This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Complete Non-Residential / Business Property Rates Data (Q4 2017)'.




 
 
FREEDOM OF INFORMATION ACT 2000 
COMPLAINTS PROCEDURE 
 
1.  This document sets out our procedure for handling Freedom of Information Act - 
FOI complaints. 
 
2.  The Code of Practice issued by the Lord Chancellor under section 45 of the Act 
recommends that each public authority should have a procedure in place for 
dealing with complaints both in relation to its handling of requests for information 
and in relation to the authority’s Publication Scheme. 
 
3.  Section 17 requires that where the Council is intending to refuse a request for 
information either wholly or in part it must include in the notice of refusal details of 
its procedure for dealing with complaints about the handling of requests for 
information. This particularly applies where the Council 
 
• 
is relying upon an exemption in refusing to confirm or deny that it holds 
information 
 
• 
is relying upon an exemption in refusing to supply information 
 
• 
has decided that the public interest is against release of the information 
 
• 
is refusing the request on the basis that the cost of meeting the request 
will exceed the prescribed cost limit 
 
• 
is refusing the request on the grounds that it is a vexatious or repeated 
request. 
 
4.  This procedure applies to: 
 
• 
any written reply from an applicant  expressing dissatisfaction with the 
Council’s response to a request for information 
 
• 
any written communication from a person who considers that the 
Council is not complying with its Publication Scheme. 
 
For these purposes we will treat any communication by fax, e-mail or other 
electronic means as a written communication. In all cases the communication 
must include the name of the person and a return address for us to send our 
response. 
 
The complaint should include the grounds or basis for the complaint. 
 
 
 
 
  FOI Complaints Procedure 

V6 July 2015 




 
 
5.  We may refuse to deal with a complaint in the following circumstances. 
 
• 
If after a reasonable opportunity to do so, the complainant has failed to 
provide details of the grounds or basis of the complaint. 
 
We do not expect a detailed legal argument but the complainant should 
provide some explanation as to why they think our original decision or 
action is wrong. 
 
• 
If there has been undue delay in submitting the complaint. 
 
If the complaint is submitted more than 3 months after the decision or 
matter complained of we will ask the complainant to explain the reason 
for delay. In the absence of a satisfactory explanation we may reject 
the complaint on the grounds of undue delay. 
 
• 
If we are of the opinion that the complaint is frivolous or vexatious 
 
• 
If it appears to us that the complaint has been withdrawn or 
abandoned. 
 
Any refusal to deal with a complaint on any of these grounds is without 
prejudice to any right of the complainant to apply to the Information 
Commissioner for a decision under section 50 of the Act. 
 
6.  Our complaint procedure is as follows 
 
• 
Upon receipt of a written complaint we will promptly acknowledge 
receipt and advise the complainant of our target date for determining 
the complaint – within 5 working days. 
 
• 
The complaint will be referred to the Head of Governance & 
Assurance or other senior officer nominated by the Monitoring 
Officer for allocation to a review officer. 
 
• 
The Head of Governance & Assurance will either deal with the 
complaint himself or nominate another senior officer. In all cases the 
person determining the complaint will be different to the person who 
made the original decision that is the subject of the complaint and of at 
least the same level of seniority as the original decision taker. 
 
• 
The officer reviewing the complaint will undertake a full review of the 
matter and come to a fresh decision. This review may include having 
regard to the cost of complying with an information request to the 
extent permitted by the Act. 
  FOI Complaints Procedure 

V6 July 2015 




 
 
 
• 
The reviewing officer will have regard to the submissions of the 
complainant and may consult with other persons and departments or 
third parties and take legal advice as they consider appropriate. The 
reviewing officer may confirm or reverse the original decision or 
otherwise revise the original decision. 
• 
The reviewing officer will make sure a decision is made within 20 
working days or within 40 working days in exceptional 
circumstances. 
 
• 
The FOI team will proactively update the appellant should it be 
necessary for the reviewing officer to take longer than 20 working days 
to come to a decision. 
 
• 
The reviewing officer will notify the complainant via the FOI Team in 
writing of the outcome of the complaint process and give reasons for 
the decision on the complaint. 
 
• 
The notification of the decision will also give details of the 
complainant’s right to apply to the Information Commissioner for a 
decision under section 50 of the Act. 
 
• 
Where the decision is that some or all of the information requested 
should now be released the reviewing officer will arrange for the 
department or departments to supply that information and give an 
indication to the complainant when they may expect to receive that 
information. 
 
• 
Where the reviewing officer is of the opinion that our procedures or 
processes for handling information requests can be improved they may 
make a recommendation to the Council’s FOI Team accordingly. 
 
• 
The reviewing officer will forward a copy of the decision in all cases to 
the FOI Team and the relevant departments. 
 
7.  Records will be kept of complaints received, outcomes and performance against 
our target time. We will monitor and periodically review our complaint procedure. 
  FOI Complaints Procedure 

V6 July 2015