This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'National Productivity Investment Fund - Guidance'.


 
National Productivity Investment Fund 
for the Local Road Network 
Application Form 
 
The level of information provided should be proportionate to the size and complexity of the 
project proposed. As a guide, for a small project we would suggest around 10 -15 pages 
including annexes would be appropriate. 
 
One application form should be completed per project and will constitute a bid.  
Applicant Information 
 
Local authority name(s)*:            
*If the bid is for a joint project, please enter the names of all participating local authorities and 
specify the lead authority.
 
 
Bid Manager Name and position: 
           
 
Name and position of officer with day to day responsibility for delivering the proposed project.  
 
Contact telephone number:                           Email address:                 
 
Postal address: 

           
 
 
 
           
 
 
 
           
 
 
 
           
 
Combined Authorities 
If the bid is from an authority within a Combined Authority, please specify the contact, ensure 
that the Combined Authority has provided a note ranking multiple applications, and append a 
copy to this bid. 
 
Name and position of Combined Authority Bid Co-ordinator: 
           
 
Contact telephone number:                           Email address:                 
 
Postal address: 

           
 
 
 
           
 
 
 
           
 
 
 
           
 
When authorities submit a bid for funding to the Department, as part of the Government’s 
commitment to greater openness in the public sector under the Freedom of Information Act 
2000 and the Environmental Information Regulations 2004, they must also publish a version 
excluding any commercially sensitive information on their own website within two working days 
of submitting the final bid to the Department. The Department reserves the right to deem the 
business case as non-compliant if this is not adhered to. 
Please specify the weblink where this bid will be published:            

 

SECTION A - Project description and funding profile 
 

A1. Project name:            
 
 
A2 : Please enter a brief description of the proposed project (no more than 50 words) 
           
 
A3 : Please provide a short description of area covered by the bid (no more than 50 words) 
           
OS Grid Reference:            
Postcode:            
 
Please append a map showing the location (and route) of the project, existing transport 
infrastructure and other points of particular relevance to the bid, e.g. housing and other 
development sites, employment areas, air quality management areas, constraints etc. 
 
 
A4. How much funding are you bidding for? (please tick the relevant box):  
 
Small project bids (requiring DfT funding of between £2m and £5m) 
 
 
Large project bids (requiring DfT funding of between £5m and £10m) 
 
 
 
A5. Has any Equality Analysis been undertaken in line with the Equality Duty? 
 
 Yes 
 No 
 
A6. If you are planning to work with partnership bodies on this project (such as Development 
Corporations, National Parks Authorities, private sector bodies and transport operators) please 
include a short description below of how they will be involved. 
           
 
A7. Combined Authority (CA) Involvement  
 
Have you appended a letter from the Combined Authority supporting this bid? 
 Yes 
 No 
 
 
A8. Local Enterprise Partnership (LEP) Involvement and support for housing delivery 
 
Have you appended a letter from the LEP supporting this bid? 
 Yes 
 No 
 
For proposed projects which encourage the delivery of housing, have you appended supporting 
evidence from the housebuilder/developer? 
  
 Yes 
 No 
 
 
2

SECTION B – The Business Case 
 
B1: Project Summary 
 
Please select what the project is trying to achieve (select all categories that apply) 
 
Essential 

 Ease urban congestion 
 Unlock economic growth and job creation opportunities 
 Enable the delivery of housing development 
 
Desirable 
 Improve Air Quality and /or Reduce CO2 emissions 
 Incentivising skills and apprentices 
 
 Other(s), Please specify -            
 
 
B2 : Please provide evidence on the following questions (max 100 words for each question): 
 
a)  What is the problem that is being addressed? 
           
 
b)  What options have been considered and why have alternatives been rejected? 
           
 
c)  What are the expected benefits/outcomes? For example, could include easing urban 
congestion, job creation, enabling a number of new dwellings, facilitating increased GVA. 
           
 
d)  Are there are any related activities that the success of this project relies upon? For example, 
land acquisition, other transport interventions requiring separate funding or consents? 
           
 
e)  What will happen if funding for this project is not secured - would an alternative (lower cost) 
solution be implemented (if yes, please describe this alternative and how it differs from the 
proposed project)? 
           
 
f)  What is the impact of the project – and any associated mitigation works – on any statutory 
environmental constraints? For example, Local Air Quality Management Zones. 
           
