This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Health and safety annual report'.

NORTH ESSEX PARTNERSHIP NHS FOUNDATION TRUST 
 
RISK MANAGEMENT ANNUAL REPORT 2007 - 2008 
 
INTRODUCTION 
 
This report covers both clinical and organisational risk management for the year 2007-
2008.   This has a productive year and one of consolidation for the Risk Management 
team.  The major achievement was the being the first mental health Trust to satisfy the 
new Level II NHSLA Risk Management standards. 
 
ORGANISATIONAL RISK MANAGEMENT 
 
The key achievements also include health and safety initiatives that are listed 
separately in this report.   
 
 
•  The continued development of the Trust’s risk management strategy and 
risk register on behalf of the Risk and Governance Executive along with a 
substantial overhaul to reflect business strategic aims and objectives for 
Foundation Trust application. 
•  Development of Local risk registers for CAMHS and Older Peoples services 
including patient safety culture work utilising the Manchester Patient safety 
Framework tool developed on behalf of the National Patient Safety Agency. 
•  The Continued joint working arrangements with the standards for Better 
Healthcare team to ensure efficient use of resources and comprehensive 
assessment and the adoption of a common evidence system CIRIS. 
•  Training of a replacement for one of the two Local Security Management 
specialist to progress the agenda for the protection of Trust staff from 
violence and aggression.  See Section on LSMS annual report. 
•  The promotion of the incident reporting process through training in all areas 
continues and is part of the induction for all new staff. 
•  Delivery of investigation training to managers in line with Root cause 
analysis to improve the quality of investigative reports. 
•  Service continuity plans for all buildings in the Trust have been reviewed 
and the Trust Major incident Plan has been revised 
•  Patient safety audits of all inpatient units are conducted on an annual basis 
•  Review of 21 key policies during the year included –, Claims Management, 
Infrared Alarm system protocol, Refrigeration policy, Smoke Free Policy, 
Policy and Procedure writing policy, Service user information policy, children 
visiting policy as part of the safeguarding children policy, CCTV policy, 
Confidentiality and Information sharing protocol, Consent to Treatment, 
verification of death, In patient leave Procedure and policy, Medical devices 
policy and strategy, assessment of Mental capacity policy, Policy on the 
implementation of Nice Guidance, Palliative care , Physical Healthcare 
policy, Seclusion Procedure, Supervision policy, Tissue viability, and Unified 
Written health and social care record policy. 
•  New 6 policies on Admission Procedure, De-escalation and Physical 
intervention policy, Dual Diagnosis care pathway, Prevention and 
Management of Falls, Fitness rooms and fitness activities in inpatient units 
and Translation and interpreting Policy 
•   Lone working risk assessment for all teams 
 
 


CLINICAL RISK MANAGEMENT 
 
Key Achievements 

•  Trust volunteered as a pilot site for the new standards and achieved 
NHSLA Risk Management Level II standards – new Mental Health 
Standards. 
•  The continued development of a use of medicines policy and 
procedures handbook – along with the establishment of the medicines 
procedure review group. 
•  Physical healthcare training particularly in relation to physical healthcare 
monitoring and Rapid Tranquillisation training 
•  The continued delivery of combined CPA and risk assessment / 
management training. 
•  The continued development of medical devices and subsequent training 
programmes to improve patient safety including Track and Trigger 
training. 
 
HEALTH AND SAFETY 
 
KEY ACTIVITIES 
 
Audits 
 
Over the last year we have conducted 46 inspections of workplaces in the Trust.  We 
attach the table as Appendix 1.  
 
Each site is issued with a report that is scored 0-5 and these scores are interpreted as 
follows; 
 
0= N/applicable 
1= unacceptable 
2= Poor 
3=acceptable 
4= Good 
5= excellent 
 
This details the scoring against Trust/ national/ statutory standards.  The table includes 
all Trust premises and these total 85 team bases.  All bases have a score included in 
the table – those highlighted with * are scores relating to inspections this year.  Other 
scores relate to last inspection conducted in year 2006- 2007 
 
54% of team bases were inspected this year .The inspections continue to be conducted 
on a priority basis namely In –patient and day facilities followed by community team 
bases and administrative offices. 
 
Only 5 of the 45 audits resulted in a score below 3.  These teams, administration 
(Derwent centre, 32 Thorogood Rd, Rannoch Lodge, Regent Rd and Spectrum 
services at the Chelmsford and Essex centre will be visited within 6 months to ensure 
that this score is raised above 3.  40 audits results in a score above 3. 
 
59 out of 84 team bases have a score of 3 or above.  This means that 70% of the team 
bases are performing at good to excellent. The teams who require specific mention for 
the high standards achieved are  
 
 


White Lodge CFCS 
Eaglehurst 
Mayfield Chambers 
Wych Elm CFCS* 
Latton Bush 
Stort ward* 
 
* outstanding performance for two years 
 
 Key issues raised from the Audits 
 
There are three areas that require significant improvement and remain unchanged from 
last year. 
 
•  Manual Mandatory Training attendance and recording 
Low level of nominations/ attendance for mandatory training –. Part of 
each audit examines for systems that indicate that an area is on top of 
its mandatory training for staff.  Most areas do not have a robust system 
for recording the training despite encouragement to log training in the 
health and safety manual.   
 
•  Handling assessment and link trainers for manual handling 
 
•  Display Screen assessments  
Assessments need to be undertaken and adjustments made where 
issues are identified. 
 
Specialist audits 
 
There has been the following specialist audits conducted:- 
 
Clinic room audits including medical equipment on behalf of the Trust 
pharmacist – this is included in the general health and safety audits. 
 
Patient Safety audit of all in patient facilities – this is being conducted on an 
annual basis so that it keeps in line with any safety alerts that are issued 
during the year along with patient safety environmental standards 
 
 
Training 
 
65% of staff have received some form of health and safety training during the 
year.  This does not include fire training 50% of existing staff and induction 
training in health and safety for new employees.  It does include incident 
reporting, ethical care, control and restraint/breakaway techniques, manual 
handling, root cause analysis, Risk management skills training. 
 
