This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Supervision Services'.



 
 
 
 
POLICY DOCUMENT CONTROL SHEET 
Reference Number  POL/NQ/0055 
Title  Temporary Staffing Policy  
Version Number   1.0 
Document Type  Policy 
Original Policy Date  October 2015 
 
Review & Approval  Senior Nursing, Midwifery and Therapies Leadership group  
Committee  Quality and Healthcare Governance Committee 
 
 
Approval Date  December 2015 
Next Review Date   December 2018 
Originating Directorate  Directorate & Care group where applicable 
Matrons 
Document Owner  ALTC 
Lead Director or Associate  Executive Director of Nursing 
Director 
Scope  Trust-wide, In-patient wards  
Equality Impact Assessment  December  2015 
(EIA) Completed on 
Status  Approved  
Confidentiality  Unrestricted 
Keywords   Bank, Agency, Temporary Staff 
Ratification 
Signature of Chairman of Ratifying Body 
 
 
Name / Job Title of Chairman of Ratifying  Chris Gray Executive Medical Director 
Body: 
Date Ratified  December 15, 2015 
Signed Paper Copy Held at:  Corporate Records Office, DMH 
POL/NQ/0055     
 

Temporary Staffing Policy 
VERSION CONTROL TABLE 
Date of Issue 
Version Number 
Status 
Oct 2015 
1.0 
Draft 
Dec2015 
1.0 
Approved  
 
   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
TABLE OF REVISIONS 
Date 
Section 
Revision 
Author 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
POL/NQ/0055     
 

Temporary Staffing Policy 
 
CONTENTS 
Policy Document Control Sheet .................................................................................. i 
Version Control Table ................................................................................................. ii 
Table of Revisions ....................................................................................................... ii 
Contents...................................................................................................................... iii 
1 
Introduction ........................................................................................................ 5 
2 
Purpose ............................................................................................................... 5 
2.1  Policy Objectives .................................................................................................. 5 
3 
Scope .................................................................................................................. 5 
4 
Duties .................................................................................................................. 5 
4.1  Chief Executive .................................................................................................... 5 
4.2  Director of Nursing ............................................................................................... 6 
4.3  Director of Workforce and OD .............................................................................. 6 
4.4  Staff Bank & Agency Service ................................................................................ 6 
4.5  Associate Director of Operations/Nursing ............................................................. 6 
4.6  Heads of Service .................................................................................................. 6 
4.7  Matrons ................................................................................................................ 6 
4.8  Ward and Deprtment Managers ........................................................................... 6 
4.9  All Staff ................................................................................................................. 6 
5 
Policy .................................................................................................................. 7 
5.1  General Principles ................................................................................................ 7 
5.2  Summary of Service Provision – Staff Bank & Agency Service............................. 7 
5.3  Considerations prior to ordering temporary staff ................................................... 7 
5.4  Acceptable reasons for using temporary staff ....................................................... 8 
5.5  Who is authorised to order temporary staff ........................................................... 9 
5.6  How to make a request ........................................................................................ 9 
5.7  If a request is no longer required .......................................................................... 9 
5.8  Who is authorised to instruct that a request is to go out to agencies .................... 9 
5.9  Expected standards of temporary workers ........................................................... 9 
5.10  Temporary worker performance management .................................................... 10 
5.11  Temporary worker capability management ......................................................... 10 
5.12  Sickness management of temporary staff ........................................................... 10 
5.13  Agency Induction ................................................................................................ 11 
5.14  Agency invoice clearance ................................................................................... 11 
5.15  Bank database management .............................................................................. 11 
6 
Definitions ........................................................................................................ 11 
POL/NQ/0055     
 

Temporary Staffing Policy 
6.1  Glossary of Terms Used ..................................................................................... 11 
7 
Dissemination Arrangements .......................................................................... 12 
8 
Monitoring......................................................................................................... 13 
8.1  Key Performance Indicators ............................................................................... 13 
8.2  Compliance and Effectiveness Monitoring .......................................................... 13 
9 
References ........................................................................................................ 13 
10 
Associated Documentation ............................................................................. 14 
11 
Appendices ....................................................................................................... 14 
11.1  Appendix 1: Guidance on bank/agency authorisation booking process .............. 15 
11.2  Appendix 2:  Process for seeking approval to book bank staff (in hours) ............ 16 
11.3  Appendix 3 : Process for seeking approval to book bank staff (out of hours) ...... 17 
11.4  Appendix 4: Escalation pathway for booking Bank & Agency ............................. 18 
11.5  Appendix 5:  Equality impact assessement tool .................................................. 19 
POL/NQ/0055     
 

