This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Capacity Guidance for Work Coaches'.



 
 
 
 
 
UCFS 13A WS 
The Commitment 
04: Effective 
Work Related 
Activities 
Facilitator Led Brief 
V13.0a 
 

link to page 2 link to page 3 link to page 3 link to page 5 link to page 10 link to page 12 link to page 17 link to page 18 link to page 18 link to page 19 link to page 20 link to page 20 link to page 21 link to page 22 link to page 26 link to page 29  
 
Commitment 04 
Effective Work Related Activities 
Contents 
Contents ......................................................................................................... 2 
Effective Work Related Activities ................................................................. 3 
Introduction ................................................................................................... 3 
‘Required’ and ‘Voluntary’ Activities .............................................................. 5 
Supporting the Claimant ............................................................................. 10 
Other Considerations .................................................................................. 12 
Ensuring Work Related Activities are Effective ........................................... 17 
SMART ....................................................................................................... 18 
Specific: ...................................................................................................... 18 
Measurable ................................................................................................. 19 
Achievable .................................................................................................. 20 
Realistic ...................................................................................................... 20 
Time bound ................................................................................................ 21 
Behaviours for Quality Work Related Activity .............................................. 22 
Planning Work Related Activities Effectively ............................................... 26 
Reviewing Work Related Activities ............................................................. 29 
 
 
 
 
UCFS 13A 
    
October 2017 
V13.0a 
 
Page 2 of 33 
 

 
 
Commitment 04 
Effective Work Related Activities 
 
 
 
 
Effective Work Related Activities 
 
Introduction 
 
When accepting their Commitment the claimant is 
committing themselves to carry out specific work related 
activities.  
It is important that the activities they commit to will make 
good use of their time and progress them in their journey 
towards finding work/sustaining work/increasing earnings.  
It is also important that all work related requirements agreed 
in the Commitment and fair and reasonable. 
 
Being an independent, effective jobseeker will give the 
claimant the best chance of competing in the job market and 
so the best chance of securing employment. 
 
 
Ask the learners to work individually or in pairs for this 
y
 
tivi
 
t
c

activity. 
A
 
They should use the Claimant Commitment guidance to 
find examples of work preparation, work search and 
other work related activities. Allow about 5 minutes for 
the activity and 5 minutes to share their answers. 
 
 
 
e
Refer the learners to the Claimant Commitment 
 
c
n
er

 
efe
Guidance as follows: 
R
 
UCFS 13A 
    
October 2017 
V13.0a 
 
Page 3 of 33 
 

 
 
Commitment 04 
Effective Work Related Activities 
Claimant Commitment 
DWP Home >>Social Intranet (top right) >> 
Organisation: Universal Credit >> Universal Learning >> 
Claimant Commitment  
They should use the following sections: 
 
  Work Preparation Activities 
  Work Search Activities 
  Other Work Related Activities and the Labour Market 
regimes 
 
et
 
o
N s

Ensure the learners are clear about the difference 
r
 
e
n
gis

 
e
D

between work search and work preparation. 
 
The purpose of work search is to obtain paid work, 
more paid work or better-paid work. 
Work preparation is an activity that prepares them for 
work - it will not directly find a vacancy or get a job but 
will better prepare them to do this, for example 
preparing/updating their CV, attending an ESOL 
(English for Speakers of Other Languages) course and 
so on. 
 
 
UCFS 13A 
    
October 2017 
V13.0a 
 
Page 4 of 33 
 

 
 
Commitment 04 
Effective Work Related Activities 
 
‘Required’ and ‘Voluntary’ Activities  
 
As we have discussed, it is a Universal Credit requirement 
that the claimant carries out a certain amount of work related 
activity every week, depending on the regime they are in.  
For claimants in the All Work Related Requirements group, 
for example, the default number of expected hours is 35 
hours per week.  
 