The risk management department with the customer care department conduct 
root cause analysis training as part of the mandatory training prospectus.  This 
is part of a wider provision of health and safety training and includes, COSHH 
assessor training, Hand washing training, Health and safety training for team 
leaders. 
 
 
 


Key Achievements 
 
•  Achievement of Level Two NHSLA Risk Management Standards – Trust 
piloted the new standards for the NHSLA in November 2007. 
•  Review of Fire Risk Assessments for all premises – completed annual 
review 
•  Manual Handling policy reviewed and distributed including a revision of 
the risk assessments to comply with the revised regulations. 
•  Local risk register workshops for CAMHS and Older Peoples services. 
•  Training of another local security management specialist  
•  Key Policies  were developed in line with the NHSLA standards.  29 
clinical policies and 3 health and safety polices – Fire Safety, Infrared 
alarm system operational procedure and Smoke Free policy. 
 
 
2.  Incidents 
 
There were 4760 incidents reported in the Trust in the Trust in the year 2007-2008 
there were 48 reportable incidents to the Health and Safety Executive.  
 
Social Care staff incidents (seconded) 
 
There were 13 incidents reported that involved social care staff.  Two were personal 
accidents and five violence and aggression incidents. No incidents involved physical 
assault.  Three incidents involved vehicles and a stress related incident. 
 
RIDDOR Incidents (Regulations for Incidents, Diseases and Dangerous 
Occurrences Reporting) to Health and Safety Executive (HSE) 
 
There has been a slight increase in staff RIDDOR reportable incidents from 19 to 20.  
 
There has been exactly the same number of patient RIDDOR reportable incidents from 
of 28.  The mix of incidents is different to last year as there were 20 fractures  hwoever 
these are no longer all on older peoples wards.   
 
Period - 1 April 2007 to 31 March 2008 
 
 
Number 
Reason 
Staff 
21 
(Redacted Information) 
20 Other injuries  
(More than three days sickness absence) 
(4 manual handling and 12 assaults) 
Patients 
27 
(Redacted Information) 
 
20 x fractures (only 9 in older peoples services) 
 
one in Longview, two in Cam, three in Severalls 
House, three Linden centre and one in Peter Bruff 
6x unconsciousness 
 
 
 
 
 
 


Violent incidents to staff See Appendix 2 for detailed analysis and details of Local 
Security Management Specialist annual report 

 
 
Total number of incidents of 
A total of 1647 incidents of Violence, Abuse 
violence reported between 1st 
and Aggression were reported of which a total 
April 2007 and 31st March 2008 
of 206 incidents involved staff and a physical 
 
assault. 
A low number of these incidents were reported 
to the police.  This is an overall reduction of 
306 incidents. 
 
Total number of these assaults 
23 were reported – this is 11%  
reported to the Police 
3 resulted in criminal sanctions 
 
 
 
 
Violence and aggression incidents includes all staff and patient reported 
incidents including verbal assaults.   
 
 
3.  Routine day to day health and safety activities 
 
•  Investigation of incidents, RIDDOR, fire and security incidents. 
•  Reporting separately to Security Management Service of Staff 
Violence, abuse and harassment incidents. 
•  Reporting to National Patient Safety Agency – all clinical incidents 
•  Issuing of ID photos for all staff 
•  Follow up on inspection reports and actions 
•  Risk assessments – lone working, fire and security issues 
•  Consultation through the Health and safety Committee in relation 
to new policies 
•  Attendance at external committees representing the Trust at other 
Trust’s committees where the Trust share sites or where we 
represent the Trust for seconded staff at Essex County Council for 
health and safety purposes and emergency planning 
 
Progress against last year’s annual objectives 
 
 
Action 
Comments 

Develop local risk registers 
Programme in place to roll out local risk registers 
across the Trust to an agreed 
– Older peoples and CAMHS workshops have 
programme utilising the 
already taken place.  Local risk registers 
MAPSAF patient safety 
developed. 
culture tool 

Train Local Security 
Replacement LSMS recruited.. 
Management Specialist – 
develop their role in the Trust 
and implement SMS action 
plan 

Review all Health and Safety 
Complete – this is now an annual routine 
Section 7 – to improve local 
process 
arrangements 
 



Review Risk Management 
Strategy reviewed and recirculated. 
Strategy in line with new 
structure 
 

Develop and begin 
New NHSLA Risk Management standards were 
implementation of NHSLA 
implemented and Trust volunteered to be a pilot 
Level III action plan – this was  for the new standards.  Level II achieved.   
later replaced with Level II 
New standards action plan. 

Tighten up follow up on Health  Health and safety inspections now followed up 
and Safety inspections and 
by the adviser after 6 weeks. Inspections of 
merge audit tool for clinic 
inpatient units includes audit of clinical rooms. 
rooms into relevant audits 
 

Major incident plan testing 
Three tests conducted during the year. 

Ligature audit and 
Ligature audit conducted on an annual basis and 
implementation of capital 
broadened out to cover patient safety 
allocation 
standards.. 

Continued the review of 
Policy development and review system in place 
current policies including the 
and subject to audit 
policy on policies in line with 
FT status. 
16 
Deliver De-escalation 
Ethical Care control and restraint Training Co-
workshops and a physical 
ordinator developed this workshop, close liaison 
intervention policy for the 
with team manager to assist in risk assessment 
Trust 
of individual prior to the course. De-escalation 
and Physical intervention policy was ratified in 
November 2007. 
 
