This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Latest versions of UC documents as listed'.



 
 
 
 
 
WS017 Topic 03 
– Information 
Gather & 
Diagnosis 
Facilitator Led Brief 
v11.5 
 

link to page 2 link to page 4 link to page 5 link to page 5 link to page 5 link to page 6 link to page 9 link to page 10 link to page 10 link to page 12 link to page 14 link to page 15 link to page 16 link to page 22 link to page 29 link to page 32 link to page 34 link to page 34 link to page 37 link to page 41 link to page 43 link to page 45 link to page 47 link to page 48 link to page 48 link to page 49 link to page 51  
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
Contents 
Contents ......................................................................................................... 2 
Important Information: ................................................................................... 4 
Topic 3 ............................................................................................................ 5 
Information Gather & Diagnosis ................................................................... 5 
Aims ............................................................................................................. 5 
Objectives ..................................................................................................... 6 
Informal Representatives and Trusted Intermediaries ............................... 9 
Informal Representative .............................................................................. 10 
Trusted Intermediary................................................................................... 10 
Adding or Amending a Claimant’s Trusted Intermediary Details ................. 12 
Recording Trusted Intermediary’s Details on Work Service Platform .......... 14 
Gathering Information ................................................................................. 15 
English Language Screening ...................................................................... 16 
Diagnosis of Capability and Circumstances ............................................. 22 
Availability .................................................................................................. 29 
Voluntary Work ........................................................................................... 32 
Intensive Activity Programme .................................................................... 34 
IAP Overview .............................................................................................. 34 
Is the claimant suitable for IAP? ................................................................. 37 
On-going WSI ............................................................................................. 41 
Claimant cannot attend IAP workshop ........................................................ 43 
Conducting IAP Group 1 or 2 session ......................................................... 45 
Follow up interview – claimant attended IAP ............................................... 47 
Follow up interview – claimant failed to attend IAP ..................................... 48 
Book an Exit Interview ................................................................................ 48 
IAP activities met ........................................................................................ 49 
Exit Interview – activities not met ................................................................ 51 
WS017  
   
   November 2016 
v11.5 
 
 
 
 
  Page 2 of 55 
 

link to page 54 link to page 55  
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
Simulation – Recording Signposting ........................................................... 54 
Topic Summary ........................................................................................... 55 
 
 
 
Topic 
Topic title 
Duration 
Topic 03 
Information Gather and Diagnosis 
55 minutes 
Total duration of Topic 03 
55 minutes 
 
WS017  
   
   November 2016 
v11.5 
 
 
 
 
  Page 3 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
Important Information: 
 
 
Please note that not all job roles are required to 
 
te
o

 
N
complete every topic within this module. 
 
The next page has full details of which topics are 
required by each Job Role. 
The Universal Credit Learning Journey has a full list of 
all the learning modules required for each Job Role and 
the order in which they should be delivered/completed. 
This can be viewed on the LDO Support Site. 
 
Job Role 
Learning Required 
Duration 
Work Coach 
Work Services Manager 
Topic 03 
55 minutes 
System & Process Support 
 
 
 
WS017  
   
   November 2016 
v11.5 
 
 
 
 
  Page 4 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
 
Topic 3  
Information Gather & Diagnosis  
 
 
t
in

Show Slide 01 – Topic 03 Information Gather & 
 
o
rP

 
e
w
o

Diagnosis  
 
P
 
 
 
t
in

Show Slide 02 – Topic Aims and Objectives  
 
o
rP

 
e
w

 
o
P

 
 
Aims 
 
The aim of this topic is to provide you with the knowledge to 
carry out an Initial Work Search Interview (WSI). 
 
 
WS017  
   
   November 2016 
v11.5 
 
 
 
 
  Page 5 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
Objectives 
 
By the end of this topic, with the aid of any reference 
material, you will be able to: 
 
  explain the purpose of the Initial WSI to the claimant 
  state the action to take if a claimant requires a Trusted 
Intermediary/Informal Representative 
  state the action to take to identify an English Language 
requirement 
  state the action to take when diagnosing a claimant’s 
availability and personal circumstances 
  explain the action required if a claimant requires a 
Permitted Period 
  identify claimant’s suitable for the Intensive Activity 
Programme  
  explain the action to take to identify and refer a claimant 
to the Intensive Activity Programme 
  state the action to take when signposting a claimant 
 
 
WS017  
   
   November 2016 
v11.5 
 
 
 
 
  Page 6 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
 
How to conduct an Initial WSI is covered in About 
 
 
te
Universal Credit.  
o
N

 
 
 
t
Show Slide 03 – Explaining the WSI to the claimant  
in
 
o
rP

 
e
w
o

 
P
 
After introductions at the start of the interview explain the 
purpose of Universal Credit and the Initial WSI to the 
claimant. This will include: 
 
  discussing the claimant’s circumstances and capability 
(to ensure they are in the correct conditionality group) 
  explaining that the information gathered will be recorded 
on their claimant record and used to inform the steps 
outlined in their Claimant Commitment 
  outlining Work Coach role in supporting and preparing 
the claimant for Work Related Activities and not doing it 
for the claimant  
 
  explaining that in order to be entitled to Universal Credit 
the claimant is required to accept their Claimant 
Commitment 
 
 
WS017  
   
   November 2016 
v11.5 
 
 
 
 
  Page 7 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
  explaining to the claimant their Universal Credit may be 
reduced if they do not do what is expected of them as set 
out in their Claimant Commitment. If they repeatedly fail 
to do what is expected of them their Universal Credit 
could be reduced for up to 3 years 
  stating that if they are unable to complete any of the 
activities as set out in their Claimant Commitment they 
should advise Universal Credit immediately as this may 
prevent a reduction of Universal Credit 
  informing the claimant that they will be asked to provide 
good reason if they are unable to complete any of the 
activities. If the reasons they provide are not accepted 
inform the claimant that they may lose some or all of their 
Universal Credit 
 