It is your responsibility to designate the agreed work related 
activities as either ‘required’ or ‘voluntary’ in the Service. For 
each activity you add to the Commitment you must specify 
whether it is ‘preparation’, ‘search’ or ‘voluntary’. Activities 
marked as ‘preparation’ and ‘search’ are required and 
therefore sanctionable. ‘Voluntary’ must be selected where 
no sanction is to be possible.  
You must ensure activities are described accurately on the 
Commitment. 
 
et
 
o
N s

If the claimant is in the intensive work search regime 
r
 
e
n
gis

 
e
D

and has been set a work search requirement, it is 
 
always “required” and sanctionable. The activities may 
be general, for example “I will look for work in the 
papers/UJ/internet” or specific, for example “I will go to 
my local garage and ask for work/I will apply for this 
job/attend this interview”. 
 
 
 
UCFS 13A 
    
October 2017 
V13.0a 
 
Page 5 of 33 
 

 
 
Commitment 04 
Effective Work Related Activities 
 
 
Claimants outside of the Intensive work search regime 
 
 
may also have work search activities set for them – but 
 
these must always be voluntary as they are not subject 
to work search requirements and they must not be 
sanctioned for not completing them. 
For generic work search activity – the claimant may 
choose what particular activities they do to make up the 
expected number of hours (or do as many 
activities/hours as they reasonably could – they may 
have exhausted all options available before they meet 
the full number of expected hours). 
If a claimant has been set a specific requirement (as 
work search or work preparation) they may be able to 
show “good cause” and avoid a sanction – if instead of 
the set requirement they can show they found and did 
something better instead – that gave them a better 
chance of finding work. The work coach or decision 
maker would need to consider this as part of 
considering whether a doubt/sanction should be 
pursued. 
 
 
UCFS 13A 
    
October 2017 
V13.0a 
 
Page 6 of 33 
 

 
 
Commitment 04 
Effective Work Related Activities 
 
It is important to stress the potential legal implications of 
setting requirements incorrectly.  Consider the following. 
If we sanction a claimant and it turns out that the 
requirement was not set correctly, for example because it 
was outside the claimant’s conditionality, was not work 
related or the claimant was not aware of consequences, this 
could be legally challenged. 
It causes obvious distress if we have withheld payment from 
the claimant unnecessarily. It could lead to embarrassment 
and potentially brings the department into disrepute if 
challenged at Appeal. 
 
If the claimant fails to carry out ‘required’ activities this could 
result in a reduction in the payment of Universal Credit. The 
claimant needs to be made aware of this from the outset. 
Voluntary activities must be work related; you cannot include 
activities that relate to other circumstances such as health, 
for example: ‘I will continue to take my medication’.  
 
If the claimant failed to carry out a voluntary activity, there 
would be no reduction in the payment of Universal Credit. 
However if they did not complete the voluntary activity they 
would be expected to make up the time on other work 
related activities so that they are still meeting the expected 
hours of work search. 
UCFS 13A 
    
October 2017 
V13.0a 
 
Page 7 of 33 
 

 
 
Commitment 04 
Effective Work Related Activities 
It is important the claimant is very clear about what they 
must do (‘required’ activities) and the consequences of not 
doing them. They must also understand that if they do not 
do what they have chosen to do (‘voluntary’ activities) that 
we expect them to use that time to complete other work 
related activities 
 
 
 
How would you check the claimant understands their 
n
 
oits
 
e
u

responsibilities? 
Q
 
 
 
You could ask: 
 
 
 
What must you to do in order to receive Universal 
Credit?  What will happen if you do not do this? 
 
This allows the claimant to explain their understanding and 
gives you the opportunity to correct any misapprehensions 
while giving very clear messages about what is required.  
You must make sure that the claimant knows exactly what is 
expected of them from the start. 
 