Overall it has been a successful year against these objectives however there  
have been increased demands on resources for reporting Security management services 
incidents.  The internal audit conducted again concluded substantial assurance in the 
area of Risk Management  
 
 
 
 
 

4.  ANNUAL OBJECTIVES for 2008-2009 
 
 

Action 
Target Date 
Responsibility 

Local Risk Register 
March 2009 
Associate Director 
Programme for Drug and 
of Risk 
Alcohol teams and acute 
Management and 
admissions 
Patient Safety and 
Risk/Claims adviser 

Train new Local Security 
May 2008 
Fire and Security 
Management Specialist – 
Adviser 
develop their role in the Trust 
and implement SMS action 
plan 

Review all Health and Safety  October 2008 
Team leaders in 
 


Section 7 team plans – to 
conjunction with 
improve local arrangements 
Risk Management 
and Refocus Health and 
Team 
safety inspections includes 
 
more targeted audit of 
Health and safety 
specific policy standards 
Adviser 
 

Review Risk Management 
December 2008. 
Associate Director 
Strategy in line with new 
 
of Risk 
structure 
Management and 
 
Patient Safety and 
Risk and 
Governance 
Executive 

Review Major incident plan  
January 2009 
Associate Director 
and continue testing 
of Risk 
Management and 
Patient Safety and 
Support Services 
Manager – leads for 
emergency planning 

Follow up security and Fire 
October 2007 – 
Fire and Security 
audits and develop action 
December 2008 
Adviser 
plan 

Develop Medical Gas 
March 2009 
Fire and Security 
Training element for the fire 
Adviser 
safety for relevant units. 
 
Develop a medical gas policy 
for the Trust 

Medical Device database 
February 2009 
Risk Management 
development – utilising the 
Administrator in 
CIRIS Database 
conjunction with 
 
Associate Director 
of Risk 
Management and 
Patient Safety 

Improve reporting and 
July 2008 
Associate Director 
feedback on incidents to 
of Risk 
Risk and Governance 
Management and 
Executive /Associate 
Patient Safety in 
Directors and Team leaders 
conjunction with 
database 
administrator 
10 
Review health and safety 
May 2008 
Risk and Claims 
policies such DSE policy 
adviser/ Associate 
Director of Risk 
Management and 
Patient Safety 
11 
Continue review of current 
March 2009 
Clinical Risk 
policies including Prevention 
Manager/ Associate 
 


and management of 
Director of Risk 
Violence policy/lone working, 
Management and 
Searching Policies, 
Patient Safety and 
members of the 
Practice Policy 
group 
12   Develop e-learning packages  March 2009 
Risk Management 
for DSE, Fire and Manual 
Team 
handling 
13 
Revise Security Policy and 
March 2009 
Fire and Security 
implement necessary 
adviser 
training including CCTV  
14 
Develop Trust Medical Gas 
June 2009. 
Fire and Security 
policy  
adviser 
15   Review health and safety 
June 2009 
Risk/Claims Adviser 
policies such DSE policy 
16 
Promotion of LSMS role and 
November 2008 
LSMSs 
the security awareness 
month project. 
17 
Develop and deliver search 
October 2008 
Ethical Care, 
training to relevant staff 
Control and 
Restraint Co-
ordinator 
18 
Review and improve Root 
December 2008 
Risk and Claims 
Cause analysis training  
adviser/ Associate 
Director of Risk 
Management and 
Patient Safety 
 
 
 
Michelle Appleby 
Associate Director of Risk Management and Patient Safety 
August 2008

 


it
 
 
 
tio
 
 
 
 
y
 
a
 
g
ur
 
y

 
 
 
al
 
 
n
 
al
et
ion
a
id
o
 
nc
ng
 
tin
ec
 
ing
HH
af
at
ty
ti
rol
E
 
Location and Address 
ent
n
on
ident
s
/S
y
tric
fe
t A
c
ge
y
S
anu
ood 
c
a
s
Total 
ont
Average 
 
um
andl
F
ir
fe
DS
er
lanni
Inc
epor
er
le
S
P
et
M
H
CO
ire S
repar
E
F
In
C
m
P
 
oc
R
af
F
P
E
D
S
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
BRAINTREE 
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
 
  
 
 
The Gables 17 Bocking End CO7 9AE 












39 
3.25 
 
Tabor House 5 Coggeshall Road CM7 6DB 










4       4 
42 
3.50 
 
White Lodge 21 Coggeshall Road CM7 6DB 












48 
4.00 
 
CHELMSFORD 
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
 
  
 
 
Drake House 












41 
3.41 
 
Spectrum 












35 
2.91 
 
Changes Navigation Rd 












42 
3.50 
 
Stapleford House 












29 
2.41 
 
Rannoch Lodge 146 Broomfield Road CM1 

2.83 
34 
 
1RN 











 
Chelmsford & Essex Centre New London Rd 
 
 
 
 
CM2 0QH 












40 
3.33 
The Linden Centre Woodlands Way CM1 5 LF 
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
 
  
 
  
- Administration Unit 












33 
2.75 
 
 - Christopher Unit 












41 
3.41 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 - Finchingfield Ward 












41 
3.41 
  
- Galleywood Ward 












45 
3.75 
 
- Tillingham Ward 












38 
3.16 
 
HMP Chelmsford Inreach 












32 
2.66 
 
 
 
 
 
 
 
 
 = Updated 2007/08 
 
VF/11.08.08 

 

 
ti
i
 
 
 
 
a
 
 
g
 
ur
 
 
y

 
 
y
 
al
 
 
n
 
 
al
et
ion
a
id
 
nc
ng
ent
 
tin
ec
ing
ty
o
on
 
HH
af
at
rol
Average 
tric
ti
E
on
ident
s
/S
ty
S
ood 
fe
t A
c
ge
Total 
um
y
anu
c
a
s
andl
F
ir
fe
ont
DS
er
lanni
Inc
epor
er
et
M
CO
ire S
le
S
C
Location and Address 
oc
R
P
F
af
H
repar
E
In
m
P
D
F
P
E
 