 
WS017  
   
   November 2016 
v11.5 
 
 
 
 
  Page 8 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
Informal Representatives and 
Trusted Intermediaries 
 
Some claimants may have made or wish to make 
arrangements to bring someone with them to their WSI. 
 
 
t
Show Slide 04 – Support at WSI  
in
 
o
rP
e

 
w
o

 
P
 
 
Ask the learner to access About Universal Credit to 
 
ity
 
tiv
c

research: 
 
A
 
  an Informal Representative 
  a Trusted Intermediary 
 
te
 
o
 N

Use next two slide to confirm learners’ research 
rs
 
e
n
ig
s

 
e
D

 
 
 
WS017  
   
   November 2016 
v11.5 
 
 
 
 
  Page 9 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
Informal Representative 
 
 
t
Show Slide 05 – Informal Representative  
in
 
o
rP

 
e
w
o

 
P
 
An Informal Representative is a person or organisation who a 
claimant informally asks to contact Universal Credit on their 
behalf, for any reason, on an irregular basis to support the 
claimant. 
An informal representative cannot act on a claimant’s behalf. 
The claimant must be present, confirm their identity and give 
verbal consent for the information to be divulged to an 
informal representative. 
 
Trusted Intermediary 
 
 
t
Show Slide 06 – Trusted Intermediary  
in
 
o
rP
e

 
w
o

 
P
 
A Trusted Intermediary is a person or organisation who a 
claimant has nominated to regularly support them in 
managing their claim. The trusted intermediary must have 
the claimant’s written consent and have their identity verified 
before they can support the claimant with their claim. 
 
 
 
WS017  
   
   November 2016 
v11.5 
 
 
 
 
  Page 10 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
 
When supporting a claimant with their claim, a trusted 
intermediary can: 
 
  contact Universal Credit by phone or letter 
  receive calls from Universal Credit 
  attend face to face appointments with the claimant 
 
A trusted intermediary cannot: 
 
  make a new claim on a claimant’s behalf 
  attend a Universal Credit interview without the claimant 
  report any change of circumstances 
 
 
n
Discuss with the learners what this means for their WSIs 
 
io
s

 
s
u
c

(5 minutes) 
 
is
D

Ensure the discussion brings out existing skills used for 
3rd parties involved at interviews, i.e. maintaining 
contact with the claimant; referring to the intermediary 
or representative when the claimant is having difficulty 
etc. 
 
 
WS017  
   
   November 2016 
v11.5 
 
 
 
 
  Page 11 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
Adding or Amending a Claimant’s Trusted 
Intermediary Details 
 
A claimant can ask about having a trusted intermediary 
either: 
 
  at a face to face interview in a Universal Credit Outlet 
  by phone to the Service Centre 
 
The claimant may want to report that they want to: 
 
  appoint a new trusted intermediary 
  change their trusted intermediary 
  withdraw their consent for someone to support them as a 
trusted intermediary, or 
  reinstate a trusted intermediary 
 
If the claimant wants to change, reinstate or appoint a new 
trusted intermediary, the claimant and the trusted 
intermediary must be present for you to take the necessary 
action. At the interview, the Work Coach will take the 
necessary actions. 
 
Once the identity has been confirmed for both the claimant 
and the trusted intermediary ask them both to complete and 
sign form UC189 - Trusted Intermediaries Consent Form. 
 
WS017  
   
   November 2016 
v11.5 
 
 
 
 
  Page 12 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
 
e
Refer the learners to About Universal Credit to find form 
 
c
n
re

 
fe
e

UC189 – Trusted Intermediaries Consent form 
R
 
 
Sign the form, make two copies and: 
 
  give 1 copy to the claimant 
  give 1 copy to the trusted intermediary 
  send the original to the MOU to be scanned into DRS  
 
If the claimant wants to add a new trusted intermediary and 
the trusted intermediary is not present or does not have 
sufficient evidence of their identity, ask the claimant to call 
the Service Centre to report a change of circumstances 
 
te
 
o
 N

Advise the learner that if the claimant calls the Service 
rs
 
e
n
ig
s

 
e
D

Centre to report that they want to add or amend details 
 
of the trusted intermediary, the Telephony Agent (TA) 
books the claimant an appointment with the PASA to 
complete form UC189. 
The TA will remind the claimant and the trusted 
intermediary that they must both bring suitable 
documents to confirm their identity. 
 
 
WS017  
   
   November 2016 
v11.5 
 
 
 
 
  Page 13 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
Recording Trusted Intermediary’s Details on 
Work Service Platform   
 
 
t
Show Slide 07 – Recording Trusted Intermediary’s 
in
 
o
rP

 
e
w

Details on WSP 
o
 
P
 
te
 
o
 N

To view the simulations please refer the participants to 
rs
 
e
n
ig
s

 
e
D

the Universal Credit Simulations and Screenshot 
 
Walkthroughs intranet page which is within the 
Learners Support Site. 
http://intralink/1/jcp/directorates/hr/learning/coursesand
products/dwp_t750753.asp 
The participants should scroll down to WS017 –
‘Recording Trusted Intermediary’s Details’ on WSP and 
select the See It, Try It or Know It links for the 
Recording Trusted Intermediary’s Details on Work 
Service Platform simulation. Note the information at the 
top of this intranet page which describes how to use the 
hyperlinks. 
Allow participants 10 minutes to complete this 
simulation. 
 
