This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Number of patients whose care was planned by a Paramedic'.


 
 
 
 
 
 
 
 
Referral, Discharge and Conveyance Policy 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Document Number 
007/002/015 
Version: 
V3.00 
Name of originator/ 
Andy Collen 
author: 
Consultant Paramedic/Head of Clinical 
Development 
 
Policy: 
Approved by: 
RMCGC 
Date approved: 
27/10/15 
 
Date issued: 
Oct 2015 
Date next review due: 
Oct 2018 
Target audience: 
 
Replaces: 
V2.00 
 
Equality Analysis Record 

Approved EA submitted 
Dated:  Sept 13 
Be Proud 
Show Respect 
Have Integrity 
Be Innovative 
Take Responsibility 

link to page 3 link to page 5 link to page 9 link to page 9 link to page 9 link to page 10 link to page 10 link to page 11 link to page 12 Referral Discharge and Conveyance Policy 
Contents 
 
 
1
 
Introduction ..................................................................................................... 3 
2 
Aims and Objectives ...................................................................................... 5 
3 
Definitions ....................................................................................................... 9 
4 
Responsibilities .............................................................................................. 9 
5 
Competence .................................................................................................... 9 
6 
Monitoring ..................................................................................................... 10 
7 
Audit and Review.......................................................................................... 10 
8 
Associated Documentation ......................................................................... 11 
9 
Document Control ........................................................................................ 12 
 
 
ReferDischarge&ConPolV3.00 
 
Document No: 007/002/015 
October 2015 
 
Page 2 of 13 

Referral, Discharge and Conveyance Policy 

Introduction 
1.1. 
South East Coast Ambulance Service NHS Foundation Trust (the Trust) 
has recognised that for many patients the traditional default of 
conveyance to A&E is not an appropriate model for a modern ambulance 
trust. Nationally, ambulance services have seen activity shift to seeing 
more patients with urgent, unscheduled or undifferentiated care needs, 
and this has led the Trust to develop systems to manage this more 
effectively.  
1.2. 
The Trust still manages large numbers of patients with life-threatening 
and life-changing conditions and strives to support modern healthcare 
networks and take these patients to centres of excellence – often 
regionally.  
1.3. 
The main principles underpinning the document are: 
1.3.1. 
To define what the Trust means by referral, discharge and conveyance 
1.3.2. 
To define the systems and processes that inform our clinicians to make 
the correct decision to refer, discharge or convey. 
1.3.3. 
The systems that safeguard patients when they are not conveyed. 
1.4. 
Policy Statement 
1.5. 
The intention of this policy is to evidence the Trust’s commitment to 
ensuring that it delivers high quality patient care whilst minimising waste 
and promoting efficiency.  
1.6. 
The Trust strives to meet and exceed national and international best 
practice. The ambulance performance standards introduced in April 2011 
mean that the Trust must ensure that it not only responds quickly, but 
arrives with a clinician that is able to promote good patient outcomes. This 
may mean treating the patient at home or conveying to a hospital. 
1.7. 
This policy will direct staff and a team within the Trust to ensure that the 
patients care disposition is correct and that the management of care is 
done safely, focussing on a high-quality patient experience.  
1.8. 
The management of risk and evidencing of a governance-led approach to 
how the Trust plans and delivers care is vital. The Trust is committed to 
ensuring that this is always paramount. 
 
 
 