S
 
St Johns Hospital Wood St. CM2 9BG 
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
 
  
 
 
- J6 Ward  












38 
3.16 
 
- Redwoods  












44 
3.66 
 
CLACTON 
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
 
  
 
 
Eaglehurst 6 Valley Road CO 15 4AR 












48 
4.00 
 
Mayfireld Chambers Resource Centre 












36 
3.00 
 
Mayfield Chambers 93 Station Road CO15 
 
4.08 
49 
 
1TX CMHT 












 
32 Throughgood Road CO15 6DD 












35 
2.91 
 
25 West Avenue CO15 1EU 












35 
2.91 
 
Clacton Hospital Tower St CO15 1LH 
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
 
  
 
 
- Freeland Court Day Centre 












43 
3.58 
 
- Martello Court 












41 
3.41 
 
- McIntyre Ward 












43 
3.58 
 
- Peter Bruff Ward 












40 
3.33 
 
- Tower Ward 












41 
3.41 
 
COLCHESTER 
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
 
  
 
 
Severalls House, Avondene, Lodge and 
 
2.91 
35 
Oak -  2 Boxted Road CO4 5HG 












 
Birchwood Offices 2 Boxted Road 
 
 
  
 
CO4 5HG 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
439 Ipswich Road CO4 4HF 












36 
3.00 
 
Estates Dept 16/17 Clough Road CO4 
 
 
  
 
4QS 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Herrick House 8 St Helens Lane CO1 

2.41 
29 
 
1ST 











 
Holmer Court Essex Street CO3 3BT 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
  
 
 
1 Hospital Road, Colchester 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
  
 
 
 = Updated 2007/08 
 
 
VF/11.08.08 
10 
 

 
ti
 
 
 
a
 
 
 
u
c
 
 
 
y

 
 
y
 
e
ion
a
 
y
id
 
ent
 
ting
 
ing
ng
HH
fet
a
at
tion 
rol
E
Location and Address 
onal
/S
tric
et
on
ident
s
ty
S
ood 
t A
c
genc
Total 
Average 
um
ty
ri
anual
c
s
F
af
fe
ont
DS
er
 
epor
er
fe
andl
le
S
ir
C
lanni
oc
Inc
M
R
P
a
H
CO
ire S
repar
F
In
m
P
F
E
P
E
 
D
S
 
Kings Wood Centre Turner Road CO4 
 
  
  
 
5JL 
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
- Administration Unit 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
  
  
 
- Rehabilitation 












36 
3.00  
  
- Defoe Day Centre 












36 
 3.00 
  
- Bernard Ward 












40 
 3.33 
  
- Henneage Ward 












40 
 3.33 
  
- Lucas Ward 












34 
 2.83 
 
The Lakes Admin Turner Road CO4 
 
  
 
 
5JL 
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
 
- Administration Unit 












36 
 3.00 
 
- Ardleigh Ward 












33 
 2.75 
  
- Gosfield Ward 












31 
 2.58 
 
- Abberton Day Centre 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
  
 
 
Longview 216 Turner Road CO4 5JR  












41 
 3.41 
 
Northgate Centre North Station Road 

33 
 2.75 
 
CO1 1RB 











 
5-7 Oxford Road CO3 3HN 












39 
 3.25 
 
Oyster Court St Helens Lane CO1 1ST   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
  
 
 
Rivendell 2 Boxted Road CO4 5HG  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
  
 
 
Rowan Offices 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
  
 
 
Willow House , Maple Ward  












35 
 2.91 
 
Willow House , Cedar Ward 












28 
 2.33 
 
EPPING 
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
 
  
 
 
- Admin St Margaret's Hospital 












38 
 3.16 
  
- Kitwood 












44 
 3.66 
  
- Roding Ward 












41 
 3.41 
 
- River Lea House  












42 
 3.50 
 
  Regent Rd 












32 
2.66 
 
GREAT DUNMOW 
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
 
  
 
 
Unit 2-2a Twyford Court High Street 

35 
 2.91 
 
CM6 1QX 











 = Updated 2007/08 
11 
 

 
ti
 
 
 
a
 
 
 
u
c
 
 
 
y

 
 
y
 
e
ion
a
 
y
id
 
ent
 
ting
 
ing
ng
HH
fet
a
at
tion 
rol
E
Location and Address 
onal
/S
tric
et
on
ident
s
ty
S
ood 
t A
genc
Total 
Average 
um
ty
ri
anual
c
s
F
af
ec
ont
DS
er
 
epor
er
fe
andl
le
S
ir
C
lanni
oc
Inc
M
R
P
a
H
CO
ire S
repar
F
Inf
m
P
F
E
P
E
 
D
S
 
HALSTEAD 
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
 
  
  
 
C.M.H.T. Coach House Trinity Street 

42 
3.50  
 
CO9 1JD 











 
HARLOW 
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
 
  
 
 
Harlow Work Skills Development Centre  












40 
 3.33 
 
Derwent Centre Princess Alexander 
 
  
 
 
Hosp Hamstel Road 
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
 
- Stort Ward 












47 
 3.91 
 
- Cam Ward 












43 
 3.58 
 
- Avon Ward 












38 
 3.16 
  
- Chelmer Ward 












37 
 3.08 
 
- Shannon House 












42 
 3.50 
 
- Eden Suite 












44 
 3.66 
  
- 1st Floor Admin 












35 
 2.91 
 
- Occupational Therapy Department 












44 
 3.66 
 
C.M.H.T. Harlow Acute Latton Bush 

47 
 3.91 
 
Centre Way 











 
Derwent Psychology 












43 
3.58 
 
CDAT - Aylmer House 












45 
 3.75 
 
Aylmer House - 3rd floor 












44 
 3.66 
 
Sydenham House  Brian Roycroft Unit -   












45 
 3.75 
 
C.F.C.S. Wych Elm House Hamstel 

47 
 3.91 
 
Road 1QR 











 
Taymar suite 












45 
3.75 
 
HARWICH 
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
 
  
 
