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ANNEXURE 4 
Quotation Procedure 
 
Introduction 
 
This  quotation  procedure  provides  guidance  on  how  the  Consultant  prepares  and  the  Employer  
assesses a quotation for a proposed Work Package instructed under Clause 15.1 of the Framework 
Agreement. 
 
Package Order information provided by the Employer 
 
The Employer will prepare the Package Order information using a standard proforma and include: 
 
(a)  the title of the Work Package and reference number; 
(b)  a description of the Scope of the requirements; 
(c)  details of the level of access that the  Employer will make available to its own persons, 
places and things to facilitate completion of the Work Package; 
(d)  details of the anticipated start and end dates; 
(e)  details of the deliverables and delivery dates and or other conditions; 
(f)  details of any specialist expertise, experience or qualifications required; 
(g)  any constraints that apply to the delivery of the Work Package; 
(h)  any  changes  to  the  Package  Order  conditions  of  contract  that  are  deemed  necessary; 
and 
(i)  Any other relevant information. 
 
The  Employer  sends  the  Package  Order  information  together  with  the  award  criteria  to  the 
Consultant and instructs the submission of a Package Order quotation.   
 
For  Lot  1  valuation  services  a  simplified  approach  will  be  adopted  as  set  out  in  Annexure  3.  The 
Employer  will  contact  framework  consultants  to  set  out  the  valuation  service  requirements  and  to 
confirm  their  ability  and  availability  to  provide  the  services.  The  Employer  will  select  the  list  of 
framework  consultants  to be  considered  for  the  required  services  as  explained  in  Annexure  3.  The 
framework consultants   will be informed of their inclusion on the list of firms from which the final 
Consultants will be chosen. 
 
Quotation information prepared by the Consultant 
 
The  Consultant  prepares  a  Package  Order  quotation  in  the  form  required  by  the  Employer  that 
comprises the following documents: 
 
 
 

Revision 1 – 13/03/13 

(a) 
 
a plan setting out the Consultant’s proposals for  
1) 
delivery of the services and deliverables; 
2) 
a quality statement; 
3) 
the  resourcing of  the  Work  Package  include  details of  key personnel,  CVs 
and an organisational chart;  
4) 
a programme; 
(b) 
 
The  required  commercial  information  setting  out  the  Consultant’s  price 
for delivering the services; 
(c) 
 
any further information requested by the Employer. 
 
For Lot 1 valuation services the Consultant will inform the Employer of the availability of personnel 
to  deliver  the  services,  the  ability  of  the  Consultant  to  perform  the  services  in  the  required 
geographical location and the Consultant’s price for delivering the services. The Consultant may also 
set  out  any  specific  factors  which  would  allow  them  to  provide  better  value  in  delivering  the 
services. 
 
Assessment of the Consultant’s
 quotation by the Employer 
 
The  Employer  will  evaluate  the  quotations  received  from  the  Consultant  and  other  framework 
consultants  in  accordance  with  the  criteria  notified  in  the  Package  Order  information.  For  Lot  1 
valuation services will carry out evaluations as explained in Annexure 3. 
 
The Employer will determine whether the Consultant’s quotation represents value for money taking 
into  account  the  technical  quality  of  the  Consultant’s  proposal  and  the  proposed  or  anticipated 
price.    
 
The Employer is under no obligation to accept the Consultant’s quotation. 
 
In accordance with the framework agreement the Employer may request the Consultant to submit a 
revised quotation. 
 
The Employer may negotiate with the Consultant to finalise the documents comprising the Package 
Order. 
 
Package Order award 
 
The Employer will inform the Consultant of the outcome of its assessment. 
 
Subject  to  internal  governance  the  Employer  confirms  the  award  of  the  Package  Order  and  the 
parties sign the Package Order contract in the form set out in Annexure 7 unless otherwise agreed in 
writing. 
 
The Consultant confirms acceptance of the Package Order. 

Revision 1 – 13/03/13