 
ReferDischarge&ConveyancePolicyV3.00  
 
Document No: 007/002/015 
Oct 2015 
 
Page 3 of 13 

Referral, Discharge and Conveyance Policy 
1.9. 
The Trust believes in fairness and equality, and values diversity in its role 
as both a provider of services and as an employer.  The Trust aims to 
provide accessible services that respect the needs of each individual and 
exclude no-one.  It is committed to comply with the Human Rights Act and 
to meeting the Equality Act 2010, which identifies the following nine 
protected characteristics:  Age, Disability, Race, Religion and Belief, 
Gender Reassignment, Sexual Orientation, Sex, Marriage and Civil 
Partnership and Pregnancy and Maternity.   
1.9.1. 
If a contractor carries out functions of a public nature then for the duration 
of the contract, the contractor or supplier would itself be considered a 
public authority and have the duty to comply with the equalities duties 
when carrying out those functions. 
1.10. 
The Trust bases its clinical practice on evidence-based standard 
pathways of care, developed into bespoke local or regional pathways 
where appropriate.  
1.10.1. 
Where this differs from practice adopted by other providers, approval is 
made in accordance with the Trusts governance arrangements 
1.10.2. 
The Scope of Practice and Clinical Standard Policy (SoPCS) states the 
responsibilities of each clinical grade of staff. Full implementation of 
pathways by staff is dependent on their scope of practice, staff should 
implement pathways as permitted under their scope of practice where 
clinically appropriate.  
1.10.3. 
Within the Conveyance, Handover and Transfers of Care Procedure, 
Discharge Procedure and Referrals Procedure, there is further specific 
guidance related to each relevant domain.  
1.11. 
The Trust will support staff to make the correct clinical decision, where 
there is evidence that the decision was based upon appropriate scope of 
practice, commensurate to education, training, qualification and 
experience, and where applicable national or local guidelines have been 
followed.  
1.11.1. 
Staff must always follow guidelines and local policies and procedures in 
order to minimise the risk to patients, but also risk to themselves should 
there be an unanticipated event lead to a diminished outcome for the 
patient.  
1.11.2. 
This policy does not, and will not, support negligent practice.  
1.11.3. 
Staff are responsible for acquainting themselves with the documents 
which inform safe practice, profession standards and capability. 
 
 
ReferDischarge&ConveyancePolicyV3.00  
 
Document No: 007/002/015 
Oct 2015 
 
Page 4 of 13 

Referral, Discharge and Conveyance Policy 

Aims and Objectives 
2.1. 
Aims 
2.1.1. 
To provide a consistent approach to the conveyance of patients.  
2.1.2. 
To be an overarching policy for staff to be directed to more detailed 
policies/procedures. 
2.1.3. 
To maximise our resources by ensuring the Trust operates efficiently. 
2.1.4. 
To promote the Trust as a provider, capable of managing emergency and 
urgent care. 
2.1.5. 
To empower staff to make the correct disposition decision for the patient 
2.2. 
Objectives 
2.2.1. 
To convey patients who need to go to hospital in safety and comfort; 
promoting recovery and rehabilitation, whilst preventing deterioration.  
2.2.2. 
To convey patients to specialist centres, such as major trauma centres, 
primary percutaneous coronary intervention centres or stroke units 
appropriately and rapidly. 
2.2.3. 
To ensure that the Trust meets its legal obligations. 
2.2.4. 
To ensure staff follow the appropriate scope of practice and maintain high 
standards of clinical care. 
2.2.5. 
To ensure that the Trust achieves its strategic objectives, specifically:  
2.2.5.1. 
To deliver high-quality and appropriate care based on transparent and fair 
rules with decisions devolved closer to patients;  
2.2.5.2. 
To provide care in the right setting;  
2.2.5.3. 
To improve clinical outcomes, safety and governance;  
2.2.5.4. 
To  demonstrate intervention that supports an individual’s well-being;  
2.2.5.5. 
To reduce health inequalities across the dependent population;  
2.2.5.6. 
To ensure that services are delivered in the most efficient way possible;  
2.2.5.7. 
To deliver a timely, convenient and responsive access to care including 
preventative interventions and diagnostics.  
 
 
 