 
C.M.H.T. All Saints 413 Main Road 

46 
 3.83 
 
CO12 4ET    











 
LOUGHTON 
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
 
  
 
 
8-10 High Beech Road IG10 4BL 












36 
 3.00 
 
Rectory Lane Day Unit Rectory Lane 

40 
 3.33 
 
IG10 3RU 











 
C.F.C.S. Whitehills Road IG10 1TS 












43 
 3.58 
 = Updated 2007/08 
12 
 

 
ti
 
 
 
a
 
 
 
u
c
 
 
 
y

 
 
y
 
e
ion
a
 
y
id
 
ent
 
ting
 
ing
ng
HH
fet
a
at
tion 
rol
E
Location and Address 
onal
/S
tric
et
on
ident
s
ty
S
ood 
t A
genc
Total 
Average 
um
ty
ri
anual
c
s
F
af
ec
ont
DS
er
 
epor
er
fe
andl
le
S
ir
C
lanni
oc
Inc
M
R
P
a
H
CO
ire S
repar
F
Inf
m
P
F
E
P
E
 
D
S
 
MALDON 
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
 
  
  
 
Carmelite House White Horse Lane 

43 
3.58  
 
CM9 7FU 











 
St Peters Hospital 32a Spital Road 
 
  
 
 
CM9 6EG 
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
 
Harkenwell St Peters Hospital Spital 
 
38 
 3.16 
 
Road CM9 6EG 












 
Cherry Trees St Peters Hospital Spital 
 
43 
 3.58 
 
Road CM9 6EG 












 
Samphire Centre, Villa Two St Peters 
 
44 
 3.66 
 
Hospital Spital Road CM9 6EG 












 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
WITHAM 
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
 
  
 
 
Old Ivy Chimneys Hatfield Road CM8 

42 
 3.50 
 
1EQ 











 
New Ivy Chimneys Hatfield Road CM8 

36 
 3.00 
 
1EQ 











 
SAFFRON WALDEN 
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
 
  
 
 
North Uttlesford, Skylark Centre 












41 
 3.41 
 
 = Updated for 2007/08 
 
13 
 


Appendix 2 
 
Local Security Management Specialist annual report 2007/08 
 
FOREWORD  
 
Following a challenging start to the year, the Trust’s LSMS function has now returned to full 
strength. The LSMS function has recovered well and in the last six months of the year has 
been working with increased momentum and concentrating on more detailed work to achieve 
good results in many key areas as detailed in the body of this report.   
 
Further comprehensive work is ongoing with particular focus on increasing the security 
awareness throughout the Trust, managing violence and aggression in the context of mental 
health services and strengthening security at the disused Severalls Site in Colchester. 
 
With the new Fire & Security Officer & LSMS now having completed his SMS training and 
accreditation, The LSMS’s are currently working on a detailed work plan for the 2008/09 year.    
 
 
Andrew Geldard 
ACTING CHIEF EXECUITVE, DIRECTOR OF RESOURCES  
AND SECURITY MANAGEMENT 
17 September 2008 
 
EXECUTIVE SUMMARY 
 
This is the first LSMS annual report for the NEPFT to provide feedback on the progress made 
against the LSMS workplan for 2007/08.   
 
The year has been challenging for the LSMS’s.  Two accredited LSMS’s were in post 1 x 50% 
(Fire & Security Adviser) wte and 1 x 30% (Risk/Claims Adviser) at the start of the year.   Work 
was impeded when the Fire & Security Adviser left the Trust 4 months into the financial year in 
July 2007.  A new Fire & Security Adviser was recruited in September 2007 but due to training 
availability issues at SMS, was unable to attain accreditation during the 2007/08 year.   
 
These setbacks had a major impact on the achievements made against the original workplan.  
Priority was given to ensuring that assaults against staff were reported to SMS and followed up 
appropriately with the Police. 
 
Other achievements during the year included :- 
•  Launch of Trust Reporting Procedure for Dealing with Assaults and Staff Physical 
Assault Initial View  
•  De-escalation & Physical Intervention Policy developed by the Ethical Care Control & 
Restraint Co-ordinator (ECC&R) to include information and guidance for staff dealing 
with violence and aggression 
•  Input into the review of the Incident Reporting Policy and Procedure to promote  the 
role of the LSMS and support available to staff following assault 
•  Continued programme of revalidation for ECC&R trainers with plans to recruit further 
trainers 
•  Appropriate sanctions achieved for staff assaulted by service users including 3 
occasions where service users were cautioned by Police, 1 case awaiting court hearing 
and 1 case being the subject of complaint against the Police/CPS  
•  Role of the LSMS incorporated into Trust Training Programmes  
 
14 

•  Appointment of new Fire & Security Adviser to undertake SMS accreditation and take 
up 50%wte LSMS. 
•  New Fire & Security Training Programme rolled out across Trust  
•  Regular meetings with Colchester Police  
•  CCTV Policy issued with continued improvements to existing equipment and further 
systems installed across the Trust.   
•  Continued monitoring of security issues at the disused Severalls site. Improved 
reporting system for contracted in security services. 
•  Nominated Officers for Security in Place and trained across Trust 
 
INTRODUCTION  
 
NHS Trusts are required to produce an annual report to the Security Management Service 
detailing work and actions which have been undertaken by the LSMS’s in line with the LSMS 
workplan.  
 
The role of LSMS is split between the Fire & Security Officer (50% of role) and the Risk/Claims 
Advisor (30% of role). Until July 2007, there were both roles were filled with staff who had been 
SMS accredited.  In July 2007, however, half way through the 2007/08 year, the Fire & 
Security Officer left the Trust and was not replaced until September 2007. Due to lack of 
training availability at SMS, the new Fire & Security Officer was not able to book training until 
after the end of the 2007/08 year (subsequently being accredited in June 2008).  
 