Earlier we discussed examples of work related activities. 
The work related activities set out in the Commitment must 
be the most effective activities which, when undertaken, give 
the claimant the best possible chance of getting paid work 
quickly. You must ensure that all the work related activities 
set out in the Commitment are fair and reasonable for the 
individual claimant. 
UCFS 13A 
    
October 2017 
V13.0a 
 
Page 8 of 33 
 

 
 
Commitment 04 
Effective Work Related Activities 
 
et
 
o
N s

Ask the learners to imagine that the work related 
r
 
e
n
gis

 
e
D

activities on an individual claimant’s Commitment were 
 
being challenged in a court of law. Would they (the work 
coach) be able to say that they have taken into account 
all of the claimant’s individual circumstances and that 
the requirements are fair and reasonable for that 
claimant?  
Is all relevant information recorded in order to provide 
full rationale to defend the department’s actions? 
Would they be able to prove that? If they have truly 
considered all the circumstances and recorded all that 
they have considered, then they would be able to prove 
it. 
 
Recording this information is vital. Labour Market 
decisions are often overturned because the 
considerations have not been documented or 
documented completely. 
 
 
Where could you record this information? 
n
 
oits
 
e
u
Q

 
 
 
 
In the Claimant Profile on the Service. 
 
 
 
 
 
 
UCFS 13A 
    
October 2017 
V13.0a 
 
Page 9 of 33 
 

 
 
Commitment 04 
Effective Work Related Activities 
 
Supporting the Claimant 
 
The claimant needs to understand that meeting the work 
related requirement for Universal Credit is challenging. They 
have to commit to carrying out work related activities which 
are appropriate to them and will progress them personally 
towards work. 
For some claimants this may involve a radical change in 
how they prioritise their lives. They may not be used to the 
level of forward planning and organisation that is required of 
them under Universal Credit. 
 
Through your discussion with the claimant, you should be 
trying to find out their level of skill around looking for work, 
planning etc so that you can support them to develop these 
skills.  
By supporting them to identify and plan their work related 
activities in a joined-up way, you can encourage them to 
take responsibility for looking for work in a more pro-active 
way, rather them just meeting the ‘minimum requirements’. 
 
 
n
oi

Facilitate a short discussion with the learners about 
 
s
s
u

 
c
si
D

how they could support the claimant to identify and plan 
 
a joined-up series of work related activities. 
 
 
UCFS 13A 
    
October 2017 
V13.0a 
 
Page 10 of 33 
 

 
 
Commitment 04 
Effective Work Related Activities 
 
Ensure the following points are covered: 
  encourage the claimant to view work related activities 
as something to be developed on an on-going basis, 
rather than as a series of one-off activities 
  coach them to identify how they can develop individual 
work related activities into a strategy, for example from 
‘visiting local employer’ to ‘what is the purpose of the 
visit?’ ‘what will you ask when you get there?’, ‘How 
can you use this information?’, ‘How will you take 
forward what you have learned from the activity?’ etc 
 
  make sure they can explain the purpose of the activity 
- if they can explain why they are doing something it 
will help them to view it as part of a meaningful 
sequence of activities rather than a one-off activity that 
they are doing just because it’s written on their 
Commitment. For example, ‘I will look at the 
recruitment section of some hotel websites to find out 
what sort of jobs are available. That will help me to 
decide the sort of job I want, what qualifications etc are 
required and how to apply. Then I will have a better 
idea of what they are looking for so that I know what 
information to put in my application’ 
(Continued on next page) 
 
UCFS 13A 
    
October 2017 
V13.0a 
 
Page 11 of 33 
 

 
 
Commitment 04 
Effective Work Related Activities 
 
  encourage them to build contingencies into their work 
search, for example, ‘if Tesco’s aren’t recruiting, what 
will you do then? 
  give positive feedback so that the claimant can see 
that they are making progress. This will build their 
confidence and help to motivate them. 
  when reviewing an activity, coach the claimant to 
identify how useful the activity was and how they can 
use the experience to improve their skills for example, 
‘if you did a similar thing again, how would you do it 
differently/better?’ 
 
If you think a claimant needs extra support, contact them 
between meetings by telephone or via their journal to ask 
about their experiences so far and coach them in how to 
take their work related activities forward. 
 
