact with other children and adults.  
 
48 
 


 
Appendix 4b 
Home Education 
Standard Letter HE SL4  – Permission to Withdraw:Parent(s) 
This letter should be pasted in to the Council standard letter format. 
 
 
 
 
 
Dear (Name of parent(s)) 
 
HOME EDUCATION: (Child(ren’s) Name(s) and DOB) 
 
Further to your request to withdraw your child(ren) from Education Authority educational 
provision, I write to confirm that (child(ren’s) name) is now being home educated under your 
care and responsibility, as from the date of the meeting.   
 
The consent to withdraw your child(ren) from school is given under the terms of the 
Education Scotland Act (1980) and in conjunction with Section 14 of the Standards in 
Scotland’s Schools etc. Act 2000. 
 
I would be grateful if you could contact me if there are any changes in circumstance, 
particularly if you wish to re-enrol (child(ren’s) name) at school again. 
 
I would also wish to remind you that you must submit an educational plan on an annual basis 
to meet the Scottish Government’s requirement for a ‘suitable and effective education’.  
 
 
Yours sincerely 
 
 
 
 
Education Officer 
 
 
 
Copy to: 
(Name) Headteacher (School) 
 
49 
 


 
 
Appendix 4b 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Home Education 
Standard Letter HE SL5  – Education Plan re-submission 
This letter should be pasted in to the Council standard letter format
 
 
 
 
 
Dear (Name of Parent(s)) 
 
HOME EDUCATION – (Child(ren’s) Name(s) and DOB) 
 
Further  to  your  request  to  withdraw  your  child(ren)  from  Education  Authority  educational 
provision, I have examined your year’s education plan for (name(s) of child(ren)). 
 
Unfortunately, under the terms of the Scottish Government’s legislation, your plan does not 
meet the criteria for an “efficient and suitable education”.   
 
I would ask that you re-submit a proposal for improvement to me. If the proposal meets the 
criteria  for  an  efficient  and  suitable  education,  I  wil   write  to  inform  you  of  the  Authority’s 
decision.  
 
Should you require any advice at this stage, please do not hesitate to contact me. 
 
Yours sincerely 
 
 
 
 
Education Officer 
 
 
 
 
 
 
 
Copy to: 
(Name) Headteacher (School) 
 
50 
 


 
Appendix 4b 
Home Education 
Standard Letter HE SL6  – Refusal to submit plan 
 
This letter should be pasted in to the Council standard letter format. 
 
 
 
 
Dear (Name of Parent(s)) 
 
HOME EDUCATION – (Child(ren’s) Name(s) and DOB) 
 
Further  to  your  request  to  withdraw  your  child(ren)  from  Education  Authority  educational 
provision,  I  would  remind  you  that  you  that  you  must  submit  a  year’s  education  plan  to 
ensure compliance with the Scottish Government’s requirement for an “efficient and suitable 
education” for (name of child(ren)). 
 
The education plan is a requirement of the legislation that enables parent(s) to withdraw their 
child from Education Authority provision.  I will not be able to progress your request without 
submission of your education plan. 
 
I would ask that submit a proposal to me as soon as possible.  
 
If the proposal meets the criteria for an efficient and suitable education, I will write to inform 
you of the Authority’s decision.  
 
Should you require any further advice at this stage, please do not hesitate to contact me. 
 
Yours sincerely 
 
 
 
 
Education Officer 
 
 
 
 
Copy to: 
(Name) Headteacher (School) 
 
51 
 


 
 
Appendix 4b 
Home Education 
Standard Letter HE SL7  – Confirmation to Headteacher 
 
This letter should be pasted in to the Council standard letter format. 
 
 
 
 
 
Dear (Name of Headteacher) 
 
HOME EDUCATION: (Child(ren’s) Name(s) and DOB) 
 
Further to a request from (name of parent(s))/carer of the above child(ren), consent has 
been given for (child(ren’s) name(s)) to be withdrawn from the school roll. 
 
I would be grateful if (name of child(ren’s) name could be removed from the school register 
as from (date of meeting).  I would also request that the Pupil’s Progress Record(s) 
(PPR(s)), including final/recent progress reports, be updated and sent to me at the address 
below.  
 
Annual contact with the home, to monitor progress, will be the responsibility of the (name) 
Education Area Team.  
 
If, at some time in the future, the pupil(s) re-registers at your school, please inform this 
office.  
 
Yours sincerely 
 
 
 
 
 
Education Officer 
 
52 
 


 
Appendix 4b 
Home Education 
Standard Letter HE SL8  – Annual Education Plan  
 
This letter should be pasted in to the Council standard letter 
 
format. 
 