ReferDischarge&ConveyancePolicyV3.00  
 
Document No: 007/002/015 
Oct 2015 
 
Page 5 of 13 

Referral, Discharge and Conveyance Policy 
2.2.6. 
Support to clinical decision makers 
2.2.6.1. 
To engender a culture within the Trust of supporting staff to make the 
correct disposition decision, and ensuring that staff feel supported, and 
have access to support, to make these decisions.  
2.2.6.2. 
To have systems in place to ensure that where scope of practice and 
guidelines have been followed, staff feel secure in making decisions (with 
and/or without support), and which are defensible in the event of an 
unanticipated outcome.   
2.3. 
Arrangements - Core requirements and instructions 
2.3.1. 
Referrals: 
2.3.1.1. 
Referrals can only be made where authorisation is given in the Scope of 
Practice and Clinical Standards Policy for each grade of staff. Referrals 
made out of scope of practice place the patient at risk and will leave the 
clinician at risk of disciplinary action.  
2.3.1.2. 
Staff can seek advice and guidance from an authorised supervisor on 
making referrals.  
2.3.2. 
Discharge (including self-discharge): 
2.3.2.1. 
Patients can only be discharged (as per the definition in 3.2) where the 
clinician is authorised to do so in the Scope of Practice and Clinical 
Standards Policy.  
2.3.2.2. 
Discharge is the clinical decision that carries most risk .Discharging a 
patient means that their condition has been resolved or will be self 
limiting. Staff not authorised to discharge patients, or where a discharge 
has been deemed to have taken place, outside his/her scope, the clinician 
(unless authorised) may be at risk of disciplinary action.  
2.3.2.3. 
Where a patient wishes to self-discharge, staff must assess the capacity 
of the patient to make this decision in accordance with the Trust’s Mental 
Capacity Act and Informed Consent Guidelines 
2.3.2.4. 
Staff not authorised to discharge are required to refer patients or provide 
adequate follow up.  
2.3.3. 
Conveyance: 
2.3.3.1. 
With the exception of Community First Responders and Solo or Double 
Crewed ECSWs, all clinical staff are authorised to convey any patient as 
required.  
2.3.3.2. 
Staff must however consider the suitability for conveyance in context to 
the needs of the patient and the opportunities to safely manage care in 
the community (by referring to a PP or community service, for example).  
ReferDischarge&ConveyancePolicyV3.00  
 
Document No: 007/002/015 
Oct 2015 
 
Page 6 of 13 

Referral, Discharge and Conveyance Policy 
2.4. 
Procedures 
2.4.1. 
There is a separate procedure for making referrals, discharging patients 
and conveyance decisions.  
2.4.2. 
Whether a patient is being referred, discharged or conveyed, the following 
key actions must be considered and/or complied with in order to validate 
the decision.  
2.5. 
Consent and Capacity 
2.5.1. 
Patients receiving care from Trust staff must be informed about the 
treatment they require in a way that is acceptable to the patient in an 
easily understandable manner. However, if they have capacity, patients 
have the right to refuse to allow treatment to take place based on their 
own beliefs and/or values, even if the decision seems unwise, irrational or 
may cause them harm. Patients can only consent to treatment, or refuse 
treatment if they have capacity to do this 
2.5.2. 
If a refusal of treatment may potentially result in serious harm to the 
patient’s health, staff must undertake a capacity assessment. A person 
lacks capacity if they are unable to make a particular decision because of 
an impairment or disturbance of the mind or brain at the time the decision 
needs to be made.  
2.5.3. 
Clinicians must acquaint themselves with Trust documentation on consent 
and capacity – see section 11. 
2.5.4. 
Patient safety 
2.5.4.1. 
Patient safety is paramount and where staff have arranged for follow up 
care, they must ensure that the patient understands what to do if they 
deteriorate.  
2.5.5. 
Handover 
2.5.5.1. 
When transferring care of a patient over to another clinician or 
department, a detailed and accurate handover is vital to ensure the 
transfer of care is safe. Staff must present accurate information on the 
patient’s condition and document fully their findings on the patient clinical 
record (and associated documentation).  
2.5.6. 
Record Keeping 
2.5.6.1. 
Staff must make accurate and detailed clinical records for all patients in 
their care.  
 
 
 
