This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Capacity Guidance for Work Coaches'.



 
 
 
 
 
WS017 Topic 07  
– Capturing 
information on 
WSP & 
producing the 
Claimant 
Commitment 
Facilitator Led Brief 
v12.3 

link to page 2 link to page 4 link to page 5 link to page 5 link to page 5 link to page 6 link to page 9 link to page 10 link to page 13 link to page 17 link to page 21 link to page 23 link to page 25 link to page 32 link to page 33 link to page 36 link to page 37 link to page 38 link to page 39 link to page 44 link to page 44 link to page 46 link to page 50 link to page 51 link to page 53 link to page 54 link to page 55  
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
Contents 
Contents ......................................................................................................... 2 
Important Information: ................................................................................... 4 
Topic 07 – Capturing Information on WSP and producing the Claimant 
Commitment .................................................................................................. 5
 

Aims ............................................................................................................. 5 
Objectives ..................................................................................................... 6 
Claimant Commitment Hub ........................................................................... 9 
Benefits of the Claimant Commitment ......................................................... 10 
Exceptional Circumstances ........................................................................ 13 
Claimant Commitment posted out ............................................................... 17 
Simulation – Capturing Information - WSP Action ....................................... 21 
Simulation – Create Claimant Commitment ................................................ 23 
Accepting the Claimant Commitment .......................................................... 25 
Switch Off due to Domestic Violence .......................................................... 32 
Switch off due to Drug and Alcohol Dependency ........................................ 33 
Switching Off Work Related Requirements – child in considerable distress 36 
Identifying a child in considerable distress .................................................. 37 
Evidence ..................................................................................................... 38 
WSP action ................................................................................................. 39 
Updating Universal Credit ........................................................................... 44 
Verifying the Claimants ID .......................................................................... 44 
Claimant does not Accept Claimant Commitment ....................................... 46 
Second Opinion .......................................................................................... 50 
Second Opinion Interview ........................................................................... 51 
Action during the Cooling Off Period ........................................................... 53 
Simulation – Cooling Off Period Ended ....................................................... 54 
Topic Summary ........................................................................................... 55 
 
WS017 
   
  September 2017 
 
 
   v12.3 
 
  Page 2 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
 
Topic 
Topic title 
Duration 
Topic 07 
Capturing information on WSP & producing the 
60 minutes 
Claimant Commitment 
Total duration of Topic 06 
60 minutes 
 
 
 
 
WS017 
   
  September 2017 
 
 
   v12.3 
 
  Page 3 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
Important Information: 
 
 
Please note that not all job roles are required to 
 
eto
 
N
complete every topic within this module. 
 
The next page has full details of which topics are 
required by each Job Role. 
The Universal Credit Learning Journey has a full list of 
all the learning modules required for each Job Role and 
the order in which they should be delivered/completed.   
This can be viewed on the LDO Support Site. 
 
Job Role 
Learning Required 
Duration 
 
Work Coach 
Work Services Manager 
Topic 07 
60 minutes 
System & Process Support 
 
 
 
 
 
WS017 
   
  September 2017 
 
 
   v12.3 
 
  Page 4 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
 
Topic 07 – Capturing Information 
on WSP and producing the 
Claimant Commitment  
 
 
t
ni

Show Slide 01 – Capturing Information on WSP and 
 
o
Pr

 
e
w
o

Producing the Claimant Commitment  
 
P
 
 
t
ni

Show Slide 02 – Topic Aims and Objectives  
 
o
Pr

 
e
w

 
o
P

 
 
Aims 
 
The aim of this topic is to explain how to capture information 
on WSP and produce a Claimant Commitment.  
 
 
 
WS017 
   
  September 2017 
 
 
   v12.3 
 
  Page 5 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
Objectives 
 
By the end of this topic, with the aid of any reference 
material, you will be able to: 
 
  introduce the Claimant Commitment  
  explain when a Claimant Commitment is not required to 
be signed 
  describe the action required when a Claimant 
Commitment is posted to the claimant 
  state the action to take when a Claimant Commitment is 
accepted 
  identify the action to take when switching off work 
related requirements 
  state the action to take when a claimant has a Five 
Working Day Calendar Cooling off period 
  state the action to take when the claimant requests a 
Second opinion  
 
 
 
WS017 
   
  September 2017 
 
 
   v12.3 
 
  Page 6 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
 
 
t
n

Show Slide 03 – Claimant Commitment  
i
 
o
Pr

 
e
w
o

 
P
 
The Claimant Commitment is the output document produced 
after the diagnosis and planning. You will capture information 
from the interview in the appropriate screens on WSP. Some 
of this information will populate the individually tailored 
Claimant Commitment when it is produced. 
Three variations of a Claimant Commitment for the AWRR 
group can be produced on WSP: 
 
  Full Claimant Commitment  
  Claimant Commitment with limitations  
  Suspended Work Related Activities Claimant 
Commitment 
 
When the Claimant Commitment is produced you will go 
through it with the claimant. This can be done at either the 
preview stage (when the Claimant Commitment is on 
screen) or after it has been printed. 
 
 
 
 
WS017 
   
  September 2017 
 
 
   v12.3 
 
  Page 7 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
 
It is not necessary to go through the Claimant 
 
 
et
Commitment line by line. However, the claimant must be 
o
N

 
clear that failure to complete or undertake agreed 
activities outlined on the Claimant Commitment will have 
consequences and may lead to sanctions. 
It is vital that the claimant understands the 
consequences of non-compliance. This should be 
discussed in some detail with the claimant and not just 
referred to or pointed out. 
 
The following are examples of Claimant Commitments that 
can be created. 
 