 
 
 
 
3

B3 : Please complete the following table. Figures should be entered in £000s 
(i.e. £10,000 = 10). 
 
Table A: Funding profile (Nominal terms) 
£000s 
2018-19 
2019-20 
DfT funding sought 
           
           
Local Authority contribution 
           
           
Third Party contribution 
           
           
TOTAL 
           
           
Notes: 
1) Department for Transport funding must not go beyond 2019-20 financial year. 
2) Bidders are asked to consider making a local contribution to the total cost. It is indicated that 
this might be around 30%, although this is not mandatory. 
 
B4 : Local Contribution & Third Party Funding : Please provide information on the following 
questions (max 100 words on items a and b): 
 
a)  Provide an outline of all non-DfT funding contributions to the project costs, the level of 
commitment, and when the contributions will become available.  
           
 
b)  List any other funding applications you have made for this project or variants thereof and the 
outcome of these applications, including any reasons for rejection. 
           
 
B5 Economic Case 
This section should set out the range of impacts – both beneficial and adverse – of the project. 
The scope of information requested (and in the supporting annexes) will vary, including 
according to whether the application is for a small or large project.  
 
A) Requirements for small project bids (i.e. DfT contribution of less than £5m) 
 
a)  Please provide a description of your assessment of the impact of the project to include: 
 
-  Significant positive and negative impacts (quantified where possible) including in relation to 
air quality and CO₂ emissions. 
-  A description of the key risks and uncertainties; 
-  If any modelling has been used to forecast the impact of the project please set out the 
methods used to determine that it is fit for purpose 
           
* Small projects bids are not required to produce a Benefit Cost Ratio (BCR) but may want to 
include this here if available. 
 
b)  Small project bidders should provide the following in annexes as supporting material: 
 
Has a Project Impacts Pro Forma been appended?   
 Yes 
 No  
 N/A 
 
 
4

Has a description of data sources / forecasts been appended? 
 Yes 
 No  
 N/A 
Has an Appraisal Summary Table been appended? 
 Yes 
 No  
 N/A 
 
Other material supporting your assessment of the project described in this section should be 
appended to the bid. 
 
* This list is not necessarily exhaustive and it is the responsibility of bidders to provide sufficient 
information to demonstrate the analysis supporting the economic case is fit-for-purpose. 
 
B) Additional requirements for large project bids (i.e. DfT contribution of more than £5m) 
 
c)  Please provide a short description (max 500 words) of your assessment of the value for 
money of the project including your estimate of the Benefit Cost Ratio (BCR) to include: 
 
-  Significant monetised and non-monetised costs and benefits  
-  Description of the key risks and uncertainties and the impact these have on the BCR; 
-  Key assumptions including: appraisal period, forecast years, optimism bias applied; and 
-  Description of the modelling approach used to forecast the impact of the project and the 
checks that have been undertaken to determine that it is fit-for-purpose.  
           
 
d)  Additionally detailed evidence supporting your assessment, including the completed 
Appraisal Summary Table, should be attached as annexes to this bid. A checklist of 
material to be submitted in support of large project bids has been provided.
 
 
Has an Appraisal Summary Table been appended? 
 Yes 
 No  
 N/A 
 
-  Please append any additional supporting information (as set out in the Checklist). 
*It is the responsibility of bidders to provide sufficient information for DfT to undertake a full 
review of the analysis. 

 
5

B6 Economic Case: For all bids the following questions relating to desirable criteria should be 
answered
 
Please describe the air quality situation in the area where the project will be implemented by 
answering the three questions below. 
 
i) Has Defra’s national air quality assessment, as reported to the EU Commission, identified 
and/or projected an exceedance in the area where the project will be implemented? 
 