 
WS017  
   
   November 2016 
v11.5 
 
 
 
 
  Page 14 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
Gathering Information  
 
 
t
Show Slide 08 – Information Gather During Interview  
in
 
o
rP

 
e
w
o

 
P
 
Using your interviewing skills, you will be gathering 
information in order to diagnose how far from work the 
claimant is; what help and support they may need; and what 
work related activities they will need to undertake in order to 
get into work. Information gathered such as personal 
circumstances, life events, skills, capabilities etc. will be 
recorded on WSP. 
As Universal Credit is paid monthly you will also need to be 
aware of any difficulties this may cause and alleviate the 
claimant’s concerns by explaining that help with personal 
budgeting is available. 
 
te
 
o
 N

Remember that a discussion around budgeting will form 
rs
 
e
n
ig
s

 
e
D

part of the Initial WSI. Personal Budgeting Support was 
 
 

covered earlier in the routeway. 
 
 
 
WS017  
   
   November 2016 
v11.5 
 
 
 
 
  Page 15 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
English Language Screening 
 
 
Ask the learners to access About Universal Credit and 
 
ity
 
tiv
c

allow them 5 minutes to look through UC127 – English 
 
A
Language Screening Aid. 
 
If you have already established that the claimant has 
English Language Requirements and they are below E2, 
you will not need to screen the claimant for English 
speaking and can refer them directly to Skill Conditionality 
for English Language Training. 
For example if the claimant has brought an interpreter, it is 
reasonable to assume they are below E2. 
You can also get information from the Special Needs 
indicator in WSP. 
If after screening the claimant you identify that the claimant 
is below E2: 
 
  explain the importance of English language skills for 
finding work 
  identify and discuss available opportunities, using the 
District Provision Tool for local provision 
  advise the claimant that it is mandatory to take steps to 
address their need 
 
 
WS017  
   
   November 2016 
v11.5 
 
 
 
 
  Page 16 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
 
  refer to the appropriate provision on WSP 
  incorporate agreed steps into the Claimant Commitment 
  issue claimant with letter UC205 Skills conditionality 
notification of interview 
 
This is a mandatory work related requirement and should be 
recorded in Work Preparation on the Claimant Commitment 
so that the claimant is aware of the consequences and 
sanctions. 
Claimants should be encouraged to bring in their own 
interpreter but if required use the Bigword telephone 
interpreting service to explain the mandatory requirements 
of attending and participating in English Language training 
and the consequences of not doing so. 
 
 
Referral to provision is covered in WS005 – Managing 
 
 
te
o

Referrals to Provision 
N
 
How to create the Claimant Commitment is covered 
later in this module. 
 
 
WS017  
   
   November 2016 
v11.5 
 
 
 
 
  Page 17 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
 
 
Although English Language Screening is used to gauge 
 
 
te
the 
o
claimant’s English, the actual level will be 
N
 
determined by the Provider following a formal 
assessment. 
Only when the Provider assessment has been 
completed and the claimant’s skills have been 
confirmed as below level E2 can the claimant be 
referred for training. 
 
The training will generally last between 7 and 20 weeks, for 
between 8 and 16 hours a week. While training, claimants 
will still be expected to attend the jobcentre and undertake 
other agreed activities. 
Claimants who fail their final assessment and who are not 
likely to move quickly into work may be re-mandated to 
continue their course, if this is appropriate in their 
circumstances. 
 
After making the referral for assessment you will update the 
WSP English Language Requirements marker. This is 
located on General screen beneath the Verified status. 
 
 
 
WS017  
   
   November 2016 
v11.5 
 
 
 
 
  Page 18 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
 
 
t
Show Slide 09 – WSP English Language Requirements 
in
 
o
rP

 
e
w

Marker  
o
 
P
 
To update the English Language requirements marker in 
WSP you navigate to General screen and select ELR 
Assessment from the English Language Requirements drop 
down list and choose from the following the following 
options: 
 
  Blank 
 
 
  Not Applicable 
 
  ELR Assessment Completed 
 
 
  ELR Training 
  ELR Training Completed 
  ELR Exit 
 
 
WS017  
   
   November 2016 
v11.5 
 
 
 
 
  Page 19 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
Not in Employment Education or 
Training(NEET) 
 
For claimants who are 18 years of age you must consider 
their NEET status  
The claimant is treated as NEET from the date immediately 
following the last date an 18 year old claimant took part in 
employment, education or training. In terms of NEET, apply 
the following definitions: 
Employment = any paid work (including part-time, temporary 
and self-employment); it does not include voluntary work. 
 
Education = any formal course of education (full or part 
time)  
Training = any formal employment related training course 
(full or part time and including ‘Basic Skills’); it does not 
include Work Experience, Support Contract modules, CV 
writing etc. 
 
 
 
WS017  
   
   November 2016 
v11.5 
 
 
 
 
  Page 20 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
 
e
For more information enter NEET in About Universal 
 
c
n
re

 
fe
e

Credit search.  
R
 
 
At the Initial WSI: 
 
  ask the claimant when they last did any employment, 
education or training to identify the NEET date 
  calculate the NEET date 
 
te
 
o
 N

IMPORTANT - The following slides for this topic can be 
rs
 
e
n
ig
s

 
e
D

found in Topic 03 (Part B) Information Gather & 
 
Diagnosis  
 
 
t
Show Slide 02 – NEET  
in
 
o
rP
e

 
w
o

 
P
 
  select the Personal screen from the information menu in 
WSP 
  set the WSP NEET tick box 
  insert the appropriate NEET date 
  select Save  
 
 
WS017  
   
   November 2016 
v11.5 
 
 
 
 
  Page 21 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
Diagnosis of Capability and 
Circumstances 
 
You will have a detailed conversation with the claimant to 
establish any underlying personal circumstances, and to 
explore realistic and achievable goals. 
Throughout the interview your focus should be on the 
positives – what the claimant can do rather than what they 
cannot do. This will assist you in recording the correct 
information on WSP before producing a Claimant 
Commitment that is tailored to the needs and circumstances 
of the claimant. 
It is important that the Claimant Commitment should be 
robust, and effective in providing the claimant with the best 
prospects of finding paid work, more paid work or increasing 
their earnings. 
 