 
 
Dear (Name of Parent(s)) 
 
HOME EDUCATION: (Child(ren’s) Name(s) and DOB) 
Annual Education Plan  
 
Fife Education & Learning Directorate, under the terms of the Education Scotland Act (1980) 
and in conjunction with Section 14 of the Standards in Scotland’s Schools etc. Act 2000, 
granted permission for your child(ren) to be home educated. 
 
Within the provisions of the above legislation, the parent(s) are required to provide an annual 
plan to the Education Service detailing the educational provision envisaged for their 
child(ren) for the year ahead.  The educational plan can be in written, electronic or recorded 
form and should be submitted to me at the above address no later than (date of education 
plan submission to EA). 
 
It is often helpful to discuss educational plans in advance of final submission and I would ask 
you to make contact with me to arrange an opportunity to meet and discuss the plan(s) you 
have for your child(ren).  Whilst a meeting is not a requirement, it can be very helpful to 
parents who are seeking continuing advice in areas concerning the education of their 
children. 
 
Please do not hesitate to contact me should you require further clarification of the above. 
    
Yours sincerely 
 
 
 
 
 
Education Officer 
 
 
 
 
Copy to: 
(Name) Headteacher (School) 
 
53 
 


 
 Appendix 4b 
Home Education 
Standard Letter HE SL9  – Acknowledgement of 
submission of annual plan continuing home education
 
 
This letter should be pasted in to the Council standard letter 
 
format. 
 
 
 
 
Dear (Name of Parent(s)) 
 
 Home Education: (Child(ren’s) Name(s) and DoB) 
 
I am writing to acknowledge receipt of your educational plan(s) for (child(ren’s) name(s)) for 
the forthcoming year. 
 
The plan(s) complies/comply with the Scottish Governments legislation that you are 
providing an ‘efficient and suitable’ education for your child(ren) and therefore you will 
continue to be responsible for home educating (child(ren’s) name(s)). 
 
The Education & Learning Directorate wishes to work in partnership with home educating 
families so if you wish advice, please do not hesitate to contact me. 
 
   
Yours sincerely 
 
 
 
 
 
Education Officer 
 
 
54 
 


 
Appendix 4b 
Home Education 
Standard Letter HE SL10  – Annual Education Plan 
Reminder
 
 
This letter should be pasted in to the Council standard letter 
 
format. 
 
 
 
Dear (Name of Parent(s)) 
 
HOME EDUCATION: (Child(ren’s) Name(s) and DOB) 
Annual Education Plan reminder 
 
Further to my previous correspondence requesting an annual educational plan for 
(child(ren’s) name(s)) for the year ahead, I have not yet received your plan(s). 
 
Within the provision of the Education Scotland Act (1980) and in conjunction with Section 14 
of the Standards in Scotland’s Schools etc. Act 2000, parents are required to provide an 
annual plan to the Education Service, detailing the educational provision envisaged for their 
child(ren) for the year ahead. 
 
The educational plan can be in written or electronic form and should be submitted to me at 
the above address no later than (add date of education plan submission to EO). 
 
If you are continuing to have difficulty with the formation of a plan(s), I advise that you 
contact me to discuss the matter as soon as possible. 
 
Yours sincerely 
    
 
 
 
 
 
Education Officer 
 
55 
 


 
Appendix 4b 
 
Home Education 
Standard Letter HE SL11  – Failure to comply – Education Act 
1980
 
 
 
 
This letter should be pasted in to the Council standard letter format. 
 
 
 
Dear (Name of Parent(s)) 
 
HOME EDUCATION: – (Children’s) Name(s) and DOB) 
 
Further to my previous correspondence in respect of your request to withdraw your child(ren) 
from Education Authority educational provision, I have not yet received your year’s education 
plan for (child(ren’s) name(s)). 
 
As a parent, you are obliged, under Section 38 of the Education Act 1980, to submit a copy 
of your education plan in pursuance of your request to home educate and I would advise you 
that failure to submit your proposal will result in the Education Authority making an 
Attendance Order in respect of your child(ren). 
 
As a consequence, you have a maximum of 14 days to submit your education plan to me.  
Your plan must reach this office by (14 days from date of letter) to comply with the 
legislation. 
 
If you are continuing to have difficulty with the formation of a plan, I strongly advise that you 
contact me to discuss the matter as soon as possible. 
 
Yours sincerely 
 
 
 
 
Education Officer 
 
 
 
 
Copy to: 
(Name) Headteacher (School) 
 
56