The Trust, therefore was working with 80% wte LSMS for April-July 2007 and then with only 
30% wte LSMS for August 2007 to April 2008.  This has had a huge impact on the amount of 
work which has been completed in line with the workplan.  
 
A decision was taken at Trust level that with only 30% wte LSMS time available, the reporting 
and managing of assaults should be undertaken by the Risk/Claims Advisor/LSMS as a priority 
over all other SMS work. 
 
From September 2007, the newly appointed, Fire & Security Officer (50% unaccredited LSMS) 
began basic security work in the spirit of the SMS requirements.  
 
PRIORITY AREAS OF ACTION 
 

•  VIOLENCE AND AGGRESSION 
 
1.1 
Review & Determine if revisions are required to relevant Trust Policies and 
Procedures  

In January 2007, the Trust issued the Reporting Procedure for Dealing with Assaults and 
The Staff Physical Assault Internal Initial View form which assists staff to collect the 
appropriate information when an assault occurs.  
 
A Trust De-escalation and Physical Intervention Policy was developed and launched by the 
Trust Co-ordinator for ECC&R in November 2007, providing more information and 
guidance for staff on dealing with situations which have the potential for violence.  
  
The Trust Incident reporting policy and procedure was reviewed during this year to include 
increased information for staff on what to do if they are assaulted and the role of the LSMS.  
The new policy was issued at the beginning of April 2008. 
 
1.2 
Compile and circulate security management information/guidance/alert 
bulletins/briefing papers via SABs and other internal systems.  

 
15 

This has been done. 
 
1.3 
Develop Sentinel risk management system to comply with CFSS 
requirements in the reporting of physical and non-physical assaults. 

1.4 
Ensure ongoing training and guidance for all users of Sentinel 
No progress has been possible in these areas during the 2007/08 year.  
 
1.5 
Ensure timely and accurate analysis of incidents so that trends and hot-spots 
etc may be identified.  

Incident statistics are collated and provided to the Risk & Governance Executive every 
month by the Risk Management Department. Trends and hot-spots are identified and 
communicated to the LSMSs by the Associate Director for Risk & Patient Safety as 
appropriate.  Actions are agreed and if appropriate possible, issues arising are added to 
the Trust’s Risk Register.  
 
1.6 
Liaise with the Training Department to ensure that all frontline staff will 
received PSTS Training before 31 March 2008. 

The Trust has the benefit of a dedicated co-ordinator in Ethical Care Control & Restraint 
(ECC&R) who attends regular SMS PSTS meetings.   
  
The Trust has a rolling mandatory ECC&R training plan for all staff.  All staff are trained in 
De-escalation Techniques.  All clinical staff are trained in ECC&R and all non clinical staff 
are trained in Breakaway Techniques.  The Trust experiences issues with releasing staff 
from ward settings so that they can attend training. 
 
Training has been provided by a Team of 21 The Trust is working on the efficiency of this 
training and has recruited 6 new trainers to Increase training available to all staff groups. 
Making a total of 26 trainers who will be operational by May 2008. 
 
1.7 
Ensure police are notified of physical and serious non physical assaults 
where appropriate.
 
This was the primary area concentrated on during the 2007/08 year.   All assaults on Staff 
were reported to SMS, Clinical incidents on approved spreadsheet and other assaults on 
PARS system.  Assaults were followed up with the Police where appropriate.  
 
1.8 
If Police/CPS decide not to prosecute investigate any physical or serious non 
physical assaults  

1.9     If appropriate, proceed to prosecution via CFSMS LPU 
Incidents are followed up with the LPU where appropriate.  The Trust is currently following 
up two incidents which have been rejected by the CPS.  
 
1.10 
Ensure appropriate counselling and support is available or the victims of 
assault. 

This has been covered in detail in the revised Incident Reporting Policy and Procedures 
and the Reporting Process for Assaults. LSMS’s ensure that they provide the maximum 
level of support to staff.  
 
•  ASSET PROTECTION –  
 
2.1 
Review and determine if revisions are required to relevant Trust policies and 
procedures. 

The Trust has developed a policy on Infra Red alarm systems for inpatient units.  There is 
a planned review of the Trust CCTV Policy by the Fire & Security Adviser in 2008/09. 
 
 
16 

2.2 
Co-ordinate, on behalf of the Trust, the environmental security project for 
inpatient units.  

This has not been achieved. 
 
2.3 
Review and, if necessary, revise Trust inventories and asset registers for 
portable equipment 

This has not been done due to resources. 
 
2.4 
Undertake Crime Reduction Surveys and security risk assessments and 
compile a Trust security risk register in order to reduce the risk of security 
breaches occurring. 

Risk assessments ongoing by the Fire & Security Adviser and nominated officers for 
security.  No formal crime reduction surveys have been carried out. 
 
The Fire & Security Adviser is involved in project groups for all new builds and 
refurbishments undertaken by the Trust and attends meetings and advises on security 
issues. 
 
2.5 

Prepare issue and review leaflets on the security of off site assets (e.g. tools, 
laptops, mobile phones, etc.) 

 This has not been achieved due to resources. 
 
2.6 
Liaise with Information Governance Group and Security Group  
No work  has been done with the Information Governance Group. The Trust does not 
currently have a Security Group.  
 
•  DRUGS AND PHARMACY SECURITY HAZARDOUS MATERIALS  
 
3.1 
Review and if necessary revise relevant Trust Policies & Procedures.  
This is covered in the Trust’s Medicines Policy Handbook, which is scheduled for review in 
2008/09. An Associate Director of Pharmacy was appointed in early 2008 to take the lead 
on Trust pharmacy arrangements and drug concerns. 
 
3.2 
Review Security Arrangements to ensure the safe and secure  environments 
relating to these items and to ensure that control measures are in place to 
prevent loss and/or damage of drugs, prescription forms and hazardous 
materials. 

