This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Bariatric Surgery'.


FREEDOM OF INFORMATION (SCOTLAND) 
ACT 2002
 
 
Requirement for Review 
 
 
 
Introduction 
 
1.  We  have  procedures in  place  to  allow  an  individual1  who  is  dissatisfied in  any way with a 
decision  taken  by  us  on  the  provision  of  information under  the Freedom  of  Information 
(Scotland) Act 2002 to require us to review decisions taken. 
 
2.  This note sets out the procedures we follow where someone is dissatisfied. 
 
3.  Under  the Freedom  of  Information  (Scotland)  Act 2002,  this procedure  is  known as  a 
“Requirement  for  Review”.    Under  the  Environment  Information  (Scotland) Regulations 
2004  this  is  known  as  a  “Representation”2. A  requirement  for review/representation can 
arise  in  circumstances  where  the  applicant  believes we  have  not  complied  with  our 
obligations under the legislation, including (but not limited to):- 
 
(a)  where we indicate that we do not hold information, but the individual believes we do; or 
 
(b)  where the individual feels that we have not provided the advice and assistance we 
should have done; or 
 
(c)  where we have refused to provide information; or 
 
(d)  where we have failed to reply to a request for information; or 
 
(e)  where  we  have  failed  to  respond  to  a  request  for  information  within  the prescribed 
timescale; or 
 
(f)  where the individual feels the charge for providing information is higher than it should 
be. 
 
4.  If  the  applicant  is  dissatisfied  in  anyway  he/she  can  require  us  to  review  the way  the 
request was handled or the decision reached. 
 
5.  Whenever  we  reply  to  a  request  for  information  a  copy  of  this  Requirement  for Review 
Procedure  must  accompany  the  response.  The  response  must  also explain  to  the 
applicant  their  right  to  seek  a  review  of  any  decision  taken  and the  subsequent  right  of 
appeal  to  the  Scottish  Information  Commissioner and the Courts (see paragraphs 14 to 16 
below). 
 
 
 
 
  1  Reference to an individual is to any person or organisation that makes a request for information. 

For our procedure under the Environmental Information (Scotland) Regulations 2004 see our separate guidance. 
   
 

© NHS Greater Glasgow & Clyde 2017 
Version 1.9  21 June 2017 

 
Timescale 
 
 
6.  A  requirement  for  review  should  be  submitted  in  writing  (or  other  permanent form) within 
40 working days of either:- 
 
  the day the individual actually received a response from us; or 
 
  the end of the period within which we should have replied to a request. 
 
7.  We  have  the  discretion  to  consider  requests  for  review  received  beyond  this timescale. 
It would normally be our intention to accept requirements for review outwith the 40 working 
days,  unless  there  are  practical  difficulties in  doing  so, for example if  relevant 
documentation  was  due  for  destruction  and  has  been  destroyed.    It  is  always  in  the 
applicant’s interests to submit a review request within the 40 working day period specified. 
 
 
Submission of Requirement for Review 
 
8.  Where  a  response  is  made  to  a  request  for  information,  the  response  must advise that 
any request for review is submitted to:- 
 
John Hamilton 
Head of Administration 
NHS Greater Glasgow & Clyde Board Headquarters, 
JB Russell House, Gartnavel Royal Hospital, 
1055 Great Western Road, 
Glasgow  
G12 0XH 
 
Telephone 
0141 201 4608 
E-mail 
xxxx.xxxxxxxx@xxx.xxxx.xxx.xx 
 
9.  Should  the  person  making  the  request  submit  their  requirement  for  review to  another 
person  within  our  organisation, the  recipient  must  pass  it immediately  to  the  Head  of 
Administration. 
 
10. The  person  seeking  a  request  for  review  must  state  their  name  and  an address  for 
correspondence.    A  statement  explaining  why  the  individual feels  aggrieved at  the 
decision taken (or the lack of response) by the organisation should accompany any request 
for review.   It is always helpful if  the  person  seeking  a  review  makes  their  dissatisfaction 
explicit  in  what they  say  to  us  and  clearly  sets  out  the  grounds  for  requesting a  review. 
Where the applicant is seeking further information relating to his/her original request this will 
normally be treated as a new request. 
 
 
Review Procedure 
 
11. The  review procedure is designed  to be  accessible, prompt, fair and impartial.   It  may 
result  in  a  decision  being  made  where  no  decision  was made  previously,  confirmation  of 
the  original  decision,  or  the  making  of  a different  decision  to  that  originally  taken  being 
made.   The decision will be binding on the organisation. 
 