ReferDischarge&ConveyancePolicyV3.00  
 
Document No: 007/002/015 
Oct 2015 
 
Page 7 of 13 

Referral, Discharge and Conveyance Policy 
2.6. 
Emergency Operations Centre (EOC) actions 
2.6.1. 
EOC staff will keep all care records up to date in all the systems in use in 
the control room.  
2.6.2. 
Where patients are not conveyed, EOC will update incidents logs to 
reflect this where appropriate. 
2.7. 
Manual Handling 
2.7.1. 
Staff must comply with the requirements stated in the manual handling 
policy and procedure at all times.  
2.8. 
Infection Control 
2.8.1. 
Staff must comply with the requirements stated in the Infection Control 
Policy and Procedure at all times.  
2.9. 
Care pathways 
2.9.1. 
Below is a list of the care pathways available to Trust clinicians. Some 
may not be directly available and will need approval or further 
assessment by a senior paramedic or Clinical Advisor. 
2.9.1.1. 
Accident & Emergency 
2.9.1.2. 
End of life care 
2.9.1.3. 
Primary Percutaneous Coronary Intervention (pPCI) 
2.9.1.4. 
Stroke 
2.9.1.5. 
Major Trauma 
2.9.1.6. 
Primary Care 
2.9.1.7. 
Secondary Care specialists 
2.9.1.8. 
Tertiary Care 
2.9.1.9. 
Minor Injury/Urgent Treatment Centres/Walk in Centres 
2.9.1.10.  Ambulatory care pathways 
2.9.2. 
Where a patient is being conveyed, staff must ensure that the receiving 
unit has the required levels of service to meet patient need (i.e. vascular 
surgery).  
2.9.3. 
Where bypass arrangements are in place for certain types of patient, 
conveyance to those units must be considered in the first instance even if 
journey times are longer than a local unit. Evidence exists to support 
regional centres of excellence and the Trust supports these pathways.  
ReferDischarge&ConveyancePolicyV3.00  
 
Document No: 007/002/015 
Oct 2015 
 
Page 8 of 13 

Referral, Discharge and Conveyance Policy 

Definitions 
3.1. 
Referral: This is where a patient care is passed from one clinician or 
provider to another. In context to the Trust, this may be a referral between 
a crew and Paramedic Practitioner (PP). Externally, it may be a PP 
referring a patient to a hospital specialist or a crew referring a patient 
back to primary care. 
3.2. 
Discharge: The Trust definition of discharge is the termination of care or 
the end of the episode with no follow up for the patient. (Patients who 
refuse care/transport and have capacity to do so are deemed to have 
“self-discharged”). 
3.3. 
Conveyance: The movement or transport of patients from the scene of 
an incident to a care facility or other place of safety.. 
3.4. 
Managed conveyance: This is the conveyance rate which reflects the 
incidents over which we influence the decision to convey. The managed 
conveyance rate excludes transport requests such as GP Urgent 
Journeys and Inter-hospital Transfers.  

Responsibilities   
4.1. 
The Chief Executive has ultimate responsibility for referral, discharge 
and conveyance. 
4.2. 
The Chief Clinical Officer has executive responsibility for referral, 
discharge and conveyance. 
4.3. 
The Consultant Paramedic/ Head of Clinical Development are 
responsible for overseeing the policy on a day-to-day basis. 
4.4. 
The Chief Operating Officer is responsible for ensuring that staffs work 
in accordance with this policy. 
4.4.1. 
Managers must make documentation available to staff using the systems 
available (such as team briefing folders) and review staff understanding of 
key document through the PADR process. 

Competence 
5.1. 
All staff in clinical roles has defined levels of training and education in 
order to practice at grades with a variety of abilities and rights to use 
alternative pathways.  
5.2. 
The Scope of Practice & Clinical Standards Policy defines the 
competency and referral rights for all staff employed by the Trust in 
clinical roles.  
ReferDischarge&ConveyancePolicyV3.00  
 
Document No: 007/002/015 
Oct 2015 
 
Page 9 of 13 

Referral, Discharge and Conveyance Policy 

Monitoring  
6.1. 
This policy will be monitored by the Clinical Governance Working 
Group
 or appropriately delegated committee. This will be achieved by 
quarterly reports from the Consultant Paramedic/Head of Clinical 
Development
 containing incidence of practice outside the definitions laid 
out in this document.  
6.2. 
The Consultant Paramedic/Head of Clinical Development will be 
responsible for ensuring adherence to the policy by reviewing internal 
reporting systems (i.e. risk registers).  
6.3. 
Any non-compliance or deviation from this policy that results in an 
adverse outcome for a patient will be dealt with in accordance with the 
Incident Reporting Procedure and referred to the Professional Standards 
Department. 
6.3.1. 
All staff and managers are responsible for reporting incidences of practice 
operating outside the definitions laid out in this document. 
6.3.2. 
Reporting will be done through the usual Trust systems of incident 
reporting, such as: 
6.3.2.1. 
Patient Advise and Liaison Service (PALS) 
6.3.2.2. 
IWR1 report forms 
6.3.2.3. 
Serious Incidents Requiring Investigation report  

Audit and Review 
7.1. 
The Consultant Paramedic/Head of Clinical Development will review 
the implementation of this policy on a yearly basis and/or in response to 
incidents of non-compliance. A report will be sent to the Clinical 
Governance Working Group.  
7.2. 
This document will be reviewed every three years or sooner if new 
legislation, codes of practice or national standards is introduced. 
 