 
Temporary Staffing Policy 
 
1  INTRODUCTION 
County  Durham  &  Darlington  NHS  Foundation  Trust  recognises  that  from  time  to  time 
operational  services  may  experience  staffing  difficulties  and  in  order  to  maintain  service 
provision and ensure the safety of patients and staff there will be a need to secure temporary 
staffing arrangements. 
This  guidance  has  been  developed  to  reflect  the  Department  of  Health  and  National  Audit 
Office guidelines on the best practice for the use of temporary staff. 
It  is  designed  for  the  users  of  temporary  staff  within  County  Durham  &  Darlington  NHS 
Foundation Trust, to assist in ensuring best practice is followed. 
2  PURPOSE 
The purpose of this policy is to ensure that all wards and departments within the Trust who 
use  temporary  staff  are  aware  of  the  correct  process  to  book  temporary  staff  and  that 
temporary staffing is managed appropriately and effectively. 
2.1  Policy Objectives 
This policy will: 
  Outline to all Managers the need for seeking internal alternatives to staffing issues. 
  Provide  standards  and  guidance  under  which  temporary  staffing  placements  may 
occur to cover shortfalls within the Trust. 
  Ensure that temporary staffing placements are standardised, coordinated, appropriate 
and managed within budget, without detriment to service. 
  Provide procedures and guidelines for the management of temporary staff. 
3  SCOPE 
This policy applies to all users of temporary staff working within the Trust. 
4  DUTIES 
All staff have a responsibility for ensuring that the principles outlined within this document are 
universally applied. 
Key organisational duties are identified as follows: 
4.1  Chief Executive 
The Chief Executive has overarching responsibility for the Trust’s Temporary Staffing Policy. 
Operational responsibility has been delegated to the Director of Nursing. 
POL/NQ/0055     
 

 
Temporary Staffing Policy 
 
4.2  Director of Nursing 
The Director of Nursing is responsible for safe levels of nurse staffing across the Trust and 
has overall responsibility for ensuring that policies and procedures are in place for the use of 
temporary staff.  
4.3  Director of Workforce and OD 
The Director of Workforce and OD has responsibility to ensure that the Staff Bank & Agency 
Service meets its objectives and complies with legislative requirements.  
4.4  Staff Bank & Agency Service 
The  Staff  Bank  &  Agency  Service  is  responsible  for  the  administration  of  temporary  staff 
bookings and to ensure that all controls and procedures are in place for this department. 
4.5  Associate Director of Operations/Nursing 
The Associate Director of Operations/Nursing is responsible for ensuring compliance within 
their Care Group, i.e. that controls in place are adhered to at all times regarding the 
authorisation of temporary staff and recruitment of temporary staff is within the total staffing 
budget allocated. 
4.6  Heads of Service 
Heads of Service are responsible for ensuring this policy is implemented across their wards 
and departments and that this is monitored on a monthly basis. 
4.7  Matrons 
Matrons are responsible for overseeing the implementation and monitoring compliance with 
this policy within their clinical areas. 
4.8  Ward and Deprtment Managers 
Ward and Department Managers are responsible for ensuring that this policy is implemented 
for their area. Band 7 staff, or nominate deputy, are identified in advance that can authorize 
bank for their area. They are also responsible for the management of temporary staff in their 
area whilst on duty. 
4.9  All Staff 
All staff groups are responsible for complying with this policy 
 