Other Considerations  
 
Where the claimant does not have a permitted period, they 
are required to look for and take any job that they are 
capable of doing that pays the National Minimum Wage or 
above.  
Looking for any job, and accepting the first job offered, will 
help the claimant back into work as quickly as possible.  
 
 
UCFS 13A 
    
October 2017 
V13.0a 
 
Page 12 of 33 
 

 
 
Commitment 04 
Effective Work Related Activities 
 
Once they are in paid work they can continue to look for 
their preferred job. All elements of the claimant’s work 
related activities must be realistic and achievable. You need 
to consider the following: 
 
 
t
n

Show Slide 08 – Other Considerations. 
i
o

 
Prew
 
o
P

This slide is animated. Use ‘enter’ or the arrow keys to 
 
make each requirement appear. 
 
  Capability for work - does the claimant have the relevant 
qualifications, experience, skills? 
  Capacity for work - are there any health or social issues, 
or caring responsibilities that might make it difficult to 
find, obtain and retain the job in question? 
  Wage expectations - does the job requirement pay the 
wages that the claimant is looking for and does the 
claimant know how much the National Minimum Wage 
is?  
  The local Labour Market - consideration must be given 
to what jobs are available within that area. If the work 
the claimant is looking for is not available within the 
claimant’s travel to work area, the job requirement is not 
realistic. 
 
 
UCFS 13A 
    
October 2017 
V13.0a 
 
Page 13 of 33 
 

 
 
Commitment 04 
Effective Work Related Activities 
 
et
 
o
N s

Make sure that the learners are aware of the difference 
r
 
e
n
gis

 
e
D

between ‘capability’ and ‘capacity’ as follows: 
 
 
For the purposes of work related activity, Capability is 
defined as everything from skills, qualifications, 
relevant experience to ability to travel to a work 
location; all the practical things that need to be in place 
for an individual to perform a job successfully. 
For the purposes of work related activity, Capacity is 
defined as a person’s physical or mental ability to 
perform a specific job. For example, a person with 
limited mobility may not have the capacity to perform a 
job which requires lifting. Someone with a history of 
severe anxiety may not have the capacity to work in a 
high stress environment. 
(Reference: ‘Jobseeking Behaviour’ October 2010 Roger 
James.) 
 
By the end of the Commitment Meeting, the intention is that 
the claimant is committed to complying with their work 
related requirements and is motivated to find work.  
 
When setting work search and work preparation 
 
 
requirements it is also important to consider the following 
further factors: 
UCFS 13A 
    
October 2017 
V13.0a 
 
Page 14 of 33 
 

 
 
Commitment 04 
Effective Work Related Activities 
 
 
t
n

Show Slide 09 – Further Considerations. 
i
 
o
Pre

 
w
o

 
P
This slide is animated. Use ‘enter’ or the arrow keys to 
make each requirement appear. 
 
 
 
The learners should complete the following activity in 
y
 
tivit
 
c
pairs or small groups. 
A
 
Ask the learners to reflect on the eight considerations 
shown on the slide. For each one they should be able to 
explain what is about and why it is important. 
Allow about 15 minutes in total for discussion and 
feeding back to the group.  
 
et
 
o
N s

Use the following note to support the discussion. 
r
 
e
n
gis

 
e
D

 
  self-perception - the claimant believes that they can 
work, find specific jobs, have the capability to do those 
jobs, and are confident of being able to gain and keep 
employment 
  specific job requirement -the claimant knows their job 
requirements 
 
  knowledge, skills and experience - the claimant has the 
knowledge, skills and experience that match their job 
requirements 
(Continues on next page): 
UCFS 13A 
    
October 2017 
V13.0a 
 
Page 15 of 33 
 

 
 
Commitment 04 
Effective Work Related Activities 
  commitment to undertake work related activities - the 
claimant knows how to access the resources required to 
undertake sustained work related activities 
  demonstrating capability for a specific job - the claimant 
is able to demonstrate their capability effectively to 
employers 
  presenting themselves to an employer - the claimant is 
able to present themselves effectively to potential 
employers 
  keeping a job - the claimant could keep a job offered by 
an employer 
  managing personal circumstances - the claimant is able 
to successfully manage anything that makes it harder to 
get and keep paid work. 
 