  UC Claimant Commitment – Work Programme 
  UC Claimant Commitment – Work Prep 
  UC Claimant Commitment – Self Employed Start Up 
  UC Claimant Commitment – WFI only  
 
 
 
WS017 
   
  September 2017 
 
 
   v12.3 
 
  Page 8 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
Claimant Commitment Hub 
 
The Claimant Commitment Hub is a central information 
source to help you in delivering a personalised Claimant 
Commitment. 
The Claimant Commitment Hub contains integral links to 
About Universal Credit which allow you to quickly access the 
overviews and steps needed to create the required Claimant 
Commitment.  
The Claimant Commitment Hub can be found in About 
Universal Credit as follows: 
 
 
e
Enter ‘Claimant Commitment Hub’ into search  
 
c
n
er

 
efeR
 
 
et
 
o
N s

For use in the delivery of this topic you may find it useful 
r
 
e
n
gis

 
e
D

to have a copy of a Claimant Commitment to hand. 
 
A blank example of an AWRR Claimant Commitment can 
be found in About Universal Credit as follows: 
About Universal Credit >> Search >> Supporting 
document(s) for Claimant Commitment >> AWRR – 
Intensive WS  
 
 
 
WS017 
   
  September 2017 
 
 
   v12.3 
 
  Page 9 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
Benefits of the Claimant Commitment 
 
The benefits of the Claimant Commitment are that it: 
 
  focuses on what the claimant intends to do 
  captures key information in one place 
  enables regular steps and one off actions to be captured 
in one place 
  captures the claimant’s skills and qualifications 
  sets out the consequences of non compliance  

The Claimant Commitment mirrors the kind of output 
document that people sign when they start work. In 
exchange for undertaking certain activities, the 
employee/claimant will receive a form of wage and other 
services. 
 
 
t
n

Show Slide 04 – About the Claimant Commitment  
i
 
o
Pre

 
w
o

 
P
 
et
 
o
N s

Select enter to reveal information about the Claimant 
r
 
e
n
gis

 
e
D

Commitment.  
 
 
 
 
WS017 
   
  September 2017 
 
 
   v12.3 
 
  Page 10 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
 
 
t
n

Show Slide 05 – About the Claimant Commitment  
i
 
o
Pr

 
e
w
o

 
P
 
The Claimant Commitment:  
 
  details the steps the claimant will follow in order to 
receive Universal Credit. The AWRR Claimant 
Commitment focuses on the actions the claimant will 
take to increase their chances of finding work, more 
work or better paid work and supporting the taking up of 
work 
  should be a clear, short summary of the discussion that 
occurs between the claimant and Work Coach in line 
with legislation 
  will detail the Work Related Requirements to be carried 
out by the claimant, normally for 35 hours per week, 
based upon their capability and personal circumstances 
  will be updated to reflect any change of circumstances 
or life events or when old requirements on the Claimant 
Commitment expire or when work search is proving 
ineffective  
 
 
 
WS017 
   
  September 2017 
 
 
   v12.3 
 
  Page 11 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
 
 
t
n

Show Slide 06 – About the Claimant Commitment  
i
 
o
Pr

 
e
w
o

 
P
 
When discussing the Claimant Commitment the Work Coach 
must ensure the claimant understands the implications of 
not complying with any part of the Claimant Commitment.   
The Work Coach must explain that work related 
requirements sanctions will apply if the claimant fails without 
good reason to meet a requirement notified to them.  
The Commitment Pack includes more information on the 
length of sanctions. 
The requirements placed on the claimant should be 
reasonable and the Work Coach will work with them ensure 
they are capable of meeting those requirements. 
It is important therefore that the claimant is encouraged to 
share all relevant information and encouraged to ask if they 
are not clear about any of the requirements.  
 
 
 
 
WS017 
   
  September 2017 
 
 
   v12.3 
 
  Page 12 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
 
 
t
n

Show Slide 07 – About the Claimant Commitment  
i
 
o
Pr

 
e
w
o

 
P
 
Ensure the claimant understands: 
 
  they will normally be expected to look for work for 35 
hours per week 
  their job will be to get paid work 
  they will only be paid if they can prove they are looking 
for work 
  the longer they are unemployed the more flexible the 
claimant will have to be in respect of job 
type/hours/location and wage  
 
Exceptional Circumstances 
 
In exceptional circumstances a claimant may not be required 
to accept their Claimant Commitment e.g. the claimant is 
suddenly or unexpectedly incapacitated or where there is an 
administrative crisis. Once the crisis is over, a claimant 
commitment will need to be accepted. 
Appointees will not be able to accept a Claimant 
Commitment. If the claimant is physically unable to accept 
then the requirement will be lifted. 
 
 
 
WS017 
   
  September 2017 
 
 
   v12.3 
 
  Page 13 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
Where claimant lacks the capacity to accept a Claimant 
Commitment the requirement to accept a Claimant 
Commitment can be lifted. 
 
Examples may include the: 
 
  person is undergoing medical treatment as an in-patient 
in hospital 
  claimant or office has an exceptional domestic 
emergency such as fire, flood  
  office the claimant would be required to attend to accept 
the Claimant Commitment is closed and alternative 
arrangements are not possible  
 
 
 
WS017 
   
  September 2017 
 
 
   v12.3 
 
  Page 14 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
 
t
n

Show Slide 09 – Updating WSP – Acceptance not 
i
 
o
Pre

 
w
required  
o
 
P
 
To update WSP with acceptance not required: 
 
  select the relevant Claimant Commitment from the 
Claimant Commitment field 
  select Look up from the Commitment status field in 
the Claimant Commitment details page 
  update Claimant Commitment status to Acceptance 
Not Required 
  select Ok 
  select the date the Claimant Commitment was created 
from the Calendar drop down list. 
  save and close  
 
Create a WSP general note including the reasons why the 
claimant is not able to accept their Claimant Commitment 
and end/review date and if an on going work search 
interview has been booked to create an accepted Claimant 
Commitment. 
 
