This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Open Data provision'.



 
 
 
 
 
 
 
DATA CLUSTER – WORK PACKAGE DESCRIPTION 
 
 WP04 – Community and Capacity Building 
 
Prepared By – 
 the City of Edinburgh Council, 
, the City of Edinburgh Council, 
, Aberdeen City Council, 
, Perth and Kinross Council,  
, Perth and Kinross Council  
, Perth and Kinross Council 

, Dundee City Council 
, Scottish Cities Alliance 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Page    



Overview 
 
Purpose 
A Work Package Description is used to: 
● 
Understand  the  detailed  nature,  purpose,  function  and  appearance  of  the 
product 
● 
Define who will use the product  
● 
Identify the sources of information or supply for the product 
● 
Identify the level of quality required of the product 
● 
Enable identification of activities to produce, review and approve the product 
● 
Define the people or skills required to produce, review and approve the product. 
The contents of the Work Package Description are extended and refined in the 
Project Initiation Documentation, after which the Work Package Description is no 
longer maintained

 
Contents 
A Work Package Description should cover the following topics.  
 
1. 
WORK PACKAGE DETAILS:
2. 
DELIVERY MODEL & PARTNERSHIPS
3. 
WORK PACKAGE OBJECTIVES:
4. 
ORGANISATIONAL STRUCTURE
5. 
DESCRIPTION OF WORK
6. 
DELIVERABLES 
7. 
NETWORK OF DEPENDENCIES AND RESPONSIBILITIES
8. 
ASSUMPTIONS, PRINCIPLES & EXCLUSIONS
9. 
RISKS & ISSUES 
10. 
STAKEHOLDERS & PARTNERS
11. 
GOVERNANCE & REPORTING
Appendix 1: Work Package Tasks
Appendix 2: Stakeholders Details
Appendix 3: Project Partner Details
 
Advice 
A Work Package Description is derived from the Data Cluster structure as shown within 
the information produced by the Data Weave Consultant and the end‐users of the 
product.
 
 
The following quality criteria should be observed: 
● 
The purpose of the Work Package is clear and is consistent with objectives of that 
Work Package and the Strategic Intervention. 
● 
The Work Package is described to a level of detail sufficient to plan and manage 
its development. 
● 
The Work Package Description is concise yet sufficient to enable the product to 
be produced, reviewed and approved. 
● 
Responsibility for the development of the Work Package and/or associated 
deliverables is clearly identified. 
● 
Responsibility for the development of the Work Package and/or associated 
deliverables is consistent with the roles and responsibilities described in the 
project management team organisation. 
● 
The quality criteria are consistent with the project quality standards, standard 
checklists and acceptance criteria. 
Page    

● 
The Senior User(s) confirms that their requirements of the product, as defined in 
the Work Package Description, are accurately defined 
● 
The Senior Supplier(s) confirms that the requirements of the Work Package 
and/or associated deliverables, as defined in the Work Package Description, can 
be achieved. 
 
 
Page    





 
1. 
Project Management Activities 
 
1.1. 
Agree means of knowledge share 
The Work Package lead will identify the means of knowledge share for the Work Package to utilise in 
order to efficiently and appropriately share knowledge, communicate and develop activity.   
 
1.2. 
Review & update best practice guidance 
This task will ensure that best practice is up to date and shared with partners using the methods 
identified in 1.1.   
 
1.3. 
Final Report 
The work package lead will be responsible for leading the production of the Final Report requesting 
and compiling input from all the partner groups.   
 
1.3.1. Evaluation outlining benefits of the work package 
The impact of the work will be evaluated to determine the benefits of the work.  This will include 
evaluation against the formal benefits realisation plan as well as additional findings.  The evaluation 
findings will be included in the Final Report.   
 
1.3.2. Collated no of datasets published by city  
The Work Package lead will ensure that the number of datasets published by each city is collated for 
input into the final report.  This will include identification of the number of common datasets 
published by all cities.   
 
DELIVERABLE:  Final Report Document 
 
2. 
Benchmarking & Next Steps 
The activities included in this section will enable the cities to understand in a common way their 
current state in relation to open data and identify purposeful next steps. 
 
2.1. 
Understanding maturity and relationships 
2.1.1.  Agree internal data maturity model 
The Work Package will agree on a data maturity model to be used by the cities to assess their 
organisational maturity.   
 