POL/NQ/0055     
 

 
Temporary Staffing Policy 
 
5  POLICY  
5.1  General Principles 
1.  Managers are responsible for ensuring that staffing arrangements for the service they 
are responsible for delivering are planned in advance. 
2.  Managers are responsible for ensuring that all spend on staffing (both on substantive 
posts and for any use of temporary staff) is within their agreed budget. 
3.  Requesting a temporary member of staff for any post should only take place after the 
manager has reviewed all other options, including reviewing existing staff rotas and 
moving any existing staff.   
4.  Request to cover staffing with a temporary member of staff should be at the lowest 
possible grade and for the minimum number of hours to still provide a safe and 
effective service. 
5.  In the event that a temporary staffing request is deemed to be necessary it is 
essential that the correct booking process is followed (see below) and that wherever 
possible, for cost-effectiveness and to reduce risk, that this is covered by a bank staff 
member (as opposed to agency) 
6.  Substantive staff can only work temporary shifts in CDDFT through the bank, and are 
not permitted to work back at the Trust if they leave their substantive post in the form 
of agency staffing for a period of 12 months from their last day of work. They will also 
need to complete a re-registration to the bank if they wish to continue to work at the 
Trust. 
7.  Substantive staff who have been off work with sickness should not work future bank 
shifts within an agreed period with their line manager, dependent on the nature of the 
original sickness. 
8.  Substantive staff who wish to work through the bank must ensure they are not in 
breach of the 48 hour working week as per the European Working Time Directive 
1998, unless they have signed an opt out agreement. 
9.  All requests must be made through the agreed bookings channel / system and any 
that are to start in less than 24 hours must also be flagged separately to the Staff 
Bank & Agency Service team via a phone call. 
10. Overtime will be decided at local department level. 
11. No Trust staff are to directly contact any agencies for temporary cover. All agencies 
must be contacted by the Senior Nurse Patient Flow (out of hours) in accordance with 
the protocols agreed with the Trust 
 
5.2  Summary of Service Provision – Staff Bank & Agency Service 
The Staff Bank & Agency Service operates five days a week between 8am and 5pm. Outside 
of these hours management of bookings is via the Senior Nurse Patient Flow. 
5.3  Considerations prior to ordering temporary staff 
Planned Absence 
If a unit is considering using a member of temporary staff, the following should be considered 
prior to making a request: 

That requests should not be made unless the costs can be accommodated within the 
budget 

That annual leave and a level of sickness are included in establishment figures 
therefore if the establishment does not have any vacancies, temporary staff should 
POL/NQ/0055     
 

 
Temporary Staffing Policy 
 
not be used to cover either of these. The only exception may be for an 
unprecedented level of permanent staff sickness. 
 
Unplanned Absence 
If  there  is  a  potential  requirement  for  temporary  staff  cover  for  an  unplanned  absence, 
managers should consider the following: 

Can the rota be altered and the shift covered without needing a bank or agency staff 
member? 

Can the rota of another unit within the Care Group / Trust be altered and the 
requirement covered without needing a bank or agency staff member? 

Are there any part time staff willing to do extra hours to cover the shift? 
 
If the manager is confident that the requirement is still necessary then they should proceed to 
making a request for a temporary member of staff.  
5.4  Acceptable reasons for using temporary staff 
There  should  be  a  justifiable  reason  for  requesting  a  temporary  member  of  staff  which 
includes: 
  When there is a vacant post with funding available and the work cannot be covered 
from within the existing workforce 
  When the  service  will  be at  risk,  including  patient  safety,  or  targets for  delivery  are 
compromised 
  An unexpected increase in the volume of work (i.e. due to a flu crisis or heat-wave) 
  When there are adverse effects on the health and safety of staff 
 
The following reasons are considered acceptable for using temporary staff: 
  Trust initiative/waiting list (use in Theatres, OPD service, etc.) 
  Maternity or Paternity Leave cover (preferably this should be covered with short term 
contracts unless turnover allows for substantive recruitment without financial risk) 
  Unplanned leave/Special Needs Leave – compassionate, etc. 
  Unprecedented Levels of Staff Sickness 
  Increased Workload/Increased Dependency 
  Vacancy 
  Winter pressures/Seasonal Pressures & Additional Capacity 
  Specialing 1-1 Supervision/Enhanced Observation/Cohorting 
  Influenza Pandemic Staffing to support the Trust Contingency (not staff sickness) 
 
Note:  temporary  staff should  not  be  booked to  cover  planned  annual  leave,  long-
term sick leave or study leave. This leave should be managed to ensure adequate 
cover from existing staff.  
 
 