 
 
WS017 
   
  September 2017 
 
 
   v12.3 
 
  Page 15 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
 
t
n

Show Slide 10 – CAMLite task  
i
 
o
Pre

 
w
o

 
P
 
You will then create a CAMLite task to review the Claimant 
Commitment status:  
 
  Task Type: generic clerical 
  Sub Type: Action required 
  SLA: 3 days 
  Start task by: (Date the exceptional circumstances are 
due to end or a review date of no more than 6 months) 
  Clear Task by: This will automatically populate and 
should not be amended 
  Notes: Review Claimant Commitment status – 
exceptional circumstances may have ended. Claimant 
previously not able to accept Claimant Commitment. 
Contact the claimant to consider accepting existing or 
create a new Claimant Commitment  
 
 
 
WS017 
   
  September 2017 
 
 
   v12.3 
 
  Page 16 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
If the claim is a new claim navigate to the general menu and 
select the Verified dropdown and select Yes
The verified marker must be set to yes once the claimant’s 
identity has been confirmed and the Claimant Commitment 
accepted. Once the verification flag is set to yes WSP will 
retrieve personal details from CIS each time the claimant 
record is accessed in WSP.  
Update Universal Credit Claim admin to show the claimant 
has accepted the Claimant Commitment. 
 
Claimant Commitment posted out 
 
Although in an Initial Work Search Interview (WSI) you will 
be face to face with the claimant you will also need to be 
aware of the action to take to post out a Claimant 
Commitment. 
To post out a Claimant Commitment that has not been 
accepted: 
 
  identify the claimant’s address from the general screen 
in WSP 
  locate UC217 from About Universal Credit to inform the 
claimant the consequences of not accepting the 
Claimant Commitment, populating the UC217 with the 
claimants details and post a copy to the claimant.  
 
 
 
WS017 
   
  September 2017 
 
 
   v12.3 
 
  Page 17 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
Create a CAMLite task as follows: 
 
  Task Type: generic clerical 
  Sub Type: action required 
  SLA 3 days 
  Start task by: one calendar month after the Claimant 
Commitment was issued 
  Clear task by: This will automatically populate and 
should not be amended 
 
If the claimant calls to accept the Claimant Commitment 
update the Claimant Commitment status on WSP 
If the claimant has not accepted the Claimant Commitment 
by the maturity date take the required action as for Cooling 
Off period expired 
 
 
 
 
WS017 
   
  September 2017 
 
 
   v12.3 
 
  Page 18 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
et
 
o
N s

You will now walk through completing WSP to produce 
r
 
e
n
gis

 
e
D

the Claimant Commitment. 
 
 
 
t
n

Show Slide 11 – Work Services Platform (WSP) Action  
i
 
o
Pr

 
e
w
o

 
P
 
The Claimant Record screen in WSP is populated with the 
claimant’s details. 
The screen contains 13 sections each populated with 
specific information:  
 
  General  
  Claim 
  Personal  
  Contact Details 
  Child Information 
  Job Goals 
  Availability 
  Work Programme 
  Employment History 
  Intervention Regime 
  Appointment History 
 
 
WS017 
   
  September 2017 
 
 
   v12.3 
 
  Page 19 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
  Notes 
  Administration 
 
Each of these sections in WSP is opened by selecting from 
the list on the left hand side of the screen or from headings 
within the screen itself. 
 
 
Each screen is visited and populated from the 
 
 
et
information gathered at the Initial WSI. 
o
N

 
The following simulation will not visit each screen, but 
when a screen is not visited the content will be 
explained. 
Ensure the learners are aware that when updating the 
‘Availability’ screen in WSP they must click on save 
before progressing. If they don’t the information will not 
be retained. This only becomes apparent when the 
Claimant Commitment is created.  
The Claimant Commitment will remain at its previous 
state meaning that at the Initial WSI the Claimant 
Commitment remains as ‘all work suspended’ and if 
printed wouldn’t hold any work search information.   
 
 
 
WS017 
   
  September 2017 
 
 
   v12.3 
 
  Page 20 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
 
Simulation – Capturing Information - WSP 
Action  
 
 
t
ni

Show Slide 12 – Simulation – Capturing Information -  
o
 
Pre
 
w
o

WSP Action  
P
 
 
 
eto
To view the simulations please refer the learners to the 

 
sren
 
gis
Universal Credit Simulations and Screenshot 
e
D

 
Walkthroughs intranet page which is within the 
Learners Support Site. 
http://intralink/1/jcp/directorates/hr/learning/coursesand
products/dwp_t750753.asp 
The learners should scroll down to WS017 Initial Work 
Search Interview and select the See It, Try It or Know It 
links for the ‘Capturing Information WSP’ simulation. 
Note the information at the top of this intranet page 
which describes how to use the hyperlinks. 
Allow the learners 10 minutes to complete this 
simulation. 
 