 Yes 
 No 
 
ii) Is there one or more Air Quality Management Areas (AQMAs) in the area where the project 
will be implemented? AQMAs must have been declared on or before the 31 March 2017 
 
 Yes 
 No 
 
iii) What is the project’s impact on local air quality? 
 
 Positive 
 Neutral 
 
 Negative 
 
-  Please supply further details: 
           
 
iv) Does the project promoter incentivise skills development through its supply chain? 
 
 Yes 
 No  
 N/A 
 
-  Please supply further details: 
           
 
B7. Management Case - Delivery (Essential) 
 
Deliverability is one of the essential criteria for this Fund and as such any bid should set out, 
with a limit of 100 words for each of a) to b), any necessary statutory procedures that are 
needed before it can be constructed.  
 
a)  A project plan (typically summarised in Gantt chart form) with milestones should be included, 
covering the period from submission of the bid to project completion. 
 
Has a project plan been appended to your bid? 
 
 Yes 
 No 
 
b)  If delivery of the project is dependent on land acquisition, please include a letter from the 
respective land owner(s) to demonstrate that arrangements are in place to secure the land 
to enable the authority to meet its construction milestones. 
 
Has a letter relating to land acquisition been appended? 
 Yes 
 No  
 N/A 
 
c)  Please provide in Table C summary details of your construction milestones (at least one but 
no more than 6) between start and completion of works: 
 
Table C: Construction milestones 
 
 
6

 
Estimated Date 
Start of works 
                
           
           
           
           
           
           
Opening date 
           
Completion of works (if different) 
           
d)  Please list any major transport projects costing over £5m in the last 5 years which the 
authority has delivered, including details of whether these were completed to time and 
budget (and if not, whether there were any mitigating circumstances) 
           
 
B8. Management Case – Statutory Powers and Consents (Essential)
 
 
a)  Please list if applicable, each power / consent etc. already obtained, details of date acquired, 
challenge period (if applicable), date of expiry of powers and conditions attached to them. 
Any key dates should be referenced in your project plan. 
           
 
b)  Please list if applicable any outstanding statutory powers / consents etc. including the 
timetable for obtaining them. 
           
 
B9. Management Case – Governance (Essential)
 
 
Please name those who will be responsible for delivering the project, their roles (Project 
Manager, SRO etc.) and responsibilities, and how key decisions are/will be made. An 
organogram may be useful here.  
 
           
 
 
 
7

B10. Management Case - Risk Management (Essential) 
 
All projects will be expected to undertake a Quantified Risk Assessment (QRA) and a risk 
register should be included. Both should be proportionate to the nature and complexity of the 
project. A Risk Management Strategy should be developed that outlines how risks will be 
managed. 
 
Please ensure that in the risk / QRA cost that you have not included any risks associated with 
ongoing operational costs and have used the P50 value. 
 
Has a QRA been appended to your bid?  
 
 
 
 Yes 
 No 
 
Has a Risk Management Strategy been appended to your bid? 
 Yes 
 No 
 
Please provide evidence on the following points (where applicable) with a limit of 50 words for 
each: 
 
a)  What risk allowance has been applied to the project cost? 
           
b)  How will cost overruns be dealt with? 
           
c)  What are the main risks to project timescales and what impact this will have on cost? 
           
 
B11. Management Case - Stakeholder Management (Essential)
 
 
The bid should demonstrate that the key stakeholders and their interests have been identified 
and considered as appropriate. These could include other local authorities, the Highways 
England, statutory consultees, landowners, transport operators, local residents, utilities 
companies etc. This is particularly important in respect of any bids related to structures that may 
require support of Network Rail and, possibly, train operating company(ies). 
 
a)  Please provide a summary in no more than 100 words of your strategy for managing 
stakeholders, with details of the key stakeholders together with a brief analysis of their 
influences and interests.  
           
 
b)  Can the project be considered as controversial in any way? 
 Yes 
 No 
If yes, please provide a brief summary in no more than 100 words 
           
c)  Have there been any external campaigns either supporting or opposing the project? 
 