Accurate in depth information needs to be gathered in 
relation to the claimants personal circumstances/life events, 
including such things as: 
 
 
WS017  
   
   November 2016 
v11.5 
 
 
 
 
  Page 22 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
  health issues/disability 
  caring responsibilities 
  drug or alcohol dependency 
  homelessness 
  domestic violence 
 
This list is not exhaustive. 
These details will be used to determine the claimant’s hours 
of availability to take up work, their availability to attend an 
interview and also to determine the required hours of work 
search. 
If a claimant is caring for a child the age of the child will 
determine the claimant’s work related requirements. 
Explore and evaluate the claimant’s work history, job goals 
and skills/abilities in order to determine any support required. 
All of the information gathered will be used to set tailored 
work related requirements that are recorded on the Claimant 
Commitment. 
 
 
 
WS017  
   
   November 2016 
v11.5 
 
 
 
 
  Page 23 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
 
te
 
o
 N

For claimants in the All Work Related Requirements 
rs
 
e
n
ig
s

 
e
D

group existing guidance applies when looking at the 
 
 
reason for leaving last employment. 
 
 
 
If the reason for leaving work is leaving employment 
 
 
voluntarily, loss of employment/ pay through 
 
 
misconduct, dismissed, leaving a zero hours contract 
 
 
job voluntarily or through misconduct then further 
 
 
information will be gathered and referred to a Decision 
 
 
Maker. 
 
 
 
Any loss of pay or paid employment prior to the 
 
 
commencement of Universal Credit is known as a pre 
 
 
 
claim failure. 
 
 
 
During the data gather details of employment history will 
 
 
have been recorded in the ‘Information’ menu on WSP 
 
 
record under ‘Employment History’. However more 
 
 
information may need to be gathered. 
 
 
 
If the claimant has indicated that they left their last 
 
 
employment due to misconduct or leaving voluntarily, you 
 
 
 
must issue form UC84/84a and explain the importance, of 
 
 
completing this form. 
 
 
 
The claimant must be encouraged to complete the UC84 
while still in the office as part of the initial interview, including 
the ‘Contact your last employer consent’ part of the form.  
WS017  
   
   November 2016 
v11.5 
 
 
 
 
  Page 24 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
The importance of providing as much information as possible 
to allow the DM to make a decision and to avoid any delay in 
payment must be stressed to the claimant.  
All basic claimant information should have been input 
before the date of the interview. The claimant record 
should be ready for you to carry out your interview 
preparation. 
 
 
 
t
Show Slide 03 – Health  
in
 
o
rP
e

 
w
o

 
P
 
A claimant with a health condition may state that they cannot 
stand for long periods of time and have to sit frequently. 
A claimant's mental health may also be an important factor in 
determining capability, not just physical conditions. 
Ask the claimant how this affects their day to day life. 
Again the focus of the conversation must be on what the 
claimant can do rather than what they cannot do. For 
example, can they walk and sit without a problem. 
 
Diagnose the extent to which the claimant is motivated and 
positively committed to complying with actions and 
expectations and consider appropriate work related activities 
where required. 
One of the steps on the Claimant Commitment may be to 
WS017  
   
   November 2016 
v11.5 
 
 
 
 
  Page 25 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
attend an appointment with the DEA. This step must be put 
in the Other Work Related Activity (which we will look at later 
in this learning) as a claimant cannot be mandated to attend 
a DEA appointment. 
When diagnosing capability and circumstances it is important 
to consider the extent of the claimant’s work history. 
 
 
WS017  
   
   November 2016 
v11.5 
 
 
 
 
  Page 26 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
Where a claimant has a strong work history you may allow 
them to restrict their job search to a particular job, location 
and/or salary for which they have recent experience. 
This would be an acceptable restriction if you agree that the 
limitations do not unduly affect the claimant’s chances of 
getting back into work. This will be at your discretion. 
 
The term used is permitted period
The maximum time allowed for a permitted period is 3 
months but this is the maximum and you have discretion to 
set a limit within this time. 
Where there is no limitation on the type of work, salary or 
location, the claimant will be expected to look for and take up 
any suitable paid work, paying at least the national minimum 
wage. 
 
 
The Work Coach must assess the realism of the 
 
 
te
o

restriction before allowing it in the light of previous work 
N
 
history and local labour market conditions.  
 
 
 
WS017  
   
   November 2016 
v11.5 
 
 
 
 
  Page 27 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
 
t
Show Slide 04 – Permitted Period  
in
 
o
rP

 
e
w
o

 
P
 
If a Permitted Period is required you will need to take the 
following action on WSP: 
 
  select Yes (The ‘Permitted Period Date’ box will pre 
populated with a date 13 weeks from the date of the 
interview. This date can be amended) 
  select Calendar look up icon (If a date prior to the 13 
weeks pre-populated date is required) 
  select the end date of the permitted period 
  select Claimant Commitment Consideration (This is 
free text and this will include the reasons for allowing the 
Permitted Period) 
  Select Save and Close 
 
 
WS017  
   
   November 2016 
v11.5 
 
 
 
 
  Page 28 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
Availability 
 
 
When might a claimant need to limit their availability and 
n
 
tio
s

 
e
u

work search activity? 
Q
 
 
 
  claimants who become sick and are awaiting the 
 
 
outcome of a Work Capability Assessment 
 
  claimants experiencing a domestic emergency such as 
death of a friend/relative 
  claimants with caring responsibilities (as mentioned 
previously) 
 
 
During the lifetime of their claim the claimant may, due 
 
 
te
o

to changing personal circumstances/life events, move 
N
 
into one of the alternative Conditionality Groups outlined 
earlier in this learning. This will require a new Claimant 
Commitment tailored to their new circumstances.  
 
 
t
Show Slide 05 – Availability  
in
 
o
rP
e

 
w
o

 
P
 
When setting a claimant’s availability there is an expectation 
that for the All Work Related Requirements group most 
claimants will be available: 
 
 
 
WS017  
   
   November 2016 
v11.5 
 
 
 
 
  Page 29 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
  to take up a full time job 
  start work immediately 
  to attend an interview immediately  
 
About Universal Credit states: 
‘Whilst the European Union Work Time Direct is set at 48 
hours per week, Universal Credit will not expect everyone to 
be looking for exactly 48 hours or restrict a claimant to those 
hours. 
Work Coaches will need to take into account the number or 
hours deemed as full-time for a job type. For example, 
outside of London, full-time in the Civil Service is defined as 
37 hours, for a postman it is 40 hours.’ 
Note: claimants are only expected to undertake work related 
activities for a maximum of 35 hours per week. 
 