 
 
WS017 
   
  September 2017 
 
 
   v12.3 
 
  Page 21 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
You have now populated sections of the Claimant Record 
screen. 
The next step is to populate the Claimant Commitment 
related fields, view and print a Claimant Commitment and 
record the Claimant Commitment Status as Accepted   
The Claimant Commitment related screens are expanded 
when selected from the Common menu on the left hand side 
Claimant Record screen. 
The simulation will also show you how to enter information 
about: 
 
  basic skills screening 
  qualifications 
  challenges (e.g. Travel to Work Limitations – lack of 
public transport) 
 
 
 
WS017 
   
  September 2017 
 
 
   v12.3 
 
  Page 22 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
 
Simulation – Create Claimant Commitment  
 
 
t
ni

Show Slide 13 – Create Claimant Commitment   
o
 
Pre
 
w
o
P

 
 
 
eto
To view the simulations please refer the learners to the 

 
sren
 
gis
Universal Credit Simulations and Screenshot 
e
D

 
Walkthroughs intranet page which is within the 
Learners Support Site. 
http://intralink/1/jcp/directorates/hr/learning/coursesand
products/dwp_t750753.asp 
The learners should scroll down to WS017 Initial Work 
Search Interview and select the See It, Try It or Know It 
links for the ‘Create Claimant Commitment’ simulation. 
Note the information at the top of this intranet page 
which describes how to use the hyperlinks. 
Allow the learners 10 minutes to complete this 
simulation 
 
 
 
WS017 
   
  September 2017 
 
 
   v12.3 
 
  Page 23 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
 
 
 
It is important that the learners are aware that all 
 
 
et
Claimant Commitments, with the exception of new style 
o
N

 
JSA and ‘New style contribution-based Employment and 
Support Allowance’  are available and should be 
produced from WSP rather than clerically.  
If a claimant requires a Claimant Commitment to be 
produced in large font because they are visually 
impaired, blank Claimant Commitment templates can be 
accessed via the Claimant Commitment hub in About 
Universal Credit.  
If a Claimant Commitment template is to be completed 
take the following action: 
 
  in WSP access the Claimant Commitment screen and 
select deactivate if not already showing 
  determine the Claimant Commitment  
  note WSP with the type of non WSP Claimant 
Commitment and the date created. 
  select the appropriate Claimant Commitment template  
 
If the claimant has a visual impairment use the blank 
Claimant Commitment (available in word) and edit as a word 
document to allow the font size to be adjusted. 
 
 
 
WS017 
   
  September 2017 
 
 
   v12.3 
 
  Page 24 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
Accepting the Claimant Commitment 
 
The claimant is required to accept a Claimant Commitment 
as a Condition of Entitlement for Universal Credit.   
 
Explain to the claimant that in order to be eligible for 
 
Universal Credit they must have accepted a Claimant 
 
Commitment and be committed to undertake the agreed 
steps detailed on the Claimant Commitment.  
 
Without an accepted Claimant Commitment Universal Credit 
 
will not be paid.  
 
 
 
 
WS017 
   
  September 2017 
 
 
   v12.3 
 
  Page 25 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
 
t
n

Show Slide 14 – Accepting the Claimant Commitment  
i
 
o
Pre

 
w
o

 
P
 
If the claimant does not want to accept their Claimant 
Commitment inform them of the following so that they can 
make an informed decision about the consequences:  
 
  the Claimant Commitment is a contract between DWP 
and the claimant 
  it details joint responsibilities 
  it is a fundamental part of the claimant’s claim to 
Universal Credit 
  it helps the claimant to either get paid work or increase 
their earnings 
  claimants cannot receive Universal Credit if they do not 
have a current agreed/signed Claimant Commitment 
  we will inform their partner (if they have one) that they 
have not accepted a Claimant Commitment and that 
neither will be entitled to Universal Credit if the claimant 
does not accept a Claimant Commitment  
 
 
 
WS017 
   
  September 2017 
 
 
   v12.3 
 
  Page 26 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
If a Claimant Commitment is not accepted ‘Claim Admin’ 
cannot be updated. Send a CAMLite task to an Account 
Developer as follows: 
 
  Task Type: termination/suspension 
  Sub Type make decision on evidence 
  SLA: change 5 day to SLA to 1 hour to stop the risk of 
overpayments 
  Start task by (Date the Work Coach created task) 
  Clear task by: This will automatically populate and 
should not be amended. 
 
Task notes - if the claimant cooling off period has expired 
include ‘Universal Credit claim to be closed, cooling off 
period ended (enter date), no contact from claimant’. 
 
 
 
WS017 
   
  September 2017 
 
 
   v12.3 
 
  Page 27 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
 
et
 
o
N s

If the claimant commitment is upheld as reasonable, or 
r
 
e
n
gis

 
e
D

the claimant commitment has been revised but not then 
 
accepted at the Second Opinion Interview, then the Task 
notes should read ‘Universal Credit claim to be closed, 
claimant has not accepted CC following second opinion 
interview’ 
For an on-going claim - payments will be stopped from 
the beginning of the assessment period in which they 
failed to accept their Claimant Commitment. They will 
then have to claim again, and they will still have to 
accept a Claimant Commitment. 
If a claimant does not accept a Claimant Commitment 
their Universal Credit will stop from the start of the 
Current Universal Credit assessment.  
 
If agreement cannot be reached on the Claimant 
Commitment you will need to explain the Five Working day 
Cooling off period and Second Opinion Interview. 
 
 
The process of discussing and booking an appointment 
 
 
eto
for a Second Opinion Interview is detailed later in this 
N
 
topic. Following a cooling off period or a second 
opinion, in which the claimant commitment has not 
been accepted, the claim will be closed and the claimant 
will need to make a further claim.  
 
 
 
WS017 
   
  September 2017 
 
 
   v12.3 
 
  Page 28 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
 
t
n

Show Slide 15 – Switching Off Work Related 
i
 
o
Pre

 
w
Requirements 
o
 
P
 
There may be times when a claimant cannot meet their work 
search and work availability requirements. Under Universal 
Credit there is provision to temporarily switch off a claimant’s 
work related requirements. This can be due to the claimant’s 
personal circumstances or because they are providing 
support to a child in considerable distress. 
 