 
UCFS 13A 
    
October 2017 
V13.0a 
 
Page 16 of 33 
 

 
 
Commitment 04 
Effective Work Related Activities 
 
Ensuring Work Related Activities are Effective 
 
Your input is vital to coach the claimant to identify what 
would be an effective use of their time. For example, looking 
at internet recruitment sites is a useful activity. But a 
claimant could spend a whole day on a recruitment website 
and genuinely feel they have done something positive yet 
found no jobs to apply for. 
Work related activities must be tailored to the individual 
claimant to make sure they are challenging and the claimant 
is capable of achieving them. Remember also that the 
amount of time required to carry out a particular activity will 
vary from person to person, depending on the individual’s 
circumstances and capability.  
Evidence confirms that if we want the claimant to be 
committed to these actions they have to work this through 
for themselves and they have to explain to you the 
advantages and outcomes that their actions will produce.  
You may need to coach the claimant to do this. 
 
The Commitment must be claimant led and clearly state the 
actions the claimant will take to reach their job goal. You 
must ensure that the work related activities in the 
Commitment are SMART: 
 
 
UCFS 13A 
    
October 2017 
V13.0a 
 
Page 17 of 33 
 

 
 
Commitment 04 
Effective Work Related Activities 
 
SMART 
 
 
Ask the learners if they know what SSMART stands for. 
n
 
oits
 
e
u
Q

 
 
 
t
n

Show Slide 10 – SMART. 
i
 
o
Pr

 
e
w
o
P

This slide is animated. Using the ‘enter’ or arrow key 
once will make all the letters in the acronym ‘SMART’ 
appear. Use the keys again to make each word appear 
separately as you take them through the following: 
 
 
Put the learners in five groups. Allocate ‘Specific’ to the 
 
ytiv
 
it
first, ‘
c
Measurable’ to the second and so on. Give them 
 
A
one to two minutes to explain in detail what each one 
means in terms of work related activities.  
Ask them to share their findings with the whole group 
and discuss. Ensure the following points are brought out 
in the discussion. 
 
Specific: 
 
A specific goal has a much greater chance of being 
accomplished than a general goal.  
To set a specific goal you must answer the six “W” questions: 
  who: Who is involved? 
  what: What do I want to accomplish? 
UCFS 13A 
    
October 2017 
V13.0a 
 
Page 18 of 33 
 

 
 
Commitment 04 
Effective Work Related Activities 
  where: Identify a location 
  when: Establish a timeframe 
  which: Identify requirements and constraints 
  why: Specific reasons, purpose or benefits of 
accomplishing the goal 
EXAMPLE: A general goal would be, “Get in shape.” But a 
specific goal would say, “Join a health club and work out 
three days a week.” 
 
Measurable 
 
 
Establish concrete criteria for measuring progress toward the 
achievement of each goal you set. 
When you measure your progress, you stay on track, reach 
your target dates, and experience the exhilaration of 
achievement that spurs you on to the continued effort 
required to reach your goal. 
To determine if your goal is measurable, ask questions such 
as ‘How much…?’, ‘How many?’, ‘How will I know when it is 
accomplished?’ 
For example, instead of ‘I am committed to losing weight’, try 
‘I will aim to lose X number of pounds by the end of the 
month’. 
 
 
UCFS 13A 
    
October 2017 
V13.0a 
 
Page 19 of 33 
 

 
 
Commitment 04 
Effective Work Related Activities 
 
Achievable 
 
When you identify goals that are most important to you, you 
begin to figure out ways you can make them come true. You 
develop the attitudes, abilities, skills, and financial capacity to 
reach them. You begin seeing previously overlooked 
opportunities to bring yourself closer to the achievement of 
your goals. 
 