 
WS017  
   
   November 2016 
v11.5 
 
 
 
 
  Page 30 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
 
 
n
Lead a discussion around the difference between the 
 
io
s

 
s
u
c

Working time directive of 48 hours and the work search 
 
is
D

activity of 35 hours to ensure understanding. 
 
 
For example, a note to check the participants’ 
 
 
te
o

understanding. 
N
 
 
If a claimant is required to undertake full time work they will 
be required to look for work for a maximum of 35 hours per 
week. If a claimant is limited to undertaking work for 20 
hours, they will only be required to look for work for 20 hours 
a week. 
If a claimant asks to set limitations on the days they are 
available to work due to their ‘firmly held beliefs’, this in itself 
should not stop the claimant looking for full time hours. 
For example, a claimant whose faith dictates they cannot 
work on a Saturday or Sunday (their Sabbath) can still have 
full time availability for work over the remaining 6 days of the 
week. 
 
 
WS017  
   
   November 2016 
v11.5 
 
 
 
 
  Page 31 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
Voluntary Work 
 
Consider discussing, and promoting the benefits of voluntary 
work during all interviews with claimants, especially those 
who are not supported by the availability of mandatory 
provision. 
Volunteering opportunities will vary from District to District. 
Use the District Provision Tool or local equivalent Directory 
for local information. 
Claimants can be encouraged to approach charities 
themselves or to contact a local volunteering organisation. 
A claimant’s intention to seek voluntary work will be recorded 
on the Claimant Commitment. 
Hours spent undertaking voluntary work may be taken into 
consideration as part of their 35 hour work search. 
 
 
e
Further information on Voluntary work is covered later in 
 
c
n
re

 
fe
e

this learning. 
R
 
Learners may wish to consider signposting claimants to 
the Do.it.org website for information on Voluntary Work 
opportunities. 
 
 
WS017  
   
   November 2016 
v11.5 
 
 
 
 
  Page 32 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
 
 
t
Show Slide 06 – Day 1 Conditionality  
in
 
o
rP

 
e
w
o

 
P
 
When the Initial WSI was booked it would have been agreed 
with the claimant a set of activities for Day 1 Conditionality. 
These activities are: 
 
  set up an email address 
  create a CV 
  create a Universal Jobmatch account 
 
At the Initial WSI establish if the claimant has completed any 
or all of these Day 1 Conditionality activities. 
If the claimant hasn’t completed any of these activities, the 
WC considers whether it is reasonable to mandate them to 
do so. Where it is reasonable, the WC records the Day 1 
activity within the work preparation activities on the Claimant 
Commitment. 
If the claimant has MAPPA restrictions which prevent access 
to the internet or the claimant does not have sufficient IT 
skills to set up a CV as a Work Coach you will use local 
provision to overcome these challenges. 
 
 
WS017  
   
   November 2016 
v11.5 
 
 
 
 
  Page 33 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
 
Intensive Activity Programme 
 
Intensive Activity Programme (IAP) is for claimants aged 
between 18 and 24 in the AWRR Intensive Conditionality 
regime who are not currently in education, employment or 
training. 
 
Claimants are exempt from IAP if they are: 
 
  Work Programme returners 
  have a UCB marker 
  a prison leaver 
 
IAP Overview 
 
IAP builds on the requirements of Day 1 Conditionality by 
positively challenging and fully testing a claimant’s 
commitment to take positive steps to secure employment. 
IAP enables the claimant to develop their job seeking 
capability, reducing dependency on Work Coach support 
whilst increasing their ability to access digital services. 
 
 
WS017  
   
   November 2016 
v11.5 
 
 
 
 
  Page 34 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
IAP requires claimants to: 
 
  attend two 90 minute group workshops, each followed by 
a follow-up interview with their individual Work Coach 
  follow a structured employability curriculum with most 
claimants completing on average, 71 hours of specific 
IAP activity. The 71 hours will be included as part of the 
claimant’s work search activity 
  cover a broad range of work focused activities to help 
secure a positive employment outcome (e.g. speculative 
job applications) in addition to a comprehensive work 
search in the first 21 days of their claim 
 
 
Claimant’s will still be required to look for work for 35 
 
 
te
o

hours a week whilst on IAP (or whatever is reasonable in 
N
 
their circumstance) 
 
A lot of the tools and techniques used in IAP are not new, but 
the way they have been put together in a range of activities 
is. IAP will raise the claimant’s awareness of modern job 
seeking methods by using a combination of the IAP products 
and effective coaching. 
 
 
WS017  
   
   November 2016 
v11.5 
 
 
 
 
  Page 35 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
 
t
Show Slide 07 Aim of IAP 
in
 
o
rP

 
e
w
o

 
P
 
The aim is that by the end of this intensive support period 
claimants: 
 
  are ‘anchored’ to a higher level of job seeking 
  understand what high quality job seeking looks like 
  have ‘experienced’ high quality job seeking 
  have demonstrated their competence in the modern 
labour market 
  have received feedback and are motivated to maintain 
these positive job seeking behaviours 
 
 
At the end of IAP, a claimant should be self-sufficient in 
 
 
te
o

the basic skills to look for and secure sustainable work. 
N
 
 
 
e
Details of what is covered in the IAP workshops can be 
 
c
n
re

 
fe
e

found be in About Universal Credit by entering 
R
 
‘Conducting an Intensive Activity Programme group 
workshop’ into search. 
 