 
 
 
 
 
ReferDischarge&ConveyancePolicyV3.00  
 
Document No: 007/002/015 
Oct 2015 
 
Page 10 of 13 

Referral, Discharge and Conveyance Policy 

Associated Documentation 
8.1. 
Scope of Practice & Clinical Standards Policy 
8.2. 
Response & Incident Resourcing Policy 
8.3. 
Conveyance, Handover and Transfers of Care Procedure 
8.4. 
Referral Procedure 
8.5. 
Discharge Procedure 
8.6. 
Mental Capacity Act and Informed Consent Guidelines  
8.7. 
Information Governance Policy 
8.8. 
Health Records Management Policy 
8.9. 
Safeguarding Policy 
8.10. 
Infection Prevention and Control Policy 
8.11. 
Manual Handing Policy 
8.12. 
Patient Clinical Record  
 
ReferDischarge&ConveyancePolicyV3.00  
 
Document No: 007/002/015 
Oct 2015 
 
Page 11 of 13 

Referral, Discharge and Conveyance Policy 

Document Control 
Manager Responsible 
Name: 
Andy Collen 
Job Title: 
Consultant Paramedic/Head of Clinical Development 
Directorate: 
Clinical 
 
Committee to approve 
Risk Management and Clinical Governance Committee 
Version No. V2.01 
Final / Draft 
Date: 27/10/15 
 
Approval  

Person/ Committee 
Comments 
Version 
Date 
Andy Collen 
Updated template 
V2.01 
Oct 15 
Preparation for re-ratification by 
CQWG and RMCGC 
Andy Collen 
Minor revisions to text to ensure EA 
V2.00 
5/09/2013 
compliance.  
Equality Analysis 
Comments and revisions 
V2.00 
20/08/201
Reference Group 

Andy Collen 
Amendments to final version 
V2.0 
15/11/12 
RMCGC 
Approved pending minor revision 
V1.06 
06/11/12 
relating to deviation from standard care 
pathways 
CGWG 
Tele conference recommended for 
V1.05 
22/10/12 
approval at RMCGC subject to minor 
changes 
Andy Collen 
Final version for submission (as per 
V1.04 
13/10/12 
v1.03 but without tracked changes) 
Andy Collen 
Updated following comments 
V1.03 
13/10/12 
Barbara Tree 
Comments and update 
V0.01 
11/10/12 
John Griffiths 
Comments 
V1.02 
11/10/12 
Andy Collen 
Addition of revised monitoring table  
V1.02 
5/10/12 
Clarification on decisions to refer, 
discharge or convey 
Temporary 
No changes made to this document 
V1.01 
20/6/12 
withdrawal April 
prior to republication 
2012 
RMCGC 
For Approval 
V0.02 
10/11/11 
Clinical Governance  Approved with minor changes 
V0.01 
25/10/11 
Working Group 
(included in this version) 
 Jo Byers 
First Draft 
V0.01 
18/9/11 
Andy Collen 
First Draft 
V0.01 
14/9/11 
 
Circulation 
Records Management Database 
Date:  
Internal Stakeholders 
 
External Stakeholders 
 
 
ReferDischarge&ConveyancePolicyV3.00  
 
Document No: 007/002/015 
Oct 2015 
 
Page 12 of 13 

Referral, Discharge and Conveyance Policy 
Review Due 
Manager 
 
Period 
Every three years or sooner if new 
Date:  
legislation, codes of practice or 
national standards are introduced 
 
Record Information 

Security Access/ Sensitivity 
Public domain 
Publication Scheme 
Yes 
Where Held 
Records Management database 
Disposal Method and Date                                                                 
Supports Standard(s)/KLOE 
 
Care Quality Commission 
IG Toolkit 
Other 
(CQC) 
Criteria/KLOE:  Name core service area  and 
 
 
CREWS elements 
 
ReferDischarge&ConveyancePolicyV3.00  
 
Document No: 007/002/015 
Oct 2015 
 
Page 13 of 13 

Document Outline