This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Brighton & Hove City Council Internal Audit Report (Ref: A118/001/2016) (CONFIDENTIAL - NOT TO BE DISCLOSED)'.


 
 
Subject Access Request Form  
(Data Protection Act 1998) 
 
If you would like to make a subject access request under the Data Protection Act 1998, 
please complete and return this form. 
 
In order for us to process the request you must provide us with a copy of a suitable form of 
identification. This is a legal requirement to ensure that we do not inadvertently release 
your records to a third party.  
 
The ID requirement can be satisfied by a copy of one of the following:  
 
  passport  
  driver’s license 
  Council Tax bill  
  recent utility bill.  
 
Only one form of ID is required and it should be a copy rather than the original document. 
 
There is a charge of £10 for processing subject access requests. If you are in receipt of 
benefits you can request that the fee be waived (please provide a copy of evidence 
demonstrating you receive benefits).  
 
You can pay online at www.brighton-hove.gov.uk/pay Go to “pay online with a card” and 
then choose “Data Protection Requests”  
 
You can also pay by cheque or money order, payable to Brighton & Hove City Council.  
Please note that we cannot accept  cash payments.   
 
Upon receipt of your proof of identification, payment and full details of the information you 
are requesting, we have 40 calendar days to respond to your request.  
 
Personal Information (so that we can correctly identify your records) 
 
Full Name 
 
Date of Birth  
 
 
 
Current Address 
 
 
 
Email Address 
 
Telephone Number 
 
 

 
 
Which department or departments do you require your personal information 
from? 
(Please tick beside each one you require). 
Adult Social Care (including Community Care) 
 
Children Services (including School Support, Youth Support, Early Years, 
 
Quality & Performance) 
Environment (including City Planning, Cityclean, Public Safety, Transport) 
 
Finance & Resources (including Revenues, Benefits, Property & Design, 
 
Financial Services, ICT, Human Resources) 
Housing - Council/Tenancy (including tenancy services, tenancy 
 
management, neighbourhood/estate teams) 
Housing - Private Sector 
(including Inspection, advice, enforcement arising   
from conditions in private resident accommodation and Housing Association) 
Housing - Temporary (including Housing Needs, emergency 
 
accommodation, Housing Options, Homelessness) 
Other - Any information held by any department not itemised above 
 
 
Please tell us what information you wish to access
 – it is important to be specific 
and detailed in your request (i.e. by including a date or range of dates; specific people 
or departments within the council; any reference numbers given to you) 
 
I request access to….
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
From year 
To year 
What year/s of information do 
 
 
you wish to access? 
 
Any other information that will help us find personal information about you? 
(For example previous name/s or addresses, reference numbers, other relevant 
dates) 
 
 

 
 
 
 
 
 
Signed 

 
 
 
 
 
         Date 
 
 



 
Brighton & Hove City Council is the Data Controller for the purposes of the 
Data Protection Act 1998.  This means that Brighton & Hove City Council is 
responsible for making decisions about how your personal data will be 
processed and how it may be used.  
The purpose for which your data will be processed is respond to your request 
for access to your personal data held by the Council. The information you 
 
provide will be treated confidentially at all times. 
Security safeguards apply to both manual and computerised held data, and 
only relevant staff/named disclosures can access your information. 
 
 
Sending your request by email
  
 
Please attach:  
  this form 
  scanned copy of identification 
  your payment reference (if you have already paid online)  
 
Send  to: xxxx.xxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xxx.xx  
 
 
Sending your request by post  
 
Please return:  
  this form 
  a copy of your identification  
  £10 fee (or payment reference if you have already paid online)  
 
Send to: 
 
Information Governance Team 
Brighton & Hove City Council 
4th Floor, Bartholomew House 
Bartholomew Square 
Brighton  BN1 1JE