Examples of a temporary switch off include: 
 
  attending court or tribunal 
  bereavement 
  carrying out a public duty 
  domestic emergency 
  domestic violence 
  homelessness  
 
 
 
WS017 
   
  September 2017 
 
 
   v12.3 
 
  Page 29 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
  drug and alcohol dependency 
  jury service 
  taking part in part time education or training 
  temporary absence for medical treatment 
  temporary child care responsibilities 
  sickness 
 
Record the reason for the suspension on WSP, amending 
the start date, end date, review date. 
If the claimant is in the AWRR Intensive Regime all Work 
Search Reviews are suspended during the temporary 
easement (switch off period).  
If the claimant is in the AWRR Intensive Regime or Work 
Preparation Regime all Work Search Interviews are 
suspended or cancelled during the temporary easement.  
Once the easement period has ended the claimant will 
resume Work Search Reviews and Interviews will resume as 
normal. 
 
 
 
WS017 
   
  September 2017 
 
 
   v12.3 
 
  Page 30 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
The claimant’s availability will be amended to ‘No’ in WSP 
and create a Claimant Commitment. As the claimant’s Work 
Search and Work Preparation activities have been 
temporarily eased, this process will identify if a claimant is 
with a contracted provider. If they are you will need to notify 
them if appropriate. 
If the claimant has any sanctions and the date of failure 
(from date) is after the date of change that led to the switch 
off of requirements, sanctions will need to be reconsidered 
due to the change of circumstances. 
 
 
Switching off requirements will often be done by an 
 
 
eto
Account Developer when a claimant rings to report the 
N
 
change of circumstances. 
 
 
 
WS017 
   
  September 2017 
 
 
   v12.3 
 
  Page 31 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
 
t
n

Show Slide 16 – Switch Off due to Domestic Violence  
i
 
o
Pre

 
w
o

 
P
 
Switch Off due to Domestic Violence  
 
If an agent identifies, or a claimant declares they have been 
or are a victim of domestic violence the agent should not 
discuss this with the claimant. If the claimant is currently 
subject to work related requirements a Work Focused 
Interview will need to be booked as soon as possible.  
 
The purpose of this interview is to explain what assistance 
can be given to the claimant and establish if they meet the 
criteria for their work related requirements to be switched off. 
 
 
 
WS017 
   
  September 2017 
 
 
   v12.3 
 
  Page 32 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
 
t
n

Show Slide 17 – Switch Off due to Drug and Alcohol 
i
 
o
Pre

 
w
dependency 
o
 
P
 
Switch off due to Drug and Alcohol 
Dependency  
 
It is DWP policy to support claimants with drug and/or 
alcohol dependency to engage with structured treatment and 
recovery services as part of an active way into work.  
To provide claimants with the opportunity to focus on their 
recovery during structured treatment their work search 
requirements can be switched off for up to 6 months while 
undergoing structured treatment.  
An on-going Work Focused interview will be booked and a 
task created to inform the Work Coach why an interview is 
required. 
If the claimant is attending structured treatment and has 
already completed a Tailored Conditionality Referral Form 
TCR2 (UC) S they will be asked to bring it to the interview. 
If form TCR2 (UC) S hasn’t been completed it will be issued 
to the claimant who will get their structured treatment 
provider to complete parts 1-2 of the form. The claimant 
should then bring it to the Work Focused interview. 
 
 
 
WS017 
   
  September 2017 
 
 
   v12.3 
 
  Page 33 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
Part 4 must be completed by the claimant in front of the 
Work Coach.  
If the claimant has a drug and alcohol dependency, both 
must be recorded separately on WSP. 
During the period of tailored Conditionality, Work Search 
requirements are switched off. Claimants with drug and/or 
alcohol dependency will still continue to attend Work Search 
Reviews and any Work Related Interviews. 
As a Work Coach you will work with the structured treatment 
provider to tailor these work related requirements so the 
claimant can attend them. The Claimant Commitment is not 
limited. 
 
 
t
n

Show Slide 18 –Criteria  
i
 
o
Pr

 
e
w
o

 
P
 
The criteria for switching off work search requirements are:  
 
  work Search requirements have not been switched off 
due to drug and /or alcohol abuse and a tailored 
conditionality period applied in the last 12 months 
  confirmation by return of a fully completed Tailored 
Conditionality Referral form TCR2 (UC) S that they are 
receiving structured treatment  
 
 
 
WS017 
   
  September 2017 
 
 
   v12.3 
 
  Page 34 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
Inform the claimant that they will need to remain in treatment 
otherwise their Work Search Requirements will be switched 
back on, and their Work Search Requirements will 
automatically be switched back on 6 months from the start 
date of the treatment. 
 
Update WSP with any follow up action. This includes: 
 
  agreeing monthly review dates with the structured 
treatment provider 
  calculating the end date of the switch off and tailored 
conditionality (always 6 months from the date treatment 
started) 
  sending the completed Tailored Conditionality Referral 
form TCR2 (UC) S to the Mail Opening Unit (MOU) for 
scanning into DRS marked ‘No CAMLite action’ 
  updating WSP general with any information not already 
captured  
 
 
e
Further information on switching off requirements due 
 
c
n
er

 
efe
to drug and alcohol dependency can be found by 
R
 
entering ‘Switching Off Requirements Drug & Alcohol 
dependency’ into search in About Universal Credit. 
The Tailored Conditionality Referral form TCR2 (UC) S 
can be found under ‘Supporting document(s) for sick 
and disabled claimants. 
 
WS017 
   
  September 2017 
 
 
   v12.3 
 
  Page 35 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
 
Switching Off Work Related Requirements – 
child in considerable distress 
 
There may also be times when a claimant's ability to fulfil 
their work-related requirements is affected because they are 
providing additional support to a child in considerable 
distress. 
If an Assistant Work Coach or Telephony Agent identifies 
that a claimant’s ability to meet their work related 
requirements is affected by their family circumstances they 
will book an on-going work focused interview so that you can 
consider whether a switch off can be applied. 
 