 
WS017  
   
   November 2016 
v11.5 
 
 
 
 
  Page 36 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
Is the claimant suitable for IAP? 
 
Before referring the claimant to IAP you will need to consider 
if IAP is suitable for them. 
If the claimant has any barriers to work you will need to 
consider other forms of support rather than IAP. 
Barriers could include: 
 
  health conditions 
  carer requirements 
  language requirements 
 
If the claimant is fully engaged with the labour market, work 
ready and not in need of intensive support, IAP would not be 
suitable. 
If the claimant is not suitable for IAP but has completed the 
Getting Started handbook, explain that the information will be 
used as a basis for their future work search /work preparation 
activities. 
 
 
Account Developers issue a Getting Started handbook to 
 
 
te
o

claimants aged between 18 and 24 prior to the Initial 
N
 
WSI. Issue of the handbook will have been recorded in 
WSP notes.  
 
 
 
WS017  
   
   November 2016 
v11.5 
 
 
 
 
  Page 37 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
If the claimant is suitable for IAP: 
 
  issue a Getting Started Handbook (if they haven’t 
already been issued one) and record the issue in WSP 
notes 
  explain IAP and discuss the IAP Work Focused Activities 
with claimant 
 
 
Access About Universal Credit and enter: 
 
ity
 
tiv
c

 
A
‘Intensive Activity Programme actions at the Initial Work 
Search Interview’ into search. 
Scroll down to ‘IAP Work Focused Activities’ and allow 
the learners 5 minutes to read the information they will 
need to discuss with claimants who are suitable for IAP. 
 
 
When discussing IAP Work Focused Activities ensure 
 
 
te
o

the claimant is aware the activities are mandatory. It is 
N
 
the responsibility of the claimant to complete the 
activities to the best of their ability and within the time 
specified. As a Work Coach your role will be to help 
them achieve this. 
 
 
WS017  
   
   November 2016 
v11.5 
 
 
 
 
  Page 38 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
 
t
Show Slide 08 – Excuse interventions 
in
 
o
rP

 
e
w
o

 
P
 
If the claimant is suitable for IAP, the claimant’s interventions 
should be excused for the period they are participating in the 
IAP. 
Take the following action on WSP: 
 
  select ‘Intervention Regime’ from the left hand pane 
  select within the ‘Excused Interventions’ box to activate it 
  select ‘Add New Excused Intervention’ 
  enter Excused reason ‘IAP work restrictions’ 
  enter ‘From Date’ (the next intervention date) 
  enter ‘To Date’ (the next intervention date) 
  select ‘Save &Close’ 
 
 
 
WS017  
   
   November 2016 
v11.5 
 
 
 
 
  Page 39 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
 
t
Show Slide 09 – Add claimant to IAP group workshop 
in
 
o
rP

 
e
w
o

 
P
 
te
 
o
 N

Add a claimant to an IAP group workshop is also 
rs
 
e
n
ig
s

 
e
D

covered in the About Universal Credit by entering the 
 
following into search: 
‘Intensive Activity Programme adding or cancelling a 
claimant from a group workshop’ 
 
Add the claimant to the workshop ‘IAP group workshop 1’as 
follows: 
 
  from the claimant ‘General’ screen select ‘Activities’ from 
the common menu 
  select ‘Add New Activity’ from the ribbon 
  select ‘Service Activity’ from the dropdown 
  select ‘Schedule’ from the ribbon. This will display a 
schedule service activity window 
  select ‘Look Up’ in the service field and select ‘IAP 
Workshop 1 claimant rule’ from the ‘Look Up’ menu 
  select ‘OK’ 
  select ‘Find Available Time’ this will display a list of 
workshops with available capacity 
  select the required workshop 
WS017  
   
   November 2016 
v11.5 
 
 
 
 
  Page 40 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
 
  select ‘Schedule’ this will display the new workshop time 
and date displayed 
 
 
The same process will be required to book the claimant 
 
 
te
onto IAP Workshop 2. Only book a claimant onto IAP 
o
N

 
Workshop 2 when they have attended IAP Workshop 1. 
 
After booking the IAP workshop complete form UC128 - 
Notify Booked Appointment, and issue to the claimant. 
UC128 can be issued either face to face or electronically. 
Inform the claimant that they will need to bring a pen and 
paper to the workshop as they will be required to complete 
work search activities and take notes. 
 
On-going WSI 
 
After booking the IAP workshop, book an on-going WSI (for 
up to 20 minutes) as soon as possible after the IAP 
workshop so that you can support and review the work 
focused activities that will be set at the workshop. 
The on-going WSI can be conducted over the telephone or 
face to face. 
Inform the claimant of the date and time of the on-going 
WSI and the consequences of failing to attend/participate 
without good reason. 
 
 
 
WS017  
   
   November 2016 
v11.5 
 
 
 
 
  Page 41 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
 
t
Show Slide 10 – Update IAP status 
in
 
o
rP

 
e
w
o

 
P
 
Update the IAP status to ‘Started’ as follows: 
 
  select the ‘Look Up’ icon in the IAP status field on the 
claimant’s ‘General’ screen to display the look-up record. 
  The following options will display: 
  Started – select if the claimant is suitable for IAP 
  Entered in error 
  Completed – select when all work focused activities 
set when on IAP have been completed to a 
satisfactory standard 
  Exempt – Work Programme returner, Prison leaver, 
claimant with UCB marker 
  Not applicable – select if the claimant not suitable 
for IAP 
 
  Select ‘OK’ 
 
After selecting ‘OK’ the ‘IAP Status Date’ field will display. 
This is a mandatory field, once the status has been entered. 
Enter todays date. Once you have entered the ‘IAP Status 
Date’ save your actions. 
 