POL/NQ/0055     
 

 
Temporary Staffing Policy 
 
5.5  Who is authorised to order temporary staff 
Trust  staff  at  Band  7  or  above  or  anyone  nominated  by  the  ward  manager  to  perform  this 
task  may  at  some  point  need  to  make  a  decision  as  to  the  use  of  a  temporary  member  of 
staff are authorized to make a request. 
5.6  How to make a request 
To minimise the risk to the Trust, the procedure detailed in Appendix 1 should be adhered to 
at all times. 
Instructions or training are available from the Staff Bank & Agency Service. 
5.7  If a request is no longer required 
If  a  request  is  no  longer  required  and  no  temporary  cover  has  yet  been  identified,  the 
manager may cancel the request if there is no person booked into the shift. 
If  the  request  is  no  longer  required  and  temporary  cover  has  already  been  identified,  the 
manager must  contact the Staff Bank & Agency Service at  the earliest  opportunity to notify 
them so they  can seek to redeploy an individual elsewhere (if they are bank staff) or  notify 
the agency of the cancellation.  
If the request is cancelled at two hours or less before the duty is due to start and the bank or 
agency worker cannot be redeployed elsewhere, a two hour fee to cover time and expenses 
is applicable, charged back to the relevant department.  
5.8  Who is authorised to instruct that a request is to go out to agencies 
Other  than  when  there  is  a  fixed  agreement  already  in  place,  authorisation  to  approach  an 
agency  with  a  temporary  requirement  can  only  be  received  from  a  Matron,  Care  Group 
Associate  Director  of  Nursing  or  Senior  Nurse  Patient  Flow.  Notification  will  be  recorded  in 
writing for an audit trail. The process is outlined at Appendices 2, 3 and 4. 
The authorisation of requirements to go to agencies will be reviewed on an on-going basis 
5.9  Expected standards of temporary workers 
Managers should expect temporary staff from either the bank or the agency to adhere to the 
following behaviours. This list is not exhaustive: 
 
1.  Shifts / assignments should only be accepted if the individual can be confident they 
can honour the booking.  
2.  Short notice cancellations (less than 48 hours) are not acceptable other than in 
exceptional circumstances and restrictions may be applied to those who fail to 
follow this instruction. 
3.  No bank or agency staff should breach the European Working Time Directive 
regulation regarding the 48 hour working week.  
4.  Any bank or agency worker requested to make a reasonable move to another unit in 
order to maintain safe levels of staffing is expected to cooperate with this request. 
5.  All bank and agency staff should comply with Trust requirements relating to 
uniforms and dress codes. 
6.  All agency staff should submit to ID and registration checks at time of their first 
assignment on any ward, unless a framework agreement with certain agencies 
capture this information through contracting. The Staff Bank and Agency service will 
POL/NQ/0055     
 

 
Temporary Staffing Policy 
 
advise (see section on Agency Induction - Agency Worker Notification Process 
below).  
7.  All bank and agency staff should ensure that they complete and submit their 
timesheets in a timely manner 
8.  All payroll queries should be directed to the bank or the agency as appropriate. 
9.  Mobile phones are not permitted to be used during working hours. In the event of 
needing to receive an urgent phone call, bank or agency staff should seek 
permission from the senior nurse in charge of the area. 
10. Bank and agency staff are expected to arrive in good time for their shift and to 
return promptly from breaks 
11. Bank and agency staff are not permitted to sleep while on paid duty under any 
circumstances 
12. If a bank or agency worker wishes to raise a complaint, concern or incident relating 
to temporary working at County Durham and Darlington NHS Foundation Trust they 
should do so through a senior member of the bank team or through the Trust’s 
whistle blowing policy, or in the case of agency staff, through their agency and their 
agency’s whistle blowing policy. 
5.10  Temporary worker performance management 
Bank staff may be subject to disciplinary action in the event of any of the following: 
-  Repeated short notice cancellations 
-  Non-attendance for booked shifts 
-  Any reported conduct issues 
 
Agency workers are subject to the performance management processes of their agency.  
 
If there are concerns about bank or agency workers the Staff Bank and Agency Service 
should to be informed immediately.  
 
5.11  Temporary worker capability management 
Any concerns regarding a bank or agency worker’s capability for the role they have been 
placed in to should be immediately reported to the Staff Bank and Agency team so that this 
can be monitored centrally. The Staff Bank and Agency team will escalate any problems to 
the agencies where necessary. 
 
Concerns will be reviewed on a case by case basis.  
 
Agency workers are subject to the capability management processes of their agency.  
 
5.12  Sickness management of temporary staff 
1.  Bank staff who hold a substantive post with CDDFT– if a substantive member of staff 
cancels a bank shift due to the sickness the bank team will inform the relevant 
department to ensure this is recorded and to take advice on any restriction to be 
applied to future bank working. The bank will then endeavour to cover the shift that 
has had to be cancelled. For those areas who are not paperless the ward area needs 
to inform the bank about the temporary workers sickness absence. For those areas 
who manage a paperless system this will be addressed immediately by the staff bank 
and agency team. 
2.  Bank only staff – if a non-substantive bank member of staff cancels a bank shift due 
to sickness then subsequent shifts may also be cancelled dependent on the nature of 
POL/NQ/0055     
 

 
Temporary Staffing Policy 
 
the condition and a record will be held of the number of episodes of sickness. The 
bank will then endeavour to cover the shift that has had to be cancelled 
3.  Agency staff – if an agency member of staff cancels a shift due to sickness then it will 
be the responsibility of the agency to advise whether future shifts need to be 
cancelled.  
 
