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Entering a sanctionable failure decision on 
the Universal Credit Agent Portal  
Summary 
How to enter a sanctionable failure decision on the Universal Credit Agent Portal 
Content 
When a Universal Credit sanctionable failure decision is made, it is recorded on an LT54. A 
decision maker (DM) uses this information to update the claimant's Universal Credit records on 
the Agent Portal.  
The LT54 contains the following claimant information: 
  name 
  National Insurance number (NINO) 
  date of sanctionable failure decision 
  nature of failure  
  reasons for decision 
  level of failure (higher, medium, low and lowest) 
  AR code 
  legislation details 
  duration of sanction 
  indicative daily sanction amount 
  name of decision maker (DM) and office location 
  date decision made 
  any compliance activity (including the date of 
compliance) 
If referral is from a provider, the DM provides confirmation that they have been notified of the 
decision, records the form used and the date of notification. 
Entering the outcome of a sanctionable failure on the 
Agent Portal  

To enter a sanctionable failure, the DM:  
1.  Navigates to the claimant's records in the 
Agent Portal. 
2.  Selects 'Payments: Sanctions' which displays 
the: 
  claimant's name 
  NINO 
  calculated up to date 
  Total Outstanding Reduction Period 
(TORP) (days) 
The screen also displays details of all 
sanctionable decision outcomes including 'Not 
imposed' sanctions with the following details: 
  Date of decision 
  Level 
  Sanction reason code 
  Status 
Additionally, sanctionable decision outcomes 
will show the following: 
  Duration (days) 
  Days outstanding 
  Rate 
3.  Selects 'Add new'. 
4.  Ensures the 'Legacy sanction' checkbox is left 
unchecked. 
5.  Ensures the 'Manually consumed' checkbox is 
left unchecked, unless a portion of the sanction 
has already been consumed manually prior to 
the sanction being added to the portal - for 

example, the first assessment period in which 
the sanction was paid manually off-line.  
Decision maker does not impose a sanction  
If a sanction is not imposed, the DM: 
1. Selects the 'No' 'Impose sanction' radio button. 
2. Populates the 'Date of Conditionality Failure' from the drop-down lists. 
3. Populates the 'Date of Decision' from the drop-down lists. 
4. Populates the 'Date of good reason letter/conversation' from the drop-down lists. 
5. Selects the 'Sanction level' from the following drop-down list:  
  Higher 
  Medium 
  Low 
  Lowest  
6. Selects the 'Reason for Sanction'. Once this is chosen, the AR code will 
automatically be displayed. 
7. Completes the fields within the 'Notification Personalisation' section using the information held 
on the LT54. Where automatic notifications are generated by Universal Credit, the 
'Personalisation' section will display fields where completion is mandatory. These can be from 
any of the following:  
  Employer name 
  Job title 
  Name of the provider 
  Name of the provision 
  End date of the period of failure 
  Appointment date (the date the claimant failed to 
attend) 

  Appointment location (the office the claimant 
failed to attend) 
  Appointment time (the time the claimant failed to 
attend) 
  Evidence not provided 
  Change not reported 
  Particular, specific work search action  
  Work prep requirement 
  Required action to comply  
Personalisation fields must not start with a capital letter, end with a full stop or other punctuation 
mark and must not contain 'you' 'your' etc. The text entered here will appear mid-sentence on the 
automated notification, for example 'did not update and provide copy of CV' 'did not apply for 
vacancy with Tesco'.  
8. Selects 'Next'. This will display the 'Confirm add conditionality sanction' screen). 
9. Selects 'Submit'. To assist with the completion of the notifications mandatory fields.  
A message will appear to inform the agent that the sanction has been added and a notification 
will be automatically generated by Universal Credit overnight as fellows:  
  Sanction not imposed UC105 
  Sanction not imposed - partner UC380 
Decision maker imposes a sanction  
If a sanction is imposed, the DM: 
1. Selects the 'Yes' 'Impose sanction' radio button. 
2. Populates the 'Date of Conditionality Failure' from the drop-down lists. 
3. Populates the 'Date of Decision' from the drop-down lists. 
4. Selects the 'Requirements met/lifted' 'Yes' radio button (if known). 
5. Populates the 'Date requirements met/lifted' field (if known). 
6. Populates the 'Date of good reason letter/conversation' from the drop-down lists. 