The Trust has introduced a new system for disposing of pharmaceutical waste, which has 
been rolled out to all areas and is working efficiently. 
 
3.2 
Ensure that all new clinical staff are trained in the requirements necessary 
to maintain security of prescription pads and forms.  

This will be further looked at during the review of the Trust’s Medicines Policy Handbook 
 
•  MATERNITY AND PAEDIATRICS –  
 
The Trust has one mother and baby unit.   This has been the subject of a previous security 
review.  No further work has been carried out in this area during 2007/8. 
 
GENERIC AREAS OF ACTION 
 

•  PRO-SECURITY CULTURE –  
 
 
17 

1. 
Prepare and deliver security awareness sessions at Corporate Induction  – 
The Fire & Security Adviser has a section on the Corporate Induction.  The role of the 
LSMS and security issues, reporting etc is covered in this session.  The Associate Director 
for Risk Management and Patient Safety also has a section which includes further 
information on incident reporting, the role of the LSMS and support available to staff who 
have been assaulted.  
 
2. 
Prepare and deliver reporting of violence and aggression as part of incident 
reporting sessions on health & safety training for managers
 –  
3. 
Prepare and deliver incident reporting and violence and aggression as part of 
risk management element of management skills training 

During this year, the reporting of violence and aggression and role of the LSMS has been 
incorporated into ECC&R & breakaway techniques training, fire & security training, 
corporate induction, Incident form training, root cause analysis, health & safety for 
managers and management skills training. 
 
4. 
Continue to undertake local security and fire training sessions –  
This has been carried out on an ongoing basis.  In September when the new Fire & 
Security Adviser/LSMS was appointed, the training was reviewed and completely rewritten 
to enhance its relevance to all groups of staff.  This is now being rolled out across the 
Trust. 
 
5. 
Develop i-connect and manage security web page –  
The previous Fire & Security Adviser set up the web page before leaving the Trust.  Little 
work has been done on this since due to resource issues, workload and training curve for 
new Fire & Security Adviser.  
 
6.  Run Refresher nominated officer for security training (NOS) to take into  
 

account persons who did not attend previous courses –  
This has not been completed due to Fire & Security Adviser Leaving.  The new Fire & 
Security Officer is currently reviewing the list of NOS’s and a revised and upgraded training 
programme is planned during 2008/09. 
 
7.  Develop and maintain partnerships with Crime & Disorder Reduction  
Partnerships by attending a significant number of meetings. Expected 7 
partnerships across Trust regions –  

This has not been achieved LSMS’s did attend a Police Inspectors regional meeting for 
Essex in mid 2007 and gave a presentation outlining the work that was being done, which 
was well received but little liaison work with CDRPs has been done since then. 
 
The LSMS’s and other key staff have regular meetings with the Colchester Police 
Inspector, covering 136 issues, assaults, challenging patients and all aspects of police 
liaison.  
 
The LSMSs are in regular contact with Police in Colchester in connection with security 
issues, particularly issues relating to the disused Severalls Hospital site.  
 
8.  Develop Police Liaison Policy –  
This piece of work has not been completed due to resource issues and will be reviewed 
during 2008/09. 
 
9. 
Attend Regional Security Management Meetings –  
One or both LSMS’s attend meetings regularly. 
 
10. 
Distribute SMS National/Regional Security Alerts to Managers/NOS’s –  
 
18 

This is done on an ongoing basis. 
 
11. 
Undertake specific actions as part of the national security awareness month – 
Due to staffing and resource issues, SAM did not get much exposure during the 2007/08 
year.  LSMSs are looking at planning activities for SAM during 2008/09. 
 
•  DETERRENCE –  
 
1. 
Review 3rd party security company arrangements –  
This is being done on an ongoing basis.  The Fire & Security Officer/LSMS is in regular 
contact with the 3rd  party security companies used by the Trust to review and refine 
arrangements.  
 
2. 
Complete and Implement the new Trust CCTV policy –  
This was completed and implemented in May 2007.  The Trust has increased its portfolio of 
CCTV cameras and monitoring.  The Fire & Security Adviser is now trained in CCTV use 
and provides support to all units. 
 
3. 
Visitors Charter to be implemented in all wards and units –  This was 
implemented during 2007 and is displayed at all wards and units. 
 
4. 
Arrange for Neighbourhood Police Officer from Colchester to speak to  
 
adolescent inpatients at Longview about crime and disorder –  
This is picked up on a regular basis at the Police Liaison meeting with Colchester Police 
Inspector.  Police are involved with looking at ways of managing challenging adolescent 
inpatients.  
 
•  PRVENTION –  
 
1. 

Ensure NOS’s undertake a general security risk assessment of premises -
Security risk Assessments are done annually.  This was monitored by the Fire & Security 
Adviser before he left the Trust and has been picked up by the new Fire & Security Adviser 
across the final quarter of 2007/08 and into 2008/09. 
 
2. 

Initial tabletop review of risk assessments -  giving written feedback advice.  
Visit areas of concern for further advice -
  
This was interrupted when the Fire & Security Officer left.  The new Fire & Security officer 
plans to pick this up during 2008/09 following accreditation.  
 
3. 
Work with Risk Management to ensure all staff received mandatory Ethical 
Care Control & Restraint/Breakaway Training
 -  
This is covered in 1.6 of the section on Violence and Aggression above.  
 
4. 
Develop Sentinel Risk Management System to directly meet the SMS  
 
reporting requirements -  
No work was been achieved in this area in 2007/08.  The system is provided by an external 
provider and the Trust is limited on further developments. 
 
•  DETECTION –  
 
1. 
Review incident reports for necessary investigation action.  Review 
risk registers for trends and significant issues and advise on preventative 
measures -   

 
19 

The Associate Director for Risk and Patient Safety sees all incident forms.  These  are 
forwarded to LSMSs as relevant.   
 