In the event of an outbreak in a clinical area of norovirus or other infection control incident 
the Staff Bank and Agency team need to be informed at the earliest opportunity so they can 
inform all staff that have worked a temporary shift there in the previous period to ensure they 
do not work elsewhere and that they are given instruction regarding showing any symptoms.  
 
Any staff who have had symptoms will be expected to be symptom free for a minimum of 48 
hours before undertaking any work at the Trust.  
 
5.13  Agency Induction 
Ward  and  Department  staff  are  responsible  for  checking  agency  worker  ID  and  completing 
local  induction  when  the  agency  worker  presents  for  duty.  This  is  outlined  in  the  Agency 
Worker  Notification  guidance  which  is  available  via  the  trust  intranet.  Agency  workers  who 
work continuously for a period of 6 weeks should complete trust induction. 
All agency staff should be booked via a framework agency and eventually will be through a 
neutral vendor. For those agency staff who are not booked through the aforementioned the 
agency staff PIN number needs to be check on the NMC web site to ensure it is active with 
no restrictions. 
For  further  guidance  please  see  The  Agency  Worker  Notification  Process  at: 
http://intranet/communities/FormsMgt/Guidance%20and%20Assistance/Agency%20Worker
%20Notification%20Guidance.doc   
 
5.14  Agency invoice clearance 
It is the responsibility of the departmental lead to check and authorise and agency invoices.  
5.15  Bank database management  
Bank only staff who do not work for a period of 12 months will have their bank assignment 
disabled. They may re-join the bank at any time if they wish to undertake bank work. 
6  DEFINITIONS 
6.1  Glossary of Terms Used 
Agency  staff  –  temporary  or  interim  staff  provided  through  an  external  organisation  for  an 
agreed  rate  where  the  contract  of  employment  lies  with  the  providing  company  rather  than 
the end user. 
Bank  staff  –  staff  registered  to  provide  work  on  an  ad  hoc  basis,  with  no  obligation  for 
regular work. Administered by the Trust, these staff are workers not employees. 
Substantive  staff  –  staff  employed  by  the  organisation  on  an  ongoing  contract  of 
employment, usually referred to as permanent staff. 
POL/NQ/0055     
 

 
Temporary Staffing Policy 
 
Temporary staff – staff employed by the Trust on a fixed term contract of employment for an 
event or period that is of limited duration. Their employment is on NHS terms and conditions 
of employment and their service can be counted for continuity of employment. 
Government  Procurement  Service  –  formally  known  as  Buying  Solutions.  Government 
Procurement Service is an executive agency of the Cabinet Office. Their overall priority is to 
provide procurement savings for the UK public sector as a whole and specifically to  deliver 
centralised procurement for central government departments. 
7  DISSEMINATION ARRANGEMENTS 
This policy will be available to staff via the Trust’s intranet. Notification will be sent to staff via 
the All User Bulletin. 
Please note that the intranet version of this document is the only version that is maintained. 
Any  printed  copies  should  therefore  be  viewed  as  ‘uncontrolled’  and  as  such,  may  not 
necessarily  contain  the  latest  updates  and  amendments.  When  superseded  by  another 
version, it will be archived for evidence in the electronic document library. 
Copies of this guidance should not be printed unless absolutely necessary as this could pose 
a risk of out of date copies in circulation within the Trust. 
 
