This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Minutes of Full Council Meeting March 2015'.




 
 
 
 
 
 
By Email to: 
Save Craigavon City Park and Lakes  
[xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx] 
 
Date: 29 December 2017 
  
Our Ref: FOI IR-2017-483 
 
Dear Ms Laverty 
 
Thank you for your request for information which was received by email on 7 November 2017 
and has been processed under the terms of the Freedom of Information Act 2000. I would like 
to take this opportunity to apologise for the delay in issuing your response.  At present Council 
is  dealing  with  a  significant  volume  of  requests  and  this  has  impacted  on  processing  and 
response timescales. 
 
Your request for information has now been considered and Council’s response is enclosed. 
 
If you are unhappy with the response you have received in relation to your request you may 
ask for an internal review. A request for internal review should be submitted within two months 
of the date of this letter.  
 
If you are not satisfied with the outcome of the internal review, you have the right to apply 
directly  to  the  Information  Commissioner  at,  The  Information  Commissioner’s  Office  – 
Northern  Ireland, 3rd  Floor, 14  Cromac Place,  Belfast BT7  2JB  or by  Email:  xx@xxx.xxx.xx  
who will undertake an independent review. 
 
 Yours sincerely 
 
Joan Farley 
Senior Records Manager 
 
 
 
 
 


 
 
 
 
 
Freedom of Information Response IR-2017-483 
1.  Please  can  you  send  us  a  copy  of  the  Minutes  of  the  Full  Council  Meeting  March 
2015.  Please include any reports / appendices which support these minutes.   They have 
been removed from your website. 
Response: Please find enclosed as requested a copy of the minutes that can be made 
available  to  the  public.    Confidential  items  are  not  made  available  to  the  public  as  the 
Council  has  deemed  these  unsuitable  for  disclosure  in  line  with  the  appropriate 
exemption(s) under the Local Government Act 2014 and/or the Freedom of information 
Act 2000. 
 
2.  Please can you advise on what date that Full Council confirmed its agreement to sell land 
at  South  Lake  to  Southern  Regional  College  and  attach  minutes  which  confirm  this 
agreement.   
 
Response:  A  recommendation  was  presented  to  and  subsequently  approved  by  Full 
Council on 27 March 2017. This matter was presented to Full Council as a confidential 
item.  Council considers this information to be exempt from release into the public domain 
by  application  of  the  fol owing  exemption,  Section  43  (2)  ‘Commercial  Interests’.  This 
exemption requires a public interest test, please refer to Appendix 1 Exemption Schedule 
for further details. 
 
3.  Please can you advise on which date Council instructed its solicitors to draw up an options 
agreement  relating  to  the  sale  of  land  in  Craigavon  City  Park  to  Southern  Regional 
College.  
 
Response: Council instructed its solicitors to draw up an options agreement relating to 
the sale of land at South Lake to Southern Regional College on 19 August 2016.   
 
4.  Please  can  you  also  attach  the  letter  /  email  of  instruction  sent  to  Council's  Solicitors 
requesting them to draw up an option to agreement for the sale of land at Craigavon City 
Park / South Lake Site to Southern Regional College.  
 
Response:
 Council considers this information to be exempt from release in to the public 
domain  by  application  of  the  following  exemption,  Section  42  (1)  ‘Legal  Professional 
Privilege’ (LPP).  This exemption requires a public interest test, please refer to Appendix 
2 Exemption Schedule for further details.   
 
 
 
 
 
 


 
 
 
Appendix 1 
Exemption Schedule - IR-2017-483 
 
Re: C194/2017 Confidential item. 
 
The exemption ‘Commercial Interests’ as detailed in Section 43 (2) of the freedom of 
Information Act is known as a qualified exemption which means it is subject to the public 
Interest Test as detailed in Section 2 of the Act. The purpose of this test is to establish 
whether the public interest in withholding the information outweighs the public interest in 
disclosing it. 
 
WHAT DOES THE ACT SAY? 
 
Section 43 – ‘Commercial Interests’. 
 
(1)  Information is exempt information if it constitutes a trade secret. 
 
(2)  Information is exempt information if its disclosure under this Act would, or would be 
likely to, prejudice the commercial interests of any person (including the public authority 
holding it). 
 
Public interest factors in favour of disclosure 
 
•  
We recognise that there may be some public interest in disclosure on the grounds of 
openness and transparency; 
 
•  Release of the information would promote accountability and transparency. The purpose 
of the Act is to make public authorities more accountable and this factor, therefore, may 
be applied to a wide range of scenarios from how an individual or an Authority fulfils their 
role or function. 
 
Public interest factors in favour of maintaining the exemption 
  Disclosure of the requested information could seriously jeopardise the Councils 
commercial interest and significantly damage their ongoing business negotiation; 
  The Council is of the opinion that the release of this information in to the public domain 
would have a negative impact and frustrate process of land disposal. 
It is my determination, that the considerations in favour of release are outweighed by 
considerations in favour of maintaining the exemption. I am therefore refusing to release 
“C194/2017 Confidential item” under Section 43 (2) of The Freedom of Information Act 2000. 
 
 
 


 
 
 
Appendix 2 
Exemption Schedule - IR-2017-483 
 
Re:  “letter  /  email  of  instruction  sent  to  Council's  Solicitors  requesting  them  to draw  up an 
option to agreement for the sale of land at Craigavon City Park / South Lake Site to Southern 
Regional Col ege” 
 
The exemption ‘Legal Professional Privilege” as detailed in Section 42 (1) of the freedom of 
Information Act is known as a qualified exemption which means it is subject to the public 
Interest Test as detailed in Section 2 of the Act. The purpose of this test is to establish 
whether the public interest in withholding the information outweighs the public interest in 
disclosing it. 
 
WHAT DOES THE ACT SAY? 
 
Section 42 – Legal Professional Privilege 
 
(1)   Information in respect of which a claim to legal professional privilege or, in Scotland, 
to confidentiality of communications could be maintained in legal proceedings is 
exempt information. 
 
(2)  The duty to confirm or deny does not arise if, or to the extent that, compliance with 
section 1(1)(a) would involve the disclosure of any information (whether or not 
already recorded) in respect of which such a claim could be maintained in legal 
proceedings. 
 
Public interest factors in favour of disclosure 
 
•  
We recognise that there may be some public interest in disclosure on the grounds of 
openness and transparency; 
 
•  Release of the information would promote accountability and transparency. The purpose 
of the Act is to make public authorities more accountable and this factor, therefore, may 
be applied to a wide range of scenarios from how an individual or an Authority fulfils their 
role or function. 
 
Public interest factors in favour of maintaining the exemption 
  Disclosure of the requested information could seriously jeopardise the Councils 
commercial interest and significantly damage their ongoing business process; 
  The Council is of the opinion that the release of this information in to the public domain 
would have a negative impact and frustrate process of land disposal. 
It is my determination, that the considerations in favour of release are outweighed by 
considerations in favour of maintaining the exemption. I am therefore refusing to release 
“letter / email of instruction sent to Council's Solicitors requesting them to draw up an option 
to agreement for the sale of land at Craigavon City Park / South Lake Site to Southern 
Regional College” under Section 42 (1) of The Freedom of Information Act 2000.