 
 

© NHS Greater Glasgow & Clyde 2017 
Version 1.9  21 June 2017 

 
12. Requests for review have to be processed swiftly and  within a maximum timescale  of  20 
working  days.  During  this  timeframe  we  will  review  our  previous  decision  and  provide 
any additional information if the review outcome requires this.  
 
 
Our Timescale 
 
Event 
Action 
Day 
(a) On receipt of a request for Review 
Send acknowledgement within two  2 
working days of receipt. 
(b) Identify person who was handling 
Download relevant 
information  2 
request. 
about 
request and 
response 
(including search log) from Datix. 
(c)  Notify  person  who  was  handling  Receive   comments   from   request  2-3 
request  that  a  review  request  has 
handler. 
been  received and  provide  a  copy of 
statement in support from applicant and 
seek 
comments on rationale  for 
decision. 
(d) Selection of Review Person. 
Head  of  Administration  to  contact    4 
Non-Executive Director and  invite 
him/her to  undertake review with  
support 
from nominated FOI 
Specialist  who  was not   involved  
in  the original decision. 
(e) Supply all available information to 
Head of Administration to check all  5 
Reviewer and FOI Specialist. 
information is to hand, then issue. 
(f) Undertake Review 
Non-Executive Member 
in  10 
consultation with FOI Specialist 
who was not involved in the 
original  decision, calling  for  further 
information if required. 
(g)  Write  up  of  decision  and  sign off 
Provide final report to Head of 
15 
by Non-Executive Member. 
Administration. 
(h) Notification of decision 
Head  of  Administration to  notify  20 
applicant of outcome of review and 
right of further appeal. 
(i) If appropriate, provide any additional 
Head of Administration with original  20 
information recommended by review 
handler to provide any appropriate 
process 
additional information. 
 
 
13. If  at  stage  (h)  above  it  is  concluded  that  the  applicant  has  been  unfairly treated, an 
apology should be offered on behalf of the organisation. 
 
 
 

© NHS Greater Glasgow & Clyde 2017 
Version 1.9  21 June 2017 

Right of Further Appeal 
 
14. The applicant is  to  be  advised of  his/her right to  raise the  matter further with the  Scottish 
Information  Commissioner  if  he/she  remains  dissatisfied  with the  decision  of  the 
organisation.   The  right  of  appeal  is  to  be  exercised  in writing  (or  some  other  permanent 
form)  by  the  applicant  who  must  provide an  address  for  correspondence,  specify  the 
request  for  information  to  which the  requirement  for  review  relates  and  the  reason  for 
dissatisfaction.   An appeal to the Commissioner must be made within a period of 6 months 
from the date of any notice on the review request made to us or within 6 months from when 
a decision should have been notified by us. 
 
15. In  advising of  this  right, the    applicant should  be  given  details  of  the  contact address and 
e-mail address of the Commissioner, and of the Commissioner’s online appeal service, at:- 
 
The Scottish Information Commissioner 
Kinburn Castle 
Doubledykes Road 
ST ANDREWS 
Fife 
KY16  9DS 
Tel:       01334 464610 
E-Mail:  xxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxx 
 
Online appeal service:  
http://www.itspublicknowledge.info/YourRights/Unhappywiththeresponse/Appealingt
oCommissioner.aspx 
 
 
16. The applicant should also be advised of their right to make an appeal against any decision 
by the Scottish Information Commissioner 3 on a point of law to the Court of Session. 
 
 
Assistance to Applicants 
 
17. Under  the  spirit  of  the  Freedom  of  Information  (Scotland)  Act  2002,  the recipient  of  a 
request  for  review  should  provide  assistance,  if  required,  to any  applicant  who  seeks  it.  
He  should  also  ensure  that  the  needs  of persons with a disability within the terms of the 
Equality Act 2010  are  not  unfairly  disadvantaged  as  a  consequence  of  the  procedure 
described  above  and  shall  make  appropriate  adjustments  to  the  procedure where 
appropriate under the terms of that Act. 
 
 
Review  of  Requirements  for  Review  and  Decisions  of  the Scottish 
Information Commissioner
 
 
18. Our internal procedures will enable decisions on requirements for review and decisions by 
the Scottish Information Commissioner to be reviewed to ensure that processes follow best 
practice in dealing with requests for information under the legislation. 
 
 
 
 
 
 
 
3   Under Section 56 of the Act. 

© NHS Greater Glasgow & Clyde 2017 
Version 1.9  21 June 2017