2.1.2.  Apply internal data maturity model 
Delivery of internal stakeholder mapping activity to understand the current state of open data and 
inform community and capability building activity in councils.  The City Councils have agreed to apply 
the https://theodi.org/guides/maturity‐model using the open data Pathway tool 
http://pathway.theodi.org/.  This tool will be applied at least once against each of the following 
themes: 
  Energy 
  Waste 
  Water / Environment 
  Comms / Infrastructure 
  Communities / Policing /Community Safety? 
  Health 
  Mobility / Transport 
Page 
    Planning 
 

  Education 
  Social Services 
  Housing 
  Finance and Economy 
  Tourism 
This may help support the creation of internal open data communities in each local authority and its 
public sector partners.  
DELIVERABLE:  A completed set of Open Data Maturity Model assessments in each city. 
2.1.3.  Agree external stakeholder mapping tool 
This task defines a common stakeholder mapping tool to be used to map open data capacity and 
relationships in the cities and will at least include partner organisations, the private sector, the 
developer community, community groups and academia.   
 
2.1.4.  Apply external stakeholder mapping tool 
Delivery of external stakeholder mapping tools, and mapping activity to inform community and 
capacity building to support open data development in businesses, organisations, Universities, and 
individuals working with or interested in open data. 
 
DELIVERABLE:  A completed stakeholder map for each city. 
 
2.2. 
Skills mapping & development 
Carry out skills mapping and gap analysis both internally and externally, collate shared training 
requirements and identify existing resources and activities to support Council and external users.  
 
2.2.1.  Agree skills mapping and gap analysis tool 
The partners will agree a common skills mapping tool for open data to be applied.  The ODI open 
data skills framework 2017 (http://theodi.org/open‐data‐skills‐framework) offers an adaptable base 
for a common skills mapping tool to be agreed for both internal and external partners.   
 
2.2.2.  Apply Skills mapping and gap analysis tool 
Once adapted for use, the open data skills framework will be applied by each of the cities.   
 
2.2.3.  Create a practical set of training guidance 
 
2.2.4.  List open data training resources and activities 
 
DELIVERABLE:  An online shared list of open data training resources and activities. 
 
3. 
Agree common data sets 
The cities will agree that common data sets are identified for publication.   
 
3.1. 
Research activities 
To determine the most appropriate datasets the Work Package will undertake global research and 
the city partners will investigate locally before agreeing on common priorities.   
 
3.1.1.  Review of global open data publication 
A review of open data external to Scotland will be undertaken to determine which data sets that 
have been published as open data offer the best value as reuse assets in terms of impact, use 
frequency, etc.   
Page    

3.1.2.  Internal priorities 
The cities will liaise with their transformation teams to determine local priorities from this 
perspective.   
 
3.1.3.  Freedom of Information (FOI) 
The cities will liaise with their FOI teams to determine the most common requests which could be 
circumvented by open data reducing requests and allowing for the application of Section 21?   
 
3.1.4.  Local Outcome Improvement Plan (LOIP) priorities 
The partner cities will liaise with local representative to determine the priority data sets for 
publication considering demand from the LOIP.   
 
3.2. 
Identifiers of demand 
The data can then by compiled to determine the external demand for open data per city and the 
common external demand per city. 
 
3.2.1.  Local external demand 
The cities will combine their research looking at demand at a local level to create a list of datasets.   
 
3.2.2.  National external demand 
A list of priority datasets for national external demand will be identified.   
 
3.3. 
Outputs 
3.3.1.  Agreed list of common data sets for publication 
The cities will use the local and national demand lists to create an agreed target list for common 
data set publication.   
 
DELIVERABLE:  A published online list of agreed common datasets for publication within the 
project lifespan.   
 
3.3.2.  List of opportunities and approaches 
As well as listing the datasets our research will inform the list of opportunities and approaches for 
open data publication, re‐use and innovation at a city level.   
 
4. 
Community data sources 
4.1. 
Crowd sourced data methodology 
The opportunity presented by crowd sourced data cannot be ignored by this Work Package.  This 
component will develop and publish a methodology to cope with crowd sourced data.   
 
DELIVERABLE:  An online published methodology for crowd sourced data.   
 
4.2. 
Co‐produced open data methodology 
The Work Package will describe a methodology for co‐production of open data.   
 
5. 
Engagement Activity 
The cities will work towards Identifying a sustainable approach that enables the development of the 
open data community building on existing or proposed activities, focusing on co‐production: 
EdinburghApps, Code the City as well as physical communities and thematic hack days/competitions 
such as the Future Libraries hackathon, and aligning with Scottish Government activities as 
appropriate. 
 