 
POL/NQ/0055     
 

 
Temporary Staffing Policy 
 
8  MONITORING 
8.1  Key Performance Indicators 
The Staff Bank & Agency Service will aim to achieve the following performance indicators: 
  85% bank fill rate for planned requests and unplanned requests which are submitted.  
  Provide monthly fill figures for registered nurses and health care assistance.  
  The  Staff  Bank  &  Agency  Service  will  provide  on  an  ad  hoc  basis  figures  as 
requested by wards and departments in the areas who have a paperless system. 
8.2  Compliance and Effectiveness Monitoring  
Monitoring Criterion 
Who will perform the monitoring? 
Staff  Bank  &  Agency  Service  Manager  will  monitor 
fill rates. 
What are you monitoring? 
The effectiveness of this policy to provide assurance 
to the Trust that the Staff Bank & Agency Service is 
following  legislation  and  applies  best  practice 
guidelines in the use of temporary staff. 
When  will  the  monitoring  be  Monthly trend analysis. 
performed? 
Annual audit. 
How are you going to monitor? 
Monthly trend analysis: 
  Bank & agency spend and fill rate report 
  Tracking of performance against agreed KPIs 
Annual  audit  will  measure  compliance  against  the 
following areas: 
  Booking process 
  Authorisation process 
  Completion of induction forms 
  Timesheet authorisation  
What  will  happen  if  any  shortfalls  An action plan for improvement will be developed 
are identified? 
Where  will  the  results  of  the  The  monthly/quarterly  tracking  of  performance 
monitoring be reported? 
against  agreed  KPIs  will  be  shared  at  the  Nurse 
Recruitment  Campaign  group/workforce  planning 
group. 
 
Quarterly board reports. 
 
9  REFERENCES 
List any relevant legislation, and other sources referred to. 
 
 
POL/NQ/0055     
 

 
Temporary Staffing Policy 
 
10  ASSOCIATED DOCUMENTATION 
This Temporary Staffing Policy refers to the following CDDFT Trust policies and procedures: 
  PROC/PD/0003   -   Recruitment & Selection Procedure 
  PROC/PD/0025   -   Employment Checks Procedure 
  POL/PD/0019      -    Working Time Regulations Policy 
  POL/PD/0051      -    Staff Induction Policy 
  PROC/PD/0006   -   Capability Procedure 
  POL/PD/0039      -    Raising Concerns Policy 
This policy refers to the following guidance, including national and international standards: 
  <list all external (to this Trust) policies, national and international standards> 
 
11  APPENDICES 
Appendix 1 – Guidance on bank/agency authorisation booking process  
Appendix 2 – Process for seeking approval to book bank staff (in hours)  
Appendix 3 – Process for seeking approval to book bank staff (out of hours)  
Appendix 4 - Escalation pathway for booking Bank & Agency 
Appendix 5 – Equality Impact Assessment Tool 
 
POL/NQ/0055     
 

 
Temporary Staffing Policy 
 
11.1  Appendix 1: Guidance on bank/agency authorisation booking process 
In 2013/14 pay budgets received an uplift increase to 21% to cover annual leave, training 
and sickness. Increasing pay costs have resulted in closer scrutiny of bank and agency 
use. 
 
Booking Bank Staff 
Must  be  authorised  at  Matron  level  or  equivalent.  The  use  of  agency  staff  will  only  be 
approved  in  exceptional  circumstances  when  a  risk  assessment  dictates  this.  Agency  staff 
will only be sourced from framework agencies. The use of non-framework approved agency 
staff will only be granted in the most exceptional circumstances and must be authorised by 
an Executive Director  
In Hours. 
The process for bank/agency authorisation is via the Band 6 or above (or nominated deputy) 
on MAPS, E-Mail or via the phone within the opening hours of (Mon – Fri 8am to 5pm). For 
all areas utilising paperless rostering requests will only be accepted via MAPS. 
Out of Hours 
The  responsibility  for  booking  bank  staff  will  be  the  responsibility  of  Senior  Nurse  Patient 
Flow  
 
The responsibility for booking agency staff out of hours will be the responsibility of the 
Senior Nurse Patient Flow.  
 
The booking of bank staff out of hours will normally only be for short term absences. It is 
expected that all longer term absences such as vacancy will have been actioned using the in 
hours process. 
 
The use of agency staff will only be approved in exceptional circumstances when the clinical 
risk dictates necessity. Agency staff will only be sourced from via framework agencies. Only 
Associate Directors of Nursing and Gold command are empowered to overrule this directive.  
POL/NQ/0055     
 

 
Temporary Staffing Policy 
 
11.2  Appendix 2:  Process for seeking approval to book bank staff (in hours) 
For advice on any aspect of this process, please contact your department manager. 
Step 1 
Shift 
requested 
via 
e-
The  ward  manager  or  authorised  deputy 
rostering  (MAPS),  E-Mail  or  authorises  to  need  to  raise  the  shift  on  e-
telephone  the  bank  at  short  rostering. 
notice. 
The  ward  manager  is  responsible  for 
ensuring that: 
·  The  off  duty  is  reviewed  to  confirm  that 
‘bank’ is required. 
· Can annual leave booked be cancelled or 
moved? 
·  Can  any  non-essential  training  be 
cancelled? 
·  Can  staff  be  reallocated  from  future 
shifts? 
Step 2 
The  Staff  Bank  &  Agency  The  Staff  Bank  &  Agency  Service  on 
Service 
receipt 
of 

E-rostering 
or 
E-Mail 
authorisation request is responsible for: 
• Allocating staff if available 
•  Texting  staff  to  obtain  cover  for  the 
request 
If  bank  staff  are  not  available  to  cover  the 
request  The  Staff  Bank  &  Agency  Service 
will  gain  approval  for  agency  stating  the 
reasons for not filling. 
If  Bank  Staff  are  not  available  then  the 
process  for  booking  Agency  Staff  should 
be followed. 
 
