This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Wilson Programme Board papers'.


!
!
Merton Clinical Commissioning Group 
Wilson Programme Board 
 
Thursday 7th September 2017 
12.30 – 14.00 
Meeting Room 6.1, 120 The Broadway, Wimbledon SW19 1RH 
 
In attendance:  
See Appendix A 
 
Apologies:    
See Appendix B 
 
Chair:
 Peter Derrick / Douglas Hing 
Item no. Agenda Item!
Actionee 
Welcome and introductions  
1. 
PD 
Conflicts of Interest 
 
 
 
Introductions were made 
 
 
 
 
DH declared that he is a partner at the Central Medical Practice 
 
 
 
 
 
Future  meetings  to  include  a  “conflict  of  interest”  form  to  be 
 
 
circulated to the Board members. 
 
 
 
 
 
 
Action 
“Conflict of Interest” form to be circulated to Board Members 
CH 
at next meeting. 
 
2. 
Minutes of last meeting and Matters Arising 
 
 
 
 
There were two minor amendments to the previous minutes. 
 
 
 
P2 – para 6, line 3, should read “a new GP practice”. 
 
P4  –  item  5,  para  5,  should  read  “some  will  have  a  revenue   
 
stream” 
 
 
 
Following these amendments the minutes were agreed as accurate 
and signed off by the joint Chairs. 
 
!
!
!
!
!
!
 

!

!
3. 
Programme Highlight Report 
 
 
 
 
SH  presented  the  highlight  report.    The  current  status  of  the   
 
programme is Green.  The requirement for the submission of a PID   
 
to  NHSE  rather  than  the  PPOA  has  not  had  an  impact  on  the   
 
timeline. 
 
 
 
 
 
 
The  revised  PID  pro-forma  has  been  populated  and  pending   
 
approval  by  the  Programme  Board  will  be  submitted  to  NHSE  for   
 
consideration at the London Capital Committee on 12th September.   
 
The  CCG  are  asking  for  approval  and  permission  to  proceed  to   
 
Stage 1 Business Case Development. 
 
 
 
 
 
Service  Design  and  Commissioning  workstream  will  be  led  by   
 
Doug Hing and Lucy Lewis who will work on developing the project   
initiation.    They  are  currently  working  on  an  options  paper  for  the   
EMT,  this  will  establish  a  clear  view  of  the  primary  care  provision   
on  the  site.    It  is  imperative  that  services  at  the  new  Wilson  fit  in   
with  the  CCG’s  new  model  of  care,  it  is  unlikely  this  can  be   
achieved  with  a  “lift  and  shift”  of  a  current  practice  due  to  the   
constraints of the GMS contract. 
 
 
 
AMcM  noted  that  the  CCG  are  aiming  to  achieve  primary  care  at 
 
scale, just one practice on site will fragment services.  The vision is 
 
for a Health and Wellbeing campus.  The aim is for the services at 
 
the Wilson be available for the whole of Merton.     
 
 
 
DZ  advised  that  with  the  expectation  of  a  large  growth  in 
 
population growth in the next five years, the Model of Care should   
be future proofed. 
 
 
 
The  Community  Development  workshop  is  planned  for  the 
 
beginning  of  October.    DC  is  currently  working  on  the 
 
establishment  of  the  Workstream  Group.    HD  asked  for  early 
 
engagement with the resident groups. 
 
 
 
Land and Property – now the PID has been completed this group 
 
can  concentrate  on  the  decant  strategy.    This  is  a  large  piece  of 
 
work – consideration needs to be given to the value for money in 
 
retaining  buildings  that  are  half  empty  for  which  the  CCG  bears 
 
void  costs  amounting  to  over  £600K  PA  on  the  Wilson  alone.  
 
Working group to be established at the beginning of October. 
 
 
 
DZ  suggested  that  the  proposed  Wellbeing  Services  planning  to 
 
work from The Lodge take up occupancy before the main building 
 
is completed. 
 
 
 
MP  noted  that  surveys  are  currently  taking  place  at  the  Wilson  to 
 
ascertain  any  restrictions  on  the  site.    Once  a  first  draft  of  the   
development plans are completed these will be shared with JMCG 
and his team. 
Action 
Meeting  to  be  organised  with  LBM  planners,  NHSPS  and  MP and 
architects. 

JMcG 
!
!
!
!
 

!

!
4. 
Wilson NHSE PID Submission 
 
 
 
 
SH  presented  the  completed  Project  Initiation  Document  Type  1 
required for submission to NHSE for approval to proceed to Stage 
1 business case. 
 
SH explained that the project would be a LIFT project as it would 
be too big for NHS Property Services to fund. 
 
DZ  asked  for  the  wording  to  be  altered  from  “new  wellbeing 
service” as these services are already in existence. DZ to provide 
new wording for SH. 
 
PD  requested  that  IW  provide  more  information  on  the  figures 
provided in the document to the Finance Committee. 
 