 
 
WS017 
   
  September 2017 
 
 
   v12.3 
 
  Page 36 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
 
t
n

Show Slide 19 – Identifying a child in considerable 
i
 
o
Pre

 
w
distress  
o
 
P
 
Identifying a child in considerable distress  
 
As a Work Coach you must decide if a claimant meets the 
criteria for having their work related requirements switched 
off because a child is in considerable distress. To be eligible: 
 
  the claimant must be a responsible carer for a child 
under 16 
  an event/situation must have occurred which could 
reasonably be expected to cause the child distress 
  the claimant must be providing additional care and   
 
  support to the child because of the distress 
  the claimant’s ability to look for, or be available for work 
must be affected 
 
Assess what impact these situations are having on the 
claimant’s ability to undertake their work related 
requirements set out in their Claimant Commitment For 
example is the claimant attending meetings with the school, 
social services. 
 
 
 
WS017 
   
  September 2017 
 
 
   v12.3 
 
  Page 37 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
 
t
n

Show Slide 20 – Evidence  
i
 
o
Pre

 
w
o

 
P
 
Evidence  
 
Claimants should be encouraged to provide evidence to 
show how the situation is affecting them. For example a 
claimant may provide a letter from the child’s school or 
teacher. 
If the claimant cannot provide formal evidence the claimants 
work related requirements can still be switched off if: 
 
  this is the first time the claimant has reported a child in  
considerable distress 
  you are satisfied that this will have an effect on the 
claimant’s ability to look for and be available for work  
 
For the time that a claimant’s work related requirements are 
switched off, the claimant will not be required to: 
 
  look for work 
  be available for work 
  attend work search reviews or work focused interviews  
 
 
 
WS017 
   
  September 2017 
 
 
   v12.3 
 
  Page 38 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
 
t
n

Show Slide 21 – WSP Action  
i
 
o
Pre

 
w
o

 
P
 
WSP action  
 
If the claimant is in the AWRR Conditionality group and their 
work related requirements have been switched off take the 
following action on WSP: 
 
  select ‘Availability’ from the information menu 
  select ‘No’ in the ‘Available for work; drop down 
  input a date in the ‘Review Date’ field one month from 
the date of notification 
  detail the reason why requirements have been switched 
off in the ‘Reason for Unavailability field’. This must 
include that the claimant is responsible for a child in 
considerable distress. 
  create a Claimant Commitment with the requirements 
switched off  
 
 
  cancel any Work Search Reviews/Interviews during the 
period of the switch off 
  set a task on WSP for the end of the switch off period to 
book an on going Work Focused Interview. The interview 
is to contact the claimant and discuss tailoring their CC 
or reinstating their work related requirements 
 
WS017 
   
  September 2017 
 
 
   v12.3 
 
  Page 39 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
 
Ask the learners to enter ‘child in considerable 
 
ytiv
 
itc
distress – desk aid’ into About Universal Credit. 
 
A
Allow the learners 10 minutes to access and read 
through the desk aide.  
 
 
e
Further information can be found in About Universal 
 
c
n
er

 
efe
Credit by entering the following information into search: 
R
 
Switching off requirements – Child in considerable 
distress  
 
 
 
WS017 
   
  September 2017 
 
 
   v12.3 
 
  Page 40 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
 
t
n

Show Slide 22 – Preview Claimant Commitment 
i
 
o
Pre

 
w
Including Sanction Implications  
o
 
P
 
et
 
o
N s

Remind the learners of the five key elements (including 
r
 
e
n
gis

 
e
D

Pre-Interview preparation and Claimant Commitment 
 
and Commitment Pack) of the Initial WSI:  
 
  gather information 
  diagnose the claimant’s Capability based on their 
circumstances 
  set Work Search Activities 
  set Work Preparation Activities 
  ensure the claimant understands what is required for 
them to take responsibility for their own work search  
 
Use the information provided and recorded to agree a 
Claimant Commitment.  
 
 
Explain that the Work Coach and the department’s 
 
 
eto
partners will offer the claimant appropriate coaching and 
N
 
support to assist them in meeting their requirements.  
 
 
 
WS017 
   
  September 2017 
 
 
   v12.3 
 
  Page 41 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
Check the claimant understands the steps they must take to 
prepare for a return to work and the consequences of any 
failure to comply with work related requirements (sanctions).  
The Claimant Commitment also outlines the sanctions 
applicable for not complying, without good reason, with the 
availability the claimant has committed to. This must be 
explained to the claimant to ensure they understand the 
consequences of failing to comply with their responsibilities 
which have been set out. 
 
 
t
n

Show Slide 23 – Claimant Commitment Accepted  
i
 
o
Pre

 
w
o

 
P
 
The data gather is complete, diagnosis has been made, 
referrals have been made where appropriate, the claimant 
has accepted and signed their Claimant Commitment 
 
 
Signing the Claimant Commitment encourages the 
 
 
et
claimant to take ownership of their tailored Claimant 
o
N

 
Commitment.   
Record the WSP Claimant Commitment Status as 
Accepted following the process shown in the simulation.  
On WSP the specific Claimant Commitment Status 
categories Accepted, Not Accepted, Claim not pursued, 
Claim Closed – in cooling off period, do not display until 
the Claimant Commitment has been printed.  
 
WS017 
   
  September 2017 
 
 
   v12.3 
 
  Page 42 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
Before the claimant leaves the office take the opportunity to 
remind them of their obligations outlined in their Claimant 
Commitment. Remind the claimant of the consequences of 
not adhering to their Claimant Commitment. 
 