Page    







 
9.  STAKEHOLDERS & PARTNERS 
 
The stakeholders for this work package have been identified and grouped as follows: 
    
Stakeholders: 
 
  Key Players 
▪ 
WP leads and participants in each of WP1, WP2, WP3 
    
Meet Needs/ Keep Satisfied  
▪ 
Internal data communities in all  of the 7 city local authorities 
▪ 
External data communities (existing and future) 
▪ 
Improvement Service Spatial Hub 
▪ 
Programme Management Office,  Glasgow City Council 
 
 
  Show Consideration/ Keep Engaged  
▪ 
Broader community 
▪ 
ODI Node – Code The City 
 
  Least Important/ Keep Informed 
▪ 
Scottish Government 
▪ 
Chief Digital Officer 
 
Partners: 
 
  Key Partners 
▪ 
Aberdeen City Council 
▪ 
Dundee City Council 
▪ 
Perth and Kinross Council 
▪ 
Glasgow City Council 
▪ 
Stirling Council 
▪ 
Highland Council 
   

Meet Needs/ Keep Satisfied  
▪ 
>Insert Detail< 
 
  Show Consideration/ Keep Engaged  
▪ 
Improvement Service Spatial Hub 
▪ 
Other councils 
▪ 
Local OKF & ODI chapters 
▪ 
European Open Data Platform 
▪ 
Other European Smart City projects 
 
  Least Important/ Keep Informed 
▪ 
None identified 
 
Page    

10. GOVERNANCE & REPORTING 
 
11.1 

The following governance arrangements have been put in place for the life‐cycle of the 
Work Package:   

 
Project Manager 
▪ 
Day to Day management of the Work Package; 
▪ 
Report to the Data Lead on Progress; 
▪ 
Ensure solutions delivered meet project objectives 
▪ 
Project reporting, forecasting, tracking and monitoring and communication. 
 
Project Management Office 
▪ 
Management of risk; 
▪ 
Management of project performance; 
▪ 
Collating and reporting project status to senior management;  
▪ 
Quality monitoring and enforcement of standards. 
 
 
11.2 
The Work Package will be managed according to the principles of the Office of Government 
Commerce (OGC)’s PRINCE2, Managing Successful Programmes methodologies and in line 
with the Programme Assurance Framework for the overall Programme. 
 
11.2.1 
Planning and Monitoring:  
  Report to PMO on WP commencement, mid‐point and delivery of drafts guidance docs 
 
11.2.2 
Reporting and Meeting schedules: 
Reporting as 11.2.1  
WP team meeting mid‐November, February 2017 
Weekly conference call 

 
11.2.3 
Change Control: 
Change control will be used where any ‘scope creep’ could potentially impact on the 
timelines or quality or the project. Change control procedures will ensure that all issues and 
changes which may affect the projects agreed baselines are identified, assessed and either 
approved, rejected or deferred. 
 
Page    





Glasgow City Council 
 
 
Internal 
data 
Meet Needs/ Keep Satisfied  
tbc 
tbc 
n/a 
communities in all  of the 
7 city local authorities 
 
External 
data 
Meet Needs/ Keep Satisfied  
tbc 
tbc 
n/a 
communities 
(existing 
and future) 
 
Improvement 
Service 
Meet Needs/ Keep Satisfied  
tbc 
tbc 
n/a 
Spatial Hub 
 
 
Broader community 
Show Consideration/ Keep Engaged  
tbc 
Tbc 
n/a 
 
 
Scottish Government 
Least Important/ Keep Informed 
Meetings, Emails 
 
@gov.scot  
Improvement Service 
Stakeholder 
Tbc 
 
@improvements
Spatial Hub 
ervice.org.uk 
Other Councils 
User group 
Tbc 
Tbc 
Tbc 
Local OKF & ODI chapters User group 
Tbc 
Tbc 
Tbc 
European Open Data 
Stakeholder 
Tbc 
Tbc 
tbc 
Platform 
Other European Smart 
User group 
Tbc 
Tbc 
tbc 
City projects 
 Chief Digital Officer 
Stakeholder 
Tbc 
 
@improvem
entservice.org.uk  
 
 
 
Page