The Programme Board approved the document for submission 
 
 
5. 
Key Messages and Stakeholder Management 
 
 
 
MW  is  working  on  the  Communication  and  Engagement  plan 
outlining the key aims and messages. 
 
 
MW requested a list of stakeholders from the Board.  Each project 
workstream will need to formulate their own Communication Plan.  
MW to circulate an outline of what should be included.  The Board 
to send MW a list of the main stakeholders. 
 
 
 
Action  MW  to  circulate  a  pro-forma  for  a  Communication  Strategy 
MW 
and Plan  
 

Action  PB members to provide MW with a list of key stakeholders 
ALL 
 
 
 
6. 
 Risk Register 
 
 
 
Register was reviewed.  Two new risks added by DH and accepted 
by Board.  DH to score new risks added to the register. 
 
 
MP questioned if there was a salient risk identified for the decant.  
MP to review. 
 
Action  DH to score two new risks 
DH 
Action  MP to review risks for Wilson decant 
MP 
 
 
 
7. 
Any Other Business 
 
 
 
 
None discussed 
!
!
!
!
 

!

!
!
Appendix A: Attendance List 
 
 
PD 
Peter Derrick 
Governing Body Lay Member (Co-chair)  
MCCG 
Director of Primary Care Transformation 
AMcM  Andrew McMylor 
MCCG 
(SRO) 
DZ 
Dagmar Zeuner 
Director of Public Health 
LBM 
Assistant Director for Sustainable 
JMcG  James McGinlay 
Communities 
LBM 
Environment and Regeneration 
Clinical Director for the East Merton Model 
DH 
Dr Doug Hing 
MCCG 
of Health and Wellbeing and co-chair 
MP 
Matthew Parish 
Strategic Estates Lead 
NHSPS 
Synapsis 
SH 
Sue Howson 
Programme Director 
Health 
KM 
Khadiru Mahdi 
Chief executive 
MVSC 
JH 
Julian Humphreys 
Programme Manager 
CHP 
IW 
Ian Winning 
Interim Deputy Director of Finance 
MCCG 
HD 
Hannah Doody 
Community and Housing 
LBM 
MW 
Michelle Wallington 
Communications Manager 
CSU 
DC 
Dave Curtis 
Project Manager – Community Development  LBM 
 
Appendix B: Apologies 
 
 
 
Role 
Joe Garrod 
JG 
Regional Programme Manager (OPE) 
Neil McDowell 
NMcD  Director of Finance MCCG 
Nicola Theron 
NT 
Regional Director CHP 
 
!
!
!
!
 

!

 
WILSON PROGRAMME BOARD 
Actions Log 
 
By whom and target 
No. 
Action 
Date raised 
Completed (date) 
Escalation 
completion date 
Page 5.  To correct the minutes to reflect 
 

08/06/17 
SH 
Completed 
that the business cases are linked. 
Format of minutes to include actions and 
 

08/06/17 
KM 
Completed 
Action Log established. 
August Programme Board to be cancelled 
 

08/06/17 
KM 
Completed 
and rescheduled for 7th September 
Diary invite to be sent for additional 
 

08/06/17 
KM 
Completed 
Programme Board on 12 October. 
SH to present Lessons Learnt/Post Project 
On PB Agenda 
 

08/06/17 
SH 
Appraisal Proposal to next PB. 
20/07/17 
To re-draft paragraph in PID to clarify 
 

08/06/17 
DZ 
09/06/17 
issues with co-ownership. 
The  amendments  to  the  PID  to  be  made 
 

prior  to  the  submission  to  the  H&WBB  on 
08/06/17 
SH 
09/06/17 
09/06. 
Risk strategy - cost and time tolerances to 
 

08/06/17 
IW and NT 
 
be agreed with IW and CHP 

Risk register to be reviewed 
08/06/17 
AMcM 
Completed 
 
 

 
By whom and target 
No. 
Action 
Date raised 
Completed (date) 
Escalation 
completion date 
Project Team to agree weightings for 
 
10 
08/06/17 
Project Team 
Completed 
benefit criteria 
PID to be presented to H&WBB and advice 
 
11  sought on key messages to be 
08/06/17 
AMcM 
Completed 
communicated. 
JH to escalate within CHP urgent need for 
 
12 
20/07/2017 
JH 
Completed 
Nelson running costs 
Meeting to be arranged with LBM and CCG 
 
13 
20/07/2017 
AP 
Completed 
to discuss CMT paper. 
Meeting to be arranged between LBM, 
 
14  NHSPS and architects when development 
07/09/2017 
MP (date TBC) 
 
proposals are completed. 
MW to circulate pro-forma communication 
MW 
 
15 
07/09/2017 
 
strategy and plan. 
Before 10/10/17 
PB to forward names of key stakeholders to 
Programme Board 
 
16 
07/09/2017 
 
MW. 
Before 10/10/17 
DH to score two new risks added re. 
DH 
 
17 
07/09/17 
 
Primary Care. 
Before 10/10/17 
MP 
 
18  MP to review risks re. Wilson decant 
07/09/17 
Completed 
Before 10/10/17