 
For example: The consequence of failing to create a 
 
 
et
profile and CV in Universal Jobmatch by the required 
o
N

 
date could lead to the claimant being sanctioned. 
This is only if it has been specified as a Work Related 
Activity and is only where reasonable and appropriate 
actions have been taken.  
The consequences (sanctions) of not complying with the 
work related requirements in the Claimant Commitment 
must be explained to the claimant.  
If the claimant mentions something new which changes 
the Claimant Commitment – amend the required section 
of the WSP data gather field.  
The My Work Search and Work Preparation Action of the 
Claimant Commitment section should not be included. 
Explain to the learners that the My Work Search and 
Work Preparation Action are not sent as this section is 
available to view on WSP.  
 
 
 
WS017 
   
  September 2017 
 
 
   v12.3 
 
  Page 43 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
Updating Universal Credit 
 
It is vital that the claimant’s Universal Credit Account is 
updated when the initial Claimant Commitment has been 
accepted. If the Universal Credit Account is not updated the 
claimant’s payment will not be generated.   
To update navigate to claim admin then select Claimant 
Commitment. 
This action will be done by a Work Coach 
 
Verifying the Claimants ID 
 
In the majority of claims the PASA will introduce the claimant 
to you after they have completed the non repudiation 
interview and confirm that ID has been verified.  
If ID has not been verified by the PASA you will complete ID 
verification when the claimant has accepted their Claimant 
Commitment. 
 
Record that ID has been verified on WSP when: 
 
  a claim date recorded  
  a claimant commitment dated on or after the claim date  
  the latest claimant commitment is recorded as accepted 
by the claimant  
 
 
 
WS017 
   
  September 2017 
 
 
   v12.3 
 
  Page 44 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
This means that you will be unable to carry out this task until 
the end of the interview or later if ID is not verified or the 
claimant does not accept the Claimant Commitment. 
 
 
t
n

Show Slide 24 – Updating status of the Claimant 
i
 
o
Pr

 
e
w

Commitment 
o
 
P
 
This slide gives details of the Claim Admin screen in 
Universal Credit to show that the Claimant Commitment has 
been accepted. 
 
 
A Claimant Commitment must only be marked as 
 
 
eto
accepted after the ID verification process has been 
N
 
initiated. If not the claim will become stuck in ‘Progress’ 
and cannot be actioned by the Service Centre.  
 
 
Depending on local arrangements the actual ID Verified 
 
 
eto
update may be done either by the Work Coach as part of 
N
 
their Initial WSI, or when collating the WSI bundles at 
the end of each day.  
If the ID field is not completed a task will automatically 
be generated to inform the Work Coach that this must 
be followed up.  
The ID Verified field must be completed within 4 weeks 
of the claim start date. If this is not included CIS will not 
pull the correct claimant information over to WSP and 
payment of Universal Credit cannot be made. 
 
 
WS017 
   
  September 2017 
 
 
   v12.3 
 
  Page 45 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
 
The learning now looks at explaining to the claimant the 
 
 
et
consequence of not accepting their Claimant 
o
N

 
Commitment and demonstrates how to update WSP to 
show the claimant has entered the Five Working Day 
cooling off period or requested a second opinion.  
 
Claimant does not Accept Claimant 
Commitment 
 
If the claimant does not accept their Claimant Commitment 
they have five working days to: 
 
  decide whether they will/will not accept the Claimant 
Commitment (a cooling off period) 
  request that another Work Coach gives a second opinion 
on the Claimant Commitment  
 
If the claimant does not accept their Claimant Commitment 
and does not request a second opinion, or ends the interview 
without accepting the Claimant Commitment, they enter the 
Cooling off period which lasts up to five working days starting 
from the day they refuse to accept their Claimant 
Commitment.  
A WSP System Task will be set automatically as a result of 
the agent setting the Claimant Commitment acceptance 
status. 
 
 
WS017 
   
  September 2017 
 
 
   v12.3 
 
  Page 46 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
 
The term ‘Cooling Off’ period should not be used with 
 
 
et
the claimant and is for internal use only.  
o
N

 
 
 
t
n

Show slide 25 – Cooling Off Period  
i
 
o
Pre

 
w
o

 
P
 
If the claimant requests Five Working Days (Cooling Off 
period) to consider their Claimant Commitment you must 
ensure that they understand: 
 
  the Five Working Day Cooling off period starts the day 
the Claimant Commitment was created 
it is their responsibility to make contact during the Five 
Working Days if they want to accept or discuss their 
Claimant Commitment 
  if the claimant contacts DWP after the expiry of this 
period you will need to advise them that their claim is 
defective (claim not entitled/closed) and to make a new 
claim  
  if during the Five Working Days they accept their 
Claimant Commitment their claim will continue from the 
original start date 
  they can request a second opinion on their Claimant 
Commitment with a different Work Coach  
 
WS017 
   
  September 2017 
 
 
   v12.3 
 
  Page 47 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
 
t
n

Show Slide 26 – Five Working Day Cooling Off Period  
i
 
o
Pre

 
w
o

 
P
 
If the claimant wishes to enter the Five Working Day Cooling 
Off Period the following action must be completed on the 
day of the interview as WSP automatically calculates the 
Cooling Off period and sets a task for action to be taken:  
 
  access the Claimant Commitment screen in WSP 
  amend the Claimant Commitment status to Not 
accepted – in Cooling Off period 
  populate the claimant notification letter template 
regarding the cooling off period 
  issue the claimant with the letter about the cooling off 
period which will be located within the suite of letters 
and notifications within ‘About Universal Credit. (UC 216 
LTR Cooling Off Period. UC 215 LTR PTR Cooling Off 
Period) 
  make a note on the claimant’s WSP record to say the 
letter has been issued  
 
During the cooling-off period all claimants have the option to 
 
accept the Claimant Commitment. If a claimant wishes to 
accept the Claimant Commitment during the cooling off 
period, the claim continues from the original date of claim. 
 