LSMS/s read all incident forms concerning incidents of violence.  These are reported to the 
SMS and appropriate action taken.  Actions undertaken by LSMS are written on the form in 
red.    
 
Risk Issues are discussed at Risk & Governance Executive (RG&E).  Issues can be fed up 
to RG&E by the LSMSs or fed down to LSMSs, for further investigation, by RG&E. The 
Security Management Director is a member ob RG&E 
 
Risk Issues are also discussed at Risk Management Departmental Meetings, between the 
team, trends and significant issues will be analysed and actions agreed.   
 
2. 
Complete the Infra Red Alarm system and Policy and Procedures -  
This was completed and implemented across the Trust in November 2007 as planned.  
 
•  INVESTIGATION–  
 
1. 
Where assailant is a service user of the Trust, ensure that appropriate 
capacity assessments are undertaken promptly so that effective appropriate 
investigation can proceed –  

As this Trust is a mental health trust, capacity assessments are carried out in line with the 
Mental Capacity Act 2005 for all cases of assault on staff by service users which are 
reported to the Police.  This is done by clinicians as soon as possible after an assault.  The 
LSMSs support staff as necessary.  
 
Where capacity is already known to be absent i.e. service users suffering from dementia, 
cognitive impairment or psychotic episode, the assault is reported to as a clinical incident 
and no capacity assessment is required.  
 
2. 
Work and support the Police as investigations develop Provide liaison  
between Trust staff and police, particularly in investigations of assault on 
staff.  Prepare and maintain crime management files –  

This work is done on an ongoing basis. The departure of the Fire & Security Adviser in July 
2007 had a major impact on the Trust’s ability to keep up to date with this work.  The 
appointment of the new Fire & Security Adviser in September 2007 improved the situation 
which expected to return to normal now he has received SMS accreditation. 
 
3. 
Reactive Security Management Work and dealing with day to day security 
issues – 
 
Both LSMSs are key members of the Risk Management Team dealing with security issues 
trust wide on a daily basis as these occur.  The appointment of the new Fire & Security 
Adviser/LSMS meant that this work is now returning to a normal level following the 
departure of his predecessor.  
 
•  SANCTIONS –  
 
1. 
Develop and explore a range of appropriate sanctions –  
Resource issues have meant that no work has been done in this area.  
 
2. 
Ensure any sanctions are adequate (by working closely with the unit) and 
accurate records are kept –
  
There have been 3 cautions achieved during the 2007/08 financial year.  These were 
considered appropriate.  One case of assault has yet to come to court (planned for 
 
20 

September 2008).  One case was dropped by the CPS and is under investigation.  A 
further case from November 2007 is currently the subject of a complaint by the Trust 
against the Police and the CPS.  This has been done on the advice of the LPU.  
 
3. 
Liaise with HR in relation to the use of parallel sanctions –  
No work has been done in this area due to resource issues. 
 
4. 
Meet with Crown Prosecution Lead (CPS) regarding criminal sanctions and 
the Memorandum of Understanding between the CPS and the NHS –  

No work has been done in this area due to resource issues. 
 
•  REDRESS –  
1.   
Explore and seek to implement other means of redress against of offenders – 
Little work has been done in this area due to resource issues.  Consideration is given to 
recouping costs of criminal damage by service users; this is to be discussed at RG&E but 
has not yet been implemented. 
 
•  OTHER AREAS  
 
Other work areas on the workplan which are completed on an ongoing basis. 
 

Answer ad hoc enquiries from staff and assist as necessary   

Attend mandatory SMS meetings etc. 

Prepare Annual Report against the work plan 

Create and maintain strong working relationship with Neighbourhood Police  

Consider and deliver on national security policy/procedures as issued by the SMS 

Provide advice to Practice Policy Group as part of development of policies  

Attendance on RG&E as required 
 
Other work areas on the workplan which have not yet been completed 
 

Review Prevention & Management of Violence and Aggression Policy and Procedures 

Prepare 2008/09 Work Plan 

Publish successful outcomes and successful prosecutions 
 
  RECOMMENDATIONS –  
 
1. 
The Disused Severalls Site 
The LSMSs have raised concerns on a number of occasions relating to the disused Severalls 
Hospital site.  This site is a target for local children, teenagers and people wishing to explore.  
Thieves have trespassed on the site on a number of occasions and salvage items have been 
stolen. Several incidents of arson have been experienced.    
 
The site is protected by a fence and regular security patrols.  
 
This issue has been raised at RG&E by LSMSs.  Regular meetings are held to discuss 
ongoing issues.   
 
2. 
CCTV 
There are insufficient trained persons for the use of monitoring CCTV footage.  There is 
potential for abuse of the CCTV systems/footage if this is not addressed.   
 
 
21 

The recommendation is for the Fire & Security Adviser to implement an effective system to 
control the use of the Trust’s CCTV systems by way of designating and training authorised 
persons to be responsible for their systems.  
 
CONCLUSION  
  
The 2007/08 year started well but was quickly impeded by the departure of the Fire & Security 
Adviser in July 2007.  For several months the Trust had only one 30% wte LSMS and work 
was limited to reporting assaults.   With the appointment of the new Fire & Security Adviser 
(50%wte LSMS) in September 2007, this situation slowly began to improve, although there 
was a steep learning curve.  Problems at the SMS meant that training was not available until 
May 2008 and although this has now been completed, it will take some considerable time 
before the benefits are fully experienced.  
 
Further work is planned for 2008/09 to consolidate what has been done in 2007/08.  The Trust 
now has 80% wte LSMSs again and is starting to recover and catch up with some of the SMS 
requirements.    
 
 
 
 
 
 
      
 
(Redacted Information) 
    (Redacted Information) 
RISK/CLAIMS ADVISER 
    FIRE & SECURITY ADVISER 
& LSMS 
 
 
    &LSMS 
 
29 July 2008 

 
22 

Document Outline