 
 
WS017  
   
   November 2016 
v11.5 
 
 
 
 
  Page 42 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
 
Claimant cannot attend IAP workshop 
 
 
If a claimant contacts you to say they are unable to attend or 
 
 
asks to rearrange their IAP group workshop, determine if the 
claimant’s reasons are acceptable or not. Consider if the 
claimant has a history of rearranging and cancelling 
appointments. Failed to attend action may be required. 
Check WSP notes for details of any previous requests. If the 
reasons are not acceptable take business as usual action. 
 
If the claimant’s reasons are acceptable: 
 
  cancel the claimant from their attendance on an existing 
IAP workshop 
  add the claimant to a further IAP workshop and issue 
form UC128 with details of the appointment 
  record the reasons on WSP notes 
 
Care must be taken to cancel the claimant’s attendance from 
the IAP workshop and that you do not cancel the IAP 
workshop. 
 
 
WS017  
   
   November 2016 
v11.5 
 
 
 
 
  Page 43 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
 
IAP workshops do not show as appointments but as 
 
 
te
activities. If a claimant contacts you to state they are 
o
N

 
unable to attend an appointment you will need to check 
‘activities’ in WSP to see if an IAP workshop has been 
booked. 
A telephony agent/account developer may also cancel 
and book claimants onto IAP workshops. 
 
Details on how to cancel and book a claimant onto an IAP 
workshop can be found in the following guide reference: 
 
 
e
In About Universal Credit enter: 
 
c
n
re

 
fe
e
R

‘Intensive Activity Programme adding or cancelling a 
claimant from a group session’ into search. 
 
 
Access the above guide reference and take 5 minutes to 
 
ity
 
tiv
c

look at the action to take to cancel a claimant from a 
 
A
workshop and book a claimant on to a further IAP 
workshop. If learners are not familiar with form UC128 - 
Notify Booked Appointment, ask them to view the form 
during this activity. Answer any learner questions. 
 
 
WS017  
   
   November 2016 
v11.5 
 
 
 
 
  Page 44 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
Conducting IAP Group 1 or 2 session 
 
te
 
o
 N

The following information on delivering IAP Group 1 or 2 
rs
 
e
n
ig
s

 
e
D

sessions may not be relevant to all learners as not all 
 
Work Coaches will deliver IAP.  
 
If you are responsible for delivering IAP Group 1 or 2 
workshops you will need to: 
 
  view the list of attendees 
  conduct the IAP Group 1 & 2 workshops using the IAP 
Group 1 & 2 facilitator packs 
  Update the Activity Status for each claimant attending 
the group sessions  
 
 
When the facilitator accesses the list of IAP workshop 
 
 
te
o

attendees, the ‘Status Reason’ for claimants will display 
N
 
as ‘Reserved’. 
The ‘Status Reason’ will only update to show the 
outcome of the IAP workshop e.g. FTA when the 
facilitator updates the ‘Activity Status’. 
After the ‘Activity Status’ has been updated, selecting 
the refresh button within the IAP Workshop screen will 
update the ‘Status Reason.’ 
 
 
 
WS017  
   
   November 2016 
v11.5 
 
 
 
 
  Page 45 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
te
 
o
 N

The IAP facilitator packs have not been developed by 
rs
 
e
n
ig
s

 
e
D

Learning & Development. Management within the UC 
 
Outlet will be responsible for selecting who will facilitate 
the workshops and advise on where these packs can be 
obtained and who can answer any queries on the packs. 
 
 
e
For information on how to view the list of attendees, an 
 
c
n
re

 
fe
e

overview of the IAP sessions and updating the Activity 
R
 
Status, search in About Universal Credit for: 
‘Conducting an Intensive Activity Programme Workshop’ 
 
te
 
o
 N

If any of the learners will be delivering IAP sessions 
rs
 
e
n
ig
s

 
e
D

consider discussing the content and any concerns 
 
raised from the reference given above in About 
Universal Credit. 
The remainder of this learning is for all Work Coaches. 
 
 
WS017  
   
   November 2016 
v11.5 
 
 
 
 
  Page 46 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
Follow up interview – claimant attended IAP 
 
As mentioned previously the claimant will attend a follow up 
interview with you as their Work Coach after each IAP 
workshop. 
At the follow up interview check if the claimant has attended 
their IAP Workshop and establish if they are progressing with 
the activities set, and if any support is required. 
Agree the method and timescales for activities set during the 
IAP workshop. 
Update the Claimant Commitment work preparation 
mandatory activity and agree timescales based on the 
progress the claimant is making and ensure you review and 
update it in order to support the claimant’s journey into work. 
You can set work search and work preparation activities in 
addition to those set at the IAP workshop to ensure that the 
claimant is fully engaged for up to 35 hours depending on 
their individual circumstances. 
 
 
WS017  
   
   November 2016 
v11.5 
 
 
 
 
  Page 47 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
Follow up interview – claimant failed to attend 
IAP 
 
If the claimant failed to attend or participate in their IAP 
workshop you should discuss the reason with the claimant, 
address any concerns they may have and highlight the 
activities that are covered on the IAP workshops. 
If attendance on the IAP is still appropriate you will need to 
re-book the claimant onto the IAP session that they failed to 
attend and take the required FTA action. 
 
Book an Exit Interview  
 
At the follow-up interview for IAP workshop 2 you will need to 
book an Exit Interview and explain the purpose to the 
claimant. The exit interview is a standard 20 minute WSI. 
The purpose of the interview is to ensure that the claimant 
has completed all of the activities set during the IAP 
workshops. 
When booking the exit interview you will need to allow a 
reasonable timescale for the claimant to have completed the 
activities. IAP is not expected to last longer than 21-28 days. 
 