 
 
POL/NQ/0055     
 

 
Temporary Staffing Policy 
 
11.3  Appendix 3 : Process for seeking approval to book bank staff (out of hours) 
For advice on any aspect of this process, please contact your department manager. 
Step 1 
Ward/Department 
The  department  manager  or  authorised 
request bank staff 
deputy  contacts  the  Senior  Nurse  Patient 
Flow and requests bank staff stating the shift 
times and reason for request. 
The  department  is  responsible  for  ensuring 
that: 
  The  off  duty  is  reviewed  to  confirm 
that ‘bank’ is required. 
  Can  annual  leave  booked  be 
cancelled or moved? 
  Can  any  non-essential  training  be 
cancelled? 
  Can  staff  be  reallocated  from  future 
shifts? 
Step 2 
Senior  Nurse  Patient  The  Senior  Nurse  Patient  Flow  to  decide 
Flow 
whether there is a requirement for bank staff. 
If approval is not supported, the Senior Nurse 
Patient  Flow  should  discuss  and  explain  the 
reasons for refusal to the department. 
The Senior Nurse Patient Flow is responsible 
for ensuring that: 
• Cross- cover cannot be provided. 
• Ward is not able to cover internally and bed 
state support the requirement for bank staff 
•  Text  message  showing  shift  site,  area  and 
times is sent to appropriate level of staff. 
 If no bank staff are available and the cover is 
required  then  the  Senior  Nurse  Patient  Flow 
should  contact  the  Manager  on  Call  to 
discuss framework agency booking. 
 
 
 
POL/NQ/0055     
 

 
Temporary Staffing Policy 
 
11.4  Appendix 4: Escalation pathway for booking Bank & Agency 
•The additional staffing should be approved by the Associate Director of 
Nursing or Service Manager and sought in the following order.  
• Try to secure staff on-duty in wards within the speciality/care group 

• Try to secure cross cover from another care group/site 

 
• Try to secure staff from within area with lost contracted hours or assigned 
to additional duties/training 
3         
•Additional hours to be offered to staff  contracted to work less than 37.5 
hrs only to a max of 37.5hrs 

•Ward areas roster to be completed 6-8 weeks in advance which will 
advance vacant shifts to the staff  bank in order to offer shifts to temp staff, 

making it fair and equitable 
•Bank staff  fill vacant shifts in accordance with temporary staffing 
operational policy 

•Over time to substantive staff 

•Agency staff in accordance with temporary staffing operational policy 
(only through staff bank in hours and PFT out of hours).  
•NB  Senior management approval must be sought at each point of 

escalation from  5pm onwards 
 
 
POL/NQ/0055     
 

 
Temporary Staffing Policy 
 
  Ward Sister / Charge nurse approval required for Bank requests v approved roster.  
  Matron  approval  required  for  Agency  (on  framework  within  Monitor  price  caps) 
requests v approved roster. 
  If CDDFT substantive staff have a flexible Working Agreement in place they cannot 
work Bank, Agency, Additional or overtime shifts that convene their agreement. 
  Associate Director of Nursing approval required for off framework Agency requests. 
  Director of Nursing/Director of Performance and Operations, CEO approval required 
for very High cost Agency e.g. Thornbury.   
11.5  Appendix 5:  Equality impact assessement tool  
Equality Analysis / Impact 
Assessment 
 
               
       
EAIA Assessment Form  
 
 
 
 
 
 
 
 
v3/2013 
 
 
 
 
Division/Department: 
 
 
Medical Director  
 
 
 
Title of policy, procedure, decision,  
 
Temporary Staffing Policy 
 
project, function or service: 
 
 
 
Lead person responsible: 
 
Executive Director of Nursing 
 
 
 
 
 
POL/NQ/0055     
 


 
Temporary Staffing Policy 
 
People involved with completing  
 
 
this: 
 
 
 
 
 
 
Type of policy, procedure, decision, project, function or service: 
 
 
 
Existing 
 
 
 
 
 
 
New/proposed 

 
 
 
Changed 
 
 
 
 
 
Date Completed:  
 
14/12/2015 
 
 
 
 
 
 
 
       
Step 1 – Scoping your analysis 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
POL/NQ/0055     
 

 
Temporary Staffing Policy 
 
 
What  is  the  aim  of  your  policy,  procedure,  project,  decision,  function  or  service  and 
how does it relate to equality? 