You can achieve almost any goal you set when you plan your 
steps wisely and establish a time frame that allows you to 
carry out those steps. Goals that may have seemed far away 
and out of reach eventually move closer and become 
achievable, not because your goals shrink, but because you 
grow and expand to match them.  
When you list your goals you build your self-image. You see 
yourself as worthy of these goals, and develop the traits and 
personality that allow you to possess them. 
 
Realistic 
 
To be realistic, a goal must represent an objective toward 
which you are both willing and able to work. A goal can be 
both high and realistic; you are the only one who can decide 
just how high your goal should be. But be sure that every 
goal represents substantial progress. 
 
 
UCFS 13A 
    
October 2017 
V13.0a 
 
Page 20 of 33 
 

 
 
Commitment 04 
Effective Work Related Activities 
 
A high goal is frequently easier to reach than a low one 
because a low goal exerts low motivational force. Some of 
the hardest jobs you ever accomplished may actually have 
seemed easy simply because they were a labour of love. 
Your goal is probably realistic if you truly believe that it can 
be accomplished. Additional ways to know if your goal is 
realistic is to determine if you have accomplished anything 
similar in the past or ask yourself what conditions would 
have to exist to accomplish this goal. 
 
Time bound 
 
A goal should be grounded within a time frame. Without a 
time frame there is no sense of urgency. If you want to lose 
10 pounds, when do you want to lose it by? “Some day” 
won’t work. But if you anchor it within a timeframe, “by 
September 1st”, then you’ve set your unconscious mind into 
motion to begin working on the goal. 
 
Activities may: 
  be regular, for example weekly and reviewed within 
work search reviews 
  be one-off, time bound and reviewed within work related 
conversations, work search reviews or on-line 
 
 
Ask if there are any questions and discuss before 
n
 
oits
 
e
u

continuing. 
Q
 
UCFS 13A 
    
October 2017 
V13.0a 
 
Page 21 of 33 
 

 
 
Commitment 04 
Effective Work Related Activities 
 
Behaviours for Quality Work Related Activity 
 
When discussing work related activities with a claimant you 
both need to be clear about what they will do to look for 
work. This means thinking about the quality of the activity as 
well as the quantity.  
Looking for work is a skill and we should not assume that 
our claimants have that skill. You may need to help them 
develop the skill of looking for work.  
Some claimants who have previously been long term 
employed or who have never worked before may find it 
difficult to carry out work related activities effectively. We 
can support claimants to continuously assess and improve 
on their work search. 
 
From the start you need make expectations clear; the 
claimants should be acting independently and their activity 
should be focused on doing things that get them the best 
prospects of getting a job. 
 
 
UCFS 13A 
    
October 2017 
V13.0a 
 
Page 22 of 33 
 

 
 
Commitment 04 
Effective Work Related Activities 
 
 
Ask the learners to work in small groups for this 
 
ytiv
 
itc
activity. 
 
A
They should note down the behaviours and skills that 
claimants would need in order to look for work 
effectively. 
Allow about 10 minutes before bringing the group back 
together to share their responses. 
 
et
 
o
N s

Responses should include: 
r
 
e
n
gis

 
e
D

  effective use of time 
  set clear goals for themselves. There is evidence that 
setting goals increases clarity of purpose (why am I 
doing what I am doing (and what do I need to do in 
the future?)) and the drive to gain employment 
  plan how, where, when they are going to complete 
the activity (we will look at this in more detail in a 
moment) 
  prioritise activities (What do they need to do first?) 
(Continues on next page) 
 
 
 
UCFS 13A 
    
October 2017 
V13.0a 
 
Page 23 of 33 
 

 
 
Commitment 04 
Effective Work Related Activities 
 
  reviewing activities: 
  recognising and persisting with worthwhile 
activities 
  recognising when an activity is not productive and 
stopping the activity 
  keep a detailed record of what they have done (which 
employers have they contacted? What was the 
outcome? Which jobs did they apply for? When? 
How did they adapt their CV?) 
  prepare thoroughly, for example planning questions 
in advance of visiting employers  
  ensure application forms/letters provide concrete 
evidence of the key competencies required by each 
employer 
This list is not exhaustive.   
 