 
 
WS017 
   
  September 2017 
 
 
   v12.3 
 
  Page 48 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
et
 
o
N s

You will also need to consider if there are any public 
r
 
e
n
gis

 
e
D

holidays during the cooling off period and amend the 
 
Cooling Off Period as appropriate.  
If a Cooling Off Period task has expired check If there 
have been any public holidays during it (start date of the 
WSP task) If yes, a new WSP task must be created. 
For example: 
WSP Task creation date - Wednesday 1st April 2015 
WSP Task matures – Tuesday 7th April 2015  
A new WSP would need to be created to mature 
Thursday 9th April to take into account Friday 3rd April 
(Good Friday) and Monday 6th April (Easter Monday). 
The original task must be marked as complete. 
 
 
 
WS017 
   
  September 2017 
 
 
   v12.3 
 
  Page 49 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
Second Opinion 
 
If at the Initial WSI or during the Five Working Day Cooling 
off period the claimant requests a Second Opinion it is 
important that you first  explain the following: 
 
  a Second Opinion Interview will be booked with the 
independent Work Coach to discuss the Claimant 
Commitment. This will include a review of the information 
previously provided 
  if the Work Coach carrying out the Second Opinion 
Interview does not change the original Claimant 
Commitment the claim will be terminated and they will 
have to make a new claim to Universal Credit the next 
day. 
  once the Second Opinion Interview has been booked the 
Five Working Days ends and the claimant can no longer 
choose to sign their Claimant Commitment whilst waiting 
for their Second Opinion Interview  
 
 
The Second Opinion interview must be booked on the 
 
 
eto
same day or the next working day.  
N
 
 
 
 
WS017 
   
  September 2017 
 
 
   v12.3 
 
  Page 50 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
Second Opinion Interview 
 
At the Second Opinion Interview the claimant will be notified 
of the decision by the Work Coach.  
If a decision is that the original Claimant Commitment does 
not change the claimant will be required to re-apply for 
Universal Credit.  
The claimant cannot then decide to accept the original 
Claimant Commitment but will be required to make a new 
claim. 
The earliest the new claim can be made is on the following 
day after the decision was made. The original Universal 
Credit claim will be closed. 
The claimant has no right of appeal. 
 
If after the Second Opinion Interview a new Claimant 
Commitment is created the claimant will need to accept this 
one. If they refuse, their claim will be closed, they cannot 
enter a cooling off period for this Claimant Commitment. The 
claimant must wait until the following day if they wish to 
submit a new claim for Universal Credit. 
 
 
 
WS017 
   
  September 2017 
 
 
   v12.3 
 
  Page 51 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
 
 
t
n

Show Slide 27 – Action required on WSP  
i
 
o
Pr

 
e
w
o

 
P
 
If a claimant requests a Second Opinion take the following 
action on WSP:  
 
  update the Claimant Commitment status field to show 
Not Accepted – sent for Second Opinion 
  book a Second Opinion appointment selecting interview 
type Claimant Commitment Reconsideration Interview  
 
 
The Cooling off period should be offered to the claimant 
 
 
eto
before booking the Second Opinion.  
N
 
 
 
e
Full guidance can be found in ‘ About universal Credit’ 
 
c
n
er

 
efe
against the following searches: 
R
  
‘Claimant commitment not accepted’ 
‘Claimant commitment – cooling off period’ 
‘Claimant commitment – book second opinion interview’ 
‘Claimant Commitment – conduct second opinion 
interview’  
 
 
 
WS017 
   
  September 2017 
 
 
   v12.3 
 
  Page 52 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
Action during the Cooling Off Period 
 
If the claimant subsequently accepts the Claimant 
Commitment during the Cooling off period, the Claimant 
Commitment status should be updated to accepted and the 
claim continues from the original date of claim. 
If no contact is made or contact is made after the expiry of 
the Cooling Off period the claimant will need to make a new 
claim to Universal Credit. 
 
 
 
 
WS017 
   
  September 2017 
 
 
   v12.3 
 
  Page 53 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
Simulation – Cooling Off Period Ended 
 
 
t
ni

Show Slide 28 – Cooling Off Period Ended  
o
 
Pre
 
w
o
P

 
 
 
eto
To view the simulations please refer the learners to the 

 
sren
 
gis
Universal Credit Simulations and Screenshot 
e
D

 
Walkthroughs intranet page which is within the 
Learners Support Site. 
http://intralink/1/jcp/directorates/hr/learning/coursesand
products/dwp_t750753.asp 
The learners should scroll down to WS017 Initial Work 
Search Interview and select the See It, Try It or Know It 
links for the ‘Cooling Off Period Ended’ simulation. 
Note the information at the top of this intranet page 
which describes how to use the hyperlinks. 
Allow the learners 10 minutes to complete this 
simulation. 
You have now completed the action required for 
completing the task to record the cooling off period 
ended and the claim is not pursued. 
 
 
 
 
WS017 
   
  September 2017 
 
 
   v12.3 
 
  Page 54 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
 
Once you have explained all the options available to the 
 
 
et
claimant give the claimant the opportunity to accept 
o
N

 
and sign their Claimant Commitment before leaving the 
Initial WSI.  
 
Topic Summary 
 
 
t
ni

Show Slide 29 – Topic Summary  
 
o
Pr

 
e
w

 
o
P

 
 
In this topic you have learned: 
 
  Claimant Commitment purpose and use 
  Switching Off Requirements 
  Five Working Day Cooling Off Period 
  Second Opinion  
 
 
WS017 
   
  September 2017 
 
 
   v12.3 
 
  Page 55 of 55