 
This policy is for use by all clinical areas.  It will assist with the production of rosters based on 
funded establishments as agreed in budget setting. It should be used by Associate Directors 
/  Matrons  / Ward  Managers  in  conjunction  with  local  policies/protocols  on  safe  staffing  and 
temporary staffing. This policy and procedure applies to all rostered  clinical staff across the 
trust and not just those working a variable shift pattern.  
 
The purpose of this policy is to provide the principles upon which all  working patterns must 
be based.  
 
 
Who  is  the  policy,  procedure,  project,  decision,  function  or  service  going  to  benefit 
and how? 

 
 
 
What barriers are there to achieving these outcomes? 
 
 
 
How  will  you  put  your  policy,  procedure,  project,  decision,  function  or  service  into 
practice? 

 
POL/NQ/0055     
 

 
Temporary Staffing Policy 
 
 
 
Does  this  policy  link,  align  or  conflict  with  any  other  policy,  procedure,  project, 
decision, function or service? 
 
 
 
 
 
 
 
               
       
Step 2 – Collecting your information 
 
 
 
 
 
 
What existing information / data do you have? 
 
Peer review 
 
Who have you consulted with? 
 
Ward managers  
 
What are the gaps and how do you plan to collect what is missing?  
 
POL/NQ/0055     
 

 
Temporary Staffing Policy 
 
 
 
 
 
               
       
Step 3 – What is the impact?  
 
 
 
 
 
Using the information from Step 2 explain if there is an impact or potential for impact 
on staff or people in the community with characteristics protected under the Equality 
Act 2010?  

 
Ethnicity or Race 
 
No 
 
Sex/Gender  
 
No 
 
Age 
 
No 
POL/NQ/0055     
 

 
Temporary Staffing Policy 
 
 
Disability 
 
No 
 
Religion or Belief 
 
No 
 
Sexual Orientation 
 
No 
 
Marriage and Civil Partnership (applies to workforce issues only) 
 
 
 
Pregnancy and Maternity 
 
No 
POL/NQ/0055     
 

 
Temporary Staffing Policy 
 
 
Gender Reassignment 
 
No 
 
Other  socially  excluded  groups  or  communities  e.g.  rural  community,  socially 
excluded, carers, areas of deprivation, low literacy skills etc. 

 
No 
 
 
               
       
Step 4 – What are the differences? 
 
 
 
 
 
 
 
Are  any  groups  affected  in  a  different  way  to  others  as  a  result  of  the  policy, 
procedure, project, decision, function or service? 

 
No 
 
Does  your  policy,  procedure,  project,  decision,  function  or  service  discriminate 
against anyone with characteristics protected under the Equality Act 2010? 

 
Yes 
 
No  

 
POL/NQ/0055     
 

 
Temporary Staffing Policy 
 
If yes, explain the justification for this.  If it cannot be justified, how are you going to 
change it to remove or mitigate the affect? 

 
 
 
               
       
Step 5 – Make a decision based on steps 2 - 4 
 
 
 
 
If you are in a position to introduce the policy, procedure,  project, decision, function 
or service? Clearly show how this has been decided. 

 
 
If you are in a position to introduce the policy, procedure,  project, decision, function 
or  service,  but  still  have  information  to  collect,  changes  to  make  or  actions  to 
complete to ensure all people affected have been covered please list: 

 
 
 
How are you going to monitor this policy, procedure, project or service, how often and 
who will be responsible? 

 
 
 
               
POL/NQ/0055     
 

 
Temporary Staffing Policy 
 
       
Step 6 – Completion and central collation  
 
 
 
Once  completed  this  Equality  Analysis  form  must  be  forwarded  to  Jillian  Wilkins, 
Equality  and  Diversity  Lead.  xxxxxxx.xxxxxxx@xxxxx.xxx.xx  and  must  be  attached  to 
any documentation to which it relates.  

 
 
 
 
 
POL/NQ/0055