 
What questions could you ask the claimant to support 
n
 
oits
 
e
u

them in assessing the quality of their work related 
Q
 
activity? 
 
 
 
UCFS 13A 
    
October 2017 
V13.0a 
 
Page 24 of 33 
 

 
 
Commitment 04 
Effective Work Related Activities 
 
 
Answers could include: 
 
 
 
  “What did you learn from visiting the website?” 
 
  “How did it help you progress your work search?” 
  “To what extent do you think that activity was an 
effective use of your time?” 
  “How could you improve the way you do that?” 
  “How will you know if that activity has helped you?” 
 
 
It is important that the claimant learns from what they have 
done and acts on the lesson learned.   
You can support them in this by helping them to understand: 
  what they have done well; and 
  what they could do better next time. 
The focus is on recognising what is good, providing rewards 
and aiming to improve the things that could be better. This 
generally has a positive impact on individuals.   
 
You will identify early on what the claimant’s strengths are 
and where they need support in developing their work 
search skills. Coaching techniques, praise and reassurance 
will help to build their confidence. 
 
 
UCFS 13A 
    
October 2017 
V13.0a 
 
Page 25 of 33 
 

 
 
Commitment 04 
Effective Work Related Activities 
 
Planning Work Related Activities Effectively 
 
In the previous activity we mentioned planning. It is important 
that the claimant has a clear idea about how they are going 
to carry out the work related activities on their Commitment. 
This is a vital part of your discussion with them and will help 
you identify what support they need in developing work 
search skills. 
 
Let’s think about the importance of planning.  
 
We all have goals in life. We may want to lose weight or 
learn to drive. But both of these require a great deal of effort 
and will-power. However, it is human nature that we lack will-
power at times and that our self control lapses especially 
when we are tired, upset or stressed. 
 
Evidence from a number of areas suggests that people are 
far more likely to achieve their goals if they make a plan for 
what they will do, and how, when and where they will do it.  
 
Making a plan and agreeing on specific activities can help 
claimants to get back to work more quickly. Studies that 
specifically looked at claimants found that planning increased 
the number of work related activities they completed and the 
number of job offers they received. (Source: Cabinet Office 
Behavioural Insights Team).  
 
UCFS 13A 
    
October 2017 
V13.0a 
 
Page 26 of 33 
 

 
 
Commitment 04 
Effective Work Related Activities 
You have an important role here. You coach the claimant to 
plan their activities effectively and to keep them motivated 
by:  
 
 
t
n

Show Slide 11 – Planning Work Related Activities 
i
 
o
Pr

 
e
w

Effectively. 
o
 
P
This slide is animated so each example appears using 
the mouse or ‘enter’ key. 
 
et
 
o
N s

Use the following information to expand and explain the 
r
 
e
n
gis

 
e
D

information on the slide. 
 
 
  ask coaching questions: 
  where can you find out more about that job? 
  who could help you with that? 
  how could you explain your suitability for that 
job?  
  when could you do that? 
  encourage them to build the activity into part of their 
daily routine. For example, ‘I’ll check the on-line 
agencies I am registered with every morning after I’ve 
walked the dog’. This makes it more likely that they will 
do it because it will become part of their routine 
(Continued on next page) 
UCFS 13A 
    
October 2017 
V13.0a 
 
Page 27 of 33 
 

 
 
Commitment 04 
Effective Work Related Activities 
  encourage the claimant to allocate a specific convenient 
time to do a particular activity. For example, the 
claimant’s child is at nursery from 10am – 12 every day. 
The claimant could designate that time to a specific 
work related activity 
  ensure the claimant has ownership of the agreed plans. 
Ideally you should encourage “I want…”, “I need…”, “I 
must…” type declarations from the claimant, as opposed 
to ‘”I agree”, “I suppose so” or “that makes sense” 
 
 
  link activities together. For example: “When I have 
finished my job search, I will adapt my CV and covering 
letter to each vacancy I have found to make sure it is 
relevant.” 
  encourage them to think of contingencies, for example 
‘If my laptop breaks then I will continue to work on my 
CV at the local library.’  
Make sure you praise claimants for successfully completing 
activities. This motivates them and builds their confidence. 
 