 
 
WS017  
   
   November 2016 
v11.5 
 
 
 
 
  Page 48 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
 
t
Show Slide 11 – Exit Interview  
in
 
o
rP

 
e
w
o

 
P
 
IAP activities met 
 
At the Exit interview, if the claimant has completed all of the 
IAP work related activities to a satisfactory standard you will 
need to: 
 
  complete form UC444 - My Feedback with the claimant. 
  complete form UC443 - My Employer Research with the 
claimant 
  identify the work the claimant is expected to look and be 
available for 
  establish work search and work preparation 
requirements 
  encourage the claimant to look and prepare for work, 
task them to build their work search both in terms of the 
type of work and geographical area to move into work 
  explain the level of on-going support (e.g. by telephone, 
electronically or face to face) and regular face to face 
Work Search Reviews, to check progress and that the 
claimant is meeting their work related requirements 
 
 
WS017  
   
   November 2016 
v11.5 
 
 
 
 
  Page 49 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
  determine the timing and frequency of these contacts 
taking into account the claimant’s personal 
circumstances 
  create an AWRR Intensive Claimant Commitment 
 
Set the IAP status as ‘Completed’ on WSP. 
 
Further information on the action to take within an Exit 
interview and additional information on supporting young 
people can be found in the following guide reference: 
 
 
e
In About Universal Credit search for ‘Intensive Activity 
 
c
n
re

 
fe
e

Programme Exit Interview’. 
R
 
If learners are not familiar with forms UC443 and UC444, 
ask them to view these as well. Answer any questions 
before moving on. 
 
 
WS017  
   
   November 2016 
v11.5 
 
 
 
 
  Page 50 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
Exit Interview – activities not met 
 
If the claimant has not carried out all the IAP work focused 
activities to a satisfactory level you should raise a doubt. The 
claimant should be mandated to undertake all of the 
outstanding work focused activities within their capabilities. 
Update the work preparation field within WSP and create a 
new AWRR Intensive Claimant Commitment. 
The IAP status must not be marked as ‘Completed’ and a 
further exit interview booked. 
Update WSP notes with all the activities undertaken. 
 
 
WS017  
   
   November 2016 
v11.5 
 
 
 
 
  Page 51 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
 
t
Show Slide 12 – Escalate Claimant Queries  
in
 
o
rP

 
e
w
o

 
P
 
If a claimant raises a query at the Initial WSI that you cannot 
resolve you will need to escalate the query.  
If the query is work related you will need to conduct a warm 
handover to a suitably skilled member of staff or your team 
leader. A warm handover involves explaining the nature of 
the query to the member of staff/team leader and then 
introducing the claimant to the staff member. 
Update WSP general notes with details of the action already 
taken and the reason why the enquiry could not be 
answered. 
If the query is not work related you will need to provide the 
claimant with the contact details for the Service Centre for 
them to contact and update WSP general notes with details 
of the action taken. 
If the claimant has complex needs and requires additional 
support you will need to complete a warm handover to a 
PASA who will either deal with the query or contact the 
Service Centre on behalf of the claimant. If a change in 
circumstances is reported at the Initial WSI re refer the 
claimant back to the Service Centre to report the change. 
 
 
 
WS017  
   
   November 2016 
v11.5 
 
 
 
 
  Page 52 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
 
t
Show Slide 13 – Signposting  
in
 
o
rP

 
e
w
o

 
P
 
Signposting is when you direct a claimant to an organisation 
that does not have a direct link/relationship to DWP. 
Signposting can be a single activity, or several activities, 
with a defined target(s); address personal circumstances or 
life events at this time (debt problems, medical condition etc) 
to becoming work ready that is considered a pre-requisite to 
the claimant moving towards or finding work.  
You should be reasonable, having regard to the claimant’s 
personal circumstances at this time, in particular a claimants 
health, medical condition, carers/childcare (for example, it 
may not be reasonable for a Lone Parent to leave a child 
aged 15 with learning disabilities unsupervised). 
When recording the information on the Claimant 
Commitment you should include timescales, expected 
outcomes and other relevant information.  
You will now walk-through the appropriate activity on WSP 
to record that the signposting has taken place. 
 
 
WS017  
   
   November 2016 
v11.5 
 
 
 
 
  Page 53 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
 
Simulation – Recording Signposting  
 
 
t
in

Show Slide 14 – Simulation – Recording Signposting  
o
 
rP
e

 
w
o
P

 
 
 
te
o

To view the simulations please refer the learners to the 
 N
 
rs
e
n

 
ig
s

Universal Credit Simulations and Screenshot 
e
D

 
Walkthroughs intranet page which is within the 
Learners Support Site. 
http://intralink/1/jcp/directorates/hr/learning/coursesand
products/dwp_t750753.asp 
The learners should scroll down to WS017 Initial Work 
Search Interview and select the See It, Try It or Know It 
links for the ‘Recording Signposting.’ Note the 
information at the top of this intranet page which 
describes how to use the hyperlinks. 
Allow the learners 10 minutes to complete this 
simulation 
 
In the next topic, we will go on to consider some of the key 
skills and behaviours to be used when helping claimants 
back to work, with special emphasis on claimants reporting a 
health problem .  
 
 
WS017  
   
   November 2016 
v11.5 
 
 
 
 
  Page 54 of 55 
 

 
 
WS017 – Initial Work Search Interview  
 
 
 
Topic Summary 
 
 
t
Show Slide 15 – Topic Summary  
in
 
o
rP

 
e
w
o

 
P
 
In this topic you have learned: 
 
  the purpose of the Initial WSI 
  Trusted Intermediary/Informal Representative 
  English Language Requirements 
  NEET 
  considerations of claimant availability and circumstances 
  Permitted Period 
  Intensive Activity Programme 
  signposting 
 
WS017  
   
   November 2016 
v11.5 
 
 
 
 
  Page 55 of 55