7. Selects the 'Sanction level' from the following drop-down list:  
  Higher 
  Medium 
  Low 
  Lowest 
8. Selects the 'Reason for Sanction'. Once this is chosen the AR code will 
automatically be displayed. 
9. Completes the fields within the 'Notification Personalisation' section using the information held 
on the LT54. These can be from any of the following:  
  Employer Name 
  Job Title 
  Name of the Provider 
  Name of the Provision 
  End Date of the Period of Failure 
  Appointment Date (the date the claimant failed to 
attend) 
  Appointment Location (the office the claimant 
failed to attend) 
  Appointment Time (the time the claimant failed to 
attend) 
  Evidence Not Provided 
  Change Not Reported 
  Particular, Specific Work Search Action 
  Work Prep Requirement 
  Required Action to Comply 
To assist with the completion of the notifications mandatory fields, see Completing Sanction 
Notifications - Hints and Tips. 

If the sanction is higher or medium, the DM must consider if there have been any manually 
consumed days (for example, because the claim has been in error state) the DM records these 
when entering the new sanction in the sanction portal. The DM selects 'Yes' in the 'Manually 
consumed days' field and enters the total number of days manually consumed. 
The DM Populates the 'Sanction Duration' (days) field (taken from the LT54). 
If the duration of the sanction is anything other than the standard number of days, the system 
displays the following message: 'The sanction duration you have entered is not one of the 
expected values, please check this correct before proceeding:' 
  the standard number of days for high level 
sanctions are 91, 182 and 1095 days 
  the standard number of days for medium level 
sanctions are 28 and 91 days 
Entering a non-standard amount can only occur when entering a Legacy sanction, or the 
sanction is due to misconduct or leaving voluntarily: 
  if the sanction is low level, the DM populates the 
'Additional Fixed Period' (days) field (taken from 
the LT54), and  
  if the sanction is low/lowest level, the DM also 
enters the 'Date of Compliance' when the 
claimant has complied 
10. Ensures the 'Apply Standard Rules' radio button is set to 'Yes' (this is the default setting).  
11. Selects 'Next'. This displays the 'Confirm add conditionality sanction' screen. 
12. Selects 'Submit'. This returns the agent to the 'Payment: Sanctions' screen where the newly 
added sanction will be displayed. A message appears to inform the agent if a notification will be 
automatically generated by Universal Credit overnight. Automated notifications will be generated 
for:  
  UC140 Medium High level UC sanction claimant 
  UC104 Medium High level UC sanction partner  
  UC140a Low level UC sanction claimant  
  UC104a Low level UC sanction partner  

  UC140c Lowest level UC sanction claimant  
  UC104b Lowest level UC sanction partner 
If the system isn't able to generate the notification, a warning message is displayed and the 
AD/DM must consider creating a manual notification.  
Error / warning messages 
If one of the following messages are displayed, the agent considers the following: 
  'Sanction cannot be added as TORP exceeded. 
Please add as not imposed' - the agent enters 
the sanction in the Agent Portal and amends the 
LT54 to reflect that the sanction cannot be 
imposed as the TORP is at 1095 days 
  'Duration adjusted as TORP exceeded' - the 
system has automatically adjusted the duration of 
the sanction to ensure that it does not exceed the 
TORP of 1095 days (the agent amends the LT54 
to reflect the amended sanction duration) 
Fail to attend low level sanction imposed 
When a complex decision is made and a sanction is imposed Doubt of Entitlement may also 
need to be considered. This wil  be when the claimant hasn’t re-engaged or reported a change of 
circumstance which moves them out of the All Work Related Requirements (AWRR) group. To 
determine if Doubt of Entitlement action is required in the future, a 'Termination/Suspension' task 
is set. 
Note: the 'Termination/Suspension' task is not required if the FTA occurred after 24 July 2017. 
For these cases, the task is automatically set if the claimant has not re-engaged or reported a 
change of circumstances which moves them out of the AWRR group.  
The DM sets the following CAMLite task: 
  Task type: Termination/Suspension 
  Sub type: Suspension Review  
  Start Task From: First day of the third 
assessment period following the effective date of 
the relevant sanction (For example sanction 

applied from 07/02/17, AP end date is 06/03/17 
therefore task is set for 07/04/17)  
  SLA: 3 days  
  Notes: DoE action. Check if claimant has re-
engaged, if not book DoE (non-conditionality) 
appointment, consider if complex needs. 
  Assigned to: UC – Work Services  
The DM updates WSP 'General Notes' with: 'CAMLite task set for (dd/mm/yyyy) to check for re-
engagement/moved out of AWRR. If not to book face to face Doubt of Entitlement interview (non-
conditionality appointment)'.  
Notifying a provider of a sanction decision 
If the notification has not been issued automatically by Universal Credit, the DM notifies the 
provider of any sanction decision manually.