 
UCFS 13A 
    
October 2017 
V13.0a 
 
Page 28 of 33 
 

 
 
Commitment 04 
Effective Work Related Activities 
 
 
Ask the learners to work in pairs for this activity. One of 
 
ytiv
 
itc
them should think of something which they would like 
 
A
to do but have never got around to, for example learning 
to play the piano or clearing out their garage. Their 
partner should then help them to develop a plan to 
achieve it using the techniques on the slide. Allow 
about 10 minutes. 
Bring the learners back together to share their 
experiences and good practice from the conversation. 
If there is time, they can swap roles so that they both 
make a plan. 
 
Reviewing Work Related Activities 
 
Once the claimant has work related activities set down in the 
Commitment, you will review how well they have completed 
these activities at every meeting.  
 
 
What is the purpose of the review? 
n
 
oits
 
e
u
Q

 
 
 
 
UCFS 13A 
    
October 2017 
V13.0a 
 
Page 29 of 33 
 

 
 
Commitment 04 
Effective Work Related Activities 
 
 
  to ensure the claimant has met the requirements to 
 
 
receive Universal Credit 
 
  to identify if any changes are required to their 
Commitment 
  to provide support to develop / strengthen the 
claimant’s work related activities 
  to coach the claimant in planning next steps. 
  to maintain the claimant’s motivation 
  to review the quality of their work search so far 
and identify how it can be improved. 
 
 
What sort of evidence can a claimant show for their 
n
 
oits
 
e
u

work related activity? 
Q
 
 
 
UCFS 13A 
    
October 2017 
V13.0a 
 
Page 30 of 33 
 

 
 
Commitment 04 
Effective Work Related Activities 
 
 
Answers could include: 
 
 
 
 
a completed CV (if they did not have one previously) 
 
notification of enrolment/acceptance on a course 
 
confirmation of an application to employment agency 
 
print outs of jobs to apply for 
 
print outs of completed applications (or on smart 
phone if emailed) 
 
record of researching employment websites on smart 
phone 
This list is not exhaustive 
  
Claimants may also tell you about some of the activities they 
have carried out, which they have not got evidence for. 
 
 
How could you validate these activities? 
n
 
oits
 
e
u
Q

 
 
 
UCFS 13A 
    
October 2017 
V13.0a 
 
Page 31 of 33 
 

 
 
Commitment 04 
Effective Work Related Activities 
 
 
By asking probing questions. For example: 
 
 
 
 
who did you speak to when you cold called the 
contact centre? What questions did you ask? Did 
they refer you to somebody else? What additional 
information did you find out? 
 
which companies did you send your CV to? Did you 
send them by post or via email? Did you send a 
covering letter? What sort of acknowledgement did 
you get? 
 
when you researched the apprenticeships website, 
what did you find out about requirements/application 
processes/who to contact?  
 
when you went to the jobs fair, which stalls did you 
visit? Did you gather any leaflets? Were they 
helpful? What further information did they provide 
which would help you? How will that help you? 
 
 
UCFS 13A 
    
October 2017 
V13.0a 
 
Page 32 of 33 
 

 
 
Commitment 04 
Effective Work Related Activities 
 
It is important that you use the review of work related activity 
to coach the claimant to: 
  assess the effectiveness of what they have done so far 
  identify how they can build on it/improve on it 
  address any setbacks to ensure the claimant does not 
become demotivated (by focusing on the positives, 
what lessons they can learn and take forward) 
  identify and plan effective next steps 
 
 
Ask if there are any questions and discuss before 
n
 
oits
 
e
u

moving on to the next part of this learning – 05: Final 
Q
 
Discussions. 
 
 
 
 
UCFS 13A 
    
October 2017 
V13.0a 
 
Page 33 of 33