 Yes 
 
 No 
 
If yes, please provide a brief summary (in no more than 100 words) 
           
 
d)  For large projects only please also provide a Stakeholder Analysis and append this to your 
application. 
 
 
8

Has a Stakeholder Analysis been appended?    
 Yes 
 No  
 N/A  
 
e)  For large projects only please provide a Communications Plan with details of the level of 
engagement required (depending on their interests and influence), and a description of how 
and by what means they will be engaged with. 
 
Has a Communications Plan been appended?   
 Yes 
 No  
 N/A  
 
 
B12. Management Case – Local MP support (Desirable)
 
 
e)  Does this proposal have the support of the local MP(s); 
 
Name of MP(s) and Constituency 
1                
 
 Yes 
 No 
 
2                
 
 Yes 
 No 
 
3                
 
 Yes 
 No 
 
etc. 
 
 
B13. Management Case - Assurance
 (Essential) 
 
We will require Section 151 Officer confirmation (Section D) that adequate assurance systems 
are in place. 
 
Additionally, for large projects please provide evidence of an integrated assurance and approval 
plan. This should include details of planned health checks or gateway reviews. 
           
 
SECTION C – Monitoring, Evaluation and Benefits Realisation 
 
 
C2.  
Please set out, in no more than 100 words, how you plan to measure and report on the 
benefits of this project, alongside any other outcomes and impacts of the project. 
 
           
 
A fuller evaluation for large projects may also be required depending on their size and type.  
 
9

SECTION D: Declarations 
 

D1. Senior Responsible Owner Declaration 
As Senior Responsible Owner for [project name] I hereby submit this request for approval to 
DfT on behalf of [name of authority] and confirm that I have the necessary authority to do so. 
 
I confirm that [name of authority] will have all the necessary statutory powers in place to 
ensure the planned timescales in the application can be realised. 
Name: 
Signed: 
 
 
Position: 
 
 
D2. Section 151 Officer Declaration 
As Section 151 Officer for [name of authority] I declare that the project cost estimates quoted 
in this bid are accurate to the best of my knowledge and that [name of authority
 
-  has allocated sufficient budget to deliver this project on the basis of its proposed 
funding contribution 
-  accepts responsibility for meeting any costs over and above the DfT contribution 
requested, including potential cost overruns and the underwriting of any funding 
contributions expected from third parties 
-  accepts responsibility for meeting any ongoing revenue requirements in relation to the 
project 
-  accepts that no further increase in DfT funding will be considered beyond the 
maximum contribution requested and that no DfT funding will be provided for this bid in 
2020/21. 
-  confirms that the authority has the necessary governance / assurance arrangements in 
place and, for smaller project bids, the authority can provide, if required, evidence of a 
stakeholder analysis and communications plan in place 
-  confirms that if required a procurement strategy for the project is in place, is legally 
compliant and is likely to achieve the best value for money outcome 
Name: 
Signed: 
 
 
 
HAVE YOU INCLUDED THE FOLLOWING WITH YOUR BID? 
 
Combined Authority multiple bid ranking note (if applicable) 
 Yes 
 No  
 N/A 
Map showing location of the project and its wider context 
 Yes 
 No  
 N/A 
Combined Authority support letter (if applicable) 
 
 Yes 
 No  
 N/A 
LEP support letter (if applicable)   
 
 
 
 Yes 
 No  
 N/A 
Housebuilder / developer evidence letter (if applicable) 
 Yes 
 No  
 N/A 
Land acquisition letter (if applicable) 
 
 
 
 Yes 
 No  
 N/A 
Projects impact pro forma (must be a separate MS Excel) 
 Yes 
 No  
 N/A 
Appraisal summary table   
 
 
 
 
 Yes 
 No  
 N/A 
Project plan/Gantt chart 
 
 
 
 
 
 Yes 
